Климова М.А. Документооборот в бухгалтерском учёте
Подождите немного. Документ загружается.
средств и источников из самостоятельного баланса в баланс отдельный и т.п. Здесь искажаются не сами
факты, но их представление.
Ошибку в документах бухгалтерского учета найти иногда довольно трудно. Для этого разработаны
специальные приемы, среди которых:
- суммирование ряда чисел с последующим вычитанием из получившейся суммы всех слагаемых -
если результат вычитания равен нулю, ошибки в сумме нет;
- нахождение разности между несовпадающими итогами, которая будет указывать на величину
ошибки;
- пунктирование, "открыживание" чисел. Например, если в журнале зафиксирована сумма, то около
нее проставляют или знак "крыжа" (W), или "птичку" (V), затем отыскивают эту же сумму в дебетуемом
счете и ставят тот же знак, далее - в кредитуемом и также проставляют этот знак. Если первая пунктировка
не дала результатов, то ее повторяют, причем проставляют уже второй "крыж" (W), там же делают отметку
на "птичке" (V);
- проверка порядка чисел в документе (количество нулей в числе);
- контроль пропуска нулей в середине числа;
- контроль пропуска в конце или середине числа значащих цифр;
- контроль на наличие ошибки записи в графах "рубли", "копейки";
- проверка: не переставлены ли цифры в числе.
При обнаружении ошибок в первичных документах, учетных регистрах или бухгалтерской отчетности
возникает необходимость исправления неверных данных.
Группа первичных документов, содержащих описание хозяйственных операций, сопряженных с
движением наличных или безналичных денежных средств, - кассовые и банковские документы -
исправлению не подлежат, что закреплено положениями ст.9 Закона о бухгалтерском учете и рядом
подзаконных актов. Такие документы подлежат полному переоформлению.
В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься при выполнении
следующих условий (п.5 ст.9 Закона о бухгалтерском учете):
- в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные
исправления не допускаются;
- исправление необходимо согласовать с участниками хозяйственных операций;
- исправление должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы;
- должна быть указана дата внесения исправлений.
Согласно Положению о документах и документообороте ошибки в первичных документах, созданных
вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается
неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы.
Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено",
подтверждено подписью лиц, подписавших документ, также должна быть проставлена дата исправления.
Отражение внесенных исправлений на счетах бухгалтерского учета производится одним из
следующих способов:
- неправильно сделанная в предыдущем периоде запись сторнируется и производится правильная
запись;
- производится дополнительная запись на сумму, не отраженную на счетах;
- делается обобщенная проводка, которая приводит счета бухгалтерского учета в то состояние, какое
было бы при изначально правильном отражении операции (по ошибкам прошлых лет).
Исправление первичных учетных документов и записей на счетах должно сопровождаться
бухгалтерской справкой.
Пример. Вносятся исправления в авансовый отчет, содержащий арифметическую ошибку и, как
следствие, неверно отраженный в учете.
ООО "Карусель"
Бухгалтерская справка от 15 ноября 2001 г.
В авансовом отчете Иванцова У.Е. N 289 от 19 марта 2001 г. обнаружена арифметическая ошибка:
при определении перерасхода подотчетной суммы вместо 78 руб. 90 коп. указано 50 руб. 90 коп.
Ошибка исправлена 15 ноября 2001 г. в авансовом отчете и журнале регистрации хозяйственных
операций за ноябрь 2001 г. дополнительной записью:
Дебет счета 71 Кредит счета 70 - на сумму 28 руб. 90 коп.
Бухгалтер /подпись/ Королева И.Н.
Если ошибка обнаружена в учетном регистре, составленном вручную, причем до проставления
итогов, ее исправление осуществляется в следующем порядке: ошибочная запись зачеркивается красными
чернилами, а правильная сумма приводится над зачеркнутой - черными чернилами. Если ошибка
обнаружена в журнале-ордере после проставления в нем итогов, но до внесения их в Главную книгу,
исправление должно быть сделано в предусмотренных после итогов свободных строках или графах. После
записи в Главную книгу итогов журналов-ордеров никакие исправления в них не допускаются. Необходимые
уточнения оборотов оформляются специально составляемой бухгалтерской справкой. Данные справки
заносятся в Главную книгу обособленно.
Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам,
отражается в журналах-ордерах дополнительной записью (уменьшение оборотов - красным) (Инструкция по
применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утвержденная Минфином СССР
08.03.1960, в ред. Письма Минфина СССР от 12.01.1983 N 4).
В бухгалтерских отчетах и балансах не должно быть подчисток и помарок. В случае исправления
ошибок делаются соответствующие оговорки, которые заверяют лица, подписавшие отчет и баланс.
При выявлении в отчетности текущего года при проверках и инвентаризациях искажений отчетных
данных, включая приписки, исправления производятся в отчетах за тот отчетный период (квартал и т.д.), в
котором были допущены приписки и другие искажения, а также в нарастающих итоговых данных (с начала
квартала, года) отчета, составленного за отчетный период, в котором были допущены приписки и другие
искажения, и во всех последующих отчетах.
Если исправление отчетных данных вызывает необходимость изменения системных показателей
бухгалтерского учета (себестоимости, финансовых показателей и др.), исправление отчетных данных как
текущего, так и прошлого года производится в первом же отчете после обнаружения приписок или других
искажений в отчетности, причем исправления вносятся в данные за отчетный период (квартал, с начала
года). Если не установлен период совершения приписки или искажения, исправление отчетных данных
также производится в первом отчете после обнаружения приписки или искажения в отчетности.
В случаях установления налоговыми органами в ходе проверки годового бухгалтерского отчета
преднамеренного укрытия доходов или их занижения в результате отнесения на издержки производства не
связанных с ним затрат, исправление в бухгалтерский учет и отчетность по финансовым результатам за
прошлый год не вносится, а отражается в текущем году как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном
периоде в корреспонденции со счетами, по которым допущены искажения. Исправления неправильного
исчисления затрат на производство, допущенного в результате искажения распределения отклонений
фактической себестоимости сырья и материалов от их плановой себестоимости (транспортно-
заготовительных расходов) или несвоевременного (излишнего) отражения затрат, производятся записями
по дебету соответствующих счетов в корреспонденции со счетом 99 "Прибыли и убытки".
Если в затраты на производство продукции включены расходы, подлежащие отнесению в
соответствии с действующим законодательством за счет прибыли, остающейся у предприятия, либо других
источников, или излишне начислены амортизационные отчисления, исправления осуществляются путем
уменьшения соответствующего источника на сумму указанных расходов (отчислений) в корреспонденции с
кредитом счета 99 "Прибыли и убытки".
9. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Первичные документы, являющиеся единственным основанием для отражения фактов хозяйственной
деятельности в учете, должны храниться особенно тщательно, так как их отсутствие влечет негативные
последствия в отношениях с контрагентами, собственниками, работниками, контролирующими органами.
Если документы по каким-либо причинам утрачены - пропали или погибли, руководитель организации
должен принять необходимые меры по их восстановлению.
Порядок действий в подобной ситуации определен Положением о документах и документообороте.
Во-первых, при установлении факта отсутствия документа руководитель должен назначить приказом
комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документа. В необходимых случаях для участия в
работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного
пожарного надзора.
Приказ о создании комиссии может выглядеть следующим образом:
Пример.
20 ноября 2001 г. ООО "Темпера"
Приказ N 23
В связи с выявлением факта отсутствия в организации документов на отгрузку партии продукции ЗАО
"Грин" за 17 января 2001 г. приказываю:
1) назначить комиссию по расследованию причин отсутствия документов в составе:
председатель комиссии: Долганов П.В. - главный бухгалтер;
члены комиссии: Петрашевский Д.О. - начальник отдела продаж;
Симонова Н.Д. - помощник бухгалтера;
2) комиссии в 15-дневный срок с момента подписания настоящего приказа выявить причины утраты
документов и принять меры к их восстановлению;
3) ответственность за исполнение приказа возложить на председателя комиссии Долганова П.В.
Генеральный директор _ /подпись/_ Головин А.Д.
Комиссия должна затребовать письменные объяснения у лиц, которые в соответствии с графиком
документооборота несут ответственность за создание и хранение пропавших документов.
После выявления причин утраты документов следует этап их восстановления; в случае, приведенном
в нашем примере, необходимо обращение к контрагенту с просьбой помочь в восстановлении утерянных
документов.
Контрагенту может быть направлено письмо следующего содержания:
Пример.
Генеральному директору ЗАО "Грин"
Синтепонову З.Б.
исх. N 118 от 27 ноября 2001 г.
17 января 2001 г. нами была отпущена ЗАО "Грин" партия готовой продукции. К сожалению,
документы на отпуск продукции на сторону нами утрачены. Прошу оказать помощь в восстановлении
документов и выслать дубликаты имеющихся у Вас экземпляров этих документов.
Заранее благодарен за помощь.
Генеральный директор _ /подпись/ _ Головин А.Д.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем
предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации, если таковая имеется.
Форма акта свободная, однако в нем обязательно должны содержаться сведения о составе комиссии,
сделавшей заключение, о результатах расследования; к акту должны прилагаться объяснительные записки
опрошенных ответственных лиц. Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии.
Очевидно, что установленная процедура достаточно трудоемка и зачастую не соблюдается на
практике. Если пропажа документов обнаружена в течение отчетного периода, к которому они относятся,
принято выписывать утраченный документ заново, избегая формальностей. Однако если создавшееся
положение не позволяет избежать процедуры восстановления, лучше провести ее по всем правилам,
чтобы документы не были в дальнейшем признаны недействительными.
10. ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ
НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ
Документ на машинном носителе приобретает юридическую силу при условии выполнения
требований, предъявляемых к его оформлению, которые перечислены ниже и соответствуют ГОСТ 6.10.4-
84.
Документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с
требованиями ГОСТ 12065-74, ГОСТ 20598-80, ГОСТ 8303-76, ГОСТ 25752-83, ГОСТ 25764-83, ГОСТ 6.10.1-
80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ 6.10.3-83, ГОСТ 2.003-77, ГОСТ 2.301-77 - ГОСТ 2.034-77, ГОСТ 1977-74, ГОСТ
1978-74, а информация закодирована согласно общесоюзным классификаторам технико-экономической
информации. При отсутствии в общесоюзных классификаторах необходимой информации допускается
применять коды зарегистрированных межотраслевых классификаторов.
Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на
унифицированные системы документации.
Запись документа на машинном носителе и создание машинограммы должны производиться на
основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от
автоматических регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач.
Документ на машинном носителе или машинограмма должен содержать следующие обязательные
реквизиты:
- наименование организации - создателя документа;
- местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес;
- наименование документа;
- дату изготовления документа;
- код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или
машинограммы, или, как правило, код лица, утвердившего документ.
Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом,
позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.
Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с
требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации.
Реквизит "Наименование организации - создателя документа" должен быть записан в следующем
виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и
наименование организации. Допускается применять установленные сокращенные наименования.
Для организаций, не обладающих правами юридического лица, следует указывать код по ОКПО той
организации, которой они подчинены.
Реквизит "Местонахождение организации - создателя документа" должен быть записан в следующем
виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору "Система обозначения объектов
административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных
пунктов" и наименование населенного пункта, где находится организация.
Реквизит "Наименование документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный
код и наименование формы документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации
(ОКУД) для документов общесоюзного назначения или отраслевому (ведомственному), республиканскому
классификатору управленческой документации - для отраслевых (ведомственных), республиканских форм
документов.
Реквизит "Дата изготовления документа" должен быть записан в соответствии с требованиями ГОСТ
6.38-72 и указано время записи документа, позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.
Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе
и машинограммы" или "Код лица, утвердившего документ" должен быть записан в следующем виде:
идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления
документа на машинном носителе и машинограммы, или лица, утвердившего документ. Принадлежность
кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа на машинном
носителе или изготовившей машинограмму, а также должны быть созданы технические программные
средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами.
Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные
стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую
юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями настоящего Стандарта.
Подлинником документа на машинном носителе является первая во времени запись документа на
машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.
Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами
вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот
документ является подлинником.
Важно помнить, что согласно ГОСТ Р 6.30-97 идентификатором электронной копии документа
является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и
содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные,
устанавливаемые в организации.
Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени,
аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти
документы являются дубликатами.
Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию
распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.
Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с
подлинника или дубликата на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации,
аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.
В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в
подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.
11. АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ
Программные продукты, автоматизирующие учет на предприятии, можно разделить по степени охвата
на три основные группы: "коробочный" продукт, программный комплекс и интегрированный программный
комплекс. К первой группе относятся стандартные программные продукты, не требующие затрат на
внедрение, - они практически не адаптируемы к особенностям хозяйственной деятельности пользователя.
Программный комплекс позволяет автоматизировать специфические объекты учета, а также
предусматривает возможность настройки под нужды конкретного предприятия. Наконец, интегрированный
программный комплекс обеспечивает автоматизацию всей деятельности предприятия, построение
информационной модели, максимально приближенной к действительности. Стоит ли говорить, что
стоимостные характеристики этих программных продуктов прямо пропорциональны их сложности и радиусу
охвата учетных задач. При подборе программных продуктов следует в первую очередь руководствоваться
принципом целесообразности.
Несколько сложнее обстоит дело с автоматизацией первичного документооборота. В настоящее
время разработано несколько систем, позволяющих создавать первичные документы в электронном виде,
переносить на машину документы, первоначально созданные на бумажных носителях, обеспечивать оборот
первичной документации в организации.
Потенциальными пользователями таких систем являются организации, в которых объем
документооборота составляет хотя бы несколько документов в течение дня. Главной целью автоматизации
управления документооборотом является создание единого информационного пространства предприятия,
где документы не ассоциированы с местом их хранения и благодаря этому легкодоступны, что позволяет, в
свою очередь, освободить сотрудников предприятия от ручной работы с документами. По статистике,
благодаря применению автоматизированных систем управления документами можно сэкономить до 30 -
40% рабочего времени, обычно затрачиваемого на поиск документов и другие рутинные операции.
Потребность в отдельном механизме для работы с электронными документами возникла в результате
широкого использования компьютерной техники при решении прикладных организационно-управленческих
и учетных задач. Согласно аналитическим данным в настоящее время основными сферами применения
компьютеров считаются систематизированное хранение, автоматическая обработка и вывод данных
различного вида по требованию пользователя. Однако если использовать только средства операционной
системы, невозможно решить задачи, касающиеся работы с информацией. Например, в организации
потребовалось уточнить подробности договора, который существует в электронном виде на диске офисного
компьютера. Если название файла с договором неизвестно, избежать утомительного перебора всех
файлов можно лишь с помощью системы управления документооборотом.
Трудность работы в этом случае заключается в том, что в описании файлов отсутствуют сведения о
содержании хранимых текстов. Кроме названия документов, должны иметься реквизиты, по которым в
дальнейшем можно было бы их различать, быстро находить и классифицировать. Полезно также иметь
возможность контекстного поиска, когда документы ищутся по слову или словосочетанию, взятому из
просматриваемого текста. Поиск документов по реквизитам и контекстный поиск должны быть
предусмотрены системой автоматизированного управления документооборотом.
При этом для достижения поставленной цели такая система должна включать следующие
подсистемы:
- преобразования бумажного документа в электронный;
- хранения и поиска электронных документов (электронный архив);
- автоматизированной работы с документами (автоматическое создание форм документов, учет новых
документов, их пересылка, отправка на печать, в архив или удаление).
Для преобразования бумажных документов в электронные необходимы устройство, называемое
сканером, и специальная программа распознавания текста (OCR-система). Сканер создает файл -
графический образ документа, а система распознавания преобразует изображение в текст, с которым
можно работать в текстовом редакторе. Большинство современных документов содержит сложносоставной
текст (с графическими элементами и т.д.), то есть путем простого набора с клавиатуры исходную структуру
восстановить сложно или невозможно. Использование сканера и современной системы распознавания
позволяет получить на компьютере точную копию документа; при этом его текст будет представлен в
электронном виде и готов к редактированию.
Процесс преобразования документов в электронную форму средствами OCR-системы необходимо
интегрировать с их регистрацией средствами системы управления документами. В этом случае можно
избежать ручной обработки поступающих документов на стыке двух систем. Таким образом, бумажный
документ можно преобразовать в электронный внутри системы управления документами, не прибегая к
вызову внешних приложений.
Электронный архив необходим для того, чтобы хранить большой объем информации и быстро
находить в нем нужные документы (электронный документ будет найден за несколько секунд, даже если
слово, по которому ведется поиск, встречается в тексте в разных формах).
Работа электронного архива строится следующим образом. Сначала проводится автоматическая
регистрация электронных документов предприятия - система создает базу данных, куда записывается
информация о том, какие слова содержатся в файлах. В дальнейшем, если пользователь задаст поиск
документа по какому-то слову или словосочетанию, весь массив документов не просматривается заново, а
лишь сверяется с информацией в базе данных, и затем выводятся соответствующие документы. Эта схема
используется практически всеми системами управления документооборотом.
Таким образом, в системе хранятся не документы, а ссылки на них. Документы при этом могут
находиться на жестком диске, на CD-ROM, на другом носителе и даже в Интернете. Такой распределенный
способ хранения электронных документов весьма удобен, так как при накоплении различных документов
возникает проблема, связанная с нехваткой места на дисках. Ее можно решить двумя способами: во-
первых, заархивировать документы (размер документов существенно уменьшается, а все возможности
поиска сохраняются, так как при необходимости программа автоматически извлечет нужный документ из
архива); во-вторых, поместить документы на CD-ROM или любой другой внешний носитель, при этом
скорость поиска в системе не уменьшается.
Устранение ручной обработки документов в процессе делопроизводства имеет ряд преимуществ. В
частности, можно автоматизировать процесс создания и заполнения документов, присвоения значений
реквизитов документам, их пересылки по магистралям Интернета/Интранета, контроля за исполнением
документов.
Автоматизация последней функции необходима в первую очередь для поиска документов, которые
должны быть определенным образом обработаны к заданному сроку, и своевременного напоминания об
этом. По истечении определенного времени автоматически производится запрос по заранее заданным
правилам, при этом может учитываться имя пользователя, исполнителя. Последняя услуга позволяет
защитить информационный ресурс от несанкционированного доступа. Автоматическое создание
документов, таких как бланки, анкеты, квитанции, декларации и т.д., возможно с помощью стандартных
форм, зарезервированных в системе для этой цели.
Пересылка документов может проводиться как по локальным (внутри организации), так и глобальным
сетям. Для этого должна быть предусмотрена возможность сетевой работы системы, например по принципу
"клиент-сервер", когда информация о всех документах хранится в единой базе на сервере. В современных
условиях система управления документооборотом должна иметь поддержку работы в Интернете/Интранете
и интегрировать с традиционными почтовыми программами.
Одним из основных требований, предъявляемых к современной автоматизированной системе
управления документооборотом, является обеспечение логично организованного информационного
пространства, то есть пространства хранимых и обрабатываемых документов, желательно единого для
всего предприятия. Такая среда должна обеспечивать простой и быстрый доступ к документам независимо
от места их хранения. Они могут находиться на любом носителе информации, в Интернете и т.д.
Интерфейс системы управления документооборотом на компьютере весьма важен как с практической,
так и с психологической точки зрения. Если исполнитель комфортно чувствует себя, работая с программой,
имеет возможность наглядно представить себе ее структуру и потенциал, его работоспособность растет, а
вероятность ошибки или неисполнения задачи снижается. Существуют определенные стандарты, тесно
связанные с развитием интерфейса современных программ и средств управления документооборотом.
Наиболее удобный стандарт - виртуальный рабочий стол с располагающимися на нем объектами в виде
папок, документов, корзины и т.п.
Полное соответствие между объектами системы автоматизации и операционной системы
необязательно и, более того, не всегда удобно. При использовании системы управления
документооборотом возможности представления документов значительно расширены. Например, один
документ системы может содержать несколько файлов, что обеспечивает наглядное и полное восприятие
информации. В составной документ могут входить текст, графика и видеофайлы, представленные в
различных форматах.
Важнейший фактор, влияющий на эффективность работы всей системы, - поисковые возможности.
При этом на первое место выходит скорость поиска документов. Системы, которые осуществляют поиск в
базе данных, могут по запросу практически мгновенно выдавать документы любой сложности.
Чтобы сделать поиск более эффективным, а запросы - простыми, необходимо иметь в системе
возможность поиска по всем словоформам (так называемый морфологический поиск). Существенно
улучшает характеристики системы возможность поиска по сочетаниям слов в названии или тексте
документа, по его статусу (действует, не действует, утратил силу, действует применительно к
определенному периоду времени). Для управления документооборотом большее значение также имеет
наличие набора реквизитов для каждого документа, что значительно упрощает классификацию документов
и их поиск. Документы можно найти по таким параметрам, как дата создания (или определенный интервал
во времени), автор, входящий / исходящий номер и т.д. Наличие реквизитов - обязательный атрибут
системы управления документами.
С внедрением системы управления документооборотом ручной труд сотрудников предприятия по
обработке документов должен быть минимизирован. Автоматизация должна затрагивать все этапы
жизненного цикла документа - от его создания или ввода в систему до отправки в "корзину" или на
долгосрочное хранение.
Полноценная система управления документооборотом предусматривает потоковый ввод документов
в систему с автоматической полнотекстовой индексацией (регистрацией) каждого. Ввод документов в
систему может производиться из различных источников: с диска, со сканера, из Интернета, с клавиатуры.
Для быстрого создания документов необходимо наличие набора шаблонов (стандартных форм
документов). При этом существенно повысить ценность системы автоматизации документооборота может
удобный и доступный пользователю блок редактирования шаблонов документов. Документы могут также
создаваться автоматически с заполнением ряда полей, аналогичных структуре реквизитов.
Для системы управления документооборотом необходима интеграция с внешними программами и
информационными системами. В первую очередь это ресурсы Интернета, такие как электронная почта и
универсальное адресное пространство, дающее доступ к документам в среде WWW и FTR. Нужно иметь
возможность прямого импорта и экспорта документов из/в клиентские программы, работающие с этими
ресурсами. Так, использование программ электронной почты системами управления документооборотом
стало фактически стандартом.
В число интегрируемых сред должны также входить текстовый редактор (как правило, MS Word),
программа оптического распознавания текстов (одна из самых распространенных - CuneiForm), различные
сервисные программы типа архиваторов. Необходимо иметь возможность отправки документов на печать
непосредственно из среды системы без промежуточного экспорта в текстовый или графический редактор.
В организации с большим количеством компьютеризованных рабочих мест следует вести
делопроизводство с передачей документов по локальной сети. Организация общего информационного
пространства предприятия средствами системы автоматизации подразумевает возможность работы по
принципу "клиент-сервер". Следовательно, в системе должны быть предусмотрены защита данных,
разграничение и ранжирование доступа к документам с разных рабочих станций, централизованное
управление электронным архивом.
Если система в дополнение к режиму "клиент-сервер" реализует персональный режим работы, это
только расширяет возможности ее использования.
При автоматизации документооборота важную роль играет фактор цены. Цена складывается из
многих составляющих, а именно: цены за программный продукт и его установку, цены за обучение
персонала, цены за поддержку программного продукта в процессе эксплуатации и т.д.
12. ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ ОРГАНИЗАЦИИ
Для руководителя и главного бухгалтера экономического субъекта немаловажно осознание того
факта, что документация, создаваемая или используемая на предприятии, является одной из
разновидностей ресурсов организации. Такой взгляд позволяет органично перейти к понятию
"информационные ресурсы", что, в свою очередь, влечет обращение к таким экономическим категориям,
как собственность на ресурсы, пользование и распоряжение ими.
Информационные ресурсы организации представляют собой отдельные документы и отдельные
массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках,
архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Согласно Закону об информации они
являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные
ресурсы Российской Федерации и защищаются законом наряду с другими ресурсами. По отношению к
информационным ресурсам организация может выступать как в качестве собственника, так и в качестве
пользователя.
Правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:
- порядок документирования информации;
- право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и
массивы документов в информационных системах;
- категорию информации по уровню доступа к ней;
- порядок правовой защиты информации.
Документирование информации является обязательным условием включения информации в
информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом
органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию
документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую
силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской
Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью
автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться
электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при
наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств,
обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании
лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации.
Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент
состава имущества находятся в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного
самоуправления, организаций и общественных объединений. Отношения, касающиеся прав собственности
на информационные ресурсы, регулируются гражданским законодательством Российской Федерации.
Физические и юридические лица являются собственниками тех документов, массивов документов,
которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке
дарения или наследования.
Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в
случае отнесения этой информации к государственной тайне.
Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной
тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов
государственной власти.
Субъекты, представляющие в обязательном порядке документированную информацию в органы
государственной власти и организации, не утрачивают своих прав на эти документы и на использование
информации, содержащейся в них. Документированная информация, представляемая в обязательном
порядке в органы государственной власти и организации юридическими лицами независимо от их
организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, формирует
информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов,
представляющих эту информацию.
Информационные ресурсы, являющиеся собственностью организаций, включаются в состав их
имущества в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации. Так, в ПБУ 14/2000
определено, что исключительное авторское право на базы данных относится к разряду нематериальных
активов организации, а следовательно, подлежит постановке на учет на счете 04 "Нематериальные активы"
в оценке в соответствии с требованиями разд.II этого же документа. Отметим также, что единицей
бухгалтерского учета является инвентарный объект, то есть в данном случае совокупность прав,
возникающих из права собственности на одну базу данных. Основным признаком, по которому один
инвентарный объект отличается от другого, служит выполнение им самостоятельной функции в
производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг либо использовании для управленческих
нужд организации.
Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев, предусмотренных
законодательством Российской Федерации.
Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными
законодательством Российской Федерации, в том числе он имеет право:
- назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами или
оперативное управление ими;
- устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты
информационных ресурсов и доступа к ним;
- определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.
Право собственности на средства обработки информации не создает права собственности на
информационные ресурсы, принадлежащие другим собственникам. Документы, обрабатываемые в порядке
предоставления услуг или при совместном использовании этих средств обработки, принадлежат их
владельцу. Принадлежность и режим производной продукции, создаваемой в этом случае, регулируются
договором.
Организации обязаны представлять документированную информацию органам и организациям,
ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов (ст.8
Закона об информации).
Перечни представляемой в обязательном порядке документированной информации и перечни
органов и организаций, ответственных за сбор и обработку федеральных информационных ресурсов,
утверждаются Правительством РФ.
К государственным информационным ресурсам относятся:
- ресурсы, создаваемые для обеспечения деятельности органов государственной власти и
вырабатываемые в результате этой деятельности;
- ресурсы, создаваемые негосударственными организациями по заказам и в интересах органов
государственной власти.
При этом, исходя из структуры органов государственной власти, к первой группе государственных
информационных ресурсов можно отнести сведения, предназначенные для обеспечения деятельности
различных уровней государственной власти:
- Президента Российской Федерации;
- Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- Правительства РФ;
- судебных органов Российской Федерации;
- федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации;
- органов государственной власти субъектов Российской Федерации.
На современном этапе развития к приоритетным государственным информационным ресурсам
Президент Российской Федерации своим Решением от 23.11.1995 N Пр-1694 отнес:
- правовую информацию, связанную с построением правового государства;
- информацию о деятельности органов государственной власти, в том числе о бюджетных расходах,
обеспечивающую возможность демократического контроля их деятельности;
- информацию о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическую,
санитарно-эпидемиологическую и др., необходимую для обеспечения безопасного существования граждан,
населения в целом, а также функционирования производственных объектов;
- открытую информацию о предприятиях и организациях, поставляемую ими в соответствии с
законодательством в государственные органы;
- информацию, составляющую научный потенциал и культурное наследие общества
(просветительскую, научно-техническую, литературно-художественную, музейную, архивную и пр.).
Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до
сведения граждан и организаций.
Порядок обязательного представления (получения) информации, отнесенной к государственной
тайне, и конфиденциальной информации устанавливается и осуществляется в соответствии с
законодательством об этих категориях информации.
При регистрации юридических лиц регистрационные органы обязаны обеспечить их перечнями
представляемых в обязательном порядке документов и адресами их представления. Перечень
представляемой в обязательном порядке документированной информации прилагается к уставу каждого
юридического лица (положению о нем).
Необеспечение регистрационными органами регистрируемых юридических лиц перечнем
представляемых в обязательном порядке документов с адресами их представления не является
основанием для отказа в регистрации. Должностные лица регистрационных органов, виновные в
необеспечении регистрируемых юридических лиц перечнями представляемых в обязательном порядке
документов с адресами их представления, привлекаются к дисциплинарной ответственности вплоть до
снятия с должности.
Документы, принадлежащие физическим и юридическим лицам, могут включаться по желанию
собственника в состав государственных информационных ресурсов по правилам, установленным для
включения документов в соответствующие информационные системы.
Особо отметим, что информация о гражданах (персональные данные), образующаяся в деятельности
организаций, является конфиденциальной в силу Закона об информации.
Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и
морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации.
Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном
происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено
и карается в соответствии с законодательством.
Юридические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах,
получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской
Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
Применительно к информационным ресурсам, по отношению к которым организация является
пользователем, заметим, что все пользователи: граждане, органы государственной власти, органы
местного самоуправления, организации и общественные объединения - обладают равными правами на
доступ к государственным информационным ресурсам и не обязаны обосновывать перед владельцем этих
ресурсов необходимость получения запрашиваемой ими информации (ст.12 Закона об информации).
Исключение составляет информация с ограниченным доступом.
Доступ юридических лиц к государственным информационным ресурсам является основой
осуществления общественного контроля за деятельностью органов государственной власти, органов
местного самоуправления, общественных, политических и иных организаций, а также за состоянием
экономики, экологии и других сфер общественной жизни.
Владельцы информационных ресурсов обеспечивают пользователей (потребителей) информацией из
информационных ресурсов на основе законодательства, уставов указанных органов и организаций,
положений о них, а также договоров на услуги по информационному обеспечению.
Информация, полученная на законных основаниях из государственных информационных ресурсов
гражданами и организациями, может быть использована ими для создания производной информации в
целях ее коммерческого распространения с обязательной ссылкой на источник информации.
Источником прибыли в этом случае является результат вложенных труда и средств при создании
производной информации, но не исходная информация, полученная из государственных ресурсов.
Порядок получения пользователем информации (указание места, времени, ответственных
должностных лиц, необходимых процедур) определяется собственником или владельцем информационных
ресурсов.
Перечни информации и услуг по информационному обеспечению, сведения о порядке и условиях
доступа к информационным ресурсам предоставляются пользователям владельцами информационных
ресурсов и информационных систем бесплатно.
Органы государственной власти и организации, ответственные за формирование и использование
информационных ресурсов, обязаны обеспечить условия для оперативного и полного предоставления
пользователю документированной информации в соответствии с обязанностями, установленными уставами
(положениями) этих органов и организаций.
Порядок накопления и обработки документированной информации с ограниченным доступом, правила
ее защиты и порядок доступа к ней определяются органами государственной власти, ответственными за
определенные вид и массивы информации, в соответствии с их компетенцией либо непосредственно ее
собственником в соответствии с законодательством.
В обязанности органов государственной власти и органов местного самоуправления входит создание
доступных для каждого информационных ресурсов по вопросам деятельности этих органов и
подведомственных им организаций, а также в пределах их компетенции осуществление массового
информационного обеспечения пользователей по вопросам прав, свобод и обязанностей граждан, их
безопасности и другим вопросам, представляющим общественный интерес. Отказ в доступе к таким
информационным ресурсам может быть обжалован в суд.
Организации имеют право на доступ к документированной информации о них, на уточнение этой
информации в целях обеспечения ее полноты и достоверности, имеют право знать, кто и в каких целях
использует или использовал эту информацию. Ограничение доступа граждан и организаций к информации
о них допустимо лишь на основаниях, предусмотренных федеральными законами.
Отказ владельца информационных ресурсов субъекту в доступе к информации о нем может быть
обжалован в судебном порядке.
Обязанности и ответственность владельца информационных ресурсов определяются ст.15 Закона об
информации. Так, владелец информационных ресурсов обязан обеспечить соблюдение режима обработки
и правил предоставления информации пользователю, установленных законодательством Российской
Федерации или собственником этих информационных ресурсов.
Владелец информационных ресурсов несет юридическую ответственность за нарушение правил
работы с информацией в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
13. ПУБЛИЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ И ИНФОРМАЦИЯ,
СОСТАВЛЯЮЩАЯ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ
Владелец информации, стремясь защитить ее от несанкционированного использования, может
перестать руководствоваться не только целесообразностью, но и нарушать законность.
Данные бухгалтерского учета и связанная с ними информация могут представлять интерес как для
легальных, так и для нелегальных ее пользователей. Не секрет, что зачастую информация имеет
действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам.
Обладатель информации может принимать меры к охране ее конфиденциальности. Правоотношения,
связанные со служебной и коммерческой тайной, регулируются ГК РФ (в частности, ст.139) и другими
федеральными законами.
Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 определен Перечень сведений
конфиденциального характера. К ним относятся:
1) сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие
идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих
распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
2) сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;
3) служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в
соответствии с ГК РФ и федеральными законами (служебная тайна);
4) сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в
соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная,
адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или
иных сообщений и т.д.);
5) сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с
ГК РФ и федеральными законами (коммерческая тайна);
6) сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной
публикации информации о них.
Пункт 5 вышеприведенного Перечня касается соблюдения коммерческой тайны. К коммерческой
тайне относятся:
- сведения о структуре производства, производственных мощностях, типах и размещении
оборудования, запасах товарно-материальных ценностей;
- сведения о применяемых оригинальных методах управления организацией;
- сведения о подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства по коммерческим,
производственным, научно-техническим и другим вопросам;
- сведения о планах расширения или свертывания производства отдельных видов продукции;
- сведения о планах инвестиций, закупок, продаж;
- сведения о результатах совещаний руководства;
- сведения о состоянии расчетов организации;
- сведения о финансовом состоянии организации;
- сведения об оригинальных методах и результатах маркетинговых исследований;
- сведения о контрагентах и конкурентах, не содержащиеся в общедоступных источниках;
- сведения о подготовке, ходе и результатах переговоров с партнерами;
- сведения, конфиденциальность которых определена в договорах (соглашениях, контрактах);
- идеи НИОКР;
- техническая документация и технологические условия к разрабатываемым проектам;
- сведения о коммерческой тайне организаций-партнеров, предоставленные на доверительной основе
или в ходе совместных проектов. Например, коммерческий представитель в силу ст.184 ГК РФ обязан
сохранять в тайне ставшие ему известными сведения о торговых сделках даже после их завершения;
- сведения о личности или имуществе, представленные страховщику (ст.946 ГК РФ);
- тайна банковского счета и банковского вклада, операций по счету и сведений о клиенте (ст.857 ГК
РФ);
- налоговая тайна, которую составляют любые полученные налоговым органом, органами налоговой
полиции, органом государственного внебюджетного фонда и таможенным органом сведения о
налогоплательщике, за исключением сведений:
разглашенных налогоплательщиком самостоятельно или с его согласия;
об идентификационном номере налогоплательщика;
о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения;
представляемых налоговым (таможенным) или правоохранительным органам других государств в
соответствии с международными договорами (соглашениями), одной из сторон которых является
Российская Федерация, о взаимном сотрудничестве между налоговыми (таможенными) или
правоохранительными органами (в части сведений, предоставленных этим органам).
Налоговая тайна не подлежит разглашению налоговыми органами, органами налоговой полиции,
органами государственных внебюджетных фондов и таможенными органами, их должностными лицами и
привлекаемыми специалистами, экспертами, за исключением случаев, предусмотренных федеральным
законом.
К разглашению налоговой тайны относится, в частности, использование или передача другому лицу
производственной или коммерческой тайны налогоплательщика, ставшей известной должностному лицу
налогового органа, органа налоговой полиции, органа государственного внебюджетного фонда или
таможенного органа, привлеченному специалисту или эксперту при исполнении ими своих обязанностей
(ст.102 НК РФ);
- содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности (п.4 ст.10
Закона о бухгалтерском учете).
Этот список может быть дополнен и другими положениями или скорректирован собственниками
информации, однако имеется также набор сведений, которые в силу закона не могут составлять
коммерческую тайну предпринимателя или организации. К таковым Постановление Правительства РСФСР
от 05.12.1991 N 35 относит:
- учредительные документы и устав организации;
- документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (свидетельство о
регистрации, лицензии, патенты);
- сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные
сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных
платежей в государственную бюджетную систему России;
- документы о платежеспособности;
- сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о
наличии свободных рабочих мест;
- документы об уплате налогов и обязательных платежах;
- сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства,
несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения,
а также других нарушениях законодательства Российской Федерации и размерах причиненного при этом
ущерба;
- сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях,
товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся
предпринимательской деятельностью.
Государственным и муниципальным предприятиям до и в процессе их приватизации также запрещено
относить к коммерческой тайне данные: