Климова М.А. Документооборот в бухгалтерском учёте

Подождите немного. Документ загружается.

Бюджет и отчет по амортизации, расходам на ремонт и реновацию основных средств предлагается

составлять по следующей форме:

Бюджет (отчет) амортизации, ремонта

и реновации

план факт отклонение

еже-

днев-

но

на

месяц

еже-

днев-

но

с на-

чала

месяца

еже-

днев-

но

с на-

чала

месяца

Амортизационные отчисления

Капитальный ремонт

Текущий ремонт

Реновация (в том числе

вложения во внеоборотные

активы)

Итого

Бюджет и отчет о прочих расходах предлагается составлять по следующей форме:

Бюджет (отчет) прочих расходов

план факт отклонение

еже-

днев-

но

на

месяц

еже-

днев-

но

с на-

чала

месяца

еже-

днев-

но

с на-

чала

месяца

Командировочные расходы

Транспортные расходы

и т.д.

Итого

В то же время при разработке отчетов структурных подразделений и служб предприятий нет

необходимости руководствоваться принципом декомпозиции, который заключается в том, что каждый

бюджет более низкого уровня является детализацией бюджета более высокого уровня, то есть бюджеты

цехов являются "вложенными" в бюджет производства, бюджеты производства конкретизируют сводный

(комплексный) бюджет. В отчетности подразделений акцент может быть сделан на показатели,

специфические для управления именно этим подразделением.

┌─────────────────┐ ┌─────────────────────┐ ┌───────────────┐

│Запасы готовой │ │Руководитель органи- │ │Центры доходов:│

│продукции, сырья,│ │зации, центры ответ- │ │состояние дого-│

│комплектующих, │ │ственности: система │ │ворных отноше- │

│оборот тары. Сто-├──>│экономических норма- │<───┤ний и сбыта │

│имость основных │ │тивов и пороговых от-│ │ │

│производственных │ │клонений финансовых │ │ │

│фондов │ │показателей │ │ │

└────────┬────────┘ └──────────┬──────────┘ └───────┬───────┘

└──────────────────┐ │ ┌──────────────────┘

\ / \ / \ /

┌────────────────┐ ┌─────────────────────┐ ┌───────────────┐

│ Центры затрат: │ │Центры доходов и рас-│ │Центры расхо- │

│ закупки сырья и├───>│ходов: выполнение │<───┤дов: расходы на│

│ комплектующих │ │производственной про-│ │капитальный и │

│ │ │граммы │ │текущий ремонт │

└────────────────┘ └──────────┬──────────┘ └───────────────┘

\ /

┌─────────────────────┐

│Центры расходов и │

│прибыли: калькуляция │

│цеховой себестоимос- │

│ти, отчет по фонду │

│оплаты труда │

└──────────┬──────────┘

\ /

┌─────────────────────┐

│Центры расходов и │

│прибыли: издержки, │

│выполнение смет обще-│

│хозяйственных расхо- │

│дов и расходов на │

│продажу │

└──────────┬──────────┘

\ /

┌─────────────────────┐

│Центры прибыли: от- │

│четность о прибылях и│

│убытках от различных │

│видов деятельности │

└─────────────────────┘

/ \

│

\ /

┌────────────────┐ ┌─────────────────────┐ ┌───────────────┐

│ Центры прибыли:│ │Центры прибыли: ба- │ │Центры прибыли:│

│отчет по налогам├───>│ланс │<───┤отчеты о стра- │

│ │ │ │ │ховании │

└────────────────┘ └──────────┬──────────┘ └───────────────┘

\ /

┌────────────────┐ ┌─────────────────────┐ ┌───────────────┐

│Центры прибыли и│ │Центры доходов и при-│ │Центры прибыли │

│инвестиций: от- │<-->│были: отчеты о денеж-│<-->│и инвестиций: │

│чет об использо-│ │ных потоках │ │отчеты по кре- │

│вании инвестиций│ │ │ │дитам и займам │

└────────────────┘ └─────────────────────┘ └───────────────┘

Внутренняя отчетность в целом должна способствовать проведению аналитической работы на

предприятии и принятию управленческих решений по следующим основным направлениям.

В зависимости от уровня пользователя внутренней отчетности форма ее должна изменяться:

руководители низового звена получают наиболее детальные отчеты о подразделении, находящемся в их

ведении; чем выше статус пользователя, тем более общие сведения содержатся в поступающей ему

внутренней отчетности и тем шире круг подразделений, участвующих в ее формировании. Это связано с

уровнем управленческих решений, которые приходится принимать внутренним пользователям отчетности.

Чем ближе характер решений к стратегическому, тем обобщеннее исходные данные, и наоборот - чем

более выражена тактическая составляющая управленческого решения, тем детальнее информация.

В свете этого сводный внутренний отчет, поступающий на стол директора без дополнительного

запроса, может иметь примерно следующую структуру (в разрезе основных статей):

Доходы Расходы

Доходы от обычных видов де-

ятельности - согласно

разд.II ПБУ 9/99

Расходы по обычным видам деятельнос-

ти:

- материальные затраты;

- затраты на оплату труда;

- амортизация;

- прочие затраты

Операционные доходы:

- поступления, связанные с

предоставлением за плату во

временное пользование (вре-

менное владение и пользова-

ние) активов организации;

- поступления, связанные с

предоставлением за плату

прав, возникающих из патен-

тов на изобретения, промыш-

ленные образцы и другие ви-

ды интеллектуальной соб-

ственности;

- поступления, связанные с

участием в уставных капита-

лах других организаций

(включая проценты и иные

доходы по ценным бумагам);

- прибыль, полученная орга-

низацией в результате сов-

местной деятельности (по

договору простого товари-

щества);

Операционные расходы:

- расходы, связанные с предоставле-

нием за плату во временное пользова-

ние (временное владение и пользова-

ние) активов организации;

- расходы, связанные с предоставле-

нием за плату прав, возникающих из

патентов на изобретения, промышлен-

ные образцы и другие виды интеллек-

туальной собственности;

- расходы, связанные с участием в

уставных капиталах других организа-

ций;

- расходы, связанные с продажей, вы-

бытием и прочим списанием основных

средств и иных активов, отличных от

денежных средств (кроме иностранной

валюты), товаров, продукции;

- проценты, уплачиваемые организаци-

ей за предоставление ей в пользова-

ние денежных средств (кредитов, зай-

мов);

- расходы, связанные с оплатой ус-

- поступления от продажи

основных средств и иных ак-

тивов, отличных от денежных

средств (кроме иностранной

валюты), продукции, това-

ров;

- проценты, полученные за

предоставление в пользова-

ние денежных средств орга-

низации, а также проценты

за использование банком де-

нежных средств, находящихся

на счете организации в этом

банке

луг, оказываемых кредитными органи-

зациями;

- отчисления в оценочные резервы,

создаваемые в соответствии с прави-

лами бухгалтерского учета (резервы

по сомнительным долгам, под обесце-

нение вложений в ценные бумаги

и др.), а также резервы, создаваемые

в связи с признанием условных фактов

хозяйственной деятельности;

- прочие операционные расходы

Внереализационные доходы:

- штрафы, пени, неустойки

за нарушение условий дого-

воров;

- активы, полученные без-

возмездно, в том числе по

договору дарения;

- поступления в возмещение

причиненных организации

убытков;

- прибыль прошлых лет, вы-

явленная в отчетном году;

- суммы кредиторской и де-

понентской задолженности,

по которым истек срок иско-

вой давности;

- курсовые разницы;

- сумма дооценки активов;

- прочие внереализационные

доходы

Внереализационные расходы:

- штрафы, пени, неустойки за наруше-

ние условий договоров;

- возмещение причиненных организаци-

ей убытков;

- убытки прошлых лет, признанные в

отчетном году;

- суммы дебиторской задолженности,

по которой истек срок исковой дав-

ности, других долгов, нереальных для

взыскания;

- курсовые разницы;

- сумма уценки активов;

- перечисление средств (взносов,

выплат и т.д.), связанных с благо-

творительной деятельностью, расходы

на осуществление спортивных меропри-

ятий, отдыха, развлечений, мероприя-

тий культурно-просветительского ха-

рактера и иных аналогичных меропри-

ятий;

- прочие внереализационные расходы

Чрезвычайные доходы: по-

ступления, возникающие как

последствия чрезвычайных

обстоятельств хозяйственной

деятельности (стихийного

бедствия, пожара, аварии,

национализации и т.п.):

страховое возмещение, стои-

мость материальных ценнос-

тей, остающихся от списания

непригодных к восстановле-

нию и дальнейшему использо-

ванию активов, и т.п.

Чрезвычайные расходы: расходы, воз-

никающие как последствия чрезвычай-

ных обстоятельств хозяйственной дея-

тельности (стихийного бедствия, по-

жара, аварии, национализации иму-

щества и т.п.).

Убыток (в случае превышения расходов

над доходами)

Справочно - суммы уплаченных налогов

6. ДОКУМЕНТЫ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Обособленную группу документов в бухгалтерском учете составляют документы строгой отчетности. К

ним относятся денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности. Документы строгой

отчетности в случаях, определенных Минфином России по согласованию с Государственной

межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам, могут заменять чеки при

оказании услуг населению без применения контрольно-кассовых машин.

Законодательством установлен особый порядок их приобретения, хранения, использования,

реализации, контроль за их движением, а также аналитический учет по каждому виду документов и бланков

строгой отчетности.

Денежные документы, к которым относятся почтовые марки, марки государственной пошлины,

вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, подлежат учету по фактической

стоимости приобретения на счете 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы", и хранению в несгораемом

шкафу кассы организации до передачи по назначению (например, под отчет).

Материально ответственным лицом за хранение денежных документов является кассир организации.

Бланки строгой отчетности - это формы документов, отпечатанные типографским способом, в которых

предусмотрены необходимые реквизиты. Применение бланков способствует ускорению и упрощению

процессов составления документов, их унификации и стандартизации. К бланкам строгой отчетности

согласно Плану счетов относятся квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные

абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п. Бланки строгой

отчетности учитываются на счете 006 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке до момента выдачи

под отчет.

Формы бланков строгой отчетности для отдельных видов деятельности утверждены следующими

нормативными документами:

- услуги предприятий бытового обслуживания с выездом к заказчику - Письмами Минфина России от

20.04.1995 N 16-00-30-33 и от 11.04.1997 N 16-00-27-15;

- услуги предприятий почтовой связи при производстве мелкого ремонта с выездом к заказчику,

почтово-телеграфные услуги и услуги междугородной связи - Письмом Минфина России от 29.11.1993 N 16-

16-84, Приказом Минфина России от 29.12.2000 N 124н;

- услуги медицинских учреждений с выездом к заказчику - Письмом Минфина России от 20.04.1995 N

16-00-30-35;

- услуги ветеринарных учреждений с выездом к заказчику - Письмом Минфина России от 26.05.1995 N

16-00-30-46;

- услуги санитарно-эпидемиологических учреждений с выездом к заказчику - Письмом Минфина

России от 11.05.1995 N 16-00-30-40;

- услуги по обеспечению передвижными уличными туалетами - Письмом Минфина России от

20.04.1995 N 16-00-30-33;

- услуги ломбардов - Письмом Минфина России от 20.04.1995 N 16-00-30-33;

- услуги парков (садов) культуры и отдыха - Письмами Минфина России от 14.09.1995 N 16-00-30-67 и

от 22.11.1996 N 16-00-30-63;

- санаторно-курортное обслуживание - Приказом Минфина России от 10.12.1999 N 90н;

- экскурсионное обслуживание - Приказом Минфина России от 25.02.2000 N 20н;

- туристические услуги - Письмами Минфина России от 16.06.1994 N 16-30-65 и от 26.03.1996 N 16-00-

30-19;

- банковские услуги по приему наличности от физических лиц (для Сбербанка России) - Приказом

Минфина России от 28.06.2000 N 59н;

- услуги перевозчика на воздушном транспорте - Письмом Минфина России от 29.05.1998 N 16-00-27-

23;

- гостиничное обслуживание - Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121;

- услуги по техническом обслуживанию автотранспортных средств - Письмом Минфина России от

11.04.1997 N 16-00-27-15;

- услуги по закупке у населения драгоценных металлов и драгоценных камней, а также

сельскохозяйственной продукции - бланки строгой отчетности для данной деятельности не утверждены;

- услуги учреждений кино и кинопроката, театрально-зрелищных предприятий, концертных

организаций и филармоний, цирковых предприятий, зоопарков, музеев, планетариев, библиотек,

спортивных сооружений, спортивных, музыкальных, художественных и хореографических, клубных

учреждений - бланки строгой отчетности для данной деятельности не утверждены;

- услуги выставочного характера - бланки строгой отчетности для данной деятельности не

утверждены.

Предприятия, для которых бланки строгой отчетности не утверждены, могут самостоятельно их

разработать, утвердить приказом руководителя и отразить в приказе об учетной политике организации для

применения и отражения в бухгалтерском учете. Если же форма бланка унифицирована, она является

обязательной к применению.

Среди документов строгой отчетности особо выделяются бланки ценных бумаг. Постановлением

Правительства РФ от 03.06.1992 N 376 "Об упорядочении производства бланков ценных бумаг в

Российской Федерации" устанавливаются порядок и условия выдачи лицензий на производство и ввоз на

территорию Российской Федерации бланков ценных бумаг. Лицензированию подлежит производство

бланков акций, облигаций, депозитных и сберегательных сертификатов, бланков других документов,

выпускаемых как ценные бумаги в соответствии с действующим законодательством. Лицензия на

производство бланков ценных бумаг выдается Минфином России полиграфическим и другим

предприятиям, имеющим полиграфическое производство и обладающим законченным циклом

производства бланков ценных бумаг по форме, предусмотренной законодательством. Минфин России

имеет право приостановить или прекратить действие лицензии в случае установления фактов

производства бланков ценных бумаг с нарушениями правил.

Действия предприятий, их должностных лиц, нарушающих правила производства бланков ценных

бумаг, влекут за собой ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации. Так,

согласно ст.327 УК РФ эти деяния наказываются ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом

на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет, а совершенные

неоднократно - лишением свободы на срок до четырех лет. Использование бланка, изготовленного с

нарушениями правил, наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты

труда, или в размере заработной платы, или иного дохода осужденного за период от одного до двух

месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо

исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.

Согласно Письму Минфина России от 16.05.1994 N 5-1-04 (Приложение N 5) технические требования к

изготовлению бланков ценных бумаг и их реквизитам устанавливаются с учетом срока обращения,

номинала, а также вида ценных бумаг (именные, ордерные или на предъявителя). Бланки ценных бумаг

должны быть надежно защищены от подделки, поэтому печатное изображение, бумага, краска должны

иметь элементы защиты.

Данным Письмом предусмотрены также требования, предъявляемые к бланкам акций, сертификатов

акций, облигаций, векселей, депозитных и сберегательных сертификатов.

Технические требования к изготовлению бланков ценных бумаг устанавливаются с учетом срока

обращения, номинала, а также вида ценных бумаг (именных, ордерных или на предъявителя).

1. Общие требования к бланкам ценных бумаг. Бланки ценных бумаг должны быть надежно

защищены от подделки, поэтому печатное изображение, бумага, краска должны нести в себе элементы

защиты.

Бланки ценных бумаг (за исключением чеков и акций с купонами) должны иметь формат А4 (210 x 297

мм) или А5 (148 x 210 мм).

Бланки акций с купонами должны иметь формат А4 + А4; А4 + 1/2 А4; А5 + А5 или А5 + 1/2 А5.

Чеки должны иметь формат, кратный формату А-П2, но не менее А-П6 (135 x 72 мм).

Печатные реквизиты (основные сюжетные изображения, портреты, фоновая защитная сетка,

серийный номер) должны быть четкими, одинакового тона, без заваленных или забитых краской

пробельных участков. Тон краски, размер полей во всех экземплярах, принадлежащих одному тиражу,

должны быть одинаковыми. Косина полей, дробление изображений при печати не допускаются.

Гильошированные узоры должны быть непрерывными на протяжении всего сюжета. Перекрестья линий

гильоширных элементов и сеток не должны иметь утолщений (узлов).

Для именных ценных бумаг ирисовая печать предпочтительна, а для предъявительских и ордерных -

обязательна.

2. Бумага. Ценные бумаги должны изготавливаться на бумаге массой 80 - 120 г/кв. м. Чеки

допускается изготавливать на бумаге массой 60 - 80 г/кв. м.

Бумага не должна содержать оптические отбеливатели (бланкофоры), то есть не должна иметь

свечения (видимой люминесценции) под действием ультрафиолетового излучения.

В состав бумаги должно входить хлопковое или льняное волокно в количестве, определяемом видом

и сроком действия ценной бумаги.

Ценные бумаги, ограниченные сроком действия до одного года и номиналом до 50 000 руб., должны

изготавливаться на бумаге, содержащей 10 - 25% хлопкового или льняного волокна.

Ценные бумаги сроком действия свыше одного года и номиналом свыше 50 000 руб. должны

изготавливаться на бумаге, содержащей 25 - 50% хлопкового или льняного волокна.

Бумага должна содержать не менее двух видов волокон, контролируемых в видимой или иных

областях спектра. Допустима замена одного из видов волокон на другие виды включений: конфетти,

полимерные нити, капсулированный люминофор. Не допускается применение специальных волокон,

имеющих видимую люминесценцию голубого цвета под действием ультрафиолетового излучения.

Бумага должна иметь водяной знак, обладающий выраженной контрастностью, обеспечивающей его

надежный визуальный контроль.

Запрещается использовать для изготовления ценных бумаг бумагу с водяным знаком

потребительского назначения (исключение составляют чеки, которые могут изготавливаться на бумаге без

водяного знака с обязательным включением в бумагу или в краску реактивных химических веществ).

Для предъявительских или ордерных ценных бумаг должен применяться индивидуальный двутоновый

водяной знак либо изготовителя ценных бумаг, либо эмитента.

3. Краски. Для печатания ценных бумаг, кроме технологически обоснованных полиграфических

красок, должны применяться специальные краски, обладающие видимой люминесценцией (кроме голубого

цвета) в ультрафиолетовом излучении.

Допускается применение красок, обладающих магнитными или электропроводными свойствами либо

визуализуемых в невидимой области спектра.

Печать должна быть выполнена полиграфическими красками, колористические особенности которых

затрудняют их воспроизведение известными фотографическими и репрографическими методами.

Добавки в краску должны препятствовать цветоделению.

4. Способы печатания. Для изготовления бланков ценных бумаг (в том числе допечатывания

полуфабрикатов) могут применяться следующие виды печати: металлографская, офсетная (все

разновидности), высокая, орловская. Каждый бланк должен быть отпечатан не менее чем двумя видами

печати.

Бланки именных ценных бумаг должны быть отпечатаны офсетной и высокой (серия и номер)

печатью. Взамен офсетной печати допускается использование металлографской печати.

Бланки предъявительских и ордерных ценных бумаг должны быть отпечатаны металлографской и

высокой (серия и номер) печатью. Допускается изготовление этих бумаг офсетным способом.

При офсетном способе изготовления предъявительских и ордерных ценных бумаг они должны

обладать высокозащищенными трудновоспроизводимыми признаками подлинности.

5. Защита бланков ценных бумаг от подделки. Помимо элементов защиты, перечисленных в п.п.1 - 4

(например, высокое качество печати, ирисовая печать, водяные знаки, ферромагнитные краски), возможно

применение кинеграмм, голограмм, портретов.

Бланк ценных бумаг должен иметь не менее трех различных по форме и рисунку гильоширных

элементов, одни из которых имеют позитивное, а другие негативное исполнение линий.

Фон бланка должен быть изготовлен из двух фоновых сеток, наложенных друг на друга, одна из

которых имеет нерегулярную структуру графических элементов.

Цветовая гамма фоновых сеток должна защищать их от фоторазделения.

Обязательной является запечатка фоновыми сетками лицевой и оборотной сторон бланков ценных

бумаг независимо от того, изготавливаются они предприятием - изготовителем полностью или в процессе

дооформления полуфабрикатов. Исключение составляют стороны бланков полуфабрикатов, имеющие

фоновую сетку.

Фоновые сетки по своим размерным характеристикам и цвету не должны копироваться и

сканироваться.

Толщина линий гильошей, рамок и сеток не должна превышать позитивно 40 - 70 микрон, негативно -

50 - 90 микрон.

При наличии микротекста, исполненного способом металлографии, толщина линии должна быть не

более 20 микрон с высотой букв 200 микрон.

Микротекст, исполненный офсетным способом, в позитивном исполнении должен иметь высоту

шрифта 200 - 250 микрон, в негативном - 250 - 300 микрон.

Бланки ценных бумаг для каждого эмитента должны иметь индивидуальный дизайн. В случае

использования унифицированных полуфабрикатов индивидуализация достигается текстовым

содержанием, нумерацией, элементами химической защиты и применением индивидуальных гильоширных

элементов.

В качестве дополнительных способов и методов защиты ценных бумаг могут применяться:

в металлографской печати - скрытое изображение (в рамках, в розетках);

в высокой печати - печать флуоресцентными, электропроводными или магнитными красками серии и

номера;

в офсетной печати - скрытое изображение (в рамках, розетках);

металлизированные флуоресцентные ("серебряные") краски;

невидимые элементы, флуоресцирующие в ИК-лучах.

Предъявительские и ордерные ценные бумаги дополнительно должны обладать

высокозащищенными трудновоспроизводимыми признаками подлинности, информация о которых является

коммерческой тайной. В связи с этим она представляется в Комиссию Минфина России для оценки уровня

защищенности этих признаков по закрытым каналам связи как информация строго конфиденциальная.

Бланки ценных бумаг в соответствии с действующим законодательством должны иметь следующие

реквизиты бланков:

акций - фирменное наименование акционерного общества и его местонахождение; наименование

ценной бумаги - "акция", ее порядковый номер, дата выпуска; вид акции (простая или привилегированная) и

ее номинальная стоимость, имя держателя; размер уставного фонда акционерного общества на день

выпуска акций, а также количество выпускаемых акций; срок выплаты дивидендов; подпись председателя

правления акционерного общества, место печати; предприятие - изготовитель бланков ценных бумаг;

сертификатов акций - фирменное наименование эмитента, статус эмитента и его местонахождение;

наименование ценной бумаги - "сертификат акций", ее порядковый номер, количество акций, номинальная

стоимость; категория акций, наименование (имя) владельца; ставка дивиденда (привилегированной акции);

подписи двух ответственных лиц общества, печать общества; условия обращения; наименование и

местонахождение регистратора бумаг; наименование банка или агента (на обороте), место печати;

предприятие - изготовитель бланков ценных бумаг;

облигаций - фирменное наименование эмитента и его местонахождение; наименование ценной

бумаги - "облигация", наименование (имя) держателя, ее порядковый номер, номинальная стоимость, дата

выпуска; вид облигации (закладная, облигация без обеспечения, конвертируемая облигация); общая сумма

выпуска, процентная ставка; условия и порядок выплаты процентов; условия и порядок погашения, место

печати; предприятие - изготовитель бланков ценных бумаг;

векселей:

- простого векселя - наименование "вексель"; простое и ничем не обусловленное обещание уплатить

определенную сумму; указание срока платежа; указание места, в котором должен быть совершен платеж;

наименование того, кому или по приказу кого платеж должен быть совершен; указание даты и места

составления векселя; подпись того, кто выдает документ (векселедателя), место печати; предприятие -

изготовитель;

- переводного векселя - наименование "вексель"; простое и ничем не обусловленное предложение

уплатить определенную сумму; наименование того, кто должен платить (плательщика); указание срока

платежа; указание места, в котором должен быть совершен платеж; наименование того, кому или по

приказу кого платеж должен быть совершен; указание даты и места составления векселя; подпись того, кто

выдает вексель (векселедателя); место печати; предприятие - изготовитель бланков ценных бумаг;

депозитных и сберегательных сертификатов - наименование "депозитный (или сберегательный)

сертификат"; указание на причину выдачи сертификата (внесение депозита или сберегательного вклада);

место для проставления даты внесения депозита или сберегательного вклада; размер депозита или

сберегательного вклада или место для проставления суммы, безусловное обязательство банка вернуть

сумму, внесенную в депозит или на вклад; место для проставления даты востребования бенефициаром

суммы по сертификату; место для проставления ставки процента за пользование депозитом или вкладом;

место для проставления суммы причитающихся процентов; наименование и адрес банка - эмитента, место

печати; предприятие - изготовитель бланков ценных бумаг.

Реквизиты бланков других ценных бумаг устанавливаются в соответствии с действующим

законодательством.

7. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Верное оформление первичных, учетных, организационно-распорядительных документов, отчетности

- необходимое, но недостаточное условие для удовлетворительной оценки документооборота в

организации. Вся документированная информация должна сохраняться при тщательном соблюдении

условий и сроков хранения.

Правила хранения бухгалтерской и управленческой документации регламентированы несколькими

нормативными актами, в числе которых Положение о документах и документообороте, Закон о

бухгалтерском учете, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности

организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000, и другие.

Наиболее общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в ст.17 Закона о

бухгалтерском учете. В частности, отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных

документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и

бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации

государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие

документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с

указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в

котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов в организации подробно изложен в разд.6 Положения о документах и

документообороте. Так, п.6.2 этого раздела гласит, что первичные документы, учетные регистры,

бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в

бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц,

уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно

назначить специальным приказом или распоряжением. Отдельно отметим, что существует особый порядок

хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или

специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному

учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть

подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться

непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их

оформление и передача в архив обеспечиваются главным бухгалтером предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии

и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия,

учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по

распоряжению главного бухгалтера.

Основы законодательства Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации и

архивах" от 07.07.1993 N 5341-1 (разд.3, ст.ст.7, 9) предоставляют юридическим и физическим лицам право

на создание архивов. При этом не допускается создание тайных архивов из документов государственной

части Архивного фонда Российской Федерации, а также содержащих документы, отнесенные в

установленном порядке к категории особо ценных и уникальных, либо создание тайных архивов,

затрагивающих права и законные интересы граждан.

Право собственника архива независимо от формы собственности охраняется законодательством

Российской Федерации. Ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или

уполномоченного им органа или лица изъят иначе как на основании судебного решения.

Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются

законным собственникам в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными

соглашениями с участием Российской Федерации.

Сроки хранения бухгалтерской и управленческой документации установлены Росархивом 06.10.2000 в

Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием

сроков хранения (см. таблицу) <*>.

--------------------------------

<*> Не приводится.

Комментируя приведенную таблицу, отметим, что исчисление срока хранения документов

производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например,

исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 г., начинается с 1 января 2000 г.

Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое

значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

Отметка "ЭПК" означает, что такие документы подлежат экспертизе специальной экспертно-

проверочной комиссией, так как часть их может иметь научно-историческое значение и в установленном

порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися

источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована

негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на

хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав

которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под

председательством одного из руководящих работников организации, а также представители

соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию

с ним.

Экспертные комиссии руководствуются в работе правовыми актами, нормативными документами,

указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем

типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, нормативными и

распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок

отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов

и осуществляют контроль за ее проведением.

Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в

соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами

работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов

субъектов Российской Федерации.

Документы, сроки хранения которых определены "постоянно", подлежат государственному,

муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным

Положением об Архивном фонде Российской Федерации, или по решению негосударственной организации,

не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею

самостоятельно.

По истечении сроков хранения в архивах организаций источников комплектования управленческая

документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно-

справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются

в соответствии с установленными требованиями.

Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех

экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК

соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям

организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра

утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве

контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи

документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего

архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.

После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными

сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих срок хранения с отметкой "ЭПК", должно согласовываться с

архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного

хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за

соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и

при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов,

отобранных к уничтожению или на временное хранение.

Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат,

уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями

при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в

установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением

описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные,

муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями

сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном

фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.

Дополнительные указания по хранению данных бухгалтерского учета содержит НК РФ (п.1 ст.23 части

первой, ст.87): налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных

бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также

документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и

уплаченные (удержанные) налоги.

В ряде установленных законом случаев допускается изъятие первичных документов, учетных

регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций.

Такое изъятие может производиться только органами дознания, предварительного следствия,

прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-

процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под

расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. При этом в соответствии со

ст.171 УПК РСФСР при производстве выемки и обыска следователь должен строго ограничиваться

изъятием документов, могущих иметь отношение к делу.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие

должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием

оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с

разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие

должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать

листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Новое налоговое законодательство (ст.ст.89, 94 НК РФ) определяет порядок выемки документов при

осуществлении выездной налоговой проверки. Таковая может производиться только при наличии у

осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы,

свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или

заменены; выемка этих документов производится в порядке, предусмотренном ст.94 настоящего Кодекса,

по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована

необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при

выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые

документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью

налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика

(налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом

делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику

(налоговому агенту, плательщику сбора).

Выемка документов может производиться только на основании мотивированного постановления

должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку. Указанное

постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) соответствующего налогового

органа.

Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

Выемка документов и предметов осуществляется в присутствии понятых и лиц, у которых

производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки

приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве

выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности. Должностное лицо налогового органа

предлагает лицу, у которого осуществляется выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в

случае отказа производит выемку принудительно. При отказе лица, у которого производится выемка,

вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы,

должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не

вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой

проверки.

О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением

требований, предусмотренных ст.99 НК РФ.

Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в

прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков

предметов, а по возможности - стоимости предметов.

В случае если для проведения контрольных мероприятий недостаточно выемки копий документов

налогоплательщиков и у налоговых органов есть веские основания полагать, что подлинники документов

будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе

изъять подлинные документы в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом

налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или

передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у

которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в

производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у

которого эти документы и предметы были изъяты.

При проведении камеральной проверки выемка документов исключена, и если она все же

производится налоговым инспектором, это является нарушением действующего законодательства, а

именно ст.88 НК РФ. Проведение камеральной налоговой проверки предусматривает право налогового

органа на истребование документов, которое производится в соответствии со ст.93 НК РФ.

Истребование документов у проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового

агента) возможно, если документы необходимы для проверки. Лицо, которому адресовано требование о

представлении документов, обязано направить или выдать их налоговому органу в пятидневный срок.

Документы представляются в виде заверенных должным образом копий. Истребование подлинников

документов недопустимо.

Отказ налогоплательщика (плательщика сбора или налогового агента) от представления

запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные

сроки признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст.126 НК РФ.

И только в случае такого отказа должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку,

осуществляет выемку необходимых документов в порядке, предусмотренном ст.94 НК РФ.

Если права налогоплательщика, в том числе в связи с изъятием документов, нарушены, необходимо

решать спорные вопросы в вышестоящих инстанциях, в судах общей юрисдикции и арбитражах.

8. ВНЕСЕНИЕ ИСПРАВЛЕНИЙ В УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Бухгалтеры часто делают ошибки в документах бухгалтерского учета на всех стадиях его ведения.

Очевидно, что последствия ошибок весьма плачевны, так как если они не выявлены своевременно, то

допущенная неточность искажает учетные и отчетные данные.

Все ошибки, возникающие в бухгалтерском учете, можно классифицировать по пяти основаниям:

- по умыслу (вольные, умышленные и невольные, неумышленные);

- по причинам возникновения (утомление, небрежность, неисправность техники);

- по последствиям (локальные и транзитные);

- по значимости (значимые и незначимые);

- по месту возникновения (в тексте, в числах, в разноске);

- по содержанию (по полноте, достоверности, периодизации, корреспонденции, оценке,

представлению).

Рассмотрим эти классификации подробнее.

По умыслу выделяют вольные, то есть намеренные, "ошибки", возникающие по злой воле работников.

По причинам возникновения все ошибки имеют три источника: утомление - человек не может не

делать ошибок: чем больше он устает, тем больше ошибается; небрежность - совершенно очевидно, что

степень аккуратности у разных людей различна и тот, у кого ее меньше, больше склонен к небрежности и,

соответственно, больше ошибается в работе; неисправность техники - следствие иногда чрезмерного

доверия работника к компьютеру.

По последствиям выделяют локальные (допущенная ошибка не влечет автоматически за собой

последующих ошибок) и транзитные [допущенная ошибка влечет за собой последующие (например, если

при записи в товарном отчете была допущена ошибка в стоимости товара, она автоматически может быть

повторена во всех документах, в которых должна фигурировать эта стоимость)]. Транзитные ошибки

опаснее, так как в большей степени, чем локальные (местные), искажают данные счетоводства.

По значимости следует различать две группы ошибок: значимые, то есть такие, которые могут

повлиять на принятие решений, и незначимые, то есть такие, которые не могут повлиять на принимаемые

решения. При обнаружении существенной ошибки документ может быть признан недействительным.

По месту возникновения различают ошибки в тексте - эти ошибки исправляются зачеркиванием

неправильного текста и записью правильного - корректурный способ, при этом лица, подписавшие

документ, должны подписать и исправления; ошибки в числах - такие ошибки встречаются в бухгалтерских

документах чаще, и существуют специальные правила их нахождения; ошибки в разноске - пропуск или

повтор при переписывании.

По содержанию выделяются ошибки по полноте, достоверности, периодизации, корреспонденции,

оценке и представлению.

Ошибки по полноте - это скорее халатность, чем злоупотребление. Их суть сводится к тому, что часть

фактов (ситуаций) не получила отражения и в целом ситуация теперь отражена в учете неадекватно.

Например, на предприятии используются машины, но их не отразили в учете; в магазине продаются

товары, но их не оприходовали; на фабрику привезли материалы, но их не записали в регистры (или их не

приходуют вообще, или ссылаются на то, что в накладных нет цен, и т.п.); можно выявить

незафиксированную кредиторскую задолженность.

Ошибки по достоверности имеют место в случае, если в учете фиксируется то, что отсутствует в

реальной жизни. Например, бухгалтер получает документы на поставку товаров, отражает их в учетных

регистрах, но на самом деле эти товары не поступали; выписывается наряд на работы, которые не

проводились; выставляется на оплату счет за услуги, которые не оказывались, и т.д.

Ошибки названных видов выявляются при инвентаризации.

Ошибки в периодизации возникают вследствие нарушения принципа идентификации, то есть

представляют собой отражение фактов хозяйственной жизни не в том отчетном периоде, к которому их

нужно было отнести.

Ошибки в бухгалтерской корреспонденции означают, что факты хозяйственной жизни фиксируются

бухгалтером не на тех счетах, которые предопределены принятым планом счетов, а на другом счете

(счетах). Такая ошибка может исказить финансовый результат, структуру средств и источников, но не может

ни при каких обстоятельствах исказить сами учетные объекты.

Ошибки в оценке очень распространены. Они связаны с выбором оценки, определением цены,

начислением амортизации, резервов, с неверным выбором коэффициентов переоценки, подсчетом

курсовых разниц и т.д. Эти ошибки позволяют манипулировать стоимостным выражением средств и

источников, но не влияют на средства в их натуральном выражении. Устанавливаются такие ошибки путем

экспертной оценки. Сложность заключается в том, что эти оценки в значительной степени носят

субъективный характер.

Ошибки представления по типу сходны с ошибками в бухгалтерской корреспонденции, но означают

неправильное представление данных вследствие нарушения условий этого представления. Например,

дебиторская и кредиторская задолженность взаимопогашаются; допускаются искажения при выделении