Климова М.А. Документооборот в бухгалтерском учёте

Подождите немного. Документ загружается.

представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные

документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за

своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в

бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица,

создавшие и подписавшие эти документы.

При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены

вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна

обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих

средств.

Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его

конкретных особенностей: размера организации, вида деятельности, структуры управления и т.п. и

пересматриваться по мере изменения этих показателей.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению

осуществляется главным бухгалтером.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах требования главного бухгалтера в части

порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки

необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб

организации.

16. ХАРАКТЕРИСТИКИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот не является статичной системой, правила функционирования которой достаточно

определить в начале деятельности фирмы и сохранять неизменными до ликвидации организации.

Номенклатура документов, интенсивность и механизм документооборота изменяются в зависимости

от численности персонала фирмы, направлений деятельности, организационной структуры, действующей

нормативной базы, учетной политики организации и иных факторов.

Анализ сложившейся на предприятии системы документации и документооборота может послужить

ее оптимизации. К сожалению, на практике критическая оценка устоявшегося графика документооборота, а

также номенклатуры создаваемых и обрабатываемых документов встречается крайне редко. В то же время

каналы коммуникации в организации часто бывают перегружены неиспользуемой информацией, сбор и

обработка которой создают излишние объемы работ и влекут неэффективное использование рабочего

времени специалистов в различных подразделениях и службах.

Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности

информационной среды, в которой функционирует фирма. Кроме того, при смене или расширении

(сокращении) деятельности, при подвижках в нормативном регулировании информационных процессов и

прочих изменениях внешних и внутренних факторов бизнеса пересмотр подходов к документированию

деятельности обязателен. Сделать его обоснованным может лишь всесторонний анализ сложившейся

системы работы с информацией о хозяйственной деятельности и состоянии предприятия.

В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем.

Скорость документооборота можно, по нашему мнению, оценить, ориентируясь на средний срок

прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное

хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть

утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. Тогда средняя

скорость документооборота может быть рассчитана методом простой средней - путем суммирования всех

индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий

документов. Очевидно, что ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому является

положительной тенденцией, при этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный

и очень существенный позитивный эффект.

При проведении анализа скорости документооборота целесообразно также проконтролировать

выполнение графика документооборота по срокам и выявить участки, где наиболее часто возникают

задержки. В этих зонах следует заменить исполнителей или, если это объективно необходимо,

пересмотреть утвержденный график.

Объем документооборота, единицей измерения которого можно избрать документ или реквизит

документа, а в условиях автоматизации - и байт информации, характеризует напряженность

информационных потоков в организации. Большой объем документооборота не всегда оправдан и может

быть обусловлен плохой продуманностью системы, форм отдельных документов, избыточностью

инстанций, через которые проходит информация. Тем не менее, снижение объема документооборота не

всегда эффективно и должно быть четко продумано, в какой мере и на каких участках эти мероприятия

принесут пользу, а не вред.

Измерение объема документооборота интересно на уровне отдельных подразделений, для чего

можно составить матрицу с приведенной ниже примерной структурой.

Пример.

Получатель

данных

Дирекция Бухгал-

терия

Эконо-

мичес-

Отдел

кадров

Произ-

водст-

Служба

снабже-

Отдел

марке-

Источник

данных

кий

отдел

венный

отдел

ния тинга

Дирекция

Бухгалте-

рия

Экономи-

ческий от-

дел

Отдел кад-

ров

Производ-

ственный

отдел

Служба

снабжения

Отдел мар-

кетинга

Эта матрица позволяет выявить наиболее загруженные в информационном обороте службы

организации, и ее данные могут стать основанием для более детального анализа форм и номенклатуры

используемых документов с целью их упрощения и оптимизации.

Интересен также анализ сложившейся системы документооборота с точки зрения распространения

информации по вертикальным и горизонтальным каналам коммуникаций. Вертикальными принято называть

информационные потоки, направленные как вниз по иерархической лестнице организации - от

руководителя к исполнителям различных уровней, так и вверх - обратная связь исполнителей с инстанцией,

дающей распоряжения. Горизонтальные информационные каналы предназначены для обмена

информацией между различными несоподчиненными подразделениями. Здесь целесообразно обратить

внимание на возникающие перед информационным потоком преграды, искажения вследствие

неэффективной или необоснованной фильтрации данных.

Так, степень шумов в информационных каналах, создаваемых вследствие наличия преград на пути

движения документированной информации, можно косвенно оценить по запаздыванию документов,

например проанализировать, насколько актуальна информация, получаемая руководителем о событиях в

низовом звене, получаемая с опозданием на несколько часов или дней; может ли быть принята как

руководство к действию в отделе снабжения информация, полученная от отдела сбыта и содержащая

претензии заказчика к качеству исходного сырья, или новая партия сырья такого же качества уже закуплена

и т.д.

Фильтрация информации, которая всегда присутствует при ее прохождении, связана с субъективными

характеристиками исполнителя, формирующего тот или иной документ. Поэтому если форма документа,

подлежащего заполнению, допускает двойственность отражения информации, это создает опасность того,

что личные представления исполнителя о существенности сведений о хозяйственной операции будут

доминировать над объективной потребностью в информации. Тогда пользователь данных получит не

достоверную и достаточную информацию о ситуации, а изложение субъективного представления о ней.

Если такие случаи имеют место в организации, необходим пересмотр форм документов, допускающих

неэффективную фильтрацию информации: реквизиты должны быть сформулированы таким образом,

чтобы их заполнение не допускало вариативности. Кроме того, косвенным подтверждением неэффективной

фильтрации информации может служить систематическое выявление в ходе инвентаризаций отклонений

фактического состояния и наличия имущества и обязательств организации от учетных данных.

Наконец, если система документооборота на предприятии автоматизирована (полностью или

частично), необходимо оценить экономический эффект от этого мероприятия, проанализировав надежность

хранения документов на магнитных носителях, возникшие дополнительные затраты на осуществление

документооборота, степень высвобождения работников бухгалтерии и других служб от работ по созданию и

обработке документов.

В качестве базы для сравнения трудоемкости учетных работ рекомендуется использовать

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой

деятельности, утвержденные Постановлением Минтруда России от 26.09.1995 N 56. Приведем отдельные

нормативы, действующие при условии выполнения учетных работ вручную:

Наименование

видов работ

Содержание работ Единица измерения Норма-

тивы

време-

ни,

мин.

Учет наличия

основных

Выписка данных о на-

личии основных

инвентаризационная

ведомость или ин-

средств при

проведении ин-

вентаризации

средств в инвентари-

зационной ведомости

основных средств

вентарная карточка

учета, 1 позиция

Учет движения

основных

средств:

а) вновь выст-

роенных;

б) безвозмездно

полученных;

в) изготовлен-

ных хозяйствен-

ным способом

Ведение картотеки ос-

новных средств и учет

их движения в оборот-

ной ведомости по уче-

ту движения основных

средств. Анализ полу-

ченных результатов в

мемориальном ордере

соответствующей формы

карточка, 1 запись

в ведомость, мемо-

риальный ордер

10 - 25

Учет операций

по выбытию и

перемещению ос-

новных средств

Запись в накопитель-

ную ведомость (мемо-

риальный ордер) по

каждому документу

ведомость, 1 пози-

ция

Учет износа ос-

новных средств

Составление оборотной

ведомости по износу

основных средств. За-

пись суммы износа в

мемориальном ордере,

в книге "Журнал-глав-

ная"

запись в книгу,

1 позиция

Учет оприходо-

вания готовых

изделий и про-

дукции, пере-

данной из про-

изводства на

склад

Отражение поступления

готовых изделий и

продукции, переданной

из производства на

склад. Ведение книги

складского учета го-

товых изделий. Сверка

данных бухгалтерского

и складского учета

книга учета, 1 по-

зиция

Учет реализации

готовых изделий

и продукции

подсобных хо-

зяйств

Оприходование готовых

изделий и продукции

подсобных хозяйств с

помощью актов приемки

или других докумен-

тов. Аналитический

учет по наименованию,

количеству, стоимости

и местам хранения на

карточках соответ-

ствующих форм

карточка, 1 пози-

ция

Учет корректи-

ровки разницы

между плановой

и фактической

себестоимостью

Корректировка плано-

вой себестоимости в

конце года до факти-

ческой себестоимости

на сумму реализован-

ной продукции. Расчет

экономии плановой се-

бестоимости

карточка 15

Учет получения

от поставщика

оборудования и

строительных

материалов для

строительства,

приобретения

животных для

откорма, мате-

риалов и про-

дуктов питания

Аналитический учет

оборудования и строи-

тельных материалов по

наименованиям матери-

алов, количеству и

стоимости на карточ-

ках соответствующей

формы, приобретенного

молодняка по видам и

возрастным группам в

книгах учета животных

соответствующей фор-

мы, продуктов питания

в оборотных ведомос-

тях

журнал, 1 позиция 4 - 6

Учет списания

оборудования,

строительных

материалов, ма-

териалов дли-

тельного поль-

зования, списа-

ние недостач и

потерь материа-

лов за счет уч-

реждения

Списание оборудова-

ния, строительных ма-

териалов, материалов

длительного пользова-

ния. Учет недостачи и

потерь материалов и

продуктов питания

согласно актам списа-

ния или другим доку-

ментам

карточка, книга

учета, 1 позиция

Учет прямых

расходов по

производству

продукции и по

выполнению на-

учно-исследо-

вательских и

конструкторских

работ

Аналитический учет по

научно-исследователь-

ским и конструктор-

ским работам ведется

по темам и статьям

расходов на много-

графных карточках

многографные кар-

точки, 1 позиция

Учет выдачи со

склада материа-

лов и спецобо-

рудования на

производство

продукции и вы-

полнение науч-

но-исследова-

тельских работ

по хоздоговорам

Регистрация докумен-

тации на отпуск со

склада материалов и

спецоборудования на

производство продук-

ции и выполнение на-

учно-исследователь-

ских работ. Отражение

отпуска материалов в

журнале учета матери-

алов. Сверка данных

бухгалтерского и

складского учета

журнал, 1 позиция 5

Учет начисления

заработной пла-

ты производ-

ственному пер-

соналу, адми-

нистративно-

управленческому

и обслуживающе-

му персоналу

Обработка первичных

документов. Удержание

начисленного аванса,

составление расчетных

ведомостей заработной

платы по всем катего-

риям промышленно-

производственного

персонала: начисление

премий, расчет оплаты

отпусков, расчет

листков нетрудоспо-

собности, учет удер-

жаний по исполнитель-

ным листам, учет вы-

дачи депонированной

заработной платы,

учет фонда заработной

платы

ведомость, 1 пози-

ция

форма отчетности

1 позиция

3 - 30

Учет распреде-

ления накладных

расходов по от-

дельным видам

производства и

заказам

Расчет суммы наклад-

ных расходов, отраже-

ние бухгалтерских

операций по учету и

распределению наклад-

ных расходов в ведо-

мостях и мемориальных

ордерах соответствую-

щей формы

ведомость, 1 пози-

ция

Учет реализации

услуг, оказан-

ных производс-

твенными мас-

терскими

Отражение бухгалтер-

ских операций по уче-

ту реализации услуг,

оказанных производс-

твенными мастерскими,

в ведомостях и мемо-

ведомость, мемори-

альный ордер,

1 позиция

риальном ордере соот-

ветствующей формы

Учет счетов на

оплату постав-

щику за матери-

альные ценнос-

ти, оборудова-

ние, строитель-

ные материалы

для нового

строительства и

оказания услуг

Обработка документов,

служащих основанием

для осуществления

различных операций с

поставщиками за мате-

риальные ценности,

оборудование, строи-

тельные материалы для

нового строительства

и оказание услуг.

Формирование оборотов

по счетам и расчетов

с дебиторами и креди-

торами в мемориальном

ордере соответствую-

щей формы

мемориальный ор-

дер, 1 позиция

Учет счетов,

отражающих

удержание нало-

гов в бюджет

Формирование оборот-

ных ведомостей по

счетам, отражающим

расчеты с бюджетом по

удержанным суммам на-

логов

ведомость, 1 пози-

ция

Учет поступле-

ния средств на

расчетные счета

Аналитический учет

поступлений средств

на текущие счета ор-

ганизации

карточка, 1 пози-

ция

Учет расчетов с

поставщиками,

подрядчиками и

заказами за вы-

полненные рабо-

ты и оказанные

услуги

Обработка документов,

служащих основанием

для осуществления

расчетных операций с

поставщиками, подряд-

чиками, заказчиками

за выполненные работы

и оказанные услуги.

Формирование оборотов

по указанным счетам.

Ведение учета расче-

тов с поставщиками,

подрядчиками и заказ-

чиками за выполненные

работы и оказанные

услуги в мемориальном

ордере соответствую-

щей формы

ведомость, мемори-

альный ордер,

1 позиция

Учет расчетов с

подотчетными

лицами

Обработка авансовых

отчетов, выписка кас-

совых ордеров. Форми-

рование оборотов по

счету, отражающему

расчеты с подотчетны-

ми лицами в мемори-

альных ордерах соот-

ветствующей формы

мемориальный ор-

дер, авансовый от-

чет, 1 позиция

Учет расчетов с

различными де-

биторами и кре-

диторами

Обработка документов,

служащих основанием

для осуществления

расчетных операций с

дебиторами и кредито-

рами. Формирование

оборотов по счетам,

отражающим расчеты с

дебиторами и кредито-

рами. Ведение учета

на мемориальных орде-

рах соответствующей

мемориальный ор-

дер, 1 позиция

формы

Учет расчетов с

рабочими, слу-

жащими и сти-

пендиатами

Составление ведомос-

тей по начислению

взносов, пособий,

стипендий в установ-

ленном порядке, в ус-

тановленные сроки.

Учет расходов в мемо-

риальных ордерах со-

ответствующей формы

мемориальный ор-

дер, 1 позиция

Учет реализации

продукции изде-

лий и выполнен-

ных работ:

а) производ-

ственных (учеб-

ных) мастерс-

ких;

б) подсобных

(учебных) сель-

ских хозяйств;

в) научно-ис-

следовательских

работ по дого-

ворам

Обработка соответ-

ствующей документации

по сдаче продукции.

Отражение бухгалтер-

ских операций по уче-

ту реализации продук-

ции. Сверка бухгал-

терского и складского

учета

мемориальный ор-

дер, 1 позиция

мемориальный ор-

дер, 1 позиция

Учет прибылей и

убытков

Формирование данных

по расчету сумм при-

былей (убытков). Под-

готовка данных к за-

полнению форм отчет-

ности

ведомость, 1 пози-

ция

Учет забалансо-

вых счетов

ведомость, 1 пози-

ция

Оформление пла-

тежных докумен-

тов в банке

Сдача платежных доку-

ментов, соответствую-

щая их обработка, по-

лучение копий из от-

делений банка

1 оформление пла-

тежных документов

в банке

Выдача ценных

документов

Запись по каждому

кассовому ордеру в

кассовую книгу. Выда-

ча ценных документов.

Сдача отрывных листов

в бухгалтерию для

учетов бланков стро-

гой отчетности

1 выдача ценных

документов

Составление

ежедневного

кассового отче-

та

Внесение в данную

форму отчета всей не-

обходимой информации

1 кассовый отчет 30

Бухгалтерская

отчетность

Составление отчета по

соответствующей форме

1 проводка 15

Составление

Главной книги

Составление Главной

книги за отчетный пе-

риод

1 проводка 20

Подписано в печать

01.02.2002