Климова М.А. Документооборот в бухгалтерском учёте

Подождите немного. Документ загружается.

зданий, со-

оружений и

приспособ-

лений (с

вкладным

листом на

каждые

50 назва-

ний)

28 11 - По кредиту

счетов 40,

41, 43, 44,

45, 62, 90

месяц х х х х

29 - 16 Ведомость

учета про-

даж продук-

ции (работ,

услуг) (с

вкладным

листом на

каждые 50 -

60 счетов-

фактур)

месяц х х х х

30 12 - По кредиту

счетов 63,

80, 81, 82,

83, 86, 96

месяц х х х х

31 13 - По кредиту

счетов 01,

месяц х х х х

32 - 17 Ведомость

учета нема-

териальных

активов и

амортизации

(с вкладным

листом на

каждые

50 объек-

тов)

год х х х х

33 14 - По кредиту

счета 14

по мере

надоб-

ности

х х х х

34 15 - По кредиту

счетов 84,

98, 99

месяц х х х х

35 16 - По кредиту

счетов 07,

08, 11

месяц х х х х

36 - 18 Ведомость

учета за-

трат по

вложениям

во внеобо-

ротные ак-

тивы (с

вкладным

листом на

каждые

50 объек-

тов)

квар-

тал,

полуго-

дие,

год

х х х х

Кроме учетных регистров, рекомендуются следующие формы разработочных таблиц:

п/п

Номер

формы

Наименование

и назначение

разработочных

Учетный

период,

на ко-

Вид деятельности,

где применяется регистр

про- строи- наука снабже-

таблиц торый

откры-

вается

регистр

мыш-

лен-

ность

тельст-

во

ние и

сбыт

1 2 3 4 5 6 7 8

1 РТ-1 Распределение за-

работной платы и

расхода материа-

лов (для предпри-

ятий с децентра-

лизованным уче-

том)

месяц х - - -

2 РТ-2 Распределение за-

работной платы

месяц - х х -

3 РТ-3 Сводка данных по

расчетам с рабо-

чими и служащими

месяц х - - -

4 РТ-4 Сводка начислен-

ной заработной

платы по составу

и категориям ра-

ботников

месяц х - - -

5 РТ-5 Сводка начислен-

ной заработной

платы по ее со-

ставу и категори-

ям работников и

сводка данных по

расчетам с рабо-

чими и служащими

(взамен таблиц

РТ-3 и РТ-4)

месяц х х - -

6 РТ-5с Сводка начислен-

ной заработной

платы по ее со-

ставу и категори-

ям работников,

учета расчетов с

работниками по

страхованию и

распределение за-

работной платы (с

вкладным листом)

месяц - х х -

7 РТ-6 Расчет амортиза-

ции основных

средств

месяц х - - -

8 РТ-7 Расчет амортиза-

ции основных

средств

месяц - х х -

9 РТ-9 Распределение ус-

луг вспомогатель-

ных (обслуживаю-

щих) производств

и хозяйств

месяц х - - -

10 РТ-11 Реестр выданной

заработной платы

на ме-

сяц 8 -

10 экз.

х х - х

11 РТ-12 Карточка аналити-

ческого учета

расчетов с деби-

торами и кредито-

рами

по чис-

лу ли-

цевых

счетов

дебито-

ров и

креди-

торов

х х х х

12 РТ-13 Листок-расшифров-

ка

на ме-

сяц

х х х х

25 -

30 экз.

13 РТ-14 Бухгалтерская

справка

на ме-

сяц

25 экз.

х х х х

14 РТ-15 Справка для архи-

ва

на ме-

сяц

25 -

50 экз.

х х х х

По некоторым видам счетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут

быть заведены в качестве исключения карточки аналитического учета, и на основе их данных в конце

месяца могут составляться оборотные ведомости.

Кроме того, ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или

ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые сальдовые

ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых

изделий.

Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости

применяются обычно в случае, если необходимые аналитические показатели сложно получить

непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно

группируются в ведомостях, а их итоги переносятся затем в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак

регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов записываются только по кредиту

соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов.

В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и валютному счетам в банке

регистрируются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости - по дебету счетов, предназначенных для

учета указанных операций. Это необходимо для контроля, а также для того, чтобы не разобщать кассовые и

банковские документы записями в различных журналах-ордерах.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.

По данным Главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В случае если остатки по

бухгалтерскому учету следует показывать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись

производится на основании учетных регистров.

Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной

проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового

бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту

счетов и сальдо на конец года по каждому синтетическому счету. В Главной книге данные о текущих

оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого

синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с

кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется

путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны

быть соответственно равны.

При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении

шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам.

Применение Главной книги, журналов-ордеров по кредитуемым счетам с указанием дебета счетов в

порядке бухгалтерской корреспонденции позволяет осуществить экономическую группировку операций и

ограничить записи данных об этих операциях.

Общая схема документооборота в рамках журнально-ордерной формы учета приведена ниже.

┌──────────────┐ ┌───────────────────┐

│Кассовая книга│<────────────────────────────┤Первичные документы│

└────┬─────────┘ ┌───────────────────────┴─────────┬─────────┘

/ \ │ │

│ │ │ \ /

\ / │ ┌───────────────────┐

┌─────────┴────┐ │ │ Карточки │

│Группировочные│<────┘ ┌────────────────┐ │ аналитических │

│ накопительные├───────>│ Журналы-ордера │ │ счетов │

│ ведомости │ └────────┬───────┘ └─────────┬─────────┘

└──────────────┘ │ │

\ / \ /

┌────────────────┐ ┌───────────────────┐

│ Главная книга │<- ┤Оборотные ведомости│

└────────┬───────┘ │ по аналитическим │

│ │ счетам │

\ / └───────────────────┘

┌────────────────┐

│ Баланс │

└────────────────┘

-----> последовательность выполнения учетных операций;

- - -> сверка итогов.

На практике создание и заполнение учетных регистров в бухгалтерском учете организации с

последующим формированием на основе обработанных данных бухгалтерской финансовой отчетности все

в большей степени автоматизируется. В ходе автоматизации наблюдается взаимопроникновение

описанных форм бухгалтерского учета: программные продукты обычно предусматривают возможность

создания учетных регистров, относящихся более чем к одной форме учета. Так, одновременно могут

создаваться карточки счетов, мемориальные ордера, журналы-ордера, шахматная ведомость и т.д. Это

существенно повышает возможности проведения анализа состояния отдельных счетов и финансовой

ситуации в организации в целом.

5. ОТЧЕТНОСТЬ

Отчетность организации - итог выполнения учетных работ по обеспечению необходимой

информацией заинтересованных пользователей. Она предназначена для различных целей и составляется

с разной периодичностью и разными исполнителями в обязательном для хозяйствующего субъекта (его

подразделения) порядке или факультативно. И тем не менее составление отчетности преследует единую

цель.

Отчетность оформляется в организации документально, причем формы отчетности достаточно

жестко регулируются действующими нормативными документами или приказами по организации (в том

числе приказом об учетной политике). Документированная отчетность участвует в документообороте

наряду с другими учетными документами.

В бухгалтерском учете организации формируется разнообразная информация, которая в конце

каждого отчетного периода облекается в форму, удобную для заинтересованных пользователей. При этом

для удовлетворения их общих потребностей в бухгалтерском учете формируется информация о

финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее

финансовом положении.

Финансовое положение организации определяется существующими в ее распоряжении ресурсами,

структурой источников этих ресурсов, ликвидностью и платежеспособностью организации, а также ее

способностью адаптироваться к изменениям в среде функционирования.

Информация о финансовых результатах деятельности организации необходима для оценки

потенциальных изменений в ресурсах, которые, вероятно, будет контролировать организация в будущем,

прогнозирования способности организации вызывать денежные потоки на основе имеющихся ресурсов, при

обосновании эффективности, с которой она может использовать дополнительные ресурсы.

Информация об изменениях в финансовом положении организации дает возможность оценить ее

инвестиционную, финансовую и операционную деятельность в отчетном периоде.

Информация о финансовом положении формируется главным образом в виде бухгалтерского

баланса. Информация о финансовых результатах деятельности организации основывается на отчете о

прибылях и убытках. Информация об изменениях в финансовом положении организации обеспечивается в

основном отчетом о движении денежных средств.

Полнота информации о финансовом положении организации, финансовых результатах ее

деятельности и изменениях в ее финансовом положении достигается благодаря единству указанных

отчетов, а также соответствующим дополнительным данным.

Однако сами пользователи бухгалтерской информации представляют собой крайне неоднородную

группу, вследствие чего их корпоративные интересы существенно разнятся. Бухгалтерская информация,

содержащаяся в отчетности организации, должна быть сформирована таким образом, чтобы каждый

пользователь мог получить необходимые ему сведения.

Заинтересованными пользователями информации, формирующейся в бухгалтерском учете,

считаются лица, имеющие какие-либо потребности в информации об организации и обладающие

достаточными познаниями и навыками для того, чтобы понять, оценить и использовать эту информацию, а

также испытывающие желание изучать эту информацию.

Заинтересованными пользователями могут быть реальные и потенциальные инвесторы, работники,

заимодавцы, поставщики и подрядчики, покупатели и заказчики, органы власти и общественность в целом.

Пользователи делятся на внешних и внутренних. В отношении информации для внутренних

пользователей цель бухгалтерского учета состоит в формировании информации, необходимой руководству

организации для принятия управленческих решений, которая и определяет содержание, порядок

формирования и способы представления информации для внутренних пользователей. При этом имеется в

виду, что информация для внешних пользователей формируется в том числе на основе информации для

внутренних пользователей, относящейся к финансовому положению организации, финансовым

результатам ее деятельности, изменениям в ее финансовом положении.

Внешние пользователи делятся на подгруппы в зависимости от основных интересов, которые они

преследуют в информации, формирующейся в бухгалтерском учете:

- инвесторы и их представители заинтересованы в информации о рискованности и доходности

предполагаемых или осуществленных ими инвестиций; о возможности и целесообразности распоряжаться

инвестициями; о способности организации выплачивать дивиденды;

- работники и их представители заинтересованы в информации о стабильности и прибылях

работодателей; способности организации гарантировать оплату труда и сохранение рабочих мест;

- заимодавцы заинтересованы в информации, позволяющей определить, будут ли своевременно

погашены предоставленные ими организации займы и выплачены соответствующие проценты;

- поставщики и подрядчики заинтересованы в информации, позволяющей определить, будут ли

выплачены в срок причитающиеся им суммы;

- покупатели и заказчики заинтересованы в информации о продолжении деятельности организации;

- органы власти заинтересованы в информации, необходимой для осуществления возложенных на

них функций по распределению ресурсов; регулированию народного хозяйства; разработке и реализации

общегосударственной политики; ведению статистического наблюдения;

- общественность в целом заинтересована в информации о роли и вкладе организации в повышение

благосостояния общества на местном, региональном и федеральном уровнях.

К информации, формируемой в отчетности, должны предъявляться самые жесткие требования, так

как она является основой для принятия управленческих и финансовых решений. Вследствие этого она

должна быть прежде всего полезной пользователям. Для того чтобы информация, формируемая в

бухгалтерском учете, считалась полезной заинтересованным пользователям, она должна быть уместной,

надежной и сравнимой.

Информация уместна с точки зрения заинтересованных пользователей, если ее наличие или

отсутствие оказывает или способно оказать влияние на решения (включая управленческие) этих

пользователей, помогая им оценить прошлые, настоящие или будущие события, подтверждая или изменяя

ранее сделанные оценки. На уместность информации влияют ее содержание и существенность.

Существенной признается информация, отсутствие или неточность которой может оказать воздействие на

решения заинтересованных пользователей.

Информация надежна, если она не содержит существенных ошибок. Чтобы быть надежной,

информация должна объективно отражать факты хозяйственной деятельности, к которым она фактически

или предположительно относится. Факты хозяйственной деятельности должны отражаться в бухгалтерском

учете исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий

хозяйствования. Информация, представляемая заинтересованным пользователям (кроме отчетов

специального назначения), должна быть нейтральной, то есть свободной от односторонности. Информация

не является нейтральной, если посредством отбора или формы представления она влияет на решения и

оценки заинтересованных пользователей с целью достижения предопределенных результатов или

последствий. При формировании информации в бухгалтерском учете следует придерживаться

определенной осмотрительности в суждениях и оценках, имеющих место в условиях неопределенности,

таким образом, чтобы активы и доходы не были завышены, а обязательства и расходы - занижены. При

этом не допускаются создание скрытых резервов, намеренное занижение активов или доходов и

намеренное завышение обязательств или расходов. Информация, формируемая в бухгалтерском учете,

должна быть полной (с учетом ее существенности и сопоставимости затрат на сбор и обработку).

Заинтересованные пользователи должны иметь возможность сравнивать информацию об

организации за разные периоды времени для того, чтобы определить тенденции в ее финансовом

положении и финансовых результатах деятельности. Они должны также иметь возможность сопоставлять

информацию о разных организациях, чтобы сравнить их финансовое положение, финансовые результаты

деятельности и изменения в финансовом положении. Выполнение требования сравнимости

обеспечивается тем, что заинтересованные пользователи должны быть информированы об учетной

политике, принятой организацией, любых изменениях в такой политике и влиянии этих изменений на

финансовое положение и финансовые результаты деятельности организации. Обеспечение сравнимости

не означает унификацию и не предполагает создание каких-либо препятствий для совершенствования

правил бухгалтерского учета и учетных процедур. Организация не должна вести учет какого-то факта

хозяйственной деятельности тем же образом, что и раньше, если принятая учетная политика не

обеспечивает реализацию таких требований, как уместность и надежность, либо существует лучшая

альтернатива.

При формировании информации в бухгалтерском учете должны приниматься во внимание факторы,

ограничивающие уместность и надежность этой информации. Одним из таких факторов является

своевременность информации. Опоздание в представлении информации заинтересованным

пользователям может привести к потере ее уместности. Чтобы обеспечить своевременность информации,

часто необходимо представить ее до того, как будут известны все аспекты хозяйственной деятельности, в

ущерб, таким образом, ее надежности. Ожидание того момента, когда становятся известны все аспекты

факта хозяйственной деятельности, может обеспечить высокую надежность информации, но сделать ее

малополезной заинтересованным пользователям.

Для обеспечения баланса между уместностью и надежностью прежде всего необходимо ответить на

вопрос, как наилучшим образом удовлетворить потребности заинтересованных пользователей, связанные с

принятием решений.

Польза, извлекаемая из формируемой в бухгалтерском учете информации, должна быть сопоставима

с затратами на подготовку этой информации.

На практике часто необходимо сделать выбор между разными требованиями. Как правило, задача

состоит в достижении соответствующего баланса между требованиями, с тем чтобы реализовать цель

бухгалтерского учета. Относительная важность отдельных требований в разных ситуациях является

предметом профессионального анализа.

Вышеперечисленные общие требования, предъявляемые к отчетной информации, применимы ко

всем видам отчетов, относящихся к бухгалтерской отчетности или просто формируемых сотрудниками

бухгалтерской службы организации - бухгалтерами-аналитиками.

Отчетность, основанная на данных бухгалтерского учета, весьма неоднородна и может быть

классифицирована по различным признакам.

В частности, она делится на промежуточную и годовую. Как правило, календарный год традиционно

является тем периодом, за который принято подводить итоги деятельности, однако годовая периодичность

составления отчета далеко не всегда приемлема. Отчетный период, то есть период, за который

составляется отчетность, избирается организацией самостоятельно, если иное не установлено

нормативными актами. Так, применительно к бухгалтерской отчетности отчетный период для

промежуточной отчетности составляет месяц, квартал нарастающим итогом с начала отчетного года (п.48

ПБУ 4/99). Другие отчеты могут составляться с разной периодичностью исходя из целесообразности и

требований, предъявляемых к информации, формируемой в бухгалтерском учете.

По сфере использования различают внешнюю и внутреннюю отчетность. Рамки внешней отчетности

определены достаточно четко набором внешних пользователей бухгалтерской информации и чаще всего

законодательно. Внутренняя отчетность (состав, периодичность формирования и назначение)

определяется только организационно-распорядительной документацией предприятия в соответствии с

потребностями его хозяйственной, производственной и финансовой деятельности.

По степени охвата деятельности хозяйствующего субъекта отчетность можно разделить на

сегментарную и сводную (консолидированную). Составление сводной бухгалтерской отчетности

предусмотрено в случае наличия у организации дочерних и зависимых обществ, а также если на нее

учредительными документами объединений юридических лиц (ассоциаций, союзов и др.), созданных на

добровольных началах, возложено составление сводной бухгалтерской отчетности. Отчетность по

сегментам содержит при этом информацию о части деятельности организации в определенных

хозяйственных условиях посредством представления установленного перечня показателей. Составление

сводной и сегментарной отчетности регулируется ПБУ 12/2000 и рядом других нормативных документов.

Сегментарная отчетность может быть организована по операционным и/или географическим

сегментам. Операционный сегмент специализируется на производстве определенного товара, выполнении

определенной работы, оказании определенной услуги или однородных групп товаров, работ, услуг, и его

деятельность подвержена рискам и получению прибылей, отличным от рисков и прибылей по другим

товарам, работам, услугам или однородным группам товаров, работ, услуг. Географический сегмент

охватывает часть деятельности организации по производству товаров, выполнению работ, оказанию услуг

в определенном географическом регионе, которая подвержена рискам и получению прибылей, отличным от

рисков и прибылей, имеющих место в других географических регионах деятельности организации.

Отчетность по сегменту может содержать информацию о выручке (доходах) сегмента; информацию о

расходах сегмента; информацию о финансовом результате сегмента; информацию об активах сегмента;

информацию об обязательствах сегмента.

При формировании доходов, расходов, активов и обязательств отчетного сегмента необходимо

учитывать следующие положения, определенные законодателем (ПБУ 12/2000):

а) выручкой (доходами) отчетного сегмента не являются:

проценты и дивиденды, кроме случаев, когда такие доходы являются предметом деятельности

отчетного сегмента;

доходы от продажи финансовых вложений, кроме случаев, когда финансовые вложения являются

предметом деятельности отчетного сегмента;

чрезвычайные доходы.

При формировании информации о выручке (доходах) отчетного сегмента от операций с другими

сегментами передачи между ними должны оцениваться на основе фактически применяемых организацией

цен.

Основа ценообразования на указанные передачи и ее изменения подлежат раскрытию в

бухгалтерской отчетности организации;

б) расходами отчетного сегмента не являются:

проценты, кроме случаев, когда предметом деятельности отчетного сегмента является получение

доходов от финансовой деятельности;

расходы, связанные с продажей финансовых вложений, кроме случаев, когда финансовые вложения

являются предметом деятельности отчетного сегмента;

налог на прибыль;

общехозяйственные расходы и прочие расходы, относящиеся к организации в целом;

чрезвычайные расходы;

в) финансовый результат отчетного сегмента для представления в сводной бухгалтерской отчетности

рассчитывается до поправок на долю меньшинства;

г) в обязательства отчетного сегмента не включается задолженность по налогу на прибыль.

При определении доходов, расходов, активов и обязательств отчетного сегмента в расчет

принимаются только те данные, которые непосредственно относятся к отчетному сегменту либо которые

могут быть отнесены к нему путем обоснованного распределения. Активы, используемые совместно в двух

и более отчетных сегментах, распределяются между этими сегментами в случае, если распределяются

соответствующие доходы и расходы.

Способ распределения между отчетными сегментами доходов, расходов, активов и обязательств,

относящихся к двум и более отчетным сегментам, зависит от характера объектов учета, видов

деятельности организации, степени обособленности отчетных сегментов. При распределении между

отчетными сегментами доходов, расходов, активов и обязательств, относящихся к двум и более отчетным

сегментам, могут применяться разные способы. Организация должна последовательно применять

избранную основу распределения между отчетными сегментами доходов, расходов, активов и

обязательств, относящихся к двум и более отчетным сегментам.

Информация по отчетному сегменту должна подготавливаться в соответствии с учетной политикой

организации. При составлении сводной бухгалтерской отчетности учетная политика в отношении

информации по отчетному сегменту устанавливается организацией, на которую возложено составление

сводной бухгалтерской отчетности. Изменения в учетной политике, существенно влияющие на оценку и

принятие решений заинтересованных пользователей информации по отчетным сегментам (определение

отчетных сегментов, способы распределения доходов, расходов между отчетными сегментами и т.п.), а

также причины этих изменений и оценка последствий их в денежном выражении подлежат обособленному

раскрытию в бухгалтерской отчетности (сводной бухгалтерской отчетности). При изменении учетной

политики информация по отчетным сегментам за предыдущие отчетные периоды должна быть приведена в

соответствие с учетной политикой отчетного года.

Перечень сегментов, информация по которым раскрывается в отчетности, устанавливается

организацией самостоятельно исходя из ее организационной и управленческой структуры. Перечень

отчетных сегментов в сводной бухгалтерской отчетности устанавливается организацией, на которую

возложено составление сводной бухгалтерской отчетности.

При выделении информации по отчетным сегментам принимаются во внимание общеэкономические,

валютные, кредитные, ценовые, политические риски, которым может быть подвержена деятельность

организации. Вместе с тем оценка рисков при выделении информации по отчетным сегментам не

предполагает их точное количественное измерение и выражение.

При формировании бухгалтерской отчетности раскрытие информации по отчетным сегментам

осуществляется посредством представления определенного перечня показателей с выделением первичной

и вторичной информации по сегментам.

Первичная и вторичная информация по отчетным сегментам выделяется исходя из преобладающих

источников и характера имеющихся рисков и полученных прибылей деятельности организации.

Преобладающие источники и характер рисков и прибылей выявляются на основе организационной и

управленческой структуры организации, а также системы внутренней отчетности.

Если риски и прибыли организации определяются, в основном, различиями в производимых товарах,

работах, услугах, то первичной признается раскрытие информации по операционным сегментам, а

вторичной - по географическим сегментам.

Если риски и прибыли организации определяются главным образом различиями в географических

регионах деятельности, то первичным признается раскрытие информации по географическим сегментам, а

вторичным - по операционным сегментам.

Если риски и прибыли организации определяются в равной мере различиями в производимых

товарах, работах, услугах и различиями в географических регионах деятельности, то первичной считается

информация по операционным сегментам, а вторичной - по географическим сегментам.

Если организационная и управленческая структура организации, а также система внутренней

отчетности не основываются ни на производимых товарах, работах, услугах, ни на географических регионах

деятельности, то первичная и вторичная информация по отчетным сегментам выделяется на основе

решения руководителя организации.

В составе первичной информации по отчетному сегменту в бухгалтерской отчетности раскрываются

следующие показатели, относящиеся к отчетному сегменту:

- общая величина выручки, в том числе полученная от продажи внешним покупателям и от операций с

другими сегментами;

- финансовый результат (прибыль или убыток);

- общая балансовая величина активов;

- общая величина обязательств;

- общая величина капитальных вложений в основные средства и нематериальные активы;

- общая величина амортизационных отчислений по основным средствам и нематериальным активам;

- совокупная доля в чистой прибыли (убытке) зависимых и дочерних обществ, совместной

деятельности, а также общая величина вложений в эти зависимые общества и совместную деятельность.

Первичная информация по отчетным сегментам показывается по организации в целом по следующей

схеме:

первичная информация по отчетному сегменту 1 х

первичная информация по отчетному сегменту 2 х

первичная информация по отчетному сегменту 3 х

.................................

информация по прочей деятельности х

_____________________________________________________________

Итого по организации: хххх

При этом следует иметь в виду, что в графе, отмеченной "х", отражаются суммы по показателям,

раскрываемым в информации по сегментам.

Если первичной информацией по сегментам признается информация по операционным сегментам, то

вторичная информация по каждому географическому сегменту в бухгалтерской отчетности представляется

следующими показателями:

- величиной выручки от продажи внешним покупателям в разрезе географических регионов,

выделенных по местам расположения рынков сбыта, - для каждого географического сегмента, выручка от

продажи внешним покупателям которого составляет не менее 10% общей выручки организации от продажи

внешним покупателям;

- балансовой величиной активов отчетного сегмента по местам расположения активов - для каждого

географического сегмента, величина активов которого составляет не менее 10% величины активов всех

географических сегментов;

- величиной капитальных вложений в основные средства и нематериальные активы по местам

расположения активов - для каждого географического сегмента, величина активов которого составляет не

менее 10% величины активов всех географических сегментов.

Если первичной информацией по сегментам признается информация по географическим сегментам,

то вторичная информация по каждому операционному сегменту, выручка от продажи внешним покупателям

которого составляет не менее 10% общей выручки организации либо величина активов которого составляет

не менее 10% величины активов всех операционных сегментов, раскрывается в бухгалтерской отчетности

следующими показателями:

- выручкой от продажи внешним покупателям;

- балансовой величиной активов;

- величиной капитальных вложений в основные средства и нематериальные активы.

Если первичной информацией по сегментам признается информация по географическим сегментам,

выделенным исходя из места расположения активов, отличным от места расположения рынков сбыта, то в

дополнение к вышеуказанным показателям по каждому географическому сегменту, выделенному исходя из

мест расположения рынков сбыта и выручка от продажи внешним покупателям которого составляет не

менее 10% общей выручки организации от продажи внешним покупателям, раскрывается величина выручки

от продажи внешним покупателям.

Если первичной информацией по сегментам признается информация по географическим сегментам,

выделенным исходя из мест расположения рынков сбыта, отличным от расположения активов, то в

дополнение к вышеперечисленным показателям по каждому географическому сегменту, выделенному

исходя из мест расположения активов и выручка от продажи внешним покупателям которого составляет не

менее 10% общей выручки организации от продажи внешним покупателям либо величина активов которого

составляет не менее 10% величины всех активов организации, в бухгалтерской отчетности раскрываются

следующими показателями:

- балансовой величиной активов сегмента, выделенного исходя из мест расположения активов;

- величиной капитальных вложений в основные средства и нематериальные активы.

Отчетность можно также классифицировать по видам. Так, непосредственно к бухгалтерской

отчетности ПБУ 4/99 относит лишь единую систему данных об имущественном и финансовом положении

организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных

бухгалтерского учета по установленным формам. Согласно п.5 ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность состоит

из бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, приложений к ним и пояснительной записки, а

также аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации,

если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту. Бухгалтерская

отчетность должна давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации,

финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. При формировании

бухгалтерской отчетности организацией должно быть исключено одностороннее удовлетворение интересов

одних групп пользователей бухгалтерской отчетности перед другими. Кроме того, бухгалтерская отчетность

организации должна включать показатели деятельности всех филиалов, представительств и иных

подразделений (включая выделенные на отдельные балансы).

Бухгалтерская отчетность является открытой и предназначенной преимущественно для внешних

пользователей - учредителей (участников), инвесторов, кредитных организаций, кредиторов, покупателей,

поставщиков, органов государственной статистики и в других, предусмотренных законодательством

Российской Федерации. В случаях, установленных законом, организация обязана публиковать

бухгалтерскую отчетность вместе с итоговой частью аудиторского заключения.

Как видим, понятие бухгалтерской отчетности (в ее нормативном определении) значительно уже

понятия отчетности, основанной на данных бухгалтерского учета в целом. Так, например, оно не включает

отчетность, разрабатываемую организацией для внутренних целей, отчетность, составляемую для

государственного статистического наблюдения, отчетность, представляемую кредитной организации в

соответствии с ее требованиями, и отчетность для иных специальных целей, если в правилах подготовки

такой отчетности и информации не предусматривается использование положений ПБУ 4/99.

Тем не менее наибольшую информативность для заинтересованных пользователей представляет

именно специализированная, предназначенная именно для них, отчетность. Такая отчетность часто не

преследует цели достижения полноты информации о финансовом положении, его изменении и финансовых

результатах деятельности организации. Специализированные отчеты содержат полную информацию

только по одному актуальному для пользователя направлению: сведения о выручке по одному виду

продукции за отчетный период, данные о движении материально-производственных запасов на одном из

складов, информацию о налоговых платежах за месяц, о дивидендных выплатах за ряд лет и т.д.

При этом формы отчетности, которую нельзя безоговорочно отнести к бухгалтерской, обычно

определяются самими пользователями. Если пользователи внешние, то их требования являются

начальными установками для организации при составлении специальных отчетов. Если отчетность

предназначена для внутренних пользователей, бремя разработки ее адекватных форм ложится на плечи

сотрудников бухгалтерской службы организации и руководителей различных уровней.

Содержание такой отчетности может представлять коммерческую тайну организации. В частности,

согласно п.4 ст.10 Закона о бухгалтерском учете содержание внутренней бухгалтерской отчетности

является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах

бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За

ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Именно разнообразная внутренняя отчетность, основанная на данных бухгалтерского учета, является

в настоящее время наиболее не освоенной на практике. Лишь отдельные компании имеют развитую

систему внутренней отчетности. В то же время контрольное и мобилизационное значение внутренней

отчетности для целей управления организацией в целом и ее подразделениями (отдельными

хозяйственными процессами) трудно переоценить. Внутренняя отчетность, составляемая по мере

необходимости, по формам, установленным самой организацией (в приказе об учетной политике),

позволяет принимать эффективные управленческие решения. Практика составления внутренней

отчетности в странах с развитой рыночной экономикой давно стала общепринятой, в России же отсутствуют

не только такая традиция, но и рекомендации компетентных органов исполнительной власти.

Тем не менее полная свобода и самостоятельность в этой области могут сослужить службу

экономическим субъектам, обеспечивая им возможность выбора форм и периодичности внутренней

отчетности в соответствии со спецификой их деятельности.

По нашему мнению, целесообразно построить систему внутренней отчетности по центрам

ответственности организации. Под центром ответственности принято понимать структурное подразделение,

возглавляемое руководителем, контролирующим в определенной для данного подразделения степени

затраты, доходы и средства, инвестируемые в это подразделение. Существуют четыре типа центров

ответственности: центры затрат, центры прибыли, центры доходов и центры инвестиций.

В центре затрат руководитель отвечает лишь за понесенные расходы. Центры ответственности по

расходам располагаются в сфере управления производством, техническим обеспечением и ремонтом и

представляют собой, обычно, отдельные цеха. По показателям затрат строится и внутренняя отчетность

подразделения - измерение других результатов деятельности невозможно или нецелесообразно.

Руководитель центра прибыли отвечает за доходы и затраты своего подразделения. Центры прибыли

располагаются в сфере управления финансами и экономикой организации и совпадают со структурными

подразделениями, занимающимися этими проблемами. Отчетность этих центров ответственности

предназначена для определения прибыли от их деятельности за каждый период и выявление резервов ее

повышения.

Центры ответственности по доходам включают управление маркетингом и коммерческое управление

организации. Руководители этих подразделений отвечают за доходы и дают отчет о получаемых доходах,

не обращая внимания на понесенные издержки, так как они практически неуправляемы в данной сфере.

Наконец, центры инвестиций - это подразделения предприятия, руководители которых контролируют

свои затраты и доходы, а также следят за эффективностью использования средств, инвестированных в их

подразделения. Центры инвестиций включают управление техническим развитием и управление по работе

с персоналом.

Четкое определение состава центров ответственности позволяет более результативно внедрять

сквозную систему внутренней отчетности на предприятии.

Периодичность внутренней отчетности определяется только динамичностью деятельности каждого

центра ответственности и сроками принятия управленческих решений.

Вся внутренняя отчетность для достижения ее максимальной эффективности должна строиться на

определенных принципах подачи информации, к которым (в общем виде) можно причислить:

- адресность и конкретность отчета;

- оперативность;

- возможность выявления на основе данных отчета динамики содержащихся в нем показателей (в

форме могут присутствовать не только отчетные, но и расчетные данные: темп роста, темп прироста,

динамика структуры затрат, доходов, прибыли и т.п.);

- относительная стабильность формы отчета;

- сопоставимость отчетных данных с данными планов (бюджетов).

Последнее требование особенно важно вследствие того, что отчет о фактической хозяйственной

ситуации в подразделении в отрыве от плановых величин несет гораздо меньшую смысловую нагрузку, чем

во взаимоувязке с ними.

В свете этого при разработке форм внутренней отчетности большое значение приобретают

структурные характеристики соответствующих бюджетов подразделений и предприятия в целом.

Примерная система бюджетов предприятия предложена в Методических рекомендациях по реформе

предприятий (организаций), утвержденных Приказом Минэкономики России от 01.10.1997 N 118.

Примерная система бюджетов предприятия

Бюджеты Размер бюджетов структурных подразделений Итого

сводный

производствен- функциональные непромышленная

ные подразде-

ления (цеха)

службы группа бюджет

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Фонд оплаты

труда

ФОТ

SUMФОТ

Материаль-

ные затраты

МЗ1 МЗ2 МЗ3 МЗ4 МЗ5 МЗ6 МЗ7 МЗ8 МЗ9 SUMМЗ

Энергопо-

требление

ЭП1 ЭП2 ЭП3 ЭП4 ЭП5 ЭП6 ЭП7 ЭП8 ЭП9 SUMЭП

Амортизация А1 А2 А3 А4 А5 А6 А7 А8 А9 SUMА

Прочие рас-

ходы

ПР1 ПР2 ПР3 ПР4 ПР5 ПР6 ПР7 ПР8 ПР9 SUMПР

Итого

Бюджет под-

разделений

SUM

SUMБП

Бюджеты цехов Бюджеты функ-

циональных

служб

Бюджеты непро-

мышленной

группы

Кредитный

бюджет

SUMКБ

Налоговый

бюджет

SUMНБ

Итого свод-

ный бюджет

Сводный бюджет по составу затрат равен свод-

ному бюджету структурных подразделений плюс

кредитный и налоговый бюджеты

SUMСБ

Ежемесячный бюджет, а следовательно, и внутренний отчет подразделения по фонду оплаты труда

может иметь следующую форму:

Бюджет (отчет) ФОТ затрат

план факт отклонение

еже-

днев-

но

на

месяц

еже-

днев-

но

с на-

чала

месяца

еже-

днев-

но

с на-

чала

месяца

Основная зарплата

Дополнительная зарплата

Премиальные выплаты

Итого

Бюджет и отчет о материальных затратах предлагается составлять по следующей форме:

Бюджет (отчет) материальных затрат

план факт отклонение (+, -)

еже-

днев-

но

на

месяц

еже-

днев-

но

с на-

чала

месяца

ежеднев-

но

с начала

месяца

Нормы расхода сырья,

комплектующих, мате-

риалов на производст-

венную программу

структурного подраз-

деления

Бюджет и отчет о потреблении энергии может иметь следующую форму:

Бюджет (отчет) потребления энергии

на производственную программу

план факт отклонение

еже-

днев-

но

на

месяц

еже-

днев-

но

с на-

чала

месяца

еже-

днев-

но

с на-

чала

месяца

Электроэнергия

Тепловая энергия

Вода, воздух, пар и т.д.

Итого