Климова М.А. Документооборот в бухгалтерском учёте

Подождите немного. Документ загружается.

документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать

следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа (недатированный документ не имеет юридической силы; кроме того,

затруднено отнесение факта хозяйственной деятельности к конкретному отчетному периоду для целей

финансового и налогового учета);

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции (неточное описание факта хозяйственной деятельности

влечет возникновение хозяйственных и налоговых споров);

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и

правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц (возможна также расшифровка подписей).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем

организации по согласованию с главным бухгалтером. Причем документы, которыми оформляются

хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным

бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Приведем примерную форму такого перечня.

Пример.

УТВЕРЖДАЮ

генеральный директор ООО "Темпера"

Головин А.Д. _ /подпись/ _

05.10.2000

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи

первичных учетных документов в ООО "Темпера"

Наименование

документа

Полномочия Должность и фамилия Образец

подписи

Платежное

поручение

Разрешение на пе-

речисление денеж-

ных средств с рас-

четного счета

Первая подпись - гене-

ральный директор

Головин А.Д.

Первый заместитель гене-

рального директора

Пожарнов И.И.

Вторая подпись - главный

бухгалтер Долганов П.В.

Заместитель главного

бухгалтера Топорков З.Г.

подпись

Расходный

кассовый ор-

дер

Разрешение на вы-

дачу денежных

средств

Первая подпись - гене-

ральный директор

Головин А.Д.

Первый заместитель гене-

рального директора

Пожарнов И.И.

Вторая подпись - главный

бухгалтер Долганов П.В.

Заместитель главного

бухгалтера Топорков З.Г.

подпись

Выдача денежных

средств

Кассир Боровикова К.Е. подпись

Приходный

кассовый ор-

дер

Разрешение на по-

лучение денежных

средств

Главный бухгалтер

Долганов П.В.

Заместитель главного

бухгалтера Топорков З.Г.

подпись

Авансовый

отчет

Утверждение отчета Генеральный директор

Головин А.Д. подпись

Подтверждение це-

лесообразности

произведения рас-

ходов

Руководители структурных

подразделений:

Отдел 1 - Зайцев И.В.

Отдел 2 - Конев П.Р.

Цех 1 - Ванин Р.Н.

Бухгалтерия -

Петрова А.Х.

подпись

Проверка отчета и Главный бухгалтер

приложение к нему

документов

Долганов П.В.

Заместитель главного

бухгалтера Топорков З.Г.

подпись

Требование-

накладная

Лимитно-

заборная

карта

Затребование мате-

риальных ценностей

Руководители структурных

подразделений:

Отдел 1 - Зайцев И.В.

Отдел 2 - Конев П.Р.

Цех 1 - Ванин Р.Н.

Бухгалтерия -

Петрова А.Х.

подпись

Разрешение на от-

пуск ТМЦ со склада

Начальник ОМТС

Парамонов Н.Т. подпись

Отпуск ТМЦ со

склада

Кладовщик Вудсворд М.И. подпись

Получение ТМЦ Материально ответствен-

ные лица структурных

подразделений:

Отдел 1 - Феин И.В.

Отдел 2 - Перов П.Р.

Цех 1 - Санин Р.Н.

Бухгалтерия -

Королева П.В.

подпись

Главный бухгалтер _ /подпись/_ Долганов П.В.

Если документ подписан ненадлежащим лицом (то есть лицом, не указанным в Перечне, или лицом,

которое в силу закона не имеет права подписи), действительность такого документа является спорной. В

частности, п.5 ст.185 ГК РФ определяет, что лицо, действующее от имени юридического лица при

заключении сделок, должно быть уполномочено выданной от имени юридического лица доверенностью за

подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с

приложением печати этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на

государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других

имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой

организации. Если хотя бы одно из условий не выполнено, каждая из сторон сделки может настаивать на ее

недействительности. Это положение содержится в ст.183 ГК РФ, которая гласит, что следствием

подписания документов (заключение сделки) неуполномоченным лицом - при отсутствии полномочий

действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий - сделка считается заключенной

от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии

прямо не одобрит данную сделку. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и

прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.

Статья 982 ГК РФ определяет последствия одобрения заинтересованным лицом действий в его

интересе: если лицо, в интересе которого предпринимаются действия без его поручения, одобрит эти

действия, к отношениям сторон в дальнейшем применяются правила о договоре поручения или ином

договоре, соответствующем характеру предпринятых действий, даже если одобрение было устным.

В ст.986 ГК РФ приводится норма, касающаяся последствий сделки в чужом интересе: обязанности по

сделке, заключенной в чужом интересе, переходят к лицу, в интересах которого она совершена, при

условии одобрения им этой сделки и если другая сторона не возражает против такого перехода либо при

заключении сделки знала или должна была знать о том, что сделка заключена в чужом интересе. При

переходе обязанностей по такой сделке к лицу, в интересах которого она была заключена, последнему

должны быть переданы и права по этой сделке.

Следовательно, если организация одобряет сделку, совершенную неуполномоченным лицом,

подтверждением этого могут служить:

- документы об оприходовании или использовании материальных ценностей;

- платежные документы, связанные со сделкой;

- документы (приказы, распоряжения, утверждение авансового отчета и т.п.) или свидетельские

показания, подтверждающие одобрение совершенной работником сделки;

- иные документы.

Аналогично, если противная сторона сделки начала осуществлять действия по выполнению своих

обязательств по сделке или приняла оплату в связи со сделкой, считается, что сделка ею одобрена.

Пример 1. Рабочий Сидорчук В.В. принял материалы для нужд участка в отсутствие бригадира,

уполномоченного принимать материалы. Материалы были приняты в переработку, о чем имеются записи в

соответствующих первичных документах, учетных регистрах и на счетах бухгалтерского учета. Таким

образом, сделка в данном случае совершена неуполномоченным работником, но одобрена.

Пример 2. Договор на поставку материальных ценностей подписан лицом, не уполномоченным на

совершение сделки от имени юридического лица, однако материальные ценности получены на склад

организации и их оприходование отражено в приемо-сдаточной накладной, карточках складского учета,

учетных регистрах. По истечении определенного по сделке срока поставщик выставил организации

требование оплатить полученные ценности, однако последовал отказ, мотивированный тем, что сделка

была заключена не уполномоченным на то лицом.

В данном случае оснований для признания сделки недействительной и отказа от оплаты нет, так как

сделка была фактически одобрена юридическим лицом в момент принятия ценностей к учету.

Пример 3. На лимитно-заборной карте на отпуск в цех ценных материалов подпись начальника

подразделения, истребовавшего материалы, заменена подписью его помощника. Кладовщик отказался

принимать документ к исполнению вследствие его ненадлежащего оформления.

Кроме вышеуказанных обязательных реквизитов документа, можно ввести следующие

дополнительные реквизиты:

- номер документа (нумерация внутренних документов имеет контрольное значение, исключая

возможность дублирования документов и их утери);

- адрес организации;

- основание для совершения хозяйственной операции (в качестве дополнительного аргумента при

проведении финансовых проверок);

- наличие и сумму возмещаемых налогов в стоимости активов (для контроля правильности отнесения

затрат и начисления налоговых платежей).

В целях упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть

предусмотрено проставление кода хозяйственной операции. Системы кодирования могут разрабатываться

в организации с учетом ее организационной структуры и условий деятельности.

Пример 4. Отпуск материалов в производство кодируется кодами группы 1000:

1001 - отпуск материалов со склада в цех N 1;

1002 - то же - в цех N 2;

1003 - то же - в цех N 3.

Выдача денег из кассы кодируется кодами группы 5000:

5001 - выдача денег на заработную плату;

5002 - выдача денег под отчет и т.д.

Применение кодов особенно полезно, если данные подвергаются компьютерной обработке.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не

представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Лица, составившие и подписавшие эти документы, должны обеспечить своевременное и

качественное оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки для

отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом или не оформлены вовсе,

перед организацией возникает проблема доказательства факта совершения хозяйственной операции. В

случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции

могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п.

Однако получение таких доказательств, как правило, вызывает затруднения, и их может оказаться

недостаточно.

Может случиться так, что предприятию придется доказывать факт совершения той или иной

хозяйственной операции в суде.

В этом случае в качестве доказательств могут быть использованы сведения, полученные в

соответствии с требованиями ст.52 АПК РФ при помощи:

- письменных доказательств (документов, прямо или косвенно подтверждающих факт осуществления

хозяйственной операции. Например, при отсутствии накладной на отпуск продукции на сторону косвенным

подтверждением факта отгрузки могут служить подписанный покупателем счет-фактура, документы о

последующей оплате, документы об оприходовании этой продукции на баланс покупателя и т.п.);

- вещественных доказательств (при проведении инвентаризации должны быть выявлены в наличии

материальные ценности или денежные средства, которые организация должна иметь в результате

совершения хозяйственной операции, оформленной ненадлежащим образом);

- заключений экспертов (как правило, такие заключения требуются при отсутствии документов по

списанию материалов на производство или при начислении заработной платы без надлежащим образом

оформленных нарядов на производство работ и т.п. В этом случае специалист соответствующего профиля,

приглашенный в качестве эксперта, может подтвердить технологически обоснованные нормы расхода

материалов на производство продукции, объем выполненных работ, величину трудозатрат и т.п.);

- показаний свидетелей [например, если в ведомости на получение заработной платы расписался не

сам работник, а кто-то другой, но работник утверждает, что деньги по этой ведомости он получил сполна, то

суд не обяжет организацию выплатить деньги еще раз по формальному основанию (отсутствие

надлежащей подписи в документе)];

- объяснений лиц, участвующих в деле (например, если кассир выдал деньги под отчет, не имея

письменного распоряжения руководителя организации, но впоследствии его действия были одобрены

руководителем, то отсутствие подписи на расходном кассовом ордере, несомненно, является нарушением

порядка ведения кассовых операций, но не влечет за собой применение к организации штрафных санкций).

Однако в любом случае необходимо иметь в виду, что согласно ст.57 АПК РФ обстоятельства дела,

которые согласно закону или иным нормативным правовым актам должны быть подтверждены

определенными доказательствами, не могут подтверждаться иными доказательствами.

Законодатель определяет, что требования главного бухгалтера по документальному оформлению

хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений

обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные

документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны

приниматься к исполнению.

Немаловажно, что в случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным

бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты

к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту

ответственности за последствия осуществления таких операций (п.п.3, 4 ст.7 Закона о бухгалтерском

учете).

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных

носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов,

осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и

прокуратуры.

Пересмотр неунифицированных форм первичных учетных документов целесообразно производить не

реже одного раза в несколько лет и в обязательном порядке при модернизации или развитии производства,

расширении или переориентации финансово-хозяйственной деятельности.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на

основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, к которым, в частности,

относятся кассовые книги, товарные отчеты, журнал регистрации хозяйственных операций, мемориальные

ордера, журналы-ордера, Главная книга, другие учетные регистры. В качестве конечного сводного

документа выступает бухгалтерская отчетность.

4. УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме

(полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по

содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Затем

осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и

аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных

средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих

первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с

экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования и служащие для

отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем основаниям: назначению, обобщению данных,

внешнему виду.

По назначению учетные регистры можно разделить на хронологические, систематические и

комбинированные синхронистические. К хронологическим относятся регистры, в которые факты

хозяйственной жизни записываются по мере их возникновения без иной систематизации. Сюда относятся

журналы регистрации, реестры и т.д. В систематических регистрах запись выполняется в разрезе

группировочных признаков - счетов. Записи в хронологических и систематических регистрах должны

дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме

дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров. Если в одном регистре выполняется как

хронологическая, так и систематическая запись, то такой регистр считается комбинированным

(синхронистическим). Самый типичный пример такого регистра - "Журнал-Главная".

По обобщению данных регистры делятся на интегрированные и дифференцированные. Каждый

регистр может рассматриваться индуктивно - от частного к общему, то есть от первичных документов до

отчетности, и/или дедуктивно - от общего к частному, то есть от отчетности до первичных документов. В

первом случае имеет место интеграция данных, во втором - их дифференциация.

По внешнему виду учетные регистры могут составляться в форме книги, карточки, свободного листа

или машинного носителя.

Книга - это разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный,

прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.

Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы.

Свободный лист представляет собой таблицу, помещенную на бланке, подлежащем брошюровке.

Свободные листы - это те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, и их размер больше, чем размер

карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Для

карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов).

Основной смысл реестра в том, что его наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-

либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.

Внешний вид применяемых на практике карточек может быть различным, но наиболее

распространены следующие три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, колонки "дебет" и "кредит" помещены

рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. Вводится дополнительная

графа "остаток", в которой отражается остаток средств данного вида ценностей после регистрации факта

хозяйственной жизни. Таким образом, в каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток.

Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма. В заголовке карточки проставляется лимит

(норматив) запаса; наличие норматива позволяет легко выяснить, не имеет ли предприятие данных средств

больше, чем ему нужно, а если меньше, то в какой степени.

Многоколончатые карточки предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в

колонках их составляющих, в частности, в случае если один факт отражается комплексными суммами, то

есть фиксируется, например, оплата различных расходов предприятия.

Машинные носители отличаются технически, и данные размещаются не на бумажном, а, как правило,

на магнитном носителе; его особенности определяют и порядок расположения бухгалтерской информации.

Лица, составившие и подписавшие их, обеспечивают правильность отражения хозяйственных

операций в регистрах бухгалтерского учета.

При хранении регистров бухгалтерского учета необходимо их защитить от несанкционированных

исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и

подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со

ст.10 Закона о бухгалтерском учете.

Содержание регистров бухгалтерского учета согласно этому же Закону является коммерческой

тайной, а лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета,

обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную

законодательством Российской Федерации.

Совокупность учетных регистров, используемых в организации для отражения хозяйственных

операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей,

образует форму бухгалтерского учета. Именно набором учетных регистров, системой их взаимодействия и

документооборотом на этой стадии учета отличаются разные формы учета. Объединяет же их единство

учетных принципов: подтвержденные первичными документами хозяйственные операции находят

отражение в учетных регистрах способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным

Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. Кроме этого, учетные регистры независимо от того, какой

форме учета они принадлежат, выполняют функцию посредника между первичными документами

бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностью организации, позволяя отражать, обобщать и

систематизировать учетную информацию.

Формы учета, применяемые в российской практике бухгалтерского учета, многообразны. Выбор

формы учета закрепляется в приказе об учетной политике организации и зависит от различных условий,

прежде всего масштабов бизнеса и степени автоматизации бухгалтерского учета в организации. Так, малые

предприятия могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета, утвержденную Приказом Минфина

России от 21.12.1998 N 64н, которая может вестись по:

- простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества

малого предприятия) - по форме "журнал-главная";

- форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого

предприятия.

Для прочих хозяйствующих субъектов предусмотрены мемориально-ордерная и журнально-ордерная

формы учета.

Рассмотрим роль вышеперечисленных форм бухгалтерского учета при документообороте.

Простая форма бухгалтерского учета применима на малых предприятиях, совершающих

незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц), не

осуществляющих производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных

ресурсов. В этом случае учет всех операций осуществляется путем их регистрации только в Книге

(журнале) учета фактов хозяйственной деятельности (далее - Книга) по форме N К-1 (этот и прочие

перечисленные применительно к упрощенной форме учета регистры утверждены Приказом Минфина

России от 21.12.1998 N 64н, который устанавливает порядок их заполнения).

Наряду с Книгой для учета расчетов по оплате труда с работниками и по налогу на доходы с

бюджетом малое предприятие должно вести также Ведомость учета заработной платы по форме N В-8.

Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно

определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на

определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

Книга является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все

применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций

на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания

соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Малое предприятие может вести Книгу в виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости

используя вкладные листы для учета операций по счетам), или в форме собственно книги, в которой учет

операций ведется весь отчетный год. В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На

последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями

руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета на малом

предприятии, а также оттиском печати малого предприятия.

Книга позволяет выводить сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца.

Непосредственно на основании этих итогов составляется бухгалтерская отчетность малого предприятия.

Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого

предприятия приемлема для малых предприятий, осуществляющих производство продукции (работ, услуг),

и включает следующие регистры бухгалтерского учета:

ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений - форма N В-1;

ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, -

форма N В-2;

ведомость учета затрат на производство - форма N В-3;

ведомость учета денежных средств и фондов - форма N В-4;

ведомость учета расчетов и прочих операций - форма N В-5;

ведомость учета реализации - форма N В-6 (оплата);

ведомость учета расчетов и прочих операций - форма N В-6 (отгрузка);

ведомость учета расчетов с поставщиками - форма N В-7;

ведомость учета оплаты труда - форма N В-8;

ведомость (шахматная) - форма N В-9.

Каждая ведомость применяется, как правило, для учета операций по одному из используемых

бухгалтерских счетов.

Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной - по дебету счета

с указанием номера кредитуемого счета, в другой - по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной

записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях делается запись на основании форм первичной

учетной документации о сути совершенной операции либо даются пояснения, шифры и др.

Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными

первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков

и др.).

Месячные итоги финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженные в

ведомостях, обобщаются в ведомости (шахматной) по форме N В-9, на основании которой составляется

оборотная ведомость.

Оборотная ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса малого

предприятия.

Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором они заполняются, а в необходимых

случаях - наименование синтетических счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости

подписываются лицами, производившими записи учета на малом предприятии.

Схема документооборота в пределах этой формы учета выглядит следующим образом:

┌──────────────┐ ┌───────────────────┐

│Кассовая книга│<────────────────────────────┤Первичные документы│

└───────┬──────┘ └─────────┬─────────┘

└─────────────────────┐ ┌───────────────────┘

\ / \ /

┌─────────┐

│Ведомости│

└────┬────┘

│

\ /

┌───────────────────┐

│Шахматная ведомость│

└─────────┬─────────┘

│

\ /

┌───────────────────┐

│Оборотная ведомость│

└─────────┬─────────┘

│

\ /

┌──────┐

│Баланс│

└──────┘

Более сложной представляется мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета, которая

применяется в нескольких вариантах в зависимости от отраслевых особенностей и типа предприятия. В ней

сочетаются книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетический учет

ведется в книгах или многографных ведомостях, а для аналитического учета используются книги,

ведомости и карточки.

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в

хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами - накопительными ведомостями,

которым присваиваются постоянные номера. Например, мемориальный ордер 1 - накопительная ведомость

по кассовым операциям; мемориальный ордер 2 - свод расчетных ведомостей по заработной плате и т.д.

По операциям, не поддающимся систематизации, и по операциям "Сторно" составляются отдельные

мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.

В организациях, в которых по объему операций не требуется составления накопительных ведомостей,

корреспонденция счетов указывается на отдельных мемориальных ордерах или на оттисках штампа,

проставляемых непосредственно на первичных документах с присвоением соответствующих номеров.

Штамп должен содержать те же обязательные реквизиты, что и мемориальный ордер (номер, дату

составления, корреспонденцию счетов, сумму, подпись ответственного лица), и ряд дополнительных (по

необходимости).

Отдельные мемориальные ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее

следующего дня по получении первичного документа, как на основании отдельных документов, так и на

основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в мемориальном ордере записывается

в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета, или дебету одного

счета и кредиту нескольких счетов, или, наоборот, по кредиту одного счета и дебету нескольких счетов.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем,

а при централизованном учете - кроме того, и руководителем группы учета.

Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный

журнал.

Данные мемориальных ордеров переносятся в Главную книгу, в которой каждый разворот

соответствует отдельному счету. При этом по левой стороне счета отражаются данные о хозяйственных

операциях по дебету, а по правой стороне - по кредиту этого счета.

Итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги записываются в оборотную ведомость, построенную

с использованием синтетических счетов, на основании которой составляется бухгалтерский баланс.

Таким образом, схему документооборота при мемориально-ордерной форме учета можно

представить следующим образом:

┌──────────────┐ ┌───────────────────┐

│Кассовая книга│<────────────────────────────┤Первичные документы│

└───────┬──────┘ └─────────┬─────────┘

│ │

\ / \ /

┌──────────────┐ ┌─────────────────┐ ┌───────────────────┐

│Группировочные│ │ Мемориальные │ │ Картотека │

│ накопительные├ - ->│ ордера │<- - ┤ аналитических │

│ ведомости │ │ │ │ счетов │

└──────────────┘ └────────┬────────┘ └─────────┬─────────┘

┌────────┤ │

┌───────────────┐ │ │ │

│Регистрационный│<───┘ │ │

│ журнал │ │ │

└───────┬───────┘ │ │

│ \ / \ /

┌─────────────────┐ ┌───────────────────┐

├─ - - - - ->│ Главная книга │<────┤Оборотные ведомости│

└────────┬────────┘ │ по аналитическим │

│ │ │ счетам │

\ / └───────────────────┘

│ ┌─────────────────┐

│ Оборотная │

└─ - - - - ->│ ведомость по │

│ синтетическим │

│ счетам │

└────────┬────────┘

│

\ /

┌─────────────────┐

│ Баланс │

└─────────────────┘

-----> последовательность выполнения учетных операций;

- - -> сверка итогов.

Мемориально-ордерная форма учета выделяется среди других форм учета простотой и наглядностью

ее учетных регистров. В то же время при преимущественно ручном заполнении учетных регистров объем

рутинной работы чрезвычайно велик, что послужило причиной разработки журнально-ордерной формы

бухгалтерского учета.

Организация и ведение учета с применением журнально-ордерной формы регламентируются

Инструкцией по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства (утвержденной Письмом

Минфина СССР от 08.03.1960 N 63, в ред. Письма Минфина СССР от 12.01.1983 N 4) с последующими

Рекомендациями по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утвержденными

Письмом Минфина России от 24.07.1992 N 59. В отношении небольших предприятий действует Инструкция

по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и

хозяйственных организаций, утвержденная Письмом Минфина СССР от 06.06.1960 N 176.

Эта форма бухгалтерского учета основывается на принципах накапливания и систематизации данных

первичных документов в учетных регистрах, позволяющих обеспечить синтетический и аналитический учет

средств источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета и исключить

необходимость оформления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно

как единый рабочий процесс.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления

финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также для целей составления отчетности.

Аналитический и синтетический учет осуществляются, как правило, в единой системе записей, с

использованием двух видов учетных регистров: журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей.

При этом предприятия могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры

бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических

принципов, установленных Законом о бухгалтерском учете. Перечень типовых регистров единой

журнально-ордерной формы выглядит следующим образом:

Регистр Учетный

период,

на ко-

торый

откры-

вается

регистр

Вид деятельности,

где применяется регистр

п/п

номер наименова-

ние и на-

значение

про-

мыш-

лен-

ность

строи-

тельст-

во

наука снабже-

ние и

сбыт

жур-

на-

ла-

орде-

ра

ведо-

мости

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1 1 - По кредиту

счета 50

месяц х х х х

2 - 1 Ведомость

по счету 50

месяц х х х х

3 2 - По кредиту

счета 51

месяц х х х х

4 - 2 Ведомость

по счету 51

месяц х х х х

5 3 - По кредиту

счетов 55,

месяц х х х х

6 4 - По кредиту

счетов 66,

месяц х х х х

7 6 - По кредиту

счета 60 (с

вкладным

листом на

каждые 50 -

60 счетов-

фактур)

месяц х х х х

8 - 5 Ведомость

аналитичес-

кого учета

расчетов с

поставщика-

ми в поряд-

ке плановых

платежей (с

вкладным

листом на

каждый ме-

сяц)

квар-

тал,

полуго-

дие,

год

х - - х

9 - 5-с Ведомость

учета рас-

четов с за-

казчиками

(генподряд-

чиками) за

месяц - х х -

выполненные

работы (с

вкладным

листом на

каждые 50 -

60 счетов-

фактур)

10 - 6-с Ведомость

учета неот-

фактуриро-

ванных по-

ставок (с

вкладным

листом на

каждые 50 -

60 счетов-

фактур)

полуго-

дие

- х - -

11 - 6а-с Ведомость

учета мате-

риалов в

пути (с

вкладным

листом на

каждые 50 -

60 счетов-

фактур)

год - х - -

12 7 - По кредиту

счета 71

год х х х х

13 8 - По кредиту

счетов 58,

73, 75, 76

год х х х х

14 - 7 Ведомость

учета рас-

четов с

разными де-

биторами и

кредиторами

(с вкладным

листом на

каждые

20 дебито-

ров и кре-

диторов)

год х х х х

15 - 8 Книга учета

по депони-

рованной

оплате тру-

да

год х х х х

16 - 9 Ведомость

учета рас-

четов с

жильцами

квартир и

общежитий

(для круп-

ных пред-

приятий)

год х х х х

17 9 - По кредиту

счета 79

месяц х х х х

18 10 - По кредиту

счетов 02,

05, 10, 20,

21, 23, 25,

26, 28, 29,

70, 94, 97

месяц х - - -

19 - 10 Ведомость

учета мате-

месяц х - - -

риалов на

складах

(для пред-

приятий,

имеющих бо-

лее 5 скла-

дов)

20 - 10а Ведомость

учета мате-

риалов на

складах

(для пред-

приятий,

имеющих не

более

5 складов)

месяц х - - -

21 - 11 Ведомость

учета мате-

риалов в

цехах

месяц х - - -

22 - 12 Ведомость

учета зат-

рат цехов

(только к

журналу-

ордеру

N 10) (с

вкладным

листом для

каждого це-

ха)

месяц х - - -

23 - 13 Ведомость

учета зат-

рат обслу-

живающих

производств

и хозяйств

месяц х - - -

24 - 14 Ведомость

учета по-

терь в про-

изводстве

месяц х - - -

25 - 15 Ведомость

учета обще-

хозяйствен-

ных расхо-

дов, расхо-

дов будущих

периодов и

внепроиз-

водственных

месяц х - - -

26 - 10-с Ведомость

учета дви-

жения мате-

риалов в

денежном

выражении

(с вкладным

листом на

каждые

20 матери-

ально от-

ветственных

лиц)

месяц - х х -

27 - 15-с Ведомость

аналитичес-

кого учета

временных

год - х - -