Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот
Подождите немного. Документ загружается.
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Санкт-Петербургский институт машиностроения (ВТУЗ-ЛМЗ)
Карташов Б.И.
Орлов В.В.
ДОКУМЕНТАЦИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТ
Учебное пособие
Санкт-Петербург
2007
Оглавление
Оглавление.............................................................................................................2
1. Основные положения работы с документами................................................5
1.1. Актуальность проблемы............................................................................5
1.2. Основные термины, определения и понятия...........................................6
1.3. Функции документа....................................................................................9
1.4. Методы документоведческих исследований...........................................9
1.5 История развития документационного обеспечения управления........10
1.6 Правовые основы и нормативно-методическая база подготовки и
оформления документов.................................................................................12
2. Методические и организационные основы обеспечения качества
документации......................................................................................................13
2.1. Качество документационной информации............................................13
2.2 Методы обеспечения качества документации........................................14
2.3. Композиция управленческого документа..............................................15
2.4. Формуляр-образец как метод моделирования систем документации.16
2.5. Организационное регламентирование нормирование работ с
документальной информацией.......................................................................17
3. Системы документации..................................................................................19
3.1. Общее положение.....................................................................................19
3.1.1. Виды документов...................................................................................19
3.2. Система управленческой документации................................................22
3.2.1. Система организационно-распорядительной документации............27
3.2.2. Система плановой документации........................................................33
3.2.3. Система документации по кадровому обеспечению.........................37
3.2.4. Система финансовой документации....................................................40
3.2.5. Сиситема отчетной документации.......................................................43
4. Общие правила оформления организационно-распорядительных
документов...........................................................................................................47
4.2. Требования к оформлению организационно-распорядительных
документов.......................................................................................................47
4.2.1. Состав реквизитов документа..............................................................47
4.2.2. Требования к бланкам документов......................................................51
4.3. Правила оформления организационно-распорядительных документов
...........................................................................................................................56
4.3.1. Правила оформления организационных документов........................57
4.3.2. Правила оформления распорядительных документов.......................65
4.3.3. Правила оформления справочно-информационных документов.....71
4.3.4. Правила оформления справочно-аналитической документации......83
5. Совершенствование состава и форм документов предприятия.................90
5.1. Основные направления совершенствования состава и форм
документов.......................................................................................................90
5.2. Классификатор форм документов, применяемых в деятельности
организации (предприятия)............................................................................93
5.2.1. Назначение классификатора форм документов, применяемых в
деятельности организации (предприятия)....................................................93
5.2.2. Разработка классификатора форм документов...................................94
5.3. Табель форм управленческих документов...........................................108
5.3.2. Разработка табеля форм документов.................................................109
5.4. Альбом форм документов предприятия...............................................125
5.4.1. Назначение альбома форм документов.............................................125
5.4.2. Порядок разработки альбома форм документов..............................125
5.5. Разработка структуры классификатора, табеля и альбома форм
документов.....................................................................................................135
5.5.1. Назначение структуры........................................................................135
5.5.2. Разработка структуры классификатора, табеля, альбома форм
документов.....................................................................................................136
5.6 Ведение классификатора, табеля и альбома форм документов..........144
6. Основы документооборота..........................................................................146
6.1 Понятие документооборота....................................................................146
6.2 Характеристики докумнентооборота....................................................148
6.2.1 Направления документооборота.........................................................148
6.2.2 Содержание документооборота..........................................................149
6.2.3 Объём документооборота....................................................................150
6.2.3 Скорость движения документов.........................................................150
6.2.4 Стоимость выполняемых типовых операций над документами......151
6.2 Понятие операции. Классификация операций......................................151
6.3 Способы фиксации документооборота.................................................174
6.3.1 Общие положения................................................................................174
6.4 Совершенствование документооборота................................................237
6.4.1 Причины роста числа документов и необходимость
совершенствования документооборота.......................................................237
6.4.2 Принципы совершенствования и проектирования рациональной
схемы документооборота..............................................................................238
6.4.3 Требования к документообороту........................................................239
6.4.4 Виды работ по совершенствованию документооборота..................240
6.4.5 Методы совершенствования документопотока.................................241
6.4.6 Порядок формирования документооборота.......................................241
6.6 Препятствия на пути внедрения системы разработки
документооборота.........................................................................................242
7. Порядок движения документов на предприятии (организация
документооборота предприятия в целом)......................................................245
7.1 Общие положения...................................................................................245
3
7.2 Обработка входящих (поступающих) документов..............................245
7.3 Обработка внутренних документов.......................................................249
7.4 Обработка исходящих (отправленных) документов............................252
8.Организация контроля исполнение документов.........................................255
9. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации.
.............................................................................................................................269
9.1. Определение ценности документов и документной информации.....269
9.2. Общие требования к систематизации документов..............................277
9. 3. Составление заголовков дел.................................................................282
9.4. Установление сроков хранения дел......................................................284
9.5. Хранение документов в оперативной деятельности и формирование
дел...................................................................................................................284
10. Автоматизированные системы документационного обеспечения
управления.........................................................................................................292
10.1. Общие положения................................................................................292
10.2. Принципы автоматизации делопроизводства и управления
документооборотом.......................................................................................293
11. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну..................321
11.1. Условия отнесения информации к коммерческой тайне..................321
11.2. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну...............327
11.3. Защита коммерческой тайны предприятия........................................332
11.4. Меры воздействия на виновных в нарушении законодательства о
защите коммерческой тайны........................................................................332
11.5. Обеспечение сохранности коммерческой тайны..............................333
11.6. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учета и сохранность
документов коммерческой тайны................................................................359
12. Экономическая эффективность документационного обеспечения
управления.........................................................................................................362
13. Организация документационного обеспечения управления..................369
13.1. Система документационного менеджмента и ее основные
компоненты....................................................................................................369
13.2. Организация службы документационного обеспечения управления
.........................................................................................................................373
13.3 Состав нормативно-организационных документов по
документационному обеспечению управления..........................................384
Приложение.......................................................................................................396
Перечень нормативных актов по оформлению документов......................396
4
1. Основные положения работы с документами
1.1. Актуальность проблемы
Информация является одним из необходимых средств в
осуществлении процесса управления. В системе управления преобладает
документальная форма представления и использования информации. Объем
информации, необходимой для управления растет. Создание «безбумажной
технологии управления» не состоялось. Документы являются одним из
предметов труда или результатом управленческого труда, а процедуры
работы с документами являются неотъемлемыми элементами технологии
управления.
Роль документов на отдельных этапах процесса управления
неодинакова.
На стадии организации документов достаточно много и их
применение узаконено и определено законодательством РФ нормативными
документами УСОРД.
На стадии планирования также необходимы плановые документы,
утверждаемые руководством, либо приказами.
На стадии учета и контроля информация преимущественно выступает
в документальной форме: возникает потребность в удостоверении и
регистрации конкретных юридических фактов, управленческих действий,
обстоятельств, процессов, событий путем составления справок, актов и
других документов.
Стадия подготовки и выработки решения сопровождается
составлением докладных записок, различных справок, сводок и других
документов, разрабатываемых вручную и на ЭВМ. Вместе с тем
значительная часть информации на этой стадии поступает в ходе личных
бесед, по телефону, факсу.
5
Стадия принятия решения сопровождается изданием
распорядительного документа – приказа, указания, распоряжения,
постановления, решения и т.п.
Управленческие решения, принимаемые по вопросам оперативного
управления доводятся до адресатов в недокументированном виде,
решениями на совещаниях, переданные по телефону, диспетчерскими
установками.
На стадии организации и регулирования исполнения управленческого
решения значительное место принадлежит оперативным методам
деятельности – инструктирование, обучение и др., которые обусловлены
конкретными ситуациями, касаются отдельных участников управленческих
отношений и обычно не документируются. корректировка же решений,
принятых в форме документов, требует издания распорядительного
документа, например, изменения плана.
Следовательно, отличительным признаком, отделяющим
обязательность документирования управленческой деятельности, является
необходимость придания форме ее выражения юридической силы. Многие
управленческие действия не требуют материализации в виде документов и
реализуются путем устных указаний руководителя.
Исследования, проводимые различными западными компаниями в
середине 90-х гг ХХ века, показали, что в мире 80% документов по-
прежнему существуют на бумаге.
1.2. Основные термины, определения и понятия
В последние десятилетия параллельно с термином
«делопроизводство» используется термин «Документационное
обеспечение» (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управления
компьютерных систем и их организационным, программным,
6
информационным обеспечением. Тем самым современное
делопроизводство как бы поднимается на новый уровень.
В отличие о делопроизводства, документационное обеспечение
управления охватывает всю документационную организацию и в
значительной степени позволяет использовать информационно-
технологическую составляющую в работе с документами, а
делопроизводство, в основном, распространяется лишь на организационно-
распорядительную документацию. Таким образом, это лишь техническая
функция управления, а ДОУ – обеспечивающая.
В процессе перехода от делопроизводства к ДОУ усиливается
информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное
обеспечение управленческого процесса не только за счёт включения в
информационное поле всей документации организации, но и за счёт более
эффективных технологий её обработки.
ДОКУМЕНТ – зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
НОСИТЕЛЬ документированной информации – материальный, объект,
используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или
изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Носитель – это всегда результат технических достижений (таблички из
глины (Месопотамия), папирус (Египет) и пергамент (Малая Азия, Европа,
Русь), береста (Нижний Новгород)).
В настоящее время основным носителем является бумага.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – запись информации на различных
носителях. Правила документирования – требования и нормы,
устанавливающие порядок документирования. Документирование
предполагает соблюдение установленных правил записи, специфических
для каждого типа документа. Соблюдение этих правил придает
юридическую силу создаваемым документам.
7
ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА – свойство официального
документа, сообщаемое ему действующим законодательством,
компетенцией издавшего его органа и установленным порядком
оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным
для каждой разновидности документов комплексом реквизитов –
обязательных элементов оформления документа (наименование автора
документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения,
печать и др.)
РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА – обязательный элемент оформления
официального документа. Постоянная часть реквизита документа –
неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке
документа, наносимая при его изготовлении. Переменная часть реквизита
документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк при
его заполнении.
ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА – набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных в определенной
последовательности.
ФОРМУЛЯР – образец документа – модель построения
документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры
полей, требования к построению конструкционной сетки и основные
реквизиты.
БЛАНК ДОКУМЕНТА – набор реквизитов, идентифицирующий
автора официального письменного документа.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы с официальными документами.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях,
явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Информатизация – организационный, социально-
экономический и научно-технический процесс создания оптимальных
8
условий для удовлетворения информационных потребностей и
реализации прав граждан, органов государственной власти, органов
местного управления.
1.3. Функции документа
В социальном плане любой документ одновременно выполняет
несколько функций. Среди функций документа выделяются общие и
специфические. К общим функциям относятся:
- информационная – любой документ создается для сохранения
информации;
- коммуникативная – документ выступает в качестве средств
связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности
между организациями;
- культурная – документ средств закрепления и передачи
культурных традиций.
К специфическим функциям документа относятся:
- управленческая – документ является инструментом управления
(управленческие документы);
- правовая – документ является средством закрепления и
изменения правовых норм и правоотношений (заключительные и
нормативные акты, документы представляемые в суд);
- функция исторического источника – документы выступают в
качестве исторических сведений о развитии общества после того, как
документа выполняют свои оперативные функции и поступят на хранение в
архив.
1.4. Методы документоведческих исследований
Методы документоведческих исследований разделяются на
общенаучные и специальные.
9
К числу научных относятся методы, которыми пользуются все или
большинство наук:
Системный анализ;
Метод моделирования;
Функциональный метод;
Анализ;
Синтез;
Сравнение;
Классификация;
Обобщение;
К специальным методам в документоведении относятся:
Метод формулярного анализа;
Метод структурной лингвистики;
Метод унификации документов;
Метод стандартизации;
Метод экспертных оценок;
Библиографический.
1.5 История развития документационного обеспечения
управления
Документоведение в России возникло в XVI-XVII веках появились
впервые устойчивые формы документов. Связано это было:
С развитием торговых отношений;
С развитием правовых отношений;
С развитием международных связей.
В начале XVIII века рост документов привёл:
К созданию унифицированных форм документов;
К составлению правил документирования;
10