Ехлаков Ю.П. Методы и технологии документационного обеспечения управленческих решений

Подождите немного. Документ загружается.

оценить мою работу, если он не дает мне полное представление о том, на что сей-

час ориентировано предприятие, решение каких задач выходит на первый план, а

какие можно оставить на более позднее время. Мне бы хотелось знать, по каким

критериям оценивается мой труд. Тогда я постараюсь распределить свои усилия

так, чтобы получить наиболее высокую оценку и, соответственно, максимальное

вознаграждение. Но если за невыполнение меня накажут, то я должен чувство-

вать, что это справедливо и независимо от настроения, симпатий и антипатий ру-

ководителя.

Налицо разная система установочных ориентиров руководителя и под-

чиненного. Консенсус можно достичь наличием оценки за выполнение ре-

шений, но объективной как со стороны руководителя, так и по мнению под-

чиненного. Объединяя представления руководителя и исполнителя к мето-

дам оценки исполнительской деятельности, сформулируем следующие тре-

бования:

• прозрачность оценки как со стороны руководителя, так и исполни-

теля; возможность диалога и «обратной связи» между ними;

• оперативность и достоверность результатов оценки;

• влияние на конечные результаты деятельности организации;

• поощрение и стимулирование сотрудника на повышение эффектив-

ности исполнительской деятельности;

• возможность оценивания в разрезе одного или множества заданий

на любом интервале времени;

• инвариантность к типу и виду собственности организации;

• универсальность по отношению к субъективным особенностям как

руководителя, так и исполнителя;

• понятность показателей и параметров оценки, возможность их ко-

личества и оценки.

4.2. Содержательная модель

исполнительской деятельности

Определим исполнительскую деятельность как совокупность работ

(заданий), реализуемых исполнителем и направленных на выполнение кон-

кретного управленческого решения. Построение содержательной модели

исполнительской деятельности предполагает:

• проведение системной декомпозиции исполнительской деятельности;

• определение показателей и параметров описания отдельных элемен-

тарных объектов декомпозиции;

• выбор шкалы измерения параметров описания элементарных объектов.

Для дальнейшего изложения материала дадим следующее определение

используемых понятий.

Показатель — количественная либо качественная характеристика одно-

го или нескольких свойств объекта.

Параметр — величина, характеризующая значение показателя и сохра-

няющая это значение в условиях данной задачи.

Первоначальную декомпозицию исполнительской дисциплины будем

производить с использованием формальной модели структуры социально-

экономической системы. В качестве субъекта деятельности выступает ис-

полнитель. Здесь и далее под исполнителями будем понимать лиц, прини-

мающих решения (ЛПР) из числа работников, составляющих персонал ап-

парата управления организации по следующим категориям: высшее звено

руководителей, среднее звено руководителей, низшее звено руководителей,

специалисты. При этом предполагается, что оценку деятельности работни-

ков аппарата управления осуществляет непосредственно вышестоящий ру-

ководитель в этой иерархии.

Объектом деятельности является задание. Задание, оформленное в

документе, определим как единицу контроля управленческого решения. За-

дание формируется, как правило, в виде некоторого набора действий,

имеющих одного или нескольких исполнителей, контрольный срок испол-

нения и, при необходимости, явно указанные ресурсы для реализации дей-

ствия.

В качестве средств деятельности предлагается рассматривать про-

фессиональные знания, навыки, опыт, информацию, компьютерную техни-

ку, оргтехнику, различные носители информации и оборудование рабочего

места.

Технологию управления организацией можно представить в виде ме-

тодов планирования, организации контроля, анализа труда, материального и

морального стимулирования.

И наконец, окружающую среду исполнителя представляют коллеги,

работники других подразделений, составляющие коммуникационное, инфор-

мационное, психологическое пространство жизнедеятельности организации.

С учетом вышеизложенного исполнительскую деятельность с исполь-

зованием формальной модели структуры представим в виде набора элемен-

тов (рис. 4.1).

Исполнительская деятельность

Исполнитель

Задание

Профессиональные навыки,

оргтехника и т.д.

Технология

выполнения задания

Персонал аппарата

управления

Рис. 4.1. Декомпозиция исполнительской деятельности как процесса

Наиболее существенное влияние на качество исполнительской дея-

тельности оказывают индивидуальные особенности исполнителя и уровень

его профессиональных знаний и способностей, реализуемость и целевая на-

правленность выполняемого задания. Именно эти два элемента — «Испол-

нитель» и «Задание» — и будут в дальнейшем декомпозированы.

Декомпозицию элементов «Исполнитель» и «Задание» будем произ-

водить до уровня, обеспечивающего однозначное количественное или каче-

ственное описание свойств элементов через совокупность параметров. В ка-

честве формальной модели декомпозиции воспользуемся моделью состава

объектов целеполагания. В этом случае содержательная модель описания

объекта «Исполнитель» может быть представлена в виде следующей схемы

(рис. 4.2).

В качестве вышестоящей системы выступает руководство организа-

ции. Здесь следует пояснить использование термина «руководство», так как

зачастую в употреблении он выступает синонимом управления. Вопрос

сходства и различия понятий руководства и управления хорошо раскрыт в

[2], где сказано, что « можно выделить следующие основные виды управле-

ния: непосредственное управление теми объектами и функциями, за кото-

рые отвечает аппарат управления, … и руководство — это стратегическое

управление, задающее смысл деятельности данной системы». Поясним эту

цитату на следующем примере.

Если в качестве исполнителя задания рассматривается рядовой специа-

лист, то непосредственное управление им осуществляется руководителем

подразделения, в котором он работает. Все руководители более высоких

уровней обобщаются термином «руководство». Если же в качестве исполните-

ля выступает директор организации, то по отношению к нему управление осу-

ществляется руководством вышестоящей организации. Таким образом, раз-

личие между непосредственным управлением и руководством относительно.

Граница между ними является размытой (нельзя считать, что на каком-то

ководство

Вышестоящая система

Исполнитель

Иссле

ду

емая система

Подчиненные

Нижестоящая система

Подразделения-партнеры

Внешняя среда

Рис. 4.2. Модель описания объекта «Исполнитель»

уровне иерархии такое-то звено осуществляет только руководство, а другое

— только управление) и определяется конкретными функциями управляю-

щего воздействия. Именно в этом контексте и будем употреблять термин

«руководство».

Нижестоящая система — это подчиненные (лица или подразделения),

т.е. элементы иерархии организационной системы, являющиеся нижестоя-

щими и находящиеся в непосредственном подчинении исполнителя.

Внешняя среда представлена подразделениями организационной сис-

темы, находящимися с исполнителем в функциональных взаимосвязях и вы-

ступающими либо в качестве потребителей конечного продукта исполните-

ля, либо участников смежных процессов.

Рассмотрим последовательно требования к исполнителю со стороны

каждого из элементов содержательной модели. Со стороны руководства и

партнеров наиболее существенными требованиями к исполнителю являются:

• качество выполнения задания;

• соблюдение сроков выполнения задания;

• стабильность исполнения заданий в срок;

• категория исполнителя.

В данном случае под категорией «Исполнитель» будем понимать де-

ление должностей работников аппарата управления по уровням иерархии:

высшее звено руководителей, среднее звено руководителей, низшее звено

руководителей. С учетом вхождения в ту или иную категорию они выпол-

няют соответствующую по квалификации, опыту, знаниям, наличию эле-

ментов творчества работу. Отсюда к каждой категории предъявляются свои

требования. Требования со стороны подчиненных могут либо отсутствовать,

либо совпадать с мнением руководства. Требование исполнителя к условиям

своей деятельности можно выразить в виде напряженности труда, которая

должна соответствовать силам исполнителя и фонду его рабочего времени.

Пожалуй, этот фактор один из наиболее существенных в деятельности ис-

полнителя.

С учетом вышеизложенного содержательную модель описания элемен-

та «Исполнитель» можно представить в виде следующей схемы (рис. 4.3).

Исполнитель

Точность в сроках

выполнения

за

ания

Категория

исполнителя

конкретного

задания

Напряженность труда

исполнителя

Качество

выполнения

задания

Стабильность выполнения

заданий

Рис. 4.3. Содержательная модель описания элемента «Исполнитель»

Сделаем предположение, что все элементы, полученные при декомпо-

зиции, обладают инвариантным характером по отношению к любому ис-

полнителю любой организационной системы. Отметим также, что все эле-

менты разбивают на две группы: статические (выполнение конкретного

задания) и динамические (стабильность выполнения по срокам множества

заданий, полученных на протяжении какого-либо периода времени).

По аналогии с декомпозицией объекта «Исполнитель» проведем де-

композицию объекта «Задание». Содержательная модель описания этого

объекта будет иметь следующий вид (рис. 4.4)

Так как все решения принимаются для достижения определенных це-

лей организации, то оценки задания со стороны вышестоящей системы

должны отождествляться со степенью достижения этих целей и характери-

зовать:

• степень важности задания для достижения цели;

• уровень органа, выдающего задания (источник инициирования зада-

ния);

• степень влияния результатов выполнения задания на показатели

деятельности организации;

• уровень агрегированности задания.

Нижестоящая система, как правило, потребляет результат реализации

задания, выступающий на этапе передачи на исполнение, как предполагае-

мый, а по итогам исполнения — как фактический, переводящий организаци-

онную систему на иной уровень функционирования.

Внешняя среда характеризуется смежными взаимозависимыми зада-

ниями. Это, во-первых, задания, результаты реализации которых служат ос-

новой выполнения данного задания; во-вторых, задания, которые смогут реа-

лизоваться только после выполнения данного задания напрямую либо кос-

венно. Иными словами, речь идет о зависимости заданий между собой. Из

этого следует, что и требования нижестоящей системы, и требования внешней

среды ориентированы на показатель «Уровень агрегированности задания».

Показатели деятельности

Вышестоя

ая система

Задание

Иссле

ду

емая система

едполагаемый

ез

льтат

Нижестоя

ая система

Все множество заданий

Внешняя среда

Рис. 4.4. Содержательная модель описания объекта «Задание»

И наконец, в качестве показателей, характеризующих само задание,

предлагается рассматривать: ресурсоемкость реализации и инновацион-

ность. Содержание данных показателей раскрывается при дальнейшем из-

ложении материала. С учетом вышеизложенного содержательная модель

описания элемента «Задание» может быть представлена в виде следующей

схемы (рис. 4.5).

Для выбора и обоснования шкалы измерения каждого из вышепере-

численных показателей, характеризующих элементы «Исполнитель» и «Зада-

ние», воспользуемся следующим постулатом: «Все имеет начало, середи-

ну и конец» [3]. В этом случае, используя модель декомпозиции «жизнен-

ный цикл», будем считать, что шкала измерений изменяется в следующих

пределах:

• нижняя граница значения параметра;

• среднее значение параметра;

• верхняя граница значения параметра.

При этом нижняя и верхняя границы могут интерпретироваться соот-

ветственно как минимально и максимально возможное качество исполни-

тельной деятельности по некоторому показателю. Среднее значение параметра

рассматривается как медиана, что соответствует принципам работы с ре-

зультатами измерений по шкале порядка. Согласно формулировке медианы

в терминах экспертных методов она делит шкалу измерений на две равные

части. Например, при оценивании качества исполнительской деятельности в

порядке убывания или возрастания медианой будет значение, находящееся в

середине этого ряда. Можно предположить, что существует множество проме-

жуточных значений оценки качества исполнительской деятельности. В этом

случае порядковую шкалу оценки параметров можно представить в виде сле-

дующей модели (рис. 4.6). Использование модели позволяет определить вна-

чале минимальное и максимальное значения параметров исследуемого объ-

екта. Затем определяется среднее значение параметра, и только потом, если

они необходимы, — промежуточные.

Задание

Уровень

инновационности

за

ания

Источник

инициирования

за

ания

Ресурсоемкость реализации

задания

Степень влияния

результатов

исполнения

задания

Уровень агрегированности

за

ания

Рис. 4.5. Содержательная модель описания элемента «Задание»

Min

(

max

)

Промежу-

точные

значения

Отношение порядка

Элемент

Система

Рис. 4.6. Формальная модель параметров свойств шкалы порядка

Проме-

жуточные

значения

Min

(min

)

Дальнейшую декомпозицию показателей, характеризующих элементы

«Исполнитель» и «Задание» будем проводить с использованием вышеопи-

санной модели.

Показатель «Точность в сроках выполнения задания», характеризую-

щий исполнителя, отражает одно из необходимых требований, предъявляе-

мых к управленческому решению, именно задание должно иметь свой срок

исполнения. Учитывая, что множество заданий представляет собой взаимо-

связанные работы, то срок исполнения каждого из них предопределяет со-

бой общее движение организации к цели деятельности и, следовательно, яв-

ляется важнейшей характеристикой исполнительской деятельности. Будем

считать, что показатель «Точность в сроках выполнения» может принимать

следующие значения: задание выполнено раньше срока; задание выполнено

точно в срок; задание выполнено позже срока (рис. 4.7)

∗

Все остальные возможные состояния являются производными: напри-

мер, выполнено раньше срока на 10 дней; выполнено позже срока на 5 дней.

Будем считать, что принципиального значения конкретное количество дней

задержки или опережения в сроках исполнения не имеет.

∗

Нумерация блоков на рис. 4.7– 4.16 соответствует уровням декомпозиции, приве-

денным на рис. 4.17.

Точность в сроках выполнения данного задания

Выполнено раньше

срока

Выполнено точно

в срок

Выполнено позже

срока

1.1.1

1.1.1.1 1.1.1.2

1.1.1.3

Рис. 4.7. Декомпозиция показателя «Точность в сроках выполнения задания»

С точки зрения характеристики «Категория исполнителя задания»

всех исполнителей предлагается разбить на три уровня (рис. 4.8):

1) высшее руководство — исполнители, отвечающие за достижение

определенных целей организации, исполнительскую деятельность которых

оценивают представители вышестоящей организации;

2) средний уровень — исполнители, отвечающие за совокупность зада-

ний (эта категория исполнителей оценивается руководством данной органи-

зации);

3) нижний уровень — непосредственные исполнители конкретного

задания.

При декомпозиции показателя «Качество исполнения задания» исхо-

дим из предположения, что при принятии решения в явном или неявном ви-

де всегда закладываются определенные критерии качества его выполнения.

Качество может полностью соответствовать этим критериям; иметь несуще-

ственное расхождение, но в целом быть достаточным для дальнейшего

функционирования организационной системы; полностью не соответство-

вать предъявленным критериям (рис. 4.9).

Показатель «Напряженность труда» элемента «Исполнитель» характе-

ризуется следующим образом (рис. 4.10):

• значительный объем заданий, выполняемых сотрудником;

• загруженность сотрудника заданиями в пределах обычной для дан-

ной организации нормы;

• неполная загруженность сотрудника.

Категория исполнителя данного задания

Высший уровень

управления

Средний уровень

управления

Низший уровень

управления

1.1.2

1.1.2.1

1.1.2.2

1.1.2.3

Рис. 4.8. Декомпозиция показателя «Категория исполнителя задания»

Качество выполнения задания

Соответствует

требованиям

Имеет существенные

недостатки

Не соответствует

требованиям

1.1.3

1.1.3.1 1.1.3.2

1.1.3.3

Рис. 4.9. Декомпозиция показателя «Качество выполнения задания»

Показатель «Стабильность выполнения заданий» может характеризо-

вать исполнительскую деятельность человека на протяжении какого-либо

периода времени. Оценку динамики работы исполнителя предлагается про-

водить по следующей модели (рис. 4.11).

На этом можно закончить декомпозицию показателей, характеризую-

щих элемент «Исполнитель». При этом будем считать, что принципы де-

композиции соблюдены, элементарность компонентов достигнута, каждый

из показателей можно измерить. Тем самым получен результат, достаточ-

ный для проведения дальнейших исследований по формированию количест-

венной оценки исполнительской деятельности.

Показатель «Уровень инновационности» элемента «Задание» дает

представление о творческой составляющей исполнительской деятельности

сотрудника. В литературе под инновацией понимается «действие или ре-

зультат действия, в основу которых положено использование новых знаний»

[47]. Причем отмечается, что определение степени или констатация самого

факта инновационности деятельности в каждой организационной системе бу-

дет свое. С этой точки зрения все множество заданий предлагается разбить на

три группы (рис. 4.12):

1) задания, не имеющие аналогов и исполняющиеся впервые (нестан-

дартные задания);

2) задания, имеющие неполные аналоги (прототипы) и требующие не-

которой творческой деятельности;

3) типовые, периодически повторяющиеся задания (стандартные).

Напряженность труда исполнителя

Значительный объем

заданий на выполнение

Загруженность

в пределах нормы

Неполная

загруженность

1.1.4

1.1.4.1 1.1.4.2

1.1.4.3

Рис. 4.10. Декомпозиция показателя «Напряженность труда исполнителя»

Стабильность выполнения задания

Задание, как правило,

выполняют в срок

Нерегулярное

выполнение заданий

Систематическое

невыполнение заданий

1.1.5

1.1.5.1

1.1.5.2

1.1.5.3

Рис. 4.11. Декомпозиция показателя «Стабильность выполнения задания»

Содержание показателя «Источник инициирования задания» раскры-

вается классическим отношением руководителя и сотрудников аппарата

управления к распределению своего внимания и усилий по реализации зада-

ний государственных и вышестоящих органов управления; разрешению

проблемных ситуаций, связанных с взаимодействием с внешней средой, на

уровне партнеров и потребителей; решению задач, непосредственно опреде-

ляющих внутренние потребности организации (рис. 4.13).

Характеристика «Степень влияния результатов исполнения задания»

элемента «Задание» определяет ориентиры в работе каждого сотрудника,

определяемые с точки зрения оценки влияния достигнутых при выполнении

задания результатов на достижение целей деятельности организации. По-

нятно, что показатели, определяющие степень достижения целей, зависят от

самих целей, предметной области деятельности организации и ее конечных

продуктов. Вместе с тем всегда можно выделить подмножество показателей,

являющихся основными (объем продаж, рентабельность). Часть показателей

могут определяться как второстепенные (показатели состояния социальной

сферы). Заметим, что состав этих подмножеств может дополняться, изме-

няться (например, показатели, описывающие влияние предприятия на эко-

логическую ситуацию, могут переходить из разряда второстепенных в раз-

ряд основных). В то же время существует множество задач в деятельности

организаций и заданий исполнителям, которые, казалось бы, напрямую и не

влияют на глобальные цели, но без их решения не обойтись (например, со-

блюдение требований охраны труда, санитарно-гигиенических норм). С уче-

Уровень инновационности задания

Нестандартное

задание

Задание, имеющее

прототип

Стандартное

задание

1.2.1

1.2.1.1

1.2.1.2

1.2.1.3

Рис. 4.12. Декомпозиция показателя «Уровень инновационности»

Источник инициирования задания

1.2.2

Рис. 4.13. Декомпозиция показателя «Источник инициирования задания»

Вышестоящие

органы

управления

Потребители

конечного продукта

организации

Структурные

подразделения

организации

Подведомст-

венные

организации

1.2.2.4

1.2.2.3

1.2.2.2

1.2.2.1