Ехлаков Ю.П. Методы и технологии документационного обеспечения управленческих решений

Подождите немного. Документ загружается.

План — детализированный перечень работ с указанием исполнителей,

обеспечивающих выполнение приказа, решения, распоряжения. План ут-

верждается руководителем.

Программа составляется, как правило, при проведении каких-либо

мероприятий с указанием места и времени событий.

Инструкция — правила проведения работ либо выполнения регла-

ментных мероприятий, определяющие необходимые требования к деятель-

ности персонала организации.

Задание — единица работы, не требующая дальнейшей детализации.

Определенный набор заданий составляет план работ, программу, указание,

инструкцию. Задание вполне может быть определено уже в приказе, реше-

нии, постановлении и других распорядительных документах.

Предписание — документ, содержащий распоряжение должностного

лица своим подчиненным о выполнении изложенных в нем требований.

Наряд-заказ – плановое задание руководителя подчиненному струк-

турному подразделению на выполнение определенной работы.

Набор документов, формируемых на этапе организации выполнения

решения, показан на рис. 2.11.

Пакет документов III

Индивидуальные

План

Программа

Инструкция

Задание

Предписание

Наряд-заказ

Рис. 2.11. Пакет документов на этапе организации выполнения решения

Виды документов, создаваемых на этапе организации выполнения ре-

шений, детализируют содержание распорядительных, что позволяет отнести

их к данной группе согласно традиционному делению документов.

Контроль реализации решения (пакет документов IV)

Документирование процесса контроля выполнения решений зависит

от следующих факторов:

• состава параметров для контроля;

• периода сбора информации по тем или иным параметрам;

• уровня иерархии управления, формирующего требования по составу

контролируемых параметров;

• степени делегирования руководителем полномочий по функции

контроля;

• стиля руководства и степени ответственности исполнителей.

Развернутый состав факторов, оказывающих влияние на процессы

контроля, будет подробно описан в третьей главе, а сейчас лишь отметим

следующее. Технология организации контроля зависит от особенностей дея-

тельности конкретной организации, которые определяются ее внутренней

культурой. Во многом это зависит от стиля руководства, методов управле-

ния, сформировавшихся в предыдущий период работы традиций, требова-

ний внешних по отношению к рассматриваемой организационной системе ор-

ганов управления и систем, оказывающих существенное влияние на ее функ-

ционирование.

Выходными документами этапа контроля и оценки выполнения реше-

ний служат: отчеты, аналитические и служебные записки, протоколы, акты,

докладные и объяснительные записки, справки. Причем состав показателей,

содержащихся в отчетных документах, определяется потребностями каждой

конкретной организации. Характеристика большинства документов приве-

дена выше, здесь же остановимся лишь на докладной и объяснительной за-

писке. Докладная записка — документ, содержащий обстоятельное изло-

жение вопроса, отражающего результаты деятельности организации. Объ-

яснительная записка — документ, в котором сотрудник объясняет причи-

ны невыполнения задания или дисциплинарного проступка. Документы,

формирующиеся на этапе контроля реализации управленческого решения,

показаны на рис. 2.12.

Пакет документов IV

Индивидуальные

Отчет

Докладная записка

Протокол

Акт

Объяснительная записка

Справка

Аналитическая записка

Служебная записка

Рис. 2.12. Пакет документов на этапе контроля реализации решения

Виды документов на выходе этапа контроля и оценки выполнения ре-

шений относят к группе информационно-справочных.

Хотелось бы отметить, что помимо перечисленных документов, соз-

дающихся на данном этапе, существует потребность дополнительного до-

кументационного обеспечения аспектов, связанных с решением задачи кон-

троля и оценки исполнительской деятельности в организации. Например,

могут формироваться так называемые напоминания о необходимости вы-

полнения документа к указанному сроку либо предупреждения, которыми

исполнителю сообщается об истечении срока выполнения и другие. Как пра-

вило, их состав и содержание имеют определенную специфику для каждой

организации.

С учетом вышеизложенного полная схема классификации документов

по информационной поддержке управленческого решения может быть пред-

ставлена в следующей форме (рис. 2.13).

Функция управления

Вид документа

Целе-

выяв-

ление

Принятие

решения

Организация

выполнения

решения

Контроль

реализации

решения

Акт

Аналитическая

записка

Докладная

записка

Задание

Инструкция

Наряд-заказ

Объяснительная

записка

Отчет

План

Постановление

Предписание

Приказ

Программа

Протокол

Распоряжение

Решение

Служебная

записка

Справка

Указание

Рис. 2.13. Обобщенный перечень документов по функциям управления

Анализ распределения видов документов по функциям управления по-

зволяет сделать следующие выводы:

1) количественный и качественный состав пакетов документов на эта-

пах целевыявления и контроля реализации решения во многом совпадает;

2) документы этапа организации выполнения решения лишь детализи-

руют содержание документов этапа выработки и принятия решения, то есть

по сути их можно рассматривать как единый пакет документов;

3) все документы, обеспечивающие информационную поддержку жиз-

ненного цикла управления организацией, относятся к внутреннему типу.

В заключение отметим, что все документы, используемые в управле-

нии, явным или косвенным образом документируют решение. Способ клас-

сификации документов по элементарным функциям управления позволяет

обозначить место и понять роль каждого документа в принятии решения.

Достаточно очевидно, что все документы можно представить в виде двух

крупных блоков:

1) документы этапов «Целевыявление» — «Контроль реализации

решения»;

2) документы этапов «Выработка и принятие решения» — «Организа-

ция выполнения решения».

Дополнительного исследования требует проблема документационной

поддержки информационного взаимодействия организации с элементами

внешней среды. Внешними по отношению к исследуемой системе могут

быть вышестоящие организации, подведомственные организации, а также

организации-партнеры. Документационное взаимодействие с вышестоящи-

ми организациями основано, с одной стороны, на получении документов

управляющего воздействия, а с другой — на множестве отчетной докумен-

тации, отражающей реакцию системы на управляющие воздействия. Управ-

ляющие воздействия, получаемые от вышестоящих органов, могут быть

оформлены следующими документами: стандартом, приказом, решением,

постановлением, инструкцией, распоряжением, указанием, нормативами,

положением, представлением. Информирование, отображающее ответную

реакцию на управляющие воздействия, оформляется документами: отчетом,

справкой, заявкой, актом.

Документирование процесса взаимодействия ор-

ганизации с партнерами по производству и потребителями конечного про-

дукта своей деятельности может оформляться следующими документами:

актом, доверенностью, заявкой, договором, протоколом, справкой.

Общим, наиболее часто используемым в процессе взаимодействия ор-

ганизаций, вышестоящих органов, партнеров и населения документом явля-

ется письмо.

Дадим определения содержания тех видов документов, которые не

упоминались в предыдущем тексте.

Стандарт (в широком смысле слова) — образец, эталон, модель,

принимаемые в качестве исходных для сопоставления с ними других подоб-

ных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавли-

вает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утвер-

ждается компетентным органом.

Нормативы — документы, содержащие расчетные величины затрат

ресурсов, применяемые в нормировании и планировании производственной

и хозяйственной деятельности.

Представление — документ, содержащий рекомендации определен-

ных действий и мероприятий по вопросам деятельности организации.

Доверенность — документ, предоставляющий доверителем права до-

веренному лицу на совершение каких-либо действий от своего имени. Дове-

рителем и доверенным могут выступать юридические и физические лица.

Заявка — документ, составляемый стороной, заинтересованной в по-

лучении определенных ресурсов и конечных продуктов (потребителем) в

адрес поставщика.

Договор (коммерческий контракт) — основной правовой документ во

взаимодействиях между организациями, представляющий собой соглашение

сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию инфор-

мационно-справочных документов. Письма позволяют осуществлять опера-

тивную связь между организациями и физическими лицами. Письма могут

быть: гарантийные, информационные, инструкционные, заявочные, изве-

щающие, приглашающие, разъясняющие, рекомендующие и т. д.

При необходимости срочной передачи информации составляются те-

леграммы, факсограммы и телефонограммы. Они по назначению соответст-

вуют письму, поэтому отдельно описываться не будут. Перечень докумен-

тов, обеспечивающих взаимодействие данной организационной системы с

внешними системами, показан на рис. 2.14.

Документы, обеспечивающие взаимодействие с внешними

организационными системами

Вышестоящие

организационные системы

Организационные системы

существенной среды

Исходящие Входящие Исходящие Входящие

Стандарт Отчет Акт Акт

Приказ Справка Доверенность Доверенность

Решение Заявка Заявка Заявка

Постановление Акт Договор Договор

Распоряжение Письмо Протокол Протокол

Инструкция Справка Справка

Указание Письмо Письмо

Нормативы

Положение

Представление

Письмо

Рис. 2.14. Перечень документов при взаимодействии с внешними системами

Колонки «исходящие» и «входящие» на этом рисунке следует тракто-

вать как исходящие документы со стороны внешних систем в адрес органи-

зационной системы и входящие документы во внешние системы от органи-

зационной системы.

Документы, обеспечивающие процесс взаимодействия организацион-

ной системы с подведомственными системами, соответствуют в основном со-

ставу документов между данной системой и вышестоящими организациями.

ГЛАВА 3

КОНТРОЛЬ РЕАЛИЗАЦИИ РЕШЕНИЯ

И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА

3.1. Основные понятия и определения контроля

Анализ литературных источников позволяет сделать вывод, что поня-

тие контроля необходимо рассматривать, с одной стороны, как процесс, с

другой стороны — как функцию, предполагающую наличие ее носителя

(субъекта) и адресата (объекта). В организационной системе субъектом кон-

троля выступает как руководитель, так и служба ДОУ. Объект контроля

также имеет двойственную природу: с одной стороны — это решение, а с

другой стороны — исполнитель. Приведем несколько определений контро-

ля, встречающихся в литературе:

контроль — это систематическая конструктивная деятельность,

направленная на приближение фактического исполнения к заранее намечен-

ному состоянию дел. Контроль и проверка исполнения, в свою очередь, по-

зволяет определить степень соответствия намеченных целей и решений их

фактической реализации [2];

контроль — процесс определения, оценки и информирования об от-

клонениях действительных значений от заданных или их совпадении [20];

контроль — это труд по наблюдению и проверке соответствия про-

цесса функционирования объекта принятым управленческим решениям —

законам, планам, нормам, стандартам, правилам, приказам и т. д.; выявле-

нию результатов воздействия субъекта на объект, допущенных отклонений

от требований управленческих решений, от принятых принципов организа-

ции и регулирования [21].

Приведенные формулировки во многом совпадают, но ни одна из них

не рассматривает понятия субъекта и объекта и их взаимосвязи.

Эти вопросы частично поднимаются в [22], где указывается, что «объ-

ектом контроля исполнения является работа по реализации принятого

решения, но поскольку ее результат (в пределах аппарата управления) чаще

всего принимает форму документа, то в практике учреждений наблюдается

совмещение контроля исполнения как функции управления и контроля

исполнения как вида делопроизводственного обслуживания».

Обобщая вышеизложенное, приведем определения контроля с точки

зрения субъектов контроля (руководителя и специальной службы контроля):

контроль — анализ и оценка степени достижения цели управле-

ния путем определения фактического влияния решения и результата его ис-

полнения на конечный продукт деятельности системы;

контроль — периодический сбор необходимой информации о реа-

лизации решения в точках контроля, передача данных адресату контроля.

Для небольших коллективов или структурных подразделений боль-

шой организации эти варианты «сливаются» в одно общее понятие, что со-

ответствует фактическому выполнению руководителем функций управления

и документационного обеспечения управления.

Оба приведенных определения косвенно касаются объектов контроля:

как самого решения, так и исполнителя этого решения.

Рассмотрим далее содержание контроля отдельно по отношению к

решению и исполнителю. Очевидно, что содержание контроля по отноше-

нию к этим объектам будет различным. Представим примерный и достаточ-

но условный перечень характеристик каждого из объектов и их взаимосвязь

(рис. 3.1).

Решение должно содержать ответы на следующие вопросы: что нуж-

но сделать, кто должен сделать, когда нужно сделать, какие ресурсы

нужны.

Исполнитель может быть описан следующими параметрами: долж-

ность, квалификация, дисциплинированность, умение, творческий потенциал.

Уже на стадии принятия решения руководитель планирует, кому ис-

полнять это решение (кто должен сделать), причем исполнитель подбира-

ется по значению своих характеристик. В то же время говорить о контроле

исполнителя без наличия выполняемого им решения также бессмысленно.

Это позволяет утверждать, что, с одной стороны, функция контроля

исполнения решения направлена на мониторинг хода реализации непосред-

ственно решения, а с другой — на контроль исполнительской деятельности

исполнителя.

Исполнитель:

должность,

квалификация,

дисциплинированность,

умение,

творческий потенциал

Решение:

что нужно сделать,

когда нужно сделать,

какие ресурсы нужны

Рис. 3.1. Взаимосвязь между решением и исполнителем

Процесс реализации решения протекает во времени (когда нужно сде-

лать) и имеет начало (дату принятия решения) и окончание (дату выполне-

ния решения). Причем решение может иметь несколько дат выполнения: пла-

нируемую, дату переноса срока выполнения (и не одну), дату фактического

выполнения. Так как контроль реализации решения завершается только в да-

ту выполнения решения (планируемую, переноса, фактическую), то оконча-

тельные значения всех контролируемых параметров можно получить только

по состоянию на эти даты. Следовательно, сроки поступления данных при

контроле реализации решения определяются датами:

• планируемой датой выполнения решения;

• датой переноса срока выполнения решения;

• фактической датой выполнения решения.

3.2. Точки контроля и адресаты получения результатов

Для выбора и обоснования точек контроля и адресов поставки резуль-

татов контроля приведем систему управления в виде идеальной иерархиче-

ской структуры без внешних связей, где каждый элемент структуры обозна-

чен двумя цифрами через точку (цифра перед точкой — номер уровня; цифра

после точки — номер элемента уровня) (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Организационная система

Элементы, составляющие организационную систему, являются непо-

средственно ее основой, как бы «скелетом» организации, причем независи-

мо от того, до какой степени детализации система разбивается по составу

элементов, как они взаимодействуют между собой, изменяется ли со време-

нем их количество и качество: нет элементов — нет и системы. При этом

каждый элемент может быть представлен либо структурным подразделением,

либо сотрудником.

В зависимости от этапов жизненного цикла управленческого решения

сотрудник — это либо лицо, принимающее решение, либо исполнитель ре-

шения.

Исходя из принципа единоначалия, элемент (2.1) является непосред-

ственным руководителем элементов (3.1), (3.2); элемент (2.2) — непосред-

ственный руководитель элементов (3.3), (3.4), (3.5). В свою очередь, элемент

1.1

2.1

2.2

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

(1.1) — непосредственный руководитель элементов (2.1), (2.2) и руководи-

тель организационной системы в целом.

Указанное свойство элементов позволяет сделать следующее утвер-

ждение — точкой контроля в системе является ее элемент.

Принятое на верхнем уровне иерархии управления решение декомпо-

зируется, детализируясь в соответствии с уровнем и функциями элементов

системы. Причем решение могут исполнять все элементы системы, опреде-

ленное подмножество элементов, отдельные элементы. В зависимости от это-

го возникают различные варианты организации контроля решения (рис. 3.3.):

1) решение предполагает выполнение определенных действий всеми

элементами системы, контроль осуществляется на высшем уровне иерархии;

2) решение предполагает выполнение определенных действий элемен-

тами одной из ветвей системы с контролем по первому варианту;

3) решение предполагает выполнение определенных действий элемен-

тами одной из ветвей системы, но контрольные полномочия делегированы

элементу второго уровня, являющемуся непосредственным руководителем

нижестоящих элементов ветви дерева иерархии.

На основании вышеизложенного можно утверждать, что адресом по-

лучения результата контроля при первом и втором вариантах является эле-

мент высшего уровня иерархии, а при третьем варианте контрольная функ-

ция возложена на элемент второго уровня. Если ветвление дерева будет

продолжено, то адресатом может оказаться элемент более низкого уровня

иерархии. Правило определения адресата определяется условием делегиро-

вания полномочий от высшего уровня к низшему. Но при любом варианте

адресом поставки результатов контроля является вышестоящий элемент

системы, имеющий в прямом подчинении контролируемый элемент.

Следовательно, можно утверждать, что любой элемент организаци-

онной системы служит точкой контроля для вышестоящих и адресом

поставки результатов контроля для связанных с ним нижестоящих

элементов иерархии.

Поскольку точка и адрес контроля совмещены, обозначим их единым

термином — «узел контроля», под которым будем понимать любой эле-

мент организационной системы, служащий адресом поставки результа-

а б в

Рис. 3.3. Варианты организации контроля решения:

первый (а); второй (б); третий (в)

тов контроля для нижестоящих элементов и точкой контроля для вы-

шестоящих элементов.

Введенное понятие узла контроля можно использовать при организа-

ции контроля исполнения решения в различных организационных структу-

рах, основанных на бюрократической модели управления, которой прису-

щи следующие особенности [23]:

• иерархичность построения организации;

• четкое разделение труда с использованием на каждой должности

специалиста соответствующей квалификации;

• дух формальной обезличенности должности;

• формализация взаимоотношений между должностями (нормы и

правила выполнения функций и взаимодействия).

Основными типами организационных структур бюрократической мо-

дели управления являются: линейная, функциональная и линейно-

функциональная (штабная). Так как все эти структуры построены по прин-

ципу иерархии, то совмещение точек контроля и адреса получения его ре-

зультата очевидно, то есть введенное определение узла контроля на них

распространяется.

3.3. Роль руководителя в организации контроля

реализации решения

Большинство работ, посвященных управленческой тематике, в частности

[8, 11, 24, 25], уделяют внимание роли руководителя в реализации функции

контроля исполнения решений. Это объясняется тем, что именно в зависи-

мости от умения руководителя обеспечить выполнение принятых решений

можно судить о его способности управлять коллективом. На качественное

решение этой проблемы оказывают влияние следующие факторы:

• стиль управления, присущий руководителю;

• норма управляемости (масштаб управления);

• обратная связь «исполнитель — руководитель».

Перейдем к анализу влияния этих факторов на организацию контроля

исполнения решения руководителем.

Под стилем управления будем понимать манеру поведения руково-

дителя по отношению к подчиненным. Наиболее известные работы в облас-

ти исследования стилей руководства, описанные в [26, 27, 28], принадлежат

Д. МакГрегору, Р. Лайкерту, Р. Блейку и Д. Мутону, В. Реддину, П. Херси и

К. Бландед. В этих работах предлагается несколько подходов к оценке сти-

ля управления руководителя: по личным качествам, поведенческий, ситуа-

ционный.

При оценке стиля управления по личным качествам используется

теория великих людей. Согласно этой теории лучшие из руководителей