Ехлаков Ю.П. Методы и технологии документационного обеспечения управленческих решений

Подождите немного. Документ загружается.

Таблица 4.2

Категории персонала аппаратов управления в различных источниках информации

Вид опроса

Краткое

содержание

Основные

достоинства

Основные

недостатки

Анкетирование

Экспертам предъявляются (очно

или заочно) опросные листы (ан-

кеты) в форме таблиц и правила

их заполнения

Наибольшая вероятность од-

нозначной трактовки вопро-

сов; конкретность ответов;

готовность результатов к ко-

личественной обработке

При очном анкетировании су-

ществует возможность оказа-

ния влияния анкетирующего

на ответы эксперта

Интервьюирование

Групповая или индивидуальная

беседа эксперта с интервьюером.

Устные ответы эксперта. Содер-

жание вопросов заранее, как

правило, неизвестно

Непрерывный живой контакт

интервьюера с экспертом.

Получение большого коли-

чества информации по теме

опроса

Поверхностное освещение объ-

екта экспертизы. Возможность

сильного влияния интервьюера

на ответы эксперта. Отсутст-

вие времени на обдумывание

Дискуссия

Заседание для решения задач, не

требующих точной количествен-

ной оценки. Предполагает опре-

деление позиций каждого экспер-

та и выработку общего решения

Получение всесторонней ин-

формации для анализа про-

блем и принятие согласован-

ных решений

Невозможность получения точ-

ной количественной оценки эк-

спертизы. Уклонение от темы.

Высокая опасность конфор-

мизма

Совещание

Заседание для информирования

и ориентации участников, обме-

на мнениями, координации со-

вместных действий

Выработка единого направ-

ления при планировании оп-

ределенных задач и их реа-

лизации

Высокая степень влияния пер-

вых руководителей. Как пра-

вило, принимаются заранее

выработанные решения

Мозговой штурм

Генерирование новых идей, ре-

шение проблем в ходе неформаль-

ного коллективного размышления.

Заседание (сеанс) проводится по

определенным правилам

Наиболее эффективный спо-

соб получения максимально-

го количества новых идей и

творческих решений нетри-

виальных проблем

Применим в основном для

первоначального осмысления

проблемы и генерации резуль-

татов на уровне идей, подле-

жащих дальнейшей доработке

И С П О Л Н И Т Е Л Ь

Точность в сроках

выполнения

задания

Оценка

параметра

Выполнено

раньше срока

Выполнено

точно

в срок

Выполнено

позже срока

Категория

исполнителя

данного задания

Высший

уровень

авления

Средний

уровень

управления

Низший

уровень

управления

Качество

работы

исполнителя

Соответствует

требованиям

Имеет

существенные

недостатки

Не

соответствует

требованиям

Напряженность

труда

исполнителя

Значительный

объем заданий

на выполнение

Загруженность

в переделах

но

мы

Неполная

загрузка

Стабильность

выполнения

задания

Задания, как

правило, выпол-

няются в срок

Нерегулярное

выполнение

заданий в с

ок

Систематическое

невыполнение

заданий в срок

Оценка

показателя

Ваши предложения:

Организация

Должность эксперта

Подпись:

Рис. 4.19. Анкета оценки исполнителя

З А Д А Н И Е

Степень влияния

результатов

исполнения задания

Уровень

агрегированности

задания

Уровень

инновационности

задания

Нестандартное

(инновационное)

Задание,

имеющее

прототип

Стандартное,

периодически

повто

яющееся

Основные

показатели

деятельности

Базовые

показатели

деятельности

Вторичные

показатели

деятельности

Высший

уровень

управления

Средний

уровень

управления

Оценка

показателя

Ваши предложения:

Организация

Рис. 4.20. Анкета оценки задания

НИИ труда

Должность эксперта

Подпись:

Заместитель

директора

Оценка

параметра

Источник

инициирования

задания

Вышестоящие

органы управления

Потребители

конечного продукта

Структурные

подразделения

ганиза

ии

Подведомственные

организации

Рес

рсоемкость

реализации

задания

Требует

значительных затрат

ресурсов

Требует, в основном,

значительного

ресурса времени

Соответствует

нормативному

потреблению ресурсов

Низший

уровень

управления

Подготовительные занятия с будущими экспертами ориентированы на

ознакомление с предметной областью проводимой экспертизы. Кроме того,

на занятиях дается краткое изложение методологии экспертного оценивания

и физического замысла, приводятся комментарии к содержательной модели

дерева исполнительской деятельности, дается интерпретация показателей и

параметров элементов «Задание» и «Исполнитель». На занятиях отрабатывает-

ся языковое описание элементов дерева, производится настройка содержания

анкет на определенный тезаурус организации, при этом предусматривается

возможность изменения названий показателей и параметров, например пока-

затель «Инновационность» можно заменить на близкий по смыслу «Новиз-

на», а показатель «Область влияния» — на «Важность». Подобная настройка

позволяет существенно повысить качество оценки объектов экспертизы.

4.4. Математическая модель

исполнительной деятельности

В основу математической модели оценки исполнительной деятельно-

сти положена формальная структура дерева исполнительской деятельности

[54] (рис. 4.21). Множеством объектов экспертного оценивания будет яв-

ляться совокупность элементов третьего и четвертого уровней дерева ис-

полнительской деятельности, обозначим это множество через

U. Тогда мно-

жество объектов оценивания элемента «Исполнитель» составляет множество

},,,,,{

654321

AAAAAAA =

, множество объектов оценивания элемента «Зада-

ние» составляет множество

},,,,,{

654321

BBBBBBB

. Очевидно, что

=∩

∅ и

∪ . В свою очередь, множества А и В являются объеди-

нением подмножеств

AA ,

Исполнительская

еятельность

Исполнитель

Задание

…

Рис. 4.21. Дерево исполнительской деятельности

Рассмотрим последовательно содержание каждого из подмножеств

⊂

. Пусть },,,,{

543211

aaaaaA = — совокупность элементов третьего

уровня описываемых множеством показателей, характеризующих элемент

«Исполнитель». Тогда подмножества },,,,{

65432

AAAAA составляют соответ-

ственно совокупность элементов четвертого уровня элемента «Исполнитель»,

описывающих множество параметров:

},,{

1312112

aaaA

},,{

2322213

aaaA =

},,{

3332314

aaaA = , },,{

4342415

aaaA = , },,{

5352516

aaaA

Аналогичные подмножества можно выделить и по элементу «Задание»:

},,,,{

543211

bbbbbB = , },,{

1312112

bbbB = , },,{

2322213

bbbB

, },,{

3332314

bbbB = ,

},,{

4342415

bbbB = , },,{

5352516

bbbB = .

На количество элементов этих подмножеств накладывается следующее

условие: число их четко фиксировано. Такое условие принято эмпирически

и вытекает из необходимости соблюдения масштаба дерева при реальном

использовании метода оценки исполнительской деятельности в организа-

ции [55].

Очевидно, что составные индексы элементов подмножеств говорят о

том, что они являются результатом декомпозиции того или иного элемента

третьего уровня дерева исполнительской деятельности. Иначе говоря, каж-

дое из подмножеств

},,,,{

65432

AAAAA является сечением )(

aS по элемен-

там множества

A , т. е.

)(

aSA

)(

aSA

, )(

aSA

, )(

aSA = ,

)(

aSA = . Выделение подмножеств

A из множества А аргументируется

следующим образом: во-первых, элементы этих подмножеств лежат на раз-

ных уровнях иерархии дерева исполнительской деятельности; во-вторых,

необходимостью удовлетворения следующих условий по каждому из под-

множеств:

•

оценка элементов любого подмножества производится в форме ве-

совых коэффициентов на отрезке [0, 1];

•

сумма оценок элементов подмножества должна быть равна 1.

Процедура экспертного оценивания заключается в последовательном

определении экспертами количественных оценок относительной важности

показателей и параметров элемента «Исполнитель» (множество А) и элемен-

та «Задание» (множество В).

Процедуру оценивания опишем на примере множеств }{

AA − . Методом

непосредственных оценок каждый эксперт присваивает численное значение

в интервале [0, 1] каждому элементу

∈

по критерию относительной

важности элементов между собой. Получим соответственно множество чи-

сел }{

,, kpi

x ,

skpi ,1,2,1,5,1 === . Пусть },,,,{

543211

xxxxxX

— множе-

ство оценок элементов подмножества

. При этом элементы множеств

X , имеющие одинаковые индексы, обозначены через

Cxa

∈),(

, где

XAC →⊂

. Групповую экспертную оценку

элемента множества

вы-

числим по следующей формуле:

,5,1,

=⋅=

∑∑

ixRx

kpipki

(4.4)

где

R — нормативный вес

-го эксперта на

-м уровне иерархии управ-

ления.

Аналогичным образом получим множество оценок показателей и па-

раметров элемента «Исполнитель» по каждому из подмножеств

},{}{

62 kpji

xAA −− ,3,1,5,2 == ji

Skp ,1,2,1 == . Групповую экспертную

оценку по каждому из элементов вычислим по формуле

.3,1,5,2,

==⋅=

∑∑

jixRx

kpjipkji

(4.5)

В результате выполнения вышеописанных процедур получим сле-

дующие групповые оценки дерева исполнительской деятельности по ветви

«Исполнитель»:

X — оценки элементов третьего уровня (показателей);

XX −

— оценки элементов четвертого уровня (параметров).

Абсолютно идентично формируются оценки элементов множества

по ветви «Задание» дерева исполнительской деятельности. Обо-

значим группу этих оценок через множество Y , тогда:

Y — оценки элементов третьего уровня (показателей);

YY −

— оценки элементов четвертого уровня (параметров).

Результаты экспертного оценивания представим в виде двух таблиц:

таблицы определения оценки выполненного задания и таблицы определения

оценки невыполненного задания [56].

При этом в соответствии с ранее изложенным будем считать, что

при

выполнении конкретного задания расчет оценки исполнительской дея-

тельности производится по совокупности элементов ветви «Исполни-

тель»

, точнее по числовым значениям этих элементов (табл. 4.3), а при не-

выполнении задания — соответственно по совокупности элементов

ветви «Задание»,

то есть по их числовым значениям (табл. 4.4).

Окончательный расчет оценки исполнительской деятельности сотруд-

ника производится следующим образом.

1. Определяется оценка исполнительской деятельности сотрудника

при условии выполнения им конкретного задания:

∑

⋅=

jii

xxW , (4.6)

где

x — экспертная оценка значимости i-го параметра;

x — экспертная оценка значения j-го параметра i-го показателя;

∗

j — индекс конкретного задания.

2. Определяется оценка исполнительской деятельности сотрудника при

условии невыполнения им конкретного задания:

∑

⋅=

jii

yyW . (4.7)

Содержательный смысл оценки исполнительской деятельности со-

трудника состоит в нахождении числового значения разницы суммы весов

качеств исполнителя, полученных при выполнении каждого конкретного за-

дания и суммы весов заданий, при невыполнении каждого конкретного за-

дания:

∑∑

−=

WWW

, (4.8)

где

N — количество успешно выполненных сотрудником заданий;

M — количество не выполненных сотрудником заданий.

Таблица 4.3

Таблица определения выполненного задания

(по элементам исполнителя)

Оценка параметра

Показатели, характеризующие

элемент «Исполнитель»

Оценка

показателя

1 2 3

1. Точность в сроках выполнения

конкретного задания

2. Категория исполнителя

конкретного задания

3. Качество выполнения задания

4. Напряженность труда

исполнителя

5. Стабильность выполнения

заданий

Таблица 4.4

Таблица определения оценки невыполненного задания

(по элементам задания)

Оценка параметра

Показатели, характеризующие

элемент «Задание»

Оценка

показателя

1 2 3

1. Уровень инновационности

2. Источник инициирования

3. Степень влияния результатов

исполнения задания

4. Ресурсоемкость реализации

задания

5. Уровень агрегированности

Назовем полученную по формуле (4.8) общую оценку исполнитель-

ской деятельности работника

абсолютной. Понятно, что ее значение может

быть как положительным, так и отрицательным.

Естественно предположить, что множество заданий выполняется не

одновременно, а за какой-то период времени. Следовательно, оценка испол-

нительской деятельности формируется за определенный фиксированный пе-

риод деятельности работника и, соответственно, организации [56].

В качестве примера прокомментируем логику руководителя по оценке

исполнения приказа «О внедрении информационных технологий в финансо-

вом управлении».

1. Показатель «Уровень инновационности задания». В организации

ведутся работы по информатизации. Выполнено несколько проектов. Хотя

рабочее место руководителя экономического отдела автоматизируется впер-

вые, но сама технология проектирования уже не является абсолютно новой

областью для организации. В то же время ее нельзя квалифицировать как

стереотипную. Процесс разработки информационных систем всегда имеет

элементы творчества, поэтому показатель оценивается параметром «Прото-

типы».

2. Показатель «Источник инициирования». В целом вышестоящие ор-

ганы и потребителей интересует продукция организации, а не то, с помо-

щью каких средств осуществляется обработка информации в финансовом

управлении, поэтому можно выбрать параметр «Структурные подразделе-

ния организации».

3. Показатель «Степень влияния результатов исполнения задания».

Автоматизация рабочего места экономистов улучшает качество работы ап-

парата управления, но напрямую не влияет на основные и базовые показате-

ли деятельности, поэтому выбирается параметр «Вторичные показатели дея-

тельности».

4. Показатель «Ресурсоемкость реализации задания». Разработка про-

екта — это инженерный, творческий труд. Материальных ресурсов, кроме

обычного инструментария на рабочем месте проектировщика, эта работа не

требует. Но тот срок, который указан в приказе на выполнение работ, гово-

рит о том, что работа должна вестись напряженно именно по временному

ресурсу. Отсюда — выбираем параметр «Требует в основном значительного

ресурса времени».

5. Показатель «Уровень агрегированности задания». Задание дано на-

чальнику отдела. Он, в свою очередь, разбивает весь объем работ по проекту

между своими подчиненными, то есть дезагрегирует проект на более мелкие

задания по собственному усмотрению. Заместитель руководителя организа-

ции относится к высшему уровню управления, поэтому выбирается пара-

метр «Средний уровень управления организации».

Оценивание начальника отдела руководителем при исполнении выше-

упомянутого приказа представлено в таблице 4.5.

Таблица 4.5

Таблица определения оценки по элементам исполнителя

Оценка параметра Показатели

исполнителя

Показатели

исполнителя

а б в

1. Точность в сроках выполнения

задания

0,15 0,12 0,56 0,26

2. Категория исполнителя

конкретного задания

0,2 0,2 0,3 0,5

3. Качество выполнения задания 0,25 0,5 0,4 0,1

4. Напряженность труда исполнителя 0,2 0,6 0,35 0,05

5. Стабильность выполнения

заданий

0,2 0,6 0,3 0,1

Результаты экспертного оценивания представлены в таблице 4.6.

Таблица 4.6

Таблица определения оценки по элементам задания

Оценка параметра

Показатели

задания

Оценка

показателей

а б в

1. Уровень инновационности 0,1 0,5 0,3 0,2

2. Источник инициирования 0,21 0,33 0,37 0,3

3. Степень влияния результатов

исполнения задания

0,34 0,5 0,3 0,2

4. Ресурсоемкость реализации

задания

0,17 0,5 0,3 0,2

5. Уровень агрегированности 0,16 0,5 0,3 0,2

Далее приведем пример оценки исполнительской деятельности со-

трудника. Будем считать, что в таблице 4.6 приведены характеристики не-

выполненного задания, а в таблице 4.5 — характеристики выполненного за-

дания. Тогда в соответствии с формулами (4.6)–(4.8) оценку исполнитель-

ской дисциплины определим следующим образом:

.339,0)3,02,0()05,02,0()5,025,0()3,02,0()56,015,0(

=⋅

⋅

⋅+⋅=W

.3,0)3,016,0()3,017,0()3,034,0()3,023,0()3,01,0(

=⋅

⋅

⋅+⋅=W

039,03,0339,0

=−=

W .

В данном случае вес качеств исполнителя при выполнении первого

задания оказался выше веса второго, невыполненного, задания. Для сравне-

ния допустим, что первое задание начальник отдела выполнил бы не с каче-

ством «Соответствует требованиям» (числовое значение параметра — 0,5), а

с качеством «Требует значительной доработки» (числовое значение парамет-

ра — 0,1), то результат выполнения был бы

223,0

W и абсолютная оценка

W = –0,077.

100

Вполне очевидно, что уровень исполнительской деятельности кон-

кретного сотрудника в течение определенного периода времени можно оце-

нить только в сравнении с аналогичной деятельностью других сотрудников.

Будем называть этот уровень

рейтингом.

Для дальнейшего изложения материала введем множество абсолют-

ных оценок исполнительской деятельности работников аппарата управления

организации:

},,,,,,{

WWWWW ΚΚ=

где

W — абсолютная оценка исполнительской деятельности

p -го работ-

ника,

ki ,1= .

Согласно методике расчета абсолютной оценки исполнительской дея-

тельности значения этих оценок у работников могут различаться весьма

значительно, более того, они могут быть как положительными, так и отрица-

тельными.

Рассмотрим далее три варианта определения рейтинга сотрудников:

1) нормирование значений абсолютной оценки исполнительской дея-

тельности;

2) расчет коэффициента исполнительской деятельности без использо-

вания абсолютной оценки;

3) ранжирование значений абсолютной оценки исполнительской дея-

тельности.

Вариант 1. Этот вариант основывается на предположении, что оценки

исполнительской деятельности являются производными экспертных оценок,

и следовательно, имеют такую же вероятностную природу, как и экспертные

данные, что позволяет применить соответствующие статистические методы

обработки.

Рейтинговую оценку исполнителя предлагается определять по сле-

дующей формуле:

−

, (4.9)

где

— абсолютная оценка исполнительской деятельности;

∑

— средняя оценка исполнительской деятельности;

∑

−

)(

— среднеквадратичное отклонение.

При этом стандартизованные значения оценок имеют среднее, равное

нулю, а выборочную дисперсию — равную единице. Таким образом, все

оценки сведены в одну весовую категорию.

Данный вариант предлагается рассматривать в качестве гипотетиче-

ского. Это связано с тем, что при нормализации выполняется требование о

равенстве среднего выборочного нулю, в этом случае стандартизированные