Ехлаков Ю.П. Методы и технологии документационного обеспечения управленческих решений

Подождите немного. Документ загружается.

Ю.П. Ехлаков, В.Е. Кириенко, П.В. Сенченко

МЕТОДЫ И ТЕХНОЛОГИИ

ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

УДК 658.012.4:651.5

ББК 65.9(2)-21с51

Е 93

Рецензент:

Силич В.А., д-р техн. наук, профессор,

зав. кафедрой оптимизации систем управления

Томского политехнического университета

Ю.П. Ехлаков

Е 93 Методы и технологии документационного обеспечения

управленческих решений / Ю.П. Ехлаков, В.Е. Кириенко,

П.В. Сенченко. - Томск: Томск. гос. ун-т систем управления

и радиоэлектроники, 2005. - 180 с.

ISBN 5-86889-257-7

Рассматриваются проблемы документационного сопровождения

управленческого решения, описываются технологии и модели организации

документооборота, методы и алгоритмы принятия решения при

организации контроля и оценке исполнительской деятельности,

автоматизированные информационные системы поддержки электронного

документооборота.

Предназначена для научных сотрудников и специалистов,

занимающихся проблемами документационного обеспечения управления,

студентов специальностей «Государственное и муниципальное

управление», «Управление персоналом», «Документоведение и

документационное обеспечение управления».

УДК 658.012.4:651.5

ББК 65.9(2)-21с51

ISBN 5-86889-257-7 © Ехлаков Ю.П., Кириенко В.Е.,

Сенченко П.В., 2005

и радиоэлектроники, 2005

ВВЕДЕНИЕ

Эффективность учрежденческой деятельности во многом зависит от

качества и полноты описания управленческого решения на всех этапах его

жизненного цикла: целевыявления, выработки и принятия решения, органи-

зации исполнения, контроля исполнения решения и адекватного перевода

его на «язык» документа. Проблема однозначного соответствия различных

видов и типов документов, порождаемых на каждом из этапов жизненного

цикла управленческого решения, по-прежнему остается открытой. В одном

случае решение оформляется в виде приказа, в другом — в виде распоряже-

ния. Вопросы о том, чем служебная записка отличается от докладной, акт —

от протокола, не всегда бывают объяснимыми. В данной работе сделана по-

пытка ответить на поставленные вопросы: предложена классификация до-

кументов по элементарным функциям управления, рассмотрены варианты

вывода управленческого решения из жизненного цикла и описаны состояния

его реализации, по которым в дальнейшем предлагается производить оценку

исполнительской деятельности.

Не менее важной проблемой являются и вопросы обеспечения эффек-

тивного управления жизненным циклом движения документа (документаци-

онное обеспечение управления организацией). Выработка единых требований

к системе документооборота, выявление полного набора нормативных функ-

ций исполнителей и механизмов управления на каждом из этапов жизненно-

го цикла документа (формирование проекта, подготовка, регистрация, ис-

полнение, передача в архив) также являются не простой задачей.

Авторами монографии уточнен состав нормативных функций доку-

ментооборота, описана его функциональная модель с использованием SADT-

технологии, предложены динамическая модель контроля исполнения реше-

ния, основанная на математическом аппарате цветных сетей Петри, и алго-

ритм принятия решения руководителем при выводе решения из жизненного

цикла управления.

Одну из ключевых ролей в жизненном цикле управленческого реше-

ния занимает функция организации контроля исполнения решения. С одной

стороны, она затрагивает проблемы степени соответствия поставленных в

управленческом решении целей их реальному достижению, а с другой —

оценку исполнительской деятельности сотрудников организации при реали-

зации решения.

В целях повышения эффективности организации исполнения управ-

ленческого решения в работе исследованы взаимосвязи между процессом

принятия решения и реализующим его исполнителем; предложены варианты

организации точек контроля и адресатов получения информации о результатах

исполнения решений; описаны роли руководителей и исполнителей, варианты

делегирования полномочий руководителем, мотивации и стимулирования

исполнителей; введено понятие единицы контроля исполнения документа-

задания, которое в дальнейшем используется для оценки исполнительской

деятельности.

Оценка исполнительской деятельности сотрудников аппарата управ-

ления организации при исполнении управленческого решения является на

сегодня одной из самых сложных и трудноразрешимых задач, особенно, ког-

да речь идет о количественных параметрах оценивания. Авторами предложен

состав показателей описания исполнителя как субъекта решения и задания

как объекта оценивания, а также параметры измерения показателей. Для ко-

личественной оценки исполнительской деятельности в работе представлена

формальная модель, основанная на математическом аппарате метода экс-

пертных оценок, обоснована целесообразность использования количествен-

ных оценок исполнительской деятельности для повышения мотивации и ма-

териального стимулирования исполнителей.

Информационная поддержка электронного документооборота являет-

ся одним из ключевых факторов повышения эффективности управленческой

деятельности. В монографии приведен краткий анализ присутствующих на

рынке автоматизированных информационных систем поддержки электрон-

ного документооборота, с использованием содержательных моделей сфор-

мулированы нормативные требования к системам такого класса, описана

функциональная структура автоматизированной информационной системы

«Контроль организационно-распорядительской деятельности».

Большинство приведенных в монографии результатов основываются

на содержательных моделях системного подхода «томской школы», описан-

ных в работах [1–5]. В этой связи авторы, опираясь на указанные работы,

сочли целесообразным в первой главе монографии раскрыть основные эта-

пы системного подхода, описать содержательные модели анализа систем,

модели и алгоритмы декомпозиции.

ГЛАВА 1

СОДЕРЖАТЕЛЬНЫЕ МОДЕЛИ

СИСТЕМНОГО АНАЛИЗА

1.1. Основные этапы системного анализа

Производственные, социальные, организационные и природные сис-

темы обладают множеством различных свойств: они достаточно сложны,

распределены в пространстве, динамичны во времени, поведение их описы-

вается как детерминированными, так и стохастическими законами и т.д. В

управлении такими системами задействовано большое количество людей,

громадные природные, материальные и энергетические ресурсы. Умение

распознать исследуемую систему, выделить ее из среды, декомпозировать

на отдельные составляющие и изучить их свойства является основной зада-

чей системного анализа.

Анализ отечественной и зарубежной литературы позволяет сформули-

ровать следующую последовательность действий при проведении системно-

го анализа любого процесса, явления, события:

1) выделение исследуемой системы из среды;

2) определение множества проблемных ситуаций системы;

3) формулировка множества целей, определение критериев их достиже-

ния;

4) определение множества функций (мероприятий) по достижению це-

лей;

5) распределение (закрепление) множества функций по элементам

структуры системы;

6) определение множества ресурсов и организационно-экономических

механизмов эффективного функционирования системы.

Другими словами, при проведении системного анализа необходимо:

• выделить объект анализа;

• понять, что нас не удовлетворяет;

• сформулировать, как должно быть;

• выявить, что надо сделать;

• определить, кто это будет делать;

• решить, за счет чего и при каких условиях это будет сделано.

Остановимся далее на содержании каждого из выделенных этапов.

Будем считать, что система есть конечное множество объектов, опре-

деленным образом выделенных из среды, среда — бесконечное множество

элементов, не вошедших в систему. Между системой и средой существует

множество взаимосвязей. Тогда определение системы можно сформулиро-

вать следующим образом: система есть конечное множество элементов и

отношений между ними, выделяемое из среды в соответствии с задан-

ной целью. Простейшая модель взаимодействия между системой и средой

выглядит следующим образом (рис. 1.1). Элементы внешней среды задают

системе множество целей и ограничений —

}{=

, поставляют мно-

жество ресурсов —

.}{

xΧ =

Выходом системы является множество

конечных продуктов и услуг

(КП) —

}{

yY =

, ориентированных на удовлетворение потребностей внеш-

ней среды. При этом множество конечных продуктов и ресурсов можно

классифицировать на

материальные, информационные, финансовые, трудо-

вые, энергетические группы

. В ряде случаев в классификаторе выходов сис-

темы помимо полезных конечных продуктов необходимо выделять

отходы,

т.е. конечные продукты, оказывающие негативное влияние на внешнюю

среду.

В соответствии с вышеизложенным можно утверждать, что

первым

этапом системного анализа является

построение модели взаимодейст-

вия системы и среды

. При этом необходимо решить следующие задачи:

1) выделить множество интересующих нас элементов внешней среды,

объединив их в систему;

2) определить множество элементов внешней среды, взаимодейст-

вующих с системой;

3) выделить и описать множество взаимосвязей между системой и

элементами внешней среды.

Возникшая или назревшая степень неудовлетворения элементов

внешней среды конечными продуктами системы либо низкая эффективность

воздействия и взаимодействия элементов внешней среды с системой порож-

дают такое понятие системного анализа, как проблемная ситуация.

Проблемная ситуация — это несоответствие:

•

между желаемым и действительным;

•

между потребностями и возможностями;

•

между планом и фактом и т.д.

Рис. 1.1. Модель взаимодействия системы и среды

Система — S

Среда — P

}{

xΧ =

}{

zΖ

В качестве нормативной модели выявления и описания множества

проблемных ситуаций целесообразно использовать модель взаимодействия

«система ↔ среда», проводя при этом последовательный анализ множеств

}{

}{},{

ρρ

zZxX

, где

— элемент внешней среды.

При проведении данного этапа системных исследований прежде всего

необходимо четко сформулировать сущность проблемы и описать ситуа-

цию, в которой она имеет место. Этот вид деятельности можно представить

в виде следующей последовательности действий:

установление наличия проблемы, т.е. уяснение, существует ли про-

блема в действительности либо является надуманной;

определение новизны проблемной ситуации;

установление причин возникновения проблемной ситуации;

выявление степени взаимосвязи проблемных ситуаций;

определение полноты и достоверности информации о проблемной

ситуации;

установление возможности либо невозможности разрешения про-

блемы.

Формулировка целей как будущих желаемых результатов при реше-

нии выявленных проблем

является следующим этапом системного ана-

лиза

. Значимость этого этапа системного анализа хорошо интерпретируется

цитатой римского философа Сенеки:

«Когда не знаешь, какая гавань тебе

нужна, любой ветер будет попутным».

В данном случае при определении

понятия цели будем исходить из следующих предпосылок. Поскольку про-

блемная ситуация идентифицируется с анализом взаимоотношений системы

с элементами внешней среды, то

под целями системы будем понимать иде-

альный информационный образ взаимоотношений системы с элемен-

тами внешней среды.

Таким образом, главная трудность определения целей связана с тем,

что цели являются как бы антиподом проблем. Формулируя проблемы, мы

говорим в явном виде, что нас не удовлетворяет; говоря о целях, мы пыта-

емся сформулировать, что мы хотим. При формулировке цели не следует

определять ее в терминах средств достижения цели. Предположим, вы хотите

улучшить информационную поддержку управления фирмой. Формулировка

цели в данном случае в виде «Приобретение необходимого количества ПЭВМ»

является лишь одним из возможных мероприятий в этом направлении. Рас-

сматривая возможные пространства целеполагания, выделим следующие

виды целей, свойственные любой организационной системе (рис. 1.2):

•

цели, определяемые вышестоящими организациями;

•

цели, формирующиеся в результате взаимодействия системы с эле-

ментами внешней среды;

•

собственные цели системы;

•

цели, формирующиеся в результате взаимодействия системы с под-

ведомственными организациями.

При этом множество целей может быть и противоречивым. Например,

Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки требует от вузов

подготовку специалистов осуществлять в соответствии с государственными

образовательными стандартами; предприятиям и организациям внешней

среды желательно получить преимущественно узкопрофильных специали-

стов для выполнения конкретных задач; вуз же заинтересован в выпуске высо-

коквалифицированных специалистов, способных решать широкий спектр раз-

ноплановых задач.

По отношению к состоянию целей система может находиться в двух

режимах:

функционирования и развития. В первом случае считается, что

система полностью удовлетворяет потребности внешней среды, и процесс

перехода ее и ее отдельных элементов из одного состояния в другое проис-

ходит при постоянстве заданных целей. Во втором случае считается, что

система в некоторый момент времени перестает удовлетворять потребнос-

тям внешней среды, и требуется корректировка прежних целевых установок.

Окончательная формулировка целей системы должна быть согласо-

вана с

выбранной системой показателей эффективности достижения

целей

. Исходя из вышеизложенного цели системы выражают субъективную

точку зрения на то, для чего создается система, какой результат будет полу-

чен в процессе ее функционирования (развития). Критерий же эффективно-

сти — это оценка качества функционирования системы, измерение уровня

достижения целей.

Наличие проблемной ситуации и сформулированной цели системы

как прообраза ее будущего состояния требует реализации определенных

действий по достижению заданных целевых результатов. В этом случае оп-

ределение множества функций системы как способов (совокупности дейст-

вий, мероприятий) достигается системой поставленных целей.

Задача исследователя на этом этапе заключается в определении мно-

жества необходимых и достаточных функций для достижения постав-

Рис. 1.2. Взаимодействие систем целеполагания

Вышестоящие

системы

Системы

внешней

среды

Системы

внешней

среды

Подчиненные

системы

Система

ленных целей и сопоставлении выявленных функций с уставными

функциями системы

. Методы генерации множества функций основаны на

некоторых эвристических правилах, а именно метод мозгового штурма, ме-

тод Дельфи, метод разработки сценариев, метод морфологического анализа.

Томскими учеными был предложен принципиально новый метод определе-

ния множества нормативных функций, основанный на использовании фор-

мальных моделей декомпозиции (см. подразд. 1.3).

Очевидно, что каждая из сформулированного множества функций, при-

водящих к достижению целей, должна быть закреплена за соответствующими

элементами структуры системы. Если в качестве системы рассматривается

объект управления, речь должна идти о

производственно-технологической

структуре

— совокупности производственных подразделений и связей меж-

ду ними, обеспечивающих преобразование исходных ресурсов в конечные

продукты системы. Если же в качестве системы рассматривается система

управления, изучению подлежит

организационно-функциональная структу-

ра

, описываемая совокупностью структурных подразделений с закрепленны-

ми за каждым из них конкретными функциями управления и взаимосвязей

между подразделениями, описывающими административную подчинен-

ность, документооборот, технологию принятия решений и т.д.

Очевидно, что при анализе структуры системы необходимо:

•

выявить элементы системы, определить функции, выполняемые ка-

ждым элементом, и взаимосвязи между ними;

•

определить соответствие существующей структуры новым целям и

функциям системы;

•

определить необходимость в реорганизации существующей струк-

туры либо проектировании принципиально новой структуры;

•

распределить (перераспределить) новые и старые функции системы

по элементам структуры.

В заключение приведем некоторые полезные советы по реорганизации

организационно-функциональных структур управления:

1) все функции организации должны быть закреплены за соответст-

вующими службами, эта трудоемкая задача должна быть обязательно дове-

дена до логического конца;

2) каждая функция должна быть закреплена только за одной службой,

в противном случае возникает не только дублирование, приводящее к росту

накладных расходов на содержание аппарата, но и просчеты в управлении;

3) процесс распределения функций по службам структуры носит ди-

намический характер, поэтому корректировка структур под цели организа-

ции должна быть постоянной;

4) процесс реорганизации организационной структуры не должен за-

канчиваться процедурой распределения функций по элементам системы, не-

обходима разработка регламентных информационных технологий управ-

ления (принятия решений), ориентированных на реализацию конкретных

целей.

Эффективное функционирование любой системы обеспечивается толь-

ко при наличии необходимого количества ресурсов и организационно-

экономических механизмов, регламентирующих процессы взаимодействия

системы с элементами внешней среды. Отсюда,

следующим этапом сис-

темного анализа является

определение необходимого количества всех

видов ресурсов и организационно-экономических механизмов функ-

ционирования системы

Иногда, после определения множества необходимых ресурсов, стано-

вится очевидной нереальность заданных целевых результатов, и требуется

корректировка либо исходных целей, либо множества функций по их реали-

зации. Однако этап постановки оптимальных целей не должен считаться по-

терей времени, поскольку стратегия «

это лучшее, что можно сделать» в

этом случае может быть подменена стратегией «

это лучшее, что может

быть сделано

». В случае если внешних ресурсов достаточно, можно гово-

рить об успешном разрешении проблемной ситуации. В противном случае

речь должна пойти о переосмыслении проблемы и формулировании новой

системы целей.

Подытоживая все вышеизложенное, можно утверждать, что цепочка

«проблемная ситуация — цели — функция — структура — внешние ресур-

сы» образует логически обоснованную на содержательном уровне

последо-

вательность системной деятельности

(рис. 1.3) и может использоваться

как для исследования существующих систем, так и для проектирования

новых.

На первых двух этапах системной деятельности должен быть получен

ответ на вопросы: зачем нужна исследуемая система, каково ее предназначе-

ние в окружающем нас мире и качественно ли выполняет система свою

миссию. Исходя из предположения, что большинство исследуемых систем

относится к классу сложных систем, можно считать, что и проблемные си-

туации редко встречаются по отдельности, а представляют собой взаимосвя-

занное множество. При этом полное множество проблемных ситуаций опре-

деляется экспертами при анализе всех взаимосвязей системы и внешней

среды.

Третий этап системного анализа ориентирован на анализ существую-

щих целей системы и их корректировку. Анализ пространства целеполага-

ния проводится по каждой из выявленных проблемных ситуаций либо по

группе ситуаций. Одновременно с формулировкой целей определяются по-

казатели эффективности их достижения, анализ значений которых позволяет

сделать вывод о соответствии (несоответствии) целей существующим про-

блемным ситуациям. На данном этапе проверяется соответствие реализуе-

мых системой функций сформулированным целевым установкам. В практи-

ческом плане это требует построения (определения) полного множества

нормативных функций по реализации поставленных целей и сопоставления

их с функциями, реализуемыми системой в данный момент времени, а также

одновременной проверки качества выполняемых функций.