Делопроизводство 2006 №2
Подождите немного. Документ загружается.
другими прикладными программами, ко
торые используются в организации, в
третьих, интегрировать управление доку
ментами с более широкими стратегичес
кими инициативами, такими как управле
ние знаниями. Система должна иметь
открытые интерфейсы для возможной до
работки и интеграции.
● Надежность. Система должна обладать
техническими и программными средства
ми, обеспечивающими надежную, беспе
ребойную работу системы при различных
видах сбоев.
● Защищенность. Гибкость управления
доступом ко всему спектру докумен
тов, от электронной почты до дискус
сионных баз данных, от видеоклипов
до формализованных документов всех
типов.
● Доступность. Возможность обеспече
ния доступа к документам через web
браузеры, настольные приложения и
другие общедоступные типы клиентов.
Поддержка различных категорий поль
зователей (локальных, удаленных, мо
бильных).
70
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
Таблица 1. Классификация систем электронного управления документами
sisoeva.qxd 17.04.2006 15:16 Page 70
● Поддержка стандартов. Поддержка стан
дартов на различных этапах жизненного
цикла электронного документа.
● Комплексная функциональность (подде
ржка полного жизненного цикла работы с
документами)
Автоматическая поддержка распределенно
го управления различными информационными
материалами (документами) на протяжении
всего их жизненного цикла, от создания до ре
цензирования, утверждения, распространения
и архивирования. Обеспечение полного жиз
ненного цикла работы с документами включает
автоматизацию работы с образами документов,
управление записями и потоками работ, управ
ление контентом и т. д.
Итак, в настоящее время большинство орга
низаций внедряют такие программные систе
мы, которые предоставляют не только средства
формирования электронных дел и контроль вер
сий, но и обладают широким спектром возмож
ностей по распространению документов и ин
формации в рамках всей организации, сред
ствами управления контентом и знаниями на ба
зе webтехнологий, обеспечивают поддержку
документоориентированных бизнеспроцессов.
Стандарты в области электронного уп
равления документами
Увеличение числа новых программных про
дуктов на рынке систем управления докумен
тами (DMS – Document Management System) и
требования по унификации процессов при ра
боте с электронными документами привели к
образованию двух объединений – Document
Management Alliance (DMA) и Open Document
Management API (ODMA) group под эгидой ас
социации AIIM (Association for Information &
Image Management). Задача этих организаций
– разработка одноименных стандартов: DMA
и ODMA.
Первый – DMA – на концептуальном уровне
определяет универсальный подход к построе
нию и функционированию корпоративных DMS.
Второй – ODMA – обеспечивает бесшовную
интеграцию прикладной программы клиента и
DMSсервера.
В разработке стандартов участвуют такие
фирмы, как IBM, Xerox, Microsoft и др.
Основные направления стандартизации
процессов в области электронного управле
ния документами
Направление 1. Электронные документы
могут быть подготовлены средствами различ
ных приложений. Следовательно, системы
электронного управления документами и элект
ронные архивы должны быть интегрированы с
приложениями, в которых создаются различные
электронные документы. Причем желательно,
чтобы эта интеграция была прозрачной для
пользователя, то есть работа с документом вы
полнялась через систему управления электрон
ными документами, минуя обращения к файло
вой системе.
Для этой цели был разработан стандарт вза
имодействия между системами такого класса
ODMA (Open Document Management API), вер
сия 1.
Направление 2. Иногда организация ис
пользует одновременно несколько систем уп
равления документами. Возникает проблема:
как пользователю с одного рабочего места по
лучить доступ к нескольким архивным серве
рам, например выполнить поиск документов?
Для обеспечения совместной работы несколь
ких архивных серверов предназначена версия 2
стандарта ODMA.
Направление 3. Для workflowсистем разра
боткой стандартов занимается некоммерческая
организация WorkFlow Coalition, объединяющая
различных производителей. Стандарты для
workflowсистем – WorkFlow Coalition API.
Направление 4. При работе с образами до
кументов важна унификация используемых
форматов. В качестве единого формата для
чернобелых образов документов был принят
формат TIFF. Для электронных документов дру
гого типа стандартизация не достигла значи
тельного прогресса вследствие многообразия
типов приложений, порождающих электронные
документы. В настоящее время все шире при
меняется формат PDF, разработанный компа
нией Adobe.
Направление 5. Стандарт ISO 8613,
Information Processing – Text and Office Systems
– Office Document Architecture (ODA) and
Interchange Format (ODIF) предназначен для
стандартизации процессов передачи и предс
71
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
sisoeva.qxd 17.04.2006 15:16 Page 71
тавления документов, ориентированных на де
лопроизводство – бланки, накладные, перепис
ка, отчеты и т. п.
Структура рынка программных продуктов
в области электронного управления доку
ментами
Рассмотрим спектр программных продуктов,
составляющих рынок систем электронного до
кументооборота. Их можно разделить на две
группы:
1. Программные системы, построенные на
платформе IBM Lotus Domino/Notes; «БоссРе
ферент» («АйТи»), семейство продуктов «Зо
лушка» и DISAssistant (Институт развития Моск
вы), «ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»),
CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»),
N.System («КомпьютерЛэнд», СанктПетер
бург), «Делопроизводство» (КСК) и др.
2. Программные системы, построенные на
других платформах: LanDocs («Ланит»), Optima
Workflow («Оптима»), «Дело» («Электронные
офисные системы»), «1С:Документооборот»
(1С), «ЕВФРАТдокументооборот» (Cognitive
Technologies) и ряд других систем.
Следует отметить, что платформа IBM Lotus
Domino/Notes относится по классификации IDC
к категории «интегрированных технологий для
совместной работы» (ICE – Integrated
Collaborative Environment), где также представ
лены компании Microsoft (продукт MS Exchange)
и Novell (продукт Novell GroupWise).
Большинство перечисленных выше отечест
венных систем делопроизводства и документо
оборота, разработанных как на платформе IBM
Lotus, так и на других платформах, реализуют
примерно один и тот же функционал:
● Регистрация документов
● Обработка и хранение документов
● Управление потоками работ (передача до
кументов между исполнителями)
● Контроль исполнительской дисциплины
● Поиск документов по атрибутам и полно
текстовый поиск
● Работа со взаимосвязанными документа
ми
● Регламентация прав доступа
● Списание документов «в дело»
● Интеграция с внешними системами элект
ронной почты и ряд других
Отечественные компании, которые в качест
ве технологической основы используют либо
реляционные базы данных (Oracle, MS SQL –
«Дело» и LanDocs), либо папки MS Exchange
(Optima Workflow), либо хранилища информа
ции собственной разработки («1С:Документо
оборот»), испытывают проблемы в обеспече
нии совместной работы над документами в
территориально распределенной корпоратив
ной среде.
Программные системы, построенные на
платформе IBM Lotus для работы с документа
ми, имеют такие преимущества, как:
● Возможность создания территориально
распределенных систем работы с доку
ментами
● Интеграция технологий документоориен
тированной базы данных и электронной
почты на одной платформе
● Надежность БД Lotus Domino в качестве
хранилища произвольных объектов
● Многоуровневая система безопасности
● Полноценный доступ к данным с помощью
webклиентов
● Открытые средства разработки, обеспе
чивающие эффективные возможности
настройки и модификации приложений
● Мощные возможности по интеграции дан
ных из других приложений и многое дру
гое
Сама платформа IBM Lotus дает все предпо
сылки для того, чтобы создавать системы доку
ментооборота, поддерживающие процессы
работы с документами, а не простую регистра
цию и хранение документов.
Поэтому, принимая решение о выборе сис
темы электронного документооборота, целесо
образно учитывать следующие критерии:
● платформа, на базе которой разработана
прикладная система электронного доку
ментооборота;
● степень территориальной распределен
ности организации;
● количество участников бизнеспроцес
сов;
● категории участников бизнеспроцессов;
● степень стандартизации процессов, реа
лизуемых в организации;
● используемые в организации в настоящий
момент технологические решения и плат
формы в области автоматизации, то есть
совокупная стоимость владения прог
раммным обеспечением.
72
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
sisoeva.qxd 17.04.2006 15:16 Page 72
Информационноаналитическая справка
состояния системы электронного управле
ния документами в организации
Классификация структурных подразде
лений
Для проведения анализа использования ав
томатизированных технологий в области управ
ления документами целесообразно разделить
все структурные подразделения организации на
функциональные группы (например):
● административные подразделения;
● эксплуатационнотехнические
подразделения;
● социальнобытовые подразделения.
Выделим основные автоматизированные
функциональные системы и подсистемы, кото
рые свойственны группам структурных подраз
делений.
Административные подразделения:
● функциональные автоматизированные
подсистемы как элементы единой инфор
мационной среды, автоматизирующие ба
зовые бизнеспроцессы и обеспечиваю
щие поддержку функций управления ими;
● система автоматизации делопроизвод
ства (Управления делами);
● автоматизированная система подготовки
финансовой и бухгалтерской документа
ции (ПФУ, Бухгалтерия);
● автоматизированная система по учету
кадров (Управление кадрами);
● система электронного документооборота,
электронного согласования и визирова
ния документов и др.
Эксплуатационнотехнические подразделе
ния:
● функциональные автоматизированные
подсистемы как элементы единой инфор
мационной среды;
● автоматизированная система для службы
главного инженера;
● автоматизированная система для службы
главного энергетика;
● автоматизированная система для службы
главного механика;
● общекорпоративная система электронно
го управления документами.
Социальнобытовые подразделения:
● функциональные автоматизированные
подсистемы как элементы единой инфор
мационной среды;
● общекорпоративная система электронно
го управления документами.
Описание состояния автоматизации до
кументооборота в настоящий момент
Выявление основных недостатков в сос
тоянии автоматизации документооборота в
настоящий момент
Имеющиеся в организации лицензии на
программное обеспечение
Архитектура и программная реализация
системы электронного управления доку
ментами в организации
Цели создания общекорпоративной сис
темы электронного управления документа
ми
1. Формирование единой политики и коорди
нирования работ в области электронного управ
ления документами.
2. Выработка корпоративных стандартов ра
боты с электронными документами.
3. Эффективное управление документами в
течение всего их жизненного цикла (создание,
разработка, согласование, утверждение, реги
страция, хранение, контроль исполнения, рабо
та, рассылка, использование, маршрутизация,
архивирование).
4. Оптимизация существующих деловых про
цессов.
5. Создание информационных порталов.
Системы электронного управления документа
ми, обладающие средствами совместной рабо
ты, дают возможность накапливать и использо
вать информацию в распределенной корпора
тивной среде на основе применения единых
бизнесправил, контекста и метаданных.
Основные характеристики предлагаемо
го решения
73
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
№
Подраз
деления
АИС
Бизнес
процес
сы
Плат
форма
Разра
ботчик
1 2 3 4 5 6
sisoeva.qxd 17.04.2006 15:16 Page 73
Базовая программная платформа
В качестве базовой программной платфор
мы предлагается выбрать IBM Lotus
Notes/Domino (в качестве примера).
Это решение обусловлено следующими при
чинами.
1. Минимизация совокупной стоимости
владения программным обеспечением, то
есть наличие уже имеющихся лицензий на IBM
Lotus Notes/Domino, сокращает затраты на при
обретение программных средств и платформ.
2. В организации в настоящий момент ис
пользуются прикладные автоматизирован
ные информационные системы, реализован
ные на платформе IBM Lotus Notes/Domino.
3. Организация имеет территориально расп
ределенную структуру, следовательно, необхо
дима такая программная платформа, которая эф
фективно функционировала бы в распределен
ной корпоративной информационной среде.
Базовая архитектура решения
Архитектура общекорпоративной системы
электронного управления документами включает:
– ядро системы;
– множество функциональных подсистем
(рис. 1).
Программные платформы
Платформа ядра общекорпоративной систе
мы электронного управления документами –
IBM Lotus Notes/Domino.
Функциональные подсистемы общекорпора
тивной системы электронного управления доку
ментами могут быть реализованы на любой
платформе, поддерживающей реляционные и
документоориентированные базы данных.
Основные функции СЭУД
Система электронного управления докумен
тами реализует следующие функции:
74
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
Рис. 1. Архитектура общекорпоративной системы электронного управления документами
sisoeva.qxd 17.04.2006 15:16 Page 74
● Управление жизненным циклом. Возмож
ность управления документами в течение
всего их жизненного цикла – от разработ
ки, редакции, согласования, утверждения
до распространения и архивирования.
● Распределенная работа с документами.
СЭУД позволяет сотрудникам, работаю
щим в различных территориально удален
ных подразделениях, совместно исполь
зовать документы на локальных серверах,
сохраняя при этом целостность докумен
тов в масштабе всей распределенной ор
ганизации.
● Широкий набор средств управления доку
ментами. СЭУД обеспечивает все основ
ные функции управления документами:
● регистрация документов
● рассылка
● постановка на контроль
исполнения
● контроль версий
● полнотекстовый поиск
● ведение контрольных журналов
● работа с шаблонами
● уведомление об изменениях
и многие другие
● Редактирование/согласование/утвержде
ние. СЭУД управляет всем интерактивным
циклом редактирования и внесения изме
нений в документы вплоть до окончатель
ного утверждения.
● Многоуровневый контроль версий. Позво
ляет структурировать и хранить все черно
вики документов.
● Защита данных. Domino предоставляет
мощные средства защиты данных:
● средства защиты
и шифрования промышленного уровня
● полномасштабные средства
идентификации пользователей
● средства RSA и SSL
● Поддержка широкого выбора клиентов.
Возможность совместной работы в масш
табах всей корпоративной сети с исполь
зованием для этого webбраузеров или
клиентов Notes. Для доступа и сохранения
документов в СЭУД можно использовать
файлы любых офисных приложений, сов
местимых с протоколом ODMA.
● Масштабируемость системы. Предусмот
рена возможность внедрения системы с
любого, самого небольшого шага, а затем
развертывание и наращивание функцио
нала системы.
Ядро системы электронного управления до
кументами реализует стандартные процессы
работы с входящими, исходящими и внутренни
ми документами. Поэтому для данного блока
системы целесообразно использовать уже гото
вые программные решения, а не разрабатывать
их собственными силами.
Этапы выполнения работ
Этап 1. Аналитический (анализ требова
ний)
Основные задачи этапа:
1. Формирование рабочей группы, которая
будет выполнять функции координации работ в
области создания общекорпоративной системы
электронного управления документами.
2. Провести анализ функциональных связей
между структурными подразделениями органи
зации и построить функциональные модели
процессов (стандарт IDEF0).
3. Провести анализ информационных связей
между структурными подразделениями органи
зации и построить модели информационных
процессов.
4. Определить и описать регламент работы с
документами с целью распределения прав дос
тупа (формирования политики безопасности).
5. Провести анализ документопотоков с
целью возможности применения механизма
электронного согласования и визирования до
кументов.
Этап 2. Проектнотехнологический
Основные задачи этапа:
1. Выбор и приобретение программных
средств для ядра системы.
2. Проектирование архитектуры системы: яд
ра и функциональных компонентов.
3. Разработка ТЗ на процесс внедрения сис
темы.
4. Разработка программы и методики опыт
ной эксплуатации.
5. Разработка программы и методики прие
мочных испытаний.
75
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
№ Задачи
Сроки
исполне
ния
Результат
Исполни
тели
1 2 3 4 5
sisoeva.qxd 17.04.2006 15:16 Page 75
Этап 3. Внедрение системы
Основные задачи этапа:
1. Проведение опытной эксплуатации.
2. Доработка программной и эксплуатацион
ной документации по результатам опытной
эксплуатации.
3. Проведение приемочных испытаний.
76
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
1
IDC, Collaborative Applications Market Forecast and Analysis, 2000–2004.
Источники и литература
ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 121822002. Информационная технология. Классификация программных средств.
Международный стандарт ИСО 9000. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. 2е изд. 200012
15. ISO – 2000.
Международный стандарт ИСО 9001. Системы менеджмента качества. Требования. 3е изд. 20001215. ISO – 2000.
Международный стандарт ИСО 9004. Системы менеджмента качества. Руководство по улучшению деятельности. 2е
изд. ISO – 2000.
Р50.1.0282001. Методология функционального моделирования. – М.: Госстандарт России, 2000.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. // СЗ РФ. 1995. №
8. Статья 609.
Проект Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации». 2000.
Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29 декабря 1994 г. // СЗ РФ. 1995. № 1. Статья 1.
Литература
Давид Марка, Клемент Мак Гоуэн. Методология структурного анализа и проектирования: Пер. с англ. – М.: «ВестьМета
Технология», 1993. 240 с.
Развитие единой образовательной информационной среды. Развитие информационных систем управления образова
нием. – М.: «Европейский центр по качеству», 2004. 248 с.
Технологии IBM для электронного бизнеса. – М.: IBM, 2005. 252 с.
Шеер А. – В. Моделирование бизнеспроцессов: Пер. с англ. – М.: «ВестьМетаТехнология», 2000. 205 с.
Любой труд независимо от его формы
требует определенной организации.
Приведением трудовой деятельности
людей в определенную систему
занимается организация труда
Организация труда на предприятии
представляет собой комплекс
мероприятий, обеспечивающий
рациональное использование рабочей
силы. Она включает в себя
соответствующую расстановку
исполнителей в процессе
производства, разделение и
кооперацию, методы, нормирование и
стимулирование труда, организацию
рабочих мест, их обслуживание и
создание необходимых условий труда.
Объектом организации труда является
живой труд работников трудового
коллектива предприятия.
В данной книге описан методический и
практический опыт решения вопросов
организации труда в условиях
рыночной экономики. Автор за время
работы в корпоративных органах
управления и консалтинговых
компаниях принимал участие в ряде
работ по организации труда на
предприятиях, переходящих к
рыночной экономике и надеется, что
этот опыт окажется полезным
специалистам в области организации и
стимулирования труда.
Ю.В.Иванов
СОВРЕМЕННЫЕ МЕТОДЫ
ОРГАНИЗАЦИИ
И ОПЛАТЫ ТРУДА
Книги по издательским
ценам в интернетмагазине www.
toppersonal
.ru
книжная
новинка
Заказ
книг:
почтовый адрес:
117036, Москва, а/я 10;
email:
books@toppersonal.ru;
тел. 5187742.
160 стр.
150 руб.
sisoeva.qxd 17.04.2006 15:16 Page 76
77
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
С.Л. Кузнецов, к. и. н*
ÑÊÀÍÈÐÎÂÀÍÈÅ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
Н
есмотря на то, что сегодня практически все
документы в организациях создаются в
электронной форме и все большая доля пос/
тупающих документов также приходят в ор/
ганизации в электронной форме (по электрон/
ной почте или в виде принятых на компьютер
факсов), доля бумажных документов еще много
лет будет оставаться достаточно высокой. Одна/
ко документ, переведенный в электронную фор/
му, во многих случаях гораздо удобнее для ис/
пользования. Он может быть оперативно пере/
дан сотрудникам организации для ознакомления
или на исполнение по внутриофисной локальной
сети, отослан по электронной почте, документы
в электронной форме проще хранить и гораздо
быстрее найти. Поэтому работникам делопроиз/
водственной службы достаточно часто прихо/
дится заниматься переводом бумажных доку/
ментов в электронную форму, то есть сканирова/
нием, создавая электронные базы данных по
всем документам организации.
Задача сканирования документов решается с
помощью двух компонентов: аппаратного – ска/
нера, передающего изображение документа в
компьютер, и программного, то есть программы,
преобразующей изображение страницы в текс/
товый файл. Рассмотрим организацию сканиро/
вания более подробно.
На рынке аппаратных средств сканирования
существует множество предложений, и выбрать
подходящий вариант – непростая задача, хотя в
последние годы процесс выбора сканера суще/
ственно упростился. На что сегодня следует об/
ращать внимание?
Первое – это тип подключения, то есть ка/
ким образом сканер соединяется с компьюте/
ром. Несколько лет назад были распространены
различные типы подключения: через SCSI, LPT,
■
СКАНЕРЫ
И МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ
УСТРОЙСТВА (МФУ)
■ ПРОГРАММЫ РАСПОЗНАВАНИЯ(OCR)
И НАСТРОЙКИ ДЛЯ СКАНИРОВАНИЯ
* С автором статьи можно связаться по адресу: kouznets@mtu/net.ru
kuznetsov.qxd 17.04.2006 15:18 Page 77
Fire Ware (IEEE 1394) или USBпорт. Сканеры,
подключающиеся к компьютеру через разъем
SCSI, требуют установки специальной интер
фейсной платы. Сегодня этот тип подключения
можно встретить только в наиболее дорогих
профессиональных моделях, рассчитанных на
потоковое сканирование большого количества
документов. Подключение через LPTпорт ис
пользовалось в самых дешевых моделях скане
ров и сейчас почти не встречается, так как, с од
ной стороны, это самый медленный вариант, а с
другой – сегодня все больше компьютеров не
имеют старых типов разъемов, таких как COM и
LPTпорты. Также можно встретить сканеры,
особенно более дорогие и производительные
модели, имеющие интерфейс FireWare (IEEE
1394). Это достаточно быстрый и удобный тип
подключения (до 400 Мбит/с), внешне напоми
нающий USB, но далеко не все компьютеры
стандартно оснащаются подобным разъемом,
так что может потребоваться установка в компь
ютер дополнительной платы. Наиболее распро
страненный вариант подключения офисных уст
ройств в настоящее время – через разъем USB.
Все современные компьютеры имеют от 4 до 8
разъемов (портов) USB, позволяющих подклю
чать разнообразные устройства: принтеры, кла
виатуры, мыши, модемы, МФУ и, конечно, ска
неры. Подавляющее большинство выпускаемых
сканеров имеют разъем USB. При покупке ска
нера с USBинтерфейсом необходимо обратить
внимание на тип USB. Существуют два стандар
та на скорость передачи данных через USBпорт
– более старая версия 1.1 со скоростью переда
чи данных до 12 Mбит/c и версия 2, предусмат
ривающая скорость передачи данных до 480
Mбит/c. Для обеспечения более быстрого ска
нирования необходимо, чтобы приобретаемый
сканер имел интерфейс USB 2.0.
Второе, на
что следует об
ратить внима
ние, – это фор
мат сканируе
мых документов.
Большинство
сканеров рас
считано на стан
дартный лист
формата А4. Не
которые имеют стекло чуть большего размера,
позволяющее сканировать документы формата
Legal, то есть на 5 см длиннее. В российских ус
ловиях больший формат может пригодиться при
сканирова
нии факсов,
документов,
поступающих
изза грани
цы, которые
могут быть на
бумаге, от
личной от
формата А4,
а также при
сканирова
нии книг, ста
тей из журна
лов и других периодических изданий. В некото
рых случаях может потребоваться сканирование
документов формата А3. К сожалению, недоро
гие офисные сканеры формата А3 представле
ны на рынке всего 1–2 моделями. Остальные –
это профессиональные полиграфические скане
ры либо потоковые сканеры. Документы форма
та А3 позволяют сканировать также высокопро
изводительные МФУ. Для сканирования крупно
форматных документов (свыше А3) применяют
ся специальные инженерные сканирующие сис
темы. Также для сканирования нерасшитых дел
и крупноформатных архивных документов могут
использоваться так называемые bookсканеры.
Это дорогие специализированные устройства,
которые обычно берутся в аренду для ретрос
пективного сканирования, то есть сканирования
архивных документов за прошлые годы.
Третий вопрос, который встает перед служ
бой ДОУ при выборе сканирующего устройства,
– это необходимая скорость сканирования,
количество документов, которые надо сканиро
вать в течение дня, недели, месяца. Эта ско
рость легко определяется исходя из документо
оборота организации, проходящего через служ
бу ДОУ, и процентного соотношения в нем бу
мажных документов, требующих сканирования.
Для небольших объемов сканирования вполне
подойдет обычный планшетный сканер. В этом
случае на сканирование 1 листа документа мо
жет уходить до 1–2 минут времени, сканирова
ние требует постоянного внимания оператора:
поднять крышку сканера, разместить лист бума
ги на стекле, закрыть крышку, запустить скани
рование и т. д. Поэтому при сканировании боль
шого количества листовых документов исполь
зуют сканеры, оснащенные автоподатчиком.
Скорость работы таких сканеров составляет от 5
страниц в минуту на недорогих офисных универ
сальных сканерах и до 160–180 и более страниц
78
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
kuznetsov.qxd 17.04.2006 15:18 Page 78
в минуту на специализированных системах по
токового сканирования. При этом важно учиты
вать, что номинальная скорость сканирования,
указанная в технических характеристиках уст
ройства, и реальная производительность могут
существенно различаться. Максимальная ско
рость сканирования часто указывается произ
водителем для сканирования с разрешением
200 точек на дюйм (200 dpi) в чернобелом ре
жиме, а реальное сканирование документов ча
ще всего производится с разрешением 300 dpi в
режиме «оттенки серого»
1
. При этом скорость
сканирования у многих моделей сразу значи
тельно снижается. Поэтому при выборе систем
для сканирования большого объема документов
очень важно оценить реальную скорость скани
рования, подобрав большую пачку характерных
документов и попробовав их отсканировать на
предлагаемой модели. При выборе системы
для потокового ввода больших объемов доку
ментов надо обратить внимание также на нали
чие дополнительных функций. Главная – это
датчик, предупреждающий о захвате двух лис
тов бумаги сразу. Особенно это актуально при
сканировании архивных документов – листы бу
маги по краям при активном использовании ста
новятся неровными, жирная печать или подпись
также способствуют слипанию листов бумаги.
При сканировании сотен листов через автопо
датчик слипание листов бумаги может быть не
замечено, и какойто документ или страница ос
танутся не обработанными. Наличие специаль
ных датчиков предупреждает эту проблему. Так
же потоковые сканеры могут на аппаратном
уровне удалять цветной фон, повышать качест
во изображения, выравнивать изображение,
надпечатывать регистрационный номер и т. п.
Некоторые модели позволяют сканировать
только листовые оригиналы, другие снабжены
планшетом, что делает сканер универсальным
устройством, позволяющим при необходимости
сканировать журнал, брошюру и т. п. Если среди
документов организации часто встречаются до
кументы, отпечатанные на двух сторонах листа,
имеет смысл обратить внимание на модели,
поддерживающие двустороннее сканирование.
В качестве сканера в службе ДОУ канцелярии
в последнее время часто используются многофу
нкциональные устройства (МФУ). Стоимость та
кого устройства, совмещающего функции скане
ра, принтера и копира, а в некоторых моделях – и
факса, всего на 10–15% превышает стоимость
обычного принтера или копира. Этим обусловле
на широкая популярность таких устройств – поку
пая вместо вышедшего из строя копира или
принтера МФУ, служба ДОУ получает в свое рас
поряжение не только сетевой принтер и копир, но
и возможность сканирования документов. При
этом многофункциональное устройство не толь
ко экономичнее с точки зрения стоимости покуп
ки и единых расходных материалов. Использова
ние МФУ также позволяет более рационально
организовать рабочее место, позволяя реализо
вать функции 3–4 устройств в одном, занимая
на рабочем столе место немногим большее, чем
ранее занимало только одно печатающее или ко
пировальное устройство. Необходимо учиты
вать, что МФУ очень сильно различаются по про
изводительности. Простейшие модели оснаще
ны планшетным сканером, более сложные осна
щены автоподатчиком. Небольшие настольные
модели работают с бумагой формата А4, более
производительные поддерживают формат А3.
Практически все модели, как с функциями чер
нобелой, так и цветной печати, поддерживают
цветное сканирование с разрешением не менее
600 на 600 dpi. При выборе МФУ очень важно об
ратить внимание на возможность сканирования
по локальной сети. Многие модели поддержива
ют сохранение отсканированных файлов в фор
мат pdf и (или) tiff и отправку по электронной
почте. Но при потоковом сканировании пере
сылка отсканированных материалов по элект
ронной почте усложняет их дальнейшую обра
ботку и перегружает почтовый сервер. Надо обя
зательно обратить внимание, чтобы выбранное
МФУ позволяло сканировать файлы напрямую в
выбранную сетевую папку. Ряд МФУ, особенно
79
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
kuznetsov.qxd 17.04.2006 15:18 Page 79