Делопроизводство 2006 №2
Подождите немного. Документ загружается.
трактовка довольно быстро нашла распростра
нение в литературе по документалистике, ки
бернетике и информатике
3
и сейчас фактически
стала общепризнанной в этих областях. В то же
время весьма широкое распространение полу
чило определение документа как любого мате
риального носителя информации, предназна
ченного для ее передачи во времени и простра
нстве
4
. Последняя трактовка понятия «доку
мент» выделяет информационную функцию до
кумента и является методологическим обосно
ванием постоянно идущего процесса образова
ния новых средств фиксации информации и
последовательного включения их законодатель
ством в юрисдикционную сферу. Например, в
1979 г. были окончательно урегулированы воп
росы, связанные с правовым статусом докумен
товмикрофильмов
5
. В 1990 г. в качестве дока
зательств, способных участвовать в уголовном
процессе, включены видео и фонодокументы
6
.
После принятия первой части Гражданского
кодекса РФ и Федерального закона от 25 января
1995 г. «Об информации, информатизации и за
щите информации» можно говорить об оконча
тельном утверждении информационной трак
товки понятия «документа» и «электронного до
кумента». В статье 2 указанного Закона сформу
лировано определение документированной ин
формации, или документа (эти понятия закон
рассматривает как равнозначные): «зафиксиро
ванная на материальном носителе информация
с реквизитами, позволяющими ее идентифици
ровать». Эта же формулировка была дословно
воспроизведена в принятом в 1996 г. Федераль
ном законе «Об участии в международном ин
формационном обмене». Данное определение
документа завершает эволюцию законодатель
ного определения документа в сторону его ин
формационной трактовки, начатую еще в 1994 г.
Именно тогда в статье 1 Федерального закона
«Об обязательном экземпляре документа», при
нятого 23 ноября 1994 г., документ был опреде
лен как «материальный объект с зафиксирован
ной на нем информацией в виде текста, звуко
записи или изображения, предназначенного
для передачи во времени и пространстве в це
лях хранения и общественного использования».
Приведенное определение очень близко по со
держанию к определению, сформулированному
в ФЗ 1995 г., но оно содержит ограничительные
условия по отношению к форме фиксации ин
формации (текст, звукозапись, изображение),
что исключает из сферы его применения ряд до
кументов. Например, документы, в которых ин
формация зафиксирована в форме электромаг
нитных сигналов.
Поэтому только в ФЗ «Об информации, ин
форматизации и защите информации» впервые
на законодательном уровне получило закрепле
ние информационное понятие документа, не
связанное ни с какойлибо определенной фор
мой представления, ни с типом носителя ин
формации или с какойлибо иной спецификой
технологии его изготовления. В сформулиро
ванном в этом Законе определении документа
можно выделить три составные части: 1) содер
жание документа, то есть информация, незави
симо от формы ее представления; 2) матери
альный носитель этой информации; 3) реквизи
ты, позволяющие идентифицировать документ.
В традиционных бумажных документах реквизи
ты и содержание документа неразрывно связа
ны с материальным носителем документа. В
электронных документах каждая из этих состав
ляющих (и в этом их важное отличие от бумаж
ных документов) относительно самостоятельна,
что обусловлено особенностями их изготовле
ния, обработки, хранения, передачи. Данная
особенность электронных документов в значи
тельной мере определяет специфику их юриди
ческого статуса.
Специфика электронных документов заклю
чается также в том, что они имеют свою физи
ческую и логическую структуру, не совпадаю
щую с традиционными представлениями о доку
менте. Она зависит от способа размещения
данных на машинных носителях и от используе
мых программных и технических средств, логи
ческая структура электронных документов оп
ределяет смысловые взаимосвязи между частя
ми документа в виде различных типов: текста,
таблиц, графики, мультимедиазаписей и т. п.
Запечатление и воспроизведение документа
осуществляется с помощью соответствующих
информационных технологий. Электронные до
кументы находятся в прямой зависимости от ин
формационных технологий, которые имеют не
обратимую тенденцию устаревать (изменяться)
по мере научнотехнического прогресса в об
ласти техники и программного обеспечения. В
этой связи велика опасность утраты доступа к
таким документам через определенный проме
жуток времени, когда при наличии физического
носителя информации изза отсутствия соотве
тствующей техники и программного обеспече
ния электронную запись невозможно будет про
читать. Такие случаи уже имели место. Так, соз
данная на больших ЭВМ типа ЕС автоматизиро
60
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
filenko.qxd 17.04.2006 15:04 Page 60
ванная система по документам ГАФ СССР прек
ратила свое существование именно по этой
причине
7
.
Специфические особенности электронных
документов, а также массовое применение но
вых информационных технологий привели к
созданию различных определений понятия
«электронный документ». Из всего разнообра
зия подходов к определению этого термина
можно выделить три группы основных опреде
лений: 1) электронный документ – машиночита
емый документ, документ на машинном носите
ле; 2) электронный документ – особый тип доку
мента; 3) электронный документ – электронная
форма документа
8
.
Термин «машиночитаемый документ» поя
вился в СССР в 1970е гг. в связи с развертыва
нием работ по внедрению автоматизированных
систем управления в народное хозяйство. На
первом этапе своего существования машиночи
таемые документы не наделялись какимито
особыми свойствами и характеристиками, обо
собляющими их от обычной документации, за
исключением того факта, что по ГОСТу 6.1088
«Унифицированные системы документации. Ос
новные положения»
9
они должны были быть при
годны для обработки на ЭВМ или созданы с по
мощью вычислительной техники. Но их реквизи
ты должны были оформляться в установленном
для всех документов порядке. Кроме того, в тот
период результатом документирования инфор
мации с помощью ЭВМ в подавляющем боль
шинстве случаев управленческой деятельности
являлся документ на бумажном носителе.
С появлением компьютеров, компьютерных
сетей, более совершенных технологий и прог
раммного обеспечения возникла реальная воз
можность перехода на так называемое безбу
мажное делопроизводство. Именно в этот пери
од зарождается термин «электронный доку
мент» – как документ, обладающий новыми, от
личными от традиционных характеристиками
10
.
Однако переход к безбумажным технологиям
потребовал создания законодательной и нор
мативнометодической базы. Первые шаги в
этом направлении были предприняты уже с се
редины 70х гг., когда начались разработка и
принятие нормативных актов, касающихся регу
лирования отношений в связи и по поводу
электронных документов.
Так, в 1980 г. Государственный комитет
СССР по делам изобретений и открытий При
казом № 158 (от 29 декабря 1980 г.) утвердил
Положение о всесоюзной магнитноленточной
службе патентной информации. Но это в боль
шей степени касалось внутриотраслевых
электронных документов. 20 апреля 1981 г. Го
сударственный комитет по науке и технике
СССР постановлением № 100 утвердил «Вре
менные общеотраслевые руководящие указа
ния о придании юридической силы докумен
там, создаваемым средствами вычислитель
ной техники». В этом акте, в частности, говори
лось, что документ на магнитном носителе «ис
пользуется без преобразования в человекочи
таемую (визуальную) форму при передаче ин
формации на предприятия, в организации и уч
реждения или для обмена информацией между
ними» (пункт 3). Государственный комитет
СССР по стандартам 9 октября 1984 г. ввел
ГОСТ 6.10.484 «Придание юридической силы
документам на машинном носителе и маши
нограмме, создаваемым средствами вычисли
тельной техники». Данный стандарт определял
требования к составу и содержанию реквизи
тов, придающих юридическую силу докумен
там на машинных носителях информации, соз
даваемым средствами вычислительной техни
ки, а также порядок внесения изменений в ука
занные документы.
Как и во Временных указаниях, в стандарте
допускалось «транспортирование (передача,
пересылка и т. д.) документа на магнитном но
сителе». Правда, при этом требовались сопро
водительное письмо на бланке организации с
личной подписью уполномоченного лица и пе
редача магнитного носителя, на котором запи
сан документ, что, по существу, ставило вне
данного ГОСТа передачу электронных докумен
тов (ЭД) по телекоммуникационным каналам.
В ГОСТе подробно описывались требования
к реквизитам документов, перечислялись обя
зательные реквизиты (наименование организа
ции – создателя документа, наименование до
кумента, дата создания, код ответственного ли
ца и т. п.), то есть устанавливались требования к
форме документа, связанные с его информаци
онным наполнением. В нем было введено поня
тие подлинника, дубликата, копии документа.
Эти понятия рассматриваются ГОСТом в соот
ветствии с определениями, данными в докумен
талистике, где под подлинником (оригиналом)
понимается первый экземпляр составленного
документа
11
. Копия образуется в результате
воспроизведения текста с изменением или за
меной носителя, но воспроизводящего точно
содержание и внешние признаки исходного до
кумента
12
. Также следует отметить, что в ГОСТе
61
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
filenko.qxd 17.04.2006 15:04 Page 61
рассматривались отдельно подлинники, дубли
каты и копии документов на машинном носителе
и на бумажном носителе (машинограмм). Для
разграничения понятий «подлинник» и «копия» в
ГОСТе привлекаются два критерия: 1) момент
времени изготовления: подлинник – первая по
времени запись документа на машинном носи
теле или первый по времени напечатанный
средствами вычислительной техники экземпляр
документа на бумажном носителе (машиног
рамма), дубликаты и копии – последующие по
времени записи; 2) специальное указание на
документе, является ли он копией, дубликатом
или подлинником. Все три вида документа име
ют аутентичное содержание (пункты 3.3, 3.4),
одни и те же реквизиты (часть 2 пункта 3.4) и
одинаковую юридическую силу (пункт 3.1).
Рекомендации РД 5061385 «Методические
указания по внедрению и применению ГОСТа
6.1084» вносят важное добавление, определя
ющее порядок использования подлинников и
других видов документов. Подлинники исполь
зуются только для изготовления дубликатов и
копий, а также внесения изменений, их держа
телем является организация – создатель доку
мента. Такой порядок достаточно сложно соб
люсти при использовании документов во многих
общественных отношениях.
Современные устройства обработки компь
ютерной информации и электронные средства
связи делают весьма условной границу между
оригиналом документа и его копиями
13
. Такие
способы передачи информации, как факси
мильная связь, электронная почта, телеконфе
ренции, позволяют передавать значительное
количество экземпляров документа, аутентич
ных друг другу. То же самое происходит при об
мене информацией в компьютерных сетях при
преобразовании документа с одного носителя
на другой. В приведенных примерах очень
сложно разграничить оригинал и копию, к тому
же в ГОСТе отсутствует процедура заверения
дубликатов и копий. В этой связи интересной
представляется позиция, согласно которой до
кумент, выполненный в нескольких аутентичных
экземплярах, имеет несколько оригиналов, и
нельзя рассматривать первый экземпляр как
подлинник, а остальные как копии. Вместе с тем
существует мнение о том, что электронный до
кумент вообще не может иметь дубликатов и
копий. Тем не менее на данном этапе представ
ляется целесообразным исходить из положений
ГОСТа. В соответствии с ним подлинники, дуб
ликаты и копии имеют одинаковую юридичес
кую силу при наличии соответствующих рекви
зитов. Подлинником будет считаться документ
либо первый по времени изготовления (если
это можно установить), либо тот документ, ста
тус подлинника которому будет присвоен его
изготовителем либо владельцем. На держателе
подлинника будет лежать обязанность принять
меры (правовые и технические) для возможнос
ти установления того, что определенный доку
мент является подлинником (оригиналом). В
случае расхождения между подлинником и ко
пией за подлинником признается статус эталон
ного документа. При возникновении спора воп
рос о возможности и причинах искажения под
линника электронного документа решается по
существу. Следовательно, в суд подлинник
электронного документа представляется в обя
зательном порядке только в случае разногласий
между содержанием одних и тех же документов,
имеющихся у сторон. Наряду с этим распрост
ранена практика признания за электронным до
кументом, выполненным в нескольких аутентич
ных экземплярах, наличия нескольких подлин
ников. Эта практика применяется прежде всего
в тех случаях, когда существует ограниченный
круг субъектов, которым адресован документ
14
.
Несмотря на массовое использование в оте
чественной и зарубежной литературе термина
«электронный документ», его определение еще
не устоялось. Обязательными признаками
электронного документа, отличающими его от
бумажного, являются: 1) машинный носитель
информации (в частности, данный термин на
шел отражение в российском праве – Законе «О
бухгалтерском учете», ГОСТе «Делопроизвод
ство и архивное дело», в зарубежном – в Законе
Республики Беларусь «Об электронном доку
менте», Законе Таджикистана «Об электронном
документе», Законе Болгарии «Об электронном
документе и электронной подписи», Законе Ка
нады «О защите персональной информации и
электронных документов» используются сход
ные по смыслу термины); 2) электронная форма
представления информации (специально уста
навливается требование воспроизведения ин
формации в виде, доступном для восприятия
человеком, в ФЗ РФ «Об электронной цифровой
подписи» электронный документ определяется
как документ, в котором информация представ
лена в электронноцифровой форме, то есть в
законе четко указано, что электронные докумен
ты – это особая категория документов); 3) спо
собность храниться, обрабатываться и переда
ваться с помощью электронных средств (или
62
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
filenko.qxd 17.04.2006 15:04 Page 62
программных и технических средств) (данный
термин используется в Законе США «Об элект
ронных подписях», в Законе Украины «О платеж
ных системах и переводе денег в Украине», в
Законах Республики Беларусь, Туркменистана,
Таджикистана «Об электронном документе»).
Дополнительно в качестве обязательного
признака электронного документа также указы
вается наличие в нем ЭЦП (Законы «Об элект
ронном документе» Беларуси, Туркменистана,
Таджикистана, Закон Украины «О платежных
системах и переводе денег в Украине»).
Пример развернутого определения элект
ронного документа, включающего указанные
признаки, в российском праве дает постановле
ние Пенсионного фонда Российской Федера
ции от 26 января 2001 г. № 15 «О введении в
систему Пенсионного фонда Российской Феде
рации криптографической защиты информации
и электронноцифровой подписи». В соответ
ствии с данным постановлением электронный
документ – это информация, представленная
как форма состояния элементов электронной
вычислительной техники, иных электронных
средств обработки, хранения, передачи инфор
мации, которая может быть преобразована в
форму, пригодную для однозначного восприя
тия человеком и имеющую атрибуты для иден
тификации документа.
Характерная особенность отечественных
нормативных актов, касающихся электронных
документов, состоит в том, что они рассматри
вают электронный документ в одном ряду с тра
диционными документами, выдвигая те же тре
бования: наличие обязательных реквизитов, со
ответствующих аналогичным реквизитам бу
мажного документа. Все нововведения в облас
ти работы с электронными документами сводят
ся к уравниванию в правовых актах юридичес
кой силы электронных и бумажных документов.
Несмотря на множество определений, при
водимых в законодательстве, и разнообразие
подходов к данному термину, известные ученые
предлагают относиться к электронным доку
ментам так же, как и к другим технотронным до
кументам, учитывая в действующих правилах и
инструкциях специфику носителя информа
ции
15
. Такая позиция позволит решить и после
дующие задачи архивной обработки электрон
ных документов, в том числе определения их
форматов и стандартов записи, вопросы прог
раммного и технического обеспечения хране
ния электронной документации, а также мигра
ции информации и т. п.
В связи с компьютеризацией управления и
переходом к хранению информации на нетради
ционных носителях в нормативнометодические
документы были также внесены изменения. В
новой редакции Единой государственной систе
мы делопроизводства
16
, получившей название
Государственной системы документационного
обеспечения управления
17
, а также в Типовой
инструкции по делопроизводству в министер
ствах и ведомствах РФ
18
были даны требования
к машиночитаемым документам. В соответ
ствии с ГОСТом 6.1084, который лег в основу
подготовки разделов двух данных документов,
для машиночитаемого документа устанавлива
лись обязательные реквизиты оформления по
типу бумажных документов и их размещение
способом, позволяющим однозначно иденти
фицировать документ. Правила приема и обра
ботки документов, поступающих по каналам
электронной почты, определила Типовая
инструкция по делопроизводству в федераль
ных органах исполнительной власти (разрабо
тана в соответствии с распоряжением Прави
тельства РФ от 31 октября 2000 г. № 1547Р «О
совершенствовании делопроизводства в феде
ральных органах и усилении исполнительской
дисциплины»)
19
. Но с 18 февраля 2006 г. она пе
рестала действовать, и вступила в силу новая
инструкция по делопроизводству в федераль
ных органах исполнительной власти
20
, которая
была разработана в соответствии с постановле
нием Правительства Российской Федерации от
19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте
взаимодействия федеральных органов испол
нительной власти»
21
и утверждена приказом
Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.
Положения данной Типовой инструкции распро
страняются на организацию работы с докумен
тами независимо от вида носителя, включая их
подготовку, регистрацию, учет и контроль ис
полнения, осуществляемые с помощью автома
тизированных (компьютерных) технологий. Пра
вила приема, обработки и распределения доку
ментов в электронном виде определяются
инструкцией по делопроизводству федерально
го органа исполнительной власти с учетом
функционирующих в федеральном органе ис
полнительной власти технических и програм
мных средств. Документы в электронном виде,
поступающие в федеральный орган исполни
тельной власти, проходят прием, регистрацию,
предварительное рассмотрение, рассмотрение
руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электрон
63
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
filenko.qxd 17.04.2006 15:04 Page 63
ном виде в РКФ, поступивших на электронный
адрес федерального органа исполнительной
власти, осуществляется службой ДОУ или дру#
гим структурным подразделением по разреше#
нию руководителя федерального органа испол#
нительной власти.
В настоящее время традиционное делопро#
изводство невозможно представить себе без
автоматизации и использования электронных
документов. Появление электронного докумен#
та привело к тому, что изменились все процес#
сы работы с документами. Наряду с многочис#
ленными преимуществами от использования
новых информационных технологий они имеют
также и отрицательные стороны: быстрая смена
носителей, программ, способов доставки в оп#
ределенной степени препятствует стабильнос#
ти делопроизводственных процессов в управле#
нии, усложняет задачи сохранности документов
и использования имеющихся документальных
массивов. Возникают проблемы, касающиеся
юридической силы документов.
Как бумажные, так и электронные документы
имеют свои преимущества и одновременно ог#
раничения, связанные с носителем информа#
ции
22
. В таблице приведены основные из них.
Необходимо отметить, что даже в тех случа#
ях, когда электронный документ имеет неоспо#
римые преимущества перед бумажным, могут
возникнуть проблемы организационного, техни#
ческого и нормативного характера. Так, напри#
мер, реализация Закона «Об электронной циф#
ровой подписи» предполагает издание соответ#
ствующих подзаконных актов, создание специ#
альных удостоверяющих центров, выдающих
сертификаты ключей.
Таким образом, бумажные и электронные до#
кументы имеют свои преимущества. Традици#
онные документы имеют преимущества, свя#
занные с бумагой как носителем информации,
что важно для долговременного хранения ин#
формации с сохранением возможности воспри#
ятия. С другой стороны, необходимо использо#
вать преимущества электронных документов
при работе с копиями документов, подлинники
которых существуют на бумажных носителях,
так как в сфере управления главное требование
– оперативность, своевременность, быстрота
получения и доведения информации и ее полно#
та. Для оперативного информационного обес#
печения (прежде всего – доведения информа#
ции и ее поиска в информационном фонде)
электронные документы имеют неоспоримые
преимущества. Поэтому для эффективной орга#
низации документационного обеспечения уп#
равленческой деятельности предпочтительно
сочетание документов на бумажном и электрон#
ном, а при необходимости – и на других носите#
лях информации применительно к конкретным
задачам
27
.
64
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
filenko.qxd 17.04.2006 15:04 Page 64
65
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
filenko.qxd 17.04.2006 15:05 Page 65
66
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
1
Этимологический словарь русского языка / Под ред. Б. А. Ларина. Пер. с нем. О. Н. Трубачева. 2*е изд. Т. 1. С. 523.
2
Терминологический словарь по теории и практике научной информации. – М.: ВИНИТИ, 1964. С. 44.
3
Например: Автоматизированные системы управления в народном хозяйстве / Под. ред. В. С. Синяка. М., 1987. С. 122; Миронов Г. А.,
Фролов Г. Д. Автоматизированные информационные системы. 1982. С. 238–239.
4
Советский энциклопедический словарь / Под ред. В. М. Прохорова. 4*е изд. М., 1989. С. 407; Венгеров А. Б. Право и информация в усло*
виях автоматизации управления (теоретические вопросы). М., 1978. С. 114.
5
ГОСТ 13.002*79 – Микрофильм на правах подлинника. Основные положения.
6
О внесении изменений и дополнений в основы уголовного судопроизводства Союза ССР и союзных республик. Закон СССР от 12 июня 1990 г.
7
Ларин М. В. Управление документацией в организациях. – М.: «Научная книга», 2002. С. 88.
8
Там же. С. 90.
9
ГОСТ 6.10*88 – Унифицированные системы документации. Основные положения. – М.: Издательство стандартов,1988.
10
Ларин М. В. Управление документацией в организациях. – М.: «Научная книга», 2002. С. 92.
11
Воробьев Г. Г. Документы: информационный анализ. М., 1973. С. 185.
12
Сокова А., Предеин Е. Обеспечение юридической силы документа // Хозяйство и право. 1989. № 9. С. 132.
13
Воробьев Г. Г. Автоматизированная контора. М., 1989. С. 185–186.
14
Ткачев А. В. Правовой статус компьютерных документов: основные характеристики. – М.: ООО «Городец*издат», 2000. С. 62.
15
Костомаров М. Н. Организация хранения и обеспечения сохранности документов в США // Секретарское дело. 1998. № 4. С. 89; Ларин
М. В. Управление документацией в организациях. – М.: «Научная книга», 2002. С. 97.
16
Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М., 1975.
17
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и служ*
бам документационного обеспечения. М., 1991.
18
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М.: Росархив, 1992.
19
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27 нояб*
ря 2000 г.) // Собрание законодательства РФ. 2000. № 45. Статья 4525.
20
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России
от 8 ноября 2005 г. № 536) // Российская газета. № 24. 7 февраля 2006 г.
21
Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 19
января 2005 г. № 30) // Собрание законодательства РФ. 2005. № 4. Статья 305.
22
Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Издательство МЭИ, 2004. С. 49.
23
Джулер А., Дрюниани Б. Креативные стратегии в рекламе. – СПб: «Питер», 2002. С. 289.
24
Домарев В. В. Защита информации и безопасность компьютерных систем. – К.: «Диа*Софт»,1999. С. 38.
25
Привалов В. Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов // Документация в информационном обществе: электронный документообо*
рот и электронный архив. Доклады и сообщения на шестой Международной научно*практической конференции. 24–25 ноября 1999 г. М.,
2000. С. 120–124.
26
Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Издательство МЭИ, 2004. С. 53.
27
Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Издательство МЭИ, 2004. С. 55.
filenko.qxd 17.04.2006 15:05 Page 66
67
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
Л.А. Сысоева, РГГУ
ÐÀÇÐÀÁÎÒÊÀ ÊÎÍÖÅÏÖÈÈ
ÎÁÙÅÊÎÐÏÎÐÀÒÈÂÍÎÉ ÑÈÑÒÅÌÛ
ÝËÅÊÒÐÎÍÍÎÃÎ ÓÏÐÀÂËÅÍÈß
ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈ
М
ногие организации в настоящий момент
переходят на новый уровень автоматиза'
ции – построение корпоративных систем
управления документами. Этот процесс
начинается с подготовки общей концепции сис'
темы. Рассмотрим возможную структуру концеп'
ции и содержание ее основных разделов.
Структура концепции
Введение
1. Термины и определения
2. Классификация систем электронного уп'
равления документами
3. Стандарты в области электронного управ'
ления документами
4. Структура рынка программных продуктов в
области электронного управления документами
5. Информационно'аналитическая справка
состояния системы электронного управления
документами в организации
Классификация структурных подразделений
организации
Структура документопотоков
Описание состояния автоматизации докумен'
тооборота в настоящий момент
Лицензии на программное обеспечение
6. Архитектура и программная реализация
системы электронного управления документами
в организации
Цели создания общекорпоративной системы
электронного управления документами
Основные характеристики предлагаемого ре'
шения
Базовая программная платформа
Базовая архитектура решения
7. Этапы выполнения работ
Источники и литература
■
СТРУКТУРА КОНЦЕПЦИИ
■ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
■ КЛАССИФИКАЦИЯ СИСТЕМ
УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
■ ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАМ
УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
■ СТАНДАРТЫ В ОБЛАСТИ
ЭЛЕКТРОННОГО УПРАВЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТАМИ
■ АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ
ЭЛЕКТРОННОГО УПРАВЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ
■ ОПИСАНИЕ ПРЕДЛАГАЕМОГО
РЕШЕНИЯ
sisoeva.qxd 17.04.2006 15:16 Page 67
Во введении указываются содержание и наз
начение документа, цели внедрения автомати
зированных информационных систем в органи
зации.
Целями являются:
1. повышение эффективности работы как от
дельных сотрудников, так и всей организации в
целом;
2. получение актуальной, достоверной и неп
ротиворечивой информации, позволяющей оп
тимально решать задачи планирования, управ
ления и анализа.
Если автоматизированные информационные
системы 90х гг. были ориентированы на автома
тизацию отдельных бизнеспроцессов, то в нас
тоящее время используется комплексный подход
к автоматизации. Любая организация – это сово
купность взаимодействующих элементов (под
разделений), которые связаны между собой как
функционально (выполняют отдельные виды ра
бот в рамках единого бизнеспроцесса), так и ин
формационно (обмениваются документами, уст
ными распоряжениями и т. д.). Кроме того, эти
элементы взаимодействуют с внешними систе
мами, причем их взаимодействие также может
быть как информационным, так и функциональ
ным. И такие виды взаимодействия характерны
практически для любой организации, каким бы
видом деятельности она не занималась. Поэтому
создание единого информационного простран
ства на основе корпоративной информационной
системы является необходимым условием для
повышения эффективности деятельности орга
низации и реализации процессов управления.
Одной из важнейших составляющих корпо
ративной информационной системы является
система электронного управления документа
ми. Организация работы с документами – это
составная часть процессов управления и приня
тия решений, существенно влияющая на опера
тивность и качество управления. Документы
поступают в организацию, создаются сотрудни
ками, передаются для согласования или испол
нения из подразделения в подразделение, пос
тупают к руководству для принятия решения или
утверждения и отправляются из организации.
Роль уровня автоматизации работы с доку
ментами повышается, если речь идет о крупной
организации, особенно территориально расп
ределенной.
Автоматизация управления документами не
обходима для:
● формирования целостной картины дея
тельности организации;
● повышения эффективности работы сот
рудников (автоматизации рутинных опе
раций);
● координирования работ структурных под
разделений в рамках единого бизнес
процесса;
● мониторинга движения документов;
● оперативной обработки информации,
поддержки ее актуальности, достовернос
ти и непротиворечивости;
● коллективной работы с документами;
● контроля исполнения;
● организации поиска, хранения и архиви
рования документов;
● эффективного использования людских,
коммуникационных, технических и инфор
мационных ресурсов.
В Концепции обычно даются определения
терминов:
Информация – это сведения о лицах, пред
метах, фактах, событиях, явлениях и процессах,
выраженные в какойлибо объективной форме,
обеспечивающей возможность их хранения и
распространения (проект ФЗ «Об информации,
информатизации и защите информации» от
2000 г.).
Корпоративная информационная система
(КИС) – система, пользователем которой может
быть только ограниченный круг лиц, определен
ный ее владельцем или соглашением участни
ков корпоративной информационной системы
(ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от
2002 г.).
Электронный документооборот – система
составления, использования, хранения и обме
на электронными документами с использовани
ем электронных средств массовых коммуника
ций (проект ФЗ «Об электронном документе»
1590164).
Электронный документ – форма подготовки,
отправления, получения или хранения инфор
мации с помощью электронных технических
средств, зафиксированная на магнитном диске,
магнитной ленте, лазерном диске и ином элект
ронном материальном носителе.
Составитель (электронного документа) – фи
зическое или юридическое лицо, составившее
(или от имени которого составлен) электронный
документ с использованием электронных техни
68
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
sisoeva.qxd 17.04.2006 15:16 Page 68
ческих средств (за исключением лица, действу
ющего в качестве посредника в отношении пе
редачи этого электронного документа).
Информация, зафиксированная на электрон
ном материальном носителе, признается элект
ронным документом, если она:
– создается, обрабатывается, хранится и пе
редается с помощью электронных технических
средств;
– подписана с соблюдением требований,
предусмотренных действующим законодатель
ством;
– может быть представлена в форме, пригод
ной для восприятия человеком, не обладающим
специальными техническими навыками;
– если при составлении, хранении, передаче
использован предусмотренный государствен
ными или международными стандартами либо
соглашением сторон способ, позволяющий
достоверно идентифицировать составителя
электронного документа.
2. Электронный документ должен быть дос
тупным для его последующего использования.
3. При необходимости предъявления элект
ронного документа этот документ должен быть
продемонстрирован лицу, имеющему полномо
чия требовать его предъявления.
Электронная цифровая подпись – реквизит
электронного документа, защищенный от под
делки, полученный в результате криптографи
ческого преобразования информации с исполь
зованием закрытого ключа электронной подпи
си, позволяющей установить отсутствие утраты,
искажения или подделки, содержащейся в
электронном документе информации, а также
обладателя электронной цифровой подписи
(ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от
2002 г.).
Бизнеспроцесс (деловой процесс) – это се
рия логически взаимосвязанных действий, при
которых ресурсы предприятий или организаций
используются для создания или получения полез
ного для потребителя продукта или услуги в фик
сированный промежуток времени (Шеер А. – В.
Моделирование бизнеспроцессов: Пер. с англ. –
М.: «ВестьМетаТехнология», 2000. 205 с.).
Классификация систем электронного уп
равления документами
«Системы электронного управления доку
ментами (ЭУД) обеспечивают процесс созда
ния, управления доступом и распространения
больших объемов документов в компьютерных
сетях, а также обеспечивают контроль над пото
ками документов в организации. Часто эти доку
менты хранятся в специальных хранилищах или
в иерархии файловой системы. Типы файлов,
которые, как правило, поддерживают системы
ЭУД, включают текстовые документы, образы,
электронные таблицы, аудио, видеоданные и
документы Web. Общими возможностями сис
тем ЭУД является создание документов, управ
ление доступом, преобразование и безопас
ность»
1
.
Системы электронного управления докумен
тами включают:
1. системы электронного документирования
(делопроизводства);
2. системы электронного документооборота;
3. корпоративные системы электронного уп
равления документами.
Первые системы управления документами
строились как вертикальные приложения и были
предназначены для использования небольшими
группами специалистов, работающих в терри
ториальной близости друг от друга с сильно
структурированными документами.
Для обеспечения эффективной деятельности
современных учреждений системы электронно
го управления документами должны удовлетво
рять следующим требованиям:
● Масштабируемость. Система должна
поддерживать различное количество
пользователей (десятки, сотни, тысячи) и
ее способность наращивать мощность
должна определяться только мощностью
аппаратного обеспечения, на котором она
установлена.
● Распределенность. Архитектура системы
должна поддерживать взаимодействие
территориально распределенных струк
турных подразделений организации. При
этом в качестве коммуникационных
средств могут быть использованы самые
разнообразные каналы связи.
● Модульность. Система электронного уп
равления документами должна состоять
из отдельных модулей, интегрированных
между собой, что обеспечивает возмож
ность поэтапного внедрения системы.
● Открытость. Открытая архитектура систе
мы позволяет, вопервых, быстро расши
рять платформу управления документами
в ответ на появление новых бизнесце
лей, вовторых, интегрировать систему с
69
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
sisoeva.qxd 17.04.2006 15:16 Page 69