Делопроизводство 2006 №2
Подождите немного. Документ загружается.
Организационно в ИСО входят руководящие
и рабочие органы. Руководящие органы:
■ Генеральная ассамблея (высший орган);
■ Совет;
■ Техническое руководящее бюро.
Рабочие органы:
■ технические комитеты (ТК);
■ подкомитеты;
■ технические консультативные группы
(ТКГ).
Генеральная ассамблея – это собрание
должностных лиц и делегатов, назначенных ко'
митетами'членами. Всего в составе ИСО более
80 комитетов'членов. Комитеты'члены имеют
право принимать участие в работе любого тех'
нического комитета ИСО, голосовать по проек'
там стандартов, избираться в состав Совета
ИСО и быть представленными на заседаниях Ге'
неральной ассамблеи.
Совет руководит работой ИСО в перерывах
между сессиями Генеральной ассамблеи. Совет
имеет право, не созывая Генеральной ассамб'
леи, направить в комитеты'члены вопросы для
консультации или поручить комитетам'членам
их решение. На заседаниях Совета решения
принимаются большинством голосов присут'
ствующих на заседании комитетов – членов Со'
вета. В период между заседаниями и при необ'
ходимости Совет может принимать решения пу'
тем переписки.
Совету ИСО подчиняются семь комитетов:
■ ПЛАКО (Техническое бюро);
10
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Международная организация по стандартизации имеет довольно сложную организационную
структуру.
Организационная структура ИСО
3
ГЕНЕРАЛЬНАЯ АССАМБЛЕЯ:
● Директорат
● Представители:
– главных членов организации
– членов'обозревателей
– членов'подписчиков
КОМИТЕТЫ ПО
РАЗРАБОТКЕ
СТРАТЕГИИ РАБОТЫ
ОРГАНИЗАЦИИ:
● КАСКО
● КОПОЛКО
● ДЕВКО
Комитеты
в составе Совета:
● Финансовый
● Стратегический
Специальные
консультативные
группы
СОВЕТ
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ
СЕКРЕТАРИАТ
РЕМКО
Консультативные
технические
группы
СОВЕТ ПО
ТЕХНИЧЕСКОМУ
РУКОВОДСТВУ
Технические
комитеты
volkova.qxd 17.04.2006 13:16 Page 10
■ СТАКО (Комитет по изучению научных
принципов стандартизации);
■ КАСКО (Комитет по оценке соответствия);
■ ИНФКО (Комитет по научнотехнической
информации);
■ ДЕВКО (Комитет по оказанию помощи
развивающимся странам);
■ КОПОЛКО (Комитет по защите интересов
потребителей);
■ РЕМКО (Комитет по стандартным образ
цам).
ПЛАКО подготавливает предложения по пла
нированию работы ИСО, по организации и коор
динации технических сторон работы. В сферу
работы ПЛАКО входят рассмотрение предложе
ний по созданию и роспуску технических коми
тетов, определение области стандартизации,
которой они должны заниматься.
СТАКО обязан оказывать методическую и ин
формационную помощь Совету ИСО по принци
пам и методике разработки международных
стандартов. СТАКО занимается также термино
логией и организацией семинаров по примене
нию международных стандартов для развития
торговли.
КАСКО занимается вопросами подтвержде
ния соответствия продукции, услуг, процессов
и систем качества требованиям стандартов,
изучая практику этой деятельности и анализи
руя информацию. Комитет разрабатывает ру
ководства по испытаниям и оценке соответ
ствия (сертификации) продукции, услуг, сис
тем качества, подтверждению компетентности
испытательных лабораторий и органов по сер
тификации.
ДЕВКО изучает запросы развивающихся
стран в области стандартизации и разрабаты
вает рекомендации по содействию этим стра
нам в данной области. Главные функции ДЕВКО:
организация обсуждения в широких масштабах
всех аспектов стандартизации в развивающих
ся странах; создание условий для обмена опы
том с развитыми странами; подготовка специа
листов по стандартизации на базе различных
обучающих центров в этих странах; содействие
ознакомительным поездкам специалистов ор
ганизаций, занимающихся стандартизацией в
развивающихся странах; подготовка учебных
пособий по стандартизации для этих стран; сти
мулирование развития двустороннего сотруд
ничества промышленно развитых и развиваю
щихся государств в области стандартизации и
метрологии.
КОПОЛКО изучает вопросы обеспечения ин
тересов потребителей и возможности содей
ствия этому через стандартизацию; обобщает
опыт участия потребителей в создании стандар
тов. Этому способствует периодическое изда
ние Перечня международных и национальных
стандартов, а также полезных для потребителей
руководств: «Сравнительные испытания потре
бительских товаров», «Информация о товарах
для потребителей», «Разработка стандартных
методов измерения эксплуатационных характе
ристик потребительских товаров» и др.
РЕМКО оказывает методическую помощь
ИСО путем разработки соответствующих руко
водств по вопросам, касающимся стандартных
образцов (эталонов).
В ИСО могут вступить национальные учреж
дения по стандартизации, играющие ведущую
роль в своих странах (от каждой страны прини
мается по одному учреждению). Полноправные
члены организации (известные как «главные
члены») имеют по одному голосу независимо
от размера или прочности экономической базы
стран, которые они представляют. Плюс к это
му в ИСО существует две категории членства
для стран, в которых национальная деятель
ность по стандартизации развита недостаточ
но сильно.
ИСО трактует понятие «стандарт» как техни
ческие условия или другой документ, рассчи
танный на специалистов соответствующего
профиля, совместно разработанный, согласо
ванный или одобренный всеми заинтересован
ными сторонами, основанный на совокупности
научных, технологических и практических ре
зультатов, способствующий получению всеоб
щих оптимальных преимуществ, утвержденный
компетентным национальным, региональным
или международным органом
4
.
Стандарт ИСО может
представлять собой 4
страничный документ, а
может состоять и из
нескольких сотен стра
ниц. В ближайшем буду
щем все стандарты бу
дут доступны и в элект
ронном виде. На доку
менте изображены эмблема ИСО и его назва
ние: «Международный стандарт». В большин
стве случаев указанный документ выпущен на
бумаге формата А4 (этот формат, кстати, яв
ляется одним из стандартов бумаги, разрабо
танных ИСО)
5
.
11
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
volkova.qxd 17.04.2006 13:17 Page 11
Порядок разработки стандартов
В системе ИСО остаются секторы, которые
до сих пор нуждаются в стандартах, разработка
которых еще находится на начальном этапе.
Запросы на такие стандарты поступают из про!
мышленных или торговых предприятий и нап!
равляются в представительства ИСО в своей
стране. Эти представительства сообщают о но!
вых проектах стандартов всем членам организа!
ции. Если проект утвержден, работа над ним по!
ручается соответствующему техническому ко!
митету. В ИСО также могут поступать и предло!
жения об учреждении технических комитетов в
какой!либо новой сфере деятельности. С целью
эффективного использования финансовых
средств ИСО организация утверждает только те
проекты стандартов, которые действительно
требуются для обеспечения успешной работы
рынка.
Непосредственную работу по созданию меж!
дународных стандартов ведут:
■ технические комитеты (ТК);
■ подкомитеты (ПК, которые могут учреж!
дать ТК);
■ рабочие группы (РГ) по конкретным нап!
равлениям деятельности.
По данным на конец XX века, международная
стандартизация в рамках ИСО проводится 2832
рабочими органами, в том числе 185 ТК, 636 ПК,
1975 РГ и 36 целевыми группами.
Ведение всех секретариатов ТК и ПК обеспе!
чивают 35 комитетов!членов, в том числе за
Россией закреплено 10 ТК, 31 ПК и 10 РГ.
Официальные языки ИСО — английский,
французский, русский. На русский язык пере
ведено около 70% всего массива междуна
родных стандартов ИСО.
Разработка международных стандартов пре!
дусматривает несколько этапов
6
.
Первый этап. Рассматриваются предложе!
ния о включении в программу работ техническо!
го комитета (ТК) разработки того или иного
международного стандарта. Все предложения
рассылаются секретариатом ТК или подкомите!
том (ПК) всем комитетам!членам, принимаю!
щим активное участие в работе данного комите!
та (подкомитета) вместе с обоснованием целе!
сообразности разработки стандарта. В случае
положительного решения начинается разработ!
ка рабочего проекта стандарта.
Второй этап. Рабочие проекты стандартов в
большинстве случаев разрабатываются специ!
ально создаваемыми для этих целей рабочими
группами, членами которых являются, как пра!
вило, ведущие специалисты в данной области
из заинтересованных стран. Рабочие проекты
могут представляться на рассмотрение ТК или
ПК отдельным комитетом!членом. В основном
такие проекты представляют собой националь!
ные стандарты стран. В случае одобрения раз!
работанного рабочего проекта на заседании ТК
или ПК либо путем переписки между членами
ПК или ТК он регистрируется в центральном
секретариате ИСО в качестве предложения
международного стандарта и ему присваивает!
ся регистрационный номер.
Третий этап. Проект предложения рассыла!
ется секретариатом ТК или ПК всем активным
членам этого органа для замечаний. После их
получения созывается международное заседа!
ние, на котором обсуждается техническое со!
держание проекта. Обычно проводятся нес!
колько заседаний, и к каждому из них готовится
уточненный проект. Допускается представлять
не более трех проектов, после чего рассматри!
вается дальнейшая целесообразность их разра!
ботки.
Четвертый этап. При общем одобрении про!
ект стандарта направляется в центральный сек!
ретариат для регистрации уже в качестве проек!
та международного стандарта и его рассылки на
голосование активным членам данного ТК или
ПК. После одобрения проекта он направляется
на голосование комитетам – членам ИСО, то
есть национальным организациям по стандарти!
зации. Для сокращения сроков разработки стан!
дарт может рассылаться на голосование однов!
ременно и активным членам ТК или ПК, и нацио!
нальным организациям по стандартизации.
Пятый этап. Проект международного стан!
дарта считается одобренным, если за него по!
дано две трети голосов активных членов данно!
го ТК или ПК, а против – не более четверти от
общего числа голосов комитетов – членов ИСО,
принявших участие в голосовании.
Шестой этап. Издание международного
стандарта осуществляется центральным секре!
тариатом ИСО на английском и французском
языках, то есть на рабочих языках ИСО. Ряд
стандартов, в том числе терминологические,
издаются и на русском языке.
Следует учесть, что при планировании работ
в ИСО для включения в программу стандартиза!
ции учитываются следующие критерии:
■ влияние стандарта на расширение между!
народной торговли;
■ обеспечение безопасности людей;
12
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
volkova.qxd 17.04.2006 13:17 Page 12
■ защита окружающей среды.
На основе этих положений должно быть
представлено веское обоснование предложе
ния.
Стандарты ИСО разрабатываются в соответ
ствии с четкими правилами по обеспечению
прозрачной и честной работы организации. Об
ратной стороной медали является тот факт, что
на достижение полного согласия между заинте
ресованными сторонами и заключение оконча
тельного соглашения, которое проходит в про
цессе общественного рассмотрения во всех
странах – участницах ИСО, требуется достаточ
но много времени. Для некоторых организаций,
заинтересованных в использовании стандартов
(особенно в сферах с быстро развивающимися
технологиями), более выгодным является сог
ласование технических характеристик, содер
жащихся в стандарте, а затем непосредствен
ное опубликование данного стандарта. Прохож
дение различных проверок для того, чтобы
стандарт с полным правом мог считаться меж
дународным, занимает очень большое время.
Поэтому в ИСО идут навстречу таким организа
циям. Разработан новый ряд «комплектующих»,
или различных категорий технических специфи
каций, позволяющих опубликование стандарта
на промежуточном этапе его разработки перед
полным согласованием: Спецификации, дос
тупные обществу (ПАС), Технические характе
ристики (ТС), Технический отчет (ТР), Междуна
родное соглашение, достигнутое на симпозиу
ме (ИВА)
7
.
Международные стандарты являются добро
вольными к применению. Однако их примене
ние является положительным фактором, так как
они аккумулируют в себе передовой мировой
опыт.
В 1986 г. был утвержден, а с 1990 г. уточнен
порядок принятия международных стандартов
непосредственно в качестве государственных,
отраслевых стандартов или технических условий.
Разработка международных норм и стандар
тов в сфере информации и документации в
Международной организации по стандартизации
(ИСО) поручена техническому комитету № 46
«Информация и документация», в работе которо
го принимают участие 34 национальных комитета
– члена ИСО, в числе которых и Федеральное
агентство по техническому регулированию и мет
рологии России, Ростехрегулирование.
Этот комитет занимается стандартизацией в
области информационной деятельности, изда
тельского дела, деятельности по индексирова
нию и реферированию, практической деятель
ности библиотек, документационных и инфор
мационных центров, архивов.
Он имеет в своей структуре четыре подкоми
тета: подкомитет № 4 «Техническое взаимодей
ствие»; подкомитет № 8 «Качество – Статистика
и оценка технических характеристик»; подкоми
тет № 9 «Идентификация и описание»; подкоми
тет № 11 «Управление архивами/документами».
На сегодняшний день комитетом опублико
вано 90 международных стандартов, из которых
40 выпущено непосредственно секретариатом
комитета, а 50 стандартов – его подкомитетами.
Подкомитетом № 11 «Управление архива
ми/документами», созданным в целях развития
стандартизации в сфере делопроизводства и
архивного дела, разработаны 3 международных
стандарта: две части ИСО 154892001 «Инфор
мация и документация – Управление документа
ми» (ISO 154892001, Information and documen
tation – Records management) и первая часть
стандарта ИСО 23081 «Информация и докумен
тация – Процессы управления документами –
Метаданные документов» (ISO/TS 230811:2004
Information and documentation – Records man
agement processes – Metadata for records – Part
1: Principles)
8
.
Стандарт ИСО 15489 регламентирует управле
ние документами любого формата и на любых но
сителях, создаваемых и получаемых различными
организациями в процессе их деятельности
9
.
Стандарт ИСО 23081 посвящен делопроиз
водственным метаданным в управленческой де
ятельности, их типам, функциям по обеспече
нию управленческих и делопроизводственных
процессов, а также управлению метаданными.
В марте 2005 г. был опубликован стандарт
ИСО 22310 «Информация и документация. Тре
бования к управлению документами, содержа
щиеся в стандартах» (ISO/DIS 22310, Information
and documentation – Requirements for
records/documents management in standards).
Также подкомитет № 11 совместно с техни
ческими комитетами № 42 и № 130 участвует в
подготовке стандарта в области долгосрочного
хранения документов в формате PDF (ISO/CD
190051 Document management – Electronic doc
ument file format for longterm preservation – Part
1: Use of PDF (PDF/A), работу над которым возг
лавляет подкомитет № 2 технического комитета
№ 171 «Системы управления документами».
Формат PDFA, то есть модифицированная вер
сия формата PDF, названная PDFArchive, осо
13
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
volkova.qxd 17.04.2006 13:17 Page 13
бенно удобен для архивного хранения элект
ронных документов, потому что сохраняет
внешний вид оригинального бумажного доку
мента.
Технический комитет № 46 в своей деятель
ности связан с комитетом № 154 «Процессы,
элементы данных и документы в торговле, про
мышленности и управлении», которым были
разработаны такие широко используемые стан
дарты, как ИСО 84391990 «Бланки. Основная
схема составления» (ISO 8439:1990, Forms
design – Basic layout) и ИСО 86012000 «Элемен
ты данных и форматы обмена данными – Обмен
информацией – Представление дат и времени»
(ISO 8601:2000, Data elements and interchange
formats – Information interchange –
Representation of dates and times).
ИСО 8439 устанавливает формат, поля и зо
ны реквизитов для бланков документов, исполь
зуемых в управлении, торговле и промышлен
ности.
ИСО 8601 устанавливает унифицированные
форматы написания даты, времени и времен
ных периодов; на его основе принят ГОСТ ИСО
86012001 «Система стандартов по информа
ции, библиотечному и издательскому делу.
Представление дат и времени. Общие требова
ния».
Среди стандартов, разработанных ТК № 46,
следует отметить международный стандарт
ИСО 51272001 «Информация и документация –
Словарь» (ISO 5127:2001, Information and docu
mentation – Vocabulary), содержащий основные
термины и понятия, применяемые в сфере ра
боты с информацией и документацией. Стан
дарт используется при разработке прикладных
стандартов по информационным наукам, в том
числе библиотечному делу, управлению доку
ментацией и архивными системами.
Международный стандарт ИСО 21451978
«Документация – Нумерация разделов и под
разделов в письменных документах» (ISO
2145:1978, Documentation – Numbering of divi
sions and subdivisions in written documents) мо
жет применяться для любых видов письменных
документов, например рукописей, печатных из
даний, журнальных статей, стандартов.
Международный стандарт ИСО 23841977
«Документация – Оформление переводов» (ISO
2384:1977, Documentation – Presentation of
translations) устанавливает правила представ
ления переводов в стандартной форме, что уп
рощает их применение различными категория
ми пользователей.
На основе стандарта ИСО 2384 был разрабо
тан ГОСТ 7.3688 «Система стандартов по ин
формации, библиотечному и издательскому де
лу. Неопубликованный перевод. Координация,
общие требования и правила оформления».
Несколько стандартов, разработанных коми
тетом ИСО № 46, посвящены бумаге для доку
ментов.
■ Международный стандарт ИСО 97061994
«Информация и документация – Бумага
для документов – Требования к долговеч
ности» (ISO 9706:1994, Information and
documentation – Paper for documents –
Requirements for permanence) устанавли
вает требования к износостойкости, хи
мической стабильности, влагостойкости
бумаги.
■ Международный стандарт ИСО 11108
1996 «Информация и документация – Бу
мага для архивных документов – Требова
ния к эксплуатационному качеству и дол
говечности» (ISO 11108:1996, Information
and documentation – Archival paper –
Requirements for permanence and durabili
ty) содержит требования к архивной бума
ге для документов и публикаций, подле
жащих долговременному хранению и час
тому использованию.
■ Международный стандарт ИСО 11798
1999 «Информация и документация –
Стойкость и долговечность записи, печати
и копирования на бумаге – Требования и
методы испытаний» (ISO 11798:1999,
Information and documentation –
Permanence and durability of writing, print
ing and copying on paper – Requirements
and test methods) важен при копироваль
номножительных работах.
■ Международный стандарт ИСО 117992003
«Информация и документация – Требова
ния к хранению архивных и библиотечных
документальных материалов» (ISO
11799:2003, Information and documentation –
Document storage requirements for archive
and library materials).
В 2003 г. был принят также международный
стандарт ИСО 144162003 «Информация и доку
ментация – Требования к переплету книжных,
периодических, серийных изданий и других бу
мажных документов для использования в архи
вах и библиотеках – Методы и материалы» (ISO
14416:2003, Information and documentation –
Requirements for binding of books, periodicals,
14
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
volkova.qxd 17.04.2006 13:17 Page 14
serials and other paper documents for archive and
library use – Methods and materials).
Большая группа стандартов, разработанных
техническим комитетом № 46, устанавливает
правила транслитерации, передачи букв одной
письменности посредством букв другой пись
менности. Например, международный стандарт
ИСО 91995 устанавливает правила транслите
рации кирилловского письма латинским алфа
витом (ISO 9:1995, Information and documenta
tion – Transliteration of Cyrillic characters into Latin
characters – Slavic and nonSlavic languages).
ГОСТ 7.792000 (ИСО 995) «Система стандар
тов по информации, библиотечному и изда
тельскому делу. Правила транслитерации ки
рилловского письма латинским алфавитом»
представляет собой аутентичный текст анало
гичного международного стандарта с дополни
тельными требованиями, отражающими пот
ребности экономики нашей страны
10
.
Полный перечень стандартов ИСО нахо
дится в Каталоге ИСО, к которому открыт доступ
через Интернет (www.iso.org). На сайте также
имеется доступ и к Сети мировых стандартов и
услуг (ВССН), в которой собрана информация,
поступающая с серверов всех организаций по
стандартизации мира. Через вебсайт ВССН
предоставляет информацию по стандартизации
в рамках международного, регионального и на
ционального масштаба, а также сведения о дея
тельности и услугах, предоставляемых упомяну
тыми организациями.
На сайте Всероссийского НИИ классифика
ции, терминологии и информации по стандар
тизации и качеству (www.vniiki.ru) можно полу
чить бесплатный доступ к каталогам ГОСТ, ОСТ,
ТУ, ИСО, МЭК, иностранных стандартов. Пре
доставление информации о документах (об их
наличии, сроках действия, внесенных измене
ниях, пересмотре, замене и отмене), разработ
чиках и утвердивших их органах, а также пре
доставление документов по техническому регу
лированию и их копий на бумажном носителе и в
электронноцифровой форме осуществляется
за плату. Федеральным органам законодатель
ной и исполнительной власти, а также судебным
органам – бесплатно
11
.
15
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
1
ISO International Organization of Standardization [Electronic resource]. Electron. Data. [S. L., S. A.]. Mode of access:
http://www.iso.org/iso/en/aboutiso/introduction/index.html#four,
free.
2
ISO International Organization of Standardization [Electronic resource]. Electron. Data. [S. L., S. A.]. Mode of access:
http://www.iso.org/iso/en/aboutiso/introduction/index.html#three,
free.
3
ISO International Organization of Standardization [Electronic resource]. Electron. Data. [S. L., S. A.]. Mode of access:
http://www.iso.org/iso/en/aboutiso/isostructure/isostr.html,
free.
4
Чуковенков А. Ю., Янковая В. Ф. Оформление документов. – М.: «Дело», 1999. С. 180.
5
ISO International Organization of Standardization [Electronic resource]. Electron. Data. [S. L., S. A.]. Mode of access:
http://www.iso.org/iso/en/aboutiso/introduction/index.html#ten,
free.
6
Международные и региональные организации по стандартизации и качеству продукции: Справочник. – М.: Издво стандартов, 1990. С. 19.
7
ISO International Organization of Standardization [Electronic resource]. Electron. Data. [S. L., S. A.]. Mode of access:
http://www.iso.org/iso/en/aboutiso/introduction/index.html#twentyone,
free.
8
Митченко О. Ю. Международные стандарты ИСО в сфере информации и документации // Секретарское дело. 2005. № 2.
9
Митченко О. Ю., Рысков О. И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 154892001 // Делопроизводство.
2003. № 3; Митченко О. Ю. Применение международного стандарта ИСО 15489 при создании системы управления документацией в органи
зации // Секретарское дело. 2004. № 6.
10
Митченко О. Ю. Международные стандарты ИСО в сфере информации и документации // Секретарское дело. 2005. № 2.
11
Постановление Правительства РФ от 25 сентября 2003 г. № 594 «Об опубликовании национальных стандартов и общероссийских клас
сификаторов техникоэкономической информации»; постановление Правительства РФ от 15.087.2003 г. № 500 «О федеральном фонде техни
ческих регламентов и стандартов в единой информационной системе по техническому регулированию».
volkova.qxd 17.04.2006 13:17 Page 15
16
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Т.В. Кузнецова, проф. РГГУ
ÄÈÏËÎÌÍÀß ÐÀÁÎÒÀ ÄÎËÆÍÀ ÑÒÀÒÜ
ÇÀÊÀÇÍÛÌ ÎÐÃÏÐÎÅÊÒÎÌ
В
развитой рыночной экономике ведущее
место стал занимать процесс документиро,
вания всех процедур, совершаемых в про,
цессе деятельности юридического лица лю,
бой организационно,правовой формы. При ау,
диторских и других проверках проверяются, изу,
чаются, служат доказательством всех действий
только документы. Неправильно составленный
или не вовремя полученный и обработанный до,
кумент часто приводит к негативным экономи,
ческим последствиям. Не менее остро стоит и
проблема обеспечения сохранности докумен,
тов. Обязательное сохранение определенных
видов документов предписывается законода,
тельными актами.
Организация информационно,документаци,
онного обслуживания работы организаций –
особая сфера деятельности, требующая про,
фессиональных знаний. Сегодня специалистов в
этой области готовят в разных городах более 100
вузов страны по специальности 032001.65 (ра,
нее – 350800) «Документоведение и документа,
ционное обеспечение управления». Одна из
главных обязанностей выпускника – умение ра,
ционально организовать постановку документа,
ционного обеспечения управленческой деятель,
ности в организациях любого масштаба и любой
организационно,правовой формы.
Так как профессионалы,документоведы во
многих городах России стали готовиться сравни,
тельно недавно и первые выпуски состоялись
лишь 2–3 года назад (за исключением Москвы,
где первый факультет государственного делопро,
изводства был открыт в Московском государ,
ственном историко,архивном институте (МГИАИ)
в 1964 г.), руководители организаций пока еще
слабо представляют себе их возможности и не
знают, что можно получить от такого специалиста.
Вместе с тем подавляющая часть дипломных
работ специалистов по документоведению – это
■
ДИПЛОМНАЯ РАБОТА –
ОРГПРОЕКТ ПО ДОУ
■ СТРУКТУРА ОРГПРОЕКТА
■ ЧТО ПОЛУЧАЕТ ОРГАНИЗАЦИЯ
Kuznetsova.qxd 17.04.2006 13:20 Page 16
оргпроекты по документационному обеспече
нию управленческой деятельности, полные или
локальные, на базе конкретных организаций.
Выполнение такой дипломной работы может
принести много пользы любой организации, так
как при написании работы проводится анализ
текущего состояния документационного обес
печения управления, порядка составления,
оформления документов и организации работы
с ними и вырабатываются конкретные рекомен
дации по рациональной постановке ДОУ орга
низации.
В процессе оргпроектирования прежде все
го будет составлена справка об объекте иссле
дования, то есть об организации, ее создании,
краткой истории (если организация создана
давно), которая может послужить справкой о
фондообразователе для архива организации.
Оргпроектант, изучив структуру организа
ции, вычерчивает схемы, наглядно показываю
щие прямые и косвенные связи структурных
подразделений и должностных лиц.
Результатом выявления и изучения организа
ционных документов обследуемой организации
может стать составление таких основополагаю
щих документов, как положение и должностные
инструкции. Если оргпроектант – студент, то он в
рамках своей работы обязательно составит, ес
ли его не было, положение о службе документа
ционного обеспечения управления (канцелярии,
секретариате, общем отделе) или даст обнов
ленную редакцию, если положение было, но с
позиций сегодняшнего дня устарело или имеет
недостатки. В зависимости от заказа при выпол
нении оргпроекта группой специалистов могут
быть составлены положения обо всех структур
ных подразделениях. В крупной организации,
где служба ДОУ делится на отделы, составляют
ся положения о каждом из них: архиве, экспеди
ции, отделе регистрации и контроля и т. д.
Из должностных инструкций студенторгпро
ектант обычно составляет однудве инструкции
для работников службы ДОУ, а если фирма не
большая – развернутую должностную инструк
цию для секретаряреферента (секретаря). Эти
грамотно составленные инструкции могут пос
лужить образцом для составления впослед
ствии должностных инструкций на других работ
ников организации.
При оргпроектировании ДОУ в обязательном
порядке подвергается анализу инструкция по де
лопроизводству, если она есть, и составляется
новая с учетом последних законодательнопра
вовых и нормативнометодических документов.
Для работников службы ДОУ может быть
подготовлен (сегодня – чаще всего в электрон
ном виде) пакет необходимых законодательно
правовых документов, касающихся вопросов
документирования и работы с документами, а
также пакет всех нормативнометодических ак
тов по делопроизводству.
Если анализ работы по документационному
обеспечению управленческой деятельности ор
ганизации показывает перегрузку работников
службы ДОУ (для этого проводятся фотографии
рабочего дня работников, занятых делопроиз
водственным обслуживанием), оргпроектант
высчитывает на основе нормативов времени,
разработанных Центральным бюро нормативов
по труду Минтруда, необходимую штатную чис
ленность.
Однако важно не только рационально реор
ганизовать (или создать заново) службу ДОУ, но
главное – правильно поставить ее работу с уче
том новейших технологий.
Анализ потоков входящих, внутренних и ис
ходящих документов, представленных в диаг
раммах и оперограммах с конкретными цифра
ми, позволит иметь наглядное представление о
характере и движении документов, что является
необходимым условием внедрения автоматизи
рованных технологий.
Центральным вопросом при оргпроектиро
вании является система регистрации, так как
регистрация служит подтверждением факта
создания или получения документа в опреде
ленный день и позволяет на основе основных
сведений о документе, внесенных в регистраци
онную форму, создать базу данных обо всех до
кументах организации для последующей спра
вочной работы и контроля за исполнением. Про
ектант, как правило, предложит наиболее раци
ональную автоматизированную систему регист
рации, выбрав наилучший вариант программы
(и обосновав свой выбор), что позволит органи
зовать контроль за исполнением документов и
справочную работу по всему массиву зарегист
рированных документов.
Особенно плохо сегодня в коммерческих
структурах поставлено текущее хранение доку
ментов. Чаще всего совсем нет или неправиль
но составлена номенклатура дел. Дипломник в
пределах своей работы в зависимости от раз
меров организации грамотно составит или всю
номенклатуру дел, или номенклатуру дел для
определенных отделов и всегда даст конкрет
ные рекомендации по исправлению и соверше
нствованию имеющейся номенклатуры дел.
17
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Kuznetsova.qxd 17.04.2006 13:20 Page 17
Работники многих организаций не имеют
представления о сроках хранения документов.
Оргпроектант, как профессионал в этой облас
ти, проставит в номенклатуре дел срок хранения
каждого дела, сделав ссылку на соответствую
щую статью перечня документов со сроками
хранения.
В новых коммерческих структурах чаще всего
нет экспертных комиссий для проведения экс
пертизы ценности документов и выделения до
кументов с истекшими сроками хранения к
уничтожению. В рамках оргпроекта будет подго
товлен проект приказа (распоряжения) о созда
нии экспертной комиссии и разработан второй
документ – положение об экспертной комиссии
организации.
Если в организации нет архива, проектант
подготовит необходимые документы для его
создания. Если архив есть – укажет на недостат
ки в его работе и пути их ликвидации.
При анализе процесса документирования в
организации (а это направление может быть са
мостоятельным исследованием) прежде всего
анализируются бланки, имеющиеся в организа
ции, и если в них есть недочеты, проектируются
новые, с учетом последних требований законо
дательноправовых и нормативнометодичес
ких документов.
Изучив основную документацию, которую ор
ганизация создает в процессе своей деятель
ности, проектант может выделить и показать
всю цепочку документов, создаваемых в про
цессе решения вопросов по основной деятель
ности организации. Например, по куплепрода
же, заключению договоров на строительные ра
боты и т. д. Этот процесс обычно хорошо зак
репляется в табеле форм документов организа
ции. Например, в такой форме:
Могут быть подготовлены, если это оговари
вается, и альбомы основных видов и форм доку
ментов, создаваемых в организации.
Поскольку большинство ситуаций, по поводу
которых создаются документы, повторяются, по
таким типовым ситуациям должны быть состав
лены трафаретные тексты, в которых повторяю
щаяся информация печатается заранее и остав
ляется место для внесения индивидуальных ин
формаций. По мнению американских специа
листов, унифицированные формы и трафарет
ные тексты могут составлять до 98% докумен
тов, создаваемых в процессе управления. По
давляющая часть таких трафаретных докумен
тов должна находиться в памяти компьютера в
сетевой папке, доступной всем сотрудникам ор
ганизации. Кроме того, составляется набор
стандартных фраз и профессиональных выра
жений, применяемых в документах данной орга
низации. Они тоже должны находиться на
компьютерах всех сотрудников. К этой части
оргпроекта прикладывается перечень докумен
тов организации, подлежащих утверждению, и
перечень документов организации, требующих
проставления печати.
По желанию заказчика проектант может так
же выделить из инструкции по делопроизвод
ству как самостоятельный документ правила
подготовки и оформления документов в данной
организации. В этих правилах с конкретными
примерами не только расписывается порядок
оформления каждой части документа (реквизи
та): грифа утверждения, грифа согласования,
резолюции, даты, визы, заголовка к тексту, под
писи и т. д., но и описываются требования к сос
тавлению и оформлению важнейших, наиболее
часто создаваемых в организации документов с
примерами этих документов.
В оргпроектной работе даются рекоменда
ции по оборудованию рабочих мест, приобрете
нию средств копировальномножительной тех
ники, компьютеров, программного обеспече
ния, наиболее подходящих для данной органи
зации.
Как показывает даже беглый обзор возмож
ного содержания оргпроекта – дипломной рабо
ты, выполнение такой работы на базе организа
ции даст ей большую отдачу.
Учитывая, что оргпроектные работы стоят
дорого, а дипломник выполняет ее бесплатно
или за незначительную плату, руководители ор
18
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Вид
документа
(форма)
Кто готовит
документ
С кем
согласо
вывается
Кто подпи
сывает
Кто
утверждает
Кому (куда)
передается
Где
хранится
Перио
дичность
Kuznetsova.qxd 17.04.2006 13:20 Page 18
19
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
ганизаций, находящиеся в городах, где есть ву(
зы, готовящие выпускников по специальности
«Документоведение и документационное обес(
печение управления» могут воспользоваться
возможностью через деканаты соответствую(
щих факультетов сделать заказ на выполнение
студентом на базе его организации оргпроект(
ной работы по ДОУ. Если организация крупная
или руководитель хочет получить более полную
и детальную разработку, можно разделить
оргпроект на несколько локальных и поручить
каждый отдельному дипломнику. Например, ор(
ганизация заказывает несколько работ:
■ по организации работы службы ДОУ (с па(
кетом организационных документов);
■ документирование деятельности фирмы
(с анализом форм документов, разработ(
кой бланков, трафаретных текстов, шаб(
лонов, табелей форм документов и т. д.);
■ автоматизация документационного обес(
печения управленческой деятельности (с
анализом рынка и обоснованным подбо(
ром программы автоматизации, состав(
лением детального технического зада(
ния);
■ документирование деятельности отдела
кадров;
■ документирование деятельности бухгал(
терии и т. д.
Таким образом, организация как приложение
к дипломной работе в зависимости от ее профи(
ля может получить такие сложные организаци(
онные документы, как:
■ положение о службе ДОУ;
■ инструкция по делопроизводству в орга(
низации;
■ положение об архиве;
■ положение об экспедиции;
■ положение об экспертной комиссии;
■ должностные инструкции на работников
службы ДОУ;
■ номенклатура дел;
■ бланки организации;
■ табель форм документов;
■ пакет трафаретных текстов;
■ набор стандартных фраз и выражений;
■ перечень документов организации, требу(
ющих утверждения;
■ перечень документов организации, на ко(
торые ставится печать;
■ правила составления и оформления доку(
ментов организации и др.
Во всех случаях, учитывая, что специалистов
по оргпроектированию ДОУ в городах, за иск(
лючением Москвы, практически нет, руководи(
тель получит значительный экономический эф(
фект от работы студентов(проектантов, учиты(
вая, что вместе с ним работает и отвечает за ра(
боту его руководитель(преподаватель и студент
может пользоваться консультациями любой ка(
федры факультета.
Kuznetsova.qxd 17.04.2006 13:20 Page 19