Данилов Г.В. Менеджмент вузовских библиотек: роль библиотеки в обеспечении учебного процесса вуза в контексте новой парадигмы образования

Подождите немного. Документ загружается.

«Управление знаниями – это достаточно широко е понятие, это

не одна конкретная технология, а новый уровень управления орга-

низацией, направленный на повышение эффективности ее деятель-

ности и создание условий для завоевания лидерских позиций в биз-

несе и производстве» [10].

Управление знаниями включает в себя совершенно разные со-

ставляющие: и обмен знаниями, и управление внешними потоками

информации, и обучение, и стру ктуризацию знаний, и совместную

работу в сообществах, и многое другое. Казалось бы, для библио-

текарей эта концепция ненова. Современные библиотеки постоян-

но работают в области управления интеллектуальными ресурсами:

создание электронног о каталога, электронных библиотек, проблем-

но-ориентированных баз данных, тематиче ских подборок литера-

туры, архивов выполненных справок и т.д.

Можно выделить две сферы применения управления знания-

ми в библиотеке – внешнюю и внутреннюю. Во внешней с фере ка-

чество менеджмента (КМ) направлено на работу с внешними пото-

ками информации и пользователями библиотеки, во внутренней –

на оптимизацию структуры (в т.ч. и управляющей) библиотеки и

её деятельности.

Менеджмент знаний в области управления библиотечной дея-

тельностью – тоже сфера для нас, библиотекарей, достаточно изу-

чена и опробована: это планирование, учет, отчетность, работа с

кадрами, профессиональная учеба и т.д. Однако, имея все эти тра-

диционные компоненты управления, не всегда можно сказать, что

библиотека успешна и эффективна.

Целью менеджмента знаний можно назвать создание таких

условий, при которых накопленные знания, опыт эффективно ис-

пользуются для выполнения важнейших для организации задач,

способствуют повышению эффективности труда, совершенствова-

нию рабочего процесса, успеху и процветанию организации.

В мировой практике чаще всего управление знаниями исполь-

зуется для достижения нескольких целей: для улучшения взаимо-

действия между подразделениями, сохранения знаний и опыта со-

трудников, улучшения производственных показателей, инноваци-

онной деятельности, улучшения качества услуг, более эффективно-

го принятия решений и др. Если цели управления знаниями будут

соответствовать стратегическим задачам – эффект будет впечатля-

ющим. Конечно, нельзя сказать, что управление знаниями избавит

от всех бед сразу, тем не менее оно позволяет решить многие весь-

ма сложные проблемы. Самое главное – решить, какие именно за-

дачи управление знаниями поможет решить в каждом конкретном

случае или в каждой конкретной библиотеке. Каждая библиотека

мо жет предложить собственную модель менеджмента знаний и кон-

цепцию его внедрения.

Построение модели и этапы внедрения.

Первый этап построения модели заключается в объяснении

со трудникам, какую пользу принесет проект по управлению знания-

ми. Этот этап вводный (Knowledge Introduction). Он о дин из важней-

ших, именно от него зависит существование проекта. В это т период

опре деляются клю чевые сотр удники или от делы, к оторые заинтересо -

ваны в поддержании проекта. Именно они сформируют сообщество,

которое б удет продвигать идеи управления знаниями в библиотек е.

На втором этапе оцениваются ресурсы информации и знаний,

их соответствие потребностям сотрудник ов (Knowledge Audit). Чаще

всег о оценка прово дится c помощью опроса или анкетиров ания.

По результатам анкетирования, проведенного среди руково ди-

телей библиотеки Белорусского государственного экономического

университета, получены следующие данные:

- есть необходимо сть в получении и обмене знаниями – 76 %;

- быстро необходимую информацию могут найти – 28 %;

- отсутствует доступ к источнику информации – 52 %;

- испытывают «информационную перегрузку» – 52%;

- в недостаточной степени владеют информацией о работе дру-

гих подразделений библиотеки – 56 %;

- испытывают дефицит знаний и информации при принятии

важных решений –72 %;

- считают необхо димым сделать «прозрачной» библиотек у – 72 %.

Оценка степени важнос ти источника ин формации

Источник информации

На третьем этапе анализируются полученные ответы, раз-

рабатываются стратегия и тактика, сценарий и технологическое

решение внедрения, т.е. политика управления знаниями (Knowledge

Policy). На этом этапе определяются основные механизмы действия

программы: какие именно знания важны для библиотеки, что с ними

делать, как осуществить обмен знаниями и т.д.

На четвертом эт апе (Launch Program) намеченные планы

осуществляются: внедряются технологические решения, меняется

содержание информационных потоков, составляются директории

всех ресурсов, проводится обучение и т.д.

На этапе осуществления КМ подразумевает две важные состав-

ляющие: организационную и технологическую.

Организационная часть (социально-психологическая) – про-

ведение определенных управленческих процедур: определение

объемов информации, мотивация сотрудников к участию в процес-

се, изменение должностных обязанностей и др.

Технологическая часть – решения, помогающие осуществить

эти процедуры: информирование сотрудников, мероприятия по об-

мену знаниями.

Суще ствуют два направления, два сценария в технологичес-

кой части: «кодификация» (people-content-people) и «персонализа-

ция» (people-to-people). Их применение во многом определяет раз-

витие и степень использования информационных технологий. «Ко-

дификация» предполагает обязательную формализацию знаний,

которые жизненно необходимы для библиотеки, – написание отче-

тов, планов, концепций, справок по различным вопросам, отчетов

по командировкам и т. д. «Персонализация» подразумевает непос-

редственное общение сотрудников на собраниях, конференциях,

корпоративных мероприятиях и т.д.

Что необходимо для успешного функционирования системы

управления знаниями?

- Знания.

- Инструменты управления.

- Обмен знаниями.

Знания – объект КМ. Определений очень много. Приведем

некоторые из них:

- знания – необходимая людям информация, используемая ими

по определенным правилам, в соответствии с определенными про-

цедурами и с учетом отношений (понимание, одобрение, игнори-

рование, согласие, отрицание и т.д.) людей к этой информации [6];

- знания – шаблон, соединяющий несколько разрозненных кус-

ков информации и позволяющий вывести общие закономерности

(если при высокой влажности падает температура, то начинается

дождь) [7].

Применительно к КМ можно разделить знания на:

- формализованные – те, которые можно задокументировать в

докладах, отчетах, письмах и т.д. (примерно 20 % в активе органи-

зации);

- неформальные – те, которые нельзя формализовать: интуи-

ция, ощущения, впечатления, мнения (примерно 80 %, они суще-

ствуют до тех пор, пока люди работают в организации).

Инструменты управления можно разделить на 3 группы:

- управляющий знаниями и его команда. (в библиотеках это

чаще всего директор или заместитель директора, сотрудники, кото-

рые способны и хотят заниматься этой проблемой);

- технологические решения для операций со знаниями, сово-

купность организационных методов и решений для создания и об-

мена знаниями;

- информационные технологии, программные средства .

Обмен знаниями – это процесс постоянной циркуляции зна-

ний в сообществе, осуществляемый различными способами по уста-

нов ленным правилам и проце дурам. Есть условия, при выполнении

которых система управ ления знаниями б удет работать успешно:

- проект должен быть поддержан руководителем организации;

- должны быть правильно определены цели;

- ру ководитель проекта должен обладать личностными каче-

ствами лидера и высоким профессионализмом;

- необходимо правильно определить и оценить предмет управ-

ления;

- нужно правильно определить «сценарий» обмена знаниями;

- необходимо правильно выбрать мотивационные факторы.

Однако при создании подобных систем следует избегать сле-

дующих заблуждений.

1. Управление знаниями – программное обеспечение, про-

граммный продукт, резу льтат и продукт компьютерных технологий.

2. Управление знаниями – это управление необъятными ресур-

сами. «Невозможно управлять тем, что нельзя измерить» (китай-

ская народная мудрость).

Почему проце сс управления знаниями является привлекатель-

ной идеей? Во-первых, он приводит к более эффективному исполь-

зованию рабочего времени, сокращению затрат за счет централиза-

ции до ступа к знаниям (подсчитано, что 38 % рабочего времени

тратится на поиск нужной информации, 15 % – на общение с

ц елью её получения). Во-вторых, «кастомизация» знаний позволя-

ет руководителю быст ро находить эффективные решения. В-треть-

их, сохранение и использование «не формализованных» знаний

(опыт, мнения, идеи) сотрудников позволяет организации получить

конкурентное преимущество в окружающей социальной и эконо-

мической среде. И, наконец, способствует формированию корпора-

тивной культуры и информации в организации.

Можно сделать вывод: управление знаниями создает условия,

при которых образование превращается в разновидность инвести-

ций, профессиональный опыт становится своего рода активами, а

лояльность организации – тем, чего должна добиться организация

в отношениях с работником.

Список литературы

1. Армстронг М. Стратегии организационного обучения: [Фрагмент

книги] // Библиотека в эпоху перемен: философско-культурологические и

информационные аспекты: Информационный сборник (Дайджест). – Вып.

2(22). – М.: Изд. РГБ, 2004. – С. 79 – 83.

2. Интеллект нации – конкурентное преимуще ство России //

Проблемы теории и практики управления. – 2004. – № 1. – С. 123 –127.

3. Кент Ф.Г. Управление интеллектуальным капиталом на другом

конце свет а: Отчет Национального агентства по науке Австралии:

[Фрагмент книги] // Библиотека в эпоху перемен: философско-

культурологические и информационные аспекты: Информационный

сборник (Дайджест). – Вып. 2(22). – М.: Изд. РГБ, 2004. – С. 84–87.

4. Климов С.М. Интеллект уальные ресурсы как объект стра тегического

управ ления: [Фрагмент книги] // Библио тека в эпоху перемен: философск о-

культурологические и инфор мационные аспекты: Информационный сборник

(Дайджест). – Вып. 2(22). – М.: Изд. РГБ, 2004. – С. 72 –79.

5. Крымская А. Основы управления знаниями: Понятие, концепция,

перспективы // Библиотечное дело. – 2004. – № 11. – С. 17–19.

6. Мариничева М. Важнейший ресурс компании: [Электронный

ресурс]/ М.Мариничева. – Режим доступа: URL: http://

www.km.improvement.ru/.

7. Мартынов В., Демин В. Управление со скоростью света // Мир

электронной коммерции. – 2001. – № 2. – С. 12–19.

8. Мильнер Б.З. Управление знаниями. – М.: ИНФРА-М, 2003.

9. Митрофанов С.А. Альтернативная концепция развития страны,

основанной на знаниях, и проект реализации отдельных фрагментов

концепции // Инновации. – 2003. – № 8. – С. 65–68.

10. Наумов А. Ка чества менеджмента ХХI века // М енеджмент сег одня.

– 2003. – № 6. – С. 2–5.

11 . Черняк Л. Управление знаниями и информационные

технологии: [Электронный ресурс] / Открытые системы. – Режим

доступа: URL: http://www.osp.ru.

12. Стрельникова А.О. Управление знаниями как маркетинговая

стратегия: [Электронный ресурс] / БИГ-Петербург. – Режим доступа: URL:

http://www.big.spb.ru/.

13. Шпак Н. Факторы управления знаниями // Менеджмент сегодня. –

2004. – № 1. – С. 20–24. – № 2. – С. 14–19.

В.А. Глинская,

заведующая сектором МБА и ЭДД Научной библиотеки

Учреждения образования «Гродненский государственный

университет имени Янки Купалы»

МБА И ЭДД: МЕЖДУ ПРОШЛЫМ И БУДУЩИМ

Учреждение образ ования «Гродненский г осударственный уни-

верситет имени Янки Купалы » сегодня – крупнейший научно-обра-

зовательный центр Гродненского региона, широко известный и меж-

дународно признанный университет классического типа. Универси-

тет, являющийся самым крупным вузом в регионе, осуществляет

подготовку специалистов по 39 специальност ям дневной фор мы обу-

чения и 23 специальностям вечерней и заочной форм об учения. В

университете обучаются более 13 000 студентов, 154 аспиранта, 137

магистрантов, работают 1 687 преподава телей и со тр удников.

Миссия университета состоит в развитии обучения и исследо-

ваний для подготовки высокообразованных и предприимчивых

граждан, которые вост ребованы в регионе, стране, мире, в форми-

ровании гармоничного социально-культурного окружения путем

обращения знаний, накопленных всемирным содружеством, на

пользу региона и страны.

Научная библиотека университета является неотъемлемой

частью вуза, его незаменимым механизмом, совместно с другими

структурными подразделениями участвует в выполнении миссии

университета, используя новые формы и методы работы по инфор-

мационно-библиотечному обслуживанию пользователей.

Созданная в 1940 году, пережившая Вторую мировую войну и

тяготы послевоенного времени, Научная библиотека университета

сегодня – одна из крупнейших и хорошо оснащенных вузовских биб-

лио тек не только Гродненск о го региона, но и Р еспублики Беларусь.

Научная библиотека ГрГУ им. Я. Купалы является научно-методи-

ческим и координационным центром библиотек высших учебных

заве дений региона. Главной задачей Научной библиотеки является

осуществление библиотечного и информационно-библиографичес-

кого обеспечения учебног о процесса, ф ундаментальных и приклад-

ных исследований, обеспечение пользователей социальной инфор-

мацией, необходимой для удовлетворения самых разнообразных

личностных, профессиональных или общественных потребностей.

Учебная и научная деятельность нашего университета насто ятельно

требует эффективного библиотечно-информационного обеспечения.

Для решения этих и других задач библиотека имеет собствен-

ный программный продукт – «АИС Библиотека», который орга-

нично интегрируется в «АСУ Университет» и позволяет более опе-

ративно и качественно осуществлять информационо-библиографи-

ческое обслуживание пользователей. Создан электронный ката-

лог, включающий более 100 000 библиографических записей с

1996 года, статей из периодических и продолжающихся изданий.

Электронный каталог до ступен в сети Интернет

www.grsu.by/lib.

Несмотря на то, что развитие информационных технологий

оказало положительное воздействие на все области библиотечной

работы, в том числе и на обслуживание пользователей, сегодня не

решена проблема оперативной доставки документов, отсутствую-

щих в фонде. Традиционно в библиотеках работает межбиблио-

течный абонемент (МБА). Созданный на основании «Положения о

единой общегосударственной системе междубиблио течного абоне-

мента в СССР», утвержденного Министерством культуры СССР в

1969 году, МБА позволил существенно уменьшить количество от-

казов на издания, отсутствующие не только в нашей библиотеке, но

и в ведущих информационных центрах Беларуси. Так, в 1969 году

был открыт абонемент для ГрГУ им. Я. Купалы как коллективного

абонента в 17 крупнейших библиотеках СССР. Дальнейшее разви-

тие нашего университета и интерес пользователей к изданиям ве-

дущих научных и информационных центров Советского Союза

привело к тому, что в 1976 году осуществлялось абонементное об-

служивание в 75 крупнейших библиотеках страны. В 70-80-е годы

XX века быстрыми темпами развивались связи с библиотеками ве-

дущих региональных вузов: Вильнюсского, Тартусского, Киевско-

го, Каунасского, Новосибирского, Самарского, Ленинградского и

ряда других университетов.

После распада Советского Союза доступ к единому библио-

течному фонду стал весьма ограниченным. Связи с библиотеками

ведущих региональных вузов России да и Беларуси были наруше-

ны, а вскоре и прекращены в силу объективных причин. В этих

условиях библиотека начала работу по восстановлению ранее су-

ществовавшего единого информационного пространства. Наличие

единой национальной системы межбиб лио течного абонемента (ЕНС

МБА) Республики Беларусь позволяет использовать совокупные

фонды библиотек различных систем и ведомств нашей страны и

региона. Используя МБА в обслуживании пользователей, анализи-

руя причины отказов на запрашиваемые источники и сроки выпол-

нения заказов, пришли к выводу, что необходимо возобновлять

связи с крупнейшими библиотеками в Республике Беларусь и Рос-

сийской Федерации, искать новых партнеров и новые формы со-

трудничества в информационной среде. Проведена работа по во-

зобновлению связей по МБА с Национальной библиотекой России

(г. Санкт-Петербург) на основании заключенного в 2001 году до-

говора на информационное обслуживание.

К сожалению, суще ствующая в республике единая нацио-

нальная система МБА не может в полном объеме удовлетворить

запросы пользователей, ограничены поступления отечественной и

зарубежной литературы в фонды библиотек, в том числе и в фонды

нашей библиотеки. Наличие пробелов в комплектовании библио-

течного фонда нашей вузовской библиотеки источниками научной

информации, необходимыми для удовлетворения всевозрастающих

запросов пользователей, и отсутствие оперативного доступа к из-

даниям, находящимся в фондах других библиотек, привели к паде-

нию уровня библиотечно-библиографического обслуживания. В

этих условиях МБА стал одной из составляющих частей библио-

течного обслуживания, утратив роль дополнительной услуги, пред-

лагаемой библиотекой. В настоящее время партнерами по МБА

являются библиотеки всех ведущих научных и информационных

центров Республики Беларусь, библиотеки вузов и Национальная

библиотека России.

Главными недостатками в обслуживании читателей по МБА

применительно к условиям Научной библио теки региональног о вуза

являются: длительные сроки выполнения заказов по МБА, а зачас-

тую и отказы на запрашиваемый источник по причине отсутствия

его в библиотеках-фондодержателях нашей страны. Отрицательно

сказывается ведомственная разобщенность библиотек, возросшие

расходы на пере сылку изданий, неуверенность библиотек в со-

хранно сти изданий при их пересылке и другие факторы. Появ ление

на рынке печатной про дукции Республики Белар усь огромного мас-

сива публикаций отечественных и зарубежных авторов, растущая

стоимость книг и журналов на фоне сокращения финансирования

вузовских библиотек создали ситуацию, когда региональная вузов-

ская библиотека вынуждена самосто ятельно находить пути решения

проблем, связанных с получением необходимых нашим пользовате-

лям из даний из фондов других библиотек, как оте чественных, так и

зар уб ежных. В сложившейся ситуации работа традиционного МБА

не может в полной мере соответствова ть необ ходимо му уровню опе-

ра тивног о обслуживания пользов ателей изданиями иногоро дних биб-

лио тек. Биб лиотека нашего вуза не является исключением.

Последнее десятилетие ознаменовалось для библиотеки вуза

стремительным процессом опережающего развития сферы образо-

вания на основе использования новейших информационных и те-

лекоммуникационных технологий, формирования новой информа-

ционной среды, связанной с появлением цифровой информации,

расширением информационной насыщенности Интернета, разви-

тия и внедрения комплексных информационных те хнологий – элек-

тронной доставки документов (ЭДД).

Начальным этапом использования ЭДД в условиях нашей биб-

лиотеки явилось подписание в декабре 1997 года договора на рас-

пространение информационных продуктов между Институтом на-

учной информации по общественным наукам Российской академии

наук (ИНИОН РАН) и Гродненским государственным университе-

том имени Янки Купалы. Предметами договора являлись: предос-

тавление на возмездной основе баз данных на компакт-дисках, из-

даваемых Институтом, и обеспечение информационного сопровож-

дения копиями первоисточников, находящихся в базах данных на

условиях оплаты этих услуг. Затем последовало подписание в 2001

году Договора на информационно-библиотечное обслуживание со

Всероссийским институтом научной и технической информации (ВИ-

НИТИ) РАН, результа том которого является предо ставление пер-

воист очников и их копий из фондов научно-технической литерат уры

ВИНИТИ на условиях оплаты этих услуг.

Это были первые шаги нашей библиотеки по внедрению ЭДД.

Понимая всю значимость этой проблемы для оперативного обслу-

живания пользователей региональной вузовской библиотеки, в ус-

ловиях, когда недост аточность финансирования особенно остро

сказалась на приобретении периодических изданий, в феврале 2002

года ректором университета был подписан приказ о создании в

Научной библиотеке нового структурного подразделения – сектора

межбиблиотечного абонемент а и электронной доставки докумен-

тов. В феврале 2002 года был заключен Договор об информацион-

ном обслуживании между Государственной научной педагогиче с-

кой библиотекой им. К.Д.Ушинского и Учреждением образования

«Гродненский государственный университет имени Янки Купа лы».

Подписание данного договора ознаменовало новую веху в разви-

тии связей между двумя давними партнерами в новых условиях. В

настоящее время по ЭДД мы сот рудничаем не только с информа-

ционными центрами Российской Федерации, но и ведущими биб-

лиотеками Рес публики Беларусь: Национальной библиотекой

Республики Беларусь, Центральной научной библиотекой имени

Я. Коласа Национальной академии наук, Республиканской научно -

техниче ской библиотекой, Фундамента льной библиотекой БГУ.

Учитывая, что электронные документы содержат не только тексто-

вую информацию, но и различные схемы, карты, чертежи, можно

объяснить всевозрастающий интерес к данной услуге у профессор-

ско-преподавательского состава, аспирантов, магистрантов и сту-

дентов-дипломников.

Электронная доставка документов для пользователей библио-

теки осуществляется различными способами: помещение файла

на FTP-сервере нашей библиотеки (ИНИОН РАН), откуда его счи-

тывает ответственный сотрудник за ЭДД; пересылка файла с изоб-

ражением страниц документов на e-mail службы ЭДД с последую-

щей распечаткой на принтере и предоставлением читателю копии

на бумажном носителе (все оста льные центры). Помещение файла

на FTP-сервер позволяет нам формирова ть базу элек тронных копий,

хранящихся на веб-сервере университета, и избегать повторного

заказа, экономя таким образом немалые средства на новые заказы.

В настоящее время услуги по электронной доставке доку-

ментов, предлагаемые библиотеками и информационными цент-