Цыганков В.А., Морозова Н.С. Документирование управленческой деятельности: МУ к практическим занятиям

Подождите немного. Документ загружается.

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Омский государственный технический университет»

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Методические указания к практическим занятиям

Омск 2006

Составители: В.А. Цыганков, канд. эконом. наук, доцент;

Н.С. Морозова, канд. техн. наук, доцент

Методические указания основаны на изучении и обобщении

существующей практики работы с документами. Учтены Типовая

инструкция по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской

Федерации, разработанный архивными службами материал

«Государственная система документационного обеспечения управления.

Основные Положения», а также ГОСТ Р 6.30─97 (в ред. от 21.01.2000 г.).

Предназначены для студентов экономических специальностей,

изучающих делопроизводство, а также будут полезны для практических

работников службы документационного обеспечения управления.

Печатается по решению редакционно-издательского совета Омского

государственного технического университета

1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Для изготовления бланков документов используются реквизиты с 01 по 10, а

также отметки для расположения реквизитов: с 11 по 15 и с 18 по 20. При

оформлении документов используются реквизиты с 11 по 13 и с 15 по 30.

Примерное размещение и табуляция реквизитов при оформлении документов

представлена на следующей схеме:

1,25 см 3,75 см 8 см 10 см 12 см 14 см 16 см

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Наименование организации Гриф утверждения

Справочные данные

об организации

Адресат

Наименование документа

00.00.0000 № 00

На № 00 от 00.00.0000

Место издания документа

Заголовок к тексту

Абзац ТЕКСТ

Приложение

Должность лица подписавшего

документ Личная подпись И.О. Фамилия

Виза

Гриф согласования

Отметка о заверении копии

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении

документа и направлении его в

дело

Идентификатор электронной

копии документа

Отметк

а о

поступл

ении

докуме

нта

Ниже даны методические указания по оформлению и расположению

соответствующих реквизитов.

01-02. Реквизиты «Государственный герб Российской Федерации», «Герб

субъекта Российской Федерации».

Размещаются на бланке документов в соответствии с федеративным

конституционным законом (ФЗК) о государственном гербе РФ от 25 декабря 2000

г. за № 2 ФЗК (с изменениями и дополнениями от 3 июля 2002 года) и в

соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Герб рекомендуется выполнять

размером 20 мм и размещать центровано относительно наименования организации:

а) углового бланка б) продольного бланка

Герб

ГУБЕРНАТОР

ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Герб

ГУБЕРНАТОР ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой

реквизитами «Наименование организации»:

а) углового бланка б) продольного бланка

Герб ГУБЕРНАТОР

ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Герб ГУБЕРНАТОР ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

03. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак

обслуживания)».

Эмблема размещается на бланках писем, бланках строгой отчетности,

нормативных документах в соответствии с ФЗ о товарных знаках от 24 декабря

2002 года и располагается на верхнем поле документа центровано относительно

наименования организации:

а) углового бланка б) продольного бланка

Эмблема

ООО «ПРИБОР»

Эмблема

ООО «ПРИБОР»

Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой

реквизитами «Наименование организации»:

а) углового бланка б) продольного бланка

Эмблема ООО «ПРИБОР» Эмблема ООО «ПРИБОР

04. Реквизит «Код организации»

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору

предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все

зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее

проставлен типографским способом на документе, например, при изготовлении

бланка этого документа. Код служит для ускорения прохождения информации по

каналам связи и имеет числовое изображение: 03415612.

05. Реквизит «Основной государственный регистрационный номер».

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического

лица проставляется в соответствии с документом, выдаваемым налоговым органом

─ Свидетельством о регистрации юридического лица. Номер всегда помещают на

бланках писем. Реквизит оформляется в виде цифр: 1037003156.

06. Реквизит «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет».

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на

учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документом, выдаваемым

налоговым органом - Свидетельством о регистрации юридического лица. Реквизит

входит в справочные данные о предприятии и оформляется в виде цифр:

5512110447/554066340.

07. Код формы документа.

Код формы проставляется по Общероссийскому классификатору

управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих

унифицированную форму, название которой включено в классификатор

управленческой документации. Реквизит не проставляется на письмах,

инструкциях, справках, заявлениях и т.д. Код оформляется в виде цифр: 654845.

08. Наименование организации.

На документах указываются наименования, закрепленные в учредительных

документах (полное, сокращенное, на иностранном языке). При наличии

сокращенного наименования организации сначала указывается полное

наименование, а затем ниже или за ним сокращенное (в скобках):

При наличии наименования организации на иностранном языке

разрабатывается двуязычный бланк (слева – государственном языке РФ, справа –

на иностранном языке):

Межрегиональное отделение

общественной организации –

общество «Знание» России

Сибирский Дом знаний

ул. Плеханова, 32

г. Омск, 644120

Тел.: (3812) 65-47-12

Факс: (3812) 65-52-87

E-mail: znanie@chel.surnet.ru

Siberian House of Knowledge,

Scientfie and Technical

Propaganda the «Rnowledge»

Society of Russia

32 Plekhanov St., Chelyabinsk,

Russia, 644120, OMSK

tel.: (3812) 65-47-12

fax.: (3812) 65-52-87

E-mail: znanie@chel.surnet.ru

При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей организации ее

наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования

предприятия:

ОАО АК «ОМСКЭНЕРГО»

Западно-сибирские электрические сети

(ЗЭС)

09. Реквизит «Справочные данные об организации».

НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «ПОЛЕТ»

(НПО «ПОЛЕТ»)

Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной,

телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-

денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных букв,

цифр или каких-либо знаков. Почтовый адрес оформляется в соответствии с

оказанием почтовых услуг.

Полный перечень справочных данных имеет следующий порядок их

написания:

– почтовый адрес;

– номер телефона, номер телефакса, номер телетайпа;

– адрес электронной почты;

– ИНН/КПП;

– расчетный счет (р/с);

– БИК (банковский идентификационный код);

– корреспондентский счет (кор./с);

– наименование банка.

Справочные данные могут содержать только почтовый адрес:

ЗАО «ЗАПСИБТЕХНОЛОГИЯ»

Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа,

электронной почты:

ЗАО «ЗАПСИБТЕХНОЛОГИЯ»

Россия, 644099, г. Омск, пр. Мира, д. 56

тел.: (3812) 65-45-00, факс: (3812) 65-47-12

E-mail: cooper@sityline.ru

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных

операций, например на гарантийных письмах:

ЗАО «ЗАПСИБТЕХНОЛОГИЯ»

Россия, 644099, г. Омск, пр. Мира, д. 56

тел.: (3812) 65-45-00, факс: (3812) 65-47-12

р/с 40125500100235004177 в Омском ОСБ 5487/0454 г. Омск,

БИК 048112100 кор./с 3010000250010113000

10. Реквизит «Наименование вида документа».

Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция

и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Этот реквизит

пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с

наименованием видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД (класс

020000): ПРИКАЗ; АКТ.

Для упорядочения процесса документирования управленческой деятельности

на предприятиях должен быть разработан Табель форм документов, применяемых

в организации. Этот список должен быть сгруппирован по управленческим

функциям. Форма табеля разрабатывается на предприятии. В табель могут входить следующие

графы:

№

п/п

Наимен

ование

фирмы

Дата

утвер

ждени

Кем

утве

ржд

ен

Код по

класси

фикат

ору

Огран

ичение

досту

па

Пери

одич

ност

изда

ния

Отве

тстве

нный

за

издани

Примечание

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11. Реквизит «Дата документа».

Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей

последовательности: день месяца, месяц, год. В соответствии с международными

стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц,

число.

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных

точкой, а год обозначается четырьмя цифрами:

25.07.2005 или 2007.07.25.

После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или

просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение, т.к.

в конце предложения всегда ставится точка.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после

цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово

«год»:

14 июня 2005 г. или 14 июня 2005 года.

При словесно-цифровом способе изображения дат обязательно добавление 0

для чисел с 1 по 9:

04 марта 2005 г.

При датировании служебных документов не допускается употребление

римских цифр.

Дата на документе должна проставляться должностным лицом,

подписывающее документ, непосредственно при подписании, не датировать

документ при его изготовлении. При этом допускается напечатать в проекте

документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при

подписании.

Однако в документах, в которых фиксируется работа коллегиальных органов

(в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их изготовлении.

12. Реквизит «Регистрационный номер документа».

Регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему,

внутреннему и входящем документу при его регистрации в соответствии с

принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер

документа (в пределах календарного года).

Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как

минимум из двух частей, которые отделяются друг от друга косой линией:

– порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с

начала календарного года и индекс структурного подразделения (если таковое

имеется);

– номера дела по номенклатуре дел.

Последовательность расположения этих частей регистрационного номера

может быть принята такой:

– для входящих документов: очередной порядковый регистрационный номер

документа/номер дела, например: 258/03-12 (258 – очередной номер документа, 03-

12 – номер дела по номенклатуре;

– для исходящих документов: номер дела/ очередной порядковый

регистрационный номер, например: 03-12/258.

К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при

необходимости коды классификаторов: корреспондентов, структурных

подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют

сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих

организаций, представленных через косую черту:

03-12/258/04-14/145

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и

разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно,

например: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу;

отчеты; докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера

присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы, применяя

простую нумерацию:

Приказ № 10; Протокол № 2; Акт № 1.

13. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Реквизит проставляется на ответных исходящих письмах и включает

регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:

На № 14/05-45 от 09.04.2005

14. Реквизит «Место составления или издания документа».

В каждом документе должно быть указано место его составления или издания,

кроме служебных писем, в которых содержится эта информация в справочных

данных об организации, а также в тех документах, где уже в реквизите

«Наименование организации» входит место его издания:

ЗАО «Омский каучуковый завод»;

ООО «Московская кондитерская фабрика».

В других случаях место составления или издания специально указывается в

документах с учетом административно-территориального деления:

г. Тара Омской обл.

пос. Большеречье Большереченского р-на Омской обл.

Административно-территориальное деление страны (край, область, район)

необходимо учитывать в связи с возможным повторение наименований

населенных пунктов в различных регионах:

15. Реквизит «Адресат».

Документы адресуются предприятиям, их структурным подразделениям или

конкретному должностному лицу. Наименование предприятия и его структурного

подразделения указывают в верхней правой стороне бланка в именительном

падеже :

Омский государственный

технический университет

Учебно-методический отдел

Не допускается адресование типа:

Предприятию ОАО «ФРЕЗЕР»

При адресовании документа должностному лицу название организации

указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, при

этом инициалы указываются перед фамилией:

ОАО «ФРЕЗЕР»

Главному специалисту

В.И. Семенову

При адресовании документа руководителю предприятия наименование

предприятия входит в состав наименования должности адресата:

Генеральному директору

ОАО «ФРЕЗЕР»

И.Н. Петрову

Указанный порядок адресования распространяется только на внутреннюю

переписку предприятия, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок

на имя руководителя предприятия или руководителя структурных подразделений.

Если документ составляется в несколько однородных предприятий, их

указывают обобщенно:

Директорам

машиностроительных

заводов

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, который

указывается после наименования предприятия, должности, фамилии в

соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи:

Директору ЗАО «СТРОИТЕЛЬ»

А.В. Иванову

644124, г. Омск,

ул. Восточная, д. 5

Если документ адресуется организации, указывают ее наименование, затем

почтовый адрес:

Омский государственный

технический университет

Учебно-методический отдел

644102, г. Омск, ул. Мира, д. 11

При адресовании документа частному лицу, сначала указываются почтовый

адрес, а затем инициалы и фамилия получателя:

642000, Омская обл., г. Тара,

ул. Некрасова, д. 8, корпус 6, кв. 4

О.П. Малышевой

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению

к самой длинной строке:

Генеральному директору

ЗАО «НЕОН»

Д.И. Добровольскому

Если лицо, на имя которого направляется документ, имеет ученое звание

(ученую степень), его следует указывать перед фамилией:

проф. С.А. Аникину

акад. Н.С. Самойлову

16. Реквизит «Гриф утверждения документа».

Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного

удостоверения их подлинности и достоверности. В сложившейся практике принято

ставить гриф утверждения на следующих управленческих документах:

– акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов,

оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации предприятий, организаций,

учреждений и т.д.);

– инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике

безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

– отчеты (о производственной деятельности; командировках; научно-

исследовательских работах и т.д.);

– перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;

предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т.д.);

– положения (о предприятии; структурном подразделении; премировании; и

т.д.);

– программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

– сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений,

сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение

производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);