Цыганков В.А., Морозова Н.С. Документирование управленческой деятельности: МУ к практическим занятиям
Подождите немного. Документ загружается.
2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
2.1. Положение
Унифицированная форма положения
о структурном подразделении
Наименование
организации
ПОЛОЖЕНИЕ
00.00.0000 № 00
Место составления документа
О __________________
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Личная Расшифровка
подпись подписи
00.00.0000
СТРУКТУРА ТЕКСТА
1. Общие положения.
2. Задачи и функции.
3. Права и ответственность.
4. Взаимоотношения с другими структурными
подразделениями.
5. Организация работы.
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Личная подпись Расшифровка подписи
Визы согласования
с заинтересованными
должностными лицами
С положением ознакомлены:
должности
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Личные подписи
Даты
Расшифровки подписей
21
Пример оформления положения
о структурном подразделении
ОАО «АВТОТРАНС»
ПОЛОЖЕНИЕ
10.05.2005 № 1
г. Омск
О секретариате
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «АВТОТРАНС»
Личная подпись П.И. Петров
12.05.2005
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретариат является самостоятельным подразделением,
подчиненным непосредственно директору предприятия.
1.2. Секретариат возглавляет заведующий секретариатом,
назначенный на должность и освобождаемый от должности директором
предприятия.
1.3. …
….
2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
2.1. Организация, координация, контроль и реализация работ по
документационному обеспечению управления.
2.2. Обеспечение единого порядка документирования деятельности
предприятия.
2.3. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома
унифицированных форм документов предприятия, внесение в них
изменений.
2.4. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации
документов и учетно-справочной работы с документами.
2.5….
…
3. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
3.1. Секретариат имеет право:
3.1.1. Требовать от руководителей структурных подразделений
выполнения установленных правил работы с документами на
предприятии;
3.1.2. Привлекать в установленном порядке специалистов
структурных подразделений к подготовке проектов документов по
поручению руководства.
3.2. Секретариат несет ответственность за:
3.2.1. Необеспечение установленного порядка работы с документами
22
на предприятии.
3.2.2. Невыполнение указаний и поручений руководства предприятия
и несоблюдение необходимых условий труда работников секретариата.
3.2.3 ...
…
4. ВЗАИМОТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ
Секретариат взаимодействует:
4.1. Со структурными подразделениями предприятия по вопросам
документационного обеспечения управления.
4.2. С юридической службой по правовым вопросам, связанным с
подготовкой документов.
4.3. …
…
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
5.1. Сотрудники секретариата работают в соответствии с Правилами
внутреннего трудового распорядка организации.
5.2. Сотрудники секретариата имеют ненормированный рабочий
день.
5.3. …
…
Зав. секретариатом Личная подпись Н.П. Розова
Юрисконсульт
________ К.А. Конев
10.05.2005
С положением ознакомлены:
секретарь-референт
секретарь
делопроизводитель
курьер
В дело № 01-03
Личная подпись 14.05.2005
Личная подпись
12.05.2005
Личная подпись
12.05.2005
Личная подпись
13.05.2005
Личная подпись
13.05.2005
Е.П. Ильин
Р.И. Иванова
Е.В. Ячнева
С.К. Морев
23
24
2.2. Должностная инструкция
Унифицированная форма
должностной инструкции
Наименование
организации
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0000 № 00
Место составления
наименование должности
работника
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Личная Расшифровка
подпись подписи
00.00.0000
СТРУКТУРА ТЕКСТА
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения (связи по должности).
7. Оценка работы (по усмотрению организации).
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Личная подпись Расшифровка подписи
Визы согласования
с заинтересованными
должностными лицами
С инструкцией ознакомлен:
должность
В дело № 00-00
Личная
подпись 00.00.0000
Личная подпись
Дата
Расшифровки подписи
25
Пример оформления должностной
инструкции секретаря-референта
ООО «СТРОИТЕЛЬ»
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
07.01.2001 № 12
г. Омск
секретаря-референта
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «СТРОИТЕЛЬ»
Личная подпись Е.М. Бобров
08.01.2005
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт является специалистом канцелярии и
подчиняется непосредственно начальнику канцелярии.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается
от должности директором предприятия.
1.3. …
…
2. ФУНКЦИИ
2.1. Регистрация получаемых, отправляемых и внутренних
организационно-распорядительных документов.
2.2. Контроль исполнения получаемых и внутренних документов.
2.3. …
…
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Ведение регистрации организационно-распорядительных
документов с использованием установленных регистрационных форм.
3.2. Передача зарегистрированных документов исполнителям под
расписку.
3.3. …
…
4. ПРАВА
4.1. Требовать выполнения установленных правил работы с
документами в функциональных службах организации.
4.2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке
проектов документов по поручению руководства предприятия.
4.3. …
…
26
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность:
5.1. За некачественное выполнение работ по оформлению и
тиражированию документов.
5.2. Невыполнение указаний и поручений руководства предприятия.
5.3. …
…
6. ВЗАИМОТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ
Секретарь-референт взаимодействует со всеми сотрудниками
предприятия по вопросам документационного обеспечения
управленческой деятельности.
Начальник канцелярии Личная подпись О.П. Николаева
Начальник отдела
кадров
Личная подпись Ф.П. Щеглов
07.01.2005
Юрисконсульт
Личная подпись И.В. Басков
07.01.2005
С инструкцией ознакомлена:
секретарь-референт
В дело № 03-15
Личная подпись 10.01.2005
Личная подпись
09.01.2005
А.П. Мельникова
27
3. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
3.1. Приказ
Форма приказа
Наименование организации
ПРИКАЗ
00.00.0000 № 00
Место составления
О ……
В связи с (В целях)….…………………………………………..…………..
Основание
………………………………………………………………………..…………….
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить ….…...........................................................................................
……………………………………………………………………………………..
2. Внести …......................................................................................................
………………………………………………………………………………………
3. …
…….
Срок исполнения
Пункт контроля за исполнением документа
Должность руководителя
Визы согласования
с заинтересованными
должностными лицами
С приказом ознакомлены:
должности
Фамилия исполнителя
телефон
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Личная подпись
Личные подписи
Даты
Расшифровка подписи
Расшифровки подписей
Констатиру
ющая часть
Распорядительная
часть
28
Пример приказа по основной деятельности
ООО «СТРОИТЕЛЬ»
ПРИКАЗ
08.01.2005 № 2
г. Омск
О введении Инструкции
по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами в ООО
«СТРОИТЕЛЬ» и обеспечения их сохранности
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ООО
«СТРОИТЕЛЬ» в срок до 01.02.2005. Ответственный – зам. директора Егоров
П.И.
2. Ввести в действие инструкцию по делопроизводству с 01.02.2005.
Ответственный – секретарь-референт Иванова А.И.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора
Егорова П.И.
Директор
Зам. директора
Личная подпись П.И. Егоров
08.01.2005
Юрисконсульт
Личная подпись А.П. Ветров
08.01.2005
С приказом ознакомлена:
секретарь-референт
Антонов 15-45-63
В дело № 01-08
Личная подпись 10.01.2005
Личная подпись
Личная подпись
09.01.2005
А.А. Павлов
А.И. Иванова
29
3.2. Указание
Форма указания
Наименование организации
УКАЗАНИЕ
00.00.0000 № 00
Место составления
О ……
Для (В целях)….………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………….
ПРЕДЛАГАЮ:
1 Провести …………………………………………………………………….
2. …
…….
Сроки исполнения
Пункт контроля за исполнением документа
Должность руководителя
Визы согласования
с заинтересованными
должностными лицами
С указанием ознакомлены:
должности
Фамилия исполнителя
телефон
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Личная подпись
Личные подписи
Даты
Расшифровка подписи
Расшифровки подписей
Констат
ирующа
я часть
Распорядитель
ная часть
30