Цыганков В.А., Морозова Н.С. Документирование управленческой деятельности: МУ к практическим занятиям
Подождите немного. Документ загружается.
4. Представляю на утверждение проект плана…
5. Направляем протоколы испытания… Испытание показало следующие
результаты…
Примеры текстов договорных писем
1. Направляем подписанный с нашей стороны договор № …от …Справка о
финансировании будет выслана…
Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.
Приложение: договор о …№ …на 3 л. В 3 экз.
2. Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор № … от…, а
также приложение, которое просим считать неотъемлемой его частью.
3. Направляем первый экземпляр подписанного нами договора № … на
поставку…
4. Просим… и один экземпляр договора № … возвратить нам.
Примеры текстов писем-предложений
1. Направленные Вами ходатайства и учредительные документы о согласии на
регистрацию ассоциации …рассмотрены. Ваше ходатайство отклоняется, так как
нарушен порядок создания объединения государственных предприятий,
определенный законом…Предлагаем Вам переработать учредительные документы
и предоставить их в…
2. Администрация Советского района г. Омска рассмотрела учредительные
документы ООО «ЗАПСИБТЕХНОЛОГИЯ» ходатайство о согласии на
регистрацию этого предприятия и считает необходимым рекомендовать
переработку пунктов1.5, 1.9. Кроме того, в протоколе общего собрания коллектива
нет результатов голосования рассматриваемого вопроса.
На основании вышеизложенного предлагаем Вам в срок до 15 июля с.г.
переработать учредительные документы и проинформировать об этом …
Пример текста письма-приглашения
Глубокоуважаемый Федор Иванович!
22 декабря с.г. в 16 часов в конференц-зале нашего предприятия состоится
торжественное собрание, посвященное Дню энергетиков.
Учитывая Ваш большой в развитие энергетического комплекса, просим Вас
принять в нем участие.
Пример текста информационного письма
О публикации статей
В соответствии с планом изданий в 2006 г. институтом будет издаваться
сборник «Проблемы межрегионального сотрудничества». Просим направлять свои
статьи объемом не более 5 страниц до … 2006 г.
61
7. ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ
ПРОТОКОЛ
1. Составить протокол заседания инвентаризационной комиссии завода
газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах
инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было
принято постановление об утверждении результатов инвентаризации за счет
заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 165 тыс.
руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная
записка заведующего складом.
2. Составить протокол общего собрания рабочих производственного
кооператива «ЗАРЯ», на котором обсуждался вопрос о создании производства
строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была
заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и
перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить
председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть
работу и выделить для этих целей 285 тыс. руб.
3. Составить протокол общего собрания группы студентов, посвященного
распределению двух путевок в международный спортивно-оздоровительный
лагерь, выделенный этой группе студенческим профкомом.
4. Составить протокол заседания конкурсной комиссии, состоящей из 5
человек и рассматривающий представленные варианты эмблемы фирмы. В
решении признать лучшим эскиз художника Иванова И.И. как наиболее
соответствующий деятельности фирмы и рекомендовать его к внедрению.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
1. Подготовить объяснительную записку на имя директора предприятия о
срыве отгрузки готовой продукции. Записка составляется от лица начальника
транспортного цеха. Причина срыва- самовольный уход с работы машиниста
крана. Подобные нарушения с его стороны имели место ранее.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
1. Подготовить докладную записку начальника руководителю предприятия о
факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по
причине слабого контроля со стороны главного механика.
2. Подготовить докладную записку начальника планово-экономического
отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя
компьютерами.
3. Подготовить докладную записку на имя декана от старосты группы о срыве
занятий из-за неявки преподавателя. Отметить, что подобные факты со стороны
этого преподавателя имели место ранее.
62
4. Подготовить докладную записку на имя директора предприятия от лица
начальника коммерческого отдела о целесообразности командирования старшего
специалиста подразделения в г. Екатеринбург с полномочиями по заключению
договоров с фирмой ОАО «ЭВРИКА» на следующий год.
5. Подготовить докладную записку на имя председателя профкома
предприятия от директора принадлежащего предприятию пионерского лагеря о
готовности к приему детей. Записка составлена за две недели до открытия сезона.
В ней запрашивается содействие в проведении отдельных видов работ и оказания
помощи в получении материалов.
СПРАВКА
1. Подготовить справку на имя директора филиала фирмы ЗАО «ЭРА» за
подписью главного бухгалтера филиала о закупке офисной мебели за период с
начала текущего года. Справочные данные привести в виде таблицы (вид
комплекта; количество, шт.; стоимость, руб.; место установки). Основание для
составления справки – запрос головного предприятия.
2. Подготовить справку для сотрудницы предприятия о среднемесячном
заработке в текущем году. Справка предназначена для предъявления в детский сад.
3. Составить справку на имя директора фирмы ОАО «ФРЕЗЕР» от имени и за
подписью главного бухгалтера об использовании спецодежды и об их остатках на
складе по состоянию на первое число текущего месяца. Справочные данные
привести в виде таблицы (наименование спецодежды; размер; стоимость;
количество). Наименование спецодежды: костюмы хлопчатобумажные, ботинки
рабочие, куртки ватные, халаты рабочие и т.д. Отметить наличие одежды
неходовых размеров. Основание для составления справки – устное распоряжение
директора фирмы.
ТЕЛЕГРАММЫ, ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
1. Приготовить проект телеграммы фирмы ООО «ОПТОРГ» Тюменскому
предприятию. ЗАО «ТЮМЕНЬОБУВЬ» о полном отказе от оплаты за
поступивший товар в связи с тем, что этот товар не соответствует качеству и
заявленному ассортименту.
2. Подготовить проект телефонограммы, направляемой управлением
«ГОРВОДОКАНАЛ» главному энергетику фирмы ООО «ТОРГМОНТАЖ», о
прекращении подачи водопроводной воды на выходные дни в связи с проведением
аварийных ремонтных работ.
3. Подготовить проект телеграммы на машиностроительное предприятие ОАО
«СТИН» о срочной отгрузке продукции «Стремянка рессора 887Б» в соответствии
с договорными обязательствами. Телеграмма повторная, в ответе на первую
телеграмму сообщилось об отсутствии железнодорожных вагонов. Предложить
получение продукции самовывозом.
63
УДОСТОВЕРЕНИЯ
1. Подготовить разовое удостоверение для работника предприятия, дающее
ему право приемки продукции по количеству и подписания соответствующих
документов.
РАСПИСКА
1. Подготовить расписку, написанную зав. канцелярией Ивановой М.Ф. для
кладовщика склада № 4 Семенова С.С. и подтверждающую получение со склада
трех печатных машинок с последующим оформлением необходимых документов в
указанных в расписке срок.
2. Подготовить расписку, выданную начальником цеха № 3 кладовщику
склада готовой продукции и содержащую информацию об оставлении на
ответственное хранение 20000 деталей «втулка – 785.408.12» в связи с отсутствием
транспорта для вывозки на склад и гарантиями их последующей доставки в
указанный срок.
СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО
1. Подготовить сопроводительное письмо, прилагаемое к комплекту
технической документации, направленной по ранее сделанному запросу и
оплаченной покупателем.
2. Подготовить письмо-подтверждение о возможности направления
специалиста предприятия на учебу в отраслевой учебный центр и получения
сведений о программе и сроках обучения.
3. Подготовить письмо-ответ на запрос, полученный фирмой от предприятия,
с которым сложились устойчивые производственные связи. Запрашивается
комплект технической документации на пневматическое приспособление
(327.3.887.000). Ответ положительный, но обязательно условие предоплаты.
4. Подготовить информационное письмо, в котором сообщается, что
организация располагает новой технологией антикоррозийной защиты
металлических поверхностей и приводятся условия ее приобретения.
5. Подготовить письмо-извещение (письмо-сообщение) о проведении
презентации, посвященной юбилею создания фирмы. В письме предлагается
принять участие в торжествах, указывается дата их проведения, сообщается адрес
организационного комитета. Письмо оформлено за подписью председателя и
секретаря организационного комитета.
6. Подготовить письмо-просьбу Омского туристического центра «ОМИЧ» в
комитет по внешнеэкономической деятельности администрации области с
просьбой выделить лицензию на вывоз в 2006 году ГСМ в Болгарию в количестве
5000 л, так как одним из условий выделения зон отдыха является встречная
поставка ГСМ.
64
7. Подготовить письмо-просьбу Государственной торговой компании
«СИБТОРГ» в волгоградскую фирму ООО «ДИЕТПИТАНИЕ» о возможности
поставки в Омскую область экологически чистого детского питания.
8. Подготовить письмо-приглашение ПО «ПОЛЕТ» с предложением принять
участие в российской выставке на международной общественной ярмарке в г.
Измире (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 2006 г.
Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран
Среднего и Ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке
позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать
экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими
участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить выгодные
сделки.
АКТ
1. Составить акт сдачи-приемки дел работником на время очередного
трудового отпуска.
2. Составить акт о результатах вскрытия пакета с документами, поступившего
в канцелярию организации, в котором фактическое наличие документов не
соответствует прилагаемой описи.
3. Составить акт о состоянии железобетонных плит, бывших в употреблении,
после их демонтажа при сносе здания. В констатируемой части вносится
предложение о целесообразности реализации плит работникам предприятия по их
остаточной стоимости. Акт утверждается руководителем предприятия и
составляется в трех экземплярах.
ПРИКАЗ
1. Подготовить проект приказа директора ЗАО «БОЛЬШЕВИЧКА» о
премировании работников планово-экономического отдела за досрочную
разработку финансового плана. Премия выдается из фонда материального
поощрения в размере 60 % ежемесячного должностного оклада. Другие данные в
тексте и реквизиты указать самостоятельно.
2. Написать проект приказа по радиотехническому заводу им. Попова об
установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей
части отметить, что отпуск материалов со склада предприятия в течение рабочего
дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части
указать конкретные часы отпуска материалов со складов, назвать конкретных
должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на
более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части
и другие реквизиты указать самостоятельно.
3. Подготовить проект приказа об объединении двух цехов предприятия,
вызванного структурными изменениями. В приказе предусмотреть создание
комиссии по объединению, определить сроки ее работы. Результаты работы
65
комиссии оформляются актом и утверждаются директором предприятия, контроль
за исполнением приказа возлагается на главного инженера.
4. Подготовить проект приказа по цеху машиностроительного предприятия о
механизации работников цеха (3 человека) за выпуск недоброкачественной
продукции, предусмотрев лишение очередной премии на 50 % и проведение
разбраковки деталей в нерабочее время. Подобные нарушения этими работниками
имели место ранее.
5. Подготовить проект приказа о направлении работника цеха № 3 в цех № 1
временно, в связи с производственной необходимостью. Основанием для издания
приказа по цеху является приказ по предприятию, определяющий количество
направляемых работников.
6. Подготовить проект приказа об организации занятий в системе
экономического образования на предприятии. В приказе определить: место
проведения занятий, дни занятий, время начала занятий, ответственного за
проведение. Основание для издания приказа: начало учебного года в системе
экономического образования.
7. Подготовить проект приказа по предприятию ОАО «ФРОНТ» об итогах
ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части указать, что
ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное
отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета
доверенностей.
УКАЗАНИЕ
1. Подготовить указание по предприятию о передаче токарно-винторезного
станка 1К62, инвентарный номер № 312, из цеха № 1 в цех № 2. В проведении
работ задействованы отдел № 7 (служба главного механика), отдел № 10 (служба
главного технолога). Сроки проведения работ определить самостоятельно,
установив предельный срок завершения работ в 4 дня. Контроль возложить на
главного технолога.
ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
1. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме ЗАО «ОРБИТА»
в связи с переездом на новое местожительство.
2. Составьте приказ генерального директора закрытого акционерного
общества «ОМИЧ и К» о приеме вас на работу главным бухгалтером.
3. Составьте приказы: а) о приеме на работу экономистом Иванову М.П.; б) об
увольнении переводом в другую организацию Петрова Е.М.
4. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.
5. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией
предприятия.
6. Составьте проект контракта по Вашему найму на работу, оплате и
увольнению. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
66
7. Подготовить личное заявление на имя директора фирмы от имени
сотрудника об увольнении по собственному желанию.
8. Подготовить личное заявление на имя начальника структурного
подразделения от имени сотрудника о предоставлении отгула за работу в
праздничные дни.
9. Подготовить личное заявление о приеме Вас на работу экономистом в
государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».
10. Подготовить заявление о предоставлении административного отпуска по
семейным обстоятельствам.
11. Составьте резюме о самом себе.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. ГОСТ Р 6.30–97. Требования к оформлению документов. – М.:
ГОССТАНДАРТ РОССИИ, 1998. Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30–97 (введ. с
21.01.2000).
2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие / 10-е изд., перераб. и
доп. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005. – 200 с.
3. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учеб.-справ. пособие. – М.: Изд.-торг.
корпорация «Дашков и К», 2005. – 504 с.
4. ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-
образец. – М., Изд-во стандартов, 1990.
5. Общероссийский классификатор управленческой документации. – М., Изд-во
стандартов, 1994.
6. Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного
обеспечения. – М., ВНИИДАД, 1991.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах
Российской Федерации. – М., Росархив, 1994.
67
СОДЕРЖАНИЕ
1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ………….. 3
2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ………………………………….. 21
2.1. Положение …………………………………………………………….. 21
2.2. Должностная инструкция……………………………………………... 24
3. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ…………………………………. 27
3.1. Приказ…………………………………………………………………. 27
3.2. Указание ………………………………………………………………. 29
3.3. Распоряжение………………………………………………………….. 31
3.4. Протокол……………………………………………………………….. 33
4. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ МАТЕРИАЛЫ…………………. 38
4.1. Справка………………………………………………………………… 38
4.2. Докладные и объяснительные записки………………………………. 39
4.3. Акты……………………………………………………………………. 43
4.4.Телеграммы, телефонограммы………………………………………... 46
5. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ……………………………… 49
5.1. Штатное расписание …………………………………………………. 49
5.2. Личное заявление……………………………………………………… 50
5.3. Приказ по личному составу………………………………………….. 51
5.4. Примерная структура контракта по найму, оплате труда и
увольнения работника………………………………………………... 52
5.5. Резюме…………………………………………………………………. 53
6. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО………………………………….. 54
7. ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ…………………….. 60
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК……………………………………….. 65
68
Редактор Т.А. Жирнова
Свод. темплан 2006 г.
ИД № 06039 от 12.10.01
Подписано в печать 20.02.06. Формат 60 х 84
16
1
. Бумага офсетная.
Отпечатано на дупликаторе. Усл.-печ. л. 4,0. Уч.-изд. л. 4,0.
Тираж 200. Заказ
Издательство ОмГТУ. 644050, Омск, пр. Мира, 11
Типография ОмГТУ
69
70