Цыганков В.А., Морозова Н.С. Документирование управленческой деятельности: МУ к практическим занятиям
Подождите немного. Документ загружается.
– стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические
условия);
– структура и штатная численность;
– тарифные ставки;
– формы унифицированных документов;
– штатные расписания и изменения к ним.
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. При
утверждении документа должностным лицом гриф содержит слово
УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную
подпись, ее расшифровку и дату, которая проставляется от руки или частично
заготавливается при печатании документа:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО «ПРИБОР»
Личная подпись К.С. Светлов
14.10.2005
Документ может утверждаться посредством издания или составления другого
документа. При утверждении документа постановлением, решением, приказом,
протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования документа в творительном
падеже, его даты, номера:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора
ОАО «АВТОМАТИКА»
от 12.01.2005 № 5
УТВЕРЖДЕН
Протоколом общего
собрания акционеров
ЗАО «ПРОЦЕССОР»
от 04.02.2005 № 2
В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой
длинной строки:
УТВЕРЖДЕНО
Решением общего собрания
трудового коллектива,
протокол от 05.06.2005 № 8
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются
на одном уровне:
11
Зам. директора
ОАО «ПОЛЕТ»
Личная подпись А.Б. Борисов
18.04.2005
УТВЕРЖДЕНО
Генеральный директор
ЗАО «ПРИБОР»
Личная подпись В.Н.
Яковлев
18.04.2005
17. Реквизит «Резолюция».
В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п.,
зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе
соответствующим должностным лицом и включает фамилию исполнителей,
содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату:
И.С. Малышеву
Подготовить проект ответа
с обоснованием к 12.03.2005
Личная подпись 01.03.2005
Если исполнителей документа несколько, они указываются в резолюции. При
этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке
первым (без отметки «ответственный»):
И.С. Малышеву
И.И. Федотову
Подготовить проект ответа
с обоснованием к 12.03.2005
Личная подпись 01.03.2005
Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами
«Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих
резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны.
Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких
листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к
письму и скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).
18. Реквизит «Заголовок к тексту».
Заголовок грамматически должен согласовываться с наименованием документа:
о реорганизации структуры предприятия (к документу ПРИКАЗ)
собрания акционеров (к документу ПРОТОКОЛ)
секретаря-референта (к документу ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ)
о канцелярии (к документу ПОЛОЖЕНИЕ).
Если в тексте указано действие, заголовок следует формулировать на основе
отглагольного существительного с указанием объекта действия (о чем?):
12
о поощрении
о выплате.
Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после
реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном
расположении бланка документа. На документах формата А5 заголовок к тексту
можно не указывать.
19. Реквизит «Отметка о контроле».
Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на
контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные
цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается на
служебном поле документа в правом верхнем углу. Срок исполнения документов
указывается, как правило, в резолюции руководителя, а если не указан, то
контрольным сроком считается один месяц.
20. Реквизит «Текст документа».
Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным
текстом и может включать таблицу, что чаще всего наблюдается в служебных
документах.
Текст документа должен быть увязан с его видом (приказ, письмо, протокол,
акт и т.д.). Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных
документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль
со специфическими признаками:
– нейтральность (без эмоциональной окраски) тон изложения;
– точность и ясность изложения (включение образных слов и выражений,
использование уточнений и дополнений и т.д.);
– краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей;
– употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в
период …; направляем на рассмотрение и утверждение …;, проверкой
установлено, что …);
– ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать
предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не
владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);
– использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не
посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а
не отремонтировать);
– безличный характер изложения текста;
– употребление специальных терминов;
– использование сокращенных слов;
– использование универсальных слов с неопределенным значением;
– исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);
– исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке
(продлить, а не пролонгировать) и др.
Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты,
применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Наиболее краткой
и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над
13
таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки
таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в
именительном падеже (содержание показателей; сумма; единицы измерения и
т.д.).
Если есть подзаголовки граф и строк, то они должны грамматически
согласовываться с заголовками. В случае, когда таблица не размещается на одной
странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах
печатают только номера граф. При наличии нескольких таблиц, их нумеруют с
указанием справа над таблицей слова «Таблица» и ее порядкового номера (без
знака №).
21. Реквизит «Отметка о наличии приложения».
Если документ имеет приложение, о котором упоминается в тексте, то отметка
о его наличии оформляется, начиная с нулевого положения печатающего
устройства:
Приложение: на 4 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, о которых не упоминается в тексте, то их
перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении
и количества экземпляров:
Приложение: 1. Акт списания основных средств на 2 л. в 2 экз.
2. Перечень оборудования для монтажа на 6 л. в 3 экз.
При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте,
указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: 1. Акт на 2 л. в 2 экз.
2. Перечень на 6 л. в 3 экз.
Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов,
всегда употребляется в единственном числе с двоеточием: «Приложение:».
Если приложение направляется не во все адреса, которые указаны в документе,
то отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 2 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают:
Приложение: брошюра в1 экз.
При большом количестве приложений их названия, как правило, не
перечисляются в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В
этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в
произвольной форме, например:
Опись
приложений к письму от _____ № _______-
№ п/
п
Наименование
документа
Количество листов Количество
экземпляров
1.
2.
3.
…
14
Секретарь Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме
делается отметка:
Приложение: по описи.
Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии
приложения делается по форме:
Приложение: письмо ООО «ПОЛЕТ»
от 14.05.2005 № 147/07-10
и приложение к нему, всего на 3 л.
Сами документы-приложения должны иметь соответствующую отметку,
которая указывала бы на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в
правом верхнем углу документа-приложения и включает слово
«Приложение» с указанием распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера:
Приложение 1
к письму ОАО «ФРЕЗЕР»
от 14.06.2005 № 45/03-14
или
Приложение 3
к приказу директора
ОАО «ФРЕЗЕР»
от 12.07.2005 № 19
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а
также центрировать это выражение относительно наименования документа, его
даты и регистрационного номера:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 3
к приказу директора
ОАО «ФРЕЗЕР»
от 12.07.2005 № 19
22. Реквизит «Подпись».
В состав этого реквизита входят: наименование должности лица,
подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (И.О. Фамилия):
а) если документ оформлен не на бланке:
Директор
ООО «ТЕХНОЛОГИЯ» Личная подпись И.В. Ветров
б) если документ оформлен на бланке:
Директор Личная подпись И.В. Ветров
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой
должности:
Директор Личная подпись А.И. Васькин
Главный бухгалтер Личная подпись А.М. Носкова
15
Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи
располагаются на одном уровне:
Директор
ООО «ТЕХНОЛОГИЯ»
Личная подпись И.В. Ветров
Директор
ОАО «ФРЕЗЕР»»
Личная подпись В.Н. Миронов
Если должностное лицо. подпись которого была предусмотрена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог «За»,
надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. При
замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного
лица указывается фактическая должность лица, подписавшего документ:
Зам. директора
ОАО «ПОЛЕТ» Личная подпись Н.М. Бобров
Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица,
подписавшего документ, относительно самой длинной строки:
Председатель профкома
ООО «МАЯК» Личная подпись В.А. Семенов
23. Реквизит «Гриф согласования документа».
Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия
(внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций
(внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с
коллегиальными органами общественных объединений (профсоюзными
комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).
Внутреннее и внешнее согласование выражается в разных формах: для
внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего –
оформляется гриф согласования.
Гриф согласования проставляется ниже грифа «подпись» на лицевой стороне
документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования
должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование
организации), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования:
СОГЛАСОВАНО
Начальник планового отдела
ОАО «ПОЛЕТ»
Личная подпись А.В. Светлова
01.07.2005
При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования
указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профкома
16
от 14.02.2005 № 4
Если согласование документа осуществляется посредством издания другого
документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор
(наименование организации), дата и номер:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Госстандарта РФ
от 15.12.2005 № 6 6/05-09
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования,
если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На
документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
24. Реквизит «Визы согласования документов».
Этот реквизит используют для внутреннего согласования документов. Виза
включает: личную подпись визирующего, подпись, ее расшифровку (инициалы и
фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:
Юрисконсульт
Личная подпись А.В.Бобров
01.07.2005
При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего,
несогласие с предоставленным текстом или его частями. В этом случае виза
дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.5 не согласен»,
«Замечания прилагаются» и т.п.:
Главный бухгалтер
Не согласен
Личная подпись Н.С. Петрова
01.07.2005
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы
проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника
документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации,
визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого
документа.
Реквизит «Визы согласования документа» используется также и для
оформления процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит
письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника,
ответственного за исполнение вопросов по данному документу, и начинается
словами: «С приказом (акта, протоколом, должностной инструкцией и т.д.)
ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее
расшифровку и дату и располагается ниже реквизита «Подпись»:
С актом ознакомлен: Личная подпись О.В. Марков
01.10.2005
17
При необходимости виза ознакомления может включать наименование
должности работника:
С приказом ознакомлены:
начальник
отдела кадров Личная подпись Н.С. Васильева
04.08.2005
экономист
планового отдела Личная подпись Е.В. Григорьева
04.08.2005
25. Реквизит «Оттиск печати».
Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их
подлинность. В сложившейся практике принято удостоверять печатью следующие
виды и разновидности управленческих документов:
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования,
выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).
Архивные справки.
Архивные копии.
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей; ведение дел в
арбитраже и т.д.).
Договоры (о материальной ответственности; поставках; подрядах; научно-
техническом сотрудничестве; аренде помещений; о производстве работ и т.д.).
Заключения и отзывы.
Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).
Исполнительные листы.
Командировочные удостоверения.
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения
финансово-хозяйственных операций.
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями;
премиями и т.д.).
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные; сводные; в банк;
на получение инвалюты со счетов; перевод валюты; на импорт).
Положения об организациях.
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).
Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к
договору и т.д.).
Соглашения.
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных
ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате т.д.).
Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
Титульные листы.
Удостоверения.
18
Уставы организаций.
Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба
РФ или гербов субъектов РФ) и простые (в негосударственных организациях).
Печать проставляется с захватом части слова, обозначающего должность:
Директор Личная подпись И.Л. Карасев
Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке.
Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати,
обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати».
26. Реквизит «Отметка о заверении копии».
Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку, или
документы выданные в качестве копии, обязательно заверяются по установленной
форме. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и
включает заверительную надпись «Верно», наименовании должности лица,
заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения:
Верно
Секретарь-референт Личная подпись А.П. Смирнов
12.05.2005
При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки
заверенную копию удостоверяют печатью.
27. Реквизит «Отметка об исполнителе».
Отметка об исполнителе необходима для рациональной организации работы с
документами в ходе его исполнения (для запроса дополнительной информации,
уточнения отдельных данных и т.п.). Отметка располагается на лицевой стороне
или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу и включает фамилию (или фамилию, имя, отчество)
исполнителя документа и номер его служебного телефона:
Ефимов
65-45-78
или
Ефимов Павел Семенович
65-45-78
28. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Отметка проставляется, начиная с нулевого положения печатающего
устройства, только на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для
последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка
проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа и включат
следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или при наличии
соответствующего документа ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в)
номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована
19
исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в
котором исполнен документ:
Вопрос решен по телефону
с гл. бухгалтером ЗАО «СИБИРЬ»
в Дело № 10-12
Личная подпись 16.09.2005
или
Отправлен ответ
от 01.11.2005 № 03-08/141
в Дело № 10-12
Личная подпись 01.11.2005
29. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию».
Отметка проставляется только на входящих документах с помощью
специального регистрационного штампа или от руки в правом нижнем углу
лицевой стороны первого листа документа, начиная с 6-го положения
печатающего устройства. В регистрационный штамп входят: наименование
организации – получателя документа, место для даты поступления и место для
регистрационного индекса:
ЗАО «ФРЕЗЕР»
Дата _______
№ _________
Для документов, подлежащих регистрации, заполняются все позиции штампа,
для нерегистрируемых документов – наименование предприятия и дата
поступления. При необходимости дата поступления документа может включать
часы и минуты.
30. Реквизит «Идентификатор электронной копии документа».
Идентификатором электронной копии документа является поисковым
признаком документа. Он проставляется в левом нижнем углу документа в виде
колонтитула и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и
другие поисковые данные, которые устанавливаются сомой организацией.
На внутренних и исходящих документах эта отметка проставляется в момент
подготовки документа на компьютере, на входящих документах отметку
проставляет секретарь, вносящий сведения о документах в компьютер.
20