Цыганков В.А., Морозова Н.С. Документирование управленческой деятельности: МУ к практическим занятиям
Подождите немного. Документ загружается.
Пример докладной записки
Бухгалтерия
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
15.09.2005 № 5
г. Омск
О претензии к поставщику
Директору
ООО «АВТОМАТИКА»
И.В. Белову
12 июля с.г. с поставщиком ООО «ФРЕЗЕР» был заключен договор
поставки материалов в течение двух месяцев со дня заключения договора. До
настоящего дня материалы не поступили.
Предлагаю применить штрафные санкции к поставщику ООО «ФРЕЗЕР»,
задерживающего в течение двух месяцев отгрузку материалов, оплата которых
была своевременно произведена согласно выставленного счета.
Главный бухгалтер Личная подпись А.В. Маслова
Самойлов 12-25-69
В дело № 08-12
Личная подпись 16.09.2005
41
Форма объяснительной записки
Наименование
структурного
подразделения
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000 № 00
Место составления
О________________
Адресат
ТЕКСТ
……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………
Наименование
должности Личная подпись Расшифровка подписи
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Констати-
рующая
часть
Объяснение
поступка,
поведения
42
Пример объяснительной записки
Отдел маркетинга
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
04.07.2005 № 5
Об опоздании на работу
Директору
ООО «АВТОМАТИКА»
И.В. Белову
04.07.2005 на 9-00 была назначена встреча с партнерами по заключению
договора поставки. Из-за транспортной аварии я опоздал на работу на 45 мин.
В результате чего сделка не состоялась.
В виду объективной причины, что подтверждаю справкой, выданной
ГИБДД, предприму меры по повторному заключению сделки в ближайшее
время.
Маркетолог Личная подпись А.К. Иванов
В дело № 07-45
Личная подпись 05.07.2005
43
4.3. Акты
Форма акта
Наименование организации
АКТ
00.00.0000 № 00
Место составления
О________________
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Личная Расшифровка
подпись подписи
00.00.0000
Основание: ……………………………………………………………………....
.................................................................................................................................
Составлен комиссией:
Председатель: …………………………………………………………………….
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1. ……………………………………………………………..
(должность, фамилия, инициалы)
2. ……………………………………………………………
Присутствовали: …………………………………………………………………
(должность, фамилия, инициалы)
ТЕКСТ
……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………..
Составлен в _____ экземплярах:
1-й экз. – куда, кому;
2-й экз. – куда, кому;
3-й экз. – куда, кому;
........
Приложение: наименование документа на ____ л. в ____ экз.
Председатель
Члены комиссии
Личная подпись
Личные подписи
Расшифровка подписи
Расшифровки подписей
С актом ознакомлены:
должности
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Личные подписи
Даты
Расшифровки подписей
44
Пример акта
ЗАО «ПРИБОР»
АКТ
12.06.2005 № 2
г. Омск
проверки работы
с документами
в отделе маркетинга
УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «ПРИБОР»
Личная подпись А.И. Васильев
12.06.2005
Основание: приказ директора от 05.06.2005 № 14 «О совершенствовании
документационного обеспечения деятельности ЗАО «ПРИБОР».
Составлен комиссией:
Председатель: зав. канцелярией А.В. Филиппова
Члены комиссии: 1. Зав. производственным отделом Н.С. Новикова
2. Зам. гл. бухгалтера А.И. Лебедева
3. Менеджер по кадрам А.И. Титов
4. Секретарь-референт канцелярии Е.В. Палун
Присутствовали: секретарь отдела маркетинга С.П. Козлова
12.06.2005 комиссия проверила состояние работы с документами в отделе
маркетинга.
В результате проведенной проверки установлено:
1. В отделе маркетинга несвоевременно формируются в дела
исполненные документы.
2. Заголовки дел не всегда соответствуют заголовкам, предусмотренным
номенклатурой дел.
3. Отсутствуют два дела с перепиской за 2004 г.
4. ….
……..
Составлен в 4-х экземплярах:
1-й экз. – в дело 01-09;
2-й экз. – зам. зам. директора по административно-хозяйственным
вопросам
3-й экз. – зав. отделом маркетинга;
45
4-й экз. – председателю комиссии.
Приложение: объяснительная записка секретаря отдела маркетинга
С.П. Козловой на 1 л. в 1 экз.
Председатель
Члены комиссии
Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
А.В. Филиппова
Н.С. Новикова
А.И. Лебедева
А.И. Титов
Е.В. Палун
С актом ознакомлены:
зав. отделом маркетинга
секретарь отдела
маркетинга
В дело № 01-09
Личная подпись 13.06.2005
Личная подпись
13.06.2005
Личная подпись
13.06.2005
В.А. Григорьева
С.П. Козлова
46
4.4. Телеграммы, телефонограммы
Пример телеграммы
ТЕЛЕГРАММА
СРОЧНАЯ
ИРКУТСК ОАО СТРОЙСНАБ
МАТВЕЕВУ
ПРОШУ СООБЩИТЬ ДАННЫЕ СОСТОЯНИИ РЕАЛИЗАЦИИ
ПРОДУКЦИИ зпт ЕЕ ОСТАТКАХ зпт ОБЪЕМАХ ОТРГУЖЕННОЙ зпт
ТАКЖЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ ОТГРУЗКЕ ПРОДУКЦИИ зпт НЕОПЛАЧЕННЫХ
СЧЕТАХ тчк ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АДРОН ПЕТРОВ
644120, г. Омск-120, ул. Садовая, д. 6,
Директор
М.П.
Исх. № ______
Дата
Личная подпись Н.И. Петров
14.07.2005
Пример шифрованной телеграммы
КЕМЕРОВО АГАТ
ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк
ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВКИ САМОЛЕТОМ
ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ
ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ
644099, г. Омск-99, ул. Лесная, д. 9.
Каскад. Тел. 24-12-45
Директор
М.П.
Исх. № ______
Дата
Личная подпись К.Н. Сомов
14.07.2005
47
Пример международной телеграммы
МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА
ФЕДОРОВ ТОРГОВЫЙ ПРЕДСТАВИТЕЛЬ
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО ОАО ШИНННИК В ЧЕХОСЛОВАКИИ
УЛ ФАКУСОВА 6 ПРАГА ЧЕХОСЛОВАКИЯ
ПРЕДСТАВИТЕЛИ ОАО ШИННИК МАКСИМОВ зпт ИВАНОВ ПРИЕДУТ
16 АПРЕЛЯ 2005 ГОДА ПРАГУ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
ДИРЕКТОР ЕГОРОВ
644120, г. Омск 120,
ул. Садовая, д. 6.
Директор ОАО «Шинник»
М.П.
Исх. № ______
Дата
Личная подпись А.В. Егоров
04.04.2005
Коммерческий
отдел
Романов
65-45-47
Форма телефонограммы
Наименование организации
ТЕЛЕФОНОГРАММА
00.00.0000 № 00
Время передачи
Место составления
Адресат
№ телефона
ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
(до 50 слов)
…….
Наименование должности лица,
подписавшего телефонограмму
Передала: должность
Приняла: должность
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Личная подпись
Расшифровка
подписи
Расшифровка
подписи
Расшифровка подписи
№ телефона
№ телефона
48
Пример телефонограммы
ЗАО «ГЛОБУС»
ТЕЛЕФОНОГРАММА
31.08.2005 № 10
12.40
г. Омск
ООО «МОНИТОР»
Главному бухгалтеру
С.И. Самойловой
15-25-45
Ваш заказ на изготовление рекламных материалов выполнен в полном
объеме. Просим оплатить выставленный счет в срок до 05.09.2005.
Зам. директора
Передала: секретарь
Приняла: секретарь
:
В дело № 07-18
Личная подпись 31.08.2005
Личная подпись
В.А. Петрова
А.П. Осипова
И.М. Федоров
35-25-25
15-61-35
49
5. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
5.1. Штатное расписание
Форма штатного расписания
Наименование УТВЕРЖДАЮ
предприятия штат в количестве ______
единиц с месячным фондом
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ заработной платы
________________ рублей
00.00.00 № 00 Руководитель предприятия
Место составления подпись расшифровка
подписи
аппарата предприятия
на____________ год 00.00.00
М.П.
Код и
наименование
структурного
подразделени
я
Код и
наименование
должности
Кол-во
штатных
единиц
Должно
стные
оклады
Надбавки
персональ-
ные и
прочие
Месячны
й фонд
заработно
й платы
Приме-
чание
1 2 3 4 5 6 7
Заместитель руководителя
предприятия
(или: Начальник отдела) Личная подпись Расшифровка подписи
Визы согласования
50