Бутинець Ф.Ф. (ред.) та ін. Контроль і ревізія. Підручник

Подождите немного. Документ загружается.

,_, Глава 4. Суб ' єкти контролю в Україні

4.2. Внутрішній господарський контроль: функції, значення та

суб'єкти

Контроль власника може бути внутрішньосистемним та

внутрішньогосподарським.

Внутрішньосистемний контроль здійснюють

міністерства, державні комітети, концерни, асоціації,

акціонерні виробничі об'єднання згідно з законодавчими та

іншими нормативними актами, якими передбачено, що комплексні ревізії і

контрольні перевірки діяльності підприємств проводяться з ініціативи власника,

тобто органу, якому підпорядковано підприємство на правах власності.

Основною метою такого контролю є об'єктивне вивчення фактичного

стану справ суб'єкта господарювання, виявлення та попередження тих явищ, що

негативно впливають на виконання управлінських рішень і досягнення

поставленої мети, а також доведення цієї інформації до органу управління.

Внутрішньосистемний контроль передбачає контроль за виконанням

планових завдань діяльності; використанням матеріальних і фінансових

ресурсів; недопущенням фактів безгосподарності; забезпеченням збереженості

власності, правильного ведення бухгалтерського обліку і контрольно-ревізійної

роботи.

Внутрішньогосподарський контроль представляє собою

незалежну оцінку відповідності діяльності підприємства

поставленим завданням. Необхідність у

внутрішньогосподарському контролі викликана тим, що вища ланка управління

не займається контролем повсякденної діяльності. Зважаючи на це йому

необхідна інформація про діяльність нижчих рівнів управління або

підтвердження достовірності звітів керівників нижчих рівнів.

Внутрішньогосподарський контроль включає контрольні функції, які

забезпечуються керівниками (власниками) підприємств, організацій, установ,

концернів, асоціацій відповідно до діючого законодавства. Завданням

внутрішньогосподарського контролю є перевірка господарських операцій у

виробничих об'єктах з метою недопущення перевитрат матеріальних і

фінансових ресурсів, виконання виробничих і фінансових планів,

131

Внутрішнь

о-

системний

контроль

Внутрішньог

осподарський

контроль

д., Контроль і ревізія ______ „

раціонального використання робочої сили, впровадження прогресивних методів

праці і технологій в бригадах, дільницях, цехах та інших виробничих

підрозділах, забезпечення збереженості коштів і товарно-матеріальних

цінностей, раціонального використання сировини і паливно-енергетичних

ресурсів, випуску продукції, що має попит на ринку.

Організація внутрішньогосподарського контролю відповідно до Закону

України "Про підприємства в Україні" покладена на керівника підприємства. На

підставі затвердженого плану працівники, зайняті управлінням, здійснюють

систематичний поточний і оперативний контроль за діяльністю підрозділів

підприємств. За результатами контрольних перевірок керівництво підприємства

приймає рішення про усунення причин, що негативно впливають на діяльність

підприємств.

Завдання внутрішньогосподарського контролю наступні:

►надання інформації про процеси, що відбуваються;

►надання допомоги в прийнятті найбільш доцільних управлінських рішень;

►оцінка правильності прийнятих рішень, своєчасності і результативності

їх виконання;

►своєчасне виявлення та усунення умов і факторів, які заважають

ефективному веденню виробництва;

►коригування діяльності суб'єкта господарювання та його структурних

підрозділів.

Внутрішньогосподарський контроль на підприємствах здійснюють штатні

контролери-ревізори, керівники і співробітники відділів управління

підприємств, а також відповідні посадові особи інших підрозділів відповідно до

покладених на них службових обов'язків.

Виділяють два основних види внутрішніх систем контролю: бюрократичну

та децентралізовану (табл. 4.3).

Таблиця 4.3. Основні риси бюрократичної та децентралізованої

систем контролю ________________________________________________

Параметри Бюрократична система Децентралізована система

Призначення

Підпорядкування співробітників

вказівкам менеджерів

Зацікавленість співробітників в

кінцевому результаті

Основні

прийоми

Правила, ієрархія, контроль,

відбір, навчання

Корпоративна культура,

самоконтроль

Організаційна

структура

Вертикальна, підпорядкованість

зверху вниз, влада посади

"Аморфна" структура, взаємовплив,

влада знань та досвіду

Винагорода

Базується на досягненнях

співробітників у виконанні завдань

Ґрунтується на досягненнях групи та

розподілі часток між

співробітниками

132

Глава 4. Суб'єкти контролю в Україні

Бюрократична система контролю реалізується через адміністративну

систему організації та означає контроль "зверху донизу". Дії співробітників

чітко регламентуються правилами та інструкціями. Часто застосовується

поточний контроль.

Децентралізована система контролю є протилежною до бюрократичної.

Співробітники користуються довірою менеджерів, а управлінці впевнені, що

співробітники бажають виконати покладені на них обов'язки. Для виконання

робочих завдань достатньо мінімальних вказівок та стандартів.

Децентралізований контроль нерозривно пов'язаний з такими поняттями як

корпоративна культура, самоконтроль. Без них децентралізована система

контролю неможлива. Така система передбачає й більш ретельний підбір

співробітників, при якому значна увага приділяється особистим оцінкам.

Частіше застосовується контроль за результатами.

Система внутрішньогосподарського контролю повинна бути досить

надійною і відповідати ряду вимог (рис. 4.10).

Рис. 4.10. Вимоги до системи внутріш ньогосподарського контролю

133

Контроль і

ревізія

Внутрішньогосподарський контроль на підприємствах здійснюють штатні

контролери-рсвізори, внутрішні аудитори, керівники і співробітники відділів

управління підприємств, а також посадові особи інших підрозділів відповідно до

покладених на них службових обов'язків (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Класифікація суб'єктів внутрішньогосподарського контролю

До функцій управлінського персоналу та спеціалістів входить попередній,

поточний і наступний контроль, які нормативно зафіксовані в посадових

інструкціях.

Обліковий персонал на чолі з головним бухгалтером здійснює контрольні

функції в процесі відображення господарських операцій в первинних

документах, регістрах, звітах.

Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в

Україні" на головного бухгалтера покладено наступні контрольні функції (рис.

4.12).

Рис. 4.12. Контрольні функції' бухгалтера

134

,_, Глава 4. Суб ' єкти контролю в Україні „

Функції бухгалтерів регламентуються посадовими інструкціями, які

розробляються головним бухгалтером та призначені для конкретних виконавців.

Головному бухгалтеру належить провідне місце в контролі за дотриманням

законодавства при здійсненні господарської діяльності підприємства, він

наділений достатніми повноваженнями для проведення такого внутрішнього

контролю.

Для всіх працівників підприємства є обов'язковими вимоги головного

бухгалтера щодо документального оформлення господарських операцій і

подання до бухгалтерії необхідних документів та відомостей. Грошові та

розрахункові документи, а також документи, які засвідчують фінансові та

кредитні зобов'язання без підпису головного бухгалтера недійсні і не повинні

прийматися до виконання.

Контроль стану бухгалтерського обліку і звітності здійснюється для

забезпечення надійності бухгалтерських даних і передбачає розподіл обов'язків з

ведення обліку від обов'язків з управління підрозділами і зі зберігання запасів та

грошових коштів. Контроль, пов'язаний з обліком і звітністю, включає наступні

важливі елементи: контроль персоналу, контроль даних, контроль рахунків і

звітності.

Спостережна рада створюється в акціонерних товариствах, обирається з

його членів і забезпечує контроль за діяльністю виконавчого органу.

Спостережну раду товариства створюють для контролю за діяльністю правління,

розробки стратегії діяльності товариства. Вона розглядає скарги і звернення

акціонерів, стежить за наданням вичерпної та достовірної інформації

акціонерам, а також у перерві між загальними зборами, в межах своїх

повноважень, виконує функції загальних зборів акціонерів товариства.

Вона зобов'язана захищати права акціонерів товариства шляхом

внутрішнього контролю за діяльністю товариства, розробки його політики,

дотримуючись якої воно зможе уникнути збитків.

Компетенція спостережної ради, порядок її роботи та інші питання можуть

бути врегульовані положенням про спостережну раду товариства, яке

затверджують загальні збори акціонерів.

Спостережна рада функціонує шляхом проведення засідань. У зв'язку з

цим необхідно звернути увагу на такі моменти:

► засідання проводяться тільки тоді, коли є кворум (його визначають

статутом товариства або положенням про спостережну раду, і зазвичай він

становить 2/3 загальної кількості членів спостережної ради);

135

№ Контроль і

ревізія

►усі питання вирішуються простою більшістю голосів (якщо інше не

передбачено статутом товариства);

►члени спостережної ради зобов'язані особисто виконувати свої

обов'язки, їх не можна передавати іншому члену або третім особам;

► під час голосування один член спостережної ради має один голос.

Ревізійна комісія здійснює контроль за діяльністю керівництва

підприємства, обирається з числа співробітників. Порядок діяльності, склад та

умови оплати праці затверджуються зборами, які її обрали. Про результати

роботи комісія доповідає загальним зборам, обов'язково складає висновок по

річних звітах і балансах, без якого загальні збори не мають права затверджувати

звітність. Ревізійна комісія діє на підставі статуту господарюючого суб'єкта та

внутрішнього положення про ревізійну комісію.

Ревізійні комісії можуть створюватись в різних комерційних структурах:

товариствах з обмеженою чи додатковою відповідальністю, акціонерних

товариствах, асоціаціях та спілках. Для акціонерних товариств питання

створення і повноважень ревізійної комісії визначені законодавчо (рис. 4.13).

Рис. 4.13. Повноваження внутрішніх ревізійних комісій

136

Глава 4. Суб ' єкти контролю в Україні

Ревізійна комісія поряд з загальними зборами акціонерів і правлінням є

постійно діючим органом. Ревізійну комісію обирають загальні збори

акціонерів, і вона їм підзвітна. Відповідно до чинного законодавства

створення такої комісії є обов'язковим.

Інвентаризаційна комісія - це колективний орган, що формується з

групи осіб, які наділяються певними правами для встановлення фактичної

наявності і стану майна та фінансових зобов'язань підприємства, прийняття

рішення за результатами проведених інвентаризацій. Внутрішні

інвентаризаційні комісії формуються з працівників даного підприємства. До

функцій таких комісій може входити проведення інвентаризацій з метою

вирішення організаційних питань, прийняття управлінських рішень

виробничого характеру, перевірка адекватності даних бухгалтерського

обліку при проведенні аудиторської перевірки тощо.

Внутрішній аудит - невід'ємна частина загальної системи управління.

Створюється на середніх і великих підприємствах, виконує контрольні функції

залежно від мети і завдань, покладених на внутрішніх аудиторів підприємства.

Внутрішні аудитори залежні і підпорядковані органу, який їх призначив. Вони

проводять планові та позапланові перевірки за вказівкою вищого керівництва, є

штатними працівниками, не зобов'язані мати сертифікат аудитора, можуть бути

фахівцями з бухгалтерського обліку, фінансів, економіки, права тощо. За

результатами внутрішнього аудиту складається звіт, який передається вищому

керівництву. В звіті дається оцінка виявлених фактів, надаються рекомендації,

поради та інша інформація.

4.3. Контроль в умовах комерційної таємниці

Зміна умов господарювання, існування підприємств різних форм

власності, їх фінансова самостійність, виникнення нових контролюючих

структур, зумовили існування таємниці у різних її проявах (див. рис. 4.14).

Таємниця - це відомості, знання про щось, способи досягнення будь-

чого, невідомі іншим.

Рис. 4.14. Види т аємної інформації

137

Контроль і ревізія

Сьогодні інформація всіх видів є найціннішим

ресурсом суспільства, що має широке соціальне

значення. Інформація характеризується різноманітними

формами існування.

Державна таємниця - це вид таємної інформації, що охоплює відомості у

сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішньоекономічних відносин,

державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може

завдавати шкоди національній безпеці України.

У сфері економіки державною таємницею є наступна інформація (рис. 4.15).

Рис. 4.15. Державна таємна інформація у сфері економіки

Ознакою державної таємниці є гриф секретності - реквізит

матеріального носія інформації, що засвідчує ступінь її секретності.

Віднесення інформації до державної таємниці, зміни ступеня її

секретності та розсекречування здійснює відповідно до вимог законодавства

державний експерт з питань таємниці.

Рішення державного експерта з питань таємниці, видане в межах його

повноважень і зареєстроване Службою безпеки України у реєстрі

відомостей, що становлять державну таємницю, є обов'язковим для

виконання на території України.

Строк дії рішення про віднесення інформації до державної таємниці

встановлюється державним експертом; він не може перевищувати ЗО років

для інформації із ступенем секретності "особливої важливості", 10 років для

інформації "цілком таємно", 5 років для інформації "таємно".

138

■=

Державн

таємниц

Глава 4. Суб ' єкти конт ролю в Україні „

Наступний вид таємної інформації - комерційна

таємниця. Комерційна таємниця - це право

підприємства, компанії, фірми, банку на зберігання в таємниці документів,

даних, що відображають їх діяльність*.

Перелік відомостей, які не можна вважати комерційною таємницею,

схвалює Кабінет Міністрів України. До них належать:

► установчі документи, дозвільні документи на провадження

підприємницької чи господарської діяльності;

► інформація за всіма встановленими формами державної звітності;

► показники, потрібні для перевірки обчислення і сплати податків та

інших обов'язкових платежів;

► відомості про чисельність, склад працівників, їх заробітну плату

взагалі і за професіями та посадами, а також наявність вільних робочих місць;

► документи про платоспроможність;

► відомості про участь посадових осіб підприємств у кооперативах,

малих підприємствах, спілках та інших організаціях, що проводять

підприємницьку діяльність;

► відомості, які підлягають оголошенню відповідно до чинного

законодавства.

Всі перераховані вище види інформації представляють собою таку

інформацію, доступ до якої здійснюється без обмежень, в тому числі

контролюючими органами в межах їх повноважень.

За незаконне збирання аіо використання відомостей, що складають

комерційну таємницю, а також за розголошення комерційної таємниці

передбачено кримінальну відповідальність. Але для цього необхідно'

закріпити право підприємства на комерційну таємницю. Це можна зробити

наступними шляхами:

* За оцінкою експертів промислово розвинутих країн, втрата лише четвертої частини інформації,

що відноситься до комерційної таємниці, забезпечує досить вагомі переваги конкурентам, що

протягом декількох місяців фірма, яка втратила інформацію, може стати банкрутом. Тому на

кожному підприємстві повинні існувати механізми захисту комерційної таємниці: організація

раціонального документообігу; розподіл інформації за центрами відповідальності і конкретними

особами; ліквідація утвореної загрози втрати інформації; безперервність і активність захисту

конфіденційної інформації, що забезпечує попередження можливості втрати інформації;

створення комісії із найбільш кваліфікованих співробітників для визначення того, яка інформація

відноситься до комерційної таємниці, для цілеспрямованого та конкретного захисту [Богомолов

A.M. Правовое поле управленческого учета. // Финансовые и бухгалтерские консультации. - 1999. -

№ 11. - с. 721

139

Комерційн

таємниця

— Контроль і ревізія

1. Внести до статуту або установчого договору положення про те, що

підприємство має право на комерційну таємницю, та визначити склад і обсяг

відомостей, що складають комерційну таємницю. В окремому пункті

зафіксувати право підприємства не надавати інформацію, що містить

комерційну таємницю, та передбачити положення про організацію захисту

комерційної таємниці; про те, хто визначає порядок її захисту.

2. Передбачити в колективній угоді пункт про зобов'язання колективу і

керівництва підприємства не розголошувати інформацію, що містить

комерційну таємницю, а також встановити відповідальність за її

розголошення. Взяти від працівників розписку про нерозголошення

конфіденційних відомостей.

3. Внести в установчі документи, посадові інструкції (або в контракт - у

разі укладення трудового контракту з працівником) положення про

відповідальність посадових осіб підприємства та працівників за розголошення

комерційної таємниці не лише під час роботи у фірмі, а й після звільнення.

Особливу увагу слід приділяти питанням, пов'язаним з розробкою

положення про комерційну таємницю. Цей документ є основним у захисті

інформації від несанкціонованого доступу. В положенні про комерційну

таємницю на підприємстві необхідно зазначити:

► загальні положення щодо функцій керівництва підприємства у сфері

захисту інформації, розмежування доступу до цієї інформації;

► порядок приймання та облік інформації, що містить комерційну

таємницю;

► механізм забезпечення збереження інформації, що є комерційною

таємницею, порядок проведення інвентаризації документації, що містить

комерційну інформацію. Саме в цьому розділі слід відобразити механізм

забезпечення доступу до комерційної таємниці сторонніх осіб (включаючи

контролюючі органи);

► порядок розповсюдження комерційної таємниці;

►порядок виключення інформації зі складу комерційної таємниці.

Комерційну таємницю можуть складати найрізноманітніші дані

(див. рис. 4.16).

Як правило, цей розділ повинен містити норму, згідно з якою сторонні особи допускаються до

ознайомлення з документами, що містять комерційну таємницю, з дозволу керівника за наявності

письмового запиту. При цьому такі особи повинні або укласти угоду з підприємством про

нерозголошення комерційної таємниці, або видати розписку про таке нерозголошення

140