Блау Г.Б. Организационно-распорядительные документы (методичка)

Подождите немного. Документ загружается.

3.4.6. Протокол, правила составления

Протокол занимает особое место в системе организационно-

распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к

информационным документам (так как он содержит информацию о ходе

обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой стороны,

протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут

рассматриваться как распорядительные документы. Рассмотрим данный

документ в группе распорядительных документов.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и

принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих

коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств,

муниципальных органов управления, а также ученых, технических,

методических советов. Обязательному протоколированию подлежат

собрания акционеров, заседания советов директоров. Протоколы

представляются в органы государственной власти для регистрации

(например, при регистрации коммерческих банков, торгово-

промышленных палат и др.).

Распространено составление протоколов для документирования

деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний,

семинаров, совещаний, проводимых руководителем, и т. д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые пелись на

заседании секретарем вручную или с использованием диктофона, тезисов

докладов и выступлений, справок, проектов решений. Сбор указанных

материалов для составления протокола проводит секретарь коллегиального

органа, а также должностные лица, которые готовили текст к обсуждению.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после дня

создания.

Протокол оформляется на общем бланке формата А4, который

включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа,

дату заседания, индекс документа, место заседания, гриф утверждения,

заголовок к тексту, текст, подписи. Макет протокола представлен на рис. 22.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило,

оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько

дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Пример. 21-24.01.2006 Номером (индексом) протокола является

порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах

календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или

коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа.

Пример. Протокол (чего?) заседания коллегии; (чего?) собрания

трудового коллектива; (чего?) совещания начальников структурных

подразделений.

Текст протокола включает вводную и основную части. В вводной

части протокола после заголовка приводят фамилии и инициалы

председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова

«Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов

коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и

должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола

расширенного заседания, конференции с большим количеством участников

фамилии не перечисляют, а указывают цифрой общее количество

участников. В таких случаях до начала заседания проводят регистрацию

участников, по итогам которой проводят подсчет присутствующих. Списки

передают секретарю собрания, они будут одним из приложений к протоколу.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

справочные данные об организации

ПРОТОКОЛ

00.00.0000 №00

Место составления

Заголовок к тексту

Председатель Фамилия И.О.

Секретарь Фамилия И.О.

Присутствовали: (указывают инициалы, фамилии

или прилагается список присутствующих

в алфавитном порядке)

Повестка дня:

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О.

ВЫСТУПАЛИ:

Фамилия И. О.

ПОСТАНОВИЛИ:

2. СЛУШАЛИ:

(второй пункт повестки дня оформляется так же, как первый)

Председатель (подпись) И.О. Фамилия

Секретарь (подпись) И.О. Фамилия

Рис. 12. Макет протокола

Повестку дня включают во вводную часть протокола. Она состоит

из перечисления вопросов, которые обсуждают на заседании, и закрепляет

последовательность их обсуждения, фамилии выступающих (докладчиков).

Повестку дня заседания, как правило, составляют заранее, она должна

включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть

и обсудить на заседании. Каждый вопрос повестки дня нумеруют арабской

цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об».

По каждому пункту указывают докладчика (должностное лицо,

готовившее данный вопрос).

Текст основной части протокола составляется в соответствии с

последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько

пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»,

«ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Названия частей печатают от левого поля

прописными буквами (для выделения в тексте протокола записи речи

основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей

части, формулирующей решение собрания).

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. Каждую

фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в

именительном падеже.

Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно

излагается от третьего лица единственного числа. Существует практика

включения в текст протокола содержания докладов (сообщений,

выступлений), но допускается использование ссылки «Текст доклада

прилагается». В последнем случае доклады становятся приложением к

протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы, если в ходе

выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе

с указанием фамилии, вопроса и ответа на него.

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое

решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается

полностью в любой форме протокола. Если решение содержит несколько

вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из

пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании

документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем

оформляется ссылка на номер и дату протокола.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа

выбирают форму протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы,

фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол следует вести

только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты

выступлений будут представлены секретарю или в тех случаях, когда

заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы,

принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные

записи, передающие содержание докладов и выступлений участников

заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики,

замечания, позиции. Полный протокол позволяет отразить подробную

картину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического

отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения

каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе

рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся

во время заседания.

Текст протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель

и секретарь. Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя

буква в фамилии ограничивается правым полем.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста

подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по

которому готовят выписку. Принятые на заседании решения часто доводятся

до исполнителей в виде выписки из протокола.

Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста,

вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший

обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.

Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания

должности лица, завершающего копию (выписку), личной подписи, фамилии,

инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую

организацию, то она заверяется печатью службы делопроизводства.

Образцы протоколов и выписки из протокола представлены

в прил. 13, 14, 15.

Задания для самостоятельной работы

1. Напишите проект приказа по ОАО «Космос» об итогах

документальной проверки состояния документационного обеспечения. В

акте ревизии были указаны следующие недостатки:

а) в отделе кадров предприятия в личных делах работников

отсутствуют некоторые необходимые документы;

б) в канцелярии не ведется книга регистрации приказов по основной

деятельности;

в) в бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям механику

по ремонту оргтехники не подтверждена актами о выполнении работ.

2. Составьте проект распоряжения об организации дежурства

в праздничные дни (Рождественские праздники) с 31 декабря по 10 января

от ООО «Комфорт».

3. Составьте проект приказа по ЗАО «ЦУМ» об утверждении

инструкции по делопроизводству. В тексте приказа укажите, что инструкция

разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству,

утвержденной 24.06.1992 г. № 1118-р, и на основании ГОСТ Р 6.30–2003. В

инструкции указаны порядок прохождения документов и стандарты на ОРД.

4. Напишите проект приказа по магазину «Школьник» о проведении

инвентаризации товарно-материальных ценностей. В тексте приказа укажите

сроки проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии,

срок представления акта по итогам работы комиссии и ответственного

исполнителя.

5. Составьте приказ по предприятию ООО «Сайл» об итогах ревизии

по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что

ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное

отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета

доверенностей.

6. Составьте краткий протокол производственного совещания

работников планово-экономического отдела кондитерской фабрики

«Краскон», на котором было принято решение о досрочной (на пять дней

раньше установленного срока) разработке техпромфинплана на 2008 г.

Остальные данные укажите самостоятельно.

7. Составьте полный протокол общего собрания работников ООО

«Детская игрушка», на котором было принято решение поручить

председателю и его заместителю по производству в течение 3 месяцев начать

запуск производства новых мягких игрушек и выделить для этих целей 155

тыс. руб.

8. Составить схему процедуры издания распорядительных документов.

9. Назовите распорядительные документы, издаваемые в условиях

коллегиальности, укажите отличительные особенности их оформления.

10. Назовите основные реквизиты решения коллегиального органа.

11. Назовите распорядительные документы, издаваемые в условиях

единоличного принятия решений, укажите отличительные особенности их

оформления.

ТЕСТЫ

Организационные документы

Задание 1

Устав государственной организации утверждается:

1) общим собранием учредителей;

2) собственником имущества;

3) министерством, комитетом.

Задание 2

Допишите недостающие реквизиты Устава организации:

1) наименование организации;

2) справочные данные об организации;

3) наименование документа;

4) место издания;

5) гриф утверждения;

6) ________________;

7) ________________.

Задание 3

Все существенные изменения в должностную инструкцию вносят:

1) приказом;

2) решением;

3) распоряжением;

4) служебной запиской.

Задание 4

Организация считается созданной:

1) со дня государственной регистрации;

2) с момента утверждения устава.

Задание 5

Наличие устава является обязательным для регистрации коммер-

ческих и некоммерческих организаций:

1) да;

2) нет.

Задание 6

В каком документе определяется фонд заработной платы организации:

1) в штатной численности;

2) в штатном расписании.

Задание 7

На собрании трудового коллектива обсуждаются:

1) должностные инструкции;

2) правила внутреннего трудового распорядка;

3) положения о структурных подразделениях организации.

Задание 8

Какие организационные документы утверждает руководитель

организации:

1) положения о структурных подразделениях;

2) должностные инструкции;

3) штатное расписание;

4) правила внутреннего распорядка;

5) все перечисленные документы.

Задание 9

Документ, на основании которого разрабатывают структуры

организации и определяют ее штатную численность:

1) на основании Положение об организации;

2) на основании Устава организации.

Задание 10

Условия реорганизации и ликвидации организации оговорены:

1) в Уставе организации;

2) в договоре учредителей;

3) во всех перечисленных документах.

Задание 11

При поступлении на работу в организацию граждан обязательно

должны познакомить:

1) с Уставом организации;

2) с положением о структурном подразделении, куда поступает на

работу гражданин;

3) с должностной инструкцией;

4) со всеми перечисленными документами.

Задание 12

Должностные инструкции по месту разработки хранят:

1) 3 года;

2) 7 лет;

3) 10 лет;

4) постоянно.

Задание 13

В разделе «Функции» должностной инструкции:

1) перечисляют основные направления деятельности работника;

2) определены конкретные виды работ, выполняемые работником;

3) установлены права, необходимые работнику для выполнения

возложенных на него обязанностей;

4) нет верного ответа.

Задание 14

Реквизиты положения:

1) наименования вида документа, дата, код организации, заголовок

к тексту, подписи составителей, текст, печати;

2) наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, гриф

утверждения, текст, подписи составителей; печать;

3) наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту,

текст, печать;

4) нет верного ответа.

Задание 15

Положения хранят по месту разработки:

1) 7 лет;

2) 10 лет;

3) 3 года;

4) постоянно.

Задание 16

Датой положение является:

1) дата подписания;

2) дата составления;

3) дата утверждения;

4) нет верного ответа.

Распорядительные документы

Задание 1

Какие из перечисленных документов являются распорядительными:

1) решение;

2) учредительный договор;

3) трудовой договор;

4) распоряжение;

5) письмо.

Задание 2

Приказ является:

1) правовым актом, издаваемым для решения оперативных вопросов;

2) документом, принимаемым коллегиальным органом для решения

производственных задач, вопросов;

3) правовым актом, издаваемым руководителем в целях разрешения

производственных задач;

4) документом, составленным несколькими лицами и подтверждающим

факты, события.