Блау Г.Б. Организационно-распорядительные документы (методичка)
Подождите немного. Документ загружается.
отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «о чем?»: «О
введении…», «О реорганизации…», «О подведении итогов…» и т. п.
Текст приказа по основной деятельности делится на две части:
констатирующую и распорядительную.
В констатирующей части указывают причины издания приказа, цели
и задачи предписываемых действий. Цели и задачи предписываемых
действий излагают в форме предложений с отлагательными
существительными и сложными предлогами. Обычно используются
существительные в творительном или родительном падежах: «в связи с
переходом на новую систему планирования…».
Если основанием к изданию приказа является законодательный акт,
нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части
указывается его название, дата, номер и заголовок, а в некоторых случаях
передается содержание той его части, которая непосредственно касается
данной организации: «...на основании приказа…от 00.00.00 № 00 «О…».
Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная
часть не нуждается в разъяснении. Например, приказ о распределении
обязанностей между руководством может начинаться со слова
«ПРИКАЗЫВАЮ».
Распорядительная часть текста приказа начинается со слова
«ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатают на отдельной строке прописными
буквами от границы левого поля. После этого слова ставится двоеточие.
В распорядительной части излагают предписания, указывают
исполнители и сроки исполнения. Если исполнение приказа предполагает
выполнение различных по характеру действий, то текст распорядительной
части делится на пункты, которые печатают с красной строки и нумеруют
арабскими цифрами.
Пункты, которые включают управленческие действия, носящие
распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы:
«Провести инвентаризацию основных фондов, оборотных средств, счетов
баланса и других материальных ценностей в следующие сроки…».
Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения
в приказе не указывают.
Часто в последнем пункте приказа по основной деятельности указывают
должностное лицо, которое будет отвечать за исполнение приказа в целом.
Приказы подписывают руководители организации или замещающие их
должностные лица.
При оформлении приказов и других ОРД внутреннего хождения
на чистом листе бумаги с помощью ПК широко применяют угловое
расположение постоянных реквизитов. При этом используют минимальное
их число: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный
номер и заголовок к тексту. Оформление реквизитов производят флаговым
методом (от линии левого поля) (рис. 16). Остальные реквизиты оформляют
идентично приказу на бланке с продольным их расположением.
Образец приказа по основной деятельности на угловом бланке
46
приведен в прил. 9.
47
КРАСНОЯРСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
ИНСТИТУТ
ПРИКАЗ
10.04.2007 № 22
О научно-исследовательской
работе на 2006/2007 уч. год.
Рис. 16. Основные реквизиты приказа на угловом бланке
Образцы приказов по основной деятельности на продольном бланке
приведен на рис. 17 и в прил.8.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
справочные данные об организации
ПРИКАЗ
00.00.0000 № 00
место составления
Заголовок к тексту начинается
с предлога «о», отвечает на вопрос
В констатирующей части излагают основания, цели, побудившие
руководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания
очевидны, констатирующая часть опускается.
Распорядительная часть начинается со слова:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его
Ф.И.О., или наименование структурного подразделения (в дательном падеже),
затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола
неопределенной формы) и указывается срок исполнения.
2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться
на подпункты (1.1,2.3 и т. д.). В отдельных случаях текст может представляться в
виде таблицы.
3. В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за
исполнением приказа: Контроль за исполнением приказа возложить на...
(указывается должность, Ф.И.О. или наименование структурного подразделения).
Наименование должности
руководителя (подпись) И. О. Фамилия
Визы заинтересованных лиц
Должность
Подпись И. О. Фамилия
00.00.00
Исполнитель (Фамилия, Имя, Отчество)
телефон (000 00 00)
В дело 00-00 идентификатор
(подпись) электронной
00.00.0000 копии документа
Рис. 17. Макет приказа по основной деятельности
48
Выписка из приказа. Зачастую ответственному исполнителю для
работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делают выписку.
По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от
самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо
слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного
текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно
конкретного исполнителя. Выписка оформляется на чистом листе бумаги
с помощью ПК в угловом варианте расположения постоянных реквизитов.
Выписка заверяется секретарем (рис. 18). Образцы выписки из приказа
представлены на рис. 18 и в прил. 10.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
00.00.0000 №_______
Место издания
Текст_______________________________________________________________
__________________________________.
ПРИКАЗЫВАЮ:
2._______________________________________________________________
__________________________________.
Наименование должности (подпись) Расшифровка подписи
Верно
Наименование должности (подпись) Расшифровка подписи
00.00.0000
Рис. 18. Образец оформления выписки из приказа
3.4.3. Распоряжение, требования к оформлению
Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем для
разрешения оперативных вопросов [5].
Распоряжения организации составляют в основном по вопросам:
– информационно-методического характера;
– повседневной административной, производственно-хозяйственной
деятельности;
– связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил
и других документов, например:
– о распределении обязанностей между заместителями руководителя
компании;
– о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;
– о применении правил работы с конфиденциальными документами;
– о сроках предоставления авансовой отчетности;
49
– о порядке использования служебного автотранспорта;
– о проведении ежегодной диспансеризации работников и т. п.
Распоряжение государственного или муниципального органа
управления – правовой акт, обязательный для исполнения организациями и
гражданами, которым распоряжение адресовано.
Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны
быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.
Образцы распоряжений приведены на рис. 9 и в прил. 11.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
справочные данные об организации
РАСПОРЯЖЕНИЕ
00.00.0000 № 00
Место издания
Заголовок начинается 1 с
вопроса — О чем...
Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель
или причина подготовки). Констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть начинается словом
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Пункты распоряжения строят по схеме: должность, исполнитель –
действие – срок исполнения.
Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом:
Контроль за выполнением распоряжения возложить на (наименование
должности, инициалы, фамилия).
Наименование должности лица,
подписавшего документ (подпись) И. О. Фамилия
Гриф согласования или визы
(наименование должности,
подпись, расшифровка подписи, дата)
Рис. 19. Макет распоряжения
Распоряжения составляют и оформляют аналогично приказам.
Распоряжение должно иметь:
– наименование вида документа;
– дату;
– номер;
– заголовок к тексту;
– текст;
– подпись.
Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей и
50
распорядительной.
51
В констатирующей части указывают основания издания распоряжения.
В распорядительной части указывают:
– «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»;
– «кому» (исполнителю или структурному подразделению);
– «что сделать» (указывают конкретную работу);
– «до какого числа» (сроки ее окончания).
Часто в тексте распоряжения слова «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»
опускают, указывая только действие, например:
– всем сотрудникам пройти инструктаж;
– работникам отдела кадров провести аттестацию;
– сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т. п.
Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным,
т. е. там указывают должностное лицо или структурное подразделение,
осуществляющее контроль исполнения этого распоряжения. Распоряжения
подписывают руководитель предприятия или его заместители.
3.4.4. Решение, правила составления и оформления
Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях
разрешения производственных задач, вопросов [5]. Решения принимают
по вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания
акционеров, совета директоров, научно-технического совета и др.):
– о приоритетных направлениях развития фирмы;
– о разработке программы электронного документооборота;
– о реорганизации системы повышения квалификации работников;
– об организации сайта в Интернете;
– об участии в международной выставке;
– о внедрении рацпредложения и т. п.
Подготовка решения включает следующие стадии:
– изучение существа вопроса ответственным исполнителем;
– сбор необходимых сведений;
– обсуждение проекта коллегиальным органом на собрании (заседании);
– подготовка проекта решения;
– подписание руководителем и секретарем коллегиального органа
(в ряде случаев всеми участниками обсуждения).
Проекты решений готовятся ответственными исполнителями по
поручению коллегиального органа.
Решение должно иметь:
– наименование вида документа;
– дату;
– номер;
– наименование коллегиального органа;
– заголовок (если решение касается одного вопроса);
– текст;
– подписи.
Образцы решений приведены на рис. 20 и в прил. 12.
52
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
справочные данные об организации
РЕШЕНИЕ
00.00.0000 № 00
Место издания
Заголовок к тексту начинается с предлога «О...»
Текст констатирующей части документа (причины
издания, цели, ссылка, если нужно, на распорядительный
документ вышестоящего органа).
Распорядительная часть начинается словами Коллегия,
Совет и т.д.
РЕШИЛА (РЕШИЛ):
1. Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель –
действие – срок.
Последний пункт: контроль за исполнением возложить
на должность, инициалы, фамилия.
Председатель (подпись) Инициалы, фамилия
Секретарь (подпись) Инициалы, фамилия
Визы: должность визирующих (может не указываться);
личная подпись, ее расшифровка; дата
Рис. 20. Макет решения
Датой решения является дата проведения собрания (заседания).
Нумерация решений производится в валовом порядке с января по декабрь в
пределах года (№ 1, № 2 и т. д.) отдельно от других видов документов.
Текст решения состоит, как правило, из двух частей: констатирующей
и распорядительной. В констатирующей части указывают состояние вопроса,
цели, задачи или основание решения. Если основанием к изданию решения
является нормативный документ, то в констатирующей части указывают
наименование, дата, номер и заголовок этого документа. Констатирующую
часть опускают, если причина издания решения очевидна и не нуждается
в разъяснении. В распорядительной части указывают:
– «РЕШИЛ (РЕШИЛИ)»;
– «что сделать» (указывают конкретную работу, перечень мероприятий
или действий, предписываемых решением);
– «до какого числа» (срок окончания работ);
– исполнителя (структурные подразделения предприятия или
должностные лица).
Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в
действие какие-либо документы, то они оформляются как приложение.
53
3.4.5. Указание, правила оформления
Указание – организационно-правовая форма управленческого решения,
оформляемая в виде распорядительного документа по вопросам
методического характера, связанным с организацией исполнения приказов,
инструкций и других документов. Может издаваться при оформлении
командирования, наложении взыскания и т. д. Право издания указания имеют
руководители, действующие на правах единоначалия в пределах их
компетенции.
Наиболее распространенный вариант оформления указаний –
распечатка их на ПК на чистом листе бумаги с угловым расположением
постоянных реквизитов. Указание может оформляться на общем бланке
организации подобно приказу по основной деятельности.
Макет указания с угловым расположением постоянных реквизитов
приведен на рис. 21.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
справочные данные организации
УКАЗАНИЕ
00.00.0000 № 00
Место издания
Заглавие выражает краткое содержание,
начинается предлогом «О...»
Текст констатирующей части начинается формулировками: «В
соответствии», «В целях», «Во исполнение».
Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения
которого издают данный документ, указывают автора документа, его
полное название, поисковые данные (номер, дата). Констатирующей части
может не быть.
Распорядительная часть начинается словом
ОБЯЗЫВАЮ:
Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять
действия, не входящие в обязанности по должности, то распорядительная
часть начинается словом
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Текст каждого пункта излагается в повелительной форме и
строится по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и
фамилия) – действие (начинается с глагола в неопределенной форме) – срок
исполнения.
В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое
возлагается контроль за исполнением документа.
Наименование должности лица,
подписавшего документ (подпись) И. О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
Подпись И. О. Фамилия
00.00.0000
54
Рис. 21. Макет указания
55