Блау Г.Б. Организационно-распорядительные документы (методичка)
Подождите немного. Документ загружается.
Рис. 1. Классификация распорядительных документов
36
В первом случае распорядительные документы издаются на основе
решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией,
собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет
наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы
деятельности организации. На основе коллегиальности действуют
федеральное правительство, представительные органы и правительства
субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и
комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных
обществ и др.
В системе коллегиальных органов особое место занимают
совещательные по своему статусу органы (например, коллегии министерств,
дирекции при руководителях и др.). Решения совещательных органов носят
не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что
руководитель организации имеет право принять собственное решение,
вопреки решению совещательного органа.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам
управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное
принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает
персональную ответственность руководителей за принятые решения. На
основе единоличного принятия решений действуют федеральные
министерства, администрации субъектов Российской Федерации и
муниципальных образований, руководители организаций, учреждений,
предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный
директор, председатель правления).
Руководители органов управления, действующих на основе
коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по
определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней
деятельности организации – ее кадрового состава, материального и иного
обеспечения и некоторых других.
В условиях коллегиального принятия решений издаются
постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений
издаются приказы, распоряжения, указания.
3.2. Процедура издания распорядительных документов
в условиях единоличного принятия решений
Процедура документирования является организующим началом в
подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить
его соответствие действующему законодательству [28]. Процедура
издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия
решений (приказов, указаний, распоряжений) включает несколько стадий
(рис. 12).
Проекты распорядительных документов готовят на плановой основе,
37
по поручению руководства организации, по инициативе руководителей
структурных подразделений или подведомственных организаций, а также
отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания
распорядительного документа может излагаться в докладной записке,
справке аналитического или информационного содержания предложении,
заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве
инициирующих решение.
Рис. 12. Стадии процедуры издания распорядительных документов
в условиях единоличного принятия решений
Проекты распорядительных документов готовятся специалистами
структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы
различных подразделений, по решению руководства организации создается
временная комиссия или назначается группа работников для подготовки
проекта распорядительного документа.
Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения
предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной
информации. Для этого необходимо определить источники такой
информации – это могут быть законодательные акты и нормативная
документация; текущая документация организации; архивные документы;
публикации в периодической печати; научные материалы и др.
Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка
управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа
информации прорабатываются различные варианты решений и после
всесторонних оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Оформление выработанного решения в виде проекта
распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на
стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный
документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст
Подготовка проекта
распорядительного
документа
Доведение
распорядительного
документа
до исполнителей
Инициирование
решения
Принятие решенияСбор и анализ
информации
по вопросу
Доработка проекта
распорядительного
документа
по замечаниям
Согласование
проекта
документа
38
документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант
документа.
Согласование проекта документа подразумевает визирование и
внешнее согласование (рис. 13).
39
Рис. 13. Стадии согласования проекта документа
Обычно внешнее согласование проводится при подготовке
распорядительных документов высшими и федеральными органами
исполнительной власти. Внешнее согласование проекта распорядительного
документа проводится на отдельном листе – «Листе согласования».
Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями
заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими
специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их
деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа
затрагиваются вопросы организации труда и кадров) главным бухгалтером
(если речь идет о финансовых вопросах), с юридической службой (на
предмет соответствия проекта документа действующему
законодательству), а также с заместителями руководителя организации.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и
дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно
в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как
особое мнение или замечания. В последнем случае при цитировании на
проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется
отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».
Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывают
к проекту документа и возвращают разработчикам проекта для доработки
документа.
Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям
предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам
согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа
на бланке организации и представление его руководителю на подписание.
Если проект распорядительного документа готовили по поручению
вышестоящей организации, проект документа оформляют не на бланке
организации, а на стандартных листах бумаги и направляют в вышестоящую
организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Принятие решения (подписание распорядительного документа
руководителем) – решающая стадия подготовки распорядительного
документа. Подпись руководителя превращает проект документа в
полноценный документ, обладающий юридической силой.
Внутреннее
согласование
Визирование
Проекта документа
Внешнее
согласование
Лист
согласования
40
3.3. Процедура издания распорядительных документов
в условиях коллегиальности
Подготовка распорядительных документов при коллегиальном
принятии решений включает несколько стадий.
1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
3. Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа.
7. Доведение решения до исполнителей.
Схема подготовки распорядительных документов представлена на рис. 14.
Рис.. 14. Стадии процедуры издания распорядительных документов
в условиях коллегиальности
Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу, ее
анализ, а завершается оформлением аналитической справки. Эту работу
проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист
или группа специалистов соответствующего структурного подразделения.
Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений,
подведомственных и иных организаций Справка должна содержать
исчерпывающую, всестороннюю информацию и конкретные предложения по
решению проблемы.
На второй стадии подготовленные материалы (справка и проект
решения) передают секретарю коллегиального органа (как правило, за 10-15
дней до заседания). Это время необходимо для размножения представленных
материалов и их рассылки членам коллегиального органа для
предварительного изучения.
Подготовка материалов
к заседанию
коллегиального органа
Внесение материалов
на рассмотрение
коллегиального органа
Обсуждение вопроса
на заседании
коллегиального органа
Принятие решения
по рассмотренным
материалам
Оформление
протокола заседания
Издание
распорядительного
документа
Доведение решения
до исполнителей
41
Третья стадия состоит из двух этапов: вспомогательного (подготовка
заседания) и основного (заседание). На первом этапе председатель
коллегиального органа знакомится с представленными материалами,
проходят организационные мероприятия по подготовке заседания: членам
коллегиального органа рассылают приглашение, повестка дня, материалы к
заседанию. На втором этапе обсуждают представленные материалы,
высказывают мнения по проекту решения и предложения по его изменению
и дополнению.
Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных
органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведут
черновые рукописные записи хода заседания, стенографическую запись или
звукозапись на магнитофонную ленту
Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению
коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляют
постановлениями или решениями. Постановления издают высшими
органами государственной власти и управления (например,
Правительством Российской Федерации), представительными и
коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской
Федерации (например, Московской городской Думой, Правительством
Москвы и т. п.). Коллегиальные органы учреждений, организаций,
предприятий (например, общее собрание учредителей (участников),
акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают
решения.
Седьмая стадия осуществляется таким же образом, как и при издании
распорядительных документов при единоличном принятии решений.
3.4. Составление и оформление распорядительных документов
Распорядительная документация – одна из наиболее многочисленных
групп документов, к которой относят постановления, решения,
распоряжения, приказы, указания. Распорядительные документы являются
средством передачи письменных указаний подчиненным организациям или
конкретным исполнителям. В них оформляют распорядительную
деятельность коллегиальных органов и единоначальников.
В организациях распорядительными документами являются приказы
по основной деятельности и личному составу, инструкции, указания. В
приказах по основной деятельности решаются вопросы производственно-
хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования
и т. п. В приказах по личному составу рассматривают вопросы, связанные
с прохождением службы сотрудниками организации, в указаниях –
оперативные административно-хозяйственные вопросы.
Выбор вида документа, предназначенного для документирования
распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления
42
или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия
управленческого решения (единоначально или коллегиально).
43
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда
необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным
вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издают по
оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений,
решений и приказов.
3.4.1. Постановление, правила оформления
Постановление – правовой распорядительный документ, издаваемый
высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями,
образуемыми при органах власти (административные, наблюдательные,
по делам несовершеннолетних и др.) [5].
Постановление и решение оформляется на общем бланке и имеет
следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб
субъекта Федерации или муниципального образования), если организация
имеет право на гербовой бланк, наименование вышестоящего органа,
наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер
документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя
коллегиального органа (рис. 15).
НАИМЕНОВАНИЕ ВЫСШЕГО ОРГАНА
Наименование комиссии
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
00.00.0000 №00
место издания
О...
Текст постановления начинается с констатирующей
части: В связи с ... комиссия по ...
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Предложить (указывается исполнительный орган).
1.1 Приводится суть решения комиссии.
1.2...
2. ...
2.1. ...
Председатель комиссии (подпись) И. О. Фамилия
Секретарь (подпись) И. О. Фамилия
Рис. 15. Макет постановления
44
Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и
распорядительной, разделенных словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», которое
печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается
пунктами, имеющими нумерацию. При необходимости
констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные
постановления и другие нормативные акты. Пункты распорядительной части
содержат нормативные положения или поручения.
Постановления могут содержать приложения, ссылка на которые
дается в соответствующих пунктах распорядительной части: «(приложение
1)». На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к постановлению Правительства
Российской Федерации
от 27 января 2006 г. № 18
Проект постановления должен быть согласован со всеми
заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями.
Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений.
Постановления подписывает руководитель органа управления.
Постановления правительства Российской Федерации и федеральных
органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и
официального опубликования.
3.4.2 Приказ, требования к составлению и оформлению
Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия
руководителем организации для решения основных и оперативных задач,
стоящих перед данной организацией. Это самый распространенный вид
распорядительных документов [5].
В организациях приказ может издаваться в соответствии с указаниями
вышестоящих органов, по инициативе структурных подразделений
организации или отдельных работников.
В приказах по основной деятельности решаются вопросы, связанные
с производственно-хозяйственной деятельностью, планированием и
отчетностью, финансированием и кредитованием, реализацией продукции,
совершенствованием структуры и организацией работы организации,
изменением штатов и т. д.
Реквизиты приказа: наименование организации; наименование вида
документа; дата; регистрационный номер; место составления; заголовок
к тексту; текст; подпись. Датой приказа является дата его подписания.
Нумерация приказов по основной деятельности производится отдельно
от приказов по личному составу порядковым номером в пределах
календарного года.
Заголовок к тексту должен кратко отражать содержание приказа
и начинаться с предлога «О» или «Об». Он должен быть максимально
кратким и точным. Формулировать заголовок приказа можно с помощью
45