Блау Г.Б. Организационно-распорядительные документы (методичка)

Подождите немного. Документ загружается.

юридическую силу).

8. По форме изложения:

– индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);

– трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы

заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении

(например, справка с места работы);

– типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций,

(например, командирования), используемые во всех организациях.

9. По срокам хранения:

– постоянного хранения;

– долговременного хранения (свыше 10 лет);

– временного хранения (до 10 лет).

Данная классификация документов приведена на рис. 2.

В учебном пособии «Курс делопроизводства» М. В. Кирсановой [19]

исключен из классификации признак ограничения доступа к документам.

Вероятно, на основании того, что реквизит «Гриф ограничения доступа к

документу» исключен из перечня основных реквизитов ГОСТ Р 6.30–2003

[6]. Однако были выделены дополнительные классификационные признаки:

– по наименованиям – служебные письма, приказы, акты, докладные

записки, договоры и т. д.;

– по содержанию – простые и сложные;

– по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в

определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не

установлен.

Несколько отличная классификация была представлена в учебнике

«Делопроизводство» [26]. Данная классификация более объемная:

использовано одиннадцать признаков классификации (в предыдущих –

восемь-девять). Автором дополнительно введены следующие

классификационные признаки:

– по назначению – организационно-распорядительные, финансово-

бухгалтерские, научно-технические;

– по способу передачи документов – письма, телеграммы,

телефонограммы, телексы, факсограммы и др.

– по сфере деятельности – управленческие, научные, технические,

производственные.

В учебном пособии «Современное делопроизводство» [18] приведена

классификация документов по пятнадцати признакам. В данной

классификации дополнительно использованы следующие признаки:

– по стадиям создания – черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск,

дубликат, выписка, автограф;

– по степени гласности – обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ,

конфиденциально и др.);

– по юридической силе – подлинные, подложные;

– по роду деятельности – система банковской документации, система

отчетно-статистической документации, система внешнеторговой

документации, система организационно-распорядительной документации и

др.;

– по форме – табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

Рис. 2. Классификация документов

По способу документирования По количеству

рассматриваемых вопросов

По месту

составления

По ограничению

доступа

Те

кст

ов

ый

до

ку

ме

нт

Изоб

разит

ельн

ый

доку

мент

Гр

аф

ич

еск

ий

до

ку

ме

нт

Фо

тод

ок

ум

ент

Фо

но

до

ку

ме

нт

Ки

но

до

ку

ме

нт

Докуме

нт,

созданн

ый

помощь

компью

терной

техники

По форме

изложения

Ти

по

вы

Тр

аф

аре

тн

ые

По юридической

значимости

Подл

инни

ки,

ориги

налы

Ко

пи

Ду

бл

ик

ат

Ин

ди

ви

ду

аль

ны

гриф

ом

огран

ичен

ного

досту

па

Откр

ытые

(несе

крет

ные)

Сл

ож

ны

Пр

ост

ые

Вн

ут

ре

нн

ие

Ис

хо

дя

щи

Вх

од

ящ

ие

По срокам

хранения

Кратк

овре

менн

ого

хране

ния

(до

лет)

Долг

овре

менн

ого

хране

ния

(боле

е 10

лет)

По

сто

ян

но

го

хр

ан

ен

ия

По сфере

использования

Инфо

рмац

ионн

о-

справ

очны

Ра

сп

ор

яд

ите

ль

ны

Ор

ган

иза

ци

он

ны

По

происхождению

Личн

ые

Офи

циал

ьные

(слу

жебн

ые)

Используя приведенные классификации коллектив кафедры

коммерции и внешне-экономической деятельности разработал

классификацию документов с учетом появления новых видов документов

(электронных, аудио-, видеодокументов и др.). Для этого было использовано

одиннадцать признаков.

1. По способу фиксации информации:

– письменные (рукописные и печатные);

– фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых

передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);

– кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых

фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает

предметы и события в движении);

– фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых

передано фотографическим способом);

– аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и

звуковую информацию);

– электронные документы, в которых информация представлена в

электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их

действительности.

2. По месту составления:

– внутренние документы, составленные и используемые в самой

организации;

– входящие документы, поступившие в организации;

– исходящие документы, отправляемые из организации.

3. По содержанию:

– простые документы, в которых рассматривается один вопрос;

– сложные документы, охватывающие несколько вопросов.

4. По степени гласности:

– обычные (открытые, несекретные);

– секретные документы с грифом ограничения доступа;

Секретные документы могут иметь следующие грифы:

– для служебного пользования (ДСП) – служебная информация,

предназначенная только для работников конкретной организации или

отрасли;

– конфиденциально – информация, доступ к которой ограничен

законодательством РФ;

– коммерческая тайна (КТ) – информация, используемая для

достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб

обладателю информации.

5. По форме изложения:

– индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;

– трафаретные – структура, часть документа, стандартные фразы

заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении

(например, справка с места работы);

– типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций,

(например, командирования), используемые во всех организациях).

6. По стадиям создания:

– черновик – предварительная редакция документа;

– беловик – чистовик;

– отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

– автограф – документ, написанный рукой автора.

7. По юридической значимости:

– подлинник или оригинал – документ в окончательной редакции,

оформленный с учетом требований государственных стандартов;

– копия документа – точное воспроизведение подлинника (копии

бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все

реквизиты документа и отражает особенности их изготовления – ксерокс,

факс, фотокопия);

– дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника или

оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

8. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт,

протокол, договор и другие виды документов;

9. По срокам хранения:

– документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие

интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления,

решения и др.);

– документы, имеющие длительные сроки хранения – свыше 10 лет

(личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);

– документы временного хранения – до 10 лет;

10. По происхождению:

– служебные документы (затрагивают интересы организации,

предприятия);

– личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются

именными).

11. По срокам исполнения:

– срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;

– несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.

Данная классификация документов представлена на рис. 3.

Рассмотрим классификацию организационно-распорядительных

документов (ОРД) подробно (рис. 4). В состав ОРД входят следующие

группы управленческих документов: организационные распорядительные и

информационно-справочные.

Организационные документы предприятия включают устав,

учредительный договор, структура и штатная численность, штатное

расписание, положение, должностные инструкции, правила внутреннего

трудового распорядка. К распорядительной документации относят

постановления, решения, распоряжения, приказы, указания. Информационно-

справочная документация – одна из наиболее многочисленных групп ОРД

(служебные письма, акты, факсы, справки, телефонограммы, докладные

записки и другие документы).

Рис. 3. Современная классификация документов

По форме

изложения

Ти

по

вы

Тр

аф

аре

тн

ые

По юридической

значимости

Подл

инни

ки,

ориги

налы

Ко

пи

Ду

бл

ик

ат

Ин

ди

ви

ду

аль

ны

По срокам

хранения

Кратк

овре

менн

ого

хране

ния

(до

лет)

Долг

овре

менн

ого

хране

ния

(боле

е 10

лет)

По

сто

ян

но

го

хр

ан

ен

ия

По наименованию

Сп

ра

вк

Пр

ик

аз

Ак

т,

пр

ото

ко

По срокам

исполнения

Не

сро

чн

ые

Ср

очн

ые

Пи

сь

ме

нн

ый

до

ку

ме

нт

Фоно

ауди

о-,

акуст

ичес

кий

доку

мент

Ауди

овиз

уаль

ный,

виде

одок

умен

Фо

тод

ок

ум

ент

Ки

но

до

ку

ме

нт

Эл

ект

ро

нн

ый

док

ум

ент

Секретн

ые (с

грифом

огранич

енного

доступа

)

Обы

чные

(несе

крет

ные)

Сл

ож

ны

Пр

ост

ые

Вн

ут

ре

нн

ие

Ис

хо

дя

щи

Вх

од

ящ

ие

От

пус

Бе

ло

ви

Че

рн

ов

ик

Ав

тог

ра

По способу фиксации информации

По

содержанию

По месту

составления

По степени

гласности

По стадиям

создания

Дого

вор

и др.

виды

доку

мент

ов

Рис. 4. Классификация организационно-распорядительных документов

Организационно-распорядительные документы

Организационные документы Распорядительные документыИнформационно-справочные документы

Устав

Положение

Учредительный

договор

Правила внутреннего

трудового распорядка

Инструкция

Штатное расписание

Регламент

Постановление

Приказ

Распоряжение

Решение

Указание

Протокол

Служебное письмо

Справка

Докладная

(служебная) записка

Акт

Телефонограмма

Факс

2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ

2.1. Назначение и состав

организационно-правовой документации

Организационная деятельность учреждения фиксируется в

организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы,

положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру,

штатную численность и должностной состав, функциональное содержание

деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права,

обязанности, ответственность и другие аспекты [28].

К организационно-правовым документам относят следующие: устав

организации, положение об организации, положения о структурных

подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах

учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов,

аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по

отдельным видам деятельности (например, инструкция по

документационному обеспечению), должностные инструкции работникам,

правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения,

основанные на нормах административного права и обязательные для

исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности

организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке

проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом –

вышестоящей организацией, руководителем данной организации

коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом

директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в

зависимости от вида и разновидности документа.

Утверждаться организационные документы могут непосредственно

руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или

распоряжением) или коллегиальным органом.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы

относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до

утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое

разрабатывается и утверждается ежегодно).

По мере изменения характера деятельности учреждения и организации

труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения,

для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или