Бандурка А.М. Административный процесс
Подождите немного. Документ загружается.
Одной из важнейших выступает классификация
документов по их названиям. С этой точки зрения среди
документов выделяются приказы, протоколы,
стенограммы, решения, резолюции, докладные записки,
доклады, положения, уставы и т.п. С учетом этого
документы группируются в зависимости от
принадлежности к функциям управления, которые они
обслуживают. Так, с учетом изложенных критериев
группируются документы в Перечне типовых документов,
которые создаются в процессе деятельности органов
государственной власти и местного самоуправления,
иных учреждений, организаций и предприятий, с
определением сроков хранения документов,
утвержденном приказом Главного архивного управления
при Кабинете Министров Украины от 20.07.98г. № 41
1
. В
части указанного Перечня, содержащей указание на
документы, которые издаются в управленческой
деятельности, выделяются такие разделы, как
организация системы управления; прогнозирование,
планирование, ценообразование; финансирование,
кредитование, налоговая политика; учет и отчетность;
организация использования трудовых ресурсов; работа с
кадрами; социально-культурное развитие населения;
научно-информационная деятельность; экономическое,
научно-техническое и культурное сотрудничество с
зарубежными странами; материально-техническое
обеспечение; административно-хозяйственное
обслуживание; деятельность общественных
организаций. В свою очередь, в каждом из разделов
типовые документы еще более детализируются в
зависимости от управленческих функций. В частности, в
разделе организации системы управления выделяются
документы, связанные с распорядительной
деятельностью, контролем, организационными основами
управления, правовым обеспечением управления,
организацией документального обеспечения управления
и ведомственного хранения документов. Применительно
к такому делению указываются и конкретные документы.
Например, применительно к осуществлению контроля
выделяются:
1
См.: Офiцiйний Вiсник Украiни. 1998. №38. Ст.1414.
371
– документы (акты, доклады, справки, обзоры) о
проверке исполнения Конституции и законов Украины,
актов Президента Украины, постановлений Верховных
Рад Украины и Автономной Республики Крым, актов
Кабинета Министров Украины и Совета Министров
Автономной Республики Крым, решений местных органов
исполнительной власти и самоуправления:
а) по месту проверки и в организации, которая
проводит проверку;
б) в иных организациях;
– документы (программы, докладные записки,
справки, акты, заключения, отчеты) о проверке
исполнения решений коллегий, приказов центральных и
местных органов исполнительной власти, предприятий,
учреждений, организаций:
а) по месту проверки и в организации, которая
проводит проверку;
б) в иных организациях;
– переписка о проверке исполнения распорядительных
документов органов государственной власти и местного
самоуправления;
– документы (доклады, докладные записки, справки,
акты) комплексных ревизий и проверок учреждений,
организаций, предприятий органами исполнительной
власти (за исключением документов периодичных
бухгалтерских ревизий):
а) по месту ревизии и в организации, которая
осуществляет проверку;
б) в иных организациях;
– переписка с органами исполнительной власти,
местного самоуправления о проведении и результатах
ревизий, проверок; об организации и улучшении
контроля и проверки исполнения;
– журналы учета ревизий, проверок и контроля за
исполнением их рекомендаций;
– документы (докладные записки, отчеты, справки,
переписка) об исполнении предложений по результатам
обследований, проверок и критических выступлений в
средствах массовой информации;
372
– обращения (предложения, заявления, жалобы)
граждан:
а) которые содержат предложения о существенных
изменениях в работе учреждений, организаций,
предприятий либо об устранении серьезных недостатков
и злоупотреблений;
б) личного либо второстепенного характера;
– документы (аналитические справки, обзоры,
докладные записки, анализы) о состоянии работы по
рассмотрению предложений, заявлений, и жалоб
граждан:
а) по месту составления;
б) в иных организациях;
– переписка о проверке предложений, заявлений и
жалоб граждан.
В указанном Перечне документов содержится четкое
закрепление сроков хранения документов в зависимости
от того, поступают или не поступают документы в
государственные архивы. Указание на подпункты «а» и
«б» связано с конкретными сроками хранения
документов.
Ряд нормативно-правовых документов
регламентирует особенности осуществления
деловодства, связанные с необходимостью сохранения
секретности определенной информации. В частности, это
Инструкция о порядке отбора и передачи секретных
документов на архивное хранение, утвержденная
приказом Государственного комитета Украины по
вопросам государственных секретов и технической
защиты информации и Главного архивного управления
при Кабинете Министров Украины от 3.03.97г. №25/7,
1
а
также Инструкция о порядке учета, хранения и
использования документов, дел, изданий и других
материальных носителей информации, которые
содержат конфиденциальную информацию, являющуюся
собственностью государства, утвержденная
постановлением Кабинета Министров Украины от
27.11.98г. №1893
2
.
1
См.: Офiцiйний Вiсник України. 1997. №38. С.56-63.
2
См.: Офiцiйний Вiсник України.1998. №48. Ст.1764.
373
Общие правила, регламентирующие порядок
осуществления деловодства, получили своё закрепление
в Примерной инструкции по деловодству в
министерствах, иных центральных органах
исполнительной власти, Совете Министров Автономной
Республики Крым, местных органах исполнительной
власти
3
.
Указанная инструкция устанавливает общие правила
документирования управленческой деятельности
министерств, иных центральных органов исполнительной
власти, Совета Министров Автономной Республики Крым,
а также местных органов исполнительной власти. Она
определяет порядок ведения общего деловодства, а её
положения распространяются на всю служебную
документацию.
Инструкция охватывает порядок работы с
документами, начиная с их создания и до отправления в
соответствующий орган либо передачи в архив.
Так, инструкцией регламентируются общие вопросы
документирования управленческой деятельности; приём,
рассмотрение и регистрация документов; составление и
оформление служебных документов, в том числе
датирование, индексация, согласование,
засвидетельствование и адресование документов.
Документирование управленческой деятельности
состоит в фиксации по установленным правилам на
бумажных либо магнитных носителях управленческих
действий, т.е. в создании документов. Основанием для
создания документов выступает необходимость
засвидетельствования наличия и содержания
управленческих действий, а также передачи, хранения,
использования информации на протяжении
определённого времени.
3
См. Офіційний Вісник України. 1997. № 43. С.51-64.
374
Управленческая деятельность осуществляется путём
издания распорядительных документов.
Распорядительные документы, поступающие в
учреждение от вышестоящих органов, должны быть
доведены до организаций, находящихся в сфере его
управления. Такого рода документы в виде ксерокопий
рассылаются вместе с сопроводительным письмом. В
свою очередь, документы, издаваемые на основании
распорядительных документов вышестоящих органов,
должны обязательно содержать ссылку на них с
указанием наименования этих документов, а также дат,
номеров и заголовков.
Инструкция содержит также положения, касающиеся
документов, создаваемых коллегиальными органами. В
частности, ход обсуждения вопросов и решений,
принимаемых коллегиальными органами на собраниях,
заседаниях, советах, фиксируется в протоколах, которые
в свою очередь оформляются на основе записей и
стенограмм, сделанных в ходе заседания.
В случае, когда ход заседания коллегиального органа
стенографируется, содержание самих выступлений в
протокол не заносится, а расшифрованная и надлежаще
оформленная стенограмма прилагается к протоколу. При
фиксации хода заседания на магнитной плёнке
записанные на ней тексты перепечатываются и вносятся
в протокол.
Передача информации о решениях коллегиальных
органов осуществляется путём пересылки последних
соответствующим организациям для исполнения.
Оперативная связь с организациями, учреждениями и
гражданами осуществляется путём направления им
писем.
Достаточно детально регламентирует инструкция
порядок приёма, рассмотрения, регистрации документов.
Централизованный приём всех документов,
поступающих в учреждение, осуществляется
канцелярией. В нерабочее время приём документов
может быть осуществлён дежурным сотрудником.
375
Все конверты, поступившие в канцелярию,
раскрываются в ней, за исключением тех, которые имеют
пометку «лично». Если конверт повреждён, то об этом
обязательно должна делаться пометка в почтовом
реестре. Сами конверты сохраняются и прилагаются к
документу в том случае, если только по ним можно
установить адрес отправителя и время отправления и
получения документов. Это делается и тогда, когда в
конверте отсутствуют отдельные документы либо
установлено несоответствие номеров документов
номерам на конверте. Неправильно оформленные,
повреждённые, либо направленные не по адресу
документы возвращаются отправителю или
пересылаются адресату. Все документы, поступившие в
учреждение, подлежат обязательному
предварительному рассмотрению. Это обусловлено тем,
что среди них следует выделить такие, которые требуют
обязательного рассмотрения их руководством
учреждения либо исполнителями в соответствии с
функциональными обязанностями, а также
необходимостью регистрации документов и
установления сроков их исполнения. Такого рода
предварительное рассмотрение осуществляется
руководителем канцелярии либо любым уполномоченным
на это лицом. Осуществляется предварительное
рассмотрение документов в день получения документов
либо в первый рабочий день в случае получения их в
нерабочее время. Что же касается поручений
вышестоящих органов, телеграмм и телефонограмм, то
они рассматриваются немедленно. Руководству
учреждения в первоочередном порядке передаются
законы Украины, акты и корреспонденция Верховной
Рады Украины, Президента Украины, Кабинета
Министров Украины, Верховной Рады и Совета Министров
Автономной Республики Крым, органов исполнительной
власти и местного самоуправления, а также наиболее
важные документы, содержащие информацию о
принципиальных вопросах деятельности учреждения,
требующих разрешения их руководством. Все иные
документы передаются в структурные подразделения и
непосредственно исполнителям.
376
Одним из важных этапов работы с документами
является их регистрация. Регистрация документа
представляет собой фиксацию фактов создания либо
поступления документов и осуществляется путём
проставления на нём условного обозначения –
регистрационного индекса с дальнейшей записью
необходимых сведений о документе в соответствующих
регистрационных формах. Целью регистрации является
обеспечение учёта документов, а также контроля за
исполнением и оперативным использованием имеющейся
в документах информации.
Регистрации подлежат документы, создаваемые и
используемые в учреждении, а также те, которые
поступают от других органов, учреждений, организаций
и граждан. Основным принципом регистрации документа
является однократность, т.е. каждый документ в данном
учреждении регистрируется только один раз. Входящие
документы регистрируются в день поступления либо не
позднее следующего дня, если документ поступил в
нерабочее время, а созданные документы – в день их
подписания либо утверждения. При этом документы
регистрируются в пределах их групп в зависимости от
названия, вида документа, его автора и содержания. Так,
отдельно регистрируются законы Украины, акты и
корреспонденция Верховной Рады Украины, Президента
Украины, Кабинета Министров Украины, бухгалтерские
документы и т.д. Во время регистрации документа
проставляется регистрационный индекс, который
составляется из порядкового номера в пределах группы
документов, которые регистрируются, и дополняется
индексами по номенклатуре дел, вопросам
деятельности, корреспондентам и т.д. Для регистрации
всех документов применяется единая регистрационно-
контрольная карточка. Другой формой регистрации
является журнальная форма, которая допускается в
учреждениях со сравнительно небольшим объёмом
документооборота – 500-600 документов в год.
Значительное внимание уделяется составлению и
оформлению служебных документов.
Прежде всего, чётко определен формат служебных
документов. Для их составления должна использоваться
бумага форматов А-3, А-4, А-5. Составление документов
на бумаге иного формата не разрешается.
377
Как правило, все служебные документы должны
оформляться на бланках соответствующего учреждения,
которые изготовляются в соответствии с требованиями
государственных стандартов. При этом выделяется два
вида бланков: бланк для писем и общий бланк для иных
видов организационно-распорядительных документов.
Не на бланках оформляются некоторые внутренние
документы, например, заявления работников, служебные
справки, а также документы, созданные от имени
нескольких организаций.
С целью ускорения исполнения документов и
надлежащего формирования дел в деловодстве каждый
документ должен содержать один вопрос, за
исключением таких документов, как протоколы, приказы,
планы, отчёты и обобщающие документы.
Текст документа должен содержать определённую
аргументированную информацию, которая должна быть
изложена сжато, грамотно, понятно и объективно, без
повторений и использования слов и оборотов, которые не
несут содержательной нагрузки. При этом содержание
документа должно быть связано с содержанием ранее
изданных документов по этому вопросу.
Текст документа оформляется в виде сплошного
сложного текста, анкеты, таблицы. Сплошной сложный
текст документа должен содержать грамматически и
логически согласованную информацию об
управленческих действиях. Он используется при
составлении правил, положений писем,
распорядительных документов. Как правило, тексты
распорядительных документов и писем состоят из двух
частей. В первой части указываются основания либо
обоснования для составления документа, а во второй
части – выводы, предложения, решения, распоряжения
либо просьбы.
378
Форма анкеты используется в случае изложения
цифровой либо словесной информации об одном объекте
по определённому объёму признаков. Такого рода тексты
используются в организационно-распорядительных
документах, документах по материально-техническому
снабжению, финансовых документах т.д. Использование
формы таблицы возможно в случае изложения цифровой
либо словесной информации о нескольких объектах по
ряду признаков, например, в плановых, отчётно-
статистических документах.
Особое внимание уделяется оформлению документов.
Служебный документ должен иметь обязательные
реквизиты и стабильный порядок их размещения. Так, он
должен содержать наименование учреждения, фамилию
автора документа и его код, код формы документа,
название вида документа, дату, индекс, заголовок к
тексту, текст, подпись, визы, отметку об исполнении
документа и направлении его в дело. В установленных
законом случаях в нём должна быть отметка о
государственной регистрации.
Наименование учреждения должно соответствовать
наименованию, указанному в положении (уставе) о нём.
Сокращенное наименование можно использовать только в
случае, если оно официально зафиксировано в положении
(уставе) учреждения. Название вида документа (приказ,
распоряжение, решение и т. д.) указывается на бланке
печатным либо машинописным способом и должно
соответствовать компетенции учреждения, содержанию
управленческой деятельности. Заглавие текста документа
должно отражать содержание документа. Оно должно
быть максимально коротким и ёмким, точно передавать
содержание текста и при этом грамматически
согласовываться с названием документа. В случае, если в
документе идёт речь о нескольких вопросах, заголовок
может быть обобщённым.
379
Все служебные документы подлежат датированию.
При этом датой документа является дата его
подписания, а для документа, принимаемого
коллегиальным органом, – дата его принятия. В случае,
если документ подлежит утверждению, датой документа
является дата его утверждения. Дата на документе
проставляется лицом, которое его подписывает либо
утверждает, в момент совершения этих действий. Все
служебные отметки на документах, связанные с их
прохождением и исполнением, подлежат обязательному
датированию и подписанию.
Индексация документов состоит в присвоении им
условных обозначений – индексов, которые
присваиваются документам во время регистрации и
которые указывают на место составления, исполнения и
хранения документов. Индексы входящих и создаваемых
учреждением документов состоят из порядковых
номеров в пределах группы документов, которые
регистрируются и которые в соответствии с задачами
поиска могут дополняться индексами по номенклатуре
дел, вопросам деятельности, исполнителям и т.д.
Составные части индекса отделяются одна от другой
косой чертой. Индекс совместного нормативного акта
должен составляться из индексов учреждений, его
издавших.
В случае необходимости в оценке целесообразности
документа, его обоснованности и соответствия
требованиям законодательства осуществляется
согласование проекта документа.
Согласование может осуществляться как в
учреждении (со структурными подразделениями, с
должностными лицами, которые в соответствии с их
компетенцией занимаются вопросами, затронутыми в
проекте документа, – внутреннее), так и за его
пределами (внешнее).
Внутреннее согласование осуществляется
визированием проекта документа должностным лицом.
Виза включает: личную подпись, инициалы и фамилию
лица, которое визирует документ, и дату визирования. В
случае необходимости указывается наименование
должности этого лица.
380