Жданов Е.П., Жданова Е.М. Система автоматизации документов и электронного документооборота

Подождите немного. Документ загружается.

Федеральное Агентство по образованию

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Экономический факультет

Кафедра информационных технологий в менеджменте

СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ И

ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

АГУ 2010

Авторы: к.э.н. Е.П. Жданов, доцент Е.М. Жданова

Рецензент: доцент А.Ю. Юдинцев

В процессе использования автоматизированных систем по обработке до-

кументов в электронном виде пользователям приходится сталкиваться с той

или иной системой электронного документооборота, обладающими подчас са-

мыми разными возможностями. В настоящее время общепризнанной програм-

мой такого типа, имеющей наибольшее число внедрений в организациях разно-

го типа, является программа "Евфрат-документооборот", которая

обладает в

полной мере набором возможностей по обработке электронных документов,

обычно изучаемых в курсах по проектированию информационных систем по-

добного типа, и может считаться стандартом. В учебном пособии подробно

рассмотрена работа с клиентом "Евфрат-документооборот", приведены задания

по активному овладению интерфейсом и основными возможностями програм-

мы, как правило, в режиме деловой

игры, способствующем закреплению навы-

ков использования программ электронного документооборота на предприятии

или в учреждении и с целью совершенствования автоматизации информацион-

ных процессов в управлении.

СОДЕРЖАНИЕ

Лабораторнаяработа1. Регистрацияипоискдокументов...................................................7

Задание1. Ознакомитьсясзапускомпрограммыиизучитьэлементыменеджера,

основныепонятиясистемы...............................................................................................................7

ОсновныепонятиясистемыЕВФРАТ‐Документооборот.....................................................................8

Функциональныеобязанностипользователейсистемы...................................................................10

Типичныйслучайдвижениядокументов...........................................................................................10

Запускпрограммы................................................................................................................................11

Знакомствосинтерфейсом..................................................................................................................12

Установкасвоегопароля......................................................................................................................13

ИзучениеэлементовОкнадокумента................................................................................................14

Задание2........Формированиепервичныхдокументовдлядальнейшейработыспрограммой

............................................................................................................................................................17



Задание3. ЗарегистрироватьвпрограммеЕвфрат‐документооборот4документасодним

присоединеннымфайлом(разными)вкаждомизних...............................................................18

Лабораторнаяработа2......Настройкаинтерфейса.Поискдокументов.Отправкасообщений

...................................................................................................................................................21



Задание4. Созданиепользовательскихпапок.........................................................................21

Опоискедокументов............................................................................................................................21

СпособБыстрыйпоискдокументов....................................................................................................22

А)Быстрыйпоискдокументовизглавногоокнамодуля..................................................................22

Б)Быстрыйпоискдокументовизокнадокумента............................................................................23

СпособОбщийпоиск............................................................................................................................23

Задание5. Сохранитьрезультатыпоисковдокументоввличныхпапках.............................24

Обобменесообщениямимеждупользователями...........................................................................24

Задание6. Согласованиеработ.................................................................................................25

Лабораторнаяработа3. Использованиеэлектронно‐цифровойподписи..........................27

ОбЭЦП...................................................................................................................................................27

Настройкипараметровкриптосистемы..............................................................................................27

НастройкаЭЦП......................................................................................................................................28

Задание7. НастроитьЭЦПнасвоемкомпьютере....................................................................29

Задание8. ПодписатьЭЦПдокумент........................................................................................30

Задание9. ПроверитьналичиеЭЦП..........................................................................................31

Лабораторнаяработа4. Специальныевидыпоискадокументов.Назначениеи

изменениеправдоступакдокументам..................................................................................32

Задание10. Поискдокументовпоформерегистрации............................................................32

Задание11. Расширенныйпоиск.................................................................................................33

Задание12. Назначениеиизменениеправдоступакдокументу...........................................33

Оправахдоступакдокументу.............................................................................................................34

Задание13. ИзменениеправдоступадлянеВамисозданногодокумента...........................35

Лабораторнаяработа5. Исследованиевозможностейконтролядокументов..................37

Опоручениях,связанныхсработойпоисходнымносителяминформациииавтоматической

пересылкедокумента...........................................................................................................................37

Осозданиипоручения..........................................................................................................................37

Добавлениекомментариевкходуисполненияпорученийисогласований..................................40

Задание14. Создатьпорученияипроконтролироватьихисполнение...................................41

Задание15. Согласоватьприемнаработуновогосотрудника................................................41

Овременныхправахдоступа...............................................................................................................42

Задание16. Исследоватьвременныеправанадоступкдокументу.......................................42

Лабораторнаяработа6. Резолюциивдокументе.Созданиеиконтрольмаршрутов.......44

Задание17. Регистрациярезолюцийподокументу..................................................................46

Задание18. Созданиемаршрутадокументапорезолюциям..................................................46

Задание19......Созданиемаршрутадокументавсоответствииспланомработпорезолюциям

............................................................................................................................................................46

Задание20. Поискпорезолюции................................................................................................47

Лабораторнаяработа7. Работасотчетами..........................................................................48

Оботчетах..............................................................................................................................................48

Формированиенастраиваемогоотчета..............................................................................................49

Формированиеотчетапоотобраннымдокументам.........................................................................49

Формированиенастраиваемогоотчетапоотобраннымдокументам.............................................50

Задание21. Использованиенастраиваемыхотчетовподокументам.....................................50

Задание22. Использованиеотчетовпоотобраннымдокументам..........................................50

Задание23. Использованиенастраиваемыхотчетовпоотобраннымдокументам...............51

Задание24. Использованиеотчетовпопоручениям................................................................51

Лабораторнаяработа8..Редактированиедокументов.Поискдокументовпоконтекстуипо

поручениям..............................................................................................................................52

Оредактированиидокументов...........................................................................................................52

Задание25. Поискпоконтексту...................................................................................................54

Задание26. Редактированиеавторскогоприсоединенногофайлакдокументу...................54

Задание27. Поискдокументовпопоручениям.........................................................................54

Задание28. Редактированиеприсоединенногофайлакдокументу.......................................55

Лабораторнаяработа9. Движениедокументапомаршруту..............................................56

Маршрутпрохождениядокументов(напримересогласований)....................................................56

Задание29. Прохождениедокументомпоследовательногомаршрута..................................57

Задание30. Прохождениедокументоммаршрутассогласованиями....................................58

Лабораторнаяработа10. Сложныемаршруты....................................................................59

Задание31. Объяснитьдвижениедокументапосложномумаршруту...................................59

Задание32. Создатьсложныймаршрут,состоящийизнесколькихцепочек.........................59

Задание33. Создатьсложныймаршрутдвижениядокумента................................................59

Задание34. Отчет..........................................................................................................................60

Введение

Сегодняуженевозможнопредставитьсовременнуюорганизациюнеиспользующуювозмож‐

ности обработки документов с помощью компьютерной техники. Делопроизводство и управление

документами, являющиеся важнейшими составнымичастямипроцессауправленияпредприятием

или государственным учреждением, являются весьма затратными процессами.Сцельюснижения

затрат наряду с организационными решениями и стандартным использованием унифицированных

системдокументов,правилведенияделопроизводства,организациидокументопотоковиспользуют

туилиинуюсистемуэлектронногодокументооборота,переводосновноймассыдокументоввэлек‐

тронныйвиди безбумажноеделопроизводство.Кнастоящему времени врамкахзаконодательства

выработаны требования к программам электронного документооборота, которые постоянно повы‐

шаютсяиужесточаются. Всоответствиистекущимуровнемтребованийразработчикипрограммного

обеспечения совершенствуют свои программы, выпускаютновыеверсии.Документоведы‐практики

должныпостоянноследитьзаоткрывающимисявозможностямипосовершенствованию работы с

документамиисвоевременнообновлятьиспользуемыепрограммы.

Неимеетособогосмыслаподробноизучатьвсесуществующиепрограммыэлектронногодо‐

кументооборота.По‐видимому,болееэффективныйпуть–этоосвоениелучшейпрограммы,вкото‐

рой наиболее полно были бы представлены современные возможноститакихпрограмм. По этой

причине будет изучаться работа и основные возможности программыКлиент"Евфрат‐

документооборот".

Требованиякоформлениюрезультатоввыполне‐

ниязаданий

1. Во время выполнения заданий необходимо вести Отчет в тетради, в котором Вы будете

фиксироватьсвоиосновныедействия:

‐зарегистрированныедокументы;

‐созданныепорученияисогласования;

‐выполненныепорученияисогласованныедокументы;

‐маршрутыдвижениядокументов;

‐найденныедокументыпокаждомувидупоиска(первые10);

‐итакдалее.

2.Одновременно,всозданныхличныхпапкахпокаждомузаданию(имяпапки–номерзада‐

ния)сохранятьссылкинадокументы.

3.ВестирабочийфайлWordилиExcel(каждоезаданиенасвоейстранице),вкоторомразме‐

щатьсохраненныекопииэкрана.КлавишаPrintScreenсохраняетизображениеэкранавбуферобме‐

на,апонажатиюпарыклавишCtrl+Vвфайлвставляетсясодержимоебуфераобмена.

Поокончаниивыполнениявсехзаданийдолжныбытьпредставленывсеэтитриотчета.

Упражненияизаданиявних,еслинеуточненпорядок,должнывыполнятьсястрогопоследо‐

вательно.Пунктызадания отмечены арабскими цифрами1.,2.итакдалее.ВкаждомзаданииВам

необходимозарегистрироватьнеменееодногоновогодокумента.Недопускаетсяправитьдокумен‐

тыизпредыдущихзаданий,еслиявнообэтомнеговорится.

РаботасоСправкой

ПриработеспрограммойЕвфрат‐

документооборот не следует забывать о систе‐

ме помощи.Программаимеетконтекстно‐

зависимый Help, вызываемый по клавише F1

илиCtrl+F1иличерезпунктменюСправка(рис.1).

Рис.1.Вызовпомощивпрограмме



Рис.2.ПримерыоконСправки.



Лабораторнаяработа1. Регистрацияипоиск

документов.

Лабораторная работа состоит из 1‐3заданий.Выдолжныосвоитьэлементарные

возможности программы подготовиться к выполнению более сложных заданий.Всевыполнение

заданийфиксируетсявтомилииномвидевпрограммеЕвфрат‐документооборот,поокончаниивсех

работрезультатыпредоставляютсядляутверждения.

Задание1. Ознакомитьсясзапускомпрограммыи

изучитьэлементыменеджера,основныепонятия

системы

Общая характеристика программы. Основные понятия

Программа ЕВФРАТ‐Документооборот имеет клиент‐серверную структуру,этоозначает,что

программа‐сервер установлена на сервере, расположенном скорее всего в другом здании,апро‐

грамма‐клиентустановленанавашемрабочемместе.ППпредназначендляработывсетиитольков

этомкачествеегоимеетсмыслиспользовать.Обечастипрограммыможно,конечно,инсталлировать

наодномкомпьютере,нотогдавотсутствиесетидляпользователяэтогокомпьютераотсутствуетдо‐

кументооборот,авозможнатолькоканцелярскаяфункциярегистрациидокументовиихпоиска.Для

этого случая фирмой Cognitive Technologies Ltd (г.Москва) разработана специальная упрощенная

версияпрограммы,называемаяЕвфратOffice.Дляреализациивсехфункцииэлектронногодокумен‐

тооборота,предполагаетсяустановкасервернойчастинаотдельномкомпьютере,недоступномдля

обычныхпользователей.Клиентскаячастьустанавливаетсянакаждыйрабочийкомпьютер.

Инструментарий, входящий в комплект поставки системы«ЕВФРАТ», позволяет реализовать

технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и

формысобственности.Системарассчитананаработукакврамкахнебольшойструктуры,например,

канцелярии,отдела, департаментаилилокальнойорганизациивцелом,такиврамкахтерритори‐

ально‐распределеннойорганизациисосложнойсхемойинформационныхпотоков.

Система «ЕВФРАТ» разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow



ManagementCoalition)иудовлетворяеттребованиямстандартаISO 9000.Гибкостьсистемыпозволяет

реализоватьподдержкубизнес‐процессоворганизации,обеспечивая:

автоматизациютрадиционногоделопроизводствавсоответствиистребованиямиГОСТ;

электронный документооборот в соответствии с требованиями регламентов, положений и

инструкцийпоработесдокументами,разработаннымииприменяемымиорганизацией.

Всистеме«ЕВФРАТ»используетсябольшоеколичествоуникальныхтехнологическихразрабо‐

ток,созданныхспециалистамикомпанииCognitiveTechnologies:

 встроенныймодульпросмотраипечати;

 технологияDrag&Recog(распознавание«налету»);

 встроенныйгенераторотчетов;

 технологияморфологическогоанализатекста;

 механизмработысиерархическимисловарямиисправочниками;

 встроенныесредствавзаимодействияудаленныхсерверов;

 встроенный«Мониторбезопасности»;

 подсистема«Работасшаблонами»;

 подсистема«Автоматическаяобработкадокументовисобытий»;



 подсистема«Автоимпортдокументов»;

 подсистема«Пониманиядокументов».

Система «ЕВФРАТ» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках

ключевыхбизнес‐процессоворганизации:

 Вводирегистрациядокументов;

 Работасэлектроннымидокументами(проектамидокументовифайлами);

 Контрольисполнения;

 Движениедокументов(технологияWorkflow);

 Рассылкадокументов;

 Подготовкуотчетов;

 Хранениедокументов.

Работусистемы«ЕВФРАТ»обеспечиваютследующиемодули:

АРМ«Пользователь»—рабочееместодлядоступаксистеме;

АРМ«Администратор»—рабочееместонастройкииадминистрированиясистемы;

«Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых бизнес‐

процессоворганизации;

«Дизайнерформ»—средствонастройкирегистрационно‐контрольныхкарточек;

«Менеджержурналовиотчетов»—инструментдлянастройкишаблоновотчетовподеятель‐

ностиорганизации;

«НастройкаЭЦП»—средстванастройкиэлектронно‐цифровойподписи(ЭЦП);

«Почтовыйклиент»—средствоработыссообщениямивнешнейэлектроннойпочты;

«Взаимодействие удаленных серверов» — поддержка территориально‐распределенного ре‐

жимаработы;

«Монитор безопасности» — комплексное средство обеспечения информационной безопас‐

ности.

Приэтом:

—ЕВФРАТ‐Документооборот—основнаяпрограмма,клиентскаячастьсистемы,предназна‐

ченная для регистрации документов, контроля исполнения, обмена сообщениями, поиска и других

операций,непосредственносвязанныхссодержательнойработой.ПрограммаЕВФРАТ‐Документо‐

оборотустанавливаетсянакомпьютерахвсехсотрудников,работающихссистемой;

—Администратор—программа,припомощикоторойадминистраторнастраиваетсистему,

вчастностирегистрируетпользователейизадаетправадоступа,формируетновыепотокидокумен‐

тов,корректируетсловари.ПрограммаАдминистратор(атакжедругиепрограммыизблокаАдмини‐

стрирование)обычноустанавливаетсянакомпьютереадминистратораилинасервере;

—СерверДокументооборота—программа,обеспечивающаявсемпользователямдоступк

документам,поручениям,

сообщениямидругимданным,скоторымиработаетсистема.СерверДо‐

кументооборотаустанавливаетсянасервере.

ОсновныепонятиясистемыЕВФРАТ‐Документооборот

Традиционноподдокументооборотомнапредприятии или в учреждении понимаетсяпере‐

мещениебумажныхдокументовмеждусотрудникамииисполнениепоследнимипорученийпоэтим

документамиливыполнение согласований этихдокументов.В случае электронного документообо‐

ротарегистрируетсяэлектронныйдокумент,которыйзатемидвижетсяотсотрудникаксотруднику,

обрастаяприсоединеннымифайламиисогласованиями,бумажныежеоригиналы:входящиесдают‐

сявархиввмоментихполучения,исходящие(если вообще создаются) отсылаются организации‐

получателю,внутренниедокументынабумагевообще,какправило,несоздаются.

Рис.3.Составэлектронногодокумента.

Электронный документ (или просто документ)всистемеЕВФРАТ‐Документооборот

включаетвсебячетыречасти:РегистрационнуюиКонтрольнуюкарточки,присоединенныефайлыи

присоединенные документы и,наконец, маршрут движения документа (рис. 3).Поэтомув

терминологияхсистемыследуетразличатьпонятияДокументифайл.

Регистрационная карточка документа,содержитнаборполей, обеспечивающих ввод

реквизитов первичного документа и некоторой дополнительной информации (по правилам

внутреннегодокументооборотаворганизации)длябыстрогопоискадокументавбазе.Некоторыеиз

полей обязательны для заполнения (желтое поле), но порядковый номер документа генерируется

автоматически,анекоторыеполямогутостатьсянезаполненными, хотя это нежелательно,таккак

тогдапонимневозможенпоиск.

Присоединеннымифайламимогутбыть:текстовыедокументы,изображения,графики,

диаграммы,аудио‐ивидеоматериалыит.д.

Контрольная карточка документа содержит информацию об Ответственном по документу,

КонтролереиСрокеисполнения(завершенияисполнениявсехдействийсдокументом).Внейтакже

могутсохранятьсяиРезолюцииподокументу.Послеснятиясконтроляавтоматическисохранитсяэта

дата.КонтрольнаякарточкаможетрасполагатьсянавкладкеКонтроль.

Список поручений и согласований по документу одновременно является еще и маршрутом

движениядокументамеждупользователямисистемы. Цветовая индикация и, дополнительно

,

журналнавкладкеХодисполненияпоказываюттекущеесостояниеработысдокументом.

Обычно, новые документы создаются регистратором, который заполняет регистрационную

карточкудокументаиприкрепляеткнемудополнительныефайлы. Если документ ставится на

контрольпоисполнению,тозаполняетсяиегоконтрольнаякарточка.Вслучаепростойрегистрации

документазаполняетсятолькоегоРегистрационнаячастьиприсоединяютсянеобходимыефайлы.В

общем случае, всегда можно считать, что существует отсканированный и оцифрованный

(переведенный в электронный вид)файл,таккаксистемаосуществляетпрямоеуправление

сканером и оцифровывает получаемое на нем изображение собственными средствами,илифайл,

полученныйпоэлектроннойпочте,илифайл,созданныйвлюбомизредакторов,совместимымсMS

Office.

Потокдокументов– следующее по важности понятие,таккаквседокументыобязаны

принадлежать какому‐нибудь из потоков. Поток служитдля сужения области поиска документов и

одновременно детализации их Регистрационной карточки.ВобщемслучаеРегистрационная

карточкадокументовизразныхпотоковнесовпадаетисодержитразныйнаборполейреквизитов.В

любойорганизацииимеютсякакминимум:

—потоквходящихдокументов.Внегопопадаютдокументы,пришедшиеворганизациюизвне;

—поток исходящих документов.Внемсодержатсядокументы,которыебудутнаправленыдругим

организациямичастнымлицам;

—потоквнутреннихдокументов.Внеговключаютдокументы,циркулирующиетольковнутриорга‐

низации.

Дополнительноадминистраторомсистемымогутбытьсозданылюбоеколичествоспециализирован‐

ныхпотоков

,напримеротдельныйпоток"Приказы".

Под поручениемпонимаетсязадание, выдаваемое исполнителю и связанное с обработкой

документа.Поручениевключаетвсебя: имя исполнителя поручения;текстзадания; положение в

маршруте движения документа; контрольную дату исполнения; фактическую дату выполнения

поручения;праворедактированиядокумента.

Исполнителямипоручениямогутбытьнесколькосотрудников.Приэтомодинизних(первыйпоспи‐

ску)обязательноявляетсяответственнымисполнителем—нанеговозложенаосновнаяответствен‐

ностьзаисполнениепоручения.

Подсогласованиемпонимаетсязадание,выдаваемоеисполнителюисвязанноеспринятием

решения по документу: "одобрить"егоили"отклонить". Согласование включает в себя:имя

исполнителя;текстзадания; контрольную дату исполнения; фактическую дату выполнения; право

изменениядокумента.

Возможныдватипапорученийисогласований:

1)последовательноепоручениеилисогласование.Порученияилисогласованиямогутбытьсвязаны

последовательностью исполнения – маршрутом движения документа.Втакойцепочкепоручение

или согласование автоматически активизируетсяпослеснятия с контроля предшествующего

порученияилисогласования.

2)независимоепоручениеилисогласование.Выполняетсянезависимоотдругихпорученийилисо‐

гласований,вчастности,можетслужитьначальным(первым)звеномцепочкипоручений(маршрута

документа).

Поручения и согласования отображаются в маршуте документа. Пользователь, который

создалпоручениеиликонтролируетегоисполнение,можетизменятьвнемтекст,срокиисполнения

исписокисполнителей.

Функциональныеобязанностипользователейсистемы

ПриобработкедокументоввсистемеЕВФРАТ‐Документооборотвыможетевыполнятьодну

илинесколькоизфункциональныхобязанностей.

Регистратор (попоручениюначальника)создаетпорученияилисогласованияподокументу,назна‐

чаетконтролера,ответственныхисполнителейисоисполнителейпопоручениям.Онтакжевыбирает

для документа маршруты выполнения согласований или поручений,выполняетсвязываниедоку‐

ментовиприсоединяетфайлыдокументовкрегистрационнойкарточкедокумента;

Руководитель—лицо,принимающеерешенияпообработкедокументовираспределяющееработы

подокументу,атакженалагающеерезолюциии,принеобходимости,визирующеедокументыэлек‐

тронно‐цифровойподписью(ЭЦП);

Ответственныйисполнитель—лицо,отвечающеезаисполнениепорученияилипроведениясогла‐

сованияподокументу.Ответственныйисполнительможетсамсоздаватьновыеподпорученияисо‐

гласованияподанномуему поручению;можетвизироватьдокументыЭЦП,привыполнениисогла‐

сованийответственныйисполнительпринимаетрешениеподокументу"одобрить"или"отклонить".

Онобязанотчитатьсяпередконтролеромзавыполнениевозложенного поручения.Онможетсоз‐

датьодинилинесколькопромежуточныхотчетовповыполнениюиливообщеотказатьсяотпоруче‐

ния,обосновавсвойотказ.

Соисполнитель— лицо,выполняющеепоручениеподокументунарядусответственнымисполните‐

лем,нонеимеющееправнасозданиеотчета,неруководитель.Ноонтакжеможетвизироватьдо‐

кументыЭЦП

.

Контролер—лицо,контролирующееходисполненияработподокументу.Контролерможетсозда‐

ватьновыепорученияисогласования,переназначатьисполнителейпопоручениям,изменятьсроки

исполненияпоручений,прерыватьисполнениепоручений,возвращатьпорученияответственнымис‐

полнителямнадоработку,сниматьпоручениясконтроляит.д.

Типичныйслучайдвижениядокументов

Наиболее часто на предприятиях используется следующая схема документооборота,на

примерепотокавходящихдокументов:

1. Регистратор,согласновнутреннихправилработысдокументами,просматриваетисортирует

корреспонденцию,присланную по почте (вт.ч. электронной), доставленную курьером или пе‐

реданнуюлично.Онподготавливаетдокументыдляпросмотраруководителем,регистрируетих

иотноситруководителюдляполучениярезолюции.

2.  Руководитель,получивдокументотрегистратора,составляетрезолюцию,вкоторойопреде‐

лено,вчастности,комудокументдолженбытьразосландляработы,надолиставитьдокумент

наконтроль,какиеикомудаютсяпорученияподокументу,определяетсрокисполнениядоку‐

мента.Руководительдаетвустнойилиписьменнойформеуказанияпосоставлениюпоручений

подокументу,назначаетконтролера,ответственногозаконтрольисполненияпоручений,ивоз‐

вращаетдокументрегистратору.

3.  Регистратор завершает заполнение полей документаи создает поручения или согласования

подокументусогласнорезолюции,полученнойотруководителя.Илиподключаетранеесоздан‐

ныйстандартныймаршрутвыполнениясогласованийилипоручений.Вслучаенадобностиреги‐

страторназначаетконтролераисрокисполнениядокумента.

4.  Темсамым документ автоматически попадает контролеру. Контролер может изменить срок

исполнениядокументаипереназначитьконтролераподокументу.Онможетвводитьтекстыза‐