Жданов Е.П., Жданова Е.М. Система автоматизации документов и электронного документооборота

Подождите немного. Документ загружается.

выполненнымипоручениямидолжныбытьвыполнены.

6. НайдитеспомощьюРасширенногопоискавседокументы,вкоторыхвы–ответственныйпо

поручению.Сохранитезапроснапоиск.

7. Создайтепапкудлясохранениявнеенайденныхдокументовисохранитеихвнее.

8. Перейдитевлюбуюизпапок–толькочтосозданнуюилиРезультатыпоиска.

4. СоставьтеотчетспомощьюотчетнойформыИсполнениедокументовзавсевремяотначала

работ с программой Евфрат‐документооборот по текущую дату по документамсвашими

поручениями.Отчетзарегистрируйтетакже,каквп.1предыдущегозадания.

9. Есливыобнаружитедокументынеснятыесконтроля,торазберитесьвпричинах,иесливы

невыполнилипоручение,товыполнитеиотчитайтесь.

Задание23. Использованиенастраиваемыхотчетовпо

отобраннымдокументам

Кэтомумоментувынедолжныиметьдолговпопоручениямиконтролю.Чтобыубедитьсяв

этомиспользуйтесозданныевпредыдущемзаданиипапкисдокументами.

1. Покаждойизпапоксделайтеотчетыаналогичнопредыдущемузаданию, но используйте

формуотчетаПросроченныедокументы.

2. Зарегистрируйтеотчеты.

3. Исправьтеситуациюсдолгами.

Задание24. Использованиеотчетовпопоручениям

Вэтомзаданиивамнеобходимособратьстатистикупопоручениям.Используйтезапросына

поиски,сделанныевпредыдущихзаданиях.

1. ИспользуяотчетИсполнениепоручений,сделайтетаблицу,содержащуюстатистикуповсем

поручениям,вашимивашихсотрудников.ЗарегистрируйтеэтототчетвСлужебныхзапискахс

правомтолькочтениядлявсех.

2. Сделайтеаналогичныесводныеотчеты(толькоитоговыестроки,удаляяненужныестроки)по

всем группам.Какаягруппалидер? Зарегистрируйте этот отчет в Служебных записках с

правомтолькочтениядлявсех.

3. ИспользуяотчетИсполнениепоручений,сделайтетаблицу,содержащуюстатистикуповсем

поручениям,вашимитрехвашихсотрудников. Подсчитайте количество пропущенных

поручение‐дней.Ктоввашейфирмесамыйнедисциплинированный? Зарегистрируйте этот

отчетвСлужебныхзапискахсправомтолькочтениядлявсех.

4. Сделайтеаналогичныесводныеотчеты(подсчитывая пропущенные поручение‐дни по

каждому,азатем–погруппе)повсемгруппам.Какаягруппасамаянедисциплинированная?

ЗарегистрируйтеэтототчетвСлужебныхзапискахсправомтолькочтениядлявсех.

Лабораторнаяработа8. Редактирование

документов.Поискдокументовпоконтекстуипо

поручениям

Оредактированиидокументов

Подредактированиемдокументовпонимаетсятольколишь:

1) изменениеприсоединенныхфайлов;

2) присоединениеновыхфайлов,удалениенекоторыхфайлов,присоединениеновойредакции

поддругимименемкакого‐либоранееприсоединенногофайла;

3) связываниесданнымдокументомдругихдокументов.

Какчастныйпрактическиважныйслучай–созданиеновогодокумента,присоединениекнемуотре‐

дактированногофайлаиззакрытого на запись зарегистрированногоранеедокументаисвязывание

этогоновогодокументасзакрытым назаписьоригиналом.Этобываетнужно,когдатребуетсяото‐

слать,например,авторуподправленныйфайл.

4) Созданиеверсийиподверсийприсоединенныхфайлов.

Поправиламработысдокументамиизменятьреквизитыдокументанельзя,даэтосделатьв

реальнойработепрактическивсегдаинедастпрограмма.

Следуетчеткоразличать:вкакомизрежимовнаходитсядокумент‐режимередактирования

документаиливрежиметолькопросмотра.Вовторомслучаеневозможносохранитьсделанные,ка‐

залосьбы,изменения(редакторскиеправки)вдокументе(илитольковприсоединенномфайле).Ес‐

лидокументнаходитсяврежимередактированияукого‐либо,тоондоступентольковрежимепро‐

смотрадлядругихпользователей.Есливашдокументбудеткем‐либозакрытдлявасназапись,илиу

васнетправнаизменениедокументоввдокументопотоке,вкоторомвырегистрируетеданныйдо‐

кумент,товпоследствиибольшевынесможетесохранитьвнесенныевнегоизменения,несмотряна

то,чтодокументсозданвами.

Чтобывнестикакие‐либоизменениявдокумент,необходимоеговзятьнаредактированиес

помощьюкнопки .

Очевидно,чтоодновременнаяработанесколькихпользователейсистемысоднимитем же

документомможетпривестикрассогласованиювданных.Длятогочтобыпредотвратитьэто,всис‐

теме ЕВФРАТ‐Документооборот реализован механизм блокирования документа. Забирая документ

наредактирование,пользовательтем самым лишает других пользователей возможностивноситьв

этотдокументизменения.Покаоннезавершитработусдокументом,никто,кроменего,несможет

редактироватьэтотдокумент(вноситьизмененияврегистрационнуюкарточкудокумента,добавлять

илиредактироватьприсоединенныек документу файлы, создавать или изменятьпоручения по до‐

кументу).Заблокированныйдокументдоступендругимпользователямлишьдляпросмотра.

Для разблокирования документа следует либо закончить редактированиеиоставитьдоку‐

ментнапросмотре,либовообщеегозакрыть.

Важнонезабыватьпослеработысдокументомсразужезакрыватьокнодокумента,иначеон

будетнедоступендругимдляредактирования.

СсылкинаприсоединенныекдокументуфайлыхранятсявтаблицеПрисоединенныефайлы

навкладкеСвязки.Присоединенныйкдокументуфайлможнопросмотретьсредствамипрограммы

Евфрат‐документооборот и отредактировать в той программе, в которой он был создан.Припро‐

смотресодержимоефайлаприводитсяктекстовомуформату,новрежимередактированиявсекакв

оригинале.ЧтобыпросмотретьфайлщелкнитепокнопкеПоказатьсправаоттаблицы.Откроетсяок‐

нопросмотраприсоединенныхфайлов(рис.51),вкоторомможнопросмотретьлюбойизприсоеди‐

ненных файлов. Для загрузки файла в программу‐редактор служит кнопка .Частонеобходимо

сохранитьизмененныйфайл,

дляэтогозакрываемпрограмму‐редактор(например,Excel),програм‐

мазапрашивает:"Сохранитьфайл?"Отвечаем:"Да".Далееестьнюансы.Еслиранееприсоединилик

документу только

что отредактиро‐

ванный файл вы,

то возможно или

простое сохране‐

ние,илисохра‐

нение файла в

виде новой вер‐

сии.Послесохра‐

нения новой вер‐

сии файла преж‐

нюю уже более

программа не

даст изменить.

Если файл пер‐

вый раз присое‐

диняли не вы,но

вы –ответствен‐

ныйисполнитель,

тоегоможносохранитьвдокументетольковвидеверсии.Еслижевы–соисполнитель,томожете

сохранить файл только в виде подверсии. Подверсии файла имеют номера вида "1.1",гдепервое

число—номерверсии, второе—номерподверсии.Припоследующемредактированииподверсии

файла,изменениясохраняютсяужекакноваяверсия.

Перейти в режим просмотра версийиподверсийвыделенного(рис. 51)файламожноспо‐

мощьющелчкапокнопке .Вэтомслучаевидокнастанеткакнарис.52.Вверхнейстрочкебудет

указанатекущая подверсия версиифайла, а ниже будут перечислены все версии этого файла.Вер‐

сии,недоступныедляизмененияимеюттемно‐синийцветиназываютсяфиксированными,поним

можносоздатьтольконовуюверсию.Существуетразновидностьфиксированнойверсиифайла–ут‐

вержденная,онаобозначаетсяжирнымтемно‐синимшрифтом.Такойстатусверсияполучает,если

документнаправленнасогласование.

Версияприсоединенногофайламожетбытьзафиксированапользователемвручную.Длятого

чтобызафиксироватьверсию

,вглавномменюокнаприсоединенныхфайловвыберитепунктФайл=>

Зафиксироватьверсию.

Имеетсявозможностьдатькомментариикверсии,чтооченьважно,когдаверсийстановится

много.Повтор‐

ное нажатие на

ту же кнопку

возвращает к

спискуфайлов.

Если окно

просмотра пол‐

ностью перекры‐

вает экран,то

вернутьсякдоку‐

менту поможет

кнопка  ,но

можно и исполь‐

зовать список

окон в нижней

строкеэкрана.



Рис.51.Окнопросмотраприсоединенныхфайлов



Рис.52.Версииприсоединенногофайла

Задание25. Поискпоконтексту

Поискпоиндексированномусодержаниюприсоединенныхфайловможетбытьпроизведенс

помощью формы Общего поиска (Поиск документов). Данное задание состоит в следующем:

необходимонайтивседокументы, ккоторымприсоединеныфайлы, содержащие рекламные

предложения. Дело осложняетсятем,чтовынепомнитевообщеникакихреквизитовипоэтомуне

можете их использовать для нахождения документов.Сдругойстороны, вы приблизительно

помнитеочемшларечьврекламе.

1. С помощью поиска по контексту найдите документы содержащие файлы,вкоторых

содержитсяреклама.Сохранитепоиск.

2. С помощью поиска по контексту найдите все документы, подтверждающие ваше участие в

работеразныхфирм.Очевидно,этодокументысштатнымрасписанием.Сохранитепоиск.

3. Составьтесписоквсехфирмсвашимучастиемвблокнотеисохранитевфайле.

4. ВдокументопотокеСлужебныезапискизарегистрируйтеэтотфайл.

5. Найдите в Служебных записках все документы,вкоторыхвлюбомизприсоединенных

файлов упомянуто название вашей фирмы. Сохраните запрос для отчета. Сколько должно

бытьтакихдокументов?

Задание26. Редактированиеавторского

присоединенногофайлакдокументу

1. СкопируйтесписокизпредыдущегозаданиявMS WordилиOpen Office Writer. Зарегистри‐

руйтефайлвдокументопотокеРабочиематериалы.Закройтедокумент.

2. С помощью поиска по контексту и дополнительно одним любым реквизитом найдите ваш

документсосписком,возьмитедокументнаредактирование.

3. Откройтедляпросмотраприсоединенныйфайл.

4. Возьмите файлнаредактирование.Вданномслучаевы– автордокумента,поэтомуимеете

допускнаизменение.

5. Увеличьтеразмершрифтана3‐4пункта.

6. Изменитецветтекстанакрасный.

7. Сохранитеизменениявпервоначальнойверсии.

8. Сохранитедокумент,идажезакройте.

9. Откройте заново этот документ (онпо‐прежнемунаходитсявпапкеРезультатыпоиска)и

убедитесь,чтоизменениясохранились.

10. Вфайлеполовинустроксделайтечерныйцветомисохранитекакновуюверсию.

11. ПодпишитеЭЦПскомментариемосделанныхизменениях.

12. ПроверьтеподписьЭЦП.

13.

Сохранитеизакройтедокумент.

Задание27. Поискдокументовпопоручениям

Вы чувствуете, что сотрудники вашего предприятия стали работать гораздо медленнее и

желаете выяснить причину. Задача: определить загруженность сотрудников вашего предприятия.

Для этого попытайтесь определить исполнительскую дисциплину и выявитьлучшегоработникапо

наибольшему общему количеству выполненных поручений, по наименьшему количеству

просроченных поручений и по сложности выполняемых заданий.Поэтимкритериямсоставьте

таблицу. Лучшему работнику на ваш взгляд директора объявите благодарность приказом и

выпишитепремию.

1. С помощью Поиска по поручениям определите общий уровень загруженности через поиск

всехпорученийзапоследниедвенедели,тоестьполноеколичестводокументовс

поручениямидлявашиходногрупниковзаэтотсрок.

2. Найдите общее количество документов в правом нижнем углу.Разделитенаколичество

одногрупников–получитсясреднеечислодокументовначеловека.

3. Определитеколичествопоручений,созданныхвамиивсколькихдокументах.

4. Заведитетаблицу,вкоторуюпомещайтеполученныевэтомзаданииданные.

5. Определите количество поручений, подконтрольных вам и исполненных в срок,вскольких

документах.

6. Определите количество поручений,подконтрольныхвамипросроченных,вскольких

документах.

7. Определите количество поручений, подконтрольных вам и невыполненных,вскольких

документах.

8. Спомощьюнесколькихпоисковопределителучшегоработникавашейфирмы.

9. Создайте (в любом редакторе) приказ о поощрении, зарегистрируйте в документе и в

качествеобоснованияприказаприкрепитекдокументуфайлстаблицейрезультатов.

10. Длярассылкиприказаповашимсотрудникамсоздайтеодновременновыполняемые

порученияознакомиться.

11. Послетого,каквсеознакомлены,снимитедокументсконтроля.Обеспечьтееголегкийпоиск.

Задание28. Редактированиеприсоединенногофайла

кдокументу

Ваминтересно,какделаобстоятнеувашихсотрудников.Поэтому:

1. Найдитедокументсприказомопоощрении,созданнымкем‐либо,невашимсотрудником,по

егопредприятию.Сохранитепоиск.

2. Откройтетаблицуидополнитеснизуданнымиповашемупредприятию,разумеетсяподписав

егоназвание.

3. Сохранитеэтиданные.Сохранитедокумент.Сохранитепоискэтогодокумента.

4. Перешлитедокументеговладельцуспомощьюличногосообщения,вкоторомпредложите

ознакомитьсясдополненнымиданными.

Лабораторнаяработа9. Движениедокументапо

маршруту

Маршрутпрохождениядокументов(напримересогласований)

Согласования–разновидностьпоручений,когдаисполнителюнеобходимолишьподтвердить

своесогласиессодержаниемвдокументеилиотвергнутьдокумент.

Операциисогласованиямогутвыполнятьсякакввыбраннойцепочке согласований –

маршрутепрохождениядокумента,такиотдельно.Наиболееупотребительнымивжизненномцикле

документаявляютсяследующиемаршруты(напримересогласований,аналогичноиспоручениями):

 Последовательноесогласованиедокумента

 Параллельноесогласованиедокумента

 Параллельно‐последовательная подготовка документов. В качестве примера последней

разновидности маршрутов на рис. 53 представлена типичная схема согласования договора.В

этойсхемеподразумевается, что после юриста документы направляются сразу ко всем

зав.отделами,агл.бухгалтер начнет рассматривать проект договора только,еслионпройдет

всехзав.отделов,тоестьдоначаласвоейработысдоговоромждетпоследнегозав.отделом.

Маршрут прохождения документа или маршрут документа может создаваться или с

помощью Дизайнера маршрутов или вручную,какцепочкасвязанныхпорученийподокументу.В

этомразделерассматриваютсяименнотакиепоручения.

Логика, используемая при построении маршрута,можетбытьразная. Принципиально

возможнычетыреситуации,связанныеспоручением(согласованием):

 задержкасзапросомнавыполнение(выполнениеотложено)наопределенныйсрок;



 запроснавыполнениеилиотказотзапросанавыполнениевзависимостиотнаступленияили

ненаступлениякаких‐либоусловий;

 безусловныйзапроснавыполнение,которыйгенерируетсяприокончаниилюбогоодногоиз

предыдущих(первогозаконченного)поручения;

 безусловный запрос на выполнение,ногенерируемытолькокогдауспешновыполнятсявсе

предыдущиеработысдокументом.

С другой стороны,генерациязапросанавыполнениепоследующегопоручения

(согласования)можетнаступитьвдвухвариантах:

 запроснавыполнениебудетсгенерировандлявсехсразуисполнителей, которым

предписановыполнятьработысразузатекущимисполнителем;

 запрос на выполнение последующих работ будет сгенерирован, но как только первый из

последующих исполнителей изъявит свою готовность к работе с документом,сразужедля

всех остальных непосредственно следующих исполнителей запрос на исполнение будет

отмененидокументкнимнепоступит.

Рис.53.Схемасогласованиядокумента.Маршрутдокумента

В программе используется

интеллектуальное переключение

селекторов (рис. 54),причем

некоторые из них временно (по

смыслу)могутбытьнедоступны.В

большинстве случаев маршрут будет правильным, тем не менее необходимо быть внимательным

приегосоставленииивнеобходимыхслучаяхпереключатьселекторывручную.

Реализация задержки выполнения документа на срок и выполнения по условию также

имеются,ищемсоответствующиепунктывменюЗадания.

Задание29. Прохождениедокументом

последовательногомаршрута

Задача:составитьотчетповосходящейиеслинадо, то доработать. Подписанный

гл.инженером,гл.бухгалтероминач.отделаотчетпоступаетдиректорунаутверждение.Таккак

секретаряуваснет,тодиректорупридетсясоздатьмаршрутдвижениядокументаисамостоятельно

егоконтролировать.Сценарийследующий.

Директор(вместосвоегосекретаря)регистрируетдокументспоручениямиинаправляетего

нач.отдела.Тотпишетотчет,присоединяеткдокументуиподписываетЭЦП.Документнаправляется

гл.бухгалтеру, он не согласен и отказывается от исполнения и доработки такогоотчета.Директор

снимает с контроля документ, так как движение документа далее не может быть продолжено.

Директорнаосновепредыдущегодокументарегистрируетновыйдокумент с тем же маршрутом.

Документ попадает нач.отдела. Теперь он уже составляет более реальный отчет, подписывает его

ЭЦП.Документпопадаетгл.бухгалтеру,онпишетпромежуточныйотчетотом,чтоначалработунад

отчетом,ипроситнач. отдела подпоручением сделать дополнение к отчету.Когданач.отдела

присоединяет к отчету Дополнение,гл.бухгалтер подписывает документ ЭЦП.Далее,документ

переходитгл.инженеру.Он,всвоюочередь, добавляеткдокументусвоизамечанияиподписывает

документ ЭЦП. Но директор оказался требовательным и как контролер возвращает документ на

доработку гл.инженеру.Гл.инженер редактирует свое дополнение и подписывает.Взавершении

маршрута директор получает всеми отредактированный и дополненный документ,подписанный

ЭЦПвсемисвоимисотрудниками.ДиректорподписываетдокументЭЦПиснимаетсконтроля.

Будьте внимательны – при отклонениях от сценария придется все переделать с самого

начала.

1. В новом документе создать маршрут из поручений (последовательных) нач.отдела ‐>

гл.бухгалтер ‐>гл.инженер.Сроки‐по1часу.Первому–сделатьотчет,остальным–

доработатьотчет.

2. Получитькакнач.отдела аналогичное поручение от своего директора.Создатьфайлв

текстовом процессоре со словом "Отчет"всерединепервойстроки.Этобудетусловный

отчет.Вложитьвдокумент.ПодписатьЭЦП.Отчитаться.

3. Пополучениюотчетаоисполнении,снятьпоручениесконтроля.

4. Какгл.бухгалтерполучитьпоручениедоработатьотчетиоказатьсяотвыполнения,объяснив

причину.

5. Вы–директор,перерегистрируйтедокумент.

6. Вы–гл.инженер,присоединитеОтчет1,подпишитеЭЦП,отчитайтесь.

7. Вы–контролер,снимитепоручениесконтроля.

8. Вы –гл.бухгалтер,примитепоручениекисполнению(отчетом). Создайте подпоручение

нач.отделомспросьбойсделатьДополнение1.

9. Вы –нач.отдела, добавьте Дополнение1,подпишитеЭЦП, отчитайтесь. Дополнительно

сделайтеКомментарийкходуисполнениясотправкойегоконтролеру.

10. Вы –гл.бухгалтер,снимитеподпоручениесконтроля, присоедините Дополнение2,

отчитайтесь.

11. Вы – контролер, прочитайте сообщение с Комментарием, сообщение с отчетом по

поручению,снимитепоручениесконтроля

.

Рис.54Селекторы"входов"и"выходов"

12. Вы–гл.инженер,присоединитесвоеДополнение3,подпишитеЭЦП,отчитайтесь.

13. Вы–контролер(онже директор),получитесообщениес отчетомгл.инженера,вернитеему

документнадоработку.

14. Вы –гл.инженер, отредактируйте (добавьте "ред") свое Дополнение3,подпишитеЭЦП,

отчитайтесь.

15. Вы – контролер (он же директор),снимитесконтроляипоручениеидокумент.Вы

удовлетвореныотчетом,подпишитеегоЭЦП.Закройте.

16. Найдитеэтотдокумент,сохранитепоиск.

Задание30. Прохождениедокументоммаршрутас

согласованиями

1. Зарегистрируйтефайлсзаявлениемсмаршрутомиз

согласований согласно рис.55. Проследите,чтобы

былодостаточнооднойвизылюбогоначальника.

2. Получитеотчетосогласовании.Ктобылсамым

быстрым?

3. Добавьте в Комментарий к ходу исполнения кто

самыйбыстрыйввашейфирмеиснимите

согласованиесконтроля.

4. Еслимаршрутзакончен, то снимите с контроля и

документ,еслипродолжается,тодоведитеегодоконца.

5. Зарегистрируйте файл с заявлением с маршрутом из согласований согласно рис.56.

Объяснитепорядокпоступлениядокументасогласующим.

6. Вы–нач.отдела,согласуйте.

7. Вы –гл.бухгалтер,дайте

подпоручениескаким‐

нибудь уточняющим вопро‐

сом своему директору,апо

получении отчета снимите

подпоручение с контроля и

согласуйте.

8. Вы –гл.инженер,создайте

подсогласование для нач.от‐

делаиподсогласованиедлягл.бухгалтера.

9. Вы–нач.отдела,несогласовывайте.



10. Вы–гл.бухгалтер,согласуйте.

11. Вы–гл.инженер,снимитеподсогласованиясконтроляисогласуйте.

12. Квампоступилдокументнасогласованиенеотвашейфирмы.Несогласовывайте.

13. Вы –контролер.Последний согласующий не согласен.Чтоможносделатьспоручениямии

документом?Еслиможете– сделайте и напишите комментарий к ходу исполнения

согласования.

14. Снимитесконтролядокумент.Закройте. 

15. Найдитедокументизэтогозадания.Сохранитепоиск.

Рис.55

Рис.56

Лабораторнаяработа10. Сложныемаршруты

Задание31. Объяснитьдвижениедокументапо

сложномумаршруту

1. Объяснить,реализуемлимаршрутнарис.57,ипочему?

2. Объяснить, как будет перемещаться между пользователями программы документпо

маршруту,изображенномунарис.57.

Задание32. Создатьсложныймаршрут,состоящийиз

несколькихцепочек

Реализоватьсценарийподготовкикзаключениюдоговораизрис.53.Вкачественедостающих

должностныхлициспользуйтеприсутствующихназанятии.Разумноназначитьсебяконтролером.

1. Зарегистрируйтефайлсоднимсловом"Договор".

2. Создайтемаршрутдвижениядокументадлясогласования(рис.53).

3. Сохранитедокументкакпроектсрезервированиемномера.

Задание33. Создатьсложныймаршрутдвижения

документа

1. Создать документ.Назна‐

читьсебяконтролером.

2. В контрольной карточке

создать представленный на

рис.58схематичномаршрут

движения документа,вко‐

тором буквы –именазада‐

ний,аисполнители‐любые.

3. Расставитьвходыивыходы.

4. Объяснить, реализуем ли



Рис.57

Рис.58Схемасложногомаршрутадвижениядокумента

маршрутнапрактике,икакбудетперемещатьсядокументпривыполнениизаданий.

5. Сохранитьдокументкакпроектсрезервированиемномера.

Задание34. Отчет

Заданиевыполняетсяпоокончаниивыполнениявсехпредыдущихзаданий.

1. НайтивсесозданныеВамивпроцессевыполненияЗаданий2‐25документы.

2. ЗарегистрироватьновыйдокументОтчет,скоторымсвязатьэтидокументы.

3. Создатьотчетповсемдокументам,вкоторомквамбылипоручения.Зарегистрировать.

4. Создатьотчетповсемдокументам,которыевызарегистрировали.Зарегистрировать.

5. Создатьотчетповсемквампоручениям.Зарегистрировать.

6. Создатьотчетповсемвамисделаннымпоручениям.Зарегистрировать.