Жданов Е.П., Жданова Е.М. Система автоматизации документов и электронного документооборота

Подождите немного. Документ загружается.

Задание9. ПроверитьналичиеЭЦП.

Впредыдущемзаданиивыработалисвашимдокументом,снимвымоглисделатьчто

угодно. Теперь необходимо поработать с чужим документом.Передначаломуточните,ктоиз

сотрудниковвашегопредприятияужесделал предыдущее задание,иначеработынебудет.Будете

работатьсдокументамитого,ктоужеуспел.

1. ПроверьтеналичиеЭЦПдокументаизобщейпапки,содержащегометодичку.

2. Найдите документ сотрудника вашей фирмы с штатным расписанием по его фирме,у

которогоестьЭЦП.

3. УдокументаЭЦПвладельца,"сломайте"ЭЦПпутемредактированияфайла.

4. ПодпишитесвоейЭЦП.

5. Проверьтеееналичиеизакройтедокумент.

6. Отошлите документ по почте (вложением) зарегистрировавшему и попросите 1)проверить

наличиеЭЦП;2)подписатьдокументсвоейЭЦП;3)сообщитьобэтомответнымписьмом;4)в

своюочередь,предложитепоработатьсвашимдокументом.

7. Получитеписьмоссообщениемивложеннымдокументомсвашимштатнымрасписанием.

8. Подпишитедокументвторой(вашей)ЭЦП.Сохраните.



9. Дайтеответ,чтоужеподписали.

10. НайдитеиоткройтевашдокументсштатнымрасписаниемипроверьтеналичиедвухЭЦП.

11. Закройтедокумент.Сохранитезапрос.

Лабораторнаяработа4. Специальныевиды

поискадокументов.Назначениеиизменениеправ

доступакдокументам

ВидыпоискаПоискпо формеиРасширенныйпоискможносчитатьспециальнымивидами

поиска,когданужнозадатьболеесложныеусловиязапроса.

При использовании вкладки Поиск по форме построение запроса начинается с указания

документопотока.Сеговыборомзаменяется,соответственно,иформасполямиреквизитов.Можно

задатьлюбыесочетанияреквизитовилитолькоодин.Однако,припротиворечивыхусловиях,ничего

небудетнайдено.ВПоискепоформеавтоматическиотбираютсятолькодокументы,доступныеВам

длячтениявдоступныхпотокахдокументов.ВПоискепоформетакжевозможенконтекстныйпоиск

пословамвполеКраткоесодержание.Словадолжныбытьзаписаныполностью,втомвидекакони

моглибытьупотребленыилииспользованышаблонныесимволы"*"и"?",которыерекомендуется

широкоприменять.

Задание10. Поискдокументовпоформерегистрации

В этом задании используется вид поиска По форме. (Известна ошибка: эффект "памяти"

редактированияпоиска.Еслинеполучается,томожетпомочьзакрытиеиоткрытиеформызапроса.)

1. Заполнив форму (на рис. 17‐третьявкладка) непротиворечивыми (а уточняющими)дан‐

ныминайтивседокументы,  созданныевдокументопотокеВнутренниедокументы.Сохра‐

нитьзапроснапоиск.(Используйте*.)

2. Найти всевнутренниедокументы,созданныеввашейподгруппе.Сохранитьзапроснапо‐

иск.(Используйтепрефиксномера.)

3. Найти по форме по краткому содержанию все коммерческие предложения на какую‐

нибудьиздаттольковашейподгруппы,чтобыдокументовбылобольшедвух.Сохранить

запроснапоиск.(Используйте*.)

4. Найтивседокументы,зарегистрированныеввашейподгруппеисодержащиештатноерас‐

писание.ПроверитьналичиеЭЦП.Сохранитьзапроснапоиск.Зарегистрироватьслужебную

запискусотчетом–сколькодокументовподписанных,неподписанныхиссломаннойпод‐

писью.

5. Найтивнутренниедокументывсехстудентоввашейгруппызавсев

ремя.Сохранитьзапрос

напоиск.(Используйте*.)

6. Найти внутренние документы всех студентов вашей группы за одну дату (по выбору).Со‐

хранитьзапроснапоиск.

7. Найти входящие документы на разные даты регистрации (два‐три варианта даты).Сохра‐

нитьзапросынапоиски.

8. Найтивлюбомдокументопотокедокументыпозначениюодногоизполей.Можноисполь‐

зоватьсимволышаблона«*»и«?».Сохранитьзапроснапоиски.

Расширенный поиск документов следует использовать в том случае,есливбазеданных

имеется достаточно много однотипных документов,ипоискспомощьюописанныхвышевидов

поиска не позволяет сразу найти среди множества документов нужный. В этом случае с помощью

механизма расширенного поиска вы можете настроить поиск по реквизитам документа так, чтобы

сузитьобъемдокументов,получаемыхврезультатепоиска.Запроснапоискстроитсяподиапазону

значений некоторых пользовательских реквизитов и дополнительныхсистемныхреквизитов.

(Конечныйпользовательнеможетзнать, какие реквизиты системные,акакиенет, а видит лишь

список всех доступных реквизитов по всем документопотокам.)Поискпроизводитсяповсем

доступнымпользователюдокументамповсемдокументопотокамсразу.

Дляпоискаформируетсялогическаяформулапоиска.Щелкнувпореквизиту,онвыбираетсяи

копируется в поле построения формулы запроса. Далее задается условие на значение.Само

значение реквизита может быть выбрано с помощью словаря по кнопке  , которая появляется,

стоит лишь щелкнуто по полю значения.Эточрезвычайноудобно,таккакодновременноможно

проверить или просмотреть все существующие значения данного реквизита.Затеманалогично

строится условие на любой другой реквизит. Условия связываются между собой с помощью

логическихсвязок"и","или","ине".Итакдалее.Логическиевыраженияможнозаключитьвскобки

сколькоугоднораз.Пятькнопоквверхуспрозрачнымназначениемпомогаютвыстраиватьформулу,

сама формула запроса размещена в нижней строчке (рис. 28). Форма построения расширенного

поиска позволяет аналогично построить сложный запрос поиска поручений,дляэтоговыбирается

пунктПоручениевОбъектахпоиска,приэтомзаменяютсяреквизиты.

Задание11. Расширенныйпоиск

ВэтомзаданиииспользуетсяисключительновидпоискаРасширенныйпоиск.

1. Объяснитьзапроснапоиск,сформированныйнарис.28.

2. Создатьзапрос,позволяющийнайтидокументы,зарегистрированныетольковами.Поэто‐

музапросудолжныбытьнайденывсечетыредокумента.Сохранитьзапроснапоиск.

3. Создать запрос, позволяющий найти все документы, зарегистрированные пользователями

вашейгруппы,нонеВами. Проверить наличие ЭЦП.ПодписатьЭЦП.Сохранитьзапросна

поиск.

4. Создатьзапросдляпоискавсехдокументов,содержащихКоммерческоепредложение,за‐

регистрированныхтольковвашейгруппеифамилиизарегистрировавшихначинаютсясбу‐

квы,отстоящейотпервойбуквывашейфамилиинедалеечемнапятьвалфавите.Сохра‐

нитьзапроснапоиск.

5. Создатьзапроснапоискдокументов,зарегистрированныхвашейгруппойнатекущуюдату,

содержащихштатноерасписаниесхотябыоднойфамилиейкого‐нибудьизштатногорас‐

писаниявашейфирмы.Сохранитьзапроснапоиск.

6. Найтивседокументынатекущуюнеделю,зарегистрированныелюбымизштатногораспи‐

саниявашейфирмы,ноневами.Сохранитьзапроснапоиск.

7. Создатьзапрос,позволяющийнайтиединственныйдокумент‐вашдокументсзаявлением

(картинкой).Сохранитьзапроснапоиск.

Задание12. Назначениеиизменениеправдоступак

документу

1. Зарегистрировать новый документ – служебную записку, содержащую текст "Приступаю к

выполнению обязанностей гл.инженера"вполекраткогосодержаниядлядиректора, на‐

значившеговасгл.инженером(безприсоединенногофайла).

2. Скопироватьэтотдокументвпапку12(см.п.1‐4зад.5).

Рис.28.ФормапостроениязапросапоРасширенномупоиску

Оправахдоступакдокументу

По умолчанию доступ пользователя к документу осуществляется согласно правам доступа,

установленным для потока документов, к которому принадлежит регистрируемый документ.Но

права доступа к документу,зарегистрированномувами,выможетеизменить, назначив

персональные права доступа к этому документу.Крометого, по умолчанию,программаможет

создавать временные права доступа к документу, которые автоматически присваиваются системой

дляисполнителейпорученийисогласованийнавремявыполненияимиработподокументу.

Если установлены персональные права доступа к документу,такие, что только один

пользователь (неважно регистрировал он его или нет)имееткдокументудоступ, то остальные

сотрудники организации, даже если они обладают правом доступа к документам этого потока,не

будутиметьдоступкданномудокументу.

Назначение персональных прав доступа на документ можно осуществить не только при

регистрациидокумента,ноивлюбойдругоймоментвремени.Чтобыназначитьперсональныеправа

доступанадокумент,необходимовыполнитьследующиедействия:

—Открытьдокумент.Есливыхотитетолькоузнатьсостояниеправдоступакдокументу,то

брать на редактирование не обязательно,еслихотитеизменитьправа,тонеобходимовзятьдоку‐

ментнаредактирование.

—ВыбратьвменюпрограммыпунктДокумент Права доступа …. На экране появится

диалог,аналогичныйрис.29.

—Установитьфлагивчек‐боксахвполеПросмотрдлятехлицизспискаПользователь,кото‐

рыемогутпросматриватьдокумент.Иустановитьфлагивчек‐боксахвполеИзменениедлятехлиц,

которыемогутэтотдокументредактировать.

—Еслинеобходимодобавитьновыхлиц(илигрупп),щелкнитемышьюнакнопкеДобавить

ивыберитевпоявившемсяокне(рис.30)пользователяилицелуюгруппу,азатемнакнопке и

тем самым перенесите выбранное лицо (группу)вправуючастьформы(сделанного выбора).Если

ошиблись,тоаналогичноможноудалитьизнеевыбранныхпоошибке.Врезультатесделанноговы‐

боралицабудутдобавленывсписоклиц,имеющихдоступкредактируемомудокументу.Дляфикса‐

цииизмененийщелкнутьпокнопкеСохранить.

—Еслинеобходимоубратьправаначтение,ачек‐бокснеизменяется,томожноудалитьвсю

строкуидобавитьнужногопользователя. Однако нужно бытьбдительным,чтобыслучайнонеуда‐

литьсебяизспискаправилизакрытьдлясебяправоназапись,иначевыпотеряетедоступдокумен‐

ту.Поэтомубезопаснееделатьвобратномпорядке:вначаледобавить,азатемудалить.

Рис.29.Формадиалогаправдоступа Рис.30.Выборлицигруппдоступа

Временные права доступа присваиваются сотруднику системой автоматически и

автоматическиотнимаются.Такконтролерполучаетвременноеправочтениядокументадотехпор,

покаонявляетсяконтролеромподанномудокументу. Ответственный исполнитель поручения

получает либо право чтения документа,либоправоегоизменения. Соисполнитель поручения

получаеттолькоправочтениядокумента.Этиправадаютсясначаладействияпорученияидоснятия

егосконтроля.Пользователь, которомудокументнаправленнасогласование,получаеттолькоправо

чтениядокумента.

Аналогично, права доступа можно назначить или изменить для исполняемых временно

Ролейотсутствующихсотрудников,внешнихконтактов(черезинтернет),служб.Привыборевкладки

Группы доступа регистратор может назначить права доступа не отдельным сотрудникам,ацелой

группе сотрудников, объединенных в так называемую группу доступа.Вэтомслучаеаналогичные

правадоступаполучаютвсесотрудники,входящиеввыбраннуюгруппудоступа.

В программе,чтобывсебылоясно, созданы четыре дополнительных, тренировочных

документопотокасоднойитойжеформойрегистрациидокументовСлужебныезаписки:Сл.записки

1,Сл.записки 2 (внихдано только право регистрации некоторымисполнителям), Изменение (дано

правоизменениявсем),Просмотр(всемданотолькоправопросмотра).

Комментарии.Возможно,Вынесможетеснятьфлагсчек‐боксаразрешенияначтение

,это

нормально – просто администратор позаботился подстраховать всех вас от потери доступа к доку‐

ментамвашейгруппы.

НеследуетзакрыватьназаписьчужиедоступныеВамдокументы–возникнутпроблемы.

Следуетвсегдапомнить об обязательном разрешениисебе записиВашихдокументов.Всем

закрыть,асебеоткрытьследуеттак:добавитьиливыбратьсебяидатьправозаписи;выбратьвашу

группувсправочникеСтруктурапредприятияидатьэтойгруппеправотолькочтения,илиудалить,

еслиестьвтомнадобность.

3. Изучитьправадоступакэтомудокументу.Датьобъяснение.

4. Зарегистрировать три аналогичных (как в п.1этогозадания)документавкаждом(доступ‐

ном)извышеперечисленныхдокументопотоков: Сл.записки 1илиСл.записки 2, Измене‐

ние,Просмотр.

5. Вкаждомизэтихтрехдокументовудалитьправадоступакдокументувсех,включаяивас,

оставив право на изменение только директора ( адресата служебной записки).Сохранить.

Записатьналистокномердокумента.Закрыть.

6. Создать запрос на поиск, по которому попытаться найти все три документа любым из из‐

вестныхвамспособов.Сохранитьзапроснапоиск

.

7. Вслучаенеудачипопроситьдиректоранайтидокументыидобавитьваскимеющимправо

наизменениедокумента.

8. Повторитьпоиск.Используйтеконтекстноеменюкпапке.

9. В документопотокеСлужебныезапискизарегистрировать документдлядиректора,вполе

Краткое содержание которого описать полученный результат.Сохранитьзапроснапоиск

этогодокумента.

10. Сохранитьзапроснапоискдокументовотвашегогл.инженера.

Задание13. ИзменениеправдоступадлянеВами

созданногодокумента

Задача:спрятатьчужойдокументотеговладельцаипопроситьегонайтиэтотдокумент,за‐

темвернутьемуправадоступакэтомудокументу.

1. Найдитедокумент,зарегистрированныйвашимнач.отдела.Убедитесь,чтоувасестьправо

наегоизменение. Запишите в тетрадь номер документа и перечень существующих прав

доступадлядальнейшегопоиска.

2. Пошлитесообщениевашемунач.отдела,вкоторомпредупредитеего(ее)отом,чтоизме‐

нитеправадоступакимзарегистрированныйдокумент.Хорошобыполучитьответ.

3. Изменитеправадоступа:закрытьдоступназаписьвсемкромесебя(еслинужно,удаляйте

пользователейкнопкойправаилиDEL).Выйтиизрежимаредактированияссохранением.

4. Спомощьюновогосообщенияпопроситенач.отделанайтиэтотдокумент.Опишитеегоре‐

квизиты.Убедитесь,чтониктонеможетдажеувидетьэтотдокумент.Попроситеещекого‐

нибудьпоискать.

5. После получения ответа о том, что документ недоступен для редактирования, отправьте

ещеодносообщениеивнеговложитеэтотжедокумент.

6. Атеперьдокументдоступенеговладельцу?Послеполучениясообщениясответомнаэтот

вопросвернитепервоначальныеправадоступа.

7. ПроверьтеналичиевашейЭЦП.

8. Зафиксируйте полученный результат "игры в прятки" в зарегистрированном документе в

Служебныхзаписках.

Лабораторнаяработа5. Исследование

возможностейконтролядокументов

Опоручениях,связанныхсработойпоисходнымносителям

информациииавтоматическойпересылкедокумента

В случае, когда с документом связаны какие‐либо действия в организации,заполняетсяего

Контрольная карточка,расположеннаявсреднейчастидокумента. В первую очередь назначаются

Ответственный по документу, КонтролериСрок исполнениядокумента.Также, скорее всего

формируются поручения, связанные с документом,иназначаютсяисполнителипоручений,тоесть

фактически формируется маршрут движения документа к сотрудникам.Попоручениямв

дальнейшем осуществляется контроль исполнения, исполнительская дисциплина сотрудников,

объемнагрузкизапериодидругиепоказатели.Существуютдверазновидностидействий,связанных

с документом (понимосуществляетсяконтроль)‐ПоручениеиСогласование (как частный случай

Поручения,когдаИсполнителю необходимо подтвердить (да)илиотвергнуть(нет) содержание

документа.ДляэтогоимеютсясоответствующиепунктывменюИсполнение.Результатсогласования

будетотражатьсявиконкесостоянияданнойоперации).

После сохранения документа, содержащего поручение, документ будет автоматически

отослан системой исполнителям и контролеру,ипоявитсяуних, соответственно,впапке

Документооборот,атакжевпапкеНа контролеилиПорученияилиСогласования. Сообщения о

назначенииисполнителемионазначенииконтролеромониполучатавтоматически.



Технология работы программы предписывает Исполнителю выполнитьпоручение(или

согласовать)иотчитатьсяобэтомконтролеру,аконтролерупослеполученияотчетаобисполнении

поручения ( согласования) – снять с контроляэтопоручение(согласование) – документ пойдет к

следующему исполнителю,апослевыполнениявсехработпрограммасамапопроситснять

документсконтроля. Но контролер может это сделать и раньше. После снятия документа с

контроля,документавтоматическипропадетизпапок, но останется на сервере. Статистика

программыотмечает:своевременноилиспросрочкой,инасколькодней,выполняютсяпорученияи

документвцелом.  По неисполнительным сотрудникам руководство может принять

административныерешения.

Осозданиипоручения

Присозданиипорученияподокументунепосредственновыполняютсяследующиедействия:

‐‐‐НавкладкеКонтрольвыбираемконтролераподокументу(онможетбытьуженазначенранее).По

умолчаниюпрограммапредложитназначитьконтролеромрегистраторадокумента,чтовполнеесте‐

ственно.

‐‐‐ЩелкаеммышкойпокнопкеСоздатьпоручение(рис.31)иливызываемпунктменюЗадачиПо‐

ручениеиликом‐

бинацией клавиш

CTRL+N (рис. 32).

Результатом будет

появление нового

(покапустого)пору‐

чения с серым фо‐

ном слева.Ине‐

медленно появля‐

етсяформасловарявыбораИсполнителяпопоручению(рис.33).Словарьпозволяетсделатьбыстрый

выбор по первым буквам фамилии.Можноисполнителявыбратьпотекущейроли.Выбираяне‐

сколькихисполнителейтемсамымназначаемпервогопосписку–Ответственнымисполнителем,его

действияконтролируютсясистемой,остальные–соисполнители.Соисполнителямпоступитсистем‐



Рис.31.Кнопка"Создатьпоручение"Рис.32.Менюсозданияпоручения

ное сообщение,будетдоступен

документ для чтения,нодейст‐

вия контролироваться не будут.

НажимаемнакнопкуСохранить.

‐‐‐ Затем исправляется название

поручения. По названию пору‐

чение будет в дальнейшем

идентифицироваться в списке

поручений.

‐‐‐ На вкладке Текст поручения

вводимразвернутыйтекстсопи‐

санием поручения, ограничений

на длину текста нет.Рекоменда‐

ция: желательно давать разные

названия поручениям и ни в ко‐

емслучаенечисла.

‐‐‐УстанавливаетсяСрокиликонечнаядатаилирежимБезсрока.

‐‐‐Устанавливаются(принеобходимости)уответственногоисполнителяисоисполнителейПравоиз‐

менениядокумента(флагвчек‐боксе).Еслидополнительноеправонедается,тоиспользуютсяправа

доступакдокументамдокументопотока,влюбомслучаедаетсяминимальноеправоначтение.

Автоматическиодновременнозаполняетсястрокапунктамаршрутадокумента.

Можноподрядввестинесколькопорученийи/илисогласований,азатемустановитьпорядок

исполнения.

Полученияможно удалять через меню Правка=>Удалитьзадачу. Получениянумеруются–

этопростоиндексыдляпрограммы,номерапорученийнеиспользуются,поручения

идентифицируютсяпоназваниюпоручения.Неважно,какоепоручениевышеилинижепосписку–

если индексы (

номера)порученийрасположеныодинподдругимибезномеравскобках–

поручениябудутразосланыпрограммойдляисполненияодновременновсемтакимисполнителям.

Если необходимо расставить очередность работы с документом, то необходимо до

сохранениядокументарасставитьпереходыочередностиспомощьюкнопки илипунктаменю

Задачи=>Переход=>Нановое…( рис.34)иуточнитьследующуюзатекущей

задачу.(рис.35).

Прощевсего,вслучаепоследовательныйпоручений,создаватьпоследующеезатекущимс

помощью той же кнопки  .Вставитьвмаршрутнестандартныеэлементыможноспомощью

похожейкнопки (рис.36).

Современная версия программы Евфрат‐документооборот

позволяет осуществлять полный контроль за редактированием

маршрутапоступления,нотолькодлязадач,непринятыхкисполнению

иненачавшихисполняться.

После создания маршрута поручений документ необходимо

сохранить. Можно просто сохранить (кнопка )иполучитьномер

Рис.33.СловарьСтруктурапредприятия



Рис.34.МенюПереходочередностивыполнения

порученийнановоепоручение

Рис.35.

Рис.36

документа, рекомендуется сохранить и закончить редактирование (кнопка ),аможно

сохранить и выйти, если закрыть окно документа кнопкой в правом верхнем углу окна.Следует

заметить,чтосразужепослесохранениядокумента,онпередаетсянаисполнение. Если вы тут же

вновьвозьметеегонаредактирование,точастьзадачужемогутиметьстатусисполняющихся.Вэтом

статусе маршрут документа может поменять только контролер, но обычно проще

перерегистрировать документ (однако тогда увеличится номер документа, ионбудет

продублирован).

Как только

документснимаетсяс

редактирования,ис‐

полнителямиконт‐

ролеру автоматичес‐

ки отправляются уве‐

домленияопоруче‐

ниях по документу.

Уведомления

попадают в Менед‐

жер системы в папку Документооборот,авпапкахНа контроле,Поручения,Согласования (по

форматуониидентичны)ведетсястатистика.По можноразвернутьвсесообщения,относящиесяк

заданию,ихтакжеможнополучить,щелкнувпоссылке–количествувлюбойизкатегорий(рис.37).

Пополучениизаданиянеобходимопо

нему принять решение (иначе система будет

постоянно напоминать о просрочке), которое

состоитврешенииПринятькисполнениюили

Отказаться от исполнения (рис. 38).Вслучае

отказа будет предоставлена возможность его

обосновать.

А можно пропустить этап принятия

решения и сразу отчитаться о выполнении

всегозадания(рис.39).

Отчетовыполнениитакжеможно

осуществить как процессиотослать

Контролеру один или несколько промежу‐

точныхотчетов(рис.40),азатемуже–оготовности(рис.39).

ВсеотчетыпоследовательносохраняютсянавкладкеХодисполненияиизменитьихнельзя.

Таккакпрограммаавтоматическификсируетвсемоменты,связанныесвыполнениемзаданий(рис.



Рис.37.СтатистикапопоручениямвпапкеПоручения

Рис.38.Решениепозаданию



Рис.39.Отчетобокончанииработ  Рис.40.Отчеточастичномвыполнении

41,рис.42), игенерируетдостаточномногозаписей,разработчикиразумноразработаликонтекстно‐

зависимое содержание вкладки Ход исполнения – по каждому заданию показывается своя часть

ходаисполнения,новсяинформациясохраняетсявбазевместесдокументом.

Добавлениекомментариевкходуисполненияпорученийи

согласований

Ответственные исполнители и соисполнители поручений, исполнители согласований и

контролерымогутдобавлятькомментариикходуисполненияпоручения.

Длятогочтобыдобавитькомментарий:

 откройтедокументвокнедокумента;

 выберитепоручениевспискепорученийподокументу;

 вкарточкепорученияперейдитенавкладкуХодисполнения;

 навкладкеХодисполнениянажмитенакнопкуДобавитьтекст;

 вотобразившемсяокнеукажитетексткомментария;

 установитефлажкиУведомитьоданномтекстеконтролераисоисполнителейвсоответствиис

тем,комуследуетотправитьуведомление,содержащеетексткомментария(рис.43);

 нажмитенакнопкуОК.Врезультатекомментарийбудет

добавлен в текстовое поле вкладки Ход исполнения и

будетдоступендляпрочтениядругимипользователями,

имеющими право на просмотр данного документа.А

тем,комувыпоставилигалочки (рис. 43),будут

отправлены уведомления, содержащие текст

комментария.

Рис.41.Ходисполненияпервогозадания

Рис.42.Ходисполненияпоследующегозадания

Рис.43.Нижняячастьформы

комментариякпоручению