Жданов Е.П., Жданова Е.М. Система автоматизации документов и электронного документооборота

Подождите немного. Документ загружается.

Задание14. Создатьпорученияипроконтролировать

ихисполнение

1. ЗарегистрироватьновыйдокументвдокументопотокеСлужебныезаписки.Содержаниерек‐

визитовнетакважно.Лишьбыбылоосмысленным–документсоздаетсярадипоручений.Не

присоединятьфайлов.

2. Присоединитькнемувамиранеезарегистрированныйдокументсштатнымрасписанием.

3. Назначитьсебяконтролером,вэтоместьсмысл,таккаквы‐директор.

4. Создатьдлякаждоговашегосотрудника(ихтри)поручение"Начатьработуиподтвердитьго‐

товность выполнять поручения!" Поручения одновременные и переходов не требуют.Срок

исполнения–минимальновозможный.

5. ПодписатьдокументЭЦП.Сохранитьдокумент.

6. Черезпоискнайтиэтотдокументисохранитьвпапке,соответствующейзаданию.Сохранить

запроснапоиск.

7. ОзнакомитьсяссистемнымисообщениямивМенеджере.Возможно,следуетпринудительно

обновить содержание папок с сервера с помощью кнопки  Менеджера. По умолчанию

обменссерверомпроисходиткаждые10минут,номожнообменсделатьвнепланово.

8. Выдолжныполучитьизвещениеотом,чтовыназначеныисполнителемпорученияпокрай‐

неймереу трех контролеров,таккаквыявляетесьсотрудникомпосовместительствуещев

трех организациях,гдевы–гл.инженер,гл

.бухгалтер,нач.отдела. Сами документы ищем в

папкеПоручения.

9. Выдолжныпринятьэтитрипоручениякисполнению.

10. Послетого,какисполнитепоручение(вкаждомизтрехдокументов),тоестьбудетеготовы,

тодолжныотчитатьсяовыполнениипоручения.ИспользуйтеменюИсполнение.Текстыотче‐

товпомещаютсянавкладкуХодисполнениядокумента,закрытойдляредактирования.

11. Как Контролер потребуйте отчеты отОтветственных исполнителей, если они еще не отчита‐

лисьпопоручению.(Увасестьвозможностьсделатьэтоустно.)

12. Получите отчеты.Дляэтогоубедитесь, чтозначокпередименемпорученияизменилсяс

квадратанаромб,аназакладкеХодвыполненияпоявилисьотчеты.

13. Проверьте–целалиЭЦП.

14. Получаяотчетовыполнениипоручения,снимайтеегосконтроля:возьмитедокументнаре‐

дактированиеинайдитесоответствующийпунктменю.Снимитедокументсконтроля.Укажи‐

тепричинуснятиясконтроля,например:ВыполненоилиНеутверждено.

15. Наэтомработаподокументузакончена,закрытьдокумент.Увасестьсохраненныйранееза‐

просна поискдокумента,документтакже сохранен всвоейпапке

.Убедитесь, чтодокумент

хранитсясовсемиизменениямиилегконаходитсявновь.

Задание15. Согласоватьприемнаработунового

сотрудника

Требуется реализовать следующий сценарий: регистрируется заявление о приеме на

работу,дляпринятияположительногорешениянеобходимополучитьсогласиетрехруководителей:

гл.инженера,гл.бухгалтераинач.отдела.Требуетсяпринятьрешениевтечениедвухчасовмаксимум.

Еслиниктоизнихневозражает,тосекретарьподготовитприказоприеменаработу,иегоподпишет

директор. Если хоть одна виза будет отрицательной,приказанебудет.Внашемслучаедвое

согласны,ногл.инженер отказывает,таккаксчитает,чтонетнеобходимостивприеме

дополнительногосотрудника.

1. Найти и открыть зарегистрированный вами проект документа с заявлением о приеме на

работу.

2. ПодписатьЭЦП.

3. НазначитьсебяКонтролером.Срокисполненияработподокументу–1день.

4. Создать три согласования:длягл.инженера,гл.бухгалтера и нач.отдела.Очередностьне

устанавливать,чтобывопросрешитьмаксимальнобыстро. Согласования должны быть

оформленыпо‐деловому,таккаквы–грамотныйдиректор.

5. Получитьтрипорученияотдиректоровпредприятий. Проверить ЭЦП. Прочитать

прикрепленныефайлы.

6. Изучитьправадоступакдокументамифайлам.

7. Согласовать по данному сценарию документы в тех предприятиях,вкоторыхвы

совместительствуете.

8. Проконтролировать наличие резолюций в документе, который вы контролируете.Отказ

гл.инженера должен быть обоснованным, вернуть ему документ на доработку (меню

Контроль).Остальныедвапорученияснятьсконтроля.

9. Как гл.инженер повторно несогласоватьприемновогосотрудника.Написать комментарий –

выотказываетесьвсогласованиииотправитьегоконтролеру.

10. Дождаться повторного отчета гл.инженера и снять с контроля поручение,азатем‐снять

документсконтроляипринятьрешениеподокументу.

11. Найтидокументы,покоторымвыдавалисогласиеилиотказ,сохранитьзапроснапоиск

.

Овременныхправахдоступа

Если документ перемещается по маршруту, у него появляются временные права доступа,

которыемогутотличатьсяотпостоянных.Например,попостояннымправампользовательможетне

иметьдоступакдокументу,авременныеправапозволяютегополучить.

Задание16. Исследоватьвременныеправанадоступк

документу

Временные права доступа к документу – очень важный момент,таккаконидобавляются

пользователю во время работы с документом. Необходимо их исследовать.Такжежелательно

уточнить, что происходит с правами на вложенный файл: можете ли вы его,скажем,удалить,или

заменитьдругим,илиизменитьповашемуусмотрению,прочитать,иливыеговообщенеувидите?

Реализовать сценарий:вынеимеетедоступкдокументопотоку,егоневидитеинезнаете,

какиедокументывнемсодержатся.Ивотвыполучаетедокументспоручениемиздокументопотока

к которому не имеете доступа, выполняете поручение и отчитываетесь,ноконтролер

неудовлетворен и отправляет вам документ на доработку. Вы снова отчитываетесь,итогдаон

снимаетдокументсконтроля.Авыпроверяете:останетсялидокументвамдоступенпосле

выполнениявсехработ.

1. ВыяснитькакойиздокументопотоковСл.записки1или2вамдоступен.

2. Выяснить, у кого из сотрудников вашего предприятия есть доступ к тому изэтих

документопотоков,ккоторомуувасдоступанет.Еслиувасвсеходинаковыеправадоступа,

то найти кого‐нибудь из присутствующих с отличающимся доступом. Договориться о

совместном выполнении этого задания. (Желательно всем разбиться на пары с

противоположнымдоступом.)

3. Зарегистрировать новыйдокумент в документопотоке Сл.записки 1

или2,взависимостиот

того, какой поток вам доступен. Документ тестовый, поэтому заполнение реквизитов не

особенно важно,однако, вы должны будете суметь по ним найти этот документ.

Присоединитетестовыйфайлводнустроку,созданныйдляпростотывблокноте.

4. Назначить себя контролером со сроком работ по документу 1день.Создатьпоручение

партнерусзаданием:исследоватьвременныеправадоступасосрокомисполнения1час,ав

отчете – сообщить, какие права предоставила программа и попросить изменить право

доступакдокументу.

5. Создать второе поручение тому же исполнителю, которое должно быть выполнено после

окончания выполнения первого поручения. В поручении сообщить,чтовыменяетеправа

доступа и потребовать еще раз изучить свои временные права. Потребовать сообщить в

отчете,какиеправадобавленывручную.Сохранить.Закрыть.

6. Получить системное сообщение (от партнера по этому заданию) о назначении вас

исполнителемпоручения,открытьдокумент.

7. Выполняя поручение, изучить свои права доступа к документу.Вотчетеобисполнении

описать эти права и попросить изменить право доступа.Закрытьдокумент. Для гарантии

более быстрой реакции контролера (он же и регистратор)отправьтеемукомментарийк

поручению, в котором потребуйте изменить право доступа и дать ответ с согласием, после

чегоожидатьответотконтролера.

8. Получитьотчетовыполнениипервогопоручения, открыть документ,взятьна

редактированиеив правах дать разрешение исполнителю изменятьдокумент.Закрытьего.

Еслиисполнительотправилписьмоспросьбойизменитьправодоступакдокументу,топосле

добавленияправ,исохранениядокументадатьответссогласиемиподтверждением.

9. Снятьпервоепоручениесконтроля.Закрытьдокумент.

10. Получивответнасвоеписьмоотконтролераинезависимоотэтого–системноесообщениео

назначении исполнителем по второму поручению, вновь открыть документ (в папке

Поручения), исследовать право доступа к документу, написать отчет, в котором указать:

какиеправаимеютсятеперь.

11.

Получитьотчетпоконтролируемомудокументу,проанализироватьотчетыиходисполнения

поручений,снятьпоручениесконтроля,азатемивесьдокумент.

12. Присоединитькдокументудокументизпредыдущегозадания.

13. Проверитьналичиевобоихдокументахперекрестныхссылокдругнадруга.

14. Закрытьобадокумента.

Лабораторнаяработа6. Резолюциивдокументе.

Созданиеиконтрольмаршрутов

ФормырегистрациидокументоввпрограммеЕвфрат‐документооборотпозволяютсохранять

одновременносрегистрациейносителяирезолюциипоэтомудокументу (рис. 44). Количество

резолюцийнеограничено.РезолюцииразмещаютсявтаблиценавкладкеКонтроль.Это–элемент

необязательный,тоестьпрограмманетребуетегообязательногозаполнения,нозаполнениеможет

быть обязательным согласно правил внутреннего документооборота.Резолюцииприналичии

доступанаизменениедокументамогутбытьвнесеныпослерегистрациидокумента.Теоретическиих

можетвносить,просматриваядокумент,самруководитель.

Наличиерезолюцийоблегчаетсозданиесвязанныхснимипоручений.Порезолюцииможно

(но не обязательно) создать одно или несколько поручений (согласование создать по резолюции

нельзя). Для этого служит кнопка справа Утвердить резолюцию.Чтобысоздатьпоручениепо

резолюциинеобходимощелкнутьмышкойполюбомуполюстрокисрезолюциейизатемщелкнуть

по кнопке. Добавится поручение с заполненными реквизитами по умолчанию.Можноуточнить

формулировкуиназваниепоручения,срокидажеисполнителя,азатем,принеобходимостиснова

щелкнуть по кнопке Утвердить резолюцию и тем самым продолжить формировать поручения.В

любой момент можно не обращая внимание на резолюции создать поручение или согласование,

используяменюиликнопкивверхнейчастиокна.Нарис.45показанысформированныепоручения–

Рис.44.Резолюцииподокументу

Рис.45.Поручения,созданныепорезолюциям

одно на каждую резолюцию. При этом поручения (оранжевый цвет,подномерами1, 4, 6)будут

выполняться все три одновременно (номера стоят друг под другом без смещения и скобок).

Поручениядаютсяисполнителям(тоестьОтветственнымисполнителям),асоисполнителиполучают

подпоручения(желтыйцвет),каждыйпоподпоручению.Подпорученияможносвернуть,щелкнувпо

крестику.Подпорученияподанномумаршрутудолжнытакженачатьвыполнятьсявсеодновременно

иодновременнососновнымипоручениями.

Маршрутдокументанарис.46создантакжепорезолюциям,нотолькоподвум,третьяпри

этом использована три раза.Установленатакжеиочередностьвыполненияпоручений.Судяпо

маршруту на рисунке Вначале будет выполнено поручение 1,затем,послеотчетапо1,начнется

выполнение2,азатем3и4одновременно,иодновременносними–5и6подпоручения.

Что такое подпорученияидочерние согласования? Это дополнительные возможности по

преобразованию маршрута документа по ходу исполнения его поручений и согласований.

Ответственномуисполнителюдаетсяправоразбитьвсюзадачунанесколькочастей,акаждуючасть

поручитьвыполнитьотдельномусотруднику.Приэтомнеснимаетсяответственностьзавыполнение

полной работы и не изменяется срок выполнения поручения. Ответственный исполнитель по

поручению имеет возможность создать любое количество подпоручений и дочерних согласований

для

:

‐‐ускорениявыполненияработы;

‐‐поручениянепосредственноговыполненияпорученнойемуработы;

‐‐ создания ответвления от основного маршрута, в котором теоретически может переслать

документврамкахподпоручениялюбомузарегистрированномувсистемепользователю;

‐‐уточненияиконсультаций.

НавремявыполненияподпорученийОтветственныйисполнительстановитсяКонтролеромпо

подпоручениямикакконтролерможетпрерватьвыполнениеподпоручениеиснятьегосконтроля,

перепоручить подпоручение другому исполнителю,впределахсвоегосрокаизменитьсроки

исполненияподпоручений,получитьотчетыоначалеиокончанииработы.

Всетожесамоеможетсделатьисогласующий.

В заданиях к этой работе вам будет необходимо научиться регистрировать резолюции,

создаватьпорезолюциямпорученияисогласования,задаватьпорядоквыполненияработ.Вкаждом

задании этой лабораторной работы вам необходимо будет регистрировать новые документы,при

формировании поручений и согласований назначать себя контролером, а по окончании задания –

снимать документы с контроля, чтобы не отвлекать от работы своих товарищей.Чтобыдокументы

быливсегдаподрукойдляотчета,ихнеобходимосохранятьвсвоихпапках,или,вкрайнемслучае,

Рис.46.Маршрутдокументанаосновенекоторыхрезолюций

выдолжныбудетесохранитьзапросынапоискиэтихдокументов.

Задание17. Регистрациярезолюцийподокументу

Пусть в вашу организацию поступило заявление о приеме на работу, вам,какдиректору

нужноорганизовать работыпообеспечению возможностиприема,выявитьнеобходимостьприема

нового сотрудника, уточнить объем работ для него,убедиться, что претендент на рабочее место

достоиниможетсправитьсясбудущимизадачами.Дляэтоговыдаетезаданияразным(трем‐пяти)

должностнымлицамвашейорганизациидляполногорешенияпоставленныхзадач.Ворганизациях

обычночеткознаютфамилиируководителей,даивсехсотрудников,поэтомузаданиявсегдадаются

конкретнымлицампофамилии, это исключает неоднозначность. Можете использовать в качестве

мнимыхответственныхлицвашейорганизациивашиходногрупников.

1. Закончитьрегистрациюпоступившегозаявление(это–заготовленныйвамиранеефайл).

2. Назначитьсебяконтролером,определитьсроквыполненияработ.

3. Создатьнеобходимоеколичестворезолюцийпоэтомузаявлениюспоручениями для

различных ответственных руководителей вашей организации (часть из них содержится в

вашемштатномрасписании,частьпокакой‐топричиненеоказалось, скореевсего–штатное

расписаниеустарело).

4. Некоторыеработывыпоручаетесразунесколькимсотрудникам

5. Сохранитьизакрытьдокумент.

6. Обеспечитьдоступкэтомудокументу(создатьпапкуиразместитьвнейссылку).

Задание18. Созданиемаршрутадокументапо

резолюциям

Таккакопредыдущемдокументениктокромеваснезнает,иэтообстоятельствоне

обеспечивает выполнение ваших поручений,тонеобходимосоздатьмаршрутпринудительного

поступлениядокументаксотрудникамдляточногоивсроквыполнениявашихпоручений.

1. Наосновепредыдущегодокументасоздатьегокопию,вместесприложеннымфайлом.

2. Восстановитьрезолюциииздокумента‐образа.

3. Назначитьсебяконтролером,задатьсроквыполненияработподокументу.

4. Покаждойрезолюциисоздатьпоручение.Еслинеобходимо,скорректироватьегоназваниеи

описаниепоручения.

5. Объяснить,вкакомпорядкедокументпоступиткисполнителям.

6. Сохранить и тем самым закончить регистрацию документа.Теперьпрограммаужеготовит

документкрассылке(обменссерверомкаждые10минутпоумолчанию).

7. Чтобы не допустить рассылку документа и отвлечение товарищей от выполнения своих

заданий,взятьегонаредактированиеиснятьсконтроля.

8. СпомощьюменюСервис=>Показатьмаршрутотобразитьмаршрутдокументаисопоставить

сданнымранееобъяснением.

9. Закрытьдокументиобеспечитькнемудоступ.

Задание19. Созданиемаршрутадокументав

соответствииспланомработпорезолюциям

Задача: Вы неожиданно выяснили, что штатное расписание вашей фирмы не соответствует

текущемусостояниюиобъемуработ,выполняемыхфирмой.Необходимоегооткорректировать.Это

могут сделать нач.отдела кадров и зам.директора,приэтомегонеобходимосогласоватьс

гл.инженероминачальникамиотделов.

1. Зарегистрировать документ на основе вашего штатного расписания в документопотоке

Рабочиедокументы.

2. Назначитьсебяконтролером,установитьсроквыполненияработ.

3. Создать несколько резолюций для своих сотрудников для решения поставленной задачи,

которыебысогласовалисьсоследующимпунктомэтогозадания.

4. По резолюциямсоздатьпоручения,однако, предусмотреть,чтобыбылоследующее

чередование: 2поручения, согласование, 3поручения, 2 согласования. По одной из

резолюцийсоздать2поручения.Например такие:гл.бух –предусмотретьштатбухгалтеров;

нач.отд. – предложить рациональное кол‐во сотрудников отдела;гл.инж. – согласовать это

количество;гл.инж. – предложить решение вопроса: нужно ли создавать еще один отдел;

гл.инж.–предложитьколичествоставоквновомотделе;гл.бух.–рассчитатьфондзар.платы

новогоотдела;гл.инж.игл.бух. – согласовать возможность введения в штат новой штатной

единицы–зав.общимотделом(канцелярией).

5. Расставитьпорученияисогласованиявследующемпорядке:(1и2)–(3)–(4и5и6)–(7и8).

Примечание.Программапозволяетустановитьлюбуюпоследовательностьвыполненияработ,лишь

быследованиебылоотначаламаршрутакконцу,аненаоборот.

Если вы вручную формируете пункт маршрута, то удобно воспользоваться меню Задачи =>

Переход => …. В этом случае будет создан последовательно выполняемый пункт маршрута

документавследзапунктом,которыйбылактивнымпередвыборомменю.

6. Проконтролировать маршрут с помощью сервиса показа маршрута. Добиться требований в

п.5.Еслимаршрутнесоответствует,томожноудалитьпоручениеспомощьюменюПравка=>

Удалитьзадачу,азатемсоздатьзаново.Попробуйте

.

Примечание.Программапозволяетизменитьмаршрут,если,конечно,увасестьтакиеправа.Можно

не только удалять пункты маршрута, но и связи между пунктами,азатемзановоиливдругом

порядкеизустанавливать.

7. Исследуйте работу пунктов меню Правка => Удалить переходиЗадачи => Переход => На

существующееиМеждувыделенными.

8. Изменитьмаршрутвп.5наследующий:(1)–(2)–(3)–(4и5)–(6)–(7и8).

9. Проконтролироватьмаршрутспомощьюсервисногоотображения.

10. Сохранить,взятьнаредактированиеиснятьсконтроля.

11. Закрытьдокументиобеспечитькнемудоступ.

Задание20. Поискпорезолюции

Документыможноискатьипосохраненымвнихрезолюциям. Поскольку программа

индексирует все слова в любой резолюции, то поиск осуществить очень удобно.Можно

использовать для этого способ Поиск по форме.Таккакприсоставлениирезолюциймного

произвола, то для успешного поиска используйте отдельные слова и лучше окончания заменять

зведочкой.

1. Вспомните,какиерезолюциивыналагалиназаявлениеоприеменаработу.

2. Используя Поиск по форме найдите ваш документ с резолюциями по вспомненным

отдельнымсловам.Сохранитепоиск.

3. Повторитепоиск,используявсловахкомбинациииз?и*.Сохранитепоиск.

Лабораторнаяработа7. Работасотчетами

Оботчетах

Возможностьсозданияотчетовявляетсячрезвычайноудобнымиполезнымдополнительным

сервисомпрограммногокомплексаЕвфрат‐документооборот.Следуетпонимать,чтопонятиеотчета

являетсяобобщеннымпонятием, анетолькособственноотчет.Спомощьювстроенныхмеханизмов,

называемых созданием отчета, пользователь может произвестипредварительнуюобработку

информации о документах, о поручениях исполнительской дисциплине,озагруженности

пользователей,объемевыполненныхработиимеющейсяочередипредстоящихработ.Возможности

обработки информации очень широки и в принципе механизм обработки документов позволяет

проводитьпервичнуюобработкусодержащейсявдокументахинформации.

Поставляемыевстандартнойпоставке(включенныевстоимостьпрограммы)отчеты,конечно

гораздо скромнее. Всего поставляется с программой семь отчетов,однако,Евфрат–открытая

программадлясозданияновыхотчетов сдостаточносложнымязыкомобработкиинформации,что

является несомненным достоинством пакета программ. Фактически реализован язык построения

SQL‐запросовпроизвольнойсложностиспомощьюудобнойсистемыменюивыбора.Темнеменее,

так как создание грамотных запросов – занятие для подготовленных сотрудников,топравонаих

созданиедаетсяневсем.

Выбудетездесьиспользоватьстандартныевозможностисозданияотчетов,этогодостаточно,

чтобы освоить основные принципы выполнения работ.Отчетформируетсянаосновеотчетной

формыисодержиткраткиесведенияодокументахилипоручениях. Отчетная форма определяет

внешнийвидотчетаисоставляющихегоэлементов.

В базовый комплект поставки комплекса (базовую конфигурацию) включены следующие отчетные формы:

1.1. «Журналвходящих».Формапредназначенадляпостроенияжурналарегистрациивходящих

документов за определенный период. Отчет содержит список документов выбранного

потока,зарегистрированныхвуказанныйсрок,исводнуютаблицустатусовдокументов;

1.2. «Журнал исходящих».Формапредназначенадляпостроенияжурналарегистрации

исходящих документов за определенный период.Отчетсодержитсписокдокументов

выбранногопотока,зарегистрированныхвуказанныйсрок;

1.3. «Журнал регистрации».Формапредназначенадляпостроенияжурналарегистрации

документов произвольного типа за интересующий период. Отчет содержит список

документов выбранного потока, зарегистрированных в указанный срок,исводнуютаблицу

статусовдокументов;

2.1. «Исполнение документов».Формапредназначенадляпостроенияотчетаобисполнении

документоввыбранных типов за определенный период.Отчетсодержитсписокдокументов

выбранного потока или потоков, зарегистрированных в указанный срок,покоторым

указанныепользователиявлялисьилиявляютсяответственными;

2.2. «Исполнение поручений». Форма предназначена для построения отчета об исполнении

выбранными ответственными исполнителями поручений по документам за определенный

период. Отчет содержит список поручений по документам выбранного потока или потоков,

покоторымуказанныепользователиявлялисьилиявляютсяисполнителями;

3.1. «Просроченные документы».Формапредназначенадляпостроенияотчетаопросроченных

документахвыбранныхтиповзаопределенныйпериод.Отчетсодержитсписок

просроченных документов выбранного потока или потоков, по которым указанные

пользователиявлялисьилиявляютсяисполнителями;

3.2.

« Просроченные поручения».Формапредназначенадляпостроенияотчетаопоручениях,

просроченныхвыбраннымиответственнымиисполнителямизаопределенныйпериод.Отчет

содержит список просроченных поручений по документам выбранного потока или потоков,

покоторымуказанныепользователиявлялисьилиявляютсяисполнителями.

Любая из перечисленных отчетных форм может быть использована для составления отчетов по

документамлюбогопотока.

ВЕвфратесуществуюттриспособаформированияотчетов:

 настраиваемый отчет— в отчет включаются документы, удовлетворяющие определенным

условиям;

 отчет по отобранным документам — в отчет включаются документы, отобранные

пользователем;

 настраиваемый отчет по отобранным документам — совмещаются первый и второй

способы.

Приотбореинформациивотчетучитываютсяправапользователя,формирующегоотчет:если

документ удовлетворяет критериям запроса, но пользователь не имеет права на его просмотр,то

данныйинформацияодокументеииздокументанебудетвключенавобработку.

Формированиенастраиваемогоотчета

ВыбираемвменюпунктОтчет => Cформировать

отчет…(рис.47).Появляетсяформавыбораотчета(рис.48).

Выбирает форму,вкоторойбудетпредставленотчет.В

зависимости от выбранного вида появится форма

дополнительныхкритериевотбора,например,какнарис.49.

Послеуточнения выбора запускается сам процесс отбора,и,

наконец,запрашиваетсяформатвыводаинформации.

В зависимости от цели и дальнейшей

обработки вы можете выбрать редактор или

электронные таблицы.Обычно,видвформате*.doc

болееудобен.

В форме выбора (рис. 50) выбирается место

сохранения файла с данными.Причем,еслипуть

короткий,тоудобноеговвестирукамисклавиатуры

или просто подредактировать,таккакпоумолчанию

предлагаемоеместосохраненияневсегдаудобно.Данныесохраняютсявуказанноеместо,азатем

автоматически запускается внешняя программа,ккоторуюонизагружаютсяиихможно

дополнительнообработать.

Формированиеотчетапоотобраннымдокументам

Длятогочтобысформироватьотчетпоотобраннымдокументам:

1) перейдите к папке, содержащей документы,порученияилисогласования,покоторым

следуетсоздатьотчет.ЕсливыбранапапкаВходящиеилиИсходящие,отчетсозданнебудет;

Рис.47

Рис.48

Рис.49.Формавводадополнительных

критериевотбора

Рис.50

2) вглавномменюмодулявыберитепунктОтчеты=>Отчетпоотобранным…(рис.47);

3) далеедействуйтепоописанномувпредыдущемразделеалгоритму.

СоставспискаотчетныхформвокнеОтчетпоотобраннымзависитоттого,чтосодержитсяв

выбраннойпапке.Так,дляпапокПорученияиСогласованияотображаютсятолькоформыотчетовпо

поручениям,длявсехостальныхпапок—формыотчетовподокументам.

Формированиенастраиваемогоотчетапоотобраннымдокументам

Для этого случая действуем как в предыдущем разделе,новыбираемпунктменю

Настраиваемыйотчетпоотобранным…(рис.45).

Задание21. Использованиенастраиваемыхотчетовпо

документам

1. Используя отчет Журналвходящих построитьтаблицу следующего вида (период –1месяц,

потекущуюдату)повсемдоступнымдокументопотокам:

Таблицу "Текущее состояние работ" зарегистрировать в документопотоке Служебные

записки.Ограничитьдоступдлявсех–Толькодлячтения.

2. Найти аналогичный документ, созданный своим сотрудником. Просмотреть права доступа.

ПросмотретьвложенныйфайлОтчета.Сравнитьсосвоимфайлом.

3. Ответить на вопрос:ВчемотличиеформотчетаЖурнал входящих, Журнал исходящих,

Журналрегистрации?

Задание22. Использованиеотчетовпоотобранным

документам

Если документопотоков много, то отчеты получаются слишком общие. Можно существенно

сузить базу отбора для расчета статистики, кроме того и подсчет будет существенно быстрее, если

предварительно сделать отбор документов с помощью поиска по критерию, который вы сами

придумаете (любой сложности). Это дает для первичной обработки документов исключительную

гибкость.

1. Найдитевседокументы,которыевызарегистрировали.Сохранитезапроснапоиск.

2. Создайтепапкудлясохранениявнеенайденныхдокументовисохранитеихвнее.

3. Перейдитевлюбуюизпапок–толькочтосозданнуюилиРезультатыпоиска.

4. СоставьтеотчетспомощьюотчетнойформыИсполнениедокументовзавсевремяотначала

работ с программой Евфрат‐документооборот по текущую дату по всем исполнителям в

ваших документах (сотрудникам вашей фирмы, не включая вас). Отчет зарегистрируйте

также,каквп.1предыдущегозадания.

5. Еслиестьдокументынаконтроле,разберитесьвпричинахтакогосостояния.Вседокументыс

Текущеесостояниеработ(Всегодокументовзапериодс____по____)

Документопоток: Внутренние … Служебныезаписки

наконтроле 0 

наконтроле(безсрока) 2 

наконтроле(просрочено) 0 

ожидаетзавершения 0 

исполненовсрок 0 

исполнено(безсрока) 1 

исполнено(снарушениемсрока) 0 

безконтроля 1 

контрольотменен 0 