Юринець В.Є., Юринець Р.В. Автоматизовані інформаційні системи. Електронний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

633

управляє всіма формами контенту протягом усього цього життєвого

циклу. Ядро Interwoven 5 складається з модулів TeamSite (управління

контентом), MetaTagger (категоризація) і OpenDeploy (розповсюдження

контенту). Додаткові компоненти дають змогу розробляти різноманітні

Web-служби. Система має “гібридну архітектуру”, що означає

можливість зберігання контенту як у базах даних, так і у файловій

системі. Водночас використовується об’єктна модель даних.

Stellent. Як і Documentum,

компанія Stellent прийшла на ринок

WCM-програм з галузі документоорієнтованих продуктів. CMS-

рішення цієї компанії складається зі серверу контенту (Stellent Content

Server), пакету програм для управління контентом і прикладних модулів.

До складу останніх входять Stellent Content Publisher (публікація

контенту на Web-сайтах) і Stellent Dynamic Converter (конвертація у

разі необхідності з вихідного бізнес-контенту у формати, які можна

переглядати через Інтернет). Stellent Content Publisher і Stellent Dynamic

Converter тісно пов’

язані з Stellent Content Server; у випадку сумісного

використовування вони забезпечують комплексне рішення для

управління контентом й автоматизації створення сайтів. Це рішення

реалізує сім головних функцій: Contribution, Native Source Management,

Conversion, Web Source Management, Publishing, Deployment і

Personalization. Підданий впливу своїх документоорієнтованих “коренів”,

Stellent Content Server не такий добрий під час побудови сайтів із

сімейства компонентів, як продукти TeamSite і Vignette Content Server,

які проектувалися саме для створення динамічних сайтів. Програмні

рішення Stellent належить

до модульної моделі.

Vignette – один із головних конкурентів Documentum у галузі

WCM, який конкуруватиме з цією фірмою і в галузі Smart Enterprise

Suite. Компанія Vignette пропонує різноманітні засоби створення Web-

сайтів, інтегровані з технологіями електронної комерції й апаратом

адміністрування бізнес-процесів. Рішення Vignette має функціонал

WCM, засоби персоналізації, портал та інструменти для інтеграції

додатків. Його архітектура – сервіс-орієнтована, і в

запропонованій

класифікації це рішення наближене до модульного типу.

Microsoft Content Management Server є засобом управління

інформаційним наповненням We b - сайтів, що дає змогу швидко й ефективно

634

створювати, розгортати та підтримувати динамічні Web -сайти. Цей

продукт скорочує час розроблення і випуску на ринок програм для Web-

серверів, забезпечуючи водночас масштабованість створюваних рішень.

Content Management Server дає змогу ефективно управляти

інформаційним наповненням Web -вузла протягом усього його життєвого

циклу, починаючи від створення і колективного редагування документа

і завершуючи його впровадженням. Продукт підтримує автоматизацію

процесу публікації, персоналізацію надання

даних користувачам

залежно від їх профілю, а також відокремлення вмісту від подання.

Створення інформаційного наповнення та управління ним у Content

Management Server здійснюється за допомогою Web-інтерфейсу і, як і

у разі багатьох інших продуктів подібного призначення, не вимагає

навиків Web-дизайну або програмування. Відомості про завдання, що

виникають у процесі колективної роботи над документом (наприклад,

про

необхідність візування документа), автоматично прямують

користувачам по електронній пошті, при цьому можливий контроль

версій і відстежування шляхів проходження документів.

Публікація документів може здійснюватися згідно з наперед

заданим розкладом, який вбудовано в опис процесу документообігу.

Водночас можлива персоналізація надання інформаційного наповнення,

наявність багатомовних версій сайтів, а також доставлення його на

різні типи пристроїв,

включаючи мобільні. Інтеграція Content

Management Server з Microsoft Commerce Server дає змогу вико-

ристовувати персоналізацію в програмах для електронної комерції.

На основі Content Management Server можна створювати рішення,

що масштабуються, оскільки цей продукт підтримує створення

кластерів і застосування декількох процесорів. Є можливість

динамічного кешування даних, що підвищує продуктивність Web-сайту,

створеного за допомогою цього продукту.

4.7.16. Системи управління виведенням

Основним призначенням систем управління виведенням (Output

Management Systems, OMS) є генерація вихідних документів.

Низка OMS-систем відповідає тільки за розподіл і доставлення

вихідних документів (в електронному вигляді – у форматах HTML,

635

XML і PDF). Дуже часто OMS-системи інтегровані з програмними

пакетами сканування документів і зображень. Корисною можливістю

деяких OMS-систем є і взаємодія з успадковуваними системами.

Багато корпоративних користувачів хочуть збирати дані з різних

програм, що працюють у гетерогенному середовищі, і генерувати звіти

в електронному вигляді. Така можливість особливо необхідна для

компаній, що використовують ERP-системи (в яких

завжди збирається

і зберігається багато інформації, але не завжди є здатність гнучкої

генерації всіх необхідних звітів). Саме тому на світовому ринку DMS

і з’явилися так звані системи управління виведенням.

У деяких OMS-системах додатково реалізовані також можли-

вості архівування і довготривалого зберігання вихідних звітів та

документів. У зв’язку з цим, багато з

OMS-систем класифікується

Gartner Group, як інтегровані системи архівування і пошуку документів

(IDARS – integrated document archive and retrieval systems). Проте,

головною причиною популярності OMS-систем усе ж таки є зайнята

ними ринкова ніша – генерація документів і звітів в інформаційних

системах підприємств й організацій, побудованих із використанням

ERP-систем. На думку аналітиків Gartner Group, одним із слабких

місць сучасних ERP-систем є саме погане управління генерацією

вихідних документів (

розробники ERP-систем більше зосереджені на

підвищенні функціональності ключових модулів свого ПЗ, ніж на

“другорядних питаннях” забезпечення генерації вихідних звітів, що не

мають, на їх думку, добрих ринкових перспектив). Цей недолік ERP-

систем і послугував основним чинником появи і швидкого розвитку

ринку OMS-систем.

Приклади застосування OMS-систем. Велика американська

компанія Hill’s Pet Nutrition, що має більше ніж 250 дистриб’

юторських

центрів, побудувала свій бізнес на доставленні різноманітних товарів

для домашніх тварин у ветеринарні пункти по всій країні. Природно,

що важливу роль в успішності бізнес-моделі Hill’s Pet Nutrition відіграє

своєчасність доставлення товарів і відсутність простою транспорт-

них засобів. Для сповіщення дистриб’юторських центрів про замов-

лення на вантаження використовують програмне забезпечення

управління виведенням документів, яке

розробила компанія HP/Dazel,

що має стандартний інтерфейс з ERP-системами (якщо на підприємстві

636

не використовується ERP-система, то документи відправляють

електронною поштою або за допомогою факсу). За даними HP/Dazel,

близько 30 % збоїв у бізнес-процесах підприємств і організацій відбу-

ваються саме через проблеми своєчасного доставлення документів.

Ці збої майже завжди призводять до втрати часу і грошей.

Застосування такого ПЗ запобігає виникненню ситуацій, коли збій

принтера (що роздруковує замовлення

на вантаження товарів) у будь-

якому з 250 дистриб’юторських центрів Hill’s Pet Nutrition залишиться

непоміченим для центрального офісу, який збирається відправити

наступного дня до цього центру вантажний фургон за замовленням.

Якщо збій принтера виявився б непоміченим, то замовлення б не було

вчасно підготовлене, і рейс виявився б порожнім (з відповідними збит-

ками для компанії). У

ПЗ від HP/Dazel реалізована функція відправлен-

ня підтвердження до центрального офісу про фактичний роздрук

замовлення на мережному принтері дистриб’юторського центру. Якщо

на принтері центру відбувся збій, то замовлення відправляється на факс

центру. Якщо відправити замовлення факсом теж не вдається, то він

роздруковується в центральному офісі з приміткою про необхідність

відправлення замовлення електронною поштою

У свою чергу, ПЗ e.ComPresent Web Portal, яке розробила компанія

Optio Software, дає змогу клієнтам і бізнес-партнерам управляти

процесом доставлення документів (у т. ч. доставляючи документи і в

електронному вигляді). Клієнт визначає не лише електронну адресу

отримувача, а й формат доставлення, а також правила аутентифікації.

Інформація з ERP-системи слідує через ПЗ Web Portal. Після

ідентифікації адресата інформація маршрутизується

відповідно до

інструкцій відправника.

4.7.17. Системи управління корпоративними

електронними записами

Функціональність управління записами (Records Management,

RM) дає змогу будь-якому корпоративному документу, або, в шир-

шому значенні, будь-якому факту чи події, що вимагають обліку,

поставити у відповідність запис (набір інформаційних реквізитів) у

корпоративній базі даних. Далі, за допомогою стандартних засобів

637

системи, забезпечити ведення цієї інформації користувачами і отримання

необхідної звітності. Саме функціональність управління записами і

дозволяє розпочати структуризацію корпоративної інформації і бізнес-

процесів на тих ділянках діяльності, яких автоматизація ще не

торкнулася – і робити це, використовуючи стандартні, однакові для

всіх користувачів інтерфейси введення даних, зберігаючи отриману

інформацію в централізованій базі даних системи.

основі успадковуваних схем управління записами лежать

принципи управління і переміщення інформації в паперовому вигляді,

тобто систематизація документів по папках, а папки по полицях архіву.

Але яким чином здійснюється управління величезним обсягом інфор-

мації, створеної в електронному вигляді в найрізноманітніших форматах:

комплекті офісних програм, системі відправлення факсів і електронних

повідомлень, текстових файлах, файлах

формату PDF і мережній

інформації? Як можна забезпечити миттєвий доступ для всіх користу-

вачів у масштабах усього підприємства до потрібної інформації, без

необхідності використовування єдиного сховища інформації? І як

співпрацівник, що відповідає за зберігання інформації, може приділяти

більше часу захисту корпоративних інформаційних ресурсів і витрачати

менше часу на оброблення запитів для доступу до корпоративної

інформації? RM створює надійне й організоване середовище для

управління повним життєвим циклом усіх фізичних і електронних

інформаційних інтелектуальних активів корпорації – від їх створення

до елементарного переміщення.

Ринковому сегменту програмного забезпечення управління

корпоративними записами вже близько 7 років. Корпоративні записи

фіксовані в часі і незмінні. Вони є свідченням бізнес-транзакцій, різних

прав і зобов’язань тощо. Корпоративні

користувачі повинні самі

визначити, який вміст необхідно зробити корпоративним записом (таке

рішення вимагає оцінення перспективних потреб їх бізнесу).

До корпоративних рішень, що вимагають збереження вмісту,

входять основні бізнес-системи, включаючи ERP-системи і бухгал-

терські системи, поштові системи (наприклад, MS Exchange), системи

управління звітами і виведенням, системи електронної комерції,

програмні засоби колективної роботи (системи управління

проектами,

конференц-зв’язку онлайну тощо). Як приклади систем управління

638

записами, можна навести ПЗ Capture від Tower Software, iRIMS від

OpenText і Foremost від TrueArc.

Багатьох важливих функцій управління записами в системах

управління документами раніше не було (наприклад, функцій класи-

фікації). Не були реалізовані також і методи фізичного вилучення

записів та індексів у кінці їх життєвого циклу (за необхідності). На

думку Gartner Group, корпоративним користувачам необхідно допов-

нити свої Web-сайти функціями

систем управління записами. Низка

розробників систем управління Web-вмістом для підтримки записів

Web-сайтів уже розширюють їх функціональність за допомогою систем

управління записами. Роботи в цьому напрямку стали особливо помітні

2002 р. Наприклад, компанія Stellent інтегрувала своє ПЗ управління

вмістом з системою управління записами Foremost від компанії TrueArc

(треба зазначити, що інтеграція ПЗ управління записами з системами

управління

документами досить непроста, оскільки необхідно

розв’язати проблеми дублювання функцій і репозитаріїв). Після такої

інтеграції стало можливо робити “знімки” Web-сайту і управляти ними,

як записами. Реалізуються і такі цікаві можливості, як запис екранів,

що зустрілися під час онлайнової транзакції (наприклад, до ПЗ

WebCapture від компанії Tower Technology). Компанія Open Text прид-

бала фірму PS Software (що займається розробленням систем

управ-

ління записами) і вбудувала її ПЗ iRIMS як модуль у своє ПЗ LiveLink.

Доповнюють своє ПЗ управління вмістом функціональністю систем

управління записами також компанії Documentum, IBM і Interwoven.

4.7.18. Системи управління знаннями

Напрямок управління знаннями (Knowledge Management, КМ)

з’явився в результаті переосмислення ролі й місця інформаційного

менеджменту в сьогоднішньому світі. З’ясувалося, що внутрішньої

інформації в компаніях накопичено і зберігається стільки, що навігація

в ній і пошук необхідних даних стають окремими завданнями, які можна

порівняти, або навіть перевершує за складністю традиційні методи

отримання даних з архіву

або ззовні.

Більше того, в історичному аспекті, з’ясувалося, що зі здешев-

ленням виробництва і відтворення друкарської продукції, розвитком

639

електронних засобів відтворення, зберігання і передання інформації

якість інформації знижується, а час, затрачуваний на відбір і аналіз

якісної інформації – збільшується. Витрати на пошук зростають, сам

пошук усе більш сповільнюється і часто закінчується безуспішно

(порожньою відповіддю або величезною кількістю відповідей), виникає

питання організації оперативного надходження достовірних даних на

певний запит.

Паралельно, вартість робочого часу

середнього менеджера

(відносно) зростає, середня вартість його ж комп’ютера знижується, і

найважливішим є те, щоб надати менеджеру такі засоби автомати-

зації, за допомогою яких він зможе приймати більшу кількість

правильних рішень за одиницю часу, або бодай рідше помилятися під

час прийняття рішень.

Засоби програмування, які раніше були доступними лише для

спеціально підготовлених

фахівців у сфері інформаційних технологій,

спрощуються, і кордони між досвідченим користувачем і початківцем-

програмістом поступово розмиваються.

Для командної роботи (team work) за умов надлишку циркулюючої

в компанії і інформації, що надходить ззовні, стає необхідна не просто

інформаційна система, а інтелектуальна система управління знаннями,

в якій правильна постановка питання (задавання критеріїв і системи

обмежень на

природній розмовній мові) означає отримання миттєвої,

достовірної й актуальної відповіді.

Knowledge Management, на відміну від Information Management,

надає перевагу людям і процесам, а не теорії і технології побудови

інформаційних систем заради самих інформаційних систем.

Усп іх підприємства визначається не лише його матеріальними і

технічними можливостями. Дуже важливу роль відіграє здатність вико-

ристовувати колективний інтелектуальний потенціал співпрацівників

Системи управління знаннями дають змогу розглядати інтелектуальний

капітал компанії у вигляді керованого ресурсу, гарантуючи, що важливі

знання, створювані де-небудь в організації, доступні там, де вони

потрібні, і тоді, коли потрібні.

Для своєчасного прийняття адекватних рішень за умов швидко

змінного ринку, важливо уміти користуватися величезним багажем

знань, який має в наявності практично будь

-яка сучасна компанія.

640

Однак, не у всіх компаніях впроваджена методика управління знаннями,

без якої неможливе ефективне використовування інформації, розосеред-

женої в головах співпрацівників, базах даних, сховищах документів,

повідомленнях електронної пошти, звітах про продажі, даних про

клієнтів, партнерах і конкурентах підприємства.

Сучасна компанія діє в умовах зростаючої конкуренції, яка має

хаотичний, складний і глобальний характер. Це

потребує скорочення

часу управлінської реакції за умов обмежених ресурсів. Знання

співпрацівників і організацій загалом стають цінним ресурсом, який

починають враховувати нарівні з іншими матеріальними ресурсами.

Сучасні методики управління знаннями дають змогу досягати

вимірних бізнес-результатів від їх упровадження.

Фірми, що застосовують управління знаннями, все частіше

виграють на ринку порівняно з компаніями, що використовують

звичайний збір і накопичення інформації у слабоструктурованій “кіпі”.

Управління знаннями дає змогу ставити і вирішувати правильні задачі,

замість правильного розв’язання задач самих по собі.

Під час опрацювання гігантських обсягів даних, коли на виході

надається тільки “конденсат”, в якому є потреба для прийняття рі-

шення, потрібні системи KM-класу. Призначення їх – не

виконання

складних інформаційних запитів, а знаходження управляючих рішень

або навіть здійснення прямих регулюючих дій. Відмінність між цими

системами така ж велика, як між інформацією і знаннями.

Знання про бізнес, якими володіє компанія, подаються у вигляді

бізнес-правил (далі – правила). Знання є основою інтелектуального

капіталу і матеріалізовані в стратегічному і процедурному керівництвах;

угодах із

споживачами і постачальниками, маркетингових стратегіях;

ціновій політиці; пропозиціях продуктів і послуг; досвіді управління відно-

синами з клієнтами; нормативних документах, що регламентують бізнес.

Правила – це твердження, які описують, обмежують і управляють

структурою компанії, операціями і стратегією. Вони існують часто в

“грубій”, неструктурованій формі як експертні думки і ноу-хау, якими

виконавці володіють і

користуються в повсякденній практиці. Прави-

ла – найдинамічніша складова в будь-якій програмі. Фокусуючи реорга-

нізацію бізнес-процесів (РБП) на ідентифікації і формалізації бізнес-

правил, можна досягти швидкої адаптації до ринкових і виробничих змін.

641

При ідентифікації і визначенні бізнес-логіки у формі правил

забезпечується краща комунікабельність, взаєморозуміння персоналу і

можливість внесення незалежних від програмного коду змін.

Сховища інформації про предметну ділянку бізнесу компанії

мають уже давно, вони накопичили суттєвий досвід з їх організації і

використовування. Деякі сховища інформації існують на ринку як

окремий бренд і володіють високою

вартістю: Global Best Practices

(Arthur Andersen), Knowledge Links (Hewlett-Packard).

Керівникам організацій необхідно розуміти, що накопичення байтів

інформації ще не означає накопичення знань. І йдеться не лише про

велику кількість інформаційного “сміття”, що ускладнює пошук. А про

те, що книга в руках – не свідчення володіння знаннями, навіть якщо

ця книга – авторитетний довідник. Читання книги – далеко не завжди

здобування знань. З цієї причини

і результати діяльності бізнес-

консультантів не варто вимірювати томами документації. Знання – це

продукт специфічних інтелектуальних зусиль. Вони можуть бути здобуті

або сформовані лише за допомогою логічних операцій, здійснюваних

індивідом або комп’ютером. Для цього використовувана інформація

має бути організована потрібним чином. Організаційне знання

формується тоді, коли індивідуальне знання формалізується і

зберігається в певному

форматі. Таке технологічне знання може потім

поширюватися в межах організації. Тому, використовуючи термін

“сховище інформації” замість “база знань”, акцентується увага на тому,

що, суворо кажучи, “сховища інформації” часто є всього лише

розвинутими предметними базами даних. Знання, які вони містять,

належать, зазвичай, до типу “знати, де”, “знати, хто”.

Для отримання технологічних знань (“знати

, як”, “знати, чому”,

“знати, що”) від користувача таких систем будуть потрібні додаткові

зусилля з перетворення (форматування) інформації, яка йому надається.

Нині будівництвом баз знань, а також систем управління ними охоплено

багато компаній з різних індустрій. Знання стають товаром. Т. Девен-

порт, відомий фахівець у галузі реорганізації бізнес-процесів й управління

знаннями,

каже про необхідність уведення штатної одиниці Chief

Knowledge Officer (CKO, директор зі знань) в організаціях. Він називає

СКО головним провідником структурованих знань компанії, здатного

за допомогою інформаційних технологій видобути знання з тих, хто їх

642

має, згрупувати їх у вигляді, доступному до використовування іншими

співпрацівниками компанії, і періодично оновляти і редагувати знання.

Найуспішніші організації сьогодні можна розглядати як інтелек-

туальні підприємства, що розвивають у себе базові здібності, засно-

вані на знаннях. Управління знаннями пов’язане з генерацією знань

(як в окремих співпрацівників, так і в організації

загалом), формалі-

зацією і збереженням знань, розповсюдженням, координацією і контро-

лем знань. Ефективне управління знаннями залежить від організаційної

структури, інфраструктури і комунікацій і, отже, є похідною від культури

організації. Накопичення знань у сучасному виробництві вже не

вважається “витратою”, а є невід’ємною його частиною. Інакше

кажучи, навчання є новою формою виробничого процесу. На

думку

аналітичної компанії Gartner Group, підприємства, які не перейшли до

моделі управління, заснованої на знаннях, зазнаватимуть серйозних

труднощів на ринку через різку втрату конкурентоздатності (з

імовірністю 70 %).

Явне знання – це знання, вміст якого виражений чітко, може бути

записаний і збережений. Неявне знання найчастіше не фіксується і

ґрунтується на індивідуальному досвіді, що робить його важким для

запису та

зберігання. Обидві форми знання виникають спочатку як

індивідуальне знання, але для суттєвого покращання діяльності

організації вони мають бути перетворені в організаційне знання.

Практично глобальне розповсюдження в світі з кінця 1970-х отримала

форма подання знань у вигляді “продукційних правил” “якщо – то”

Зворотний логічний висновок дає змогу на основі таких правил

отримувати знання “знати,

як”, “знати, чому”, “знати, що”. Однак,

найважливіше – це те, що “продукційні знання” ідеально виконують

функцію інформаційного забезпечення систем ситуаційного управління

(ССУ). Через свої функціональні властивості ССУ, крім підтримки

прийняття управлінських рішень, забезпечують перетворення індиві-

дуальних знань в організаційні.

КМ – це встановлений у корпорації формальний порядок роботи з

інформаційними ресурсами для полегшення доступу

до знань і повтор-

ного їх використовування за допомогою сучасних інформаційних

технологій. Водночас знання класифікують і розподіляють за катего-

ріями відповідно до наперед визначеної онтології, що, проте, зазнає