Юринець В.Є., Юринець Р.В. Автоматизовані інформаційні системи. Електронний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

283

Розділ 2. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ ПІДПРИЄМСТВ

2.1. КЛАСИФІКАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ

СИСТЕМ

2.1.1. Класифікація ІС за рівнями управління

підприємством

Діяльність підприємств і організацій у складних умовах динамічної

ринкової економіки та жорсткої конкуренції потребує зниження вартості

бізнес-процесів, удосконалення внутрішніх виробничих процесів,

розширення діапазону послуг і товарів, скорочення надлишкових робіт

усередині організації. На сучасному підприємстві комп’ютер перетво-

рився на необхідний інструмент повсякденної діяльності. З його

допомогою здійснюють збирання, накопичення та оброблення даних

Разом з тим, зазвичай, в організацій виникають складнощі з вибором

інформаційної системи, нестача коштів на її придбання, сумніви в

надійності інвестицій у цю сферу діяльності, де обладнання швидко

старіє, невпевненість у достатній віддачі від впровадження

комп’ютерної системи для покриття витрат на її створення.

Використання інформаційних комп’ютерних систем для вирішення

управлінських та

підприємницьких завдань, стратегічного розвитку,

підвищення ефективності адміністративної діяльності, обліку і контролю,

планування й аналізу, реалізації у мережному режимі різноманітних зв’язків

підприємств з їх партнерами, клієнтами, владними структурами призвело

до зростання інформаційних потреб, дало можливість не обмежувати

інформаційні потоки та інформаційні процеси межами окремого

підприємства і зумовило зростання інвестицій у комп’ютерні

технології.

Комп’ютерні інформаційні системи відіграють значну роль на

сучасних підприємствах. Вони безпосередньо впливають на плану-

вання і прийняття управлінських рішень, номенклатуру і технологію

виготовлення та реалізації товарів і послуг.

У узагальненій моделі управління підприємством присутні такі

рівні управління (див. рис. 2.1).

Кожний із перелічених рівнів характеризується своїм тимчасовим

горизонтом (інтервалом часу від теперішнього

моменту до певної дати

284

в майбутньому, для якого розробляються плани і контролюється їх

виконання) і ступенем деталізації інформації для планування і контролю.

Зазвичай він називається горизонтом планування. Причому це поняття

надзвичайно важливе для управління й управлінських інформаційних

систем, без статичних даних, без врахування майбутніх подій, для

прийняття управлінських рішень недостатньо.

Горизонт стратегічного планування зазвичай дорівнює періо-

ду

від трьох до п’яти років із розбиттям за роками (перший рік іноді

деталізується по кварталах). Цей план встановлює головні завдання

підприємства і цілі, яких воно хоче досягти у вказаний період. Осно-

вою стратегічного плану слугують довгострокові прогнози, які врахо-

вують різноманітні аспекти – маркетингові, фінансові, виробничі,

технологічні.

Ступінь деталізації стратегічного плану,

здебільшого, невисока,

але рішення, прийняті на стратегічному рівні, роблять вплив на

довготривалі показники ефективності роботи фірми, оскільки виз-

начають, як вона, виходячи зі своїх можливостей, може задовольняти

потреби клієнтів. Рішення, прийняті на стратегічному рівні, носять

характер обов’язкових умов або виробничих обмежень, із врахуванням

яких фірма повинна функціонувати – як у довгостроковому, так і

короткостроковому планах.

Середньострокове управління (і середньострокове планування)

охоплює горизонт у рік-півтора з розбиттям по кварталах, а для

найближчого кварталу – по місяцях. Середньостроковий план управління

фактично є деталізацією стратегічного плану на найближчий плановий

період.

Рис. 2.1. Рівні управління в узагальненій моделі управління підприємством

285

Операційне управління (або управління основною операційною

діяльністю) – управління і планування, яке відбувається у рамках

календарного місяця – кварталу – півріччя (або, що значно рідше, в

рамках виробничого циклу при тривалих циклах виробництва). На цьому

рівні, перш за все, виробляються конкретні варіанти найефективнішого

розподілу матеріальних ресурсів і робочої сили, враховуючи обмеження,

визначені на попередніх стадіях прийняття

управлінських рішень. Тут

також ухвалюються рішення про те:

— яка кількість працівників знадобиться для виробництва про-

дукції (послуг) і якої кваліфікації;

— у який момент часу у них виникне потреба;

— чи доведеться працювати понаднормово або вводити другу

зміну;

— яким повинен бути графік доставлень матеріалів і в якій кількості;

— чи потрібно створювати

запаси готової продукції.

Відповіді на ці та інші питання приймають характер виробничих

обмежень, із урахуванням яких ухвалюватимуться рішення, пов’язані

з оперативним плануванням операцій і управлінням ними.

Оперативне управління – це поточне (щоденне або в рамках

тижня) управління і планування. Воно дає відповіді на конкретні питання,

наприклад, “яку роботу потрібно виконати сьогодні або

протягом

поточного тижня?”, “хто саме відповідатиме за виконання цього

завдання?”, “яку роботу треба виконати передусім?”.

Управління реального часу – назва говорить сама за себе, це

управління у режимі поточного часу, тобто хвилин і секунд.

Здебільшого, на підприємствах присутні всі рівні управління.

Винятком може бути рівень управління реального часу, який в

обов’язковому порядку

присутній в управлінні технологічними процесами

безперервного циклу виробництва (задання параметрів процесу, оцінка

допустимих відхилень та їх усунення, контроль над ходом виробничого

процесу) або в управлінні складними логістичними системами, де рух/

навантажування/розвантажування розраховані по хвилинах або навіть

секундах. І не варто вважати, що на цьому рівні план відсутній – планом

цього рівня є нормативні

параметри процесу. Хід процесу контролюється,

і у разі потреби вносяться управлінські дії.

286

Відповідно до рівнів управління підприємством, можна було б

здійснити первинну класифікацію управлінських інформаційних систем,

згрупувавши їх у такі категорії:

— системи стратегічного управління;

— системи середньострокового управління;

— системи операційного управління;

— системи оперативного управління;

— системи управління в реальному часі.

Проте, якщо завдання рівнів стратегічного управління й управління

реального часу можуть бути досить

легко локалізовані, то із завданнями

рівнів від оперативного до середньострокового це зробити вже важче.

Через це історично склалася така ієрархія категорій систем (див.

рис. 2.1), спрямованих на вирішення певного набору завдань.

Приклади розбиття програмних засобів, призначених для

створення управлінських інформаційних систем, на схожі групи, можна

знайти у багатьох авторів. Розбиття здійснюється на підставі

кількості

значущих завдань на кожному рівні управління і значущості цих рішень

для підприємства.

Нечітка відповідність систем рівням управління пояснюється тим,

що кожний рівень не існує сам по собі, у відриві від інших. Як

зазначалося, рішення, що приймаються на верхньому рівні, є

обмеженнями під час прийняття рішень на нижньому рівні. Саме через

це управлінські

системи повинні мати можливість, щонайменше,

враховувати ці обмеження.

2.1.2. Класифікація ІС за функціями управління

підприємством

Управління загалом складається з таких функцій: аналіз ситуації,

прийняття управлінських рішень, планування діяльності, організація

виконання, облік і контроль діяльності. Управлінський цикл є замкнутим

(див. рис. 2.2) і повторюваним. Ус і функції однаково важливі, відсутність

на практиці будь-якої з них призводить до розриву управлінського циклу

і значного зниження ефективності всієї управлінської системи.

Якщо йдеться

про програмне забезпечення для побудови автома-

тизованої системи обліку, то такій системі достатньо підтримувати

287

облік–фіксацію фактів господарської діяльності. Решта управлінських

функцій реалізується поза системою. Коли ж мова йде про програмне

забезпечення для реалізації управлінської інформаційної системи загалом,

тоді має забезпечуватися не лише облік, а й планування, і перепланування

(тобто автоматичний розрахунок різних планів за заданими алгоритмами

залежно від зовнішніх і внутрішніх умов), контроль виконання планів,

аналіз відхилень, вироблення деяких рекомендацій для прийняття рішень

управлінцями. Більше того, можна чекати реалізації певних функцій з

організації виконання робіт.

Аналізуючи український ринок інформаційних систем, можна

зауважити, що більшість із них позиціонується як управлінські інформаційні

системи, хоча значна їх кількість насправді такою не є (оскільки зі всього

управлінського циклу реалізують тільки функцію обліку).

Якщо ж хочуть управляти ефективно, то мають реалізовувати

всі функції управлінського циклу. Інше питання – як саме будуть його

здійснювати: планувати, приймати рішення, організовувати, врахо-

вувати, контролювати й аналізувати за допомогою однієї системи або

планувати в Excel, враховувати в інформаційній системі, контролювати

й аналізувати знову в Excel, або у якийсь інший спосіб.

Повнота реалізації функцій управління

буде одним із основних

критеріїв класифікації управлінських інформаційних систем, оскільки

Рис. 2.2. Цикл завдань управління

288

на кожному рівні управління, зазвичай, присутні всі вищерозглянуті

функції управління. Інша річ, що на деяких підприємствах частина

функцій здійснюється формально, часто не в повному обсязі, або

ґрунтується на недостовірних даних.

2.1.3. Категорії систем

Системи стратегічного управління. Системи цієї категорії

забезпечують підтримку функцій управління на стратегічному рівні

(найчастіше – аналіз, прийняття рішень, планування і контроль).

Прикладами інформаційних систем стратегічного управління є системи

CORPORATE PLANNER, Project Expert, системи Balanced Scorecard

різних виробників тощо. Розбиття систем стратегічного управління на

класи відбувається залежно від глибини реалізації в системах функцій

управління: аналізу, планування, контролю. Фактичні дані до

цих систем

вносяться або вручну, або імпортуванням із систем оперативного обліку

в узагальненому вигляді.

Системи середньострокового управління. Системи цієї

категорії ще називають системами управління ефективністю бізнесу

(BPM – Business Performance Management, або Corporate Performance

Management). До них належать, наприклад, такі спеціалізовані системи

бюджетного планування, контролю й управління за відхиленнями як

Hyperion Pillar, Adaytum, Comshare MPC, Oracle Financial Analyzer,

SyteLine Budgeting). Аналогічно до категорії стратегічного управління

розбиття систем середньострокового управління

на класи виконують

залежно від повноти реалізації в цих системах функцій управління:

аналізу, планування, організації виконання, обліку і контролю.

Такого роду системи забезпечують створення багатовимірних

взаємозв’язаних бюджетів (операційних і фінансових), аналіз, плану-

вання, прив’язку стратегічних показників до операційних, контроль,

аналіз фактору відхилень. Крім того, вони дають змогу побудувати

реально працюючу

систему мотивації персоналу і реалізують заданий

регламент бюджетного процесу. Стратегічні цільові показники компанії,

такі як рентабельність капіталу, прибуток, частка ринку тощо, у цих

системах є початковими даними під час побудови зв’язку між стратегіч-

ними планами й операційною діяльністю. Фактичні дані (дані обліку) в

289

них передаються за допомогою імпортування із систем оперативного

обліку в узагальненому вигляді за день, тиждень, місяць — залежно

від обраного підприємством інтервалу контролю виконання планів. При

цьому цей клас систем не пов’язаний жорстко з системами обліку,

універсальні інтерфейси імпорту дають можливість їм отримувати фак-

тичні дані абсолютно з будь-яких облікових систем,

які функціонують

на підприємстві.

Інша група систем бюджетування жорстко пов’язана з обліковими

системами, для яких ці системи розроблені, та формують плановий і

фактичний бюджети не у вигляді багатовимірних кубів, а в прив’язці

до рахунків обліку. Вони не мають таких розвинутих інструментів

аналізу, як розглянуті раніше, зате фактичні дані отримують авто-

матично.

Системи управління реального часу. Ці системи є вузько

спеціалізованими і здебільшого вміщують деяку апаратну складову

(датчики і пристрої передання даних і сигналів) та аналітичне програмне

забезпечення, що дають змогу задавати параметри і допустимі

відхилення керованого процесу, контролювати його хід, аналізувати

відхилення і виконувати управлінську дію у разі відхиленні процесу від

заданих параметрів. Під

час вибору таких систем у підприємств

складнощів не виникає – вони завжди чітко знають, чого хочуть, тому

й чітко формулюють критерії вибору.

Системи операційного управління. Це категорія автоматизо-

ваних інформаційних систем, призначених підтримувати операційне й

оперативне управління підприємством. До них належить більшість

представлених на ринку України інформаційних систем: західних

розробок (SAP R/3, Oracle Applications, BAAN, SyteLine ERP, MFG

PRO, IRenaissance, IFS тощо), систем російських

(“Галактика”,

“Парус” тощо) і українських розробників (“ІТ-підприємство”, BS

Intergator, “Програмні системи розвитку” тощо). Сюди також належать

програми бухгалтерського обліку (1С і т. д.). Саме із класифікацією

цих систем і вибором з їх числа системи, яка найкраще відповідає

бізнес-вимогам, у підприємства і виникають найсерйозніші складнощі.

Тому далі опишемо принципи, що дають змогу

провести класифікацію

систем цієї категорії.

290

2.1.4. Класи систем операційного управління

Однією з характеристик для класифікації систем операційного

управління є рівень реалізації у системах певних функцій управління.

Крім вищерозглянутої ієрархії рівнів управління, бізнес-завдання

підприємства можуть бути класифіковані залежно від функціональних

сфер управління. До таких функціональних сфер належать управління

маркетингом, продажами, закупівлями, фінансами, виробництвом,

матеріальними і людськими ресурсами, розробленням продукту або

послуги, сервісним обслуговуванням,

інформаційними ресурсами.

Залежно від виду бізнесу, комбінації функціональних сфер

управління можуть варіюватися. Для виробничої компанії в обов’яз-

ковому порядку буде управління виробництвом – тоді як для

торгівельних компаній або обслуговуючих компаній (телекомуніка-

ційних, енергетичних, тепло- і газопостачання) сферу управління

виробництвом передбачено не буде, зате може бути присутнє, напри-

клад, управління дистрибуцією для

торгівельних компаній або управ-

ління технічним обслуговуванням і ремонтами власного обладнання

для компаній телекомунікаційних, енергетичних тощо. Залежно від типу

продукції, яка виробляється компанією, також буде присутня або

відсутня функціональна сфера управління сервісним обслуговуванням.

Власне сформовані комбінації функціональних сфер визначають

подальший розподіл класів на види.

Для вирішення завдання класифікації все поле управління

підприємством, утворене

функціональними сферами управління, потрібно

розбити на функції управління: аналіз, прийняття рішення, планування,

організація виконання, проведення обліку й контролю (див. рис. 2.3).

Отримана “матриця” дасть можливість будь-якому підприємству

чітко провести класифікацію систем з позиції власного бізнесу і власних

бізнес-завдань.

Можна розподілити категорію систем операційного управління

на декілька класів:

— бухгалтерського обліку;

— управлінського обліку

;

— планування й управління ресурсами підприємства (ERP-

системи).

291

Окрім цих базових класів, можна виділити ще один клас –

вузькоспеціалізованих систем (прикладом можуть слугувати системи

MES – виробничі виконавські системи, або ЕАМ – системи управ-

ління основними фондами підприємства).

Бухгалтерські системи. Якщо у конкретній інформаційній

системі реалізовано тільки функцію фінансового обліку господарських

операцій, вона (незалежно від претензій її розробників) є обліковою

системою. Системи бухгалтерського обліку

реалізують функції обліку

у сфері управління фінансами і, частково, у сфері управління

матеріальними ресурсами, роблячи при цьому акцент на фінансовому

боці факту господарської діяльності. Для реалізації обліку матеріальних

ресурсів у натуральних показниках у бухгалтерських системах потрібне

виконання додаткових маніпуляцій, наприклад, уведення позабалансових

рахунків тощо.

Рис. 2.3. Функції та функціональні сфери управління

292

Системи управлінського обліку. Системи цього класу забез-

печують реалізацію функції обліку в решті функціональних сфер, причому

суттєвою їх відмінністю від бухгалтерських систем є облік фактів

господарської діяльності, передусім, у натуральних показниках і, там, де

це необхідно, також у фінансових. Управлінський облік став необхідним

інструментом управління організацією, що вміщує ідентифікацію, збір,

реєстрацію, узагальнення,

аналіз і передання внутрішнім користувачам

необхідної інформації. На багатьох підприємствах побудовані складні

інформаційні системи, орієнтовані на внутрішніх користувачів. Побудова

інформаційних систем це інвестування у вдосконалення власного бізнесу,

і як будь-яке інвестування, побудова системи управлінського обліку вимагає

наявності забезпечуючих засобів, наприклад, значних технічних і

матеріальних ресурсів, навиків персоналу тощо.

Управлінський облік – це своєрідні “

правила гри”, що

розробляються індивідуально для кожної компанії відповідно до

особливостей її функціонування. Специфіка технологічного процесу

діяльності компанії має слугувати основою для побудови всієї решти

правил ведення управлінського обліку. Однією з найважливіших вимог

до системи управлінського обліку є її гнучкість.

На основі даних управлінського обліку керівник приймає рішення,

які стосуються напрямку діяльності компанії,

що вимагає оперативного

надання інформації. Оперативність обумовлює орієнтовний, наближений

характер інформації, і це відрізняє її від бухгалтерської інформації (точної

і достовірної).

Проте, треба мати на увазі, що бухгалтерський облік забезпечує

отримання даних тільки про діяльність компанії загалом. У той же час

за наявності системи управлінського обліку з’являється можливість

деталізувати інформацію, причому будь-яка

деталізація проводиться

тільки у тому випадку, коли вигода від інформації вища, ніж витрати на

її отримання.

Бухгалтерська звітність відображає лише результативність

господарської діяльності компанії. Інформація, якою оперує система

управлінського обліку, має бути ширшою. Вона, крім фактів

господарської діяльності, що вже відбулися, повинна містити прогнози,

які складаються на основі аналізу динаміки розвитку компанії у

попередні звітні періоди.