Юринець В.Є., Юринець Р.В. Автоматизовані інформаційні системи. Електронний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

233

запису, який підлягає вилученню. Якщо зміна – корегування значень

окремих атрибутів, то в повідомленні містяться ключі запису, що

підлягає корегуванню, і нові значення атрибутів, які змінюють.

Зареєстровані зміни переносять на машинний носій, причому таке

перенесення, зазвичай, контролюють. Після цього зміни вносять до

основного масиву за допомогою спеціальних програм. Ці програми

мають передбачати перевірку

дублювання ключів під час додавання

нових записів. Із скорегованого масиву, здебільшого, знімають страхову

копію. З огляду на те, що під час корегування можливе випадкове

пошкодження інформаційного масиву, страхові копії знімають як з

основного, так і зі скорегованого масивів.

Страхові копії, в основному, зберігають певний час, який попе-

редньо не визначають: усе залежить від

терміну, протягом якого

виконують корегування інформаційного масиву. Такий спосіб зберігання

страхових копій масивів отримав назву “зберігання інформації у

поколіннях”. Переважно зберігають три покоління масиву, які у практиці

відомі як “дід”, “батько”, “син”. Якщо у разі зберігання інформаційних

масивів у вигляді поколінь з’являється четверта копія, то перша копія

вилучається зі системи, щоб у

ній зберігалися лише три копії. Наявність

поколінь страхових копій дає змогу в разі пошкодження інформації

поновити її з мінімальними затратами.

Особливості використання оперативних інформаційних масивів та

їхні часті зміни призводять до того, що для них практично не

виконуються операції змін значень атрибутів і вилучення записів у

процесі ведення масивів. Такі зміни вводять за

допомогою додавання

до масивів т. зв. сторніруючих записів – записів-змін. Деякі відмінності

можливі лише на автоматизованих місцях праці під час корегування

планових даних, коли введені зміни спричинені додатковою оцінкою

стану виробництва. Наприклад, можна зменшити заплановану до

випуску кількість комплектуючих вузлів чи деталей, якщо їх достатньо

на складі.

Найхарактернішим видом змін змісту оперативних масивів

додавання нових записів. Ця операція виконується за тією ж схемою,

що й первинне створення оперативних масивів. Інформацію, яку дода-

ють, реєструють у тих самих документах, з яких уводили первинні

дані, а потім заносять на машинний (магнітний) носій і контролюють її

234

на достовірність (вірогідність). Після цього її дописують до основного

оперативного масиву. Наприклад, інформацію про виконані роботи

опрацьовують щодобово і нагромаджують у масиві до кінця поточного

місяця.

Після кожного поповнення оперативного масиву новою інфор-

мацією з нього знімають страхову копію. Щоб уникнути спотворення

наявної інформації під час копіювання, що може виникнути, зокрема,

через вимкнення

електроживлення комп’ютера, рекомендують для

оперативних масивів зберігати до трьох копій масивів, аналогічно, як

це робилося для масивів нормативно-довідникової інформації.

Оскільки оперативні масиви використовуються для отримання

різних зведених показників і в первинному вигляді, здебільшого, вдруге

не використовуються, то вони, зазвичай, не зберігаються на магнітному

диску протягом тривалого часу. Тому для такого типу

масивів, окрім

зазначених технологічних операцій, часто необхідно виконувати:

— створення архівних копій;

— їхнє вилучення або очищення.

Архівні копії дають змогу за потреби поновити потрібну інфор-

мацію, яку може бути спотворено, особливо під час несанкціонованого

доступу, і зберігаються протягом тривалого періоду, зокрема, не менше

одного року. Вони використовуються переважно під час проведення

контрольних

перевірок чи ревізій. Архівні копії оперативних масивів

створюють, здебільшого, на змінних машинних носіях – дискетах.

Вилучення оперативних масивів або їхнє очищення від застарілої

інформації потрібне для зменшення кількості записів, які зберігаються,

економії пам’яті комп’ютера та впорядкування інформації, що неодмінно

призводить до швидкості роботи з інформаційними масивами. Якщо

не проводити таких операцій

, то оперативні масиви стають громіздкими

і непридатними для використання.

1.7.4. Проектування записів інформаційних масивів

Усі машинні інформаційні масиви складаються зі сукупності

записів. Кожен запис, залежно від структури побудови інформаційного

масиву, як було зазначено у другому параграфі цього розділу, може

відображати реквізити окремого документа, групи документів

235

завдання, документів комплексу завдання або бази даних, зокрема,

таблиці реляційної бази даних. Проектування записів первинних,

робочих та результатних інформаційних масивів має свої особливості.

Записи первинних інформаційних масивів переважно містять

реквізити змінної інформації, яка фіксується у первинних документах і

підлягає поточному опрацюванню, та необхідних реквізитів постійної

інформації, що визначають приналежність відповідної змінної інформації.

Такі записи здебільшого відповідають шаблону введення інформації

до комп’ютера.

Робочі масиви використовуються у процесі опрацювання введеної

інформації в комп’ютері і можуть містити проміжні дані, які братимуть

участь у наступних етапах оброблення інформації, або окрему кінцеву

інформацію, яка буде переноситися у результатні масиви. Отже,

структура записів таких масивів, здебільшого, має відповідати або

структурі даних, яку потребують описи алгоритмів їхнього подальшого

опрацювання, або структурі результатних інформаційних масивів для

їхнього безпосереднього перенесення у результатні масиви.

Результатні інформаційні масиви містять кінцеву опрацьовану

інформацію, яка, здебільшого, призначена для безпосереднього

використання користувачем через візуальне спостереження на екрані

монітора або на твердій копії (папері). Для кращого сприйняття інфор-

мації записи таких

масивів формують у вигляді стандартних табуля-

грам (звітів, відомостей, протоколів, рапортів, таблиць, діаграм тощо).

Тому під час проектування записів результатних інформаційних масивів,

на відміну від первинних масивів, передбачається порядок розміщення

реквізитів, їхнє ієрархічне підпорядкування, внесення до вихідних

документів різних корегуючих символів та розділових знаків тощо.

Основна вимога при побудові кодів реквізитів записів

полягає у

тому, щоб кількість позицій, відведених для конкретного реквізиту, не

була замалою, бо тоді можливе спотворювання інформації, яку будуть

заносити до відведеного поля пам’яті комп’ютера, і не перевершувала

необхідної величини, бо кожна зайва позиція — це зайвий байт

використаної пам’яті комп’ютера. Очевидно, що кількість зайвих

позицій у записі,

помножених на кількість записів в інформаційному

масиві, може досягати значної величини, що призведе до нераціональ-

ного використання пам’яті комп’ютера, збільшить час та ускладнить

236

пошук потрібної інформації. Це особливо відчуватиметься під час

опрацювання інформації у режимі реального часу.

Розглянемо на прикладі етапи формування запису інформаційного

масиву. Нехай потрібно сформувати запис первинного (вхідного)

інформаційного масиву “Облік матеріальних цінностей”, який містить

такі реквізити:

— код складу;

— код постачальника;

— постачальник;

— код матеріалу;

— назва матеріалу;

— код одиниці виміру

матеріалу;

— кількість матеріалу;

— сума надходження;

— код цеху;

— сума вибуття.

Для побудови структури запису названого інформаційного масиву

охарактеризуємо коди його реквізитів:

Для реквізиту “Код складу” виділяємо дві позиції, в поле яких

буде введено номер складу (від 00 до 99), причому, якщо кількість

складів на підприємстві (фірмі) менша десяти і їхнє збільшення в

майбутньому не

передбачено, то достатньо виділити одну позицію, а

якщо можлива кількість буде більшою, ніж 99 (що мало ймовірно), то

варто виділяти три позиції.

Для реквізиту “Код постачальника” достатньо виділити чотири

позиції, в яких розміщають коди підприємств-постачальників (від 0000

до 9999), що відповідає міжнародному стандарту штрих-кодів.

Водночас, якщо кількість постачальників у невеликих фірм незначна,

то

доцільно відводити для цього реквізиту меншу кількість позицій,

керуючись принципом локальної системи кодування.

Для реквізиту “Постачальник” відведемо двадцять позицій, в яких

розмістимо назви постачальників, а в окремих випадках додають деяку

іншу інформацію, що може характеризувати постачальників, наприклад,

службові адреси. Кількість позицій визначають з розрахунку занесення

найдовшої назви (якщо котрась назва має занадто

багато літер, то її

скорочують, не змінюючи змісту занесеної назви.

237

Реквізит “Код матеріалу” можна співставити з кодом товару, для

якого, згідно зі штриховим кодуванням, відводять п’ять позицій. У цих

позиціях розміщують коди матеріалів. Коди можуть бути цифровими

або літеро-цифровими. Водночас при локальному кодуванні, якщо

кількість облікових матеріалів незначна, то варто відводити для цього

реквізиту меншу кількість позицій.

Під час виділення позицій

для реквізиту “Назва матеріалу”, в

яких розміщують назви матеріалів, що поставляються, спочатку

переглядають перелік усіх назв матеріалів чи напівфабрикатів, після

чого вибирають кількість позицій, що відповідає кількості літер

найдовшої назви. В окремих випадках довгі назви дещо скорочують,

зберігаючи їхнє змістовне значення.

Для реквізиту “Код одиниці виміру”, здебільшого, відводять дві

позиції, в яких розміщують

коди одиниць виміру матеріалів або

напівфабрикатів (від 00 до 99), причому, якщо кількість одиниць виміру

незначна, то можна використати й одну позицію.

Реквізит “Кількість” визначає наявну кількість певного матеріалу

чи напівфабрикату на складі. Виділяючи кількість позицій під цей

реквізит, підраховують реально допустиму кількість матеріалів або

напіфабрикатів на складі, причому для оцінки обирають матеріал чи

напівфабрикат, кількість

якого є завжди найбільшою в заданих

одиницях виміру. Наприклад, якщо кількість певного матеріалу чи

напівфабрикату менша однієї сотні, то вибирають дві позиції (від 00 до

99) тощо.

У реквізиті “Сума надходження” визначають вартість матеріа-

лів або напівфабрикатів, які надійшли на склад. Вибір кількості позицій

під час проектування запису для цього реквізиту відбувається після

оцінки

максимальної вартості у грошовому вираженні певної групи

матеріалів чи напівфабрикатів, які конкретними партіями надходять

на склад. Наприклад, якщо вартість таких партій матеріалів чи

напівфабрикатів не більша за сотні тисяч гривень, то достатньо вибрати

шість позицій тощо. Однак, не треба забувати і про копійки, тобто

вартість потрібно виражати дробовим числом. Для розділення у

позначеннях цілої

частини від дробової, зазвичай, використовують

літеру V, на місце якої в проектованому записі проставляють конк-

ретний розділовий знак, наприклад, кому, дефіс тощо.

238

Для реквізиту “Код цеху” достатньо вибрати дві позиції, в яких

буде подано номер цеху (від 00 до 99, бо невідомо, чи бувають підпри-

ємства, які б мали більше 99 цехів). Якщо ж кількість цехів на підпри-

ємстві менша десяти і їхнє збільшення не передбачається, то доціль-

но виділяти одну позицію.

У реквізиті “Сума вибуття”

визначають вартість матеріалів або

напівфабрикатів, які видано зі складу в цехи. Аналогічно до реквізиту

“Сума надходження” вибір кількості позицій під час проектування

запису для цього реквізиту відбувається після оцінки максимальної

вартості у грошовому вираженні певної групи матеріалів чи напівфаб-

рикатів, які конкретними партіями видають у цехи. Наприклад, якщо

вартість таких партій матеріалів чи

напівфабрикатів, виданих у певний

цех, не більша за десятки тисяч гривень, то достатньо вибрати п’ять

позицій тощо. Оцінка виділення позицій для цього реквізиту проводиться

за найбільшою сумою вартості відпускних матеріалів чи напів-

фабрикатів.

На підставі опису побудуємо структурну схему кодів запису

інформаційного масиву “Облік матеріальних цінностей”, яка має такий

вигляд (див. рис

. 1.27).

На основі структурної схеми кодів запису зазначеного інформа-

ційного масиву формують структурну таблицю самого запису. У цій

таблиці має бути відображено повну картину про інформацію запису,

зокрема:

1. Повний перелік усіх реквізитів, що входять до запису інфор-

маційного масиву.

2. Умовне позначення (ідентифікатор), що буде визначати назву

конкретного реквізиту в комп’ютері.

Для цього використовують літери

українського і латинського алфавітів, цифри і деякі інші, дозволені

операційною системою, символи. Ідентифікатор має бути унікальним

(назви реквізитів в одному записі не можуть збігатися) і (за можливості)

відображати суть реквізиту. Довжина ідентифікатора не має перевер-

шувати 255 символів. Однак, рекомендується обирати ідентифікатори

якомога коротшими, щоб економити зайнятий обсяг пам’

яті комп’ю-

тера (для кожного символу в комп’ютері відводиться один байт

пам’яті). Разом з тим, умовні позначення бажано скорочувати таким

чином, щоб можна було за назвою ідентифікатора відразу зрозуміти,

239

про який реквізит ідеться. Наприклад, реквізит “Прізвище, ім’я, по

батькові” можна подати ідентифікатором ПІБ.

3. Довжина у символах, де визначається структура кодів із

зазначенням конкретних значень полів реквізитів у записах інформа-

ційних масивів (у записах локальних файлів чи таблиць баз даних).

Наприклад, цифрою 9 визначають, що в полі цього реквізиту будуть

розміщуватися цифри

, літерою А – літери, а літерою С – літерно-цифрові

символи.

4. Позначення реквізиту у формулах, аби за потреби, зокрема,

під час контрольного перерахунку, можна було швидко визначити, за

якими формулами розраховують значення різних реквізитів. Очеви-

дно, що такі позначення використовують лише для реквізитів,

ідентифікатори яких визначають числові поля.

5. Ключі впорядкування,

за якими здійснюється впорядкування

реквізитів записів інформаційних масивів за важливістю їхнього

значення.

Під час проектування записів інформаційних масивів часто ще

використовують розмірність кожного реквізиту в байтах, номінальну

Рис. 1.27. Структурна схема кодів запису інформаційного масиву “Облік

матеріальних цінностей”

240

та максимальну кількість записів у масиві, що в сукупності дає змогу

наперед визначити загальний обсяг (у байтах) конкретного інформа-

ційного масиву.

На підставі викладеної інформації структура розглядуваного

запису інформаційного масиву може мати такий вигляд (табл. 1.6)

1.7.5. Вхідна та вихідна документація і технологія

її формування

Основними носіями інформації у процесі автоматизованого оброб-

лення за допомогою комп’ютерної техніки, незважаючи на сучасні

тенденції до використання “безпаперової” інформаційної технології, є

вхідні та вихідні документи. Під документом розуміють інформаційне

повідомлення, яке зафіксоване ручним або друкованим способом на

відповідному бланку встановленої форми і має юридичну силу.

Вдосконалення інформаційного забезпечення комп’ютерних сис

тем, насамперед, пов’язане з удосконаленням форм документів, з їхньою

уніфікацією на основі стандартизації принципів та основних вимог. Уніфі-

ковану систему документації розглядають як комплекс взаємопов’язаних

Таблиця 1.6. Структура запису інформаційного масиву “Облік матеріальних

цінностей”

241

форм документів, процесів та правил документування даних і

документообігу, які відповідають єдиним правилам та вимогам, а за

змістом – як засіб реалізації інформаційних процесів для документо-

ваного обміну інформацією, що мають нормативно-правову основу при

управлінні народним господарством. До складу уніфікованої системи

документації входять облікова, звітно-статистична, фінансова,

банківська, розрахунково-платіжна та інша

документація. Кожному

документу присвоєно код відповідно до загальнодержавного класи-

фікатора управлінської документації (ЗКУД).

Вхідна документація містить первинну (не оброблену) інфор-

мацію, а вихідна – зведено-згруповані дані, які отримують унаслідок

автоматизованого оброблення. Здебільшого, документацію виготов-

ляють на друкуючих пристроях комп’ютера. Ус я документована інфор-

мація забезпечує приведення множини економічних показників до

певної

системи з метою встановлення термінологічної єдності, одно-

значності опису і взаємозв’язку між показниками.

Документи можна класифікувати за різними ознаками, зокрема:

— за сферою діяльності – планові, облікові, статистичні, банків-

ські, фінансові, бухгалтерські тощо;

— за відношенням до об’єкта управління – вхідні (первинні), ви-

хідні (зведені), проміжні, архівні;

— за змістом

господарських операцій – матеріальні, грошові, ро-

зрахункові;

— за цільовим призначенням – розпорядчі, виконавчі, комбіно-

вані;

— за обсягом відображуваних операцій – одиничні чи зведені;

— за кількістю облікових у документі позицій – однорядкові чи

багаторядкові;

— за способом використання – разові і накопичувальні;

— за способом заповнення – вручну чи за допомогою

засобів

автоматизації обліку.

Для великої кількості документів розроблено єдині уніфіковані і

стандартні форми бланків. Уніфікація висунула до документів такі

вимоги:

— стандартна форма будови;

242

— пристосування до автоматизованого оброблення наявної

інформації;

— мінімальна кількість показників;

— вилучення дублювання;

— внесення всіх необхідних для різних цілей управління показ-

ників.

Документація, яка використовується у фінансово-кредитних

органах, є повністю уніфікованою для всіх організацій. Щодо первинної

документації для бухгалтерського обліку, то створити повністю

уніфіковані системи документації для всіх його ділянок зараз неможливо

внаслідок різноманітних галузевих форм та методик для деяких ділянок

обліку.

Вимоги до уніфікації документації, насамперед, передбачають на-

явність стандартної форми створення документа з виділенням трьох

ділянок: заголовка, змісту та оформлення.

Ділянка заголовка може вміщувати такі характеристики доку-

мента та облікового об’єкта:

— назву облікового об’єкта (підприємства, фірми, працівника

тощо);

— характеристику

документа (індекс, код за загальнодержав-

ним класифікатором управлінської документації);

— назву документа;

— зону для розміщення кодів, усталених для документа, рекві-

зитів-ознак.

Ділянку змісту будують у вигляді таблиці, що складається з

рядків та граф, де розміщують кількісно-підсумкові основи та їхні назви

(здебільшого, у лівій частині таблиці).

Ділянка оформлення документа містить

підписи юридичних осіб,

які відповідають за правильність його складання, а також дату

заповнення документа.

На попередній стадії проектування автоматизованого оброблення

інформації будь-якого економічного завдання під час обстеження об’єк-

та ретельно вивчають усі види і форми відповідних первинних доку-

ментів. Водночас виявляють уніфіковані документи, а також