Юринець В.Є., Юринець Р.В. Автоматизовані інформаційні системи. Електронний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

243

з’ясовують можливість заміни діючих на певному об’єкті управління

первинних документів на уніфіковані. Якщо такої можливості не

передбачено, то розробляють нові первинні документи, тобто замі-

нюють діючі документи на нові, які пристосовані до автоматизованого

оброблення. Цю роботу виконують фахівці з комп’ютерного оброблення

інформації спільно з економістами-користувачами.

Розробляють форми первинних документів

за такою послідовні-

стю:

— уточнюють склад реквізитів, які входять до документа;

— виділяють реквізити, що підлягають автоматизованому об-

робленню, і розподіляють їх за зонами документа, наприклад, постійні

ознаки ділянки заголовка (1-ша зона), змінні ознаки таблиці (2-га зона)

і кількісно-підсумкові основи (3-тя зона).

У деяких документах в останньому рядку

або в кінці документа

вводять контрольні суми, які отримують після арифметичного підрахун-

ку даних рядка, графи чи документа. Контрольні суми певного економіч-

ного змісту не мають, а використовуються лише для контролю введеної

інформації до комп’ютера. Для зручності заповнення документа і зане-

сення до комп’ютера всі реквізити, значення яких підлягають введенню

здебільшого обводять товстими лініями (див. рис. 1.28).

Вводять інформацію з первинних документів та заносять її на

машинні носії за уніфікованими схемами (макетами), які визначають

послідовність розміщення даних первинного документа на машинному

носії. Під час використання персональних комп’ютерів такий макет

з’являється на екрані дисплея, і до нього вводять дані з первинного

документа.

На

сучасному етапі розвитку технології автоматизованого оброб-

лення інформації використовують два варіанти введення інформації до

комп’ютера.

Перший варіант передбачає проектування та відображення на

екрані дисплея точної копії первинного документа (див. рис. 1.28) і

застосовується, здебільшого, у тому випадку, коли для розв’язування

економічного завдання використовується лише один вид первинного

документа. У цьому випадку інформацію

з документа вводять у

відображуваний макет. Водночас відбувається візуальний і машинний

244

контроль заповнення реквізитів, їхня відповідність допустимим

величинам, перевірка за контрольними сумами. Під час знаходження

помилкового запису на екрані з’являється діагностичне повідомлення,

і записи підлягають корегуванню.

Другий варіант передбачає проектування уніфікованого макета,

який дає змогу вводити дані з різних документів, що мають однаковий

склад реквізитів (див. рис. 1.29). Його створюють у тих випадках,

Рис. 1.28. Приклад вигляду першого варіанта вхідного документа

245

коли для розв’язування економічних завдань використовується декілька

первинних документів, наприклад, платіжні доручення, видаткові чи

прихідні касові ордери, накладні тощо.

Можливі і такі варіанти побудови макета, коли на екрані монітора

введено реквізити відображаються за формою відеограми, в якій

порядок розміщення реквізитів відповідає макету (див. рис. 1.30).

Уводять дані з первинного документа на екран відповідно

до

макета за рядками. Водночас контролюють уведену інформацію.

Можливість проектування форм первинних документів, відображених

на екрані дисплея, дає змогу реалізувати ідею створення безпаперової

технології. Це забезпечує формування комп’ютером первинних

документів, які переважно створюються за допомогою друкуючих

пристроїв комп’ютера. У цьому випадку комп’ютерний документ

виконує функції первинного документа і має юридичну

силу, бо його

підписує особа, що його складає. Авторство документа встановлюєть-

ся за паролями, які забезпечують обмежений доступ до комп’ютера.

Можливість проектування форм первинних документів, відоб-

ражених на екрані дисплея, дає змогу реалізувати ідею створення

Рис. 1.29. Приклад вигляду другого варіанта вхідного документа

246

безпаперової технології, яка забезпечує формування різних комп’ю-

терних первинних документів. Документ може бути готовим до друку

і мати юридичну силу, оскільки його підписує особа, що його складала.

Авторська ідентичність документа підтверджується за допомогою

паролів, які дають змогу обмежити доступ до комп’ютера. Програмні

та технічні засоби дають можливість прискорити процес формування

первинних

документів через використання стандартних заголовків,

тексту, автоматичного внесення сталої інформації.

Важливою формою виведення зведених даних для користувачів і

надалі залишаються паперові носії, які отримують на друкуючих

пристроях. Їхнє розроблення проводиться у такій послідовності:

Складання форм введення інформації значно ускладнюється в

разі організації багаторівневих автоматизованих робочих місць. У

цьому випадку вирішальним моментом є

встановлення початкового

місця введення даних первинних документів та змісту інформації, яка

призначена для обміну між різними рівнями автоматизованих робочих

місць (АРМ). На нижньому рівні АРМ передбачають реєстрацію

господарських операцій у момент їхнього виконання та оформлення

стандартного повідомлення для передавання на іншу ділянку АРМ

для подальшого оброблення. Передавати повідомлення можна за

допомогою дискет або, якщо

є обчислювальна мережа, каналами

зв’язку. У пункті прийому інформацію піддають формальній та логічній

перевірці і в разі виявлення помилок автоматично формується запит

до джерела інформації. Саме ж повідомлення поміщають до інформа-

ційного файлу, де воно перебуває на контролі та очікує уточнення.

Рис. 1.30. Макет уведення інформації на екрані монітора

247

Тільки-но надійшло уточнення, дані обробляють або пересилають на

інші ділянки АРМ.

Наприклад, у підсистемі обліку матеріалів задіяно АРМ таких

рівнів: АРМ складу, АРМ бухгалтера матеріального обліку, АРМ

зведеного обліку, АРМ маркетингу, АРМ працівника фінансового

відділу. АРМ складу забезпечує формування первинних вхідних масивів

надходжень та витрат матеріалів водночас з удосконаленн ям

відповідних операцій та занесенням

операцій до картки складського

обліку, де автоматично виводяться нові залишки для кожного номенкла-

турного номера. Водночас проводиться автоматичне порівняння норм

запасів із залишками матеріалів і видається повідомлення на АРМ

маркетингу.

Результатом оброблення економічних завдань на комп’ютері є

різні зведення і таблиці, згруповані за певними ознаками. Узагальнені

дані можуть бути подані на папері

, машинних носіях або відображені

на екрані дисплея. В умовах АРМ все більшого значення набувають

табличні форми і графічні зображення виведення результатів на екран

дисплея. Виведення зведених даних на комп’ютерні носії, зокрема,

магнітні дискети, широко практикується в АІС під час передавання

інформації на інші комп’ютери при відсутності зв’язку між ними,

а також

для архівування бази даних.

Результатом оброблення інформації економічних завдань за допо-

могою комп’ютера є різнотипні зведення або таблиці, згруповані за

певними ознаками. Узагальнені дані може бути виведено на різні

машинні носії, зокрема, на дискети чи на екран дисплея. В умовах

АРМ все більшого значення набувають табличні форми виведення

інформації на

екран дисплея з використанням графічного відображення.

Важливішою формою виведення зведених даних для користувачів

і надалі залишаються паперові носії, які отримують за допомогою

друкуючих пристроїв. Розробляють форми зведених таблиць

(відомостей) у такій послідовності.

1. Під час використання типових проектних рішень автомати-

зованого оброблення інформації вивчають можливість отримання типо-

вих зведень і в разі

потреби прив’язують типові форми виведення до

конкретних умов. У випадку складання індивідуального проекту

розробляють усі вихідні документи. Для цього визначають склад

248

показників і розподіляють їх за вихідними документами у певній

послідовності, враховуючи склад використовуваних інформаційних

масивів, які зберігаються у банку даних.

2. Розміщуючи реквізити у вихідних документах, встановлюють

ієрархію ознак групування та вираховуваних підсумків. Ознаки

групування розміщують за ступенем спадання рівня їхньої підпо-

рядкованості, а підсумки – за ступенем зростання їхньої величини.

Кожному зведенню

присвоюють назву і розробляють ескіз її форми,

враховуючи експлуатаційні можливості комп’ютера.

3. Під час складання ескізу вихідного документа рекомендовано

складати таблицю за певною формою, зокрема, за формою, що подано

на рис. 1.31.

4. У процесі розроблення підготовляють “шапки” вихідних зве-

день, які записують на машинні носії і використовують під час роботи

на комп’

ютері. За потреби довгі назви рядків та граф скорочують,

зважаючи на те, щоб не було спотворень змісту. “Шапки” вихідних

таблиць записують на машинні носії і використовують під час створення

зведених таблиць.

5. Під час проектування розміщення вихідної інформації на екрані

дисплея доцільно враховувати характеристики, які визначають формат,

кількість рядків у кадрі, кількість символів

(літер) у рядку, інформаційну

місткість (за кількістю символів) екрана, набір відтворюваних символів.

Водночас вибір конкретного формату результуючої інформації

проводиться на підставі визначених вимог. Зокрема, для відображення

алфавітно-цифрової інформації найчастіше застосовується формат,

розмір якого 24 рядки і який має 80 знаків у рядку. Екран дисплея

можна розділити на вікна, що імітують документи, з якими

відбувається

робота, а за допомогою функціональних клавіш можна відредагувати

інформацію.

Рис. 1.31. Форма ескізу вихідного документа

249

До вихідних документів висувають такі вимоги. Склад їхніх

показників має бути достатнім для виконання цілей управління.

Особливу увагу зосереджують на достовірності інформації і її логічному

розміщенню. Зведення мають бути видані у вказаний термін регла-

ментного режиму й у відповідь на запит.

Розроблення форм первинних та зведених (вихідних) документів

виконують на стадії складання

робочого проекту автоматизованого

оброблення відповідної економічної інформації. Такі форми відобра-

жаються у проектній документації, яка пов’язана з розробленням

інформаційного забезпечення. Персональні комп’ютери дають змогу

використовувати їх для розроблення нових форм документів. Так, під

час використання типових прикладних пакетів програм (наприклад,

табличного процесора Excel чи програмної системи Access) об’єктом

оброблення є великоформатна таблиця.

На підставі таких таблиць

можна створювати фінансові, облікові, статистичні та інші документи

(наприклад, звіти, відомості, таблиці тощо), причому до них можна

вносити різні об’єкти ділової графіки, зокрема, діаграми, гістограми,

структурні схеми.

250

1.8. ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ АВТОМАТИЗОВАНИХ

БАНКІВ ДАНИХ

1.8.1. Загальні відомості про автоматизовані

банки даних

Банк даних (АБД) – це система організованих відповідним чином

даних, а також програмних, технічних, мовних, організаційно-

методичних засобів, які призначені для забезпечення централізованого

нагромадження та колективного використання цих даних. У процесі

створення та експлуатації з ним взаємодіють користувачі різних катего-

рій, але переважно фахівці конкретних предметних ділянок, для задово-

лення інформаційних потреб

яких і створюються банки даних.

Створення автоматизованих банків даних спричинено такими

основними передумовами:

♦

дані, які зберігаються в інформаційній системі, відображають

частку реального світу, а тому інформаційна база має бути єдиним цілим;

♦

інформаційні потреби різних користувачів, здебільшого, пере-

тинаються, тому створення локальних інформаційних масивів при-

зводить до значного дублювання інформації, а єдина інформаційна база

дає змогу скоротити надлишок даних, що зберігаються, і забезпечити

багатократне звертання різних користувачів до одних і тих же даних;

♦

під час розв’язування будь-якого завдання виконується відбір

попередньо зібраних і зафіксованих у комп’ютері даних, тому функції

створення та ведення інформаційного фонду з надання потрібної ін-

формації користувачеві є загальними для різних завдань, а, отже, ці

функції можуть бути відокремлені від інших функцій оброблення даних;

♦

сучасний рівень розвитку технічного та програмного забезпе-

чення систем оброблення даних, а також рівень теоретичного і прак-

тичного досвіду побудови інформаційних систем дає можливість

створювати ефективні банки даних.

Банки даних мають певні переваги і недоліки. До переваг нале-

жать:

♦

наявність єдиного цілісного відображення певної частини

реального світу не тільки скорочує надлишок збережених даних, а й

251

на основі наявної бази даних забезпечує виконання нових застосувань,

зокрема, реалізацію різноманітних нерегламентованих запитів;

♦

у банку даних легше контролюється цілісність, несуперечли-

вість даних;

♦

скорочуються затрати не лише на створення і збереження

даних, а й на їхню підтримку в актуальному стані, зменшуються потоки

даних, що циркулюють у системі, бо з вхідних даних можуть бути

вилучені ті, які вже наявні в базі даних або можуть бути отримані з

наявних у ній показників;

♦

у разі проектування конкретних застосувань програмісти звіль-

няються від функцій організації даних, бо системні програмні засоби,

здебільшого, забезпечують якісніше виконання функцій управління даними;

♦

банки даних забезпечують можливість повнішої реалізації

принципу незалежності прикладних програм від даних, ніж це можливо

при організації локальних файлів, що досягається вилученням із

прикладних програм описів даних і відсутністю потреби детального

програмування процесу управління даними;

♦

унаслідок вище переліченого збільшуються мобільність і

гнучкість інформаційної системи.

Поряд з перевагами, банкам даних властиві й певні недоліки,

зокрема:

♦

значно ускладнюються створювані автоматизовані інформа-

ційні системи;

♦

використання банків даних може призвести до втрати ефек-

тивності окремих застосувань;

♦

застосування складних структур даних збільшує частку служ-

бової інформації у загальному обсязі комп’ютерних даних;

♦

банки даних висувають підвищені вимоги до застосовуваних

у системі технічних і програмних засобів;

♦

значна частина комп’ютерних ресурсів витрачається на пот-

реби самої системи управління базами даних;

♦

наслідки різних збоїв стають чутливішими і їх складніше

виправляти, порівняно з традиційним файловим обробленням.

Визначивши поняття банку даних і встановивши його переваги та

недоліки, можна сформулювати основні вимоги, які висуваються до нього:

252

— адекватність відображення предметної ділянки, що полягає,

зокрема, у повноті даних, динамічності інформаційної моделі, акту-

альності інформації, тобто її відповідності стану об’єкта на певний

момент часу;

— забезпечення конфіденційності (секретності) даних, надійнос-

ті, цілісності, захисту від випадкового чи спеціального руйнування баз

даних;

— можливість взаємодії з користувачами різних категорій і в різ-

них режимах оброблення даних;

— забезпечення високої ефективності доступу для різних прик-

ладних застосувань;

— забезпечення взаємної незалежності програм і даних;

— доступність характеристик функціонування банків даних щодо

ефективності оброблення даних, часу реакції системи на запити,

використовуваного обсягу пам’яті тощо.

1.8.2. Склад АБД

До банку даних входять такі складові компоненти:

База даних (БД) є ядром банку даних. Базою даних називають

структуризовану сукупність взаємопов’язаних даних, яка має назву,

належить до конкретної предметної ділянки і перебуває під

централізованим програмним управлінням. У технічній документації

деяких сучасних систем управління базами даних (СУБД) до складу

баз даних відносять не

лише інформацію, що належить до предметної

ділянки, а й описи бази даних. Імовірніше, що описи бази даних є самос-

тійними компонентами банку даних, які разом із збереженою

інформацією про об’єкт управління є інформаційною моделлю

конкретної предметної ділянки.

Мовні засоби банку даних призначені для спілкування користу-

вачів із банком даних. Мовні засоби

призначені для опису різних

компонентів банків даних, а деколи – і зовнішніх щодо банку даних

елементів, які перебувають у безпосередній взаємодії з ним, а також

для звертання до потрібних частин банку даних. Окрім цього, до мовних

засобів банку даних часто відносять мови опису вхідної інформації, а

також мови опису вихідних повідомлень.