Юринець В.Є., Юринець Р.В. Автоматизовані інформаційні системи. Електронний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

203

оновлюють і вона стає доступною для певного обмеженого кола корис-

тувачів.

Стратегії можуть бути або офіційними, що використовують

спеціалізованих постачальників інформації, або неофіційними, що

використовують різні канали; вони також можуть бути активними (коли

шукають джерела інформації), або пасивними (аналіз інформації з уже

відомих джерел). Комбінація декількох таких стратегій може бути

цілком достатньою, але

це залежить від об’єкта.

При пошуку джерел інформації особливої уваги потрібно приді-

ляти таким питанням, як вартість і конкретність отриманої інформації,

надійність і гарантії достовірності інформації. На жаль, є пряма

залежність (причому, зазвичай, дуже тісна) між ступенем конкретності

інформації і вартістю її отримання. Необхідна оцінка надійності

інформації (із завданням допустимої погрішності);

вона повинна

вміщувати джерело, термін, протягом якого інформація залишається

актуальною, та її аналіз. Репутація джерела – це одне, а використо-

вування доказів, що підтверджують її, або “тріангуляція” інформації, –

геть інше.

Наведемо декілька найпоширеніших джерел бізнес-інформації:

— урядові установи;

— бібліотеки;

— торгові асоціації;

— компанії, що займаються приватними дослідженнями

та інформацією;

— газети і журнали

;

— служби бізнес-інформації;

— бази даних у режимі онлайн.

Деякі джерела бізнес-інформації варто прокоментувати. Урядові

установи, як державні, так і наддержавні, можуть слугувати добрим

джерелом необроблених даних, особливо ринкових і макроекономічних,

а також інформації, щодо регулювання. Проте, часто ці дані потрібно

інтерпретувати або аналізувати. Деякі урядові установи намагаються

самі зробити аналіз;

наприклад, посольства Великобританії за кордоном

надають звіти про дослідження ринків зацікавленим компаніям, але

якість їх буває різною, а іноді звіти несуттєво відрізняються від простого

204

переліку назв і адрес. У тому, що торкається експортних ринків, торгові

асоціації часто є більш корисним джерелом.

Кількість компаній, що займаються приватними дослідженнями й

інформацією, упродовж останніх років зросла у декілька разів; вони

спеціалізуються на збиранні інформації про ринки і конкурентів. Газети і

журнали є джерелом безкоштовної (зазвичай), але не фільтрованої

інформації з

широкого кола питань. Служби бізнес-інформації найчасті-

ше надають послуги з пошуку спеціальної та деталізованої інформації

на основі передплати або продажу. Зазвичай це комерційні організації,

але такі послуги надають і академічні установи. Прикладом комерційних

організацій можуть бути служба кредитної інформації Dun & Bradstreet

або компанія A.C. Nielsen, що займається дослідженнями ринку. Як

приклад академічних установ, можна назвати Centre for Economic

Forecasting при London Business School, що надає макроекономічні аналізи

і прогнози, і Small Business Foresight, що пропонує послуги з аналізу і

прогнозування для власників акцій дрібних компаній.

Розвиток інформаційних технологій збільшив кількість і підвищив

рівень баз даних на CD-ROM і в режимі онлайн, що надають як

кількісну, зокрема, статистичну, і докладну фінансову інформацію

(наприклад, Datastream, FAME, Eurostat, NOMIS), так і якісну, таку як

інформація про

ринки і конкурентів, яку надають служби новин

(наприклад, Nexis, McCarthy, Reuters Business Briefing). Інтернет зі

своєю всесвітньою павутиною пропонує неймовірну кількість інфор-

маційних сайтів, а також засобів обміну інформацією по всьому світу.

Кількість джерел інформації зростає неймовірними темпами, а у

процесі пошуку інформації фірми спираються на використовування

засобів пошуку в режимі онлайн. Ці засоби дають можливість шукати

інформацію багатьма способами: одні шукають за заголовками і

назвами, інші шукають самі документи тощо. Для передплатників

кількість послуг в Інтернеті взагалі, а також у приватних мережах,

продовжує зростати, забезпечуючи доступ до конкретної, дуже

докладної інформації.

Завжди є чималий попит на специфічну інформацію за секторами і

регіонами, і він продовжує зростати. Групи певних інтересів

, блоки новин

і дошки оголошень в Інтернеті дають змогу виділяти вузли

вузькоспеціалізованої інформації і таким чином збільшувати корисність

205

доступної інформації. Обмін інформацією по всьому світу в режимі

реального часу сприяє встановленню контактів і підтримці взаємостосунків.

Він швидко став невід’ємною частиною ведення бізнесу, а неминучий

прихід надійно захищених систем електронних торгів надалі прискорить

цей процес.

Інформаційні технології збільшили можливості доступу до

первинних джерел інформації всередині компанії. Менеджерські

інформаційні системи (MIS) й адміністраторські

інформаційні системи

(EIS) збирають інформацію з таких джерел, як звіти про продажі,

виробничі звіти, а також здобувають інформацію про ринки, фінанси і

виробництво.

Використовування ускладнених баз даних зробило можливим

методи маркетингу взаємодії, а нове програмне забезпечення дало

змогу розвивати автоматизовані і навіть “інтелектуальні” електронні

форми. Очевидно, що якість інформації залежить від якості інфор-

маційної

системи і фаховості людей, що відповідають за вхідні дані.

Роль бізнес-інформації. Дібольд (Diebold, 1985) підкреслював, що

потреба в інформації неявно присутня у кожній дії менеджера. Він стверджу-

вав, що вся робота в сучасному офісі поділяється на шість основних частин:

— вхід, збирання необроблених даних;

— комунікації, переміщення інформації від одного джерела до

іншого;

— оброблення, перетворення інформації з однієї форми в іншу;

— зберігання, збереження обробленої інформації;

— пошук, процес доступу до збережених даних;

— вихід, формування даних або інформації у вигляді, зручному

для користувача.

Ця класифікація співпадає з думкою Друкера (Drucker, 1967), який

запропонував застосовувати як відмінну рису керівника його здатність

контролювати і використовувати знання. Зараз це загальноприйнята

думка

; проте, все ще продовжуються суперечки щодо природи інформації

і ступеня, в якому її можна використовувати. Думка прагматиків

резюмована Гарнхемом (Garnham, 1983), який вважав, що інформація –

це функція, основна мета якої полягає в розвитку ринків і збільшенні

прибутку. Коннел (Connell, 1983) дотримується іншої думки про бізнес-

206

інформацію: оскільки її потрібно інтерпретувати, щоб отримати знання,

то здатність економічної влади контролювати інформацію обмежена.

Нарешті, інформація залишається поза зоною контролю фірми, оскільки

інформацію про фірму можуть отримати сторонні користувачі; саме тому

суспільство значно могутніше, ніж фірма.

Організації використовують інформацію в таких основних цілях:

— для створення можливості функціонувати або, кажучи сло-

вами Гарнхема, для зростання прибутку і розширення ринків;

— для зниження ризику і зменшення невизначеності;

— для отримання влади і засобів впливу на інших;

— для контролю й оцінки продуктивності й ефективності своєї фірми.

З цих цілей, мабуть, найважливішою є зниження ризику. Теоре-

тично можна приймати рішення, взагалі не ґрунтуючись на жодній

інформації

: так чинить біржовий спекулянт, хоча досвідчені біржові

спекулянти стверджуватимуть, що під час прийняття рішень вони

використовують таку інформацію, як розрахунок вірогідності. Багато

фірм змушені вирішувати, коли інформації для ефективного управління

витратами вже достатньо; здатність управляти інформацією так, щоб

отримувати від неї користь і мінімізувати витрати, є важливим навиком

для тих, хто управляє інформацією.

Звідси випливає, що чим більше інформації є у компанії, тим

менший рівень ризику в її подальших діях. Приклад цього можна знайти

у системі маркетингу. Для фахівця з маркетингу теоретичним ідеалом

була б можливість ідентифікувати кожного індивіда на цільовому ринку

і мати інформацію про його бажання, потреби і моделі споживання.

Більшість маркетингових дослідницьких програм

налаштована на

наближення до цього ідеалу, наскільки можливо, а все різноманіття

інструментів використовується, щоб витягнути якомога більше одиниць

інформації.

Ситуація, коли вся доступна інформація є у всіх учасників ринку,

відома як ефективний ринок; на такому ринку найменше

невизначеності, а оскільки, зважаючи на відсутність конкуренції, всі

учасники ринку діють раціонально, на ньому немає ризику

. Ринками,

які дуже наближені за цими характеристиками до ефективного ринку,

є ринки капіталу, а особливо ринки акцій.

207

Проте, навіть на ринках капіталу немає інформаційної ефектив-

ності, а на ринках споживчих товарів і послуг ефективний ринок

неможливий суто логічно, якщо тільки маркетологи не зможуть знайти

способу, як ідентифікувати й аналізувати модель поведінки кожного

окремого споживача. Але навіть у такому разі цей метод довелося б

зробити доступним не лише для однієї фірми

, а для всіх учасників ринку,

які теж стали б його використовувати. Поки існує асиметрія інформації,

фірми, які володіють більшою кількістю інформації, ніж їх конкуренти,

пануватимуть над ними. Інформація дає змогу компаніям діяти

першими, а якщо у них є надійніше знання, ніж у конкурентів, то

інформація дає їм більше шансів завоювати ринок.

Процес збирання інформації. Активне збирання інформації

найчастіше буває ad hoc (моментальний) і фокусується на конкретному

рішенні або події; він зрідка буває постійним і усвідомлюваним саме

як процес збирання інформації. У небагатьох компаніях вивчення

навколишнього середовища існує офіційно; чи відбувається це так,

залежить від стратегічних умов для них (від їх обізнаності) і від їх

чутливості до

різних аспектів навколишнього середовища.

Регулярне збирання інформації виникає як складова частина

бізнесу, але більш цілеспрямовану роботу можна внести до складу

заходів щодо щорічного планування і складання бюджету, з координації

стратегічних рішень із прогнозами зовнішніх і внутрішніх умов, з

розроблення нових товарів, послуг, ринків або раціоналізації забезпе-

чення. Пасивне збирання інформації виникає у більшості

випадків у

процесі різних взаємодій або операцій у бізнесі, а також під час неофіцій-

ного обміну. Коли менеджери зіштовхуються з якою-небудь складною,

по суті невизначеною, але стратегічно важливою для фірми пробле-

мою, процес пошуку інформації стає більш активним, офіційним і

цілеспрямованим.

Різні види інформації компанії схильні збирати у різні способи,

наприклад, маркетингову і збутову інформацію – більш неформально,

ніж фінансову і законодавчу, яку збирають офіційно. (Jenkins, 1994).

Хоча процес збирання інформації є комбінацією офіційних і неофіційних

схем, спостерігається тенденція до того, щоб використовувати

офіційний підхід до інформації, що стосується регулювання, і до

службових видів інформації. Та все ж часто відомості про кращі офіційні

208

джерела інформації надходять через неофіційні канали. Менеджери,

особливо в невеликих фірмах, вважають за краще звертатися до людей,

а не до документів. Джінтер і Дункан (Ginter & Duncan, 1990), а також

Шарки (Sharkey, 1992) підтверджують цю перевагу і наголошують,

що не треба нехтувати внутрішніми джерелами інформації, оскільки

часто вони виявляються дуже цінними.

Збирання інформації як процес складається з двох

частин: безпе-

рервне збирання загальних ділових відомостей від неформального

спілкування з колегами та інших контактів як частина повсякденної

діяльності, а також постійне підживлення інформацією з більш офіційних

мереж, звідки надходять важливі новини.

Навики управління інформацією. Основні навики, які потрібні

для отримання і використовування інформації, — це пошук, аналіз,

структуризація, зберігання і маніпуляція. Галієрс

відстоює необхідність

підходити до збирання нової інформації, ґрунтуючись на вже наявній, а

також важливість інтерпретації інформації такою фразою: “Ми

припускаємо, що всього лише набір даних, що є побічним результатом

діяльності фірми, забезпечить нам прийняття рішень, засноване на

наявній інформації. Але дуже часто це призводить до того, що ми

називаємо “інформаційним перевантаженням”” (Galliers, 1993).

Нині зростає

складність пошуку і збирання інформації та управління

нею. Це вимагає все більше часу і базових навиків, потрібних менед-

жерам для управління інформацією, яких часто не вистачає. Блейер і

Гордон підтримують думку, що зростає значення контролю й управління

письмовою інформацією у фірмах: “Менеджери переобтяжені масою

даремної інформації, яка часто робить заплутаними дійсно важливі доку

менти” (Blair & Gordon, 1991). Таке неправильне управління заважає

правильному прийняттю рішень, плануванню, і погіршує результати діяль-

ності фірми. Коли наявною в розпорядженні інформацією не можуть або

не хочуть правильно управляти, це часто призводить до подвійної витрати

сил і засобів. “Якби ми управляли своїми грішми так само, як управляємо

інформацією, то ми б уже давно збанкрутували” (

авторство приписується

Делано Слоту, процитовано у Баббара і Рея (Babbar & Rai 1993).

Управління інформацією в теорії і на практиці часто призводить

до двох поширених проблем. Перша, про яку вже згадувалося вище,

торкається вибору інформації. Високоточні методики збирання

209

інформації часто компрометуються неправильними і геть недостатніми

критеріями відбору, які можуть призвести до звуження мети організації

і до обмеження її можливостей. Отже, для більшості критеріїв відбору

інформації рамки треба визначити максимально широко. Друга

проблема, яка дуже часто виникає, полягає в тому, що придбання і

розповсюдження інформації є останніми етапами в інформаційному

ланцюжку. Однак, дуже

мало повідомляється про те, як можна

застосувати інформацію з максимальною вигодою.

Важливим розробленням останнім часом стала поява “управління

знаннями”, дисципліни, пов’язаної з управлінням інформацією, але

відмінної від неї. Хоча управління інформацією вміщує, перш за все,

збирання інформації, управління знаннями – поняття значно ширше і

вміщує такі розділи, як ідентифікація знання, управління знанням,

розвиток знання і використовування знання.

Отже, наука про управління знаннями висвітлює питання, як

отримувати, використовувати, поширювати і трансформувати знання,

а також перебуває у безперервному пошуку практичних переваг для

фірм. Можливість того, що в найближчому майбутньому управління

знаннями належатимуть до розділу управління інформацією або що

управління інформацією через якийсь час стане чимось більшим, ніж

просто технічна діяльність зі збирання і зберігання інформації, видається

цілком вірогідною.

Використовування інформації. Кажучи практичною мовою,

бізнес-інформація дає змогу бізнесу здійснювати багато справ.

Головною рушійною силою збирання й аналізу бізнес-інформації є

підвищення конкурентоздатності фірм. Зараз для ефективного

використовування інформації фірми найчастіше використовують

комп’ютер і телекомунікаційні технології.

Користь від поліпшення процесу

обміну інформацією можна

описати як поліпшення взаємостосунків з клієнтами і постачальниками,

оптимізацію операцій у бізнесі, а також швидший доступ до ресурсів і

послуг експертів.

Проте зараз усе частіше стали визнавати, що однієї інформації

недостатньо. Для того, щоб використовувати інформацію ефективно,

фірми повинні володіти механізмами “трансформації” інформації в

знання і використовування цього знання

як ресурсу. Незважаючи на

210

те, що ще десять років тому в підручниках з менеджменту і у

журнальних статтях проголошували інформацію як найцінніший товар,

зараз акцент роблять на знаннях. Усп іх компанії в майбутньому, мабуть,

буде залежати тільки від розуміння взаємозв’язку між ними, а також

від того, наскільки правильно компанія ними керує.

Као (Kaо, 1989) говорить, що інформаційні

процеси визначають

відносну здатність організації ефективно взаємодіяти з навколишнім

середовищем і переслідувати свою власну мету. Тим самим він

фактично робить висновок, що з інформацією як з основною проблемою

зіштовхуються всі організації.

Нові технології забезпечують нові джерела, методи доставлення

й обміну інформацією, а також нові способи маніпуляції нею. Тоді як

інформаційні технології продовжують змінювати

характер операцій у

бізнесі, надають можливість зв’язку по ланцюжку через електронну

торгівлю і сприяють співпраці і створенню альянсів, стає все більш

важливим розвивати навики управління інформацією як ресурсом і

товаром. Переосмислення фірми й її діяльності в термінах інформації

необхідне, щоб використовувати власну конкурентну перевагу в цілях

належного управління інформацією.

1.6.6. Кодування інформації

Після проведення класифікації інформації виконують її кодування.

Кодування – це процес присвоєння символьних позначень різним

позиціям номенклатури (об’єктам класифікації) з метою їхнього подан-

ня у компактнішій формі. Код – це умовне позначення об’єкта знаком

чи сукупністю знаків за певними правилами, які встановлюють за допо-

могою системи кодування. Коди можуть бути цифровими

, літерними,

літерно-цифровими і складатися з одного або декількох знаків. Під

час комп’ютерного оброблення інформації перевагу надають цифровій

формі кодування, бо вона найзручніша для автоматичного групування.

Різновидом кодування є шифрування, що пов’язане із таємністю

інформації.

Коди мають відповідати певним вимогам:

♦

охоплювати всі номенклатури, які підлягають кодуванню;

♦

бути єдиними для різних завдань усередині одного економіч-

211

ного об’єкта (наприклад, коди матеріалів, підрозділів мають бути єдини-

ми для завдань бухгалтерського обліку і матеріально-технічного поста-

чання);

♦

виділятися стабільністю;

♦

мати певний резерв вільних номерів;

♦

забезпечувати мінімальність кодового позначення.

Кодування інформації відбувається за певною системою, тобто

за сукупністю визначаючих будову кодів правил. Зараз використовують

декілька систем кодування економічної інформації, серед яких найбільш

поширеними стали: порядкова, серійна, позиційна та комбінована. Вибір

системи кодування залежить від низки чинників, головними з яких є:

кількість виділених ознак у номенклатурі і кількість позицій

у кожній

ознаці, а також ступінь стійкості номенклатури.

У разі побудови порядкової системи всі позиції номенклатури

кодуються за молодшою ознакою, без урахування старших ознак. Усім

позиціям присвоюються коди у порядку зростання номерів: 1, 2, 3 і т.д.

Цей код має мало знаків, простий за побудовою, але в ньому враховано

лише молодшу ознаку, що ускладнює

автоматичне отримання підсумків

за старшими ознаками. Крім того, в разі використання такої системи

кодування, у номенклатурі будуть відсутні резервні позиції. Тому поряд-

кова система має обмежене застосування і використовується під час

кодування стійких номенклатур, наділених лише однією ознакою.

Серійна система кодування нагадує порядкову, але за її допомо-

гою можна закодувати номенклатури, які

наділені двома і більше

ознаками. У цій системі кодування кожній групі старших ознак

номенклатур присвоюють серію номерів із певним запасом (на випадок

появи нових позицій номенклатури). У межах цієї серії кожна позиція

молодших ознак номенклатури кодується порядковим номером.

Серійна система передбачає резервні номери для старших ознак

номенклатури. Ця система є досить зручною для

оброблення інформації

за допомогою комп’ютерної техніки у тому випадку, коли у пам’яті

комп’ютера містяться числові значення серії номерів, які характери-

зують старші ознаки. Комп’ютер забезпечує автоматичне кодування

всіх старших ознак і отримання зведених підсумків за всіма груповими

ознаками.

212

Кодування за серійною системою здійснюють у такій послі-

довності:

— визначають кількість ознак групування;

— встановлюють кількість позицій у кожній ознаці;

— задають серію номерів старшим ознакам з урахуванням ре-

зерву;

— проводять порядкове кодування молодших ознак у межах се-

рій номерів старших ознак, враховуючи резерв;

— складають класифікатор.

Застосовуючи позиційну систему, виділяють

кожну ознаку і

відводять їй один (або декілька) розряд, залежно від його значення

(кількості позицій). Після цього кожну ознаку кодують окремо,

починаючи з 1, 01, 001 і т.д. Цей код забезпечує автоматичне

формування в комп’ютері всіх потрібних підсумків відповідно до

виділених ознак.

Комбінована система так само, як і позиційна, передбачає чітке

виділення всіх ознак

номенклатури. Однак, кожну ознаку можуть

кодувати за порядковою, серійною чи позиційною системами. Ця

система гнучкіша і широко застосовується під час розв’язування

економічних завдань, оскільки забезпечує автоматичне отримування

потрібних підсумків виділеними ознаками.

Послідовність розроблення позиційних та комбінованих систем

кодування така:

♦

визначають загальну кількість ознак групування і їх підпоряд-

кування;

♦

встановлюють кількість позицій у кожній ознаці групування;

♦

проводять кодування за порядковими номерами: спочатку стар-

шу ознаку, а потім інші ознаки всередині старших, починаючи щоразу із

1,01, 001, залежно від значення молодшої ознаки в межах її старшої ознаки;

♦

складають класифікатор.

Крім згаданих систем кодування, використовують ще й інші,

зокрема: системи повторення, шахову. Для системи повторення ко-

дами слугують номери певних номенклатур, наприклад, номер складу

чи гаражний номер автомобіля.

Шахова система кодування застосовується для кодування