Волков К.А., Шустова И.М. Управление эксплуатацией недвижимости

Подождите немного. Документ загружается.

120

121

Необходимо сделать как можно более полные расчеты путем разде-

ления недвижимости на части и применения цен из расчета на 1 м

пло-

щади по итогам предшествующих лет для каждой части или группы ча-

стей недвижимости. Однако важно, чтобы используемая ценовая инфор-

мация базировалась на реалистичных предположениях и необходимых

опыте и знаниях (ноу-хау). Предполагаемая стоимость непредвиденных

ремонтных работ включается непосредственно в бюджет на эксплуата-

цию и ремонт.

Затраты на эксплуатацию в том виде, как они рассчитаны и/или

определены внешними подрядчиками в результате тендеров, должны

рассматриваться и учитываться при установлении приоритетов. Причи-

ны для установления приоритетов – необходимость сбалансировать фи-

нансовые расходы эксплуатирующей организации. Следовательно, важ-

ной обязанностью эксплуатирующей организации является оценка пос-

ледовательности таких приоритетов, как в техническом, так и в финан-

совом смысле. Итог оценки – представление заключения.

В бюджет на эксплуатацию и ремонт включаются все затраты, от-

носящиеся к эксплуатации, ремонтным работам и замене оборудования,

которые были запланированы и выполнены для поддержания качества

и стандарта здания, а также для предотвращения повреждений и поло-

мок. Расходы на плановые работы по эксплуатации (и плановые ремонт-

ные работы) рассчитываются и представляются в бюджете как затраты

на каждый элемент объекта. Внеплановые ремонтные работы (и замену

оборудования) обычно нельзя предвидеть и рассчитать при составлении

бюджета. Бюджет на эксплуатацию и ремонт должен позволять прово-

дить ремонтные работы, поэтому чтобы это сделать, необходимо прове-

сти спецификацию расходов. Ожидаемый объем работ должен выпол-

няться. Однако при этом нужно избегать искушения скопировать бюд-

жет предыдущего года. Бюджет на эксплуатацию и ремонт является ос-

новой для финансового контроля поставок всех услуг, работ по эксплуа-

тации и ремонту и сопутствующих расходов.

Практическая работа, связанная с плановой эксплуатацией (и не-

большими плановыми объемами ремонтных работ), основывается

на заказах-нарядах или инструкциях по эксплуатации и входит в отчет-

ность. Инструкции выдаются на каждый месяц с описанием видов работ

на этот месяц. Виды работ описываются в соответствии с порядком, оп-

ределенным для конкретной работы (объекта) в части их выполнения

и периодичности. Инструкции должны также охватывать небольшие

ями) и СНиП 2.04.05–91 «Отопление, вентиляция, кондиционирование»

(с изменениями). Изменения к этим нормативам регулярно публикуют-

ся в журнале «Бюллетень строительной теплотехники».

Техническое нормирование невозможно применить к эксплуатаци-

онным расходам, связанным с функционированием объекта недвижимо-

сти на рынке.

К таким расходам относятся:

ü расходы на управление;

ü расходы на заключение договоров аренды;

ü оплата юридических и бухгалтерских услуг;

ü расходы на маркетинг и оказание услуг дополнительного сервиса

арендаторам;

ü платежи по налогу на имущество;

ü плата за пользование земельным участком (налог на землю или

арендная плата);

ü имущественное страхование здания;

ü резерв на замещение и др.

Данные эксплуатационные расходы могут быть нормированы только

на основе рыночных представлений и требований.

Существенно также то, что нормативные показатели ресурсов

на техническую эксплуатацию все же не позволяют гибко отслеживать

изменение уровня технического оснащения здания, поэтому при их ис-

пользовании может потребоваться внесение соответствующих коррек-

тировок. Поэтому рассчитанная на основе существующих СНиПов, нор-

мативов и справочников величина эксплуатационных расходов является

недостаточно обоснованной, поскольку она не учитывает конкретные

особенности каждого объекта недвижимости в современных условиях

рынка.

Эксплуатация и ремонтные работы достаточно трудоемки, поэто-

му для их проведения необходим особый опыт и специальное оборудо-

вание. Следовательно, внешние подрядчики должны рассматриваться

и наниматься на конкурентной основе тендеров, проводимых по точно

составленным спецификациям. Стоимость внешних контрактов при

расчете включается в общие расходы. Непредвиденные расходы на ре-

монт должны закладываться в бюджет с учетом предыдущего опыта

как фиксированная сумма из расчета на 1 м

площади по итогам пред-

шествующих лет с проведением корректировки по соответствующему

индексу цен.

122

123

ü отчет о выполненных работах;

ü отчет сотрудника о выполненной работе;

ü книга движения материальных средств на объекте;

ü заявка на поставку ЗИП;

ü образец служебной записки.

Программа управления технической эксплуатацией является сово-

купностью инструкций, рекомендаций, планов, составов работ и затрат

и необходима для оптимальной и безаварийной технической эксплуата-

ции объекта недвижимости.

Организация системы планирования и бюджетирования позволяет

сделать деятельность по эксплуатации недвижимости и контроль за ней

прозрачной, дает возможность постоянного наблюдения за финансиро-

ванием работ и ходом их выполнения. Инженерно-эксплуатационная

служба при формировании плана мероприятий и бюджета на основе дан-

ных технических осмотров представляет собственнику информацию

о необходимых на планируемый период работах и их ориентировочную

стоимость. При выполнении плановых работ вся имеющаяся информа-

ция исполнителя документально концентрируется в паспорте здания.

Указанный подход дает возможность корректировки плана выполнения

работ и позволяет решать оперативные задачи, возникающие в рабочем

процессе.

5.2. Организация материально-технического снабжения

Для обеспечения процесса эксплуатации необходимыми для него

материалами в соответствии с выявленными потребностями, организу-

ется материально-техническое снабжение (МТС). Его задача заключает-

ся в определении потребности в материальных и технических ресурсах,

изыскании возможностей покрытия этой потребности, а также в прове-

дении контроля за правильным использованием материально-техничес-

ких ресурсов и содействия в их экономии. Все эти функции выполняет

отдел материально-технического обеспечения эксплуатирующей орга-

низации.

Потребность в планировании МТС при современных условиях тех-

нической эксплуатации вытекает из большого количества конкурентных

организаций, все увеличивающихся в период рыночной экономики; раз-

нообразия возможных форм управления предприятием; наличия много-

численных структурных подразделений в рамках предприятия; тесных

объемы ремонтных работ и замены оборудования вследствие поврежде-

ний или поломок, возникших за последний месяц и требующих внима-

ния. Капитальный ремонт и большие объемы ремонтных работ по заме-

не оборудования будут планироваться и выполняться на основе отдель-

ных спецификаций и тендеров.

Программа управления технической эксплуатаций,определяет так-

же состав внеплановых работ, работ, производимых по заявке пользова-

телей объекта, порядок их исполнения, действия персонала в аварийных

ситуациях, порядок создания и работы диспетчерской службы.

В процессе эксплуатации достигается:

ü обеспечение максимальной и регулярной доходности объектов

в интересах собственника;

ü сохранение стоимости недвижимости и создание условий для ее

возрастания в будущем;

ü гибкая эксплуатация – обеспечение всестороннего соответствия

объекта возрастающим требованиям рынка (модернизация,

перепрофилирование, реконструкция и т. д.).

Состав документов программы управления технической эксплуа-

тацией:

ü заключение о техническом состоянии объекта;

ü дефектная ведомость;

ü перечень комплекта ЗИП, инструмента и расходных материалов;

ü должностные инструкции сотрудников технической службы

эксплуатации;

ü типовой договор подряда на обслуживание систем;

ü бюджет годовой технической эксплуатации объекта;

ü годовой календарный план производства планово-предупреди-

тельных работ;

ü технологические карты ППР сотрудников СЭ;

ü наряд на производство работ;

ü журнал учета выполненных работ;

ü журнал технического надзора;

ü предписание на устранение недостатков;

ü акт весеннего/осеннего осмотра;

ü план подготовки к периодам эксплуатации;

ü план мероприятий по устранению недостатков;

ü журнал учета аварийных ситуаций;

ü акт выполненных работ;

124

125

чают в себя дезинфицирующие и моющие средства, строительные мате-

риалы, фурнитуру, спецодежду, инструмент, специальный инвентарь,

комплектующие к оборудованию и др.

Планы снабжения составляются из предварительных расчетов (за-

явок) на все виды потребностей по объекту: эксплуатацию, текущий и

капитальный ремонт, капитальные работы. Заявки представляются ин-

женером по эксплуатации объекта в отдел МТС. Также заявки могут

предоставляться главному инженеру по эксплуатации, который после

составления сводной заявки по объектам передает ее в отдел МТС.

Процесс разработки плана МТС включает в себя следующие этапы:

1) расчет потребности в материальных ресурсах на производствен-

но-эксплутационные нужды;

2) расчет норм запасов ресурсов, необходимых для бесперебойного

функционирования процесса эксплуатации, исходя из существующих

потребностей;

3) определение источников покрытия потребности в материальных

ресурсах; разрабатывается план ввоза материалов со стороны.

Сводный план МТС учитывает общую потребность в материалах

для всех нужд процесса технической эксплуатации, включая образова-

ние запасов, а также источники покрытия потребности процесса в мате-

риалах.

Для обеспечения нормальной и экономной эксплуатации на объек-

те должны быть в наличии материальные ресурсы не только в количе-

стве, необходимом для ее повседневных нужд, но и располагать опреде-

ленным запасом. В связи с этим в плане материального снабжения наря-

ду с расчетами текущих потребностей материальных ресурсов учитыва-

ют также размер необходимых запасов и остатков их на начало и конец

планируемого периода.

При выборе поставщиков следует учитывать ряд факторов: тер-

риториальную отдаленность и оперативность поставок, соответствие

производственной мощности поставщиков потребностям предприятия

в материальных ресурсах, их качество, цену, условия расчетов, возмож-

ность предоставления кредита и др. Предпочтение отдается тому парт-

неру, который обеспечивает лучшие условия с минимальными затрата-

ми. Успешный выбор поставщика зависит от умения эксплуатирующей

организации проанализировать его деятельность в отношении качества,

доставки и цены. Данные компоненты рассматриваются при отборе в

первую очередь.

межфирменных связей с поставщиками различных товаров (материалов,

оборудования и пр.) и фирмами-агентами, включенными в процесс об-

служивания клиентов, а также из требований научно-технического про-

гресса – быстро учитывать и осваивать новейшие достижения науки

и техники. В условиях рынка у эксплуатирующей организации есть пра-

во выбора поставщика, а значит и право закупки более эффективных

материальных ресурсов. Это заставляет снабженческий персонал вни-

мательно изучать качественные характеристики продукции, изготовляе-

мой различными поставщиками.

Планирование МТС процесса эксплуатации на современном этапе

призвано решать следующие задачи:

1) обеспечить непрерывность работы подразделений эксплуатации,

что достигается путем правильной организации поставок материалов на

объект в необходимом количестве и соответствующего качества;

2) способствовать повышению технического уровня производства

услуг, внедрению автоматизации, новых технологий, что, в свою оче-

редь, является важнейшим фактором увеличения стоимости эксплуата-

ции;

3) способствовать повышению качества обслуживания путем за-

купки товаров высокого качества для наиболее полного удовлетворения

клиента;

4) способствовать повышению производительности труда;

5) планировать экономию материальных ресурсов;

6) планировать эффективное выполнение плана прибыли.

Перед отделом МТС ставятся следующие задачи: организация кон-

троля над снабжением по объему и ассортименту в соответствии с зак-

люченными договорами; соблюдение норматива и структуры товарных

запасов; нахождение путей снижения товарных потерь при хранении и

транспортировке. Но следует отметить, что важнейшей обязанностью

этого отдела является разработка плана материально-технического обес-

печения объекта.

План МТС объекта является его материальным балансом, в кото-

ром сведены все расчеты потребности в материальных ресурсах, необ-

ходимых для обеспечения производственного процесса (расходная часть),

наличие остатков на планируемый период, а также определены источни-

ки снабжения (приходная часть).

Материально-технические ресурсы, обеспечивающие санитарное

содержание, техническое обслуживание и текущий ремонт здания, вклю-

126

127

В Санкт-Петербурге к государственным органам контроля и надзо-

ра относятся:

ü Пожнадзор.

ü Госгортехнадзор.

ü Энергонадзор.

ü Энергосбыт.

ü Санитарно-эпидемиологическая служба.

ü Комитет по управлению государственным имуществом.

ü Комитет по градостроительству и архитектуре.

ü Комитет по земельным ресурсам.

ü Комитет по природным ресурсам.

Основная задача, которую ставит перед собой эксплуатирующая

организация в сфере взаимодействия с государственными органами кон-

троля и надзора, – максимально конкретизировать и упростить процесс

для получения положительного результата при согласовании и утверж-

дении проектной и технической документации.

Взаимодействие с органами контроля и надзора предусматри-

вает:

ü переоформление договоров;

ü переоформление/получение актов допуска;

ü подготовку пакетов технической документации;

ü получение оптимизации технических условий;

ü рекомендации и консультирование по изменениям в проекте;

ü достижение договоренностей на компромиссной основе по по-

воду предписаний и актов, в том числе проведение переговоров,

встреч в целях уменьшения затрат на выполнение.

Перед получением согласования необходимо оценить свои шансы.

Шансы оцениваются субъективно, и эта оценка составляется из юриди-

ческой возможности, технического осуществления и наличия аналогич-

ных примеров. После оценки прогнозируются варианты результата.

Перед обращением в орган государственной структуры также не-

обходимо учитывать определенные риски, которые могут возникнуть при

получении документов. Учет рисков производится методом модельного

прогнозирования.

При оценке стоимости получения результатов необходимо учесть

фонд оплаты труда специалистов и консультаций, стоимость «государ-

ственной пошлины» и другие затраты. Затем нужно провести сравнение

с предполагаемым экономическим эффектом.

Для правильной организации материально-технического обеспече-

ния работникам отдела материально-технического снабжения эксплуа-

тирующей организации необходимо в совершенстве владеть методикой

расчета всех потребностей процесса эксплуатации в материалах, созда-

вать запасы в необходимых для бесперебойной технической эксплуата-

ции размерах (но не свыше установленных норм), искать источники по-

крытия потребностей, заниматься поисками наиболее выгодных постав-

щиков и т. д.

Правильная организация материально-технического снабжения на

объекте не только обеспечивает нормальную эксплуатацию, но в совокуп-

ности с другими качественными характеристиками определяет положе-

ние эксплуатирующей организации на рынке эксплуатационных услуг.

5.3. Взаимодействие со смежными организациями

При эксплуатации объекта недвижимости необходимо взаимодей-

ствие с различными смежными организациями, государственными струк-

турами и органами, организациями-поставщиками товаров и услуг. Для

решения данных задач формируют отдельное направление процесса эк-

сплуатации недвижимости, которое называется техническим консалтин-

гом. Данное направление включает в себя представление интересов соб-

ственников недвижимости перед поставщиками коммунальных услуг,

взаимодействие с государственными органами контроля и надзора, ко-

ординацию и обеспечение гарантийных обязательств, а также управле-

ние строительными проектами (работа с подрядными и проектными орга-

низациями).

Государственный контроль и надзор осуществляется в целях обес-

печения безопасности жизни и здоровья людей, устойчивого функ-

ционирования инженерного оборудования и систем объекта, соблюде-

ния правил эксплуатации и безопасности.

Взаимодействие с государственными органами контроля и надзора

вызывает наибольшие трудности в работе инженерно-технических служб

при эксплуатации объекта недвижимости. Этому способствуют часто

меняющиеся требования, сложности с подготовкой документации, по-

лучением разрешений и допусков, необоснованные претензии, выдви-

гаемые во время проверок.

128

129

ния, которые можно было бы сдать и получать доход. Мнение эксплуа-

тирующих организаций нужно учитывать при планировке здания, раз-

мещении лифтов или эскалаторов, разбивки офисов, использовании кон-

кретных технологий или материалов – все это может упростить даль-

нейшую эксплуатацию.

Подключение на стадии проектирования эксплуатирующей орга-

низации позволяет собственнику ощутить экономию средств в первый

год эксплуатации. Подключение на стадии строительства не дает такого

эффекта (не все строительные компании способны гибко подходить

к вопросам эксплуатации), но это является более эффективным и пра-

вильно спланированным решением, чем подключение эксплуатирующей

организации в последующем. В мировой практике здания начинают стро-

ить с участием главного инженера эксплуатирующей компании. Затем,

по мере появления крыш, котельных и так далее, появляются эксплуати-

рующие службы, которые служат своеобразным противовесом строите-

лям. Данное направление в эксплуатации недвижимости называется уп-

равлением строительными проектами, основной задачей которого яв-

ляется взаимодействие с подрядными строительными организациями

и осуществление технического контроля выполнения строительно-мон-

тажных работ.

При взаимодействии с подрядными организациями (управление

строительными проектами) предусматривают:

ü заключение договоров субподряда со специализированными

обслуживающими организациями;

ü подготовку тендерной документации и проведение тендеров на

выполнение проектных и строительно-монтажных работ, а также

на поставку оборудования и строительных материалов.

Одно из самых важных и дорогостоящих мероприятий при взаимо-

действии со смежными организациями – обеспечение гарантийных обя-

зательств. При приемке объекта недвижимости в эксплуатацию от пре-

жних владельцев и после ремонтно-строительных работ служба эксплу-

атации или привлеченная эксплуатирующая организация должна про-

контролировать выполнение гарантийных обязательств. Для осуществ-

ления контроля над соблюдением гарантий строительными подрядчика-

ми, поставщиками строительных материалов, монтажниками и постав-

щиками инженерного и технологического оборудования необходимо

получить следующие данные по всем заключенным договорам:

При эксплуатации недвижимости необходимо владеть перечнем

всех согласовательных документов и знать их нормативную основу. При

взаимодействии с органами контроля и надзора задача управления эксп-

луатацией сводится к прогнозированию точных сроков согласования.

Необходимо как можно более точно смоделировать прогнозированный

результат.

Представление интересов собственника перед поставщиками ком-

мунальных услуг предусматривает взаимодействие с представителями

«Водоканала», «Энергосбыта» и ТЭК. Взаимодействие предполагает:

ü ведение учета потребления коммунальных услуг;

ü контроль сроков выставления и содержания счетов на оплату;

ü правильность и соответствие договорным обязательствам

выставленных счетов;

ü качество предоставленных услуг;

ü сверку соответствия выставляемых счетов фактическому

потреблению коммунальных услуг.

Представление интересов собственника перед энергоснабжающи-

ми организациями подразумевает два важных аспекта: контроль над со-

блюдением энергоснабжающими организациями условий договора

контроль ведения учета и статистки энергозатрат. В первом случае это

защита прав собственника как потребителя, во втором – возможность

сравнивать, оценивать и анализировать качественные, количественные

и стоимостные показатели затрат собственника в целях их оптимизации

и эффективного использования энергетических ресурсов.

Собственник вправе требовать от эксплуатирующей организации

предложений по оптимизации и эффективному использованию ресур-

сов, а последняя обязана предоставлять подобные предложения. Грамот-

ный анализ затрат и применение как новейших энергосберегающих тех-

нологий, так и примитивных на первый взгляд мероприятий (утепление

оконных проемов и установка энергосберегающих электрических лам-

почек) позволяют значительно экономить средства.

Эксплуатирующей компании более выгодно подключаться к про-

екту на стадии строительства, а в идеале – на стадии проектирования.

Это не только разумно, но и соответствует европейскому стандарту ве-

дения бизнеса. Собственник, строя объект, зачастую даже не задумыва-

ется, что ему понадобятся помещения для хранения оборудования или

для размещения диспетчерской. Для этих нужд используются неарен-

допригодные площади. В противном случае придется занимать помеще-

130

131

действии с организациями различного уровня и назначения решаются

задачи по минимизации рисков, возможных при эксплуатации объекта

недвижимости, а также определяются параметры эффективности про-

цессов эксплуатации.

5.4. Организация работы персонала по эксплуатации

Вспомогательные виды деятельности компаний, занимающихся

управлением и эксплуатацией недвижимости, обеспечивают выполне-

ние основных, и в этом смысле они практически не отличаются от вспо-

могательных видов деятельности на любом другом предприятии. Сре-

ди них можно выделить материально-техническое снабжение, управ-

ление персоналом, управление финансами, обеспечение инфраструк-

туры компании (бухгалтерия, делопроизводство, юридическое обеспе-

чение и т. д.).

Важнейшее значение среди данных видов деятельности имеет уп-

равление персоналом компании. Достижение успеха и завоевание долго-

срочных конкурентных преимуществ на рынке возможно только при на-

личии команды менеджеров, профессионально знающих бизнес по уп-

равлению и эксплуатации недвижимостью, отождествляющих свое буду-

щее с будущим компании, разделяющих общие принципы ее руководства.

Руководители и менеджеры управляющих компаний – это профес-

сионалы в сфере управления недвижимостью, обладающие знаниями

в других областях управления организациями. Профессионал – это не

тот, кто обладает какой-либо значительной суммой знаний. Профессионал –

это тот, кто, опираясь на знания, умеет практически сделать то, что необхо-

димо в данный момент для организации. Основная ставка в продвижении

по служебной лестнице делается на компетентных сотрудников.

Ключевыми задачами в сфере управления персоналом по эксплуа-

тации являются:

ü формирование базы знаний о профиле работы в подразделениях

по эксплуатации (на каждом рабочем месте) и о необходимых

профессиональных качествах и навыках персонала;

ü документирование и доведение до кандидатов основных целей

организации, ценностей руководства, принципов корпоративной

культуры, других составляющих организации;

ü применение методов ситуационного анализа подразделений

и групп;

ü предмет договора;

ü наименование подрядной организации;

ü контактные телефоны исполнителей, руководства, бухгалтерии;

ü сроки действия договоров;

ü акты выполненных работ, исполнительная документация;

ü сроки гарантии;

ü текст статьи «Гарантийные обязательства» в соответствии с

договором;

ü подробное разграничение зон ответственности между подряд-

чиком и заказчиком на строительные работы и инженерное обо-

рудование:

· на строительные работы – срок гарантийных обязательств не

менее одного года;

· на все инженерное оборудование необходимы технические

паспорта с гарантийными талонами;

ü согласование с подрядной организацией наличия и состава

ремонтного комплекта для инженерного оборудования;

ü контактная информация обо всех сервис-центрах гарантийного

и постгарантийного обслуживания инженерного оборудования:

· предоставляемые услуги;

· форма обслуживания;

· предполагаемые сроки выполнения работ;

· адрес и телефон;

· режим работы;

· контактное лицо.

Также необходимо определить регламент взаимодействия и разгра-

ничения ответственности между собственником, подрядчиком и эксплу-

атирующей службой. Основные положения регламента:

ü определение «аварийной ситуации»;

ü организация ликвидации причин и последствий «аварийной

ситуации»;

ü информационное поле и информационные потоки;

ü схема принятия решений;

ü порядок актирования;

ü определение финансовой ответственности;

ü определение порядка компенсации.

Взаимодействие со смежными организациями является неотъем-

лемой частью управления эксплуатацией недвижимости. При взаимо-

132

133

дартов качества выплата премий не производится. В этом случае общая

сумма вознаграждения становится ниже, чем в среднем на рынке.

Целесообразно также проводить политику поощрения длительно-

сти работы в компании. В зависимости от трудового стажа в компании

должны выплачиваться годовые премии. Опыт показывает, что техни-

ческому и обслуживающему персоналу целесообразно также выплачи-

вать премии за отсутствие опозданий и пропусков работы.

Для формирования квалифицированного персонала компании це-

лесообразна разработка системы непрерывного внутрифирменного обу-

чения. При платном обучении для сотрудников можно предоставлять

скидки в зависимости от срока работы в компании.

Таким образом, основным результатом стратегии управления пер-

соналом эксплуатирующей компании должно стать построение саморе-

гулируемой интеллектуальной организации, которая обладает способ-

ностью самообучения и генерации более эффективных методов работы,

так как заложенные механизмы должны обеспечивать выгоду от этого

всем сторонам, участвующим в деятельности (собственникам, менедже-

рам, рядовым работникам).

5.5. Автоматизация процессов эксплуатации

В условиях постоянного совершенствования технологий эксплуа-

тация является неотъемлемой функцией управления объектом недвижи-

мости. Инженерное оборудование и коммуникации современных зданий

становятся все более сложной системой, обслуживание которой требует

узкоспециализированных знаний и серьезной подготовки. Успех и про-

фессионализм управляющей компании, оказывающей услуги эксплуа-

тации, определяются человеческим фактором – высококвалифицирован-

ным и опытным персоналом. Качество эксплуатации во многом зависит

от квалификации сотрудников и того, насколько согласована работа всех

технических служб, задействованных на объекте.

Эффективность процессов эксплуатации определяется четким вза-

имодействием технических служб на объекте и контролем качества.

На современном этапе управления недвижимостью для оптимизации про-

цессов эксплуатации активно разрабатываются и внедряются системы

автоматизации управления зданием. Программное обеспечение, разра-

ботанное специально под процесс эксплуатации, доступное как в исполь-

зовании, так и по цене, способно решить проблему организации эффек-

ü создание методик анализа на соответствие кандидатов критериям,

формируемым тремя указанными выше задачами;

ü разработка программ адаптации персонала на новом месте

работы.

Система материального вознаграждения персонала ориентирована

на положение работника в организации, т. е. размер оплаты труда опре-

деляется по следующим критериям:

ü значение для организации вида деятельности, которую осуще-

ствляет работник;

ü место должности работника в иерархии организационной струк-

туры;

ü индивидуальные особенности работника (уникальный специа-

лист, связи в определенных кругах и т. п.);

ü уровень оплаты труда специалистов данной категории на рынке.

Опыт показывает, что для формирования у персонала компании

чувства ответственности и сопричастности к результатам работы орга-

низации целесообразно внедрение системы квартального общего пре-

мирования в зависимости от результатов деятельности компании.

Там, где возможно определение количественных результатов дея-

тельности подразделений или отдельных работников, может успешно

применяться система оплаты и премирования, основанная на дифферен-

цированной и даже персонифицированной оценке. Кроме того, целесо-

образно выплачивать разовые премии за успешное выполнение важных

задач и проектов.

Особый подход должен применяться в работе с техническим и об-

служивающим персоналом эксплуатирующей компании. Организацию

их труда целесообразно осуществлять на основе системы нормирования

и тарифицирования. Для каждого вида работ устанавливают нормы вре-

мени на их выполнение и стандарты качества. Технический и обслужи-

вающий персонал обеспечивается фирменной спецодеждой, средствами

и предметами труда. Там, где это возможно, ставка должна делаться на

автоматизацию и механизацию соответствующих работ.

При выполнении заданных норм и соблюдении стандартов каче-

ства техническому и обслуживающему персоналу выплачивается фик-

сированный оклад плюс премия. Сумма общего вознаграждения в этом

случае должна быть выше, нежели в среднем на рынке. При превыше-

нии установленных норм премия выплачивается в повышенном разме-

ре. При невыполнении установленных норм и/или несоблюдении стан-

134

135

ü удобный графический интерфейс с планами объектов;

ü возможность управления как отдельными объектами, так и всей

системой;

ü протоколирование событий (тревог, проходов в помещения и пр.)

и действий оператора в памяти компьютера;

ü парольная защита прав доступа операторов;

ü редактирование базы данных, запись в нее данных пользователя;

ü автоматическое формирование списка сообщений системы для

просмотра, распечатки и анализа;

ü учет рабочего времени;

ü программирование реакций системы на внешние события.

Предпочтительным является использование отечественного про-

граммного обеспечения, поскольку его доработка под конкретные тре-

бования для зарубежных продуктов маловероятна. Программный про-

дукт должен быть гибкой, настраиваемой, масштабируемой системой.

Дополнительным преимуществом может стать открытость ПК для сто-

ронних разработчиков, когда заказчику предоставляется возможность

разработки собственных драйверов оборудования.

Программное обеспечение, разработанное специально под процесс

эксплуатации, должно выполнять две основные функции:

1. Функция эксплуатационного учета, отвечающая за автоматичес-

кое формирование комплекса базовых документов по эксплуатации, на

основе которых осуществляется управление всем процессом.

2. Функция управления эксплуатацией, предназначенная для авто-

матизации процессов планирования, организации, контроля и анализа

результатов деятельности по технической эксплуатации.

Структура базы эксплуатационного учета разрабатывается на ос-

нове детального анализа нормативно-методических документов по экс-

плуатации зданий и сооружений, их конструкций и инженерных систем,

современных концепций и методов эксплуатации объектов, а также оте-

чественного и зарубежного оборудования систем жизнеобеспечения

объектов недвижимости.

На основе единого реестра объектов технического учета и разрабо-

танного справочника оборудования в базе данных эксплуатационного

учета формируется единая иерархическая структура (реестр) объектов

эксплуатационного учета.

В реестре эксплуатационного учета местоположение оборудования

определяется не только в структуре инженерной системы, но и в струк-

туре планировочного решения объекта (в помещениях, в которых оно

тивного взаимодействия технических служб и обеспечить комплексное

управление качеством эксплуатации.

Управление инженерными службами и оборудованием является слож-

ным участком автоматизации. С помощью систем автоматизации можно

вести учет объектов аренды и арендаторов, параметров помещений, ис-

пользуемого в здании оборудования. Современные системы автоматиза-

ции также позволяют вести учет оказываемых каждому арендатору услуг

– парковки, ремонта, вывоза ТБО, уборки, мытья витрин, теплоснабже-

ния, кондиционирования, освещения, охраны и т. д. По каждой услуге кон-

тролируется лимит, входящий в арендную ставку или эксплуатационные

расходы, фиксируются условия оплаты и время предоставления услуги.

Учитывается оборудование объекта и по каждому отдельному элементу

ведется технический паспорт. Каждый технический объект, материальная

ценность, арендатор привязываются к участку поэтажного плана, кото-

рый создается с помощью интегрированного в программу модуля графи-

ческого пакета. На основе данных паспортов оборудования формируются

графики обслуживания объектов. На основе нормативных актов и факти-

ческих затрат системой рассчитывается стоимость эксплуатации здания.

Автоматизированная система позволяет формировать сметы на уборку

территории, техническое обслуживание здания, охрану и т. д.

В автоматизированные системы вводятся стоимость и параметры

каждой детали, сроки ремонтов, периодичность обслуживания, замены,

а также данные о персонале – квалификация каждого инженера, элект-

рика, их зарплата и т. п. На основе математических алгоритмов система

рассчитывает, какие работы, в какой день и какой сотрудник должен вы-

полнять, с учетом отпусков, выходных, праздников, режима работы

и т. д. Существует мнение, что опытный инженер сможет самостоятель-

но составить такой график без системы автоматизации. Однако при из-

менении внешних условий (заболел сотрудник, вышло из строя обору-

дование) современные программы могут быстро производить перерас-

чет так, чтобы потенциальный ущерб от изменения графика работ был

минимальным. Кроме того, программы учитывают заявки на обслужи-

вание арендаторов, перемещения деталей, расходных материалов и дру-

гих материальных ценностей, рассчитывает стоимость операций по тех-

ническому обслуживанию.

Программное обеспечение является важнейшей частью автомати-

зированной системы управления эксплуатацией. Можно выделить об-

щие требования к программному обеспечению:

136

137

Реализованная в программном комплексе универсальная методика

позволяет применять современные принципы и методы планирования

работ по техническому обслуживанию, ремонтам, содержанию и обес-

печению объектов коммунальными услугами в соответствии с заданным

уровнем функционирования объектов.

Обоснование стоимости планируемых работ по технической эксп-

луатации и содержанию объектов обеспечивается путем выполнения

сметных расчетов на основе встроенной нормативно-сметной базы дан-

ных и разработанного в программном комплексе алгоритма расчета.

Сочетание универсальной методики планирования эксплуатации и

разработанной структуры единого реестра объектов эксплуатацион-

ного учета позволяет:

ü выполнять не только пообъектное, но и поэлементное планиро-

вание работ по эксплуатации;

ü рассчитывать эксплуатационные издержки;

ü определять эксплуатационные издержки для обоснования

бюджетирования эксплуатации объектов недвижимости на

долгосрочную перспективу.

В рамках управления эксплуатацией в программном комплексе вы-

полняются следующие основные процедуры:

ü документальное обеспечение организации работ по технической

эксплуатации и содержанию объектов, в том числе собственными

силами и с привлечением сторонних организаций;

ü организация постоянного контроля выполнения работ по

технической эксплуатации и содержанию объектов;

ü анализ выполнения работ по эксплуатации объектов и годовых

бюджетов на их выполнение;

ü корректировка сроков и объемов выполнения работ по эксплуа-

тации объектов, а также объемов их перспективного и годового

бюджетирования.

Таким образом, служба эксплуатации получает возможность перей-

ти от пообъектного управления эксплуатацией к поэлементному, осуще-

ствлять планирование эксплуатации объектов с любой степенью дета-

лизации, применяя те принципы и методы эксплуатации, которые опре-

деляются разработанной политикой эксплуатации в отношении объек-

тов инфраструктуры, а также концепцией эксплуатации каждого объек-

та и элемента.

Примеры интерфейсов автоматизированных программ изображе-

ны на рис. 7.1 и 7.2.

установлено), что отображается в графической части программного ком-

плекса на поэтажных планах. Это позволяет эксплуатационному персо-

налу получать оперативный доступ к информации по оборудованию

и осуществлять эффективное управление его эксплуатацией.

Структура реестра эксплуатационного учета является гибкой и на-

страиваемой, позволяет включить в нее характеристики для полного ис-

ходного описания объектов эксплуатационного учета с любой степенью

детализации, а также информацию в полном объеме по планированию,

организации, контролю и анализу эксплуатации объектов недвижимости.

Исходные характеристики объектов эксплуатационного учета

включают следующие основные группы:

ü общие сведения об объектах эксплуатации;

ü паспортные данные оборудования;

ü технические характеристики объектов, их функциональных

составляющих и элементов;

ü рабочие характеристики инженерных систем;

ü эксплуатационные характеристики объектов и их элементов,

включая нормативные эксплуатационные показатели;

ü условия эксплуатации инженерных систем и оборудования;

ü установочные характеристики инженерных систем и оборудования.

На основе выполненного эксплуатационного учета динамически

формируются реестры оборудования, эксплуатационные паспорта объек-

тов, инженерных систем и оборудования, включающие исходные характе-

ристики и информацию по планируемым и выполненным работам, на-

копленным затратам по эксплуатации рассматриваемого объекта.

В рамках планирования эксплуатации объектов недвижимости в про-

граммном комплексе выполняются следующие основные процедуры:

ü составление долгосрочных перспективных планов (проектов)

эксплуатации объектов;

ü расчетное обоснование планируемых затрат на выполнение работ

по эксплуатации и бюджетов эксплуатации объектов на

долгосрочную перспективу;

ü составление среднесрочных планов эксплуатации на основе

результатов долгосрочного планирования;

ü расчетное обоснование планируемых затрат на выполнение

текущих ремонтов и технического обслуживания, содержания

объектов и годовых бюджетов (проектов) их эксплуатации;

ü расчетное обоснование планируемых затрат на коммунальное

обеспечение объектов эксплуатации.

138

139

Интеграция алгоритмов сметных расчетов и планирования эксплу-

атации позволяет реализовать их в качестве одной процедуры, что суще-

ственно снизит трудоемкость работ по планированию.

Поддержка процессов планирования эксплуатации расчетными

механизмами в сочетании с возможностью реализации поэлементного

планирования работ позволяют обеспечить прозрачность и обоснован-

ность формирования бюджета эксплуатации объектов.

Выполнение процедур управления эксплуатацией объектов обес-

печивается динамическим формированием соответствующей эксплуата-

ционной документации: перспективных планов и графиков выполнения

работ, объектных и локальных смет, ресурсных ведомостей, штатов тех-

нического персонала, годовых бюджетов и т. п.

Программное обеспечение для автоматизации процессов эксплуа-

тации предлагают несколько компаний-разработчиков. Среди них стоит

отметить ValMaster Facilities Manager – промышленную платформу для

построения корпоративных информационных систем управления недви-

жимостью от компании «ValMaster», специализирующейся на программ-

ных продуктах для рынка недвижимости. Также интересны разработки

компании ИТ-град «Служба эксплуатации» и «Управление недвижимо-

стью», созданные на базе всем известной программы 1С. Фирма «Infor»

предлагает для автоматизации процессов управления эксплуатацией на

объекте использовать свою систему Datastream 7i. Эта система – амери-

канский продукт. Она обладает модульной структурой и web-архитекту-

рой, что позволяет настраивать ее под объекты различной функциональ-

ности и делает ее доступной через сеть Интернет или локальную корпо-

ративную сеть.

Несмотря на очевидные достоинства вышеуказанных программ, они

пока не получили широкого распространения из-за сложности в управ-

лении и дороговизны.

Автоматизация процессов эксплуатации недвижимости приводит

к упрощению процессов планирования и контроля деятельности служ-

бы эксплуатации, а бюджет становится абсолютно прозрачным и эффек-

тивно работающим инструментом.

При внедрении системы автоматизации необходимо помнить, что

безупречно организованная эксплуатация объекта зависит прежде всего

от профессионализма сотрудников подразделения по эксплуатации. Не-

качественная подготовка персонала может свести на нет любые техни-

ческие достоинства программного комплекса. Именно люди с их опы-

Рис. 7.1. Реестр объектов эксплуатации (ValMaster™ FM)

Рис. 7.2. Планирование затрат на техническое

обслуживание (ValMaster™ FM)