Волгин В.В. Торговый склад. Справочник руководителя

Подождите немного. Документ загружается.

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

561

торы могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера по статье 5.27

КоАП РФ на сумму от 500 до 5000 рублей.

Для учета кадров фирма должна составлять штатное расписание. Этот документ

входит в число тех, которые проверяют трудовые инспекторы. Форма штатного распи-

сания утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. N 26 (форма N Т-

3). В этом документе необходимо указать, какие должности предусмотрены в каждом

структурном подразделении фирмы, количество штатных единиц, оклад и надбавку по

каждой должности, месячный фонд заработной платы. Штатное расписание на год ут-

верждает руководитель фирмы. Изменения, вносимые в течение года, оформляются

приказом.

Если на предприятии работа посменная, нужно составлять график сменности (ст.

103 ТК РФ). При этом учитывать нормальную (без сверхурочных) продолжительность

рабочего времени на фирме. В неделю она не может быть больше 40 часов. Для неко-

торых работников, например несовершеннолетних, эта цифра меньше (подробнее чи-

тайте ниже). Если из-за характера работы недельная норма не может быть соблюде-

на, допускается учет за более длительный промежуток времени (месяц, квартал и

т.д. до года). Но и тогда нужно уложиться в норму рабочего времени из расчета 40

часов в неделю.

Фирма обязана ознакомить сотрудников с графиком сменности не позднее чем за

месяц до его утверждения. Не забывайте: нельзя устанавливать для одних и тех же

работников две смены подряд (Статья 103 ТК РФ).

Каждая фирма обязана вести учет рабочего времени своих сотрудников. Для это-

го предусмотрен табель учета рабочего времени. Его форма утверждена постановле-

нием Госкомстата от 6 апреля 2001 г. N 26 (формы N Т-12 и Т-13). Проверяя та-

бель, инспекторы в первую очередь обращают внимание на учет сверхурочной работы.

Если в табеле проставляются цифры не больше "8", а контролеры обнаружили, что

сотрудники работали сверхурочно или в выходные дни (например, инспекторы нашли

приказ о выходе на работу в выходные), то фирме придется заплатить работникам

дополнительные деньги.

Сверхурочная работа (не больше четырех часов два дня подряд и 120 часов в

год) оплачивается:

- за первые два часа - не менее чем в полуторном размере;

- за последующие часы - не менее чем в двойном размере (ст. 152 ТК РФ).

Вместо повышенной оплаты фирма может предоставить работнику (по его желанию)

отгулы не менее времени, отработанного сверхурочно. Выходные и праздники оплачи-

ваются в двойном размере. По желанию работника фирма может предоставить ему для

отдыха другой день. Тогда работа в праздничный или выходной день оплачивается в

одинарном размере, а день отдыха не оплачивается. Так сказано в статье 153 ТК

РФ. Обязательно работник должен написать заявление, что он согласен заменить по-

вышенную оплату отгулами.

Помимо сверхурочной работы инспекторы проверят рабочее время несовершенно-

летних, женщин со льготами, инвалидов и совместителей. Взять на работу сотрудни-

ков в возрасте от 14 до 16 лет можно только на 24 часа в неделю (и с согласия

одного из родителей). При этом если они учатся, то могут трудиться не более 2,5

часа в день, а если не учатся, то не более пяти часов (ст. 92 и 94 ТК РФ). Несо-

вершеннолетние от 16 до 18 лет могут работать по семь часов в день, а общая про-

должительность рабочего времени в неделю не должна превышать 36 часов.

В табеле учета рабочего времени совместителя указывают, что он работал не

более четырех часов в день и 16 часов в неделю (ст. 98 ТК РФ). Продолжительность

рабочего времени инвалидов I и II групп составляет 35 часов в неделю (ст. 92 ТК

РФ). Часы ежедневной смены устанавливают врачи. Такие работники должны предста-

вить медицинское заключение (ст. 94 ТК РФ).

Каждая фирма должна составлять график отпусков, чтобы учитывать очередность

ежегодных оплачиваемых отпусков своих сотрудников (Статья 123 ТК РФ). Форма это-

го документа предусмотрена в постановлении Госкомстата от 6 апреля 2001 г. N 26

(форма N Т-7). График отпусков утверждает руководитель фирмы (с учетом мнения

профсоюза (если он есть)) не позднее чем за две недели до наступления календар-

ного года. Если в течение года в график нужно внести изменения, руководитель вы-

носит об этом приказ. Фирма должна ознакомить своих сотрудников с графиком от-

пусков под расписку после того, как его подпишет руководитель, а также за две

недели известить каждого работника о начале отпуска. Это инспекторы обязательно

проверят.Затем они посмотрят, соблюдены ли права некоторых работников, например

несовершеннолетних. Им отпуск представляется в любое удобное для них время.

Ни одна проверка не обходится без изучения кадровых приказов. Фирма обязана

знакомить с ними работника под расписку. В первую очередь инспекторы посмотрят

приказы о приеме на работу (форма N Т-1), о переводе (формы N Т-5 и Т-5а), об

отпусках (формы N Т-6 и Т-6а), об увольнении (формы N Т-8 и Т-8а), о командиров-

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

562

ке (формы N Т-9 и Т-9а), о поощрении (формы N Т-11 и Т-11а). Формы этих приказов

утверждены постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. N 26.

Инспекторы могут посмотреть и другие приказы, которые так или иначе связаны

с вопросами проверки. Например, о дисциплинарных взысканиях, о сверхурочных ра-

ботах, об отстранении от работы, о временном переводе из-за производственной не-

обходимости и т.д. Имейте в виду: в статье 192 ТК РФ предусмотрены только три

дисциплинарных взыскания: замечание, выговор, увольнение. Применять другие (на-

пример, понизить в должности) работодатель не вправе. Кроме того, нельзя за один

проступок назначить сразу несколько взысканий (ст. 193 ТК РФ).

Если работнику нужны заверенные копии приказов и других документов, связан-

ных с работой (выписка из трудовой книжки, справки о зарплате, о периоде работы

на предприятии и т.п.), работодатель обязан выдать их не позднее трех дней после

того, как работник написал соответствующее заявление. Так сказано в статье 62 ТК

РФ.

Необходимая работодателю информация о работниках может храниться в их личных

делах. Инспектор по труду вправе проверить, как они ведутся. Обязанность кадро-

вой службы вести личные дела предусмотрена только для государственной службы

(ст. 8 Федерального закона от 31 июля 1995 г. N 119-ФЗ "Об основах государствен-

ной службы Российской Федерации"). Частная фирма может разработать свой порядок

сбора и хранения информации о сотрудниках. Для этого руководителю нужно утвер-

дить Положение о персональных данных работника. С ним обязаны ознакомить каждого

сотрудника под расписку.

Вот какие документы может собирать и хранить работодатель:

- заявление о приеме на работу;

- автобиография;

- копия трудовой книжки;

- копия дипломов, свидетельств об образовании, документов о присвоении

ученого звания, степени;

- медицинское заключение (если медосмотр обязателен по закону);

- копия приказа о принятии на работу;

- личный листок или анкета (Ф.И.О., год рождения, пол, образование, се-

мейное положение, дети, близкие родственники, паспортные данные, ИНН, но-

мер страхового свидетельства пенсионного страхования);

- копия паспорта;

- копии приказов, связанных с трудовой деятельностью работника (о перево-

дах, командировках, повышении, премировании, дисциплинарном взыскании и

т.д.);

- другие документы, касающиеся работника (должностная инструкция, копия

трудового договора, документы по аттестации, о повышении квалификации,

копии свидетельств о браке, о разводе, о рождении детей и т.д.).

Сотрудник вправе в любое время посмотреть свое личное дело, делать копии

хранящихся в нем документов (ст. 89 ТК РФ). Работодатель обязан соблюдать режим

секретности, то есть не сообщать данные о работнике третьим лицам без его согла-

сия (ст. 88 ТК РФ). Доступ к таким данным разрешен только специально уполномо-

ченным лицам (например, работникам милиции, прокуратуры) и только в том объеме,

который необходим для выполнения их функций.

Работодатель обязан обеспечить на предприятии безопасные условия и охрану

труда. Так сказано в статье 212 ТК РФ. В первую очередь инспекторы проверят, оз-

накомлены ли сотрудники с правилами техники безопасности. Это нужно сделать, как

только с работником заключен трудовой договор. Факт инструктажа необходимо за-

фиксировать письменно, в журнале инструктажа по охране труда. Для некоторых ка-

тегорий работников предусмотрены предварительные (перед приемом на работу) и по-

следующие медицинские осмотры (ст. 213 ТК РФ). Организовать их обязана фирма.

Если допустили к работе сотрудника, который не прошел инструктаж по охране труда

или обязательное медобследование, фирме грозит штраф. На производственном пред-

приятии с численностью более 100 человек нужно создать службу охраны труда или

ввести должность специалиста по охране труда (ст. 217 ТК РФ). Назначенный на эту

должность сотрудник должен пройти специальную подготовку. Если нежелательно

создавать такую службу, можно заключить договор с фирмой, оказывающей услуги в

области охраны труда (Статья 217 ТК РФ).

Предупреждение злоупотреблений

Побочный бизнес менеджеров

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

563

Не только малые, но и крупные фирмы разоряются из-за воровства их работников

в сочетании с неблагоприятной ситуацией на рынке. Например, как утверждают неко-

торые публикации, в США хищения персонала у владельцев предприятий составляют от

15 до 25 миллиардов долларов ежегодно. Зарубежные предприниматели считают, что

не наблюдать за работниками - значит оставить им открытым свой кошелек.

Объясните служащим, что если кто-то то из них ворует у хозяев, то работу в

итоге потеряют все.

Руководители подразделений потенциально могут иметь дополнительные доходы в

ущерб фирме:

исполнительный директор - на возможностях связей с деловой элитой города;

технический директор - на продаже "мозгов" фирмы, использовании технических

ресурсов фирмы, продаже "ноу-хау", промышленном шпионаже, инженерных услугах;

менеджер по капитальному строительству - на торговле строительными материала-

ми и услугами;

менеджер по экономическим вопросам - на обеспечении работы параллельных про-

изводств, игре с ценами, перепродаже ценных бумаг, "отмывке" акций, внешних и

внутренних финансовых махинациях;

менеджер по производству - на организации производства на резервах, реализа-

ции дополнительной продукции, производстве "чужих" заказов;

менеджер по коммерческим вопросам - на продаже и перепродаже ресурсов и про-

дукции, выгодных заказов;

менеджер по качеству выпускаемой продукции - на браке продукции, реализации

параллельной продукции;

менеджер по персоналу - на торговле выгодными "местами" на фирме, организации

командировок за границу, торговле благами фирмы, рабочей силой, пособничестве в

хищениях;

менеджер по социально-бытовым вопросам - на продаже объектов социальной ин-

фраструктуры, распределении благ для персонала фирмы.

Во избежание недоразумений и злоупотреблений храните печать у себя и не ос-

тавляйте никому проштампованных документов, бланков и пустых листов. На всех до-

кументах печать ставится на строчках, где предусмотрены подписи руководителя и

главного бухгалтера, сразу после текста, во избежание внесения в документ раз-

личных дополнений после его утверждения. Выполнение данных рекомендаций позволит

вам быть уверенным в отсутствии неутвержденных, незарегистрированных документов,

незафиксированных операций.

Утечка средств

Важнейшим объектом бухгалтерского учета является учет кассовых операций - они

связаны с наличными деньгами и вероятность злоупотреблений здесь велика. Уста-

навливайте сроки проверки кассы не реже одного раза в квартал, во время которых

проводится внезапная ревизия с пересчетом всех денег и других ценностей, храня-

щихся в кассе, о чем составляется акт. При обнаружении недостачи она обычно от-

носится на материально ответственное лицо, излишки же — на финансовую деятель-

ность предприятия, то есть считаются его доходом.

Поскольку на небольших предприятиях главный бухгалтер часто выполняет обязан-

ности кассира, то при невнимательном обращении руководителя с печатью и образца-

ми своей подписи возможны злоупотребления: оформление документов на выдачу денег

и передача средств подставному лицу. При свободном доступе к кассовым документам

и бухгалтерским регистрам можно легко осуществить подтасовку и оформление несу-

ществующих документов. Во избежание этого, а также для взаимного контроля реко-

мендуется поручить обязанности кассира другому лицу и не ставить печати и подпи-

си на незаполненных бланках.

Кассовые операции проверяется по кассовой книге, прошнурованной, пронумеро-

ванной, опечатанной и заверенной подписями. В ней фиксируются все факты поступ-

ления и выдачи наличных денег, по результатам которых на конец дня или отчетного

периода (3—5 дней, если оборот не превышает 500 рублей) выводятся остатки денеж-

ных средств в кассе. Так как кассир ведет кассовую книгу в двух экземплярах под

копирку (второй отрывной экземпляр служит отчетом кассира и сдается в бухгалте-

рию), то при проверке они должны совпадать. В кассовых документах должны отсут-

ствовать малейшие подчистки, помарки, а в кассовых ордерах — и оговоренные ис-

правления, которые здесь не допускаются. Для контроля учета кассовых операций

руководитель может сверить суммы поступающих и расходуемых денежных средств по

каждому отчету кассира с суммами, зафиксированными в бухгалтерских регистрах.

По: Сoлoп А.С. Тайны бизнеcа, Киев, УФИМБ, 1997

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

564

Может быть подвергнута проверке арифметика (полная или частичная) при подсчете

оборотов (сумм поступивших или выданных денег).

Большая часть расчетов между предприятиями осуществляется безналичным путем и

контроль их необходим. Злоупотребления возможны и в этой области учета. Наиболее

распространенными из них является краткосрочное кредитование посторонних пред-

приятий за вознаграждение, например бухгалтеру. Кроме того, возможны перечисле-

ния денег не по назначению или даже в оплату личных нужд или на счета подставных

лиц. Во избежание этого бланки платежных поручений необходимо подписывать после

их заполнения и проверки оснований на перечисление денег.

Для осуществления контроля проверяют выписки с расчетного счета. Сверяются

даты выписок, определяется все ли они в наличии (на каждой, кроме ее даты, фик-

сируется дата предыдущей). Кроме того, сверяется соответствие сумм остатков на

начало дня последующей выписки с суммой на конец дня предыдущей, которые должны

совпадать (то есть должна присутствовать непрерывная цепочка перечислений). Про-

веряются также оправдательные документы, соответствие их сумм суммам выписок.

При проверке операций по расчетному счету просматриваются книги учета платежных

требований, поручений: эти сводные документы должны соответствовать первичным

(реквизиты, суммы). Кроме того, должны быть в наличии основания, отражаемые в

платежных документах (счета, накладные, акты приемки-передачи, договоры) и суммы

их должны также соответствовать перечисленным или полученным суммам средств.

Подвергаются контролю и чеки, которыми осуществляются расчеты, к ним тоже должны

прилагаться оправдательные первичные документы.

Сальдо (остаток) средств на расчетном счете на конец отчетного периода должно

соответствовать сумме средств на счете согласно банковской выписке на эту дату,

а также разности дебетовых и кредитовых оборотов за отчетный период. Эта величи-

на отражается в активе баланса по строке “Расчетный счет”.

Злоупотребления в использовании подотчетных средств возможны при отсутствии

или невнимательном текущем контроле за выдаваемыми авансами и списанием их из

подотчета. Могут быть выданы деньги на нецелесообразные расходы, списанные в

дальнейшем по несуществующим документам или при отсутствии их. Средства могут

быть выданы и подставным лицам. Во избежание этого рекомендуется подписывать

расходные кассовые ордера на выдачу подотчетных сумм, предварительно озна-

комившись с основаниями расходов (их сметой) в таком же порядке и утверждать от-

четы, ведение кассовых операций поручить не главному бухгалтеру.

При проверке учета данных операций руководителю следует просмотреть авансовые

отчеты, на основе которых из подотчета работником списываются соответствующие

суммы. Отраженные в отчетах выданные авансы должны соответствовать суммам, ука-

занным в расходных кассовых ордерах, реквизиты которых зафиксированы в данном

отчете. То же относится и к денежным средствам, выданным в погашение перерас-

хода. Суммы же остатков средств, внесенных после сдачи авансового отчета в кас-

су, должны быть равны суммам, указанным в соответствующих приходных кассовых ор-

дерах. Кроме того, на данных документах проверяются печати и подписи, утверждаю-

щие их, а также выборочно арифметика.

При отсутствии контроля за данными операциями, излишнем доверии главному бух-

галтеру возможно неоправданное кредитование поставщиков и подрядчиков, что нано-

сит прямой ущерб предприятию. Поэтому следует быть предельно внимательным при

акцепте счетов поставщиков, подрядчиков. При проверке операций с поставщиками и

подрядчиками руководитель сверяет суммы оплаченных платежных поручений с суммами

соответствующих им счетов, накладных, договоров и других первичных документов,

при этом форма расчетов должна соответствовать форме. определенной в договоре.

Кроме того, сверяются основания на перечисление средств, количества товара или

объемы работ, услуг, отраженные в платежных, первичных документах. При несо-

ответствии товаров, работ по количеству, качеству проверяются акты. Так как дан-

ный учет ведется по каждому предъявленному счету, а при расчетах плановыми пла-

тежами — по каждому поставщику и подрядчику, то по бухгалтерским регистрам можно

судить о задолженности конкретно каждому поставщику, подрядчику.

В случае отсутствия контроля за операциями с заработной платой могут быть

случаи завышения начисленных сумм, выплаты подставным лицам, а также возможны

злоупотребления при выдаче денег. Их можно предотвратить, если сверять основания

с начисленными суммами, подписывать ведомость к оплате после полного ее заполне-

ния с указанием общего итога выплачиваемых средств. Кроме того, многие возможно-

сти хищений аннулируются при назначении кассиром не бухгалтера, а также внезап-

ная ревизия кассы. Контроль за платежными поручениями на перечисления средств

заработной платы на счета в банк предотвращает незаконные перечисления, при этом

просматриваются основания, сверяются их суммы.

Контроль за расчетами по заработной плате следует начинать с проверки расчет-

но-платежной ведомости (первичный документ), которая подписывается руководителем

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

565

до выдачи причитающихся средств. При этом начисленные суммы по каждому работнику

должны соответствовать суммам трудовых соглашений, договоров подряда, а также

окладам согласно штатному расписанию или ставкам, установленным для повременщи-

ков. Проверяются суммы удержаний, их основания, итоги средств, подлежащих выпла-

те. Руководитель должен знать, что удержание подоходного налога обязательно у

всех работающих на предприятии, в том числе у лиц, выполняющих работы по догово-

рам подряда и другим договорам гражданско-правового характера. Обязательным яв-

ляется и сообщение о полученных средствах в налоговую инспекцию по месту пропис-

ки работника для его правильного налогообложения. Общие суммы выплачиваемых

средств должны совпадать с итогом, отраженным по всей ведомости и утвержденным

руководителем. Итог суммы, подлежащей выплате по всем ведомостям на какую-то да-

ту должен соответствовать сумме данного приходного кассового ордера, а сумма вы-

плаченных средств (отраженная в конце ведомости) — сумме расходного кассового

ордера.

Кроме неправильного учета операций с основными средствами, например, завыше-

ния первоначальной стоимости, а следовательно и начисленного износа, относимого

на себестоимость продукции (как следствие — уменьшение налогооблагаемой прибыли)

или же начисления износа после полного перенесения первоначальной стоимости на

затраты производства, возможны также некоторые злоупотребления в этой области.

Принятые на учет основные средства по сильно заниженной оценке в дальнейшем

могут быть списаны по несуществующим причинам на убыток или же на ответственное

лицо, что влечет за собой хищения имущества предприятия. Либо же объекты основ-

ных средств, списанные как негодные к эксплуатации на ликвидацию, могут стать

средством обогащения некоторых лиц. Во избежание этого рекомендуется на предпри-

ятии в обязательном порядке создать инвентаризационную комиссию, в обязанности

которой кроме проведения инвентаризаций входит определение стоимости основных

средств при их выбытии, ликвидации, целесообразность ликвидации. Необходимо под-

писывать акты приемки-передачи, ликвидации основных средств, предварительно оз-

накомившись с заключениями инвентаризационной комиссии по этому поводу или до

говорами на приемку, покупку, продажу данных объектов, а так же осуществлять те-

кущий контроль за данной областью учета, создать условия, определяющие невозмож-

ность хищений основных средств.

Перерасход МБП

Во избежание хищений МБП, неправомерного списания их на производство непо-

средственно или за счет износа необходимо следить за нормами расхода, а также

утверждать акты ликвидации после ознакомления с заключениями инвентаризационной

комиссии.

В целях обеспечения сохранности МБП на предприятии должен быть организован

контроль за их движением. Для этого используются карточки учета МБП, личные кар-

точки учета спецодежды, спецобуви, в которых фиксируется их приобретение по не-

которой стоимости, начисление износа, отнесение в подотчет ответственного лица,

списание по какой-либо причине. Кроме того, списание МБП оформляется актом, под-

писываемым руководителем. Суммы в денежном выражении всех поступающих за какой-

то период МБП должны быть равны суммарной стоимости отдельных МБП, отражаемых в

карточках по их учету.

Хищения товаров

На складах бывают хищения товаров при распаковке и упаковке, хищения целых

грузовых мест при доставке груза от перевозчика или перевозчику – эти способы

создают видимость недостач, с которыми долго разбираются между собой поставщики

и получатели. Возможны хищения товаров прямо из ячеек в расчете на то, что при

большом количестве товаров в ячейке недостачу обнаружат не скоро.

Известны способы хищения и руководителями разного уровня под предлогом от-

правки образцов на испытания или анализ.

Приписки по сговору с поставщиками якобы закупленного товара, израсходованно-

го затем для внутренних потребностей предприятия – на ремонт помещений или обо-

рудования – один из способов выкачивания средств из предприятия.

Многие случаи хищений возможны лишь при беспрепятственном выходе с территории

склада. Поэтому при наличии риска хищений необходимо вводить личный досмотр со-

трудников, проверку их сумок или автомобилей, однако эти меры необходимо закре-

пить соглашением с профсоюзной организацией или в коллективном договоре.

В большинстве случаев со склада ничего просто так не пропадает, для хищений

нужен помощник, имеющий необходимые полномочия. Поэтому, кроме подписи кладовщи-

ка на приходных и расходных документах должна быть подпись бухгалтера. Комплек-

товать заказы к отгрузке не должны сотрудники, занимающиеся приемкой товара.

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

566

Для противодействия хищениям обязательно документирование всех приобретаемых

товаров и материалов, независимо от того, проходили они через склад или нет.

Во избежание хищений товаров рекомендуется внимательно относиться к списанию

материалов и их денежной оценке. Контроль за движением материалов осуществляется

начиная с проверки сумм, отражаемых в сопутствующих им документах (чеки, счета,

акты-справки, накладные на внутреннее перемещение), приходных ордерах, карточках

складского учета материалов. В случае выбытия материалов (отпуск их в производ-

ство, на сторону для переработки, реализации) сверяются суммы в карточках (при

соответствующих расходах) с суммами в документах на расход материалов (расходные

накладные) либо же с суммами, отраженными в отчете о выпуске продукции, выполне-

нии работ. При утверждении данных отчетов следует помнить, что они являются ос-

нованием для списания материалов, поэтому необходима проверка соответствия их

расхода действующим на предприятии нормам. Кроме того, при контроле учета мате-

риалов следует сверять количество материалов и их отражение в денежной оценке,

соответствие цен.

Настоятельно необходимо проводить периодические внезапные контрольные выбо-

рочные проверки соответствия запасов тех или иных товаров данным учета. Причем

обязательно такие проверки должны проводить члены постоянной инвентаризационной

комиссии, не работающие на складе.

Во избежание хищений материалов рекомендуется иметь в штате заведующего скла-

дом или кладовой, с которым заключить договор о материальной ответственности; он

и будет осуществлять первоначальный контроль за движением материалов (в дальней-

шем — взаимный контроль). Необходимо обеспечить условия по охране склада, а так-

же внимательно относиться к списанию материалов (денежной оценке). Оперативному

выявлению недостач о этой области учета способствуют внезапные инвентаризации.

Контроль за движением материалов осуществляется начиная с проверки сумм, от-

ражаемых в сопутствующих им документах (чеки, счета, акты-справки, накладные на

внутреннее перемещение), приходных ордерах, карточках складского учета материа-

лов. В случае выбытия материалов (отпуск их в производство, на сторону для пере-

работки, реализации) сверяются суммы в карточках (при соответствующих расходах)

с суммами в документах на расход материалов (расходные накладные) либо же с сум-

мами, отраженными в отчете о выпуске продукции, выполнении работ. При утвержде-

нии данных отчетов следует помнить, что они являются основанием для списания ма-

териалов, поэтому необходима проверка соответствия их расхода действующим на

предприятии нормам. Кроме того, при контроле учета материалов следует сверить

количество материалов и их отражение в денежной оценке, соответствие цен.

Контроль складского учета

Бухгалтер предприятия обязан проверять своевременность и полноту оприходова-

ния поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность состав-

ления отчетов материально ответственными лицами.

Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его

передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами.

Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан ус-

тановить:

подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основа-

нии приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за ко-

торый представляется отчет;

соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного пе-

риода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода

фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентариза-

ции;

даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что

товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации;

законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание

товара и т.д.);

наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответ-

ственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее

перемещение товаров;

полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям,

оплаченным или принятым к оплате документам;

правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к

нему документах;

соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках

(книгах) складского учета с первичными приходно-расходными документами;

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

567

соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сум-

ме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответствен-

ных лиц;

соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-

кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по про-

дажным ценам).

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их

исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего

ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в из-

вестность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета,

удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров.

Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны

быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных

отчетов - три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на

главного бухгалтера организации.

Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов

по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, произ-

водится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организа-

ции. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных

реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе и

т.д.). С этих документов могут быть сняты копии.

Инвентаризация

Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и вы-

верки остатков, для целей налогообложения, для учета издержек. Практикуются три

способа инвентаризации – периодическая, непрерывная и выборочная.

Периодическая инвентаризация – на период инвентаризации работа склада должна

быть приостановлена, с тем чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентариза-

цию, точно подсчитать остатки.

Непрерывная (перманентная) инвентаризация - инвентаризаторы подсчитывают каж-

дый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент налич-

ных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентар-

ные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада.

Выборочная инвентаризация – проверка наличия только особо контролируемых на-

именований зачастую более точна чем сплошная инвентаризация, так как влияние че-

ловеческого фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвента-

ризаторов заторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам.

Инвентаризация должна быть организована так, чтобы инвентаризаторы вели под-

счет товаров последовательно по местам хранения, даже если один и тот же товар

хранится в разных складах. Перескакивание из одного склада в другой очень утоми-

тельно и ведет к путанице и большим погрешностям.

Методика и правила инвентаризации регламентированы специальным нормативным

актом.

Бухгалтерия должна быть инициатором проведения инвентаризации. Определяя, ка-

кие виды товаров необходимо проверить и когда, бухгалтерия контролирует работу

кладовщиков или учетчиков склада. Представитель бухгалтерии должен наблюдать за

проведением инвентаризации.

Основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества;

сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

проверка полноты отражения в учете обязательств.

В соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской

Федерации» проведение инвентаризаций обязательно:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в слу-

чаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или

муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвен-

таризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а биб-

лиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Се-

вере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов

может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

«Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Ут-

верждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

568

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций,

вызванных экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного

(разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательст-

вом Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Россий-

ской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации про-

водятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива

(бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного

или нескольких членов коллектива (бригады).

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения устанавливаются

руководителем организации. Для проведения инвентаризации в организации создается

постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Материальная ответственность

Материальная ответственность работников — одно из средств защиты форм собст-

венности, ибо она представляет собой юридическую обязанность работника, виновно

причинившего ущерб, возместить его в установленном законом размере.

Материальная ответственность за товарно-материальные ценности наступает в со-

ответствии с нормативными актами (ст. 238–250 ТК РФ).

Правовой основой материальной ответственности работника является его обязан-

ность бережно относиться к имуществу предприятия.

По нормам трудового законодательства материальную ответственность несут все

работники, состоящие в трудовых отношениях с предприятием, учреждением, органи-

зацией на основе трудового договора, независимо от формы собственности, на базе

которой создано предприятие, учреждение, организация.

Она может быть возложена на этих лиц и в случае прекращения трудовых отноше-

ний при условии, если ущерб причинен работником во время действия этих отноше-

ний.

Материальная ответственность возлагается на работника только при одновремен-

ном наличии следующих условий:

 прямого (действительного) ущерба;

 противоправности поведения работника, причинившего ущерб;

 вины работника в причинении ущерба;

 наличии причинной связи между действием (бездействием) работника и

ущербом.

Под прямым (действительным) ущербом понимается ущерб наличному, реально суще-

ствующему имуществу путем утраты его (или его части), присвоения, порчи, пониже-

ния ценности и соответствующей необходимости собственника (владельца) произвести

затраты на приобретение или восстановление имущества либо произвести излишние

выплаты по вине работника другому субъекту (физическому или юридическому лицу).

Это может быть как недостача, порча материальных ценностей, расходы на ре-

монт, штрафные санкции за неисполнение обязательств, так и суммы уплаченных

штрафов, оплаты вынужденного прогула или задержки выдачи трудовой книжки и дру-

гие выплаты.

Таким образом, материальная ответственность возлагается как за ущерб, причи-

ненный предприятию или учреждению, с которым он состоит в трудовых отношениях,

так и за ущерб, причиненный работодателем по вине работника третьим лицам в слу-

чае возмещения этого ущерба.

Ниже приведены перечни работ, при выполнении которых может вводиться индиви-

дуальная и коллективная (бригадная) материальная ответственность, а также типо-

вые договоры о материальной ответственности.

Приложение № 1

к постановлению Минтруда РФ

от 31 декабря 2002 г. № 85

Перечень

должностей и работ, замещаемых или выполняемых

работниками, с которыми работодатель может

заключать письменные договоры о полной

индивидуальной материальной ответственности

за недостачу вверенного имущества

Кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работни-

ки, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).

Руководители, их заместители, специалисты и иные работники, осуществляющие: депозитар-

ную деятельность; экспертизу, проверку подлинности и иную проверку, а также уничтожение в

установленном порядке денежных знаков, ценных бумаг, эмитированных кредитной или иной

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

569

финансовой организацией и/или Минфином России бланков; операции по купле, продаже, разре-

шению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных

металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; операции с денежной

наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживание клиентов, имеющих индивидуальные

сейфы в хранилище, учет и хранение ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; опе-

рации по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных

карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или

формированию денежной наличности и валютных ценностей; инкассаторские функции и перевозку

(транспортировку) денежных средств и иных ценностей (в том числе водители-инкассаторы), а

также иные работники, выполняющие аналогичные функции.

Директора, заведующие, администраторы (в том числе старшие, главные), другие руководи-

тели организаций и подразделений (в том числе секций, приемных, пунктов, отделов, залов)

торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их

заместители, помощники, продавцы, товароведы всех специализаций (в том числе старшие,

главные), а также иные работники, выполняющие аналогичные функции; начальники (руководи-

тели) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделе-

ний, производители работ и мастера (в том числе старшие, главные) строительных и монтаж-

ных работ.

Заведующие, другие руководители складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, ка-

мер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению,

учету и выдаче материальных ценностей, их заместители; заведующие хозяйством, коменданты

зданий и иных сооружений, кладовщики, кастелянши; старшие медицинские сестры организаций

здравоохранения; агенты по заготовке и/или снабжению, экспедиторы по перевозке и другие

работники, осуществляющие получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку

материальных ценностей.

Заведующие и иные руководители аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов,

пунктов и иных подразделений, их заместители, провизоры, технологи, фармацевты.

Лаборанты, методисты кафедр, деканатов, заведующие секторами библиотек.

Работы: по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации)

товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу, через кассу, без кассы через про-

давца, через официанта или иного лица, ответственного за осуществление расчетов); по об-

служиванию торговых и денежных автоматов; по изготовлению и хранению всех видов билетов,

талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания) и

других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги.

Работы, связанные с осуществлением: депозитарной деятельности; экспертизы, проверки

подлинности и иной проверки, а также уничтожения в установленном порядке денежных знаков,

ценных бумаг, эмитированных кредитной или иной финансовой организацией и/или Минфином

России бланков; операций по купле, продаже, разрешению на оплату и иных форм и видов обо-

рота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и

иных валютных ценностей; операций с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и

обслуживанием клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением цен-

ностей и иного имущества клиентов в хранилище; операций по эмиссии, учету, хранению, вы-

даче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому

обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и ва-

лютных ценностей; инкассаторских функций и перевозкой (транспортировкой) денежных средств

и иных ценностей.

Работы: по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров

(продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации).

Работы: по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (вы-

даче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на уча-

стках, в других организациях и подразделениях; по выдаче (приему) материальных ценностей

лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях,

пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на

транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в

образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта; по экипировке

пассажирских судов, вагонов и самолетов.

Работы: по приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других мате-

риальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с из-

готовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хра-

нению и выполнению других операций с ними; по выдаче на прокат населению предметов куль-

турно-бытового назначения и других материальных ценностей.

Работы: по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых от-

правлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче).

Работы: по покупке, продаже, обмену, перевозке, доставке, пересылке, хранению, обра-

ботке и применению в процессе производства драгоценных и полудрагоценных металлов, кам-

ней, синтетического корунда и иных материалов, а также изделий из них.

Работы: по выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других

животных.

Работы: по изготовлению, переработке, транспортировке, хранению, учету и контролю,

реализации (покупке, продаже, поставке) ядерных материалов, радиоактивных веществ и отхо-

дов, других химических веществ, бактериологических материалов, оружия, боеприпасов, ком-

плектующих к ним, взрывчатых веществ и другой продукции (товаров), запрещенных или огра-

ниченных к свободному обороту.

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

570

Приложение № 2

к постановлению Минтруда РФ

от 31 декабря 2002 г. № 85

Типовая форма договора о полной

индивидуальной материальной ответственности

(наименование организации), далее именуемый «Работодатель», в лице руководителя (фами-

лия, имя, отчество), действующего на основании (устава, положения, доверенности), с

одной стороны, и (наименование должности) (фамилия, имя, отчество) именуемый в дальнейшем

«Работник», с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем.

1. Работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверен-

ного ему Работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у Работодателя в результате

возмещения им ущерба иным лицам, и в связи с изложенным обязуется:

а) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций

(обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;

б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю о всех об-

стоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;

в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и

другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;

г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и со-

стояния вверенного ему имущества.

2. Работодатель обязуется:

а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной

сохранности вверенного ему имущества;

б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности

работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми акта-

ми (в том числе локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска),

перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с передан-

ным ему имуществом;

в) проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохран-

ности и состояния имущества.

3. Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю, а также ущерба,

возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и порядок их воз-

мещения производятся в соответствии с действующим законодательством.

4. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.

5. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Действие настоящего До-

говора распространяется на все время работы с вверенным Работнику имуществом Работодате-

ля.

6. Настоящий Договор составлен в двух, имеющих одинаковую юридическую силу экземпля-

рах, из которых один находится у Работодателя, а второй — у Работника.

7. Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение или прекращение его

действия осуществляются по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью

настоящего Договора.

Адреса сторон Договора: Подписи сторон Договора:

Работодатель ___________

_____________________

Работник ________________

_____________________

Дата заключения Договора

Место печати

Приложение № 3

к постановлению Минтруда РФ

от 31 декабря 2002 г. № 85

Перечень работ, при выполнении которых

может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу

вверенного работникам имущества