график приема посетителей;
организуют командировки;
находятся в курсе местопребывания руководителя и его заместителей в каждый
данный момент;
выполняют другие функции в зависимости от особенностей организации.
Важной функцией секретаря является организация приема посетителей и ответы на
телефонные звонки. Он должен знать лиц, допускаемых к руководителю в любое время, и
тех, с кем его можно немедленно соединять по телефону, согласовывать время неурочного
приема, уметь определить, какие вопросы могут решать другие работники, переадресовывать
к ним, сообщить их номер телефона; определять, когда можно перезвонить.
Поскольку телефонные разговоры отвлекают 10% времени руководителя и нарушают
запланированный ход работы, секретарь помогает «фильтровать» звонки, оценивать их с точки
зрения важности и срочности.
У сторонних посетителей секретарь должен выяснить, по какому поводу человек ищет встречи,
согласовано ли посещение заранее; если нет, то записать на прием, подумать, кто еще может решить
эти проблемы; зафиксировать в специальной книге дату и час приема, фамилию и должность
посетителя, название организации, где он работает, номер телефона, по которому его можно найти,
сообщить свою фамилию и телефон для справок.
В отсутствии руководителя секретарь должен фиксировать телефонные переговоры в блокноте
с отрывными листами и передавать руководителю соответствующую информацию.
Основные психологические типы подчиненных
Существуют разные классификации психологических типов работников организации,
которые менеджеру по персоналу в общих чертах желательно знать.
С точки зрения отношения к окружающей действительности, А. Харрисон и Р.
Брэмсон выделяют:
аналитиков. Они логичны, методичны, продумывают детали, не любят ошибок,
спешки и риска, неопределенности; предпочитают работать в одиночку, опираясь на
цифры, документы и инструкции. Общение с ними требует деловитости, глубоких
знаний, профессионализма, логической аргументации;
Аналитиков целесообразно использовать для составления особо важных и ответственных
проектов, а также для обработки больших массивов информации.
прагматиков самостоятельных, умеющих рисковать, предпочитающих решать
реальные проблемы и получать конкретные результаты. Они легко осваивают новые
методы работы, успешно действуют в нестандартных условиях, цейтноте или
кризисной ситуации, когда отсутствуют готовые рецепты; в то же время тяготятся
деталями, монотонной, кропотливой деятельностью;
реалистов активных, работоспособных, дисциплинированных, стремящихся к
контролю над ситуацией и людьми, методично вникающих в мелочи, точно
выражающих свои мысли, всегда имеющих свое мнение;
Сочетая качества прагматиков и аналитиков, реалисты умеют организовать и увлекать
окружающих, улаживать конфликты, давать советы, поэтому незаменимы при организации нового
дела.
критиков, не признающих авторитетов, никому не подчиняющихся, любящих
экспериментировать, анализировать, выявлять ошибки, недостатки и предсказывать
будущие проблемы;