Вергасова Р.И. Нотариат в России

Подождите немного. Документ загружается.

§ 9. Выдача дубликатов нотариальных документов

131

ва о праве собственности и о праве на наследство жилых домов, квар-

тир и других строений, земельных участков и иных объектов недвижи-

мости являются правоустанавливающими документами и служат ли-

цам, которым они выданы, долгие годы. Через много лет после нотари-

ального удостоверения могут быть востребованы и завещания.

В случаях утраты подлинных нотариальных документов, выданных

гражданам и физическим лицам, заменить их могут только дубликаты

этих документов. По своему юридическому значению дубликат доку-

мента приравнивается к подлинному документу и имеет одинаковую с

подлинником юридическую силу

. Дубликат заменяет утерянный под-

линный документ и может быть изготовлен при следующих условиях.

Во-первых, когда первоначальный подлинный документ был состав-

лен в двух и более экземплярах, и, во-вторых, когда один из подлинных

экземпляров после совершения нотариального действия остался на

хранение в делах нотариальной конторы.

До принятия Основ, по ранее действовавшему законодательству,

государственные нотариальные конторы в России изготавливали все

нотариальные документы не менее чем в двух экземплярах. Так, в соот-

ветствии со ст. 55 Закона РСФСР о государственном нотариате до-

говоры, завещания, доверенности и другие документы, в которых изла-

галось содержание сделок, должны были быть представлены государ-

ственному нотариусу не менее чем в двух экземплярах, один из кото-

рых оставался в делах государственной нотариальной конторы.

В соответствии с инструкциями о порядке совершения нотариальных

действий государственными нотариальными конторами РСФСР от

31 января 1975 г. и от 6 января 1987 г. оставались в делах конторы эк-

земпляр акта о морском протесте (п. 174), а также экземпляр каждого

документа, составленного в порядке обеспечения доказательств

(п. 182).

После принятия Основ одни нотариусы продолжали изготавливать

все нотариальные документы, как это было предусмотрено в действо-

вавшей еще тогда инструкции от 6 января 1987 г., в двух и более экзем-

плярах и оставлять один из них в делах конторы, другие, посчитавшие,

что вышеуказанные нормы инструкции от 6 января 1987 г. противоре-

чат вновь принятому законодательству, уже с 1993 г. изготавливали и

продолжают изготавливать в настоящее время в двух и более экземп-

лярах лишь те немногие документы, относительно которых в Основах

предусмотрено, что один экземпляр их обязательно остается в делах

Словарь русского языка в 4-х т. / АН СССР. Институт русского языка; Под ред.

А.П. Евгеньевой. М.: «Русский язык». Т. 1.1981. С. 451.

132 ______ Глава У„ Основные правила совершения нотариальных действий

___________

конторы. К таким документам согласно ч. 1 ст. 60 Основ относятся за-

вещания, договоры о залоге имущества, возведении жилого дома, от-

чуждении жилого дома и другого недвижимого имущества. Такие до-

кументы «предоставляются нотариусу не менее чем в двух экземпля-

рах, один из которых остается в делах нотариальной конторы». Кроме

того, согласно ч. 2 ст. 60 нотариус принимает на хранение один экземп-

ляр документа, в котором излагается содержание и иных сделок, кроме

указанных в ч. 1 ст. 60, но делает он это не по своей инициативе, атоль-

ко по просьбе лица, обратившегося за совершением нотариального дей-

ствия. Других норм, где была бы предусмотрена обязанность нотариу-

сов оставлять у себя экземпляры документов, изготавливаемых при со-

вершении каких-либо иных кроме сделок нотариальных действий, в

Основах законодательства о нотариате нет

. Из-за неурегулированно-

сти в действующем законодательстве данного вопроса и сложилась

различная нотариальная практика, хотя для российского нотариата это

совсем не характерно.

Для формирования единообразной нотариальной практики и под-

держания имеющей свой особый смысл традиции в вопросе изготовле-

ния нотариальных документов Министерство юстиции РФ посчитало

целесообразным рекомендовать нотариусам составлять в двух экземп-

лярах заявления физических и юридических лиц для передачи их дру-

гим физическим и юридическим лицам, а также все нотариальные сви-

детельства, один экземпляр из которых оставлять в делах конторы (п. 5

и 44 Методических рекомендаций). Кроме того, Министерство юсти-

ции рекомендует оставлять в делах нотариуса один экземпляр доку-

мента, предъявленного для совершения удостоверительной надписи о

времени предъявления этого документа. Если же обратившимся

предъявляется один экземпляр такого документа, нотариусу рекомен-

дуется сделать с него копию, совершить на ней удостоверительную

надпись о времени предъявления документа и оставить эту копию в

своих делах (п. 43).

Согласно ст. 52 Основ нотариусы выдают дубликаты изготовлен-

ных ими документов по письменным заявлениям граждан, законных

представителей юридических лиц, от имени или по поручению кото-

Заметим, что п. 2 ст. 7 ФЗ «Об исполнительном производстве» предусматривает

следующее: «В случаеутратыподлинникаисполнительногодокументаоснованиемдля

взыскания является его дубликат, выдаваемый судом или другим органом, вынесшим со-

ответствующий акт, впорядке,предусмотренномфедеральнымзаконом»(СЗ РФ. 1997.

№ 30. Ст. 3591). Эта норма имеет непосредственное отношение кисполнительным над-

писям, являющимся исполнительными документами. В соответствии с данной нормой

нотариусы обязаны оставлять у себя экземпляры и выдаваемых ими исполнительных

надписей.

§ 9. Выдачадубликатов нотариальныхдокументов

133

рых совершались нотариальные действия. Однако дубликаты некото-

рых документов могут быть выданы и другим лицам. Так, дубликат до-

кумента, подтверждающего принадлежность наследственного имуще-

ства наследодателю, может быть выдан его наследникам, а при перехо-

де права на принятие наследства — и наследникам умершего

наследника (т.е. всем тем, кто имеет право наследовать имущество, ука-

занное в документе).

Особо следует остановиться на вопросе о том, кто имеет право полу-

чить дубликат завещания. Среди нотариусов нередко возникают разно-

гласия в вопросе о том, могут ли они выдавать дубликат завещания при

жизни завещателя. Первый повод для разногласий заложен в действую-

щем законодательстве. Так, дубликат завещания может быть выдан с со-

блюдением требований ст. 52 Основ. Однако в ст. 52, предусматриваю-

щей основания и порядок выдачи дубликата нотариального документа,

указано, что при выдаче дубликата должны соблюдаться требования

ст. 5 Основ. Из всех требований ст. 5 лишь одно имеет отношение к выда-

че дубликатов нотариальныхдокументов. Это требование сформулиро-

вано так: «Сведения (документы) о совершенных нотариальных дейст-

виях могут выдаваться только лицам, от имени которых ... совершены

эти действия» (ч. 3). Вместе с тем и в самой ст. 52 предусмотрено, что

дубликаты утраченных документов выдаются гражданам, от имени ко-

торых совершены нотариальные действия. Отсылка в ст. 52 к ст. 5 за-

ставляет нотариусов считаться и с другим требованием, содержащимся

в ч. 4 ст. 5 Основ, согласно которому «справки о завещании выдаются то-

лько после смерти завещателя». Наличие этого требования в ст. 5, кото-

рую нотариусы обязаны соблюдать при выдаче дубликатов, дает основа-

ние отстаивать позицию, что дубликат завещания вообще не может быть

выдан при жизни завещателя, в том числе и ему самому.

Другим поводом для разногласий является ранее существовавшая в

российском нотариате практика выдачи дубликатов завещаний. Дол-

гие годы вплоть до 1987 г. государственные нотариусы вообще не выда-

вали дубликаты завещаний при жизни завещателя. Дубликат завеща-

ния мог быть выдан, во-первых, только после смерти завещателя и,

во-вторых, только его наследникам по этому завещанию, либо в случае

смерти наследника по завещанию — его наследникам. В литературе, по-

священной нотариату, писали: «Особый порядок предусмотрен в отно-

шении дубликата завещания, который может быть выдан только ука-

занным в завещании наследникам...»

, или «дубликат завещания выда-

Государственный нотариат: Комментарий к законодательству / Под ред.

Н.А. Осетрова. С. 69 (комментарий Р. И. Виноградовой).

134

_______

Глава

Основные правила совершения нотариальных действий

___________

ется наследникам...»

и т.д. Однако принципиальные изменения в ре-

шении этого вопроса произошли после принятия последней советской

инструкции о порядке совершения нотариальныхдействий от 6 января

1987 г. В ней впервые на уровне подзаконного нормативного акта было

предусмотрено, что «дубликат завещания может быть выдан завещате-

лю» (абз. 6 п. 25). Сейчас, когда эта инструкция признана утратившей

силу, вопрос о том, может ли быть выдан дубликат завещания при жиз-

ни завещателя, вновь стал предметом дискуссий среди нотариусов.

Высказывая свою точку зрения по данному вопросу, полагаем, что

дубликат завещания по действующему законодательству может быть

все-таки выдан не только после смерти завещателя его наследникам, но

и самому завещателю. Ведь целевое назначение требования ст. 5 Основ

о том, что справки о завещании выдаются только после смерти завеща-

теля, — обеспечение тайны совершаемых нотариальныхдействий, и не

более. Это требование, обеспечивающее тайну совершаемых нотари-

альныхдействий в интересах самих же завещателей, относится, конеч-

но же, не к завещателям, а к их наследникам. К тому же дубликат ни

при каких обстоятельствах нельзя назвать справкой. Поэтому по ст. 52

и ч. 3 ст. 5 дубликат завещания может быть выдан самому завещателю, а

по ч. 4 ст. 5 дубликат завещания может быть выдан после смерти заве-

щателя указанным в завещании наследникам по предъявлении ими

свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, ко-

торые были указаны в завещании, дубликат завещания может быть вы-

дан их наследникам по представлении ими свидетельства о смерти за-

вещателя и умершего наследника, после которого они наследуют. Если

они наследуют по закону, тогда они должны дополнительно предста-

вить нотариусу и документы, подтверждающие их родственные отно-

шения с умершим наследником по завещанию. Вместе с тем нельзя не

отметить, что нормы ст. 5 и 52 Основ, предусматривающие выдачу дуб-

ликатов нотариальных документов, в целях правильного их примене-

ния должны быть изложены более подробно, чем сейчас, и более ясно.

В таком же порядке, как было описано выше, нотариусы выдают

дубликаты завещаний, поступивших на хранение в нотариальную кон-

тору от должностных лиц, которым в соответствии со ст. 1127 ГК РФ

предоставлено право оформлять завещания, приравненные к нотари-

ально удостоверенным. Согласно действующим правилам эти должно-

стные лица обязаны оставленный ими после удостоверения один эк-

земпляр завещания направлять на хранение, кактолько для этого пред-

.Эйдинова Э.Б. Сделки в нотариальной и судебной практике. М., 1981. С. 21.

§9. Выдача дуб ликатов нотариальных документов

135

ставится возможность, через органы юстиции нотариусу по месту жи-

тельства завещателя.

Для получения дубликата лицо, от имени или по поручению кото-

рого было совершено нотариальное действие (либо его наследники или

правопреемник юридического лица), подает нотариусу, у которого хра-

нится экземпляр оставленного при совершении нотариального дейст-

вия документа, письменное заявление. В заявлении должно быть ука-

зано, дубликат какого документа истребуется, когда и кому этот доку-

мент был выдан, а также при каких обстоятельствах утрачен. Если дуб-

ликат просят выдать наследники лица, от имени которого было

совершено нотариальное действие, к заявлению должны быть прило-

жены соответствующие документы (копии свидетельства о смерти, а в

необходимых случаях копии документов, подтверждающих родствен-

ные отношения). Выдача дубликата является самостоятельным нота-

риальным действием. Совершается оно с соблюдением следующих

требований и в такой последовательности:

1) устанавливается личность обратившегося за получением дубли

ката лица;

2) изготавливается дубликат документа, при этом дубликат должен

содержать весь текст хранящегося у нотариуса документа, в том числе

и текст удостоверительной надписи с указанием фамилии и инициалов

(либо имени и отчества) нотариуса, совершившего нотариальное дей

ствие, и текст печати;

3) на дубликате документа совершается по установленной форме

удостоверительная надпись о выдаче дубликата;

4) за совершаемое нотариальное действие взимается государствен

ная пошлина (плата по тарифу);

5) дубликат регистрируется в реестре совершаемых нотариальных

действий;

6) заявление о выдаче дубликата и приложенные к нему копии до

кументов (если они требуются) приобщаются к подлинному нотари

альному документу. Дубликат правоустанавливающего документа, вы

данный на какие-либо объекты недвижимого имущества, должен быть

представлен для государственной регистрации в соответствующие ор

ганы, как когда-то был представлен туда оригинал правоустанавлива

ющего документа.

136 Глава

VI.

Нотариальное делопроизводство. Формы нотариальных документов

Глава VI

НОТАРИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

ФОРМЫ НОТАРИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

§ 1. Регистрация нотариальных действий

Совершаемые нотариусом нотариальные действия должны быть

зарегистрированы в реестре. Реестр — это специальная книга для за-

писи в ней составляемых при совершении нотариальных действий до-

кументов. Все нотариальные действия (кроме двух — о них пойдет

речь ниже) регистрируются в одном реестре: «реестре для регистра-

ции нотариальных действий» в хронологической последовательно-

сти. Одно нотариальное действие - «наложение и снятие запрещения

отчуждения имущества» — регистрируется отдельно в «реестре для

регистрации запрещений отчуждения движимого и недвидимого иму-

щества, а также арестов, наложенных судебными и следственными

органами». А еще одно нотариальное действие — «принятие в депозит

денежных сумм и ценных бумаг» — в реестр не записывается, а реги-

стрируется в книге учета депозитных операций и в книге лицевых

счетов депонентов

Реестр, прежде чем в нем будут регистрироваться нотариальные

действия, должен быть надлежащим образом оформлен. Во-первых,

листы реестровой книги должны быть пронумерованы, во-вторых, про-

шнурованы, в-третьих, на обратной стороне последнего листа уполно-

моченным на это работником управления юстиции (министерства юс-

тиции республики в составе Российской Федерации) или нотариаль-

ной палаты производится запись о количестве пронумерованных и

прошнурованных листов в книге. Эта запись скрепляется подписью

уполномоченного лица и печатью органа юстиции (нотариальной па-

латы). Такие требования к оформлению реестровых книг призваны

обеспечить невозможность замены в них отдельных листов. Реестро-

вой книге, в которой производится первая запись с начала нового ка-

лендарного года, присваивается номер 1. После того как реестровая

книга под номером 1 будет полностью заполнена, нотариус заводит но-

вую реестровую книгу и присваивает ей уже номер 2 и т.д. до конца

года. При этом оставлять недописанными страницы или часть их в ре-

естрах нельзя. В последней за календарный год реестровой книге, если

она окажется не до конца заполненной, нотариус обязан прочеркнуть

оставшиеся незаполненными строчки после последней записи и все по-

следующие страницы. Регистрировать нотариальные действия, совер-

06 этих книгах см.: § 3 гл. 13.

§ 1. Регистрация нотариальных действий

137

шаемые уже в новом календарном году, в этой реестровой книге не до-

пускается.

Для всех нотариусов России установлен единообразный порядок

заполнения реестров для регистрации нотариальныхдействий и реест-

ров для регистрации запрещений отчуждения имущества. Формы ре-

естров в соответствии со ст. 51 Основ законодательства о нотариате

устанавливаются Министерством юстиции Российской Федерации

Так, в реестре для регистрации нотариальных действий (форма

№ 1) указываются:

в графе 1 — номер нотариального действия;

в графе 2 — дата совершения нотариального действия;

в графе 3 — фамилии, имена, отчества; место жительства физиче-

ских лиц, их представителей, обратившихся для совершения нотари-

ального действия; свидетелей, присутствовавших при передаче нота-

риусу закрытого завещания или удостоверении завещания; наимено-

вание юридического лица, его местонахождение, фамилии, имена, от-

чества, должности представителей юридического лица (в этой же

графе указываются фамилии, имена, отчества рукоприкладчиков, рас-

писывающихся в нотариальных документах по просьбе обративших-

ся, их место жительства; если для совершения нотариального дейст-

вия привлекался переводчик — его фамилия, имя, отчество и место

жительства);

в графе 4 — реквизиты документа, на основании которого нотари-

усом установлены личности обратившихся для совершения нотари-

ального действия (серия, номер, дата выдачи паспорта, данные о том,

кем он выдан, либо название иного документа, по которому установ-

лена личность каждого обратившегося, и основные данные этого до-

кумента); дата рождения обратившегося указывается в тех случаях,

когда для совершения нотариального действия необходимо прове-

рить его дееспособность. В этой же графе указываются реквизиты до-

кументов, на основании которых проверена правоспособность юриди-

ческих лиц;

в графе 5 — содержание нотариального действия, которое в одних

случаях может быть краткое, в других — подробное. Так, в отношении

нотариальныхдействий, после совершения которых в архиве нотариу-

са остаются экземпляры изготовленных нотариальных документов, до-

статочно указать лишь названия этих документов, например, «завеща-

ние» или «договор дарения» и т.д. Если же после совершения нотари-

В настоящее время нотариусы заполняют реестровые книги по формам, утверж-

денным приказом Министерства юстиции от 10 апреля 2002 г. № 99 (Российская газета.

2002. 24 апр.).

138 Глава

VI.

Нотариальное делопроизводство. Формы нотариальных документов

ального действия экземпляр изготовленного нотариального документа

у нотариуса не остается, в этой графе необходимо подробно изложить

основные данные такого документа. Например, «копия свидетельства

П-ЮБ № 427003 о рождении Кочиной Елены Владимировны 5 июня

1969 г., выданного Куйбышевским загсом Ленинграда 21 июля 1969 г.

на основании актовой записи № 1316»;

в графе 6 — общая сумма взысканной государственной пошлины

(оплаты по тарифу) или сведения об освобождении от уплаты государ-

ственной пошлины (оплаты по тарифу и основания освобождения).

В случаях, когда государственная пошлина внесена в банк, указывают-

ся и данные квитанции банка (номер, дата выдачи);

в графе 7 — лица, получившие изготовленные нотариальные доку-

менты, подписываются. Если документ выдан без взыскания государ-

ственной пошлины (оплаты по тарифу), обратившееся для соверше-

ния нотариального действия лицо должно собственноручно написать в

этой графе «документ получен бесплатно».

В реестре для регистрации запрещений отчуждения движимого и

недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и

следственными органами (форма № 2), указываются такие данные:

в графе 1 — номер нотариального действия;

в графе 2 — наименование юридического лица, выдавшего ссуду

(банка, организаций и т. д). Дата извещения. Наименование органа, на-

ложившего арест. Дата определения (постановления) об аресте и др.;

в графе 3 — дата получения извещения или определения (постанов-

ления) об аресте. Дата удостоверения договора о залоге и др.;

в графе 4 — дата наложения запрещения;

в графе 5 — фамилия, имя, отчество лица, получившего ссуду или

заложившего имущество, на которое наложен арест. Местонахождение

имущества;

в графе 6 — дата направления сообщения в регистрирующий орган;

в графе 7 — дата и номер извещения о погашении ссуды. Дата пре-

кращения договора о залоге. Дата постановления о снятии ареста;

в графе 8 — дата направления сообщения регистрирующему органу

о снятии запрещения;

в графе 9 — размер взысканной государственной пошлины (оплаты

по тарифу) или отметка об освобождении от оплаты.

Порядковые номера, под которыми нотариальные действия регист-

рируются в реестре, присваиваются от № 1 с начала календарного года

в нарастающей последовательности до конца календарного года. Но-

мер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре,

обязательно воспроизводится в изготовленном нотариусом докумен-

§ 1. Регистрация нотариальных действий

139

те — нотариальном свидетельстве либо в удостоверительной надписи

на сделке или свидетельствуемом документе. При этом в нотариальном

документе указывается и номер реестра (реестровой книги), например,

так: «зарегистрировано в реестре под № 4-1492», где «4» обозначает но-

мер реестровой книги, а «1492» — порядковый номер нотариального

действия.

Записи в реестре регистрации нотариальных действий могут произ-

водить как сами нотариусы, так и их помощники, консультанты, секре-

тари и другие сотрудники нотариальной конторы. Записи должны

быть аккуратные и разборчивые, а исправления сделаны так, чтобы

было возможно прочитать первоначальный текст. Незаполненные

строки в реестре должны быть прочеркнуты. Всякое исправление дол-

жно быть оговорено и подписано лично нотариусом. Если в реестре

пропущены номера или разные нотариальные действия записаны под

одним и тем же номером, нотариус также сам производит в реестре со-

ответствующую запись и скрепляет ее своей подписью. Кроме того, но-

тариус составляет акт и приобщает его к реестру, в котором допущены

ошибки в нумерации нотариальныхдействий. Подчистки и записи ка-

рандашом в реестрах не допускаются. Регистрация в реестре — завер-

шающий этап совершения нотариального действия. Именно при реги-

страции оплачивается совершаемое нотариальное действие. Согласно

ч. 3 ст. 22 Основ нотариальное действие признается совершенным по-

сле уплаты государственной пошлины или суммы согласно тарифу.

По письменным заявлениям лиц, от имени или по поручению кото-

рых совершались нотариальные действия, по требованию суда, проку-

ратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве

уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбит-

ражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами нота-

риусы обязаны выдавать выписки из реестра. Выписку из реестра мо-

жет истребовать от нотариуса, занимающегося частной практикой, и

нотариальная палата. Выписка должна воспроизводить полный текст,

содержащийся во всех графах реестровой книги. При выдаче выписки

из реестралицу, от имени или по поручению которого совершалось но-

тариальное действие, нотариус свидетельствует верность ее путем со-

вершения удостоверительной надписи следующего, например, содер-

жания:

Образец

Санкт-Петербург. Двадцать восьмого июня две тысячи второго года. Я, нотариус

Первой государственной нотариальной конторы Санкт-Петербурга Юрова Галина Алек-

сандровна, свидетельствую верность настоящей выписки из реестра для регистрации но-

140 Глава

VI.

Нотариальное делопроизводство. Формы нотариальных документов

тариальных действий Первой ленинградской государственной нотариальной конторы за

1990 год, книга № 3-Д, реестровый № 401.

Зарегистрировано в реестре за № 4-1945.

Взыскано государственной пошлины 4 руб. 20 коп. с техработой.

Печать Нотариус Подпись

§ 2. Делопроизводство, связанное с совершением

нотариальных действий

Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами, как

закреплено в ст. 9 Основ, «в соответствии с правилами, утверждаемы-

ми Министерством юстиции Российской Федерации совместно с

Федеральной нотариальной палатой». Однако такие правила еще не

разработаны, и нотариальное делопроизводство, связанное с соверше-

нием нотариальных действий, осуществляется по-прежнему согласно

нормам инструкции по делопроизводству в государственных нотари-

альных конторах РСФСР, утвержденной 19 августа 1976 г., в той части,

в какой ее возможно еще применять.

После обязательной регистрации в реестре отдельные совершаемые

нотариусами нотариальные действия записываются и в другие книги

учета. Поступившие к нотариусам различные заявления, имеющие от-

ношение к тем или иным совершаемым ими нотариальным действиям,

также регистрируются в специальных книгах в хронологической по-

следовательности в день их поступления. В одних случаях дополни-

тельный учет совершаемых нотариальных действий и поступивших за-

явлений облегчает самим нотариусам выполнение возложенных на

них функций (например, поиск завещаний или наследственных дел), в

других — обеспечивает соблюдение законности в нотариальной дея-

тельности (например, исключает возможность принятия заявлений по

имеющимся наследственным делам от наследников, пропустивших

срок для принятия наследства, задним числом) и т.д.

Все нотариусы Российской Федерации ведут следующие алфавит-

ные книги учета:

1) завещаний;

2) закрытых завещаний;

3) запрещений отчуждения имущества и арестов, наложенных на

имущество. Эти алфавитные книги, как правило, ведутся в течение

многих лет, пока они не будут заполнены.

Удостоверяемые нотариусами завещания вносятся в алфавитную

книгу учета завещаний по фамилии завещателя с указанием его имени