Суглобов А.Е. Бухгалтерский учет и аудит
Подождите немного. Документ загружается.
Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют при¬
ходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и ис¬
правления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться толь¬
ко в день их составления.
Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспо¬
собности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым орде¬
рам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписан¬
ным руководителем организации и главным бухгалтером.
Приходные и расходные кассовые ордера должны иметь раздель¬
ную нумерацию без пропусков и регистрироваться в специальном жур¬
нале. Кассовые ордера и приложенные к ним документы подписыва¬
ются кассиром после осуществления операции и гасятся штампом или
надписью «получено», «оплачено» с указанием даты с целью недопу¬
щения их повторного использования. Заполнение приходных и расход¬
ных кассовых документов лицом, получающим или сдающим деньги
в кассу, не допускается, такие документы должны заполняться бухгал¬
тером собственноручно, без подчисток и исправлений.
Заработная плата выплачивается по платежной ведомости. По ис¬
течении трех дней, отведенных на выдачу заработной платы, на общую
сумму выданной заработной платы выписывается расходный кассовый
ордер. При выдаче денег по доверенности кассир в ведомости делает
надпись «По доверенности». Доверенность прикрепляется к платежной
ведомости. Остаток заработной платы, по каким-либо причинам недо¬
полученный работниками предприятия, сдается в банк и депонируется
до дня выплаты заработной платы за следующий месяц. На депониро¬
ванные суммы (не полученные работниками), которые сдаются в банк,
составляется расходный кассовый ордер. На деньги, полученные с рас¬
четного счета в банке, выписывается приходный кассовый ордер, дати¬
рованный днем получения денег в банке.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств
кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумеро¬
вана, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководи¬
телей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир
подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит оста¬
ток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут
шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух
листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми при¬
ходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым
операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговорен-
141
ные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправ¬
ления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организа¬
ции.
В соответствии с правилами ведения кассовых операций прово¬
дится ежемесячная внезапная ревизия наличия денежных средств в кас¬
се в присутствии кассира. Хранение в кассе денежных средств, не при¬
надлежащих организации, запрещается. В случае обнаружения таких
средств ревизионная комиссия должна их оприходовать, и эта сумма
в течение трех дней перечисляется в бюджет. Сумма недостачи подле¬
жит взысканию с кассира на основании приказа руководителя пред¬
приятия.
При обеспечении полной сохранности документов кассовую кни¬
гу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы
формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги».
Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира».
В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанно¬
сти последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работ¬
ник по письменному распоряжению руководителя организации при
условии заключения с ним договора о материальной ответственности.
В сроки, установленные руководителем организации, а также при сме¬
не кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и дру¬
гих ценностей, находящихся в кассе.
Второй экземпляр кассовой книги называется отчетом кассира.
В нем рассчитываются итоги прихода и расхода денежных сумм за день
и выводится остаток на конец дня. Отчет кассира, в котором бухгалтер
проставляет корреспонденцию счетов, служит основанием для запол¬
нения журнала-ордера 01 «Касса». Каждому отчету кассира в журна¬
ле-ордере 01 отводится одна строка, поэтому количество занятых в нем
строк должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.
Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтети¬
ческом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денеж¬
ных средств в кассу, а в кредит — выбытие денежных средств из кассы.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса
организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные докумен¬
ты» и др.
На субсчете 50-1 учитывают денежные средства в кассе. Если
организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то
к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета дви¬
жения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 учитывают наличие и движение денежных
средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, оста-
142
новочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных
кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организация¬
ми при необходимости.
На субсчете 50-3 учитывают находящиеся в кассе организации
почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государ¬
ственной пошлины и другие денежные документы.
Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте
и операций по валютному счету. Для учета операций в иностранной
валюте в организациях создается специальная касса. Кассам устанав¬
ливаются лимиты в иностранной валюте. Они должны быть обеспече¬
ны всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами
(справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков
и еврочеков и т.п.). Кассиры обязаны строго соблюдать правила совер¬
шения операций по приему и выдаче валюты из кассы.
При приеме от клиентов платежных документов в иностранной
валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность
по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правиль¬
ность заполнения реквизитов документов. В кассу принимается налич¬
ная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности
и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение
в платежеспособности денежные знаки от клиентов кассиром не при¬
нимаются.
Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких
иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют
в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о кото¬
ром присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть до¬
ступной для посетителей.
При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте плате¬
жа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свобод¬
но конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается. Для
обособленного учета наличия и движения наличной иностранной ва¬
люты к счету 50 «Касса» открывают соответствующие субсчета.
Учет денежных документов. Находящиеся в кассе организации
почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государ¬
ственной пошлины и другие денежные документы учитывают на суб¬
счете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на их
приобретение.
Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения
денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета,
который ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет
в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.
143
Важное значение при организации и учете кассовых операций
и денежных документов следует уделить соблюдению кассовой дисцип¬
лины в магазинах. Продавая товары населению, любая организация
обязана использовать ККМ.
Торговое предприятие может иметь только одну главную кассу
и в зависимости от количества ККМ — несколько операционных. Для
того чтобы применять ККМ, ее нужно зарегистрировать в налоговых
органах по местонахождению предприятия. ККМ ставят на учет в ре¬
гиональных центрах технического обслуживания ККМ или непосред¬
ственно на предприятиях-изготовителях.
Следует отметить, что можно использовать ККМ только с фискаль¬
ной памятью, а на территории Российской Федерации применять
только те модели, которые включены в Государственный реестр конт¬
рольно-кассовых машин, утвержденный Государственной межведом¬
ственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам.
Вместе с покупкой торговое предприятие обязано выдать поку¬
пателю чек, отпечатанный контрольно-кассовой машиной.
Паспорт кассовой машины, журнал кассира-операциониста, конт¬
рольные ленты и другие документы должны храниться у директора
магазина или у главного бухгалтера не менее пяти лет. Перед тем как
начать работать на ККМ, кассир получает у администрации магазина
все необходимое для работы: ключи от кассовой кабины; ключи от при¬
вода кассовой машины и от денежного ящика; разменную монету и ку¬
пюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями; при¬
надлежности для работы и обслуживания машины.
В начале рабочего дня кассир обязан:
•
включить машину в электросеть и проверить ее работу от электро¬
привода;
• проверить исправность блокирующих устройств;
• заправить чековую и контрольную ленты;
• установить текущую дату;
• перевести нумератор на нули;
• напечатать два-три чека без обозначения суммы для того, что¬
бы проверить, четко ли печатаются реквизиты на чековой и контрольной
ленте и правильно ли установлены дататор и нумератор (нулевые чеки
прикладывают в конце дня к кассовому отчету);
• протереть кожух сухой тряпкой и установить со стороны по¬
купателя табличку со своей фамилией;
• разместить необходимый для работы инвентарь (микрокаль¬
кулятор).
144
Представитель администрации (директор или главный бухгал¬
тер) в начале смены должен снять показания контрольных счетчиков
машины и сверить их с данными, записанными в журнале кассира-опера¬
циониста за предыдущий день. Убедившись в совпадении показаний, их
нужно занести в журнал на начало текущего дня и заверить подписью.
Получая от покупателя деньги за товар, кассир обязан: четко на¬
звать сумму полученных денег и положить их отдельно на виду у поку¬
пателя, напечатать чек, назвать сумму причитающейся сдачи и выдать
ее покупателю вместе с чеком (при этом бумажные купюры и размен¬
ную монету выдать одновременно). Если кассир-операционист ошиб¬
ся, выдавая сдачу покупателю, то покупатель может потребовать у ад¬
министрации снятия кассы.
Кассир-операционист не имеет право иметь в кассе личные день¬
ги, снимать кассу без разрешения администрации, не выдать кассовый
чек покупателю. Кассирам запрещено работать без контрольной ленты
или склеивать ее в местах обрыва. К кассовой машине нельзя допускать
посторонних лиц, кроме представителей администрации (директора
или его заместителя, главного бухгалтера и т.п.). Технический специа¬
лист или налоговый инспектор могут быть допущены к кассе только
с разрешения администрации.
Если касеир-операционист покидает кассовую кабину, то он обя¬
зан уведомить об этом администрацию и отключить ККМ. При этом
кассовую кабину и кассовую машину нужно закрыть. Все ключи (от
кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) долж¬
ны находиться у кассира.
Кассир не должен самостоятельно вносить изменения в програм¬
му работы кассового терминала. Для этого терминал нужно оснастить
защитой от несанкционированного доступа.
Если в течение рабочей смены возникла неисправность ККМ,
кассир обязан: выключить кассовую машину; вызвать представителя
администрации; вместе с директором или главным бухгалтером опре¬
делить характер неисправности. Бывает, что из-за неисправности кас¬
совой машины ее дальнейшая работа невозможна. В этом случае адми¬
нистрация должна вызвать технического специалиста. Об этом делается
запись в журнале учета вызовов технических специалистов и регист¬
рации выполненных работ.
В конце рабочего дня кассир-операционист обязан подготовить
наличную выручку за день, сдать ее по приходному кассовому ордеру
старшему кассиру или главному бухгалтеру. А представитель админи¬
страции в конце дня в присутствии кассира снимает показания конт-
145
рольных счетчиков ККМ; получает распечатку или вынимает из кассо¬
вой машины контрольную ленту, использованную в течение дня.
Директор или главный бухгалтер подписывает конец конт¬
рольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, пока¬
зания счетчиков, сумму дневной выручки, дату и время окончания ра¬
боты.
Фактическая сумма выручки должна совпадать с итоговыми дан¬
ными контрольной кассовой ленты (за вычетом сумм, возвращенных
по неиспользованным кассовым чекам). При расхождении фактической
суммы денег с данными контрольной ленты представитель админист¬
рации и кассир должны выяснить его причину. Если обнаружена недо¬
стача денег, администрация должна принять меры к ее взысканию с ви¬
новных лиц. А если выявлены излишки, их нужно оприходовать в кассу.
В бухгалтерском учете суммы излишков относят на финансовый ре¬
зультат.
С 1 июля 2002 г. вступил в силу новый Кодекс Российской Феде¬
рации об административных правонарушениях, утвержденный Феде¬
ральным законом от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ. К административ¬
ной ответственности могут быть привлечены рядовые сотрудники
(продавец, кассир); должностные лица; сама организация (ст. 2.1 КоАП
РФ). Величина штрафа за неприменение ККМ предусмотрена ст. 14.5
КоАП РФ.
Требования к ККМ установлены в п. 7 Положения по примене¬
нию контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных рас¬
четов с населением, утвержденного постановлением Правительства
Российской Федерации от 30 июня 1993 г. № 745. Если хотя бы одно из
этих требований не выполнено, то использовать машину нельзя. Зна¬
чит, нарушение даже одного из них может быть приравнено к неприме¬
нению ККМ.
Кроме того, не допускается использовать аппараты, на которых
отсутствует либо повреждена пломба центра технического обслужива¬
ния, нет маркировки предприятия-изготовителя. Нарушение этих ус¬
ловий также может трактоваться налоговыми органами как неприме¬
нение ККМ.
Предельный размер расчетов наличными относится к расчетам,
осуществляемым в рамках одного договора, заключенного между юри¬
дическими лицами. Нельзя превышать этот размер, рассчитываясь как
по одному, так и по нескольким денежным документам. Независимо от
того, на какой срок заключен договор, максимальный платеж налич¬
ными деньгами по нему равен 60 000 руб. Причем эту сумму можно
выплатить (получить) как по одному приходному кассовому ордеру,
146
так и по нескольким. Если же расчеты наличными деньгами осуществ¬
ляются между предпринимателями без образования юридического лица
(ПБОЮЛ) либо между юридическим лицом и ПБОЮЛ, то какие-либо
ограничения по размеру таких расчетов законодательством не предус¬
мотрены.
При работе на ККМ в обязательном порядке применяется и оформ¬
ляется контрольно-кассовая лента. Контрольно-кассовые ленты — это
документы, подтверждающие сумму принятых наличных денег.
В межинвентаризационный период они хранятся в упакованном
(свернутом и опечатанном) виде. Контрольные ленты подлежат унич¬
тожению в течение 15 дней после проведения последней инвентариза¬
ции и проверки товарного отчета. При этом для снятия фискального
отчета необходимо пригласить налогового инспектора.
Контрольно-кассовые ленты уничтожают по акту. В акте нахо¬
дят отражение: наименование организации; состав комиссии; показа¬
ния счетчиков контрольно-кассовых машин; марка ККМ, год выпуска
и заводской номер; регистрационный номер ККМ; период инвентари¬
зации; номера чеков; показания счетчиков на начало и конец ленты;
сумма выручки по ленте; подтверждение того, что выручка зафиксиро¬
вана в журнале кассира-операциониста и оприходована в кассовой кни¬
ге организации.^
В конце акта записывают: «В ходе выборочной проверки соот¬
ветствия данных контрольно-кассовых лент, кассовых отчетов, журна¬
ла кассира-операциониста, кассовой книги организации и снятия фискаль¬
ного отчета по паролю налогового инспектора за указанный период
расхождений не установлено». Акт подписывают все члены комиссии. В ее
состав должны входить представитель администрации торговой орга¬
низации, главный бухгалтер, кассир и налоговый инспектор. Эти подпи¬
си заверяются печатью организации и штампом налоговой инспекции.
Акт составляют в двух экземплярах: один для налоговой инспекции, дру¬
гой — для торговой организации.
Снятие фискального отчета по паролю налогового инспектора
оформляют актом о переводе показаний суммирующих денежных счет¬
чиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ.
Все операции, связанные с проведением расчетов с населением
через ККМ, а также с эксплуатацией и обслуживанием ККМ, оформ¬
ляются документами унифицированных форм, утвержденных поста¬
новлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
На каждую ККМ администрация торговой организации должна
завести журнал кассира-операциониста по унифицированной фор¬
ме МКМ-4.
147
Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу
наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине
торговой организации, а также является контрольно-регистрационным
документом показаний счетчиков. Он должен быть пронумерован, про¬
шнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями ру¬
ководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового
инспектора.
Записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежеднев¬
но в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой, по¬
марки не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и за¬
верены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного
бухгалтера организации.
В графах журнала кассира-операциониста записывают следующие
показатели: дата; Ф.И.О. кассира-операциониста; номер счетчика; пока¬
зания контрольного счетчика; показания суммирующих денежных счет¬
чиков на начало рабочего дня (смены) и подписи кассира и администра¬
тора, подтверждающие эти показания; показания суммирующих
денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) и подписи кассира
и администратора, подтверждающие эти показания; сумма выручки за
день по показаниям суммирующих денежных счетчиков; сумма денеж¬
ной наличности, сданной в кассу организации; сумма выручки по опла¬
ченным документам (при оплате покупателем товаров расчетными че¬
ками и другими платежными средствами); общая сумма выручки;
денежный остаток на конец дня в кассе; сумма недостачи (излишков),
выявленной в результате проверки; сумма возвращенных покупателям
денег по неиспользованным чекам в случае возврата товаров или оши¬
бочно пробитого кассиром-операционистом чека. В подтверждение
указанного факта к отчету кассира-операциониста прилагается акт
о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неисполь¬
зованным кассовым чекам, составленный по форме № КМ-3.
В конце рабочего дня кассир-операционист сдает старшему кас¬
сиру выручку и справку-отчет по форме № КМ-6. Поступление тор¬
говой выручки в кассу организации оформляется приходным кассовым
ордером по форме № КО-3- Старший кассир выдает кассиру-операци¬
онисту квитанцию к приходному ордеру.
Если торговая организация работает без кассира-операциониста,
т.е. ККМ установлена на прилавке отдела, а выручку от покупателей
принимает продавец, то ведется журнал регистрации показаний сум¬
мирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-
кассовых машин, работающих без кассира-операциониста по фор¬
ме М КМ-5. Он также должен быть пронумерован, прошнурован,
148
скреплен печатью торговой организации и подписями руководителя,
главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора.
Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (сме¬
ны) с указанием контрольных и суммирующих денежных счетчиков
и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными
подписями представителя администрации организации и специалиста, ра¬
ботающего на ККМ. При расхождении результатов сумм на контрольной
ленте с фактической выручкой выясняются причины расхождения, а вы¬
явленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы
журнала.
В конце рабочего дня старший кассир составляет сводный отчет
о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации за текущий ра¬
бочий день. Этот отчет составляется по унифицированной форме
№ КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых
машин и выручке организации». Он является приложением к справке
кассира-операциониста (форма № КМ-6).
Старший кассир составляет отчет (сведения) по форме № КМ-7
ежедневно и вместе с актами, справками формы № КМ-6, приходными
и расходными кассовыми ордерами передает в бухгалтерию до начала
работы следующей смены. В форме по показаниям счетчиков на нача¬
ло и конец работы по каждой ККМ рассчитывается выручка, в том чис¬
ле с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями за¬
ведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги
показаний счетчиков всех ККМ и итоговая выручка организации с рас¬
пределением по отделам (секциям).
3.3. УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ ПО РАСЧЕТНЫМ СЧЕТАМ
Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные
и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществ¬
ления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.
Текущие счета открывают организациям, не обладающим при¬
знаками, дающими возможность открыть расчетный счет: производ¬
ственным (структурным) единицам производственных и научно-про¬
изводственных объединений; другим хозрасчетным подразделениям
организаций, расположенным вне их местонахождения; кооперативам
по месту нахождения их филиалов и др.
С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и по¬
ручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов,
а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нуж¬
ды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию
с него банк производит на основании письменных распоряжений вла-
149
дельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег
наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата пла¬
тежных требований поставщиков и подрядчиков).
Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном
порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансо¬
вых органов. В бесспорном порядке со счетов организации списывают
платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджет¬
ные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процеду¬
ры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам.
В безакцептном порядке оплачивают счета энерго-, теплоснаб¬
жающих и водопроводно-канализационных организаций.
При недостаточности денежных средств на счете списание де¬
нежных средств со счета осуществляется в последовательности, опре¬
деленной Гражданским кодексом Российской Федерации.
Ежедневно или в другие сроки, установленные по соглашению
с организацией, банк выдает ей выписки из расчетного счета с прило¬
жением оправдательных документов. В выписке указывают начальный
и конечный остатки на расчетном счете и суммы операций, отражен¬
ных на расчетном счете. Бухгалтерия проверяет правильность сумм,
указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно изве¬
щает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в тече¬
ние 10 дней с момента получения выписки.
Денежные средства предприятия, хранящиеся на расчетных сче¬
тах, учитывают на синтетическом счете 51 «Расчетные счета». В дебет
этого счета записывают поступления денежных средств на расчетный
счет, а в кредит — уменьшение денежных средств на расчетном счете.
Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка
с приложенными к ним оправдательными документами.
Для проведения аудиторской проверки расчетного, валютного
и прочих счетов в банках аудитор должен помнить следующее. В соот¬
ветствии с главой 45 ГК РФ по договору банковского счета банк обязу¬
ется принимать и зачислять поступающие на счет, открытый клиенту
(владельцу счета), денежные средства, выполнять распоряжения кли¬
ента о перечислении и выдаче соответствующих сумм со счета и прове¬
дении других операций по счету.
Банк может использовать имеющиеся на счете денежные сред¬
ства, гарантируя право клиента беспрепятственно распоряжаться эти¬
ми средствами. Банк не вправе определять и контролировать направ¬
ления использования денежных средств клиента и устанавливать
другие, не предусмотренные законом или договором банковского сче¬
та ограничения.
150