Соколов Б, Рукин В. Системы внутреннего контроля (организация, методики, практика)

Подождите немного. Документ загружается.

ОС-66

Инвентарная книга учета объектов основных средств

ОС-14 Акт о приеме (поступлении) оборудования

ОС-15 Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж

ОС-16 Акт о выявленных дефектах оборудования

При проверках, связанных с основными средствами, обычно

выделяют 6 следующих направлений:

1)поступление и выбытие объектов основных средств;

2)внутреннее перемещение объектов основных средств;

3)ремонт, реконструкция и модернизация основных средств;

4)списание объектов основных средств;

5)учет оборудования;

6)учет наличия и движения основных средств.

Каждая из этих проверок начинается с изучения имеющейся

первичной документации на предмет ее комплектности и правильности

заполнения. Эти требования необходимо знать аудитору и контролеру.

Рассмотрим их применительно к вышеперечисленным направлениям

проверок.

Поступление и выбытие объектов основных средств Для включения

объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, а

также при выбытии объектов из состава основных средств

предусмотрены следующие документы:

ОС-1

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме

зданий и сооружений)

ОС-1а Акт о приеме-передаче здания (сооружения)

ОС-16

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств

(кроме зданий, сооружений)

При проверках следует помнить, что эти акты утверждаются

руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и

составляются не менее чем в 2 экземплярах. К актам прикладывается

техническая документация, относящаяся к соответствующему объекту

основных средств.

Основными документами являются акты о приеме-передаче основных

средств. Они состоят из 3 разделов. Первый раздел заполняется на

основании сведений передающей стороны. Если объект приобретен через

торговую сеть, то он не заполняется. Для объектов основных средств,

бывших в эксплуатации, в этом разделе отражаются дата ввода в

эксплуатацию, фактический срок полезного использования, сумма

начисленной амортизации и остаточная стоимость.

101

Второй раздел заполняет организация — получатель объекта

основных средств только в своем экземпляре. Она указывает в нем

первоначальную стоимость объекта, срок его полезного использования,

установленный этой организацией, способ начисления амортизации и

норму амортизационных отчислений.

Третий раздел содержит краткую характеристику объекта основных

средств.

В форме акта предусмотрен раздел для. отражения данных об объекте

основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких

организаций. Эти данные записываются соразмерно доле организации в

праве общей собственности. На первую страницу акта в разделе

«Справочное заносятся сведения об участниках долевой собственности с

указанием их доли в праве общей собственности.

Если стоимость приобретения объекта основных средств выражена в

иностранной валюте или условных единицах, то в этом разделе

приводятся сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по

курсу Банка России на дату, выбранную в соответствии с требованиями,

действующими в системе бухгалтерского учета.

На основании акта данные о приеме и исключении объекта из состава

основных средств вносятся в инвентарную карточку или Книгу учета

объекта основных средств (формы ОС-6, ОС-ба, ОС-66).

Внутреннее перемещение объектов основных средств

Для оформления и учета перемещения объектов основных средств

внутри организации из одного структурного подразделения в другое

заполняется накладная на внутреннее перемещение объектов основных

средств (форма ОС-2).

Эта накладная выписывается передающей стороной в 3 экземплярах,

подписывается ответственными лицами структурных подразделений

получателя и сдатчика. Первый экземпляр сдается в бухгалтерию, второй

— остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных

средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Сведения о

перемещении объекта основных средств вносятся в инвентарную

карточку или Книгу учета объекта основных средств (формы ОС-6, ОС-

ба, ОС-66).

Ремонт, реконструкция и модернизация основных средств

Для оформления и учета процесса приема-сдачи объектов основных

средств в ремонт, реконструкцию, модернизацию и получения после

проведения соответствующих работ используется акт

102

о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных: и

модернизированных объектов основных средств (форма ОС-3

Акт состоит их 2 разделов. В первом разделе отражаются сведения о

состоянии объекта основных средств на момент передачи в ремонт.

Второй раздел посвящен затратам, связанным с проведением ремонта,

реконструкции или модернизации.

Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом,

уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также

представителем структурного подразделения, проводившего эти работы.

Этот акт утверждается руководителем организации или уполномоченным

им лицом и сдается в бухгалтерию.

Если указанные работы проводятся сторонней организацией;, то акт

составляется в 2 экземплярах, первый из которых остается в организации,

а второй передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию

или модернизацию объекта основных средств.

Сведения о проведенных работах заносятся в инвентарную карточку

учета объекта основных средств (форма ОС-6).

Списание объекта основных средств

Для списания пришедших в негодность объектов основных средств

применяются следующие документы:

ОС-4 Акт о списании объекта основных средств (кроме ав-

тотранспортных средств)

ОС-4а Акт о списании автотранспортных средств

ОС-46 Акт о списании групп объектов основных средств (кроме

автотранспортных средств)

Все эти акты составляются в 2 экземплярах, подписываются членами

комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются

руководителем или уполномоченным им лицом.

Первый экземпляр этих документов передается в бухгалтерию, второй

экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность объектов

основных средств. Он является основанием для сдачи на склад и

реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся после

списания и уничтожения объекта основных средств.

При списании автотранспорта в бухгалтерию организации вместе с

актом передается документ, подтверждающий снятие транспортного

средства с государственного учета в ГИБДД.

Учет оборудования, поступившего в монтаж

Для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью

его дальнейшего использования как объекта основных средств

используется акт о приеме (поступлении) оборудования

103

(форма ОС-14). Этот акт составляется в 2 экземплярах комиссией,

уполномоченной на прием основных средств. Утверждает этот документ

руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Если не представляется возможности провести качественную

приемку поступившего оборудования, то она производится при помощи

наружного осмотра. Акт в этом случае считается предварительным.

Качественные и количественные расхождения с документальными

данными организаций-поставщиков, а также факты боя и лома

актируются в установленном бухгалтерским законодательством порядке.

Передача оборудования в монтаж оформляются актом о приеме-

передаче оборудования (форма ОС-15).

При проведении монтажных работ подрядным способом в состав

приемочной комиссии может входить представитель монтажной

организации. В этом случае акт по форме ОС-15 не составляется, а

представитель монтажной организации расписывается непосредственно в

акте по форме ОС-14 и получает его копию.

На дефекты оборудования, выявленные при монтаже, наладке и

испытаниях, а также в результате контроля, составляется акт о

выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16).

Введение смонтированного и готового к эксплуатации оборудования

в состав основных средств организации оформляется с помощью

составления форм ОС-1 и ОС-16.

Учет наличия и движения основных средств

Для учета наличия объекта основных средств, а также его движения

внутри организации используются:

ОС-6 Инвентарная карточка учета объекта основных средств

ОС-ба Инвентарная карточка группового учета объектов основных

средств

ОС-бб Инвентарная книга учета объектов основных средств

Перечисленные документы ведутся в бухгалтерии в одном эк-

земпляре. Записи в них производятся в процессе приема-передачи

объекта основных средств (ОС-1, ОС-la, ОС-16) и прикладываемых к ним

сопроводительных документах (технических паспортов заводов-

изготовителей и др.).

Прием, перемещение объектов основных средств внутри орга-

низации, включая проведение реконструкции, модернизации и ка-

104

питального ремонта, а также их выбытие и списание отражаются в

инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих до-

кументов.

Выявленные недостатки СВК, в том числе в части документирования

фактов проведения хозяйственных операций, учитываются при

определении объема и характера контрольных процедур по существу.

Практика показала, что при проверке операций по приобретению

основных средств целесообразно при изучении первичных документов

обращать внимание на наличие в них указания на первоначальную

стоимость объектов основных средств, их износ и цену продажи, а также

расшифровку комплектности.

При проверке операций по продаже организацией объекта основных

средств следует убедиться в наличии указаний на рыночную цену и

величину налога на добавленную стоимость.

При проверке операций по списанию основных средств необходимо

удостовериться в соблюдении порядка списания, утвержденного

руководством организации, а также в полноте оприходования

материалов, оставшихся после ликвидации основных средств.

Особое внимание должно быть уделено соблюдению правил

бухгалтерского учета основных средств, начисления амортизации и

ремонтных расходов, поскольку все это отражается на налогооблагаемой

базе налога на прибыль. При этом анализируются правильность

отражения этих требований в учетной политике организации и их

соблюдение на практике.

Типичными нарушениями, связанными с основными средствами,

являются следующие.

1.Инвентарные номера не присваиваются либо присваиваются номера

ранее списанных основных средств, что создает условия для их

хищения или использования не по прямому назначению.

2.Необходимая (установленная) документация, связанная с

оприходованием основных средств, не ведется, а если и ведется, то не

заполняются все реквизиты, предусмотренные в форме документа.

Это в конечном итоге приводит к неправильному определению нормы

амортизации и соответствующим налоговым последствиям.

3.Основные средства числятся в учете обезличенно, без закрепления

за ответственными за их сохранность работниками, что приводит к

недостачам и хищениям.

4.Передача основных средств с одного места на другое доку-

ментально не оформляется.

105

5.Инвентаризация основных средств зачастую проводится

формально.

6.Списание основных средств производится с нарушением ус-

тановленного порядка.

Особое значение в работе по созданию условий, обеспечивающих

сохранность активов, занимают товарно-материальные ценности. Это

обусловливается их массовостью и разнообразием видов, а также

возможным широким спектром использования не только в

производственных целях. Поэтому сохранность и эффективность

использования товарно-материальных ценностей должны подвергаться

контролю на системной основе.

В первую очередь аудиторам и контролерам необходимо оценить

надежность СВК при поступлении и движении товарно-материальных

ценностей. Для этого они выясняют следующие вопросы:

1.Существуют ли должным образом оборудованные места хранения

этих ценностей — склады, кладовые, приспособленные площадки и

т.д.

2.Хранятся ли материально-производственные запасы, при-

надлежащие объекту проверки, обособленно от запасов, принадле-

жащих сторонним организациям и принятым на ответственное

хранение.

3.Определен ли круг лиц, ответственных за сохранность, приемку и

отпуск товарно-материальных ценностей, своевременное оформление

этих операций в карточках (книгах) складского учета, а также лиц,

имеющих право подписывать документы на приемку и отпуск

материально-производственных запасов, их вывоз за пределы этой

организации.

4.Установлен ли порядок нормирования материально-произ-

водственных запасов, соблюдаются ли нормы отпуска их в произ-

водство, выявляются ли отклонения от норм и анализируются ли их

причины.

5.Производится ли периодическая сверка данных синтетического

учета материально-производственных запасов с данными карточек

(Книги складского учета).

6.Проводится ли и с какой периодичностью инвентаризация

материально-производственных запасов по видам; отражаются ли ее

результаты в финансовой (бухгалтерской) отчетности.

7.Организован ли контроль над закупками материально-про-

изводственных запасов от составления плана закупок до оплаты

счетов кредиторов за приобретенные материальные ценности.

106

Оценка СВК при поступлении и движении товарно-материальных

ценностей производится с использованием унифицированных форм по

учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения.

Основные формы, используемые при внутреннем контроле, утверждены

постановлением Госкомстата РФ от 9 августа 1999 г. № 66.

Номер

формы

Наименование формы

МХ-1

Акт о приеме-передаче товарно-материальных

ценностей на хранение

МХ-2

Журнал учета товарно-материальных ценностей,

сданных на хранение

МХ-3

Акт о возврате товарно-материальных ценностей,

сданных на хранение

МХ-4 Журнал учета поступающих грузов

МХ-5

Журнал учета поступления продукции, товарно-

материальных ценностей в места хранения

МХ-6

Журнал учета расхода продукции, товарно-мате-

риальных ценностей в местах хранения

МХ-7

Журнал учета поступления плодоовощной продукции в

места хранения

МХ-8

Журнал учета расхода плодоовощной продукции в

местах хранения

МХ-9 Весовая ведомость

MX-10 Партионная карта

MX-11 Акт о расходе товара по партиям

МХ-12 Акт о расходе товара по партиям

MX-13 Акт о контрольной проверке продукции, товарно-

материальных ценностей, вывозимых из мест хранения

МХ-14

Акт о выборочной проверке наличия товарно-ма-

териальных ценностей в местах хранения

МХ-15 Акт об уценке товарно-материальных ценностей

МХ-16

Карточка учета овощей и картофеля в буртах (траншеях)

овощехранилища

MX-18 Накладная на передачу готовой продукции в места

хранения

107

Рассмотрим направления использования вышеперечисленных форм.

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение

(МХ-1) применяется для учета приема-передачи товарно-материальных

ценностей, переданных поклажедателями на хранение организации-

хранителю. Поклажедателями могут выступать организации и

индивидуальные предприниматели. Данный документ применяется как

при бытовом хранении, так и при хранении, осуществляемом

профессиональными хранителями.

Пунктом 2 ст. 886 ГКРФ установлено, что профессиональным

хранителем может быть коммерческая и некоммерческая организация,

осуществляющая хранение в качестве одного из направлений своей

профессиональной деятельности. Профессиональными хранителями, в

частности, являются таможенные склады, гостиницы, банки, а

непрофессиональными — библиотеки, театры, поликлиники,

образовательные учреждения. Профессиональные хранители

осуществляют хранение материальных ценностей на возмездной основе,

а непрофессиональные хранители — на безвозмездной, если иное не

предусмотрено договором.

Акт составляется представителями организации-хранителя и

организации-поклажедателя на основании и в соответствии с договором

хранения (на определенный срок или до востребования).

Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

(МХ-2) ведет материально ответственное лицо организации-хранителя на

основании сведений документов о приеме товарно-материальных

ценностей, сданных на хранение, т.е. формы МХ-1. Прием товарно-

материальных ценностей на хранение может быть подтвержден

подписью материально ответственного лица.

Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на

хранение (МХ-3), составляется при возврате поклажедателю сданных им

на хранение товарно-материальных ценностей. Этот документ

оформляется в 2 экземплярах ответственным лицом организации-

хранителя. Один из них остается у организации-хранителя, а другой

передается поклажедателю.

Журнал учета поступающих грузов (МХ-4) применяется в случае,

когда грузы в места хранения поступают различными видами транспорта

(автомобильным, железнодорожным, водным, воздушным и т.д.). Записи

в журнал вносятся уполномоченными работниками по мере поступления

товарно-материальных ценностей. Основанием для этих записей

являются сопроводительные товарно-транспортные документы,

приходные ордера, акты о приеме. В

108

графе акта «Примечание» приводятся данные о коммерческом акте,

составляемом при несоответствии полученного груза сопроводительным

документам.

Формы МХ-5, МХ-6, МХ-7, МХ-8 применяются для учета ма-

териально ответственными лицами движения остатков продукции и

товарно-материальных ценностей в местах хранения на основании

приходно-расходных документов.

Форма МХ-9 ведется весовщиком для контроля вывоза товарно-

материальных ценностей из мест хранения. На основании данных

взвешивания груза или товаров на автомобильных (возовых) весах

заполняются графы «Масса порожнего транспорта», «Масса груженного

транспорта». По окончании смены ведомость сдается в бухгалтерию.

Партионная карта (MX-10) применяется при партионном способе

хранения. Она составляется материально ответственным лицом на

каждую партию товаров для контроля поступления и отгрузки по

количеству, массе, сортам, стоимости поступивших товаров. При этом

партией считается однородный товар, поступивший по одному

транспортному документу.

Экземпляр партионной карты, остающийся на складе, служит

регистром складского учета товаров, а второй экземпляр передается в

бухгалтерию.

По мере отпуска товарно-материальных ценностей материально

ответственное лицо в экземпляре карты, оставшемся на складе, указывает

дату отпуска, номер исходного документа и количество отпущенного

товара. Полный расход каждой партии товаров оформляется в карте

подписями уполномоченных на то лиц с указанием данных о применении

норм естественной убыли и окончательного результата учета товаров

(ценностей).

После полного выбытия данной партии товаров партионная карта

склада передается в бухгалтерию для проверки и принятия решения.

При партионном учете и при полном израсходовании каждой партии

товарно-материальных ценностей применяются:

форма MX-11 — при обнаружении расхождений по приходу и

расходу товаров по отдельной партии;

форма MX-12 — оформляется в случае полного расхода партии при

отсутствии расхождений.

Эти акты составляются в 2 экземплярах членами комиссии, один из

которых передается не позднее следующего дня в бухгалтерию, а другой

— остается у материально ответственного лица.

109

Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных

ценностей, вывозимых из мест хранения (MX-13), составляется при

обнаружении при проверке вывозимых из мест хранения ценностей

расхождений в ассортименте, количестве мест или массе вывозимых

ТМЦ. Этот документ составляется с обязательным участием кладовщика,

отпустившего товар, получателя товара, представителя администрации и

охраны.

Акт о выборочной проверке наличия ТМЦ в местах хранения

применяется для оформления результатов выборочных контрольных

проверок во время хранения ТМЦ. Количество составляемых

экземпляров этих актов и их комплектность определяются исходя из

конкретных условий. Все они подписываются членами комиссии по

результатам пересчета, взвешивания, перемеривания ТМЦ.

При проведении контрольных проверок может быть выявлено

снижение качества ТМЦ в результате их морального старения, снижения

покупательского спроса и т.д. В этом случае составляется акт об уценке

товарно-материальных ценностей (форма МЦ-15), подписываемый в 2

экземплярах ответственными лицами. Одни экземпляр акта передается в

бухгалтерию, второй — материально ответственному лицу для хранения.

Формы MX-16 и MX-17 имеют специфический характер, поскольку

относятся к хранению плодоовощной продукции.

Накладная на передачу готовой продукции в места хранения (МХ-18)

составляется в 2 экземплярах материально ответственным лицом

структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один

экземпляр служит основанием для списания продукции (ценностей)

структурным подразделением, а второй — для принятия к учету

продукции (ценностей) складом (цехом, участком, бригадой).

После оценки надежности СВК с использованием вышеуказанных

форм определяются объем и характер контрольных процедур по

существу. Для удобства формирования программы проверки их

целесообразно подразделить на несколько этапов.

Первый этап

Определение правильности расчета стоимости заготовления

материально-производственных запасов. При этом обращается особое

внимание на включение в нее дополнительных расходов, связанных с

приобретением материально-производственных запасов. Нельзя,

например, включать в стоимость их заготовления расходы, связанные с

содержанием работников снабжения и сбыта,

110