Сладкевич В.П., Чернявский А.Д. Сучасний менеджмент організацій

Подождите немного. Документ загружается.

311

За ступенем охоплення контроль може бути вибірковим (ло

кальним) і повним.

Вибірковомуконтролю, як правило, підлягають ті рішення і роз

порядження, для яких терміни виконання не мають великого зна

чення. Вибірковий контроль здійснюється за якістю робіт, товарів і

послуг шляхом вибірок і проб із загального обсягу. Управлінці часто

побоюються замінювати суцільний контроль вибірковим, забуваючи

про принцип Паретто 20 : 80, який можна сформулювати приблизно

так: для того щоб управляти організацією, достатньо проконтролю

вати 20 % об’єктів, оскільки вони дають 80 % результатів діяльності

організації.

Повний(суцільний)контрользабезпечує перевірку всіх без винят

ку об’єктів одного найменування (напряму). Він ефективніший, але

потребує значних витрат. Знайти розумний баланс між повнотою

контролю і витратами на нього — важливе вміння керівника.

Комбінований контроль найбільш поширений в управлінні, він

об’єднує перевагу вибіркового (оперативність, гнучкість, економіч

ність) і повного контролю (об’єктивність, стратегічна спрямова

ність).

13.3. зміст процесу контролю

Процедура контролю складається з трьох чітко виражених етапів

(рис. 13.1). На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів

[72].

1. Визначення стандартів і норм. Стандарт— це конкретна мета,

яка піддається вимірюванню. Мета, що може бути використана як

стандарт для контролю, має дві особливості: наявність часових меж, у

яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, за яким

можна оцінити її виконання.

Рис.13.1.етапи управлінського контролю

Отже, стандарт — це формальна вимога, що стосується виконання

обов’язків безпосередньо на робочому місці. До стандартів належать

Визначення

стандартів і норм

Порівняння досягнутих

результатів із визначе

ними стандартами

Здійснення

необхідних

коригуючих дій

312

правила, прийняті в організації, обмеження і встановлені процедури,

трудові зобов’язання та інші формальні схеми дій. Якщо стандарт

сформульований правильно, обмеження чітко вказує межі допусти

мої поведінки і наслідки виходу за них. Якщо працівник порушив ці

обмеження, то дисциплінарне покарання (у тому числі звільнення),

накладене на винуватого, є правомірним.

Стандарти, як правило, чіткі й недвозначні. Якщо у відділі вста

новлено стандарт, згідно з яким робітники повинні виробляти не

менше 200 комплектів за годину, то керівник може швидко визначи

ти, виконується стандарт чи ні. Якщо згідно з прийнятими в органі

зації обмеженнями працівники зобов’язані працювати п’ять днів на

тиждень з понеділка по п’ятницю, за винятком святкових днів, то тоді

працівники, які приходять на роботу лише три дні на тиждень, безу

мовно, не виконують вимог стандарту.

Оскільки саме точні стандарти є чіткими і недвозначними, то для

керівника буде неважко використовувати їх для оцінки результатів

діяльності працівника і як основу для підвищення оплати праці, дис

циплінарних покарань та інших рішень, пов’язаних із результатами

його роботи.

Стандарти і норми точно визначають, що необхідно одержати для

досягнення поставленої мети. Інколи неможливо визначити стан

дарти в кількісній формі. Це не виправдовує відсутність встановлен

ня контрольних показників у цій галузі взагалі. Навіть суб’єктивний

показник за умов, що усвідомлюється його обмеженість, краще ніж ні

чого. Деякі організації, які успішно застосовували кількісні парамет

ри, мали суттєві труднощі, оскільки не зуміли встановити показник

результативності в тих сферах, які важко піддаються вимірюванню

(соціальна відповідальність та етика, конфліктність, моральнопси

хологічний клімат у колективі).

2. Порівняння досягнутих результатів з визначеними стандар-

тами. На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досяг

нуті результати відповідають очікуваним. Діяльність, здійснювана

на цій стадії контролю, полягає у визначенні масштабу відхилень,

вимірюванні результатів, переданні інформації та її оцінці.

Керівництво вищої ланки встановлює масштаб допустимихвід-

хилень (величину, у межах якої відхилення одержаних результатів

від запланованих не повинно викликати тривоги). Одним із засобів

можливого збільшення економічної ефективності контролю є вико

ристання методу управління за принципом виключення. Він полягає

313

в тому, що система контролю повинна спрацьовувати тільки за наяв

ності помітних відхилень від стандартів.

Передання і поширення інформації відіграють ключову роль у за

безпеченні ефективності контролю. Для того щоб система контролю

діяла ефективно, необхідно обов’язково доводити до відома відпо

відних працівників організації встановлені стандарти та інформацію

щодо досягнутих результатів.

3. здійснення необхідних коригуючих дій. Залежно від резуль

татів попереднього етапу контролю менеджер може обрати одну із

трьох ліній поведінки:

· Незастосовуватижоднихзаходів. Основна мета контролю полягає

в тому, щоб домогтися становища, за якого процес управління

організацією змусив би її функціонувати згідно з планом. Коли

зіставлення фактичних результатів із стандартами вказує на те,

що мета досягається, краще не вживати жодних заходів. Якщо

система контролю показала, що в якомусь елементі організації не

все йде на лад, необхідно продовжувати вимірювання результатів,

повторюючи цикл контролю.

· ліквідувативідхилення. Система контролю, що не дає змоги лікві

дувати відхилення, перш ніж вони переростуть у великі пробле

ми, недоречна. Коригування повинно концентруватися на лікві

дації справжньої причини відхилення. Суть коригування полягає

в тому, щоб зрозуміти причини відхилення і досягти повернення

організації до правильного способу дій.

· Переглянути стандарти. Не всі відхилення від стандартів слід

ліквідувати. Інколи самі стандарти можуть бути нереальними,

тому що вони ґрунтуються на планах, а плани — це лише прогнози

майбутнього. При перегляді планів повинні переглядатися і стан

дарти.

13.4. Методи контролю

До основних методів контролю належать: обстеження, перевір

ка, контрольний обмір виконання робіт, ревізія та інші [10; 12; 23;

67; 72].

Обстеження — безпосереднє вивчення певних об’єктів органі

зації, які контролюються. Цей метод застосовується для визначення

стану підприємства загалом чи його підрозділів. Він полягає в огляді

відповідних об’єктів, ознайомленні з документами, отриманні по

314

яснень від підлеглих осіб та в інших діях. У результаті проведення

обстеження контролююча особа виявляє недоліки, що “лежать на по

верхні”.

Об’єктами обстеження можуть бути: товарноматеріальні цінності;

складське господарство; територія; обладнання; робота персоналу;

дотримання посадових інструкцій і правил поведінки; дотримання

технології виробництва тощо.

Як правило, обстеження здійснюється на початку перевірки. Воно

дає змогу отримати загальне уявлення про об’єкт, що перевіряється, а

також зібрати дані, необхідні для подальшого контролю.

Перевірка — фактичне вивчення окремих питань діяльності ор

ганізації або дій апарату управління на підставі заяв, сигналів, скарг

або відповідно до плану роботи суб’єкта, що контролюється. Перевір

ка, як правило, має тематичний характер і може бути систематичною

або періодичною, функціональною і міжфункціональною, суцільною

і вибірковою.

До основних варіантів перевірки належать:

· арифметична— перевірка документів із метою визначення пра

вильності підрахунків та виявлення зловживань і крадіжок, що

приховані за неправильними арифметичними діями;

· нормативно-правова— перевірка господарських операцій щодо їх

відповідності різним нормативним актам, інструкціям, стандартам,

положенням;

· зустрічнаперевіркадокументів— перевірка достовірності та пра

вильності відображених у документах господарських операцій,

яка здійснюється шляхом порівняння даних різних документів,

що належать до однієї і тієї ж або різних, але взаємопов’язаних

господарських операцій і знаходяться в різних підрозділах під

приємства;

· взаємна перевірка— перевірка різних за своїм характером доку

ментів і облікових даних, у яких відображено господарські опе

рації, що перевіряються.

Перевірка дотримання трудової дисципліни здійснюється на ро

бочих місцях шляхом вибіркового спостереження, хронометражу і

фотографувань робочого дня. За допомогою такої перевірки вияв

ляють запізнення, неявки на роботу, ступінь зайнятості працівників,

простої працівників внаслідок неефективної організації виробничо

го процесу. Результати таких перевірок використовують надалі при

визначенні заробітної плати.

315

Перевірка виконання прийнятих рішень застосовується для ви

вчення та аналізу дотримання виконавчої дисципліни. Передбачає

отримання від підлеглих усних чи письмових пояснень і довідок для

прийняття подальших рішень керівником.

Перевіркафактівзазаключноюоперацієюзастосовується для еко

номії часу, коли можна не здійснювати перевірку всіх документів і

бухгалтерських записів. Наприклад, немає необхідності перевіряти

виконання операцій по всьому технологічному циклу, а досить пере

вірити фактичну наявність деталей, за які нараховано заробітну пла

ту по кінцевій операції.

Цей метод фактичного контролю застосовують і для визначення

планових витрат і матеріалів за звітний період за даними складського

обліку та прийнятої від цехів готової продукції.

Контрольне вимірювання виконаних робіт (будівельних, мон

тажних, ремонтних) здійснюється на об’єкті. За допомогою конт

рольного вимірювання встановлюються фактичний обсяг і вартість

виконання робіт і перевіряється правильність їх відображення в ак

тах приймання робіт і нарядах працівників.

За допомогою вимірювання перевіряють:

· зміст, кількість та вартість виконаних робіт;

· відповідність виконаних робіт передбаченим кошторисним нор

мам;

· завершеність об’єктів, конструктивних елементів, етапів і вико

нання робіт або їх частин.

Ревізія — метод документального контролю фінансовогосподар

ської діяльності організації за дотриманням законодавства з фінан

сових питань; достовірності обліку та звітності; спосіб документаль

ного виявлення нестач, розтрат, привласнення коштів і матеріальних

цінностей; запобігання фінансовим зловживанням.

Ревізія є важливим засобом виявлення фактів зловживань, безгос

подарності, недбалого ставлення до виконання службових обов’язків,

порушень нормативних положень та інструктивних вказівок.

Ревізія здійснюється із застосуванням прийомів фактичного кон

тролю: аналізу сировини і матеріалів у виробництві, контрольного

вимірювання виконаних робіт, опитування осіб, очного спостере

ження, порівняння і прийомів документальної перевірки.

Інвентаризація — перевірка наявності та стану об’єкта контролю,

яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації та

порівняння отриманих даних.

316

Завданнями інвентаризації є:

· забезпечення контролю за наявністю і станом майна, використання

матеріальних, фінансових та інших ресурсів, відповідності із за

твердженими нормами, планом;

· виявлення понаднормово використаних і невикористаних мате

ріальних цінностей;

· виявлення й усунення фактів безгосподарності та безвідпові

дальності, виявлення резервів матеріальних ресурсів, застосування

заходів щодо їх використання;

· контроль за станом обліку і звітності матеріально відповідальних

осіб;

· запобігання негативним явищам у діяльності підприємства.

Аналіз господарської діяльності — вивчення системи показ

ників, що характеризують діяльність організації та її підрозділів,

сприяють підвищенню ефективності праці.

Економічний аналіз здійснюють на основі всебічного вивчення і

перевірки фактичних матеріалів, даних обліку і звітності, зіставлен

ня їх із плановими завданнями і нормативами за окремими показни

ками. Це дає змогу контролювати хід виконання планів, оцінювати

ефективність використання матеріальних і фінансових ресурсів, ви

явити фактори, що негативно вплинули на виконання завдань, знахо

дити додаткові резерви.

Аналіз господарської діяльності проводиться за допомогою порів

няння, зіставлення, групування тощо.

Контрольне приймання продукції за якістю і кількістю здій

снюється при визначення достовірних даних відділом технічного

контролю щодо кількості та якості продукції. Цей метод контролю

доцільно використовувати у випадках виявлення приписок за да

ними про відпуск і реалізацію продукції, для перевірки сигналів про

розкрадання сировини, матеріалів, готової продукції, для правиль

ного нарахування зарплати працівникам.

Перевірка операцій у натурі провадиться з метою перевірки опе

рацій із придбання матеріальних цінностей, правильності складання

актів на введення об’єктів в експлуатацію після закінчення їх будів

ництва або капітального ремонту, наявності товарноматеріальних

цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання.

Дослідження операцій на місці. Цей метод контролю застосо

вують у разі перевірок підрозділів організації, розташованих на знач

ній відстані від неї. Дослідження операцій на місці здійснюють при

317

перевірці: виходу з ремонту об’єктів основних фондів; визначення

готовності об’єктів капітального ремонту; зношування основних

фондів; порядку зберігання, приймання і відпуску матеріальних цін

ностей; організації виробництва; технологічних процесів і праці.

Експертна оцінка застосовується при дослідженні якості вико

наних робіт, господарських операцій, документів. Вона здійснюється

фахівцями різних галузей знань (експертами) за дорученням керів

ника. Експерт повинен дати правову, достовірну й об’єктивну оцінку,

яка залежить від наданих йому матеріалів, правильного формулю

вання поставлених йому питань.

13.5. рекомендації щодо здійснення

ефективного контролю

Для ефективного проведення контролю необхідно заздалегідь

з’ясувати такі питання:

· що контролюється (працівник як особистість; його метод праці;

результати праці);

· хто і якими методами контролює;

· з якою метою організується контроль.

Потрібно ставити розумні, обґрунтовані вимоги (цілі, норми, стан

дарти, критерії), які сприймаються виконавцями. Підлеглі повинні

відчувати, що стандарти оцінки їхньої діяльності достатньо повно й

об’єктивно відображають їх роботу.

Необхідно підтримувати зворотний зв’язок із працівниками, ро

боту яких контролюють. Таке спілкування підвищує вірогідність

правильного розуміння підлеглими мети контролю, допомагає ви

значити й усунути недоліки системи контролю.

Варто уникати надмірного контролю, який має кілька негативних

наслідків:

· викликає роздратованість у досвідчених працівників;

· заважає розвитку самостійності та впевненості працівниківпо

чатківців;

· працівники прагнутимуть краще виконувати тільки ту роботу, що

контролюється, а також перестануть займатися самоконтролем;

· значні витрати на його організацію.

Необхідно заохочувати підлеглих за виконання вимог, досягнен

ня стандартів. Якщо працівники не відчувають чіткого зв’язку між

одержаними результатами і винагородою або розуміють, що вина

318

города несправедлива і не стосується результатів перевірки, їхня

продуктивність і виконавча дисципліна погіршиться.

Потрібно комплексно застосовувати відкритий і прихований, а

також плановий і неплановий контроль. Відкритий і плановий конт

роль забезпечує нормальне виконання вимог, завдань і стандартів,

хоча б на період перевірки. А неплановий і прихований контроль не

дає підлеглим змоги повністю розслаблятися в періоди між плано

вими перевірками.

Необхідно забезпечити конструктивний, а не формальний підхід

щодо проведення перевірок. Основою конструктивного підходу до

контролю є прагнення керівника виконати визначені завдання, стан

дарти і вимоги. За формального підходу керівники і фахівці переві

ряють необ’єктивно, вибірково, поверхово, інколи через недовіру і

негативне ставлення до деяких підлеглих. Для того щоб не показати

себе некомпетентними перед підлеглими, деякі менеджери можуть

перевіряти тільки ті напрями роботи, на яких вони добре розумі

ються.

Про результати перевірок необхідно сповіщати всіх причетних

працівників і посадових осіб. Тоді вірогідність відхилень за визначе

них і доведених до підлеглих причин зменшується.

контрольні питання і завдання

1. Яку роль відіграє контроль у процесі управління організацією?

2. Розкрийте зв’язок контролю з іншими функціями управління.

3. Наведіть основні принципи організації контролю.

4. Які методи попереднього контролю ви знаєте?

5. Які функції виконує заключний контроль?

6. Із яких основних етапів складається процес контролю?

7. Охарактеризуйте відомі вам методи фінансового контролю.

8. Розкрийте ваше ставлення до прихованого контролю в органі

зації.

9. Розробіть перелік заходів щодо удосконалення контролю за збе

реженням товарноматеріальних цінностей в організації.

10. Наведіть рекомендації щодо здійснення ефективного контролю в

організації.

319

 Розділ14.уПраВління організаційниМи

коМунікаціяМи

14.1. Сутність і роль організаційних комунікацій

Термін “комунікація” походить від латинського communico— “роб

лю спільним, зв’язую, спілкуюсь”. Вживається в таких значеннях:

· шляхи сполучення, транспорту, зв’язку, мережі комунального гос

подарства;

· форма зв’язку (радіо, телеграф тощо);

· процес передання повідомлень за допомогою технічних засобів —

засобів масової інформації (радіо, телебачення, преса);

· акт спілкування, зв’язок між двома особами або більше, передан

ня інформації однією особою іншій.

організаційнікомунікації— процес двостороннього обміну ідеями

й інформацією, який веде до взаємного розуміння.

Комунікацію разом з прийняттям рішень називають поєднуваль

ними процесами, тому що вони забезпечують зв’язок між функціями

управління — плануванням, організацією, мотивацією, контролем, а

також із внутрішнім і зовнішнім середовищами (рис. 14.1).

Рис.14.1.комунікаційні процеси внутрішнього

і зовнішнього середовищ організації

Зміни

Зовнішнє середовище

Взаємодія постачальників

і технологій

Соціальні

й культурні впливи

Вплив економіки

і конкуренції

Зміни

Законодавчі

і політичні впливи

Технологія

Цілі

організації

Завдання

Структура

Кадри

Зовнішня межа організації

Введені

ресурси

Результати

діяльності

Зміни Зміни

320

Роль комунікації у підвищенні ефективності управління організа

цією виявляється в тому, що за її допомогою:

· узгоджуються дії різних підрозділів і працівників організації при

вирішенні комплексних завдань і проблем;

· передається адекватна інформація всередині організації та за її

межами;

· здійснюються переконання і мотивація керівництва, персоналу ор

ганізації та її ділових партнерів.

Ефективна комунікація важлива для успішного керування, ос

кільки:

1) вирішення значної частини управлінських завдань ґрунтується

на прямій взаємодії між посадовими особами;

2) міжособистісна комунікація є кращим способом обговорення і

вирішення неоднозначних і суперечливих питань.

14.2. Процес комунікації: елементи та етапи

Комунікаційний процес— це обмін інформацією між двома осо

бами або більше. Основною метою комунікаційного процесу є забез

печення розуміння повідомлень, що передаються.

У процесі обміну інформацією можна виокремити чотири базо

вих елементи (рис. 14.2) [10; 24; 56; 72]:

· відправник— особа, яка генерує ідеї чи збирає інформацію і

передає її. Відправником може бути одна людина чи група людей,

які працюють разом;

· повідомлення— інформація, закодована за допомогою символів

(вербальних, невербальних);

· канал— засіб, за допомогою якого повідомлення спрямовується

від відправника до одержувача;

· одержувач— особа, якій призначена інформація і яка її інтер

претує.

Комунікаційний процес складається з кількох взаємопов’язаних

етапів, на кожному з яких зміст повідомлення, що передається, може

бути змінено, перекручено чи повністю втрачено (рис. 14.3).

Розглянемо зміст і специфіку кожного етапу комунікаційного

процесу.

Виникнення ідеї. Перший етап комунікації починається з форму

лювання ідеї або добору інформації. Відправник вирішує, яку ідею

або повідомлення варто зробити предметом обміну. При цьому необ