Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 7

НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

391

Здатність розділити завдання на підзавдання, які співробітник

може виконувати незалежно. Наприклад, оператори довідкової

служби можуть знаходитися в різних частинах країни. Неважливо,

де я знаходжуся, головне, щоб я міг відповісти на питання клієнта

при цьому не вдаючись до консультацій інших співробітників.

Якщо останнє неминуче, повинні бути готові відповідні засоби ко-

мунікації.

Розподілити навантаження так, щоб його вистачало на повний

робочий день, або розробити схему оплати праці на підставі обсягу

виконаної роботи.

Але найголовніше — це вірити у те, що співробітник може ви-

конати завдання без контролю з вашого боку.

Які проблеми вирішує віртуальний офіс?

Сучасний електронний офіс це набір мережевих служб, таких

як, електронна пошта, файловий сервер, сервер додатків (може

бути), факс сервер і т. д. розташованих на сервері у вашій лока-

льній мережі.

Все починалося із вашого бізнесу. Ви вкладали гроші в мереже-

ве устаткування, монтаж мережі, сервер і запрошували мережевих

фахівців для інсталяції і настройки мережевого програмного забез-

печення. Тепер у вас є сучасні офісний пакет (як правило Word,

Excel, Access, Outlook), факс-модем, вихід в мережу Інтернет,

працюють файл сервер і мережевий друк, але цього сьогодні вже

мало. Ви придбаєте систему автоматизації торгівлі, бухгалтерії або

виробництва. Знову оплачуєте роботу мережевих фахівців, і одержу-

єте цілком сучасний електронний офіс. Щоб ваші співробітники,

кликнувши мишкою, відкривали папки зі своїми документами, одер-

жували свою пошту і швидко створювали звіти і довідки, ви наймає-

те мережевого адміністратора. При грамотній організації офісна

мережа починає працювати на вас. Але завжди є ряд невирішених

проблем, таких як робота з філіями, видаленим складом, з будинку

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

392

або відрядження. Наприклад, проблема синхронізації адресної книги

і останньої прийнятої пошти на домашній комп’ютер з вашим насті-

льним комп’ютером в офісі. З документами все складніше, адже

вони на вашому файл-сервері. Синхронізація папок і каталогів ло-

кальних дисків і дисків файл серверу непросте завдання з погляду

безпеки і технічної організації. Ваш електронний офіс далеко від

Вас, він недоступний для Вас.

Але уявіть собі офіс, доступний з будь-якого комп’ютера, під-

ключеного до Мережі. Ім’я і пароль — це ключ, а будь-який ком-

п’ютер, що має стандартний Web броузер — це засіб доступу у Вір-

туальний офіс. Ви отримаєте захищений доступ в офісну мережу

відповідно до ваших повноважень на фірмі. Документи, пошта,

СУБД, доступні вам звідусіль.

На Заході послугами віртуальних офісів (там вони називаються

Call-центрами) користується більшість великих і невеликих компа-

ній. Тільки в США існує більше 70 тисяч Call-центрів. А ми ж не

станемо сперечатися, що там свою вигоду розуміють дуже добре.

Нарешті такий корисний і вигідний вид послуг з’явився і у нас.

Перший класичний віртуальний офіс в Україні організувала відома

пейджингова компанія Beeper. Найбільш «продвинуті» компанії вже

встигли скористатися послугами першого українського Call-центру і

гідно оцінити переваги такої плідної співпраці.

Особливо цінні послуги віртуального офісу для маркетингової

стратегії і тактики будь-якої фірми, незалежно від розмірів і спеціа-

лізації.

При розширенні функцій організації розширюються і можливо-

сті віртуального офісу.

У зв’язку з цим є сенс розглянути такі форми організації під-

приємств як мережеві і віртуальні корпорації. Мережевий характер

підприємств виявляється у тому, що глобальна мережа використову-

ється для обміну необхідною інформацією між географічно видале-

ними підрозділами компанії.

Частина 7

НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

393

В даний час фірмами широко використовується часткова або

повна передача виконання окремих бізнес-функцій і навіть частин

бізнес-процесу стороннім особам і організаціям.

Це явище одержало назву аутсорсинг (аутсорсинг — outsour-

cing (англ.) буквально — процес отримання чого-небудь із зов-

нішніх джерел).

Широкий розвиток на Заході аутсорсинг одержав через ряд

причин.

По-перше, це зростання інтенсивності конкурентної боротьби у

всіх секторах ринку і пов’язана з нею необхідність досягнення най-

вищої ефективності всіх операцій компанії, яка прагне до завоюван-

ня стабільної і довготривалої переваги над конкурентами. Досягти

самостійно максимального підвищення результативності всіх опера-

цій компанії практично неможливо, а іноді і недоцільно. Можна до-

вести до досконалості виконання ключових функцій, а решту роботи

довірити тим, у кого вона виходить краще за інших. Таким чином,

для багатьох компаній залучення сторонніх організацій для вико-

нання окремих робіт стало несподіваним і ефективним виходом.

Важко не погодитися з тим, що завжди існують компанії, здатні

виконувати відносно незалежні функції бізнесу з найбільшою, прак-

тично недосяжною ефективністю.

По-друге, це прагнення компаній бути «глобальними», тобто,

щоб їхня продукція і послуги були представлені у всьому світі. Для

цього, в першу чергу необхідна відсутність жорсткої «прив’язки» до

певної території. Наприклад, власні продуктивні потужності, служба

доставки або мережа магазинів є не те щоб серйозною перешкодою,

а швидше зайвою розкішшю для фірми, що переходить від ринку

однієї країни до іншої принаймні на початковому етапі.

Третій момент, перш за все, пов’язаний з роллю малих під-

приємств, що збільшується, в світовому бізнесі. Аутсорсинг дає

можливість глобальної присутності якої-небудь компанії на ринках

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

394

багатьох країн без необхідності практично пропорційного зростання

персоналу для обслуговування нових ринків збуту або виробничих

потужностей. Тобто відносно невелика компанія може, із залучен-

ням малих підприємств, працювати по всьому світу з центрального

офісу або «штабу», зберігаючи контроль над виконанням поставле-

них завдань в межах вибраної стратегії.

Розглянемо структуру організації, яка є підрядником для аут-

сортингових компаний. Новий підхід до організації підприємства з

розподілом повноважень між його підрозділами одержав назву ди-

намічної мережевої організації або організації з модельною струк-

турою. Мережева структура позначає розподіл основних функцій

між окремими підрозділами і організаціями. Координація дій здій-

снюється невеликим центральним офісом або брокером. Головна

відмінність такої структури в тому, що основні операції, такі як ви-

робництво, розробка нової продукції, сервіс, бухгалтерський облік

не керуються однією організацією, а виконуються окремими орга-

нізаціями (підрозділами) за контрактом або через будь-яку іншу

домовленість. Зв’язок центрального офісу з даними організаціями

(підрозділами) здійснюється як правило з використанням електро-

нних засобів і глобальної мережі передачі даних. Революційність

такого підходу до створення бізнес-організації полягає хоча б у то-

му, що покладаючись на звичні визначення і поняття, важко уяви-

ти, що це за організація і де вона розташована. як приклад, можемо

привести фірму, що займається розробкою програмного продукту

(ядро, оболонка), зазвичай відбувається із залученням команд зі

всього світу. Великі промислові фірми, які спеціалізуються на ви-

пуску електронної апаратури та комп’ютерів, таких як Compaq та

IBM, які раніше повністю самостійно виконували весь цикл розро-

бки і виробництва техніки, тепер замовляє за своїми кресленнями і

технологічними картами виробництво апаратури азіатським компа-

ніям. Таким чином, їм вдається знизити собівартість своєї продук-

ції і легше витримати конкуренцію з виробниками більш дешевих

аналогів.

Частина 7

НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

395

Для зв’язку з партнерами і підрозділами широко використову-

ються можливості глобальної мережі, такі як електронна пошта і

відеоконференції.

Не зважаючи на те, що у сфері застосування мережевих техно-

логій комп’ютерщикам «всі карти в руки», найпершою компанією,

яка в ході розширення і глобалізації бізнесу застосувала модульну

структуру і добилася приголомшливого успіху, була Nike — лідер

американського ринку з виробницта і продажу спортивного одягу та

інвентаря.

Мережева або модульна структура дає безліч переваг. В першу

чергу — це можливість сконцентрувати зусилля персоналу на вирі-

шенні кількох основних завдань, замовляючи виконання інших фун-

кцій, таких як доставка, бухгалтерський облік, а також виробництво

фахівцями поза компанією. Модульна корпорація є стрижнем,

оточеним гнучкою мережею найкращих постачальників необхідних

послуг, які як модулі в конструкторі можуть бути задіяні або виклю-

чені у зв’язку з необхідністю.

Найважливішою перевагою є присутність організації в багатьох

країнах світу, а також можливість завойовувати ринкові позиції

скрізь, де є така можливість. Мережева організація консолідує ре-

сурси по всьому світу з метою добитися найкращої якості продукції

при максимально низькій вартості, що є одним із вирішальних чин-

ників для досягнення стійкої переваги над конкурентами. Перевагою

є також гнучкість у виборі робочої сили, оскільки виконання будь-

якої функції, будь-то інженерна розробка або сервіс можна замови-

ти, умовно кажучи, будь-якій профільній компанії у будь-якій точці

світу. Причому компанії-виконавці, що виконують будь-яку функ-

цію, можуть бути замінені на ті, які мають найбільше переваг без

особливих обмежень, таких як необхідність придбання заводу і не-

обхідного устаткування. Модульна організація може постійно міня-

ти свою структуру для того, щоб виходити на ринок з новою про-

дукцією. Інший, не менш важливий аспект — це вища продуктив-

ність і задоволеність виконуваною роботою тими, хто працює в

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

396

головному офісі, завдяки суттєво гнучкішій структурі підприємства.

Причому структура мережевої (віртуальної) корпорації — найбільш

гнучка з усіх можливих форм існування ділових організацій.

Одним із найсуттєвіших недоліків мережевої структури є слаб-

кість безпосереднього контролю над всіма процесами. Керівники

підприємства не мають нагоди спостерігати за ходом виконання до-

ручень, оскільки більшість підлеглих віддалені географічно і досту-

пні тільки за каналами електронного і телефонного зв’язку. Друга, і

не менш серйозна проблема полягає у сильній залежності від роботи

суміжників. Якщо найнята фірма провалить замовлені поставки,

роботи, послуги, піде з бізнесу або згорить завод, де замовлене

виробництво конкурентної продукції, то весь бізнес виявиться під

загрозою провалу. Ця невизначеність посилюється тим, що суміжни-

ки не знаходяться під одним дахом і через свою віддаленість не зна-

ходяться під безпосереднім контролем керівництва. Третя причина —

складність роботи з видаленими працівниками через часто малу від-

даність загальній справі. У співробітників може виникнути стійке

відчуття ненадійності їх робочих місць у зв’язку з великою можли-

вістю заміни їх діяльності контрактними угодами із сторонніми ор-

ганізаціями. У модульній корпорації набагато складніше створити

згуртований колектив, а також плинність кадрів, як правило, вище,

ніж в традиційних структурах організацій. При кожній зміні лінії

продукції або ринкової ніші мережева фірма вимушена перетасову-

вати співробітників для досягнення оптимального набору кваліфіка-

цій (skill mix).

Зрештою подолання деяких аспектів недостатнього контролю і

підвищення залученості співробітників в загальну справу необхідно

використовувати засоби сприяння груповій роботі.

Особливість глобальної мережевої корпорації полягає також у

тому, що виникає необхідність в керівниках, які підготовлені до ро-

боти в різних країнах. Не зважаючи на те, що основні функції управ-

ління: планування, організація, лідерство, контроль не міняються від то-

го, проходять операції компанії в одній країні або декількох одночасно,

Частина 7

НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

397

існують чинники відмінності в навколишньому середовищі, яким

необхідно відповідати:

• соціально-культурні відмінності між країнами;

• відмінності в економічному розвитку;

• відмінності в законодавстві.

Таким чином, це підвищує частку ризику для бізнесу. Внутрі-

шня структура міжнародної компанії повинна відповідати декільком

наборам параметрів зовнішнього середовища, що формує різні куль-

тури, усередині яких знаходяться клієнти компанії, а також поста-

чальники продукції і різного сервісу, що найбільш важливо для аут-

сорсинга.

Засоби групової роботи для віртуальної корпорації

База даних для відстежування переговорів. База даних вір-

туальної (мережевої) корпорації повинна містити разом з персональ-

ною інформацією щодо співробітників, що брали участь у процесі

переговорів, також файли, що відображають всю історію обміну

повідомленнями електронною поштою, і файли запису сеансів

відеоконференцій. Розглянемо вплив такої системи на функціону-

вання корпорації.

Посилення контролю з боку керівництва. Як було описано

вище, слабкий контроль над підлеглими — це один із найістотніших

недоліків модульної корпорації. З іншого боку, для досягнення стій-

кої переваги над конкурентами необхідний надійний контроль над

тим, як виконуються поточні завдання, і втілюється в життя корпо-

ративна стратегія. Система раннього сповіщення того, що реально

має місце відхилення від напряму, сформульованого в стратегії ком-

панії, при жорсткій конкуренції набуває виняткової важливості. В

умовах нестабільного середовища бізнесу втрата ефективності може

мати фатальні наслідки. У разі, коли проект виконується географіч-

но видаленими співробітниками, які для зв’язку з центральним офі-

сом і між собою використовують мережу Інтернет, традиційні методи

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

398

мотивації і контролю можуть не дати необхідного ефекту. Керівни-

кам подібної організації необхідна надійна система моніторингу ви-

далених співробітників.

Управління конфліктами. При роботі з видаленими співробіт-

никами конфлікти можуть виникати частіше, ніж в звичних умовах.

Відсутність міжособистісного спілкування між співробітниками, на-

чальством і підлеглими приводить до зростання сумнівів, двознач-

ності, нездатності визначити проблеми. Насправді, використовуючи

тільки електронну пошту непросто пояснити працівнику, що зірвав

терміни здачі своєї частини загального проекту, що він не правий. У

разі, коли конфлікт набув масштабних розмірів, база даних з перего-

ворів може реально допомогти. Люди, відповідальні за вирішення

конфліктів, можуть переглянути архіви на співробітника, який їх ці-

кавить, і визначити, що даний співробітник сказав, написав і за яких

обставин. Другий момент пов’язаний з тим, що у разі, коли всі спів-

робітники проінформовані про подібну практику з архівацією повід-

омлень і сеансів відеоконференцій, відповідальність тих, хто бере

участь у корпорації, підвищиться у кілька разів.

На жаль, у подібного явища може бути і зворотний ефект, а са-

ме, погіршення відносин між співробітниками корпорації. Особливо

якщо з’являється брехня з приводу реєстрації відеоконференцій і

повідомлень, пошук ворогів і винуватих. Співробітники неминуче

почнуть використовувати телефонний зв’язок та інші хитрощі для

того, щоб запобігти занесенням в базу даних сеансу зв’язку. В ре-

зультаті збільшиться плинність кадрів і без того висока в мережевих

корпораціях.

Система захисту інформації і система мережевого on-line

голосування. У випадках, коли мережева структура підприємства

стає достатньо розгалуженою і складною, виникає необхідність в

проведенні процедури голосування з питань, що порушують як інтере-

си багатьох сторін, так і, що стосується загальної стратегії підприємст-

ва. З огляду на те, що цілі підрозділи мережевої фірми знаходяться на

значній відстані, то організація сумісних засідань відповідальних осіб

Частина 7

НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

399

може виявитися невиправдано дорогою процедурою. У зв’язку з цим

фактом доцільно організовувати процедуру голосування і обробку

результатів з використанням мережевих технологій. Для ідентифіка-

ції і захисту результатів голосування можна використовувати надій-

ну технологію цифрового підпису.

Окрім вдосконалення і спрощення механізму ухвалення рішень

система голосування може полегшити вирішення серйозних конфлі-

ктів з участю багатьох сторін.

Організація інформаційної підтримки видалених співробіт-

ників з використанням електронної пошти. Часто, у співробіт-

ника, що не знаходиться в офісі, виникає серйозна проблема «віді-

рваності» від працедавця, колективу, робочої групи. Виникає від-

чуття незахищеності, співробітник не здає роботу вчасно і починає

шукати «надійніше» робоче місце в офісі, з власним робочим міс-

цем та іншими атрибутами, що задовольняють його прагнення до

стабільності.

Для того, щоб понизити психологічний дискомфорт, необхідно

організувати інформаційну підтримку видалених співробітників.

Суть подібної системи полягає у тому, що інформація про стан про-

екту, терміни здачі окремих фрагментів загальної роботи, а також

про те, на якій стадії розробки своєї ділянки знаходиться кожний із

співробітників, розсилається всім учасникам проекту. Подібні спис-

ки розсилки часто застосовуються, коли у проекті задіяно багато

співробітників, спілкування з якими відбувається переважно за до-

помогою електронної пошти, особливо, якщо кожен співробітник

виконує відносно незалежну ділянку робіт. Прикладом може служи-

ти робота бригади оглядачів новин в журналі. Здебільшого в сучас-

них виданнях кореспонденти працюють видалено без необхідності

участі в редакції, збиранні інформації про новинки в мережі Інтер-

нет або самостійно відвідуючи виставки і різні тематичні заходи.

Готові роботи пересилаються по електронній пошті. В результаті за-

стосування інформаційної розсилки, підвищується інформованість

співробітника про поточні справи редакції, знижується неминуче

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

400

при видаленій роботі відчуття відчуженості, підвищується «включе-

ність» в загальну справу. Серйозно підвищується продуктивність

і якість роботи співробітників, знижуються такі «родові» пробле-

ми мережевої корпорації як плинність кадрів, зриви термінів зда-

чі робіт.

Можливі варіанти технічної реалізації. Для вирішення тако-

го завдання необхідно використовувати систему управління базою

даних, яка могла б індексувати і обробляти запити до записів сеансів

відеоконференцій між співробітниками. В цілому подібне завдання

не є особливо складним. Зберігати записи відеофрагментів і тексто-

вої інформації здатна практично будь-яка сучасна СУБД, така як

Oracle, Informix або Lotus Notes.

Основні можливості виникають при вирішенні завдань щодо за-

пису і відтворення фрагментів відеоконференції. Програма запису

повинна працювати «прозоро» для користувачів не тільки у зв’язку

зі зручністю, але і з психологічних причин. Кожен співробітник без

винятку повинен бути проінформований про те, що переговори

записуються. Проте сама процедура жодним чином не повинна нага-

дувати про себе.

Для вирішення даного завдання необхідна програма, що працює

спільно з програмним забезпеченням відеоконференцій і відстежую-

чий і записуючий вхідний і вихідний потоки відеоданих. Для відтво-

рення сеансу відеоконференції необхідно синхронізувати відеозаписи

обох учасників сеансу. Один шлях вирішення — об’єднати два

відеофрагменти в один в ході процесу запису. Другий — створити

програмне забезпечення для синхронного відтворення двох незалеж-

них відеофрагментів.

Найважливішою метою розробки технічних засобів групової

роботи є створення інтегрованого середовища роботи з видаленими

співробітниками, яка є невід’ємною частиною функціонування мере-

жевої корпорації.

Таким чином, віртуальний офіс — недорогий і ефективний

інструмент для ведення повноцінного бізнесу. Де б Ви не знаходилися,