Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 6

АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

381

помилкових дублікатів (наприклад, «Англійська», «Англійська», «Анг-

лійська», «Англійська» і т.ін.). Якщо ми пригадаємо рекомендації про

заміну на час нормалізації цифрових замінників первинних ключів

(Код_мови) на початковий ключ (Мова) або скористаємося формулю-

ванням НФБК, то виявиться, що таблиця Мови — нормалізована.

Для завершення проекту необхідно було б ввести в описи таб-

лиць додаткові відомості про обмеження цілісності (вище вказаний

лише мінімальний їх набір) і дати опис деяких таблиць, але обмеже-

ний обсяг публікації не дозволяє включати ці подробиці, що не є

принциповими для ілюстрації процедури проектування. Для зруч-

ності роботи з таблицями використовуються форми (рис. 6.23).

А система запитів дозволяє у будь-який момент часу одержати

інформацію за заданих умов.

Рис. 6.23.

Приклад форми для роботи з інформацією (СУБД Access)

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

382

6.7. Автоматизація роботи редакційно&

видавничого відділу

У навчальному закладі звичайно існує підрозділ, який займається

випуском методичної і наукової літератури. Роботу цього підрозділу

неможливо уявити без застосування сучасних технологій. Автомати-

зацію роботи редакційно-видавничого відділу можна розглядати як

сукупність автоматизованих робочих місць, поєднаних в єдиний

видавничий комплекс.

Видавничим комплексом (ВК) зазвичай називають спеціалізо-

вану систему, призначену для підготовки матеріалів, необхідних для

тиражування в друкарні. Він є складовою частиною видавничого

процесу на етапі розподілення за кольорами.

Найефективніші ВК прагнуть комплектувати кращим устатку-

ванням різних виробників. Проте це часто призводить до несподі-

ваних проблем при їх сумісній експлуатації. На практиці реальна

ефективність ВК найчастіше визначається збалансованістю характе-

ристик різних складників, їх загальною відповідністю складності вирі-

шуваних завдань, а також кваліфікацією і зацікавленістю персоналу.

За функціональним призначенням кожен ВК, звичайно, склада-

ється з таких основних частин:

• пристрою обробки й оперативного зберігання інформації (системний

блок комп’ютера з процесором, оперативною і дисковою пам’яттю);

• програмне забезпечення (пакети для набору і розпізнавання

тексту, введення і обробки зображень, верстки, розподілення за

кольоровими мережевими оболонками та ін.);

• підсистеми оперативного відображення інформації (графічні

плати, монітори);

• засоби інтеграції пристроїв в єдине ціле (сервери, мережеві

адаптери та ін.);

• пристрої зберігання і передачі даних на носіях (флоппі-диски,

магнітооптичні диски для перезапису, CD-ROM диски, DVD,

системи архівації і ін.);

Частина 6

АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

383

• пристрої введення графічної інформації (планшетні, барабанні,

слайд-сканери, цифрові камери, графічні планшети);

• пристрої чорно-білого друку (лазерні, струминні);

• пристрої кольорового друку (лазерні, струминні, сублімаційні і

термічні принтери, пристрої на твердому чорнилі);

• пристрої виведення кольорових форм;

• пристрої виведення друкарських форм;

• пристрої прямого виведення тиражу (computer-to-press устаткування);

• контрольно-вимірювальне устаткування (еталонні колірні атла-

си, спектрофотометри, переглядові столи і бокси, мікроскопи та ін.).

Комплектування ефективного і вдосконалення існуючого ВК —

першочергове завдання керівника сучасного підрозділу, пов’язаного

з обробкою видавничої продукції.

Найважливішими чинниками, що впливають на вибір тієї або

іншої структури ВК, звичайно називають такі:

• якість друкарської продукції;

• особливості друкарського устаткування, що використовується;

• режим випуску видання, враховуючи допустимий час простою

через несправність або збій;

• обсяг і співвідношення текстової і графічної інформації у виданні;

• стандарти суміжників;

• досвід і необхідність навчання персоналу.

При цьому керівник підрозділу може використовувати:

• власних фахівців;

• консультантів, і консалтингові фірми, які залучаються до співпраці;

• постачальників устаткування і програмних засобів;

• сервісні та навчальні центри;

• системні інтегратори;

• сканери: Microtek, Umax, Agfa (A4–A3, 600–1200 dpi);

• фотовивідні пристрої та інше устаткування;

• системи макетування і верстки, а також програми їх русифікації;

• FontLab — програму створення і редагування шрифтів;

• різноманітний асортимент PostScript і TrueType шрифтів.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

384

Автоматизація на основі персональних комп’ютерів робочих

місць складальника, коректора, технічного і художнього редакторів,

автора набуває масового характеру.

Корінні зміни традиційного редакційно-видавничого процесу пе-

редбачає виконання всіх операцій щодо обробки видань з використан-

ням багатоцільового автоматизованого робочого місця (АРМ) видавця.

Під автоматизованим робочим місцем (АРМ) видавця зазвичай

розуміють комплекс апаратних, програмних, інформаційних, мето-

дичних і організаційних засобів, що включають:

• операційну систему, яка підтримує роботу персонального

комп’ютера (ПК);

• апаратні засоби і програмне забезпечення локальної обчислю-

вальної мережі видавництва;

• апаратні засоби і програмне забезпечення машинної графіки;

• прикладне програмне забезпечення пакетної та інтерактивної

обробки видань відповідно до технічних правил поліграфічного

оформлення;

• бібліотеку цифрованих поліграфічних шрифтів;

• систему управління базами даних;

• лазерний пристрій, що роздруковує, для отримання копій

видання в поліграфічному виконанні.

Один із варіантів технічного обладнання редакційно-видавни-

чого процесу може включати:

APM-оператора. Електронне бюро на базі персональних комп’ю-

терів, що дозволяють записувати інформацію на лазерні диски і що

мають вихід через мережу на комп’ютер вищого рівня (АРМ-редак-

тора). Для обладнання такого бюро можуть використовуватися:

• стандартні ПК з відповідними програмами обробки тексту, фор-

мул, таблиць і т. ін.;

• спеціальні поліграфічні набірні пристрої для коректування, що

дозволяють вводити, форматувати, здійснювати виправлення

помічених помилок при обробці текстових фрагментів.

Частина 6

АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

385

АРМ-редактора для формування індивідуальної предметної

бази редактора, а також здійснення комплектування, редагування і

верстки видань з інформації, одержаної локальною мережею видав-

ництва. З цього ж робочого місця доцільно здійснювати завантажен-

ня шрифтів і виведення контрольного тексту на лазерний принтер.

Для такого АРМ необхідні:

• жорсткі накопичувачі за обсягом пам’яті, який є достатнім для

обробки видань в 40-45 обліково-видавничих аркушів;

• дисплеї з високими технологічними та ергономічними характе-

ристиками.

Декілька АРМ-редактора, з’єднаних у мережу, можуть утво-

рювати редакційну автоматизовану ділянку. Функції підтримки

мережі, технічного редагування і верстки можуть виконуватися,

наприклад, на персональних комп’ютерах. Інформаційна місткість

накопичувачів на них дозволяє формувати з індивідуальних баз

редакторів предметну базу редакції. Для ефективного виконання

верстки повинні передбачатися оперативна пам’ять близько 256–

512 МБ, великий екран монітора (19 дюймів) з високою розділь-

ною здатністю.

Спеціалізований АРМ для графічних робіт. Для виконання

робіт щодо графічного оформлення видань у складі видавництва по-

винна бути спеціалізована ділянка, обладнана, крім тих, що перелі-

чені раніше апаратних засобів, також і сканером.

Нарешті, весь видавничий комплекс може розглядатися як

об’єднання окремих редакційних ділянок на базі комп’ютерів.

Комплекс обладнується засобами передачі даних каналами зв’язку

(телефакси і модеми), пристроями запису інформації на компакт-

диски або DVD для зберігання текстів та ілюстрацій, швидкісним

лазерним принтером.

АРМ-керівника відділу для формування індивідуальної пред-

метної бази керівника, а також здійснення контролю за ходом вико-

нання робіт. Даний АРМ дозволяє на кожному етапі (план, в роботі,

в архіві) контролювати терміни виконання робіт. У будь-який

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

386

момент переглянути всі роботи конкретного автора або підрозділи,

аналізувати ситуацію щодо невиконання планових робіт.

Головна форма управління даним АРМом має такий вигляд:

Рис. 6.24.

Головна форма управління АРМ керівника

Перелік різних засобів, що входять до складу автоматизованих

робочих місць (АРМ) різних рівнів обробки видавничої інформації,

подаємо у вигляді схеми (табл. 6.2).

Інформаційно-довідкова служба виконує важливу роль при екс-

плуатації АРМ:

• реквізити фірм-розробників і фірм-постачальників апаратних

засобів та програмного забезпечення;

• реквізити фірм і організацій, що забезпечують гарантійне об-

слуговування АРМ;

реквізити організацій-посередників, що забезпечують підклю-

чення до мереж (зокрема до WWW) та ін.

Частина 6

АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

387

Таблиця 6.2.

Склад автоматизованих систем обробки видавничої інформації

Інформаційне

забезпечення —

інформаційно$

довідкова

служба,

електронна

пошта

Організаційне

забезпечення —

засоби

оптимізації

технологічного

процесу,

реалізації

ергономічних

вимог до

устаткування

Методичне

забезпечен$

ня —

шрифтові

засоби,

бібліотеки

шрифтів

Технічні

засоби

(апаратне

забезпечен$

ня) —

комплект

устаткування,

вузлів,

пристроїв

(Hard Ware)

Програмні

засоби —

системне і

прикладне

програмне

забезпечення

(Soft Ware)

Організаційне забезпечення АРМ служить реалізації новітніх

розробок у області інформаційних технологій, раціональної органі-

зації праці, вимог до охорони здоров’я і ін.

Після розробки й упровадження автоматизованих робочих

місць необхідно розробити посадові інструкції. Створення посадо-

вих інструкцій — етап, часто ігнорований. Але саме посадові

інструкції полегшать надалі і навчання, і вдалу експлуатацію.

Навчання користувачів — обов’язковий етап. В результаті упро-

вадження практично завжди відбувається реструктуризація. Це

означає, що співробітники підприємства будуть вимушені працюва-

ти поновому. І проблема полягає не тільки у тому, що їх потрібно спо-

вістити про майбутні зміни і навчити працювати в нових умовах. Осно-

вне, мабуть, в тому, щоб подолати психологічний опір змінам, пози-

тивно спрямувати колектив. Іншими словами, потрібно врахувати і

людський чинник.

Етап вдалої експлуатації дозволяє об’єктивно оцінити все зроб-

лене раніше. Система починає працювати не на папері і показувати

свою ефективність/неефективність.

Упровадження АСУ університетом дасть економію фінансових

ресурсів за рахунок загальносистемного ефекту, а також забезпечить

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

388

підвищення ефективності стратегічного управління університетом,

вдосконалення механізмів і організаційної структури управління,

створення системи управління якістю освіти.

Є всі підстави вважати, що створення АСУ університетом зро-

бить глибокий і довготривалий вплив на підвищення якості освіти.

Більш того, результати, одержані в ході реалізації проекту, мабуть,

можуть мати певний інтерес і для інших ВНЗ.

Запитання і завдання для обговорення

1. Які завдання у межах АСУ університет необхідно вирішити?

2. Опішить інфологічну модель АСУ університет.

3. Які АРМ включає АСУ університет?

4. Які базові таблиці включає АРМ управління бібліотекою?

5. Опишіть види зв’язків між таблицями АРМ «Відділ кадрів»

6. Які етапи створення автоматизованої системи управління

університетом ви можете назвати

Частина 7

НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

389

Перший міф науки уп

вона існує.

Ніхто не знає, що відбува

ється насправді в межах да

ної організації.

7.1. Віртуальний офіс

Нові форми обміну інформацією зумовили виникнення нових

форм організації бізнесу з використанням сучасних засобів передачі

даних.

Віртуальний офіс: група людей, що працюють разом для дося-

гнення загальної мети при цьому не зустрічаючись один з од-

ним щодня.

У це визначення не включені деякі речі. По-перше, не згадані

технології, оскільки вони практично ніяк не пов’язані з управлінням

офісом. По-друге, не сказано нічого про географічне положення.

Частина 7

НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ

З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ

ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

равління полягає у тому, що

Закон Хеллера

Слідство Джонсона

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

390

Управління віртуальним офісом не пов’язане з простором. Воно ви-

значається виключно довірою працівникам у тому, що вони викону-

ють обов’язки без безпосереднього спостереження. Навіть в просто-

му офісі, як часто ви зустрічаєтеся з рядовими співробітниками?

Якщо ви з ними все одно не бачитеся, чи має значення, де вони пра-

цюють, в сусідній кімнаті або на місяці? Якщо робота виконується, де —

в офісі, удома або в парку — вже не так важливо.

Перш ніж ми розглянемо як працює віртуальний офіс (ВО), не-

обхідно розвіяти певне уявлення: ми не довіряємо співробітникам,

вони всіляко ухилятимуться від роботи, але при цьому вимагати-

муть звичну зарплату.

Хіба це не основна причина, через яку більшість менеджерів не

дозволяє своїм співробітникам працювати дистанційно? Вони боять-

ся, що якщо працівник не знаходиться в полі зору, то його не можна

проконтролювати. Але повернемося, наприклад, до друку брошур.

Якщо ви замовляєте її в друкарні, ви турбуєтеся тільки про те, щоб

все було зроблено якісно і вчасно. Вас не хвилює те, що співробіт-

ники друкарні можуть обідати цілих дві години. Вас цікавить тільки

наявність готового продукту у встановлений час.

Якщо ви даєте завдання людині, незалежно від того, де вона

працюватиме, діяти повинні ті ж правила: завдання повинне бути

виконане в строк. Що може бути простіше?

У дійсності велика кількість компаній має віртуальні офіси. Ми

не зустрічаємося із співробітниками щодня, велику частину часу во-

ни працюють самостійно, і з цим у нас не виникає жодних проблем.

Хіба ВО чимось відрізняється від цього? Чи ми вважаємо за краще

управляти спостерігаючи, а не доручаючи завдання співробітникам?

Щоб ВО міг працювати необхідно:

Уміти доручати завдання іншим. Ви повинні бути здатні чітко

пояснити важливість завдання. Це особливо актуально, якщо відсут-

ня можливість часто перевіряти хід роботи.

Деякий доступний засіб комунікації, чи то особисті зустрічі, теле-

фон, факс, електронна пошта, поштовий голуб або відеоконференція.