Ситник В.Ф. Системи підтримки прийняття рішень

Подождите немного. Документ загружается.

Lotus Notes. Новини можуть бути відфільтрованими за

визначеними користувачем критеріями, як наприклад, за ім'ям

клієнта або за окремою галуззю виробництва. Інформація

надсилається виконавцям у зручному вигляді, Новини можуть

надходити з джерел, розміщених по всьому світу.

Звертання (посилання) — Reference. Ці додатки подібні

до додатків розповсюдження (Broadcast) і служать

бібліотекою для робастих (стійких до помилок), здебільшого

статичних даних. Протоколи зборів, управлінські звіти й

посібники — усе це зберігається в систематизованому вигляді

для задоволення запитів користувачів. Цей додаток забезпечує

економію корпоративних витрат, пов'язаних з дублюванням,

розповсюдженням і зберіганням документів, які в даному разі

централізовано найкраще зберігаються і змінюються та є

доступними за потреби.

Стеження (Tracking). Ці додатки уможливлюють окремим

користувачам фіксування певних подій разом з поточним

станом ситуації, що потребує прийняття рішення. Подія потім

спостерігається, передається за визначеним наперед

маршрутом до іншого користувача для відповідної дії або

зберігається для майбутнього доступу.

Обговорення (Discussion). Ці додатки призначаються для

організації спілкування користувачів з метою розгляду

загальних тем. Вони надають форми користувачам для

формулювання запитів і продовження діалогу, враховуючи

отримувані відповіді й репліки. Проведені обговорення

зберігаються в електронному вигляді і стають важливою

частиною організаційної пам'яті. Вони можуть підтримувати

процес прийняття поточного рішення або стати доступними

пізніше, коли з'являться подібні проблеми чи ситуації.

Варіанти реалізації Lotus Notes

Як уже зазначалося, корпорація «Lotus Development»

пропонує багато варіантів реалізації Notes, що відповідають

різним потребам замовників. Для задоволення конкретних

потреб користувачів є, зокрема, три варіанти реалізації

клієнтів Notes: Notes Mail, Notes Desktop і Notes Client (повний

клієнт). Як зовнішній інтерфейс серверів Notes користувачі

можуть використовувати й інших клієнтів, включаючи cc:Mail

та інші сумісні з МАРІ клієнти систем передавання

повідомлень, стандартні броу-зери Web і блоки запуску

додатків Notes, розроблених на основі С, C++, Visual Basic,

ViP for Lotus Notes або інших продуктів сторонніх виробників.

519

Lotus Notes Mail. Notes Mail являє собою сучасну систему

передавання повідомлень типу клієнт/сервер. Вона включає в

себе інтерфейс cc:Mail, підтримку технології OLE 2.0,

незалежні від платформи програми перегляду файлів, розділи,

що приховуються, броузер InterNotes Web Navigator, систему

керування задачами, бібліотеки документів, особистий

журнал, бази зберігання телефонних повідомлень.

Lotus Notes Desktop. Lotus Notes Desktop — це програмне

забезпечення для організації групової праці, поставляється

лише для платформи Windows. Воно забезпечує виконання

найважливіших функцій усіх членів робочої групи і будь-яких

додатків Notes (рис. 11.1). Продукт реалізує функціональні

можливості Lotus Mail і містить шаблони додатків. Notes

Desktop — це відносно недорогий засіб, ідеальний для

користувачів Notes, яким необхідно мати доступ до баз даних

і додатків, що настроюються Notes. Однією з останніх версій

такої системи є Lotus Notes Desktop 5, детальну інформацію

про яку можна знайти за адресою:

http :// alfa . omsknet . ru / group 3. html .

Рис. 11.1. Інструментальні засоби Lotus Notes Desktop

Lotus Notes Client. Цей продукт уможливлює створення

спеціальних додатків, призначених для поліпшення

повсякденних ділових процесів. Він включає в себе всі

функціональні можливості Notes Desktop, а також ефективне

середовище для розроб-

520

лення прикладних застосувань і засоби системного

адміністрування.

Зовнішнім інтерфейсом Notes може бути кілька інших

(альтернативних) клієнтів, зокрема cc:Mail 7.0, з підтримкою

МАРІ таін.

11.3. Розвиток та запровадження

групових систем підтримки прийняття рішень

11.3.1. Визначення та призначення ГСППР

Групова система підтримки прийняття рішень

(Group Decision Support Systems — GDSS) — це інтерактивна,

основана на комп'ютерах система, яка полегшує колективне

розв'язання неструктурованих та слабкоструктурованих

проблем групою ОПР. Зокрема, вона допомагає групі

менеджерів аналізувати проблемні ситуації і втілювати

колективно прийняті рішення в життя. Групова система

підтримки прийняття рішень об'єднує технологію групового

програмного забезпечення з технологією СППР. ГСППР

складаються з апаратних засобів, програмного забезпечення і

процедур для полегшення генерування й оцінювання

альтернатив, а також містять засоби для удосконалення

групової динаміки. Однак, ГСППР не є переконфігурацією

традиційних СППР, а є спеціально розробленими системами,

які інтегрують СППР і технології Groupware.

ГСППР об'єднують комунікації, обчислення і технологію

підтримки прийняття рішень для допомоги деякій групі ОПР

у розв'язанні відносно неструктурованих задач. У цьому кон-

тексті до звичайного програмного забезпечення СППР приєд-

нуються технічні засоби у формі електронних кімнат для на-

рад, локальні мережі та засоби підтримки телекомунікацій.

Надаючи групі ОПР можливість прискорювати створення рі-

шень, змінювати їх зміст чи напрямок руху повідомлень, тех-

нологія ГСППР, урешті-решт, розрахована на підвищення яко-

сті результатів нарад.

Можна виділити три рівні групової підтримки прийняття

рішень.

На першому рівні ГСППР здатна запропонувати низку

технічних функцій, розрахованих на подолання звичайних

комунікаційних бар'єрів, щоб прискорити обмін

повідомленнями (орієнтація

521

на повідомлення), наприклад, надати великі екрани для

одночасного відображення ідей та результатів голосування.

Другий рівень групової підтримки забезпечує

моделювання рішень і містить методи розроблення групових

рішень, які націлені на зменшення рівня невизначеності й

зняття «шумів». Ці системи мають вбудовані засоби пошуку

рішень (Solvers). До вдосконалень, типових для цього рівня,

належить інструментарій автоматизованого планування. На

цьому рівні застосовуються дерева рішень, моделі Дельфі,

статистичні методи та інші формальні процедури підтримки

рішень.

Третій і найвищий рівень характеризується акцентом на

машинно-формовані структури комунікацій, за допомогою

яких керують груповим процесом створення рішень.

ГСГТПР мають обслуговувати багато різних груп

користувачів і розв'язувати різноманітні види завдань. До

таких завдань належать: генерування ідей і дій, вибір

альтернатив чи варіантів, проведення переговорів для

досягнення консенсусу стосовно прийняття певного рішення

(що є характерним для групових процесів прийняття рішень

на відміну від індивідуальних).

До чисельних засобів ГСППР, націлених на три рівні аналі-

зу, три головні типи задач і різні типи підзадач належать: дис-

плеї з великими екранами, графічні засоби, мозковий штурм,

доступ до даних і можливості відображення, моделі прогнозу-

вання, аналіз соціального мислення, аналіз поведінки акціоне-

рів тощо.

Типова конфігурація СППР включає системи керування

моделями та базою даних, інструментальні засоби управління

групою, взаємопов'язані й керовані фасілітатором (facilitator).

Завдання фасілітатора — координувати використання

технології так, щоб увага творців рішень була зосереджена на

проблемі, що розглядається, а не на використанні технології.

Часто об'єднані в мережу комп'ютери, за якими працюють

члени групи, розміщують в одній кімнаті (іноді вона

називається кімнатою рішень) для проведення конференції

рішень, на якій присутня відповідна група людей з метою

розгляду альтернатив і відшукання розв'язку проблеми. У

такій конфігурації інформація може передаватися учасникам

через мережу або за допомогою одного чи більше загальних

екранів, на які проектують виведення даних з певного комп'ю-

тера. Крім того, учасники можуть використовувати графічні

засоби для створення ескізів і діаграм, які також можна

проектувати на загальний екран. Урешті, за бажання учасники

можуть отримувати тверді копії різних варіантів результатів

обговорен-

522

ня так що вони можуть повторно звертатися до них між

зустрічами. На рис. 11.2 показана типова конфігурація

лабораторії (кімнати) для прийняття рішень, що включає

типову кімнату контролю, а також одну або більше кімнат для

відпочинку, що є суміжними до цієї кімнати (на рисунку не

показані).

Рис. 11.2. Типова конфігурація лабораторії

(кімнати) для прийняття рішень із

застосуванням ГСППР

Загальний процес створення групового рішення за

допомогою ГСППР відбувається за участю спеціального

штату підтримки, головною особою якого є людина-

фасілітатор, яка сприяє групі сконцентруватися на завданні за

допомогою адресування і розв'я-

523

зування технологічних питань. Крім того, є аналітик, який

забезпечує експертну допомогу в розробленні комп'ютерних

моделей. Під час сеансу групового обговорення спеціальний

пристрій фіксує хроніку подій шляхом записування важливих

локальних і підсумкових результатів .

Одним із перспективних варіантів організації групової

праці є використання учасниками обговорення робочих

станцій. Централізовані системи робочих станцій

функціонують з багатьма мік-рокомп'ютерами, з'єднаними

локальною обчислювальною мережею (ЛОМ), та загальними

екранами, на які можуть проектуватися документи. Ці системи

уможливлюють розроблення користувачами ідей щодо

розв'язків задач на власних робочих станціях. Розглядаючи

варіант розв'язання проблеми, користувач може обрати для

себе стратегію спільного використання ідей, посилаючи їх

електронною поштою кожному учаснику або проектуючи на

загальний екран. Альтернативно, користувачі можуть вибрати

стратегію збереження підготовлених документів на потім, з

тим, щоб у зручний час їх ґрунтовно проаналізувати й від-

кинути гірші результати. Відображення багатьох ідей на

одному або більше загальних екранах може привести до

значно інтегро-ванішого обговорення теми. Якщо є потреба не

ідентифікувати автора певної конкретної ідеї, то думки

окремих осіб можуть розповсюджуватися анонімно.

Неодноразово було доведено, що метод робочої станції

забезпечує ефективнішу підтримку процесу групової роботи,

ніж інші. Тому найвідоміші ГСППР, зокрема, GroupSystem;

Vision Quest ; Software-Aided Meeting Management System

(SAMM) використовують цей підхід. Деякі конфігурації

робочих станцій уможливлюють проведення телеконференцій

і застосування віддаленого підходу до прийняття рішень.

У телеконференціях групова підтримка здійснюється

подібно до конференції рішень, але учасники географічно

віддалені один від одного. Крім електронного зв'язку, там є

візуальна і звукова комунікації, тому користувачі можуть

бачити й чути один одного, неначе вони перебувають в

одному приміщенні. Віддалене створення рішень аналогічне

методу робочої станції, але за умови, що офісів немає в

безпосередній близькості. Нарешті, важливо звернути увагу

на те, що організації не обов'язково мусять мати складні

ГСППР, вбудовані у власну територіальну мережу. Окремі

університети й комерційні фірми забезпечують використання

територіальних мереж і ГСППР за певну плату.

524

11.3.2. Підтримуючі засоби ГСППР

Підтримка створення рішень

Групові системи підтримки прийняття рішень мають

забезпечувати як підтримку прийняття рішень так і підтримку

організації цього процесу. Підтримка процесу прийняття рішень

починається з можливостей, які вже були розглянуті стосовно всіх

систем підтримки прийняття рішень. Тобто ГСППР мусять мати

доступ до моделей та інструментальних засобів керування

моделями, до даних і інструментальних засобів керування базами

даних, до пошти й інструментальних засобів керування нею. Однак

групи ОПР узагалі створюються для розв'язання певних

слабкоструктурованих проблем, часто зі стратегічними або дов-

готерміновими наслідками. У такому разі ГСППР мають надавати

специфічну підтримку для генерування альтернатив і інтерпретації

отримуваних результатів.

Генерування альтернатив потребує застосування мозкового

штурму з допомогою електронних інструментальних засобів, які

забезпечують записування ідей і їх коментування. До того ж, ці

інструментальні засоби мають полегшувати консолідацію ідей за

рахунок допомоги або членів групи, або людини-фасілітатора для

визначення загальних інтересів, загальних рис, і/або зв'язків між

ідеями. Зауважимо, що ці засоби відомі також під назвою «засоби

аналізу питань» (issue analyzer tools). Урешті, одним із завдань

ГСППР має бути полегшення ідентифікації заінтересованих сторін,

пов'язаних з ними обставин, і ролей, які вони відіграють у процесі

прийняття рішення. Генерування альтернатив, їх аналізування і

класифікація можуть бути важкими в груповому варіанті дій через

те, що кожний із членів групи хоче відразу брати участь у процесі

обговорення, та із-за того, що учасники володіють різними

способами міркування.

Іншим засобом, яким ГСППР забезпечує підтримку рішень, є так

звана «групова пам'ять». Зокрема, вона полягає в можливості

електронного записування матеріалів зборів чи зустрічей як в ін-

тегрованому, так і в необробленому варіантах. Така можливість дає

змогу окремим особам повторно переглядати принципи і

альтернативи, щоб зробити відповідні корективи у своєму розумінні

проблеми.

Деякими компонентами, необхідними для підтримання групової

пам'яті, є: доступ до великих масивів інформації, як зовнішньої, так

і внутрішньої по відношенню до організації, а також

525

стосовно групового процесу; здатність легко добувати

інформацію, згенеровану груповими взаємодіями, зберігати й

інтегрувати її; підтримка за допомогою використання як

кількісних, так і якісних моделей пошуку рішень і досягнення

цілей; здатність підтримувати завантаження і

впорядковування альтернатив, які були запропоновані для

збереження в пам'яті групи. Ці характеристики дають змогу

учасникам групи досліджувати доступну для групи

інформацію, яка була згенерована групою безпосередньо чи

готувалася ззовні і була подана групі.

Учасники напевно повинні мати можливість швидко і легко

переглядати види групової діяльності, що могли відбутися за

відсутності учасника, або у разі його підключення до групової

дискусії. Групова пам'ять має надавати можливість учасникам

групи переглядати результати попередніх зборів, які вони не

змогли відвідати. Конфігурація групової пам'яті також має

забезпечувати перегляд того, що відбувається, навіть поки

тривають збори. Це означає, що особа може залишити

конференцію, засвоювати інформацію в її власному темпі, і

потім знову приєднатися до обговорення.

Підтримка процесу

Як було показано раніше, одним з основних

досягнень, передбачених технологією ГСППР, є підтримка

процесу створення і вибору рішень. Багаторічні дослідження

продемонстрували, що здебільшого використання ГСППР

великими групами (від 8 до 22 учасників) приносить відчутну

користь, у той час як за умов використання звичайних СППР

збільшення групи призводить до багатьох негативних проявів

групової поведінки. Оскільки ГСППР згладжує негативні

аспекти групової поведінки і робить групу ефективнішою в

досягненні цілей, то можна висновувати, що групова СППР

має суттєвий позитивний вплив на роботу великих груп.

Проте це не є підставою для стверджування, що ГСППР не

може забезпечити ефективну підтримку малим групам ОПР.

Скоріше це означає, що негативні аспекти групової поведінки

в малих групах не такі помітні, а тому їх відносний вплив на

групову ефективність у разі розв'язання проблем не є таким

відчутним. Проте і для цього випадку ГСППР включає всі

характеристики, які сприяють позитивним рисам групового

прийняття рішень при одночасному зниженні негативного

впливу групової динаміки.

Важливою характеристикою групових систем підтримки

прийняття рішень є те, що ГСППР-технологія допускає

велику гнуч-

526

кість у визначенні часу, місця і характеру проведення нарад.

Часто учасники групи не можуть відвідувати всі заплановані

зустрічі. Цей аспект групових зустрічей є звичним явищем,

але в той же час різні особи, що мають свої індивідуальні

обов'язки і плани, мусять збиратися разом, щоб працювати

над загальними проектами. Оскільки масштаби корпорацій

збільшуються, то, ймовірно, необхідна експертиза для

розв'язання проблеми чи завершення проекту стане

неможливою в загальних приміщеннях. Також, якщо

менеджери вищих рівнів включаються в обговорення чи

створення проекту, то вони, ймовірно, будуть знаходитися

далеко від групи, оскільки мають забезпечувати потреби

управління у своїх департаментах.

ГСППР можуть нарощувати свої функції, що уможливлює

їх використання в різних режимах проведення групової робо-

ти. Отже, дискусії й зустрічі з прийняття рішень будуть здійс-

нюватися «віртуальними групами». Учасники можуть зустрі-

чатися в той самий час і на тому ж місці чи, як зазначалося

раніше, вони можуть зустрічатися в той самий час, але в гео-

графічно віддалених місцях, з'єднаних засобами проведення

телеконференцій. Використовуючи ГСППР, вони можуть «зу-

стрітися» на тому ж місці, але в різний час. Нарешті, ГСППР

дає змогу групам «зустрічатися» в різний час і в різних місцях.

Таке розширення можливостей технології означає, що кіль-

кість зустрічей віч-на-віч буде зменшуватися, і тому проведен-

ня зборів за допомогою ГСППР не буде заважати виконанню

учасниками інших робіт.

І Друга характеристика процесу прийняття рішень, що забез-

печується ГСППР, це анонімність. Зокрема, це дає змогу учас-

никам групи висувати ідеї, забезпечувати аналіз чи віддавати

свій голос, не відкриваючи свою ідентичність іншим

учасникам групи. Анонімність забезпечує демократичніший

обмін інформацією, оскільки індивіди можуть оцінювати

інформацію за своїм власним розумінням, а не тому, що так

здається доцільнішим з політичного погляду. Якщо автор

пропозиції невідомий, то оцінка пропозиції не залежить від

його статусу, а визначається швидше якістю самої ідеї. Це

важливіше тоді, коли група складається з осіб зі значними

розбіжностями в статусі. На зустрічах, де очікується, що тиск

на аудиторію з боку певних учасників буде високим,

анонімність забезпечує отримання відвертіших думок і

пропозицій, а, отже, результат обговорення буде вищим. Є

також можливість того, що збереження анонімності

індивідуальних внесків у загальний процес прийняття рішення

527

нівелює вплив окремих осіб на процес обговорення і дасть

змогу абстрагуватися, аналізуючи проблему.

Зазвичай, ГСППР має включати засоби для організації'

голосування і ведення переговорів у разі проведення групових

зборів. Підтримка голосування може означати надання

цифрового і графічного зображення підсумків голосування та

ідей. ГСППР може також містити програми для обчислення

ваг у багатофакторних проблемах прийняття рішень та метод

Дельфі (Delphi) для організації обговорень з метою

досягнення консенсусу.

Роль і місце фасілітатора в ГСППР

Іншим організаційним ресурсом, який може бути

корисним у процесі проведення нарад за допомогою ГСППР, є

використання допомоги фасілітаторів. Фасілітатор — це

особа (або особи), яка керує застосуванням ГСППР від

початку планування до завершення сеансу створення

групового рішення, допомагає групі досягнути бажаних

результатів. У разі участі фасілітатора у створенні групового

рішення учасники зборів використовують інструментальні

засоби ГСППР, але сам процес не буде керуватися цими

засобами. Фасілітатор мусить бути знавцем стосовно засто-

сування технологій ГСППР, щоб забезпечити досягнення

групою поставленої мети, а також бути ерудованим з низки

суміжних наукових дисциплін. В іншому разі група буде

зосереджена на технологічних питаннях, що завадить

ефективному використанню інструментарію ГСППР за

обговорення теми.

Розглянемо докладніше обов'яки й ролі фасілітатора, які

він має виконувати у разі проведення сеансу прийняття

групового рішення за допомогою ГСППР.

1.Заохочує колективну відповідальність. Фасілітатор

допомагає групі брати відповідальність за результати зустрічі

або недо-сягнуті цілі.

2.Забезпечує готовність відповідних засобів технології.

Фасілітатор визначає, які комп'ютерні інструменти

відповідають розв'язуваному завданню й очікуваному

результату, а потім підбирає потрібні засоби.

З.Прислухається, роз'яснює й інтегрує інформацію. Фасілі-

татор прислухається до того, про що говорять у групі, і

намагається знайти у сказаному суть; роз'яснює цілі, визначає

порядок денний, пояснює необхідні для роботи групи терміни

та їх визначення.

528