Ситник В.Ф. Системи підтримки прийняття рішень

Подождите немного. Документ загружается.

4.Розвиває і задає «правильні» запитання. Фасілітатор думає

над тим як виразити і як задати найкращі запитання, які заохо-

чували б до обмірковувань і активних дій учасників.

5.Підтримує групу, зосереджену на результаті / завданні.

фасілітатор чітко інформує учасників про поточні групові ре-

зультати, роблячи їх явними; підтримує групу, яка зосереджена на

результаті й рухається до нього.

6.Спрощує та полегшує розуміння технології і її результатів.

фасілітатор детально характеризує і пояснює технологію ГСППР

групі, а також реагує на негативні коментарі та стурбованість

учасників, що викликані цією технологією.

7.Створює і зміцнює відкрите, позитивне середовище для

учасників. Фасілітатор заохочує учасників до співпраці, задаючи

запитання, активно діючи та використовуючи технологію, щоб із

самого початку сеансу залучити всіх учасників до роботи; веде

відповідні переговори з домінуючими особами, щоб гарантувати

рівноправну участь усім.

8.Активно регулює взаємовідносини. Фасілітатор демонструє

зацікавленість і повагу до людей, чутливість до їх емоцій; розвиває

конструктивні відносини серед учасників; вітається і «розчи-

няється» у групі.

9.Подає інформацію групі. Фасілітатор дає чіткі й лаконічні

інструкції, використовує зрозумілі і короткі вирази щодо подання

ідей, за потреби забезпечує групу письмовою інформацією.

10. Демонструє гнучкість. Фасілітатор думає «на ходу»; при-

стосовує, виходячи з загальних потреб, порядок денний або групову

діяльність на місці; спроможний виконувати більш ніж одну справу

одночасно.

11. Планує процес зустрічі. Фасілітатор наперед планує зустріч;

безпосередньо залучає лідера/ініціатора зустрічі до підготовки

плану; чітко формулює результати зустрічі; складає порядок денний

та передбачає необхідні дії з урахуванням очікуваних результатів,

часових обмежень і характеристик групи.

12. Конструктивно керує конфліктами і негативними емоція-

ми. Фасілітатор допомагає групі «гасити» конфлікти; використовує

технологічні засоби для виявлення і перевірки колективних

конфліктів, для відбору й аналізу думок членів групи з метою до-

сягнення згоди у разі виникнення суперечностей.

№. Розуміє технологію і її можливості. Фасілітатор знає, як

використовувати систему; чітко розуміє інструменти, їх функції і

здатності; визначає й долає звичайні технічні труднощі.

529

14.Заохочує та підтримує перспективні шляхи розв'язання

проблеми. Фасілітатор заохочує розгляд проблеми з різних по-

глядів, використовуючи методи, метафори, історії, приклади з

метою налаштування групи на генерування різних

рекомендацій.

15. Керує зустріччю. Фасілітатор ефективно використовує

порядок денний та технологію ГСППР для керування групою;

регламентує стадії зустрічі в будь-якій діяльності; визначає

ролі учасників і встановлює основні правила проведення

сеансу обговорення.

Типи технологій групових систем

підтримки прийняття рішень

Залежно від завдань і умов групової роботи можна

виділити шість технологічних варіантів реалізації ГСППР.

1.Електронна кімната (пульт) управління (Electronnic

hoard-room). Відповідає другому рівню групової підтримки.

Компоновка: кімната конференції; аудіовізуальна техніка,

зокрема, контрольовані комп'ютером аудіовізуальні проекції

на екрані. Використовується в ситуації «той самий час/те саме

місце» для запам'ятовування і пошуку заздалегідь

підготовлених презентацій (подань).

2.Кімнати телеконференцій (Teleconference rooms).

Відповідає першому рівню групової підтримки. Компоновка:

кімнати конференції; комп'ютерно контрольовані

аудіовізуальні (audiovisual) передавання повідомлень між

кімнатами. Застосовується в ситуації «той самий час/різні

місця». В сеансі групової роботи бере участь фасілітатор

телеконференцій (facilitator teleconference). Призначення —

синхронне оброблення цифрових передавань звуку, відео і

даних.

3.Групова мережа (Group network). Відповідає першому

рівню групової підтримки. Компоновка: окремі офіси;

комп'ютерна мережа. Ситуації застосування — «той самий

(або різний) час/різні місця», один із учасників виконує роль

голови конференції. Призначення: проведення настільної

конференцї (в реальному режимі часу або асинхронної),

планування зустрічей в реальному режимі часу.

4.Інформаційний центр (Information Center). Відповідає

другому рівню групової підтримки. Компоновка: кімната

конференції; відеопроектор для великого екрана;

комп'ютер(и) з дисплейними терміналами. Використовується

в ситуації «той самий час/те саме місце». Має засоби

керування базою даних, статистичного аналізу,

530

графіки і опрацювання тексту. Надає можливість моделювати і ви-

користовувати спеціальне програмне забезпечення.

5. Лабораторія співпраці (Collaboration laboratory). Відповідає

третьому рівню групової підтримки. Компоновка: кімната конфе-

ренції; електронна дошка для заміток (chalkboard) з комп'ютерних

робочих станцій. Використовується в ситуації «той самий (або різ-

ний) час/те саме місце». Має програмне забезпечення для спільного

записування (документування)/контурування інформації та

можливості структурованої аргументації.

6. Кімната рішень (Decision room). Відповідає третьому рівню

групової підтримки. Компоновка: кімната конференції, відеопро-

ектор для великого екрана. Використовується в ситуації «той самий

(або різний) час/те саме місце». Має інструментальні засоби для

мозкової атаки, коментування тем, голосування, моделювання,

аналізу рішень.

У більшості з цих технологічних варіантів реалізації ГСППР

важлива роль відводиться лабораторіям (кімнатам), де відбуваються

відповідні наради (зустрічі). Для прикладу розглянемо зображену

на рис. 11.3. кімнату для відеоконференцій і групових систем

підтримки прийняття рішень, започатковану в лабораторії

дослідження інформаційних систем у менеджменті університету

святого Луїса штату Міссурі США (http :// www . edu / divisions /

business/mis/research_lab.html). Ця лабораторія має технологічні

засоби, призначені для симуляції (імітації), оцінювання і демон-

стрування різних варіантів інформаційних систем.

531

11.4. Групова система підтримки

прийняття рішень GroupSystems

11.4.1. Загальне описання GroupSystems

На даний час на ринку програмних продуктів

демонструється більше десяти конкуруючих комерційних

програм ГСГТПР для підтримки електронних нарад чи

зустрічей, найвідомі-шими серед яких є: SoftAspects,

Brainstorm, GroupSystems, Option Finder, Software Assisted

Meeting Management (SAMM), TeamFocus, Vision-Quest.

Більшість публікацій, що стосуються описання систем

електронних зустрічей, основана на дослідженнях ГСГТПР

Group-Systems, яка створена корпорацією «Ventana»

університету штату Арізона або SAMM, розробленої в

університеті штату Міннесота. Розглянемо найвідомішу з них

— GroupSystems, що випускається двома версіями — для Ms-

DOS і для Windows (GroupSystems for Windows). Остання

версія використовується частіше (http .7/ www .

ventana . com / stenberg . pdf )-

Перші дослідження GroupSystems проводилися на початку

80-х років XX століття в університеті штату Арізона. У кінці

80-х років університет створив компанію «Ventana»

(http :// www . ventana . com ) з метою адаптування технології

GroupSystem для приватних і суспільних секторів економіки.

Групова система підтримки прийняття рішень

GroupSystems має простий для вивчення графічний інтерфейс

користувача, а сама система загалом зручна для користування,

оскільки її команди аналогічні командам інших додатків

Windows. Система базується на трьох основних елементах:

кімнаті електронних зустрічей (кімнаті для нарад); засобах

обслуговування (facilitation) зустрічей; наборі

інструментальних засобів для організації проведення нарад.

Набір інструментальних засобів (див. рис. 11.4, табл. 11.3)

включає інструменти для підтримки будь-якої стадії зустрічі.

Фа-сілітатор вибирає відповідні інструменти, які потім

автоматично відкриваються на екранах учасників.

Інструменти легкі для вивчення, тому користувачі освоюють

їх протягом ЗО секунд інструктажу. Крім того, вивчення

кожного інструментального засобу можливе за допомогою

інструкцій у вигляді меню або функцій допомоги. У разі

проведення зустрічей у режимі той самий час/те саме місце

завжди є можливість звернутися до фа-сілітатора за

допомогою.

532

Таблиця 11.3

ПОЯСНЕННЯ ДО РИСУНКА 11.4

Назва

інструментального

засобу

Призначення (виконувані дії)

Agenda (Регламент, по-

рядок денний)

являє собою ядро системи, де створюються, роз

поділяються, організуються, оцінюються і аналі-

зуються ідеї. Agenda містить інструменти 2—6

Electronic

Brainstorming

(Електронна

є нагромаджувачем ідей, який забезпечує швидке

створення потоку довільних ідей

Categorizer

(Організатор ідей)

надає змогу створювати різноманітні списки і по-

міщати ідеї за видами в нагромаджувачі

Vote (Голосування) вибирає пропозиції щодо пріоритетності ідей і

надає можливість оцінити суперечливі питання

(варіанти рішень) та зробити вибір,

використовуючи різноманітні методи

Topic Commenter (Ко-

ментатор тем)

проводить дослідження рішень шляхом

генерування ідей і призначення їх для наперед

визначених тем

Group Outliner (Плану-

вальник дій)

дає змогу групам досліджувати суперечливі

питання (варіанти рішень) і розвивати плани дій,

використовуючи деревовидну чи контурну

структуру

533

Закінчення табл. 11.з

Назва

інструментального

засобу

Призначення (виконувані дії)

People (Люди)

забезпечує інформацією щодо учасників зустрічі

або проекту, включаючи схему кімнати або

частини простору, де розміщуються учасники, їх

короткі біографічні описи, фотографії

Event Monitor (Моні-

тор подій)

підтримує інформування користувачів щодо

нових подій у процесах Agenda

Personal Log (Особиста

реєстрація)

записує дії користувачів протягом зустрічі чи ви-

конання проекту, служить робочим простором

для занесення нотаток

Briefcase (Портфель) містить додатки, такі як калькулятор, календар,

годинник і блокнот; користувач має можливість

перетягувати (мишкою) сюди свої улюблені про-

грами

Opinion Meter (Вимі-

рювач поглядів)

використовується для швидкого отримання зага

льних думок членів групи за допомогою одного

із трьох методів голосування

Handouts (Роздаткові

матеріали)

спрощує розподілення матеріалів (текстових до

кументів, табличних звітів, графічних образів)

для розсилання (для того, щоб зробити

документи безпосередньо доступними іншим

членам групи, слід перетягнути документи з File

Manager у вікно Handouts)

Whiteboard (Лекційна

дошка)

це груповий розподілюваний простір вільного

формату з додатковою можливістю захоплювати

екранні образи

ГСППР GroupSystems використовується в багатьох відомих

світових компаніях. У літературі наводяться докази

отримання компаніями економічних вигід завдяки

використанню системи Group-Systems у разі проведення

нарад, зокрема, в компанії ШМ витрати на зарплату

скоротилися на 55 %, а середня тривалість проведення нарад

(від початку до кінця) зменшилась на 90 %. У корпорації

«Marriot Corporation» наради з застосуванням GroupSystems у

9—12 раз ефективніші від звичайних нарад (наприклад, одна

така нарада тривала всього одну годину замість дев'яти за

традиційної технології), річна економія становить 1 000 000

дол. і 35 000 людино-годин тільки з 10 діючими

комп'ютерними терміналами. Навіть в армії США отримали

економію в один мільйон доларів завдяки використанню

Group-Systems за створення нової армійської системи

стеження.

534

7 7.4.2. Інструменти GroupSystems

GroupSystems for Windows має п'ять базових інструмен-

тальних засобів в основному комплекті програмного забезпечення.

Можуть бути додані й інші інструменти, але їх використання

потребує застосування основного комплекту інструментів.

Інструменти поділяються на інструменти діяльності й додаткові.

Інструменти діяльності використовуються у фактичному процесі

організації зустрічі, а додаткові підтримують їх. Є також групові й

індивідуальні інструменти. Індивідуальні інструменти контро-

люються учасниками, а колективні викликаються і закриваються

фасілітатором. Способи використання інструментів залежать від

фасілітатора і учасників. Як тільки учасники групи починають

кваліфікованіше використовувати GroupSystems, то і можливості

цієї ГСППР для них збільшуються. Для всіх інструментів харак-

терною особливістю є те, що інформація може генеруватися в

одному інструменті, а потім бути перенесеною в інші. Дані можуть

також експортуватися в інші додатки або імпортуватися з них.

Такими сумісними додатками можуть бути, наприклад, Lotus Notes,

Word for Windows, GroupSystems V (версія MS-DOS).

Рис. 11.5. Звичайний екран GroupSystems

for Windows: інструментальні засоби

діяльності

На рис. 11.5 показано екран GroupSystems, де виділені інстру-

ментальні засоби діяльності: Categorizer — класифікатор (кате-

горизатор), Electronic Brainstorming — електронна мозкова атака,

Group Outliner — засіб створення групової єрархічної структури,

Topic Commenter — коментатор тем (тематичний коментатор),

Vote — голосування, Survey — огляд, Alternative Analysis ■—

альтернативний аналіз. Фасілітатор готує порядок денний

535

(Agenda) і вибирає відповідні інструменти з комплекту

інструментів (див. рис. 11.6). Доступні інструменти можуть

бути знайдені в рамці «тип діяльності». Виконавши це, можна

отримати можливість почати сесію прямо з порядку денного.

Додаткові інструментальні ресурси призначені для

підтримки процесу колективної праці. Вони поділяються на

групові та індивідуальні ресурси. На рис. 11.7 наведений

звичайний екран GroupSystems for Windows. Учасник відкрив

Briefcase (Портфель) для отримання доступу до своїх

персональних засобів. Додаткові інструменти можуть бути

знайдені в головній панелі інструментів (показ цієї панелі

вибірковий, необов'язковий). Групові ресурси зображені зліва

на панелі, а індивідуальні — праворуч.

536

До групових ресурсів, що контролюються фасілітатором,

належать: Agenda (порядок денний) — допомагає фасілітато-

ру планувати зустрічі і запускати інструменти; People (люди)

.— призначений для відбору осіб, що будуть брати участь у

зустрічі; Whiteboard (лекційна дошка) — дає змогу членам

групи одночасно створювати і розглядати зображення;

Handouts (роздаткові матеріали) — служить для

розподілення файлів серед членів групи; Opinion (думка)

застосовується для проведення швидкого опитування і

узагальнення думок членів групи протягом зустрічі. На рис.

11.8 зображено екран зі включеним Handouts, котрий дає

змогу учасникам одночасно проглядати електронну таблицю

Excel (що має назву «Budget»), створювати її презентації (за

допомогою Budget Presentation), давати нові пропозиції щодо

реєстраційних даних (our new logo proposal).

Рис. 11.8. Звичайний екран

GroupSystems for Windows: Handouts

(роздаткові матеріали)

Індивідуальними є такі ресурси: Briefcase (портфель),

Personal Log (особиста реєстрація) і Event Monitor (монітор

подій). їх можуть відкривати всі учасники на будь-якій стадії

зустрічі. «Портфель» Briefcase надає доступ учасникам до

використання індивідуальних допоміжних інструментів, таких

як калькулятор, текстовий редактор, календар тощо.

Використовуючи цей засіб, можна також відкривати

інструменти, що не входять до стандартного набору

GroupSystem, зокрема, електронні таблиці, текстові

процесори, електронну пошту, експертні системи та ін.

«Особиста реєстрація» призначена для особистих приміток і

коментарів або для реєстрації особистого відкриття інших

інструментів GroupSystems. «Монітор подій» допомагає

проводити наради в режимі «різний час/різні місця» за

допомогою швидкого перегляду подій, що відбулися в

GroupSystems.

537

11.4.4. Інструменти діяльності (Categorizer)

Класифікатор (categorizer) є першим і одним із

основних інструментальних засобів GroupSystems. Він надає

змогу членам групи, що працюють одночасно, формувати

різні списки тверджень (запитань, пропозицій, тем тощо) і

давати до них коментарі, використовувати можливості

учасників перетягувати (мишкою) елементи і залишати їх на

іншому місці з метою компонування і копіювання елементів у

специфічні групи. Його типовими функціями є:

систематизація інформації щодо конкурентів; складання

списку нових технологій, перспективних з погляду

інвестування; упорядкування інформації з інших інстру-

ментальних засобів GroupSystems.

На рис. 11.9 показано екран з демонстрацією дій цього

засобу для умовного об'єкта (ресторану). Списки тверджень,

що надходять асинхронно, подаються в ділянці ідей.

Коментарі до тверджень можна відкривати натисненням на

самому твердженні. Загальна кількість коментарів до

тверджень і нових коментарів позначена числом у лівій

колонці, причому перша цифра означає загальну кількість

коментарів до теми, друга — загальну кількість непрочитаних

коментарів. Учасники можуть коментувати попередні

твердження і проглядати коментарі інших. Різні види ідей

позначені бакетами (buckets) (справа на екрані у вигляді

відерець). Число на бакетах означає кількість ідей кожного

виду. Учасники можуть вибирати вид ідей за допомогою

подвійного натиснення на бакеті. Вид ідей, який аналізує

учасник, позначений бакетом з наконечником.

Electronic Brainstorming