Ситник В.Ф. Системи підтримки прийняття рішень

Подождите немного. Документ загружается.

• Електронне складання календарного плану. Електронне ве-

дення календаря реалізує концепцію організації групового кален-

дарного плану, використовуючи мережу комп'ютерів. Користувачам

надається можливість не тільки записувати свою інформацію, але

також мати доступ до інформації інших осіб, до їх календарних

планів роботи, планувати зустрічі тощо.

• Підтримка групового рішення. До цього типу систем умовно

(оскільки фактично це є ГСППР) можна віднести три комерційно

розповсюджувані основані на фактах програмні продукти: Group-

Systems, VisionQuest і MeetingWorks (всі торгові марки). Головною їх

метою є підтримання проведення зборів групи ОПР, де основним

наслідком групового обговорення вважається отримання консолідо-

ваного рішення. Прикладами засобів для досягнення такого узго-

дження є мозкова атака, голосування (voting), ранжування (ranking),

класифікація ідей тощо. Основним елементом для ефективного ви-

користання таких систем є фасілітатор (facilitator), який забезпе-

чує технічну і процедурну підтримку членів групи.

• Колективне створення документа (Collaborative writing). Цей

тип Groupware дає змогу двом або більше авторам підготувати

документ, працюючи разом. Система забезпечує подання кожному

розробнику інформації про поточний стан розроблюваного доку-

мента разом з коментарями співавторів та ідентифікацією його

модифікацій. Кожний зі співавторів документа може стежити за

його трансформацією і виявляти, хто змінив документ і наскільки.

Коментарі, які приєднуються до складових частин документа, мо-

жуть бути надіслані деякими співавторами і переглянуті іншими.

Системи колективного створення документів можуть бути син-

хронними і асинхронними, залежно від того, забезпечуюється під-

тримка взаємодії в реальному чи нереальному режимі часу. Одним

із прикладів партнерської письмової системи є текстовий редактор

GROVE, розроблений для використання групою осіб, які одночасно

редагують контур документа протягом робочого сеансу.

• Загальнодоступний робочий простір. Головна мета цього типу

систем Groupware — забезпечити загальні можливості програмного

редагування зображень об'єктів, які реально використовуються під

час групової роботи. Прикладам цього типу систем є електронна

лекційна дошка (Boardnoter), що використовується як складова

частина кімнати нарад, яка розробляється і виготовляється

компанією «Xerox PARC». Системи розподілу робочого простору,

зазвичай, використовуються разом з іншими системами Groupware,

як наприклад, ГСППР для підтримання неструктуро-ваного зв'язку

між членами групи.

509

• Загальнодоступний медіапростір. Загальнодоступний

медіа-простір може розглядатися як система комп'ютерної

конференції з властивостями мультимедіа. CAVECAT є

прикладом системи загальнодоступного медіапростору, в якій

інтегровано використовується відео, аудіо і комп'ютери для

надання можливості відокремленим у часі та просторі

індивідам і групам працювати разом. Завдяки засобам

CAVECAT кожний член групи може допомагати іншим,

використовуючи встановлені в їхніх кімнатах відеокамери та

акустичну систему.

Список описаних типів даної таксономії далеко не

завершений і може бути розширений за рахунок появи нових

продуктів Groupware або їх нових властивостей. Це є одним з

недоліків класифікації за рівнем додатка, яка має

необмежений діапазон розширення. Інша таксономія, що

враховує розподілення членів групи в часі і просторі, є

альтернативною до класифікації за рівнем додатка і

обмежується чотирма варіантами (див. табл. 11.1). Проте слід

підкреслити, що як і будь-яка система класифікації,

таксономії продуктів Groupware є певною мірою умовними,

тобто той самий програмний продукт може належати до

різних класифікаційних груп.

Таксономія за часом — простором

На відміну від таксономії за рівнем додатка, за якою

продукти Groupware поділяються відповідно до

функціональних можливостей, що пропонуються

користувачам, класифікація за часом — простором наголошує

на розподіленні користувачів системи Groupware, які

взаємодіють як група, в просторі і в часі. У цьому контексті

можна виділити такі типи програмних продуктів: той самий

час/те саме місце; той самий час/різні місця; різний час/те

саме місце; різний час/різні місця. Приклади програмних

продуктів Groupware, що належать до цих типів, подані в

табл. 11.1.

11.2.3. Синхронне і асинхронне Groupware

Члени групи, які виконують спільне завдання,

можуть працювати синхронно, тобто одночасно, і асинхронно,

тобто в різні періоди часу. Для забезпечення комп'ютерної

підтримки співпраці членів груп використовуються різні

програмні продукти Groupware, які у своїй сукупності

утворюють дві групи: син-

510

хроние Groupware і асинхронне Groupware. У свою чергу, ці

групи можуть містити програмні продукти, що утворюють

окремі підгрупи [86].

До складу синхронного Groupware (скорочено — CG)

можна віднести програмні засоби, котрі забезпечують:

підтримку групових рішень (Group decision support);

колективне створення документа (Collaborative writing);

загальнодоступний робочий простір (shared work space);

загальнодоступний медіапростір (shared media space).

Асинхронне Groupware (скорочено — AG) включає: елек-

тронну пошту (e-mail); організацію комп'ютерної конференції

(computer conferencing); контроль автоматизації

документопотоку (workflow control); розподілення (спільне

використання) знань і інформації (knowledge & information

sharing); електронне складання календарного плану (electronic

calendaring).

Використання програмних засобів синхронного і

асинхронного Groupware має низку переваг і недоліків як у

зіставленні між собою, так і в порівнянні з традиційним

веденням нарад віч-на-віч (традиційних нарад, скорочено —

ТН), які не підтримуються засобами групового програмного

забезпечення і де можуть застосовуватися різні

некомп'ютеризовані засоби, такі як телефони, паперова пошта

тощо. Всі ці переваги і недоліки потрібно враховувати у разі

організації сеансу групової праці, вибираючи різні сценарії

групової підтримки. Для аналізу переваг і недоліків засобів

програмного забезпечення групової праці виберемо як базове

асинхронне Groupware, як найдешевше і найчастіше викори-

стовуване (особливо це стосується електронної пошти).

Зіставлення підтримуваних AG

заходів з традиційними нарадами

Переваги. Порівняно з непідтримуваною ніякими

засобами Groupware взаємодією між членами групи співпраця

за Допомогою AG характеризується низкою позитивних

аспектів. Тут можна виділити забезпечення кращої підтримки

групових дій за рахунок швидшого і прозорішого зв'язку,

зменшення паперових потоків, удосконалення зберігання

даних та їх пошуку. Крім того, за умов застосування

програмного забезпечення групової праці удосконалюються

робочі зв'язки між окремими департаментами (створення

міжвідомчих груп), зменшується можливість виникнення

стресових ситуацій для членів групи (творці рішень не

піддаються особистому тиску з боку інших членів групи), від-

511

критішим і відвертим стає обмін інформацією, можливість

одночасного введення ідей забезпечує рівноправні умови для

творчої праці окремих членів групи, генеровані ідеї своєчасно

розподіляються між особами, зменшується повторне

пропонування ідей та підсилюється спільне зобов'язання щодо

наслідків групових дій.

Невигоди. Однією з перших перешкод, яка появляється за

спроби впровадження асинхронного Groupware в організаціях,

є потреба в «критичній масі» підготовлених користувачів, що

мають доступ до комп'ютерної мережі. Забезпечення цього до-

ступу, зазвичай, потребує значних інвестицій в апаратне і про-

грамне забезпечення, економічна ефективність яких часто не

може бути розрахована, оскільки важко оцінювати прибутки,

отримувані завдяки впровадженню засобів інформаційних

технологій. Інші три негативні аспекти безпосередньо

пов'язані з особистими відчуттями членів групи. Передусім, це

інформаційне перевантаження, на яке часто скаржаться особи,

особливо ті, які є постійними користувачами систем

електронної пошти, тобто необхідність постійно приділяти

увагу повідомленням, що надходять, стає на заваді

продуктивної праці. По-друге, члени групи відчувають

дискомфорт і незадоволення через відсутність соціальних

контактів з іншими співробітниками. По-третє, менеджери

втрачають контроль над своїми підлеглими. Особливо це

стосується тих менеджерів, які звикли проводити наради віч-

на-віч і не підготовлені для спілкування зі своїм штатом під

час сеансу асинхронних систем Groupware.

Зіставлення заходів,

підтримуваних асинхронним і

сихронним груповим програмним

забезпеченням

Переваги AG. Порівняння асинхронних технологій

із синхронними Groupware взагалі зводиться до оцінювання

впливу, який вони чинять на соціально-технічні середовища

організацій, де вони застосовуються. Найпомітніша

відмінність між цими двома технологіями спостерігається у

разі визначення ступеня синхронізації взаємодії між членами

групи. Асинхронне Groupware підтримує взаємодію учасників

групи у різний час, що в результаті надає можливість

користувачам виконувати спільні завдання, а також проявляє

тенденцію щодо зменшення впливу обставин, гальмуючих

роботу групи, зокрема відпадає необхідність одночасного

обговорення довготермінових проблем. З технічного погляду

асинхронні системи Groupware простіші й дешевші, ніж

512

синхронні, що зумовлює скорочення витрат на придбання техно-

логічного обладнання. Крім того, AG легше сприймаються корис-

тувачами, оскільки вони відтворюють звичний стиль роботи, на-

приклад, із застосуванням звичайної пошти. Це також сприяє

легшому навчанню стосовно використання AG.

Невигоди AG. Деякі найефективніші синхронні системи

Groupware завжди функціонують за підтримкою фасілітатора

(facilitator) групової зустрічі. Оскільки асинхронне Groupware

традиційно не використовує послуг фасілітаторів, то складність, що

привноситься системою, може затримувати виконання відповідної

дії і, в деяких випадках, бути причиною відкидання цієї системи.

Іншим негативним аспектом асинхронного Groupware порівняно із

синхронним є характерна затримка зворотного зв'язку в разі

виконання дій. Асинхронне Groupware уможливлює тільки

односторонній напрям для зв'язку, оскільки взаємодії відбуваються

певною мірою відокремлено. Ця характеристика робить дану

систему взагалі невідповідною як засобу комунікації для виконання

завдань, які мають бути невідкладно обговорені. Наприклад,

учасник обговорення може просто не реагувати на відповідний

запит іншого члена групи, отриманий через електронну пошту. Брак

зворотного зв'язку може негативно впливати як на індивідуальному,

так і на груповому рівнях.

11.2.4. Групове програмне

забезпечення Lotus Notes

Загальний опис Lotus Notes

Справжньою подією у світі бізнесу виявилася поява

пакета групового програмного забезпечення Lotus Notes, розроб-

леного корпорацією «Lotus Development», що є найрозвинутішою за

можливостями підтримки групових рішень системою Groupware.

Lotus Notes підвищує продуктивність групової праці шляхом

розподілення між членами групи щоденних ділових завдань і

процесів, зокрема, щодо обслуговування замовників, управління

збутом, організації звітування тощо. Функції, які виконуються

Lotus, а також іншими найвідомішими програмними продуктами

Groupware, наведені в табл. 11.2.

Система Lotus Notes реалізується в середовищі «клієнт/сервер».

Сервером є мережевий персональний комп'ютер (ПК), що керує

груповими даними і комунікаціями. Клієнт може працювати за

513

будь-яким ПК користувача і обробляти запити членів групи

сервера стосовно отримання даних та інших послуг.

Таблиця 11.2

ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ НАИВІДОМІШИХ GROUPWARE

Функції

IBM

WORKGRO

ICL

TEAMWAR

OFFICE

LOTUS

NOTES

NOVEL

GROUPWIS

Електронна

пошта

стандартна стандартна стандартна стандартна

ФАКС стандартна стандартна необов'яз-

кова

стандартна

Обмін

повідом

леннями

голосом (Voice

не викону-

ється

не викону-

ється

необов'яз-

кова

стандартна

Доступ до Інтер-

нету

стандартна стандартна необов'яз-

кова

стандартна

Електронна

дошка об'яв

(Bulletin board

немає стандартна запозичена необо-

в'язкова

Ведення персо-

нальних кален

дарів

стандартна стандартна запозичена стандартна

Ведення групо-

вих календарів

стандартна стандартна необов'яз-

кова

стандартна

Електронна

конференція

необов'яз-

кова

стандартна запозичена запозичена

Керування

задачами

стандартна стандартна запозичена стандартна

Настільна відео-

конференція

необов'яз-

кова

не викону

ється

не викону

ється

не викону

ється

Доступ до бази

даних

необов'яз

кова

стандартна запозичена немає

Маршрутизація

ділових

процедур

(Workflow rou-

необов'яз-

кова

стандартна запозичена стандартна

Реінжиніринг необов'яз-

кова

стандартна запозичена немає

Електронні

бланки

необов'яз-

кова

запозичена запозичена необов'яз

кова

Групові доку-

менти

необов'яз-

кова

стандартна стандартна необов'яз-

кова

514

режим групової праці реалізується шляхом створення, оброб-

лення і розподілення загальної інформації, котра подається у ви-

гляді авторизованих документоорієнтованих баз даних та додатків

до

них

щ0

азом

називається базою дата Notes. Суттєвою перевагою

пакета є вбудований у Lotus Notes репліфікований режим

тиражування баз даних між серверами Notes, тобто передаються

лише зміни, що дає змогу об'єднувати в єдиний інформаційний

простір територіально розосереджені офіси одного підприємства.

Історія створення Lotus Notes почалася 1973 року, коли в ла-

бораторії комп'ютерних досліджень Іллінойського університету

були розроблені перші програми, об'єдані в пакет PLATO Notes, що

призначався для універсальних обчислювальних машин (мейн-

фреймів) з метою контролю за операціями з файлами. Пізніше ці

програми отримали дальший розвиток у пакеті PLATO Group Notes,

що був дуже популярним до початку 80-х років, коли появилися

персональні комп'ютери. Group Notes став основою для багатьох

Notes-подібних програмних продуктів.

1984 року кілька програмістів, що працювали в Іллінойському

університеті, були запрошені для роботи в компанію «Lotus», де

вони почали займатися розробленням першої версії Lotus Notes, яка

була введена в експлуатацію 1989 року, причому в перший же рік

було продано 35 тисяч копій цього продукту. Відтоді даний тип

групового програмного забезпечення був адаптований у багатьох

тисячах організацій і підприємств світу, зокрема в більшості

компаній, що входять до списку «Fortune 500». Корпорація «Lotus»

є безумовним лідером продажу Groupware. У 1998 році загальна

кількість установлених місць з Lotus Notes становила 29,57 млн (для

порівняння, досить популярний Novell GroupWise має 14,21 млн

користувачів).

1995 року Lotus Notes був придбаний корпорацією «IBM», де

після певної доробки був випущений на ринок під назвою «Lotus 1

—2—3». Корпорацією «Lotus Development» було випущено кілька

версій продукту Lotus Notes, остання під цією загальною назвою —

версія 4.5. Починаючи з грудня 1996 року, єдиний продукт Lotus

Notes 4.5 був розподілений на два — Domino 4.5 Server і Notes 4.5

Client. На даний час корпорація «Lotus Development» пропонує

багато варіантів реалізації Notes (у тому числі і русифіковані

версії), котрі відповідають різноманітним потребам замовників.

Як відомо, сьогодні більшості компаній доводиться працювати

за умов найжорстокішої конкуренції. У боротьбі за виживання

515

у світі бізнесу застосовуються багато комп'ютеризованих

засобів але є підстави вважати, що жоден із них не принесе

більшого успіху в конкурентній боротьбі, ніж Lotus Notes. За

його допомогою фахівці компаній зможуть працювати

набагато продуктивніше й швидше. Аналітики бізнесу

неодноразово зазначали, щ

однією із найсерйозніших причин

зниження прибутковості компаній є неефективне

використання часу співробітників, зокрема, на нескінченні

пошуки потрібної інформації, особливо коли компанія має

підрозділи по всьому світу. Нині Lotus Notes дає змогу

знизити пов'язані з цією обставиною витрати шляхом

реалізації таких можливостей.

Підключення окремих департаментів організації. За

допомогою системи Lotus Notes у департаментах створюється

центральне сховище даних, з якого співробітники в будь-який

момент можуть отримати необхідну інформацію і документи

(нормативні документи, штатний розклад, послужні списки,

дані про клієнтів і т. д.). Lotus Notes уможливлює проведення

групових дискусій і відстеження процесів підготовлення

документів.

Підключення багатьох департаментів організації. Lotus

Notes долає будь-які бар'єри між підрозділами. Система

електронних повідомлень і бази даних спільного

використання ліквідують комунікаційні бар'єри, які

виникають унаслідок дії різних причин.

Управління грошовими операціями. Додатки Lotus

Notes дають змогу менеджерам складати звіти і відстежувати

фінансові документи. Співробітники використовують Lotus

Notes для перегляду операцій зі вкладення і зняття коштів.

Менеджери переглядають дані відповідно до заздалегідь

визначених критеріїв. Заплановані на той або інший день

операції подаються менеджерам у наглядній формі. Крім

цього, користуючись засобами Lotus Notes, клієнти і

менеджери можуть обмінюватися запитаннями, пропозиціями

та іншою інформацією.

Кадровий облік. Система Lotus Notes надає повну

інформацію про співробітників організації в будь-якому

необхідному розрізі.

Системи обміну інформацією для клієнтів, ділових

партнерів і постачальників. Якщо клієнти організації або

партнери використовують Lotus Notes, то є можливість

реалізувати єдину систему обміну даними, яка дасть змогу

значно прискорити процеси прийняття рішень і формування

звітності.

Планування робочого часу. Користувач може розподіляти

свій час, плануючи будь-які заходи, як персонально, так і в

рамках відділків, підрозділів і корпорації загалом.

516

Аналіз клієнтів і галузей. Маючи докладну інформацію

про лієнтів, менеджер завжди може ухвалити правильне

рішення щодо можливості співпраці з ними в певній галузі.

Відстеження історії відносин з клієнтами,

постачальниками і партнерами. Зберігаючи й відстежуючи

історію роботи з клієнтами, постачальниками або партнерами

за допомогою Lotus Notes, менеджер отримує реальну

картину поточних змін і може розробляти надійні прогнози

на майбутні періоди.

Обслуговування клієнтів і відстеження їх запитів. Lotus

Notes дає змогу правильно визначати потреби клієнтів і,

використовуючи отриману інформацію, ефективно будувати

свої відносини з ними.

Функціональні

можливості та додатки

Lotus Notes

Як можна помітити з табл. 11.2, Lotus Notes, як

оригінально скомпонований продукт, пропонує тільки кілька

базисних функцій. Фактично лише електронна пошта і

групові документи є його стандартними функціями. Більшість

функцій є або необов'язковими, або запозиченими, тобто

такими, що розроблені іншими (сторонніми) фірмами. Чому ж

Lotus Notes мав такий успіх? Саме тому, що немає продукту,

подібного до нього за можливостями комбінувати властивості

інших програмних продуктів, розширювати та інтегрувати їх

ефективним способом.

Проте головним чинником комерційного успіху Lotus

Notes було те, що він був одним із перших продуктів

Groupware, пропонованих на ринку, і мав сильну підтримку

потужних корпорацій Lotus і IBM. Іншим фактором успіху є

те, що Lotus Notes завжди був функціонуючим пакетом. Він

забезпечував комп'ютерну підтримку розв'язання основних

комунікаційних завдань як у великих, так і в малих фірмах.

Крім того, Lotus Notes давав змогу оперувати неформальними

типами даних, які є важливими Для менеджерів, оскільки їхні

дані, як правило, за своєю суттю не є числовими і не

відповідають рядкам і стовпцям реляційної БД. Менеджери

можуть отримувати (і відправляти) таку інформацію від своїх

начальників, колег, підлеглих та ділових партнерів швидко і

легко за допомогою Lotus Notes.

Lotus Notes має значні функціональні можливості.

Розглянемо деякі з них.

Електронна пошта. Lotus Notes забезпечує можливість

обмі-У електронною поштою. Для користувачів доступні

стандартні

517

поштові форми, щоб за допомогою їх посилати і отримувати

повідомлення один одному або до додатків, Lotus Notes. Ці

форми можуть бути адаптовані до корпоративних стандартів

або індивідуальних потреб. Повідомлення можуть містити

простий текст або дані, які зберігаються в різних форматах як,

наприклад, у форматі електронних таблиць Microsoft Excel

або Lotus Ami Pro. Електронна пошта дає змогу компанії

організовувати перехресні зв'язки із зовнішніми

організаціями, наприклад, зі споживачами або продавцями.

Стандартні шаблони. Lotus Notes забезпечує можливістю

розроблення користувачами або нових додатків, або додатків,

створюваних за допомогою шаблонів, які надаються разом із

Lotus Notes, наприклад, для відстеження збуту або організації

внутрішніх обговорень. Розробники також можуть

нарощувати або змінювати ці шаблонні додатки для реалізації

власних специфічних потреб.

Тиражування (Replication). Lotus Notes полегшує

колективне використання інформації серед

найрозосередженіших структур корпорації і задовольняє

більшість корпоративних потреб щодо інформаційного

розподілення. У структурі мережі Lotus Notes розподілені

бази даних періодично синхронізують свою інформацію для

створення ідентичного відображення даних, які необхідні

компанії. Користувачі можуть потім мати доступ до

інформації у певному місці, незважаючи на те, де розміщене

первинне джерело даних. Адміністратор Lotus Notes визначає,

як часто потрібно регенерувати дані для найкращого

задоволення інформаційних потреб користувачів.

Пошук та зображення. Забезпечуваний Lotus Notes

механізм пошуку по всьому тексту дає змогу виконавцям

легко фільтрувати і знаходити релевантну інформацію, якщо

тільки вона була розподілена для спільного використання.

Крім того, система уможливлює створення гнучкого

зображення інформації і маніпулювання нею.

Як уже наголошувалося, Lotus Notes підтримує багато

додатків. Розглянемо деякі з них.

Трансляція (пересилання) — Broadcast. Ці додатки є

часто подібними на електронні дошки об'яв (electronic bulletin

boards), що показують актуальну інформацію, яку менеджери

можуть регулярно обновляти і відсилати поштою у вигляді

повідомлень. Вони також є популярними репозитаріями або

інформаційними архівами новин. Пакети, подібні до

Newsedge і Hoover, щоденно надають новини з численних

джерел і розміщують їх у базі даних

518