Ситник В.Ф. Системи підтримки прийняття рішень

Подождите немного. Документ загружается.

Електронна мозкова атака (Electronic Brainstorming) — це

інструментальний засіб генерування ідей, який надає змогу учасни-

кам спільно, одночасно і анонімно висувати й використовувати ідеї

щодо специфічного запиту, який адресований групі. Коментарі кож-

ного учасника розповсюджуються між формулярами обговорення.

Коментарі, які містять специфічні ключові слова (keywords), авто-

матично будуть розміщені у відповідних видах дискрипторів (клю-

чових слів). Електронна мозкова атака уможливлює ефективне

розв'язання принципових корпоративних питань, зокрема, вивчення

того, як можна збільшити частку ринку, обговорення питань про

найважливіший продукт чи послугу тощо.

На рис. 11.10. наведені два вікна, що використовуються в разі

електронної мозкової атаки: звичайне та вікно та з коментарем

учасника. Вікно для коментарів учасників електронної мозкової

атаки дає їм змогу вводити свої коментарі, що стосуються запиту,

який адресований групі. Учасник вводить свої коментарі в нижній

частині вікна, а переглядає групові відповіді у верхній.

Рис. 11.10. Екрани електронної мозкової атаки (Electronic

Brainstorming) GroupSystems for Windows:

a — звичайний екран; b — вікно з коментарем учасника

Засіб створення групової єрархічної

структури (Group Outliner)

Цей засіб використовується для генерування і/або

упорядкування ідей щодо проблеми, яка обговорюється, у вигляді

деревовидної єрархічної структури. Інформація може бути

скопійована з попередніх сесій або може використовуватися та, яка

була введена

539

протягом зустрічі. Учасники вводять коментарі за допомогою по-

двійного клацання на будь-якому переході (гілці) контура. Візуаль-

ність поліпшується завдяки можливості розділяти і об'єднувати гіл-

ки, розгортати і згортати їх залежно від потреби у рівні деталізації.

Group Outliner підходить також для створення бізнес-планів компа-

ній, накреслення контурів пропозицій стосовно дотацій (грантів),

організації торгівлі компанії, визначення послідовності дій тощо. Є

можливість автоматично добавляти номер «розділу» для кожної те-

ми. Звіт Group Outliner дуже структурований і зручний для перегля-

ду навіть тими людьми, що не брали участі в сесії.

рою деревовидну схему проблеми підвищення прибутковості

умовного ресторану. Стрілками показані можливості

розтягування (або зменшення) гілки для кращого перегляду.

Розташування статей (напрямів поліпшення стану) можна

легко змінювати і перетягувати в будь-яке місце.

Згідно з маркетинговими дослідженнями думок покупців

ключовими критеріями якості були названі: їжа, сервіс,

обстановка та ціна. Ці показники включені в Group Outliner,

як гілки першого рівня. Протягом зустрічі учасники

обговорювали різні компоненти кожного зі складників якості.

Якість їжі визначається ЇЇ виглядом, смаком та запахом. Ці

підкритерії вмить вносилися в структуру і показувалися

учасникам на загальному екрані. Один з учасників

запропонував, що, можливо, краще було б сконцентруватися

на бізнесменах і бізнес-ланчах. Ця ідея була прийнята, і

учасники почали думати, у який спосіб вони могли б за-

довольняти потреби бізнесменів. Пропонувалися телефони,

телефакси і багато інших засобів. Кожна ідея відразу ж

відображалася на загальному екрані. Коментарі до певних тем

висвічувалися нижче їх назв. Це давало змогу простіше

концентруватися на певній темі і водночас бачити весь

контекст. Візуалізація також сприяє розвитку творчого

процесу.

Тематичний коментатор

(Topic Commenter)

Тематичний коментатор використовується для

швидкого отримання коментарів учасників стосовно різних

тем. Прикладами застосування може бути коментар багатьох

завдань щодо нового плану, обговорення сильних або слабких

сторін політики чи організації тощо. Теми подаються

учасникам на електронних картах. Учасники вводять свої

коментарі відносно певної теми, двічі клацнувши на ній,

посилають їх і починають працювати над наступною темою.

Кращі ідеї з попередніх сесій можуть бути подані учасникам

групи. Кожний учасник розглядає певні ідеї і вчасно записує

свої коментарі до них. Коментарі всіх Учасників редагуються

і організовуються фасілітатором. Діючи у такий спосіб, можна

швидко отримати всі коментарі від різних членів групи в

одному документі. За пару хвилин можна отримати широкий

спектр відношень до різних ідей, а оскільки коментарі

анонімні, то вони будуть більше відповідати сравжнім

Думкам у порівнянні з використанням усного спілкування.

Учасники можуть переглядати коментарі на загальному або

ін-

541

дивідуальних екранах. На рис. 11.12 показано звичайний

екран тематичного коментатора. Теми відрізняються одна від

одної кольорами. Кольори можуть також використовуватися

для класифікації тем чи стану ситуації. Наприклад, зелений

колір може відповідати сприятливим наслідкам, а червоний —

загрозі тощо.

Голосування (Vote)

Електронне голосування застосовується для вибору

методики оцінювання альтернатив, прийняття загального

рішення і/або досягнення згоди. Фасілітатор може вибрати

один з кількох різних сценаріїв голосування, наприклад, «так/

ні», «оцінювання за шкалою» (scaling), «хибний/істиний»

тощо. На рис. 11.13 зображені типові екрани для оцінювання

альтернативних рішень за шкалами: «відповідає/не

відповідає»; за 10-бальною шкалою; «так/ні». Наприклад,

голосування за першим сценарієм (рис. 11.13 а) здійснюється

за допомогою натискування мишкою на відповідну клавішу

згідно з оцінюванням за п'ятьма рівнями шкали «відповідає/не

відповідає» (SA — дуже відповідає, S — відповідає, N —

нейтральна, D — не відповідає, SD — зовсім не відповідає).

542

Рис . 11.13. Звичайний екран голосування

(Vote) GroupSystems for Windows:

a — за шкалою, «відповідає/не

відповідає»; b — за 10-бальною

шкалою; с — так/ні.

Дані з будь-якого сеансу GroupSystems (з текстових файлів

бо з файлів Lotus Notes) можуть бути переміщені в

інструмент голосування, де вони будуть оцінені учасниками.

Результати

543

миттєво обчислюються системою і подаються різними

способами у формі певних статистичних даних, як у вигляді

електронних таблиць, так і у графічному вигляді (рис. 11.14).

Результати можна сортувати за різними критеріями для

кращого візуального сприйняття. Наприклад, сортування за

стандартним відхиленням надає можливість показати

проблеми, щодо яких колектив прийшов до найменшої згоди.

Результати у вигляді електронних таблиць можуть бути

переміщені в інші додатки, наприклад в Ехсе!.

Рис. 11.14. Звичайний екран

GroupSystems for Windows: подання

результатів голосування

Під час сеансу GroupSystems анонімність гарантується,

ніхто не може визначити почерк учасників. Фасілітатор може

показувати статистичні звіти на загальному екрані, якщо

вони вже готові, або почекати, поки всі проголосують.

Учасники можуть перевіряти певні результати і на своїх

індивідуальних екранах.

Опитування (Survey)

Опитування є додатковим інструментом, що

уможливлює електронні опитування (рис. 11.15). Ідея

полягає в спрощенні звичайного інтерв'ювання, що забирає

оагато часу, завдяки наявній можливості подавати відповіді

безпосередньо в електронному форматі. У такий спосіб

результати опитування можна побачити вмить, як тільки

будуть отримані відповіді.

544

Форма Survey уможливлює використання різних

комбінацій 11 методів оцінювання: Yes/No — відповіді типу

так/ні; True/ False — хибність/істина; Rank Order —

ранжування; Multiple Selection — багаторазовий вибір; 10

point scale — десятибальна шкала; Allocation — розподілення

по місцях; Agree/Disagree (5 point) — згодний/не згодний (5

позицій); Agree/Disagree (4 point) — згодний/не згодний (4

позиції); Numerical — порядковий; Open-Ended —

відкрито/закрито; Customized — за методами,

запропонованими клієнтами.

GroupSystems Survey корпорації «Ventana» забезпечує

автоматизовані, швидкі й ефективні засоби збирання

інформації від великої кількості респондентів (відповідачів).

Зазвичай, організації витрачають величезну кількість часу і

енергії, щоб зібрати, надати табличної форми та

проаналізувати інформацію, важливу для успіху. Survey дає

змогу отримати таку інформацію швидше і легше, ніж це

робилося традиційними методами. Опитування щодо

продуктивності, зосередження групи на організації торгівлі,

формальні огляди управління і неформальні анкети є тільки

деякими прикладами використання цієї багатофункціональної

програми.

Survey GroupSystems може використовуватися в кімнаті для

нарад або на віддалених робочих місцях учасників. Особи, які

не мають можливості доступу до мережевої програми, можуть

брати участь в опитуваннях за допомогою використання

окремої версії цієї програми на дискеті. Ця програма

опитування (групового обговорення) може виконувати багато

функцій, зокрема: надавати учасникам різні варіанти способів

відображення своїх міркувань; вибирати елементи списків,

розподіляти та упорядковувати списки або відмічати

альтернативи; нагромаджувати і невідкладно аналізувати

тисячі відповідей у сукупності; забезпечувати учасників

можливістю реагувати на запити в режимі відкрито/закрито;

фільтрувати відповіді за категоріями учасників для дослі-

дження підгруп відповідей; створювати, зберігати і

багатократно використовувати стандартні огляди; розподіляти

запитання в логічні групи; графічно відображати результати.

Результати опитування можна передавати записаними на

дискетах або відправляти електронною поштою різним

членам організації. Єдина річ, яку суб'єкти мусять мати, щоб

бути спроможними давати відповіді у разі опитувань, — це

доступ до комп'ютера. У такому разі відповіді будуть

написані у файлі, що відправляється в збірник даних.

Наприклад, якщо група вирішує, що за обговорення питання

стосовно підвищення ефективності функціонування ресторану

потрібно враховувати думки клієнтів,

545

то комп'ютер ставлять в окрему кімнату ресторану, де

суб'єкти можуть анонімно відповідати на запитання. Через

тиждень, коли 100 клієнтів дадуть відповідь, обстеження

можна закінчити. Результати опитування протягом п'яти

хвилин можна надрукувати у вигляді різних статистичних

аналізів. На рис. 11.15. подано варіант обстеження, яке

містить різноманітні запитання.

Рис. 11.15. Звичайний екран

GroupSystems for Windows:

опитування (Survey)

Альтернативний аналіз

(Alternative Analysis)

Альтернативний аналіз є новим додатковим

інструментом GroupSystems for Windows (це комбінація

інструментів Ms-DOS: Alternative Evaluation —

альтернативного оцінювання, Group Matrix —^групової

матриці і Stakeholder Analysis — аналізу акціонерів). Його

інструментами є засоби голосування або аналізу, що

призначені для багатокритеріального оцінювання. Учасники

нарад мають можливість виражати результати свого

голосування у вигляді матриці або електронної таблиці, чи

комбінувати їх. Результати у вигляді електронних таблиць

можна переміщати в різні статистичні додатки, наприклад в

Excel.

Альтернативний аналіз дає змогу групам оцінювати список

альтернатив за допомогою різних критеріїв, використовуючи

формат електронної таблиці. Результати оцінювання можуть

бути пе-

546

реглянуті в багатьох різних форматах, включаючи графіки,

стовпцеві чи секторні діаграми, розгорнені таблиці

голосування і текстові звіти. Додатково групи можуть

проводити дослідження за сценарієм «що..., якщо...?» за

допомогою регулювання вагових коефіцієнтів усіх критеріїв.

Типовими завданнями, які розв'язують за допомогою

альтернативного аналізу, є: вимоги клієнтів; оцінювання

технічних вимог; процес ідентифікації акціонерів; оцінювання

персоналу і продуктів; вибір продавців (постачальників).

Альтернативний аналіз забезпечує специфічну підтримку,

щоб дати змогу групам дійти згоди.

Процес альтернативного аналізу починається з того, що

учасники складають список результатів/альтернатив і список

критеріїв, які використовуються для оцінювання альтернатив

(рис. 11.16 я). Як тільки списки готові, учасники оцінюють

кожну альтернативу за вибраними критеріями,

використовуючи різні методи визначення рейтингу (рис. 11.16

Ь). Кінцевим кроком процесу є аналіз. Учасники мають змогу

дивитися на результати у вигляді розгорненої таблиці (рис.

11.17а) або у графічних форматах (рис. 11.17 Ь).

Рис. 11.16. Звичайний екран альтернативного аналізу

GroupSystems for Windows:

a — формування альтернатив і критеріїв; b — оцінювання альтернатив

547

11.4.5. Вибір відповідного інструмента

Перед зустріччю фасілітатор і голова зборів (це

може бути та сама особа) вибирають інструменти

GroupSystems, які будуть використовуватися під час

електронної наради для обговорення конкретної проблеми і

створення рішення. Для цього потрібно попередньо

спланувати роботу групи, щоб розподілити ролі учасників і

зрозуміти призначення інструментальних засобів під час

сеансу ГСППР GroupSystems. З цією метою можна

використати матрицю відповідності групових дій (дій

команди) і електронних засобів допомоги. У табл. 11.4

відповідність інструментальних засобів GroupSystems для Ms-

DOS (інструменти, пов'язані з версією для Windows, зазначені

в дужках) і групових дій відображена в клітинках таблиці зна-

ком плюс.

548