Ситник В.Ф. Системи підтримки прийняття рішень

Подождите немного. Документ загружается.

Концепція критичних факторів успіху, реалізована у ВІС, дає

виконавцям можливість проводити моніторинг того, як добре

фірма веде справи щодо досягнення її цілей і критичних

факторів успіху. Принцип критичних факторів успіху (critical

success factors — CSF) запропонував 1961 року Даніель Рональд

(D. Daniel Ronald) з компанії «ofMcKinsey &», що є однією з

найбільших національних консультативних фірм США. Він

пояснював, що кілька ключових чинників (CSF) забезпечують

успіх або невдачу для будь-якого типу організації, і вони

змінюються від однієї організації до іншої. Наприклад, в

автомобільній індустрії CSF ключовими чинниками вважаються:

модернізація продукції, ефективна ділерська мережа і жорсткий

контроль витрат виробництва. Виконавці, які дотримуються

концепції критичних факторів успіху, використовують свої ВІС

для відслідковування кожного з таких факторів.

Принцип управління за відхшеннями (за особливої ситуації),

реалізований у ВІС, дає змогу за допомогою екрана показувати

виконавцям інформацію щодо управління особливою ситуацією

шляхом порівняння запланованої ефективності з фактичною.

Програмне забезпечення ВІС може автоматично виявляти

особливі ситуації і показувати їх, щоб звернути на це увагу

виконавців.

12.3. Розвиток і запровадження

виконавчих інформаційних систем

12.3.1. Історична довідка

про появу і розвиток ВІС

У сфері організаційного управління прийнято виділяти

вищий, середній і нижчий рівні організаційної структури. У

кінці 70-х років XX століття панувала думка, що хоча системи

підтримки прийняття рішень і призначені для менеджерів вищих

та середніх ланок управління, проте керівники високого рівня

рідко виявлялися серед кінцевих користувачів СППР, а

використовували їх непрямим (посереднім) шляхом за

допомогою менеджерів нижчого рівня або відповідних фахівців.

Ця традиція була порушена вищим керівництвом відомої

корпорації «Локхід-Джорджія».

1975 року Роберт Ормсбі (Robert В. Ormsby), президент

«Лок-хід-Джорджії», дочірнього підприємства корпорації

«Локхід» — виробника вантажних літальних апаратів,

зацікавився розробленням інтерактивної (on-line) системи

звітування, яка могла б за-

570

безпечити вищих виконавців (топ-менеджерів) стислою,

своєчасною та релевантною інформацією, що могла спільно

використовуватися всередині організації для допомоги у

створенні рішень. Восени 1978 року почалося розроблення

інформаційної системи MIDS (Management Information and

Decision Support), призначеної для обслуговування вищих

керівників фірми «Локхід-Джорджія».

MIDS стала прообразом виконавчої інформаційної системи

(термін ВІС тоді ще не був поширеним). Малося на увазі, що

перевагою MIDS мають бути вдосконалені комунікації,

розвинуте розуміння інформаційних потреб організації і

спрощення їх виконання завдяки кращому поданню зображень

даних. MIDS допомагала менеджерам виявляти ситуації, які

потребують більшої уваги, забезпечувати створення

досконаліших рішень за рахунок своєчаснішої, відображаючої

поточні зміни, інформації, яка перед використанням

перевірялася засобами верифікації.

1990 року після 12 років успішного використання

інформаційної системи MIDS виникла потреба переведення її

на новіші версії апаратних засобів. У той момент менеджери

переглянули як перспективні апаратні засоби, так і програмне

забезпечення підтримки прийняття рішень і дійшли

радикального висновку: придбати у корпорації «Comshare's

Commander» комерційну виконавчу інформаційну систему

(EIS). При цьому керівники фірми «Локхід» запропонували

розробникам корпорації «Comshare» доповнити ін-терфейсні

засоби EIS можливістю користувачам діяти на додаток до

мишки та сенсорного екрана і через клавіатуру, а також

перевіреними в роботі деякими засобами старої системи

MIDS. Після відповідного доопрацювавння 1992 року

отримали інформаційну систему MIDS II, яка

характеризувалася меншою тривалістю відповіді, легшою

навігацією, кращими зв'язками з зовнішніми ресурсами і

пониженими витратами супроводу. Користувачами MIDS і

MEDS II були головні виконавці корпорації «Локхід-

Джорджія». Успіх їхньої роботи з даною системою свідчить

про те, що ретельно розроблена система може бути важливим

джерелом інформації для керівників вищого рівня управління.

Інформаційні системи, подібні до MIDS у «Локхід-

Джорджії», зараз називаються виконавчими

інформаційними системами (EIS) або виконавчими

підтримуючими системами (Executive Support Systems —

ESS). їх першочерговою метою було надання комп'ютерної

підтримки старшим виконавцям фірми.

Терміни «EIS» та «ESS» узагалі використовуються як

синоніми, але термін «виконавча підтримуюча система» іноді

вважають таким, що характеризує системи з ширшим

переліком можливос-

571

саме зараз або потреба в яких виникне потім. Це можна

досягнути за допомогою визначення дня, а в ідеалі — години

дня, коли дані мають бути введені в систему. Виконавець

також мусить мати вибір способу аналізування даних,

наприклад, шляхом їх деталізації (Drill Down), за допомогою

адміністратора даних, або обома разом.

6. Чіткий зв'язок з бізнесовими цілями. Найуспішніші

ВІС розроблені для розв'язування специфічних або поточних

проблем бізнесу, які можна адресувати інформаційній

технології.

7. Управління організаційним опором. Коли виконавці

чинять опір упровадженню ВІС, то слід здійснювати заходи,

які підсилили б підтримку проекту ВІС. Ефективний підхід

для цього — вибрати просту проблему, з якою має справу

виконавець, і потім швидко, використовуючи макетування,

розробити ВІС, якій буде адресуватися ця проблема. Увага

має бути звернута на те, яка саме найхарактерніша проблема

дасть можливість чітко продемонструвати здатності та пере-

ваги ВІС. Потім до складу системи можна добавляти

додаткові засоби.

8. Управління поширенням і розвитком системи. Досвід

використання ВІС показав, що як тільки управлінці вищого

рівня починають отримувати й ефективно використовувати

інформацію з ВІС, то менеджери нижчих рівнів хочуть

отримувати такі самі дані, щоб передбачати проблеми і

розв'язувати їх перед тим, як топ-менеджери безпосередньо

аналізуватимуть ситуацію. Отже, має місце тенденція

поширення дії ВІС на нижчі рівні управління. Однак увага має

бути звернута на те, що добавляти нових користувачів ВІС

можна лише за певних умов, зокрема, у разі їх високого рівня

освіти і комп'ютерної підготовки.

Ці критичні фактори успіху по суті зводяться до чіткого пе-

редбачення потреб, а потім розміщення необхідних ресурсів

та процедур на місцях. Якщо фірма освоїла управління

інформаційними ресурсами і запровадила достатній рівень їх

стратегічного планування, то створення ефективних ВІС та

інших організаційних інформаційних систем є реальною

метою.

12.3.2. Модель та компоненти ВІС

У принциповому плані виконавча інформаційна

система як різновид СППР має такі самі підсистеми, що і

класична модель СППР, тобто інтерфейс користувача, засоби

керування даними, моделями та повідомленнями

(комунікацією). Проте орієнтація цих систем на користувачів,

що належать до вищих щабелів управління, вносить деякі

особливості в конфігурації ВІС.

574

Конфігурація основаних на комп'ютерах ВІС, звичайно, включає

персональний комп'ютер. У великих фірмах персональні

комп'ютери підключені до мейнфрейма (центрального комп'ютера),

як це показано в моделі ВІС на рис. 12.5. Персональні комп'ютери

виконавців служать робочими станціями. Зовнішня пам'ять — це, як

правило, твердий диск, що містить виконавчу базу даних.

Виконавча база даних містить дані та інформацію, що наперед

обробляються центральним комп'ютером (мейнфреймом) фірми.

Виконавець вибирає опції з меню для отримання показу наперед

сформованого екрана або, щоб виконати мінімальну кількість

оброблень. Система також забезпечує використання електронної

пошти фірми і доступ до зовнішніх даних та інформації. У деяких

випадках персонал, підтримуючий ВІС, вводить елементи поточних

новин і пояснення до наявної інформації.

Компоненти ВІС можна поділити на такі види: обладнання

(апаратні засоби), програмне забезпечення, користувацький ін-

терфейс, телекомунікації.

Обладнання

Оскільки інтегрована інформаційна система, якою є

також ВІС, потребує потужних засобів зберігання даних, то

більшість виконавчих інформаційних систем спочатку були

розроблені як мейнфрейм-комп'ютерні рішення. Дисковий

простір для ВІС мав бути достатньо великим для оброблення

даних, що надходять з усіх бізнесових галузей, а також

ураховувати розвиток системи в майбутньому. Унікальна ВІС

потребує наявності комп'ютерного персоналу для її

розроблення та супроводу. Ці системи є дуже дорогими і їх

використання, зазвичай, обмежується виконавцями вищого

рівня компанії. Як правило, для забезпечення взаємодії вищих

виконавців із системою використовується персональний

комп'ютер з одним або кількома принтерами. Деякі виконавці

бажають мати систему, що не потребує введення з клавіатури.

У такому разі для введення інформації застосовується мишка

або сенсорний екран.

З появою локальних обчислювальних мереж (ЛОМ) стали

доступними деякі варіанти ВІС, орієнтовані на мережеві

робочі станції. Ці системи потребують менших витрат на су-

провід та дешевшого комп'ютерного обладнання. Разом з тим

вони уможливили доступ до інформації ВІС для набагато бі-

льшої кількості користувачів у межах компанії. Завдяки цим

перевагам намітилася стабільна тенденція переходу виконав-

чих інформаційних систем з універсальних комп'ютерів на

персональні, поєднані в мережу комп'ютери та комп'ютери

середньої потужності, що використовуються як

«клієнт/сервери» мережі.

Переваги клієнт/серверної архітектури ВІС полягають у

тому, що вона:

• забезпечує численні подання даних, що постійно

знаходяться на всіх комп'ютерних платформах (від

універсальних комп'ютерів до персональних) корпорації,

незалежно від формату даних, тобто реляційних, єрархічних

чи двовимірних файлів;

• є гнучкою системою, яка може змінюватися та

розширюватися відповідно до змін корпорації, реагуючи на

динамічне середовище та на потреби користувачів усіх рівнів;

• надає змогу виконавцям керувати даними у режимі

реального часу, забезпечуючи тим самим швидке прийняття

обґрунтова-ніших рішень. Урешті це може принести компанії

конкурентоспроможну перевагу, оскільки скорочується час

для проведення детального аналізу ринкової ситуації.

576

Програмне забезпечення

Програмне забезпечення, розроблене для керування

даними, є важливим інструментом проектування ефективної

ВІС. Питання щодо того, які програмні компоненти

використовувати та як вони здійснюють інтегрування даних в

одну систему, підлягають ретельному вивченню.

Програмне забезпечення, базоване на тексті. Багато з того,

що спостерігають виконавці у своїх щоденних діях, базується

на тексті. Наприклад, визначення реакції конкурентів на деяку

зміну у стратегічній політиці фірми буде потребувати

широкомасштабних текстових досліджень. Текст для

підтримки цього аналізу може бути отриманий як із

внутрішніх, так і з зовнішніх ресурсів.

Однією з важливих функцій ВІС є доступ з паролем до

документа для його вилучення та маніпуляцій. Перевагою

такого підходу є те, що можуть бути знайдені численні

документи, «вставлені разом» та збережені як новий

документ. Це надає змогу користувачу комбінувати текстові

дані, доречні для прийняття відповідного рішення.

База даних. Виконавці потребують доступу як до

внутрішніх даних компанії, так і до зовнішніх. Дані, що

надаються ВІС, можна отримувати з кількох різноманітних

джерел. Виконавці також потребують швидкого доступу до

точної інформації для отримання конкурентоспроможної

переваги. Структура бази даних визначає метод доступу.

Більшість систем баз даних використовують реляційну

архітектуру. Переваги цих структур полягають у тому, що

вони можуть бути легко розгорнуті або модифіковані, легко

використовуються і до них можна звертатися у кількох різних

форматах. Реляційна база даних забезпечує гнучкість, яка є

особливо цінною у розподіленому середовищі або в

середовищі «клієнт/сервер». Наприклад, звіт підлеглого (звіт

щодо стану робіт) може бути завершений на

позамайданчиковій операції та відісланий до виконавця у

центр. Виконавець може легко поєднувати цей звіт з іншою

пов'язаною інформацією (наприклад, передбаченою вартістю

проекту) в іншому файлі.

Графічна база. Для подання виконавцю інформації може

використовуватися також низка графічних інструментальних

засобів: діаграми часового ряду, діаграми розсіювання, карти,

діаграми руху, схеми послідовності та графіки зіставлення

(тобто, гістограми). Графічне подання даних є способом, який

зрозуміло передає значення та дає змогу користувачу

візуалізувати відношення. Графіка може трансформувати

великі обсяги тексту та статистичних обчислень у зручну

форму подання.

577

База моделей. Моделі є спрощеним поданням запланованих

або реальних ситуацій. Моделі ВІС дають змогу здійснювати

стандартні чи спеціальні статистичні розрахунки, фінансовий

та інші кількісні аналізи. Вони розроблені також для

структурування проблеми перед її розв'язанням. Моделі, що

використовуються у ВІС, загалом є стратегічно

орієнтованими, вони можуть бути оптимізаційними та

неоптимізаційними для відображення цілей процесу

прийняття рішення. Рішення, наприклад стосовно закриття

заводу, зазвичай найточніше моделюється з використанням

неоптимізаційних моделей. З іншого боку, злиття компаній

або рішення щодо закупівлі певного ресурсу можуть бути

підтримані оптимізаційною моделлю. Ефективна ВІС має

забезпечувати користувача різними моделями відповідно до

ситуації, що потребує прийняття рішень.

Інтерфейс

Інтерфейс користувача є надзвичайно важливим

компонентом ВІС, оскільки за його допомогою виконавець

шукає потрібну для створення рішення інформацію, а саме для

цієї мети, головно, і розроблялися виконавчі інформаційні

системи. Є кілька типів інтерфейсів, що можуть бути

вбудовані у структуру ВІС. У табл. 12.4 наведені їх приклади.

Застосовувані нині ВІС містять багато з цих типів

інтерфейсів. Ключовою вимогою за вибору типу

користувацького інтерфейсу є те, щоб він відповідав стилю

прийняття рішень виконавцем. Якщо виконавець почуває себе

незручно з пропонованим ВІС введенням даних або зі стилем

виведення результатів, то система не буде використовуватися

повністю. У майбутньому розроблення інтерфейсів ВІС буде

орієнтовано на природну (англійську) мову оброблення, що

збільшить «дружність» системи до користувача.

Телекомунікації

Переважаючою тенденцією в організаційному

управлінні є децентралізація операцій з оброблення

інформації, тому телекомунікації будуть відігравати основну

роль у багатьох мережевих інформаційних системах. Надійна

мережа є необхідною для передан-ня даних з одного місця до

іншого. Крім того, у конкурентоспроможному середовищі

потреба у швидкому доступі до розподілених даних збільшує

важливість телекомунікацій у межах ВІС.

Подання даних у гнучких форматах, що поєднують текст,

числа та графіку, дає можливість виконавцям зрозуміти

тенденції, що не можуть бути поміченими лише у табличній

формі. Компоненти ВІС, пов'язані разом, комбінують дані з

багатьох джерел та надають можливість виконавцям

підвищувати контроль над бізнесом, досліджуючи відношення

даних.

Ефективне поєднання комп'ютерного обладнання та

програмного забезпечення, необхідного для управління

текстом, даними, моделями та графікою системи з дружнім

інтерфейсом, потребує постійного зосередження на цих

факторах. Чим більше ВІС адаптована до корпоративних цілей

та завдань, тим ціннішою вона буде для організації. Наявність

доступних ресурсів, що уможливлюють такий зв'язок, буде

також сильно впливати на успіх ВІС.

12.3.3. Зіставлення ІСМ, СППР та ВІС

Інформаційні системи менеджменту (ІСМ), системи

підтримки прийняття рішень (СППР) та виконавчі

інформаційні системи (ВІС) належать до типу інформаційних

систем організаційного управління і в принциповому плані

розв'язують подібні завдання, але на різних рівнях управління

організацією. З іншого боку, ВІС належать до СППР, зокрема

входять у групу орієнтованих на дані СППР. Тому з метою

уточнення поняття ВІС доцільно розглянути цю систему в

зіставленні з іншими інформаційними системами.

579

Відмінності між ВІС та СППР

Як відомо, система підтримки прийняття рішень є

типом комп'ютерних інформаційних систем, що розробляється

для підтримки та поліпшення процесу прийняття рішень. По-

дібно до ВІС, СППР складається з кількох різних компонентів.

У той час, як обом цим системам притаманні властивості

моделювання та керування даними, компоненти презентації

інформації в типових СППР є простішими, оскільки СППР

були розроблені, головно, для підтримки прийняття рішень

керівниками середнього рівня управління, а ВІС концент-

руються на підтримці прийняття рішень найвищим керівницт-

вом. Типи рішень цих категорій управлінців суттєво відрізня-

ються.

Виконавчу інформаційну систему можна розглядати як

інтегровану систему, що надає інформацію для формування

інтелектуальних запитів користувачів, які потім можуть

оброблятися за допомогою окремих СППР. У такому разі

детальний аналіз із використанням СППР буде проводити

аналітик, а не виконавець. Така обставина зумовлена тим, що

виконавці мають бути ознайомленими з організацією у

цілому, а не тільки з однією специфічною бізнесовою галуззю.

СППР, зазвичай, надає можливість отримувати дуже детальну

інформацію щодо аналізування проблем в одному секторі чи

департаменті бізнесу. Іншою відмінністю є властивість ВІС

проводити запрограмоване з самого початку моделювання

типу «що..., якщо...?».

Ці обидві системи відслідковують та генерують звіти про

хід тих чи інших певних дій, проте їх рівні деталізації оброб-

лення даних значно відрізняються. ВІС, передусім, надають

інтегровану інформацію. Вона потім може детальніше

аналізуватися засобами «зверху вниз». СППР здатна надавати

всі деталі аналізу проблем з першого разу. Обидва типи цих

систем мають як переваги, так і недоліки, що узагальнено

показано у табл. 12.5 і 12.6.

Додаток СППР на противагу до ВІС має бути визначеним,

виходячи із потреб індивідуальної ситуації. ВІС же

направлена на забезпечення дуже високого рівня агрегування

інформації щодо дій корпорації. Вона також надає змогу

отримувати додаткові пояснення стосовно даних, що були

використані для створення звітів. Оскільки розмір корпорацій

збільшується, то загроза перевантаження комунікацій,

зумовлена необхідністю забезпечення ефективного

використання ВІС, стає реальною.

580