Ситник В.Ф. Системи підтримки прийняття рішень

Подождите немного. Документ загружается.

Таблиця 12.5

ПЕРЕВАГИ ТА НЕДОЛІКИ

ВИКОНАВЧОЇ ІНФОРМАЦІЙНОЇ

СИСТЕМИ

Переваги Недоліки

Проста у використанні для вико

навців вищого рівня Операції не

потребують значного

комп'ютерного досвіду

Обмежена функціональність

Не забезпечує виконання комплексних

обчислень

Надає вчасно підсумкову інфор-

мацію компанії

Важко підрахувати вигоди та виправда-

ти застосування ВІС

Надає краще розуміння

інформації

Результатна інформація може

надходити багатьом «чужим»

користувачам

Фільтрує дані для кращого і

своєчасного управління

Система може бути занадто великою,

щоб нею ефективно керувати

Надає засоби для покращання

слідкування за інформацією

Важко підтримувати поточні дані

Витрати на додаткове введення даних

часто перевищують кошторис на це

Мають місце проблеми захисту даних

Може зумовити меншу надійність

даних Великі витрати на створення

(придбання)

Таблиця 12.6

ПЕРЕВАГИ ТА НЕДОЛІКИ СППР

Переваги Недоліки

Проста у використанні аналітика-

ми/технологами Націлена на

нижчі рівні керівництва

Необхідні комп'ютерні навички для

отримання результатів Потрібен час

для підготовки, аналізу та отримання

бажаної інформації

Надає інформацію та аналіз для

прийняття обґрунтованих рішень

Орієнтована на деталі, занадто деталь-

но характеризує ситуації

Сприяє кращому розумінню

бізнесу

Не зрозуміло, як визначати якість рі-

шень

Покращує використання інформа-

ційних ресурсів компанії

Важко підраховувати вигоди від

СППР

Уможливлює спеціальний (на да-

ний випадок) аналіз

Важко підтримувати цілісність баз

даних

Досліджує численні альтернативи

Покращує контроль та зв'язок

Надає тільки помірну підтримку зов-

нішніх даних та графічних можли-

востей

581

Потік інформації утворюється внаслідок діяльності багатьох

підлеглих одного виконавця, тому є загроза його перевантаження

тими даними, що надходять від них. Для запобігання такого стану

ВІС слід розробляти тільки для пошуку даних, які стосуються

поточної ситуації або проблеми. Вимоги підтримки зовнішніх та

внутрішніх баз даних, змінні та зв'язки, що є елементами моделей

ВІС, можуть створювати проблеми цілісності даних. Персонал

компанії, котрий обслуговує ВІС, може потребувати додаткових

ресурсів для виконання експлуатаційних операцій.

Відмінності між ІСМ, СППР і ВІС

Краще розуміння сутності поняття «виконавча інформа-

ційна система» можна підсилити одночасним розглядом їх з ІСМ та

СППР. Для цього спочатку ще раз наведемо визначення останніх

двох видів інформаційних систем. Оскільки таких визначень у літе-

ратурі наводиться багато, то зупинимося на найпоширеніших із них.

1970 року Кенневон (Kennevon) запропонував таке визначення:

інформаційна система менеджменту — це організований метод

забезпечення минулої, теперішньої та майбутньої інформації, що

стосується внутрішніх операцій та зовнішніх відомостей. Вона

підтримує планування, управління та операційні функції, поста-

чаючи однорідну інформацію у правильно виділений інтервал часу

для допомоги у створенні рішень.

Спраг (Sprague) та Карлсон (Carlson) визначають СППР як:

основану на комп 'ютерах систему, що допомагає приймати рі-

шення за умов погано структурованих проблем завдяки безпосе-

реднім зв'язкам між даними та моделями аналізу.

Елементи цього визначення, звичайно, подібні до частин ви-

значення ВІС. Усі ці системи розроблені з метою забезпечення

релевантною інформацією за створення ключових організаційних

рішень. Проте є й суттєві розбіжності.

ВІС концептуально подібні старішим ІСМ за діапазоном за-

безпечення інформацією. ІСМ не має ніяких суттєвих обмежень

щодо минулої, поточної та прогнозованої внутрішньої та зовнішньої

інформації; вона також концептуально призначалася для підтримки

менеджерських функцій планування, операційних дій та контролю.

Головна відмінність полягає в тому, що розроблювані ІСМ не дали

того, чого від них очікували.

Практично більшість ІСМ містила лише невеликий нарощуваний

ряд результуючих повідомлень і мала властивості надавати

відповідь за запитом чи створювати запити до баз даних. Тому

582

інформаційні системи менеджменту часто називають

системами оброблення транзакцій і за характеристиками

підтримки прийняття управлінських рішень вони суттєво

відрізняються від типових характеристик виконавчих

інформаційних систем (табл. 12.7), практично ніякої

підтримки прийняття рішень, як уже раніше на цьому

наголошувалося, вони наразі не забезпечують.

Що роблять менеджери та яка їм потрібна інформація —

також не було зрозуміло в епоху створення перших ІСМ,

незважаючи на тодішній прогрес у галузі інформатики та

зроблені відкриття. Лише невелика кількість виконавців мала

спеціальні знання та досвід роботи з комп'ютером. Більшість

системних розробників мала кращі технічні ніж практично-

бізнесові навички; мав місце значний брак досвіду щодо

розроблення орієнтованих на менеджмент додатків. Вартість

та час були головними ресурсами. Інформаційні технології

були обмеженими та дорогими; навіть на розроблення

простих додатків необхідно було багато часу.

З іншого боку, СППР, що з'явилися значно пізніше ІСМ і

були різними варіантами їх розвитку, набагато вужче

сфокусовані на організаційні проблеми, ніж ВІС. Вони

розроблені з метою забезпечення інформацією для прийняття

рішень за специфічних, погано структу-

583

рованих умов. Інформація в них часто є результатом

моделювання типу імітації чи лінійного програмування.

СППР може застосовуватися для унікальних чи рідко

повторюваних випадків прийняття рішень (СППР на даний

випадок (ad hoc)) швидше, ніж використовуватися для

регулярної підтримки. Вони можуть підтримувати тільки

окремих чи кількох користувачів. Виконавці вищого рівня

рідко використовують СППР систематично. Вони можуть

використовувати їх епізодично за допомогою своїх підлеглих,

або надавати інформацію підлеглим для роботи з СППР.

Найчастіше СППР використовує персонал для задоволення

інформаційних потреб виконавців.

Проте в багатьох сучасних ВІС реалізовані функції СППР

як складової частини всієї системи навіть у тому разі, коли

традиційна СППР не може використовуватися безпосередньо

старшими виконавцями. Включення можливостей СППР до

ВІС робить легшим процес отримання результатів аналізу.

Узагальнене порівняння можливостей і характеристик

інформаційних систем менеджменту, систем підтримки

прийняття рішень і виконавчих інформаційних систем подано

в табл. 12.8. Подібності та розбіжності між ними є важливими

для розуміння, проектування та розвитку ВІС.

Таблиця 12.8

ПОРІВНЯННЯ ХАРАКТЕРИСТИК ВІС, ЗВИЧАЙНИХ ІСМ ТА СППР

Аспекти для

порівняння

ВІС

Звичайна ІСМ СППР

Головні під-

тримувані

функції

керівні дії оперативне управ-

ління та контроль

планування, ор

ганізація, управ-

ління персоналом

та контроль

Призначення

та галузі

застосування

сканування середови

ща, оцінювання про-

дуктивності, ідентифі-

кація проблем та

сприятливих

управління виробни-

цтвом, прогнозуван

ня

збуту, фінансовий

аналіз, управління

трудовими ресурсами

різноманітні галузі,

де створюються

управлінські

рішення

Бази даних корпоративні, спеці-

альні

корпоративні спеціальні

Здатності

щодо під-

тримки

рішень

непряма підтримка,

головно, високорів-

невих і неструкту-

рованих рішень та

організаційних стра-

тегій

пряма чи непряма

підтримка, головно,

структурованих, ру-

тинних проблем, ви-

користовуючи стан-

дартні моделі, дослі-

дження операцій та

інші моделі

підтримує створен

ня слабоструктуро-

ваних та неструк-

турованих рішень,

головно, на даний

випадок (ad hoc),

але і деякі повто-

рювані рішення

584

Закінчення табл. 12.8

Аспекти для

порівняння

ВІС

Звичайна 1СМ СППР

Адаптація до

індивіду-

альних ко-

ристувачів

призначаються для

індивідуального

виконавця

зазвичай, немає ні-

якої адаптації, стан-

дартизований підхід

надає засоби ін-

дивідуального

судження, аналі

зу

типу «що...,

якщо...?», вибору

стилю діалогу

Графіка обов'язкова бажана вибір стилю діа-

логу, інтегрованого

з багатьох СППР

Дружність до

користувача

має бути бажана має бути, якщо не

використовують

ся

посередники

Оброблення

та інтер-

претація ін-

формації

фільтрація та стис-

нення інформації,

відслідковує крити-

чні дані та інформа-

цію

інформація надається

різним групам ко-

ристувачів, що ма-

ніпулюють даними

чи підсумовують їх за

потреби

інформація забез-

печується ВІС

та/або ІСМ і ви-

користовується як

вхід до СППР

Підтримка

деталізова-

ною інфо-

рмацією

миттєвий доступ до

підтримуючих дета-

лей будь-якого ре-

зультату

негнучкість звітів, не-

можливість швидкої

деталізованої під-

тримки

можна запрогра-

мувати

База моде-

лей

можна додати, часто

або невключена

взагалі, або вклю-

чена в обмеженому

вигляді

стандартні моделі до-

ступні, проте вони

некеровані

основа всієї сис-

теми

Розробники продавці, фахівці де-

партаменту інформа-

ційних систем (1С)

чи штат ВІС

фахівці з інформа-

ційних систем

фахівці департа-

менту 1С чи групи

СППР, користувачі,

чи комбіновані

команди з них

Апаратні

засоби

універсальна ЕОМ,

ПК чи комп'ютерна

мережа

універсальна ЕОМ,

ПК чи комп'ютерна

мережа

універсальна ЕОМ,

ПК чи комп'ю-

терна мережа

Сутність

прикладних

пакетів

інтерактивний, про-

стий доступ до бага-

тьох баз даних, он-

лайновий інтерфейс,

витончені можливо

сті

СКБД, комплексні

зв'язки

орієнтована на дода-

ток, створення звітів,

стандартизовані мо-

делі фінансової ста-

тистики, бухобліку та

науки управління

широкі обчислю-

вальні можливості,

мова моделювання

та імітація,

генератори СППР

585

12.3.4. Деякі особливості побудови ВІС

Оскільки виконавчі інформаційні системи належать до

різновиду СППР, то для їх проектування, розроблення та впрова-

дження використовується загалом така сама методологія, що вище

описана для СППР. Проте проектуванням ВІС слід керувати

ретельніше, ніж СППР, з урахуванням типу рішень і особливостей

користувачів. За впровадження ВІС мають бути враховані деякі

додаткові обставини та вимоги. Зокрема, 1991 року Волоніно

(Volonino) і Робінзон (Robinson) запропонували такі керівні

принципи для розроблення ВІС:

• Прототип ВІС має швидко розроблятися відразу після того, як

прийнято рішення про створення ВІС для розв'язування певного

кола проблем. У такому разі користувачі раніше отримають

практичний досвід роботи з системою і їхній ентузіазм та енергія

підтримуватимуться на високому рівні. Крім того, процес маке-

тування надає можливість розробнику ВІС краще зрозуміти по-

треби керівників вищого рівня.

• Виготовлення за замовленням ВІС і надання нею інформації

мають бути безперервним процесом. Оскільки фокус інтересів

адміністраторів вищого рівня змінюється з часом, то щоб ВІС була

ефективною, необхідно закласти в неї властивість пристосування до

змін і пов'язані з цим інформаційні потреби.

• Розробники мусять мати підтримку виконавчого спонсора,

який би допомагав просуванню проекту в організації. Ця особа має

бути авторитетним керівником вищого рангу, якомога більше

високопоставленим в організації (бажано одним із трьох найвпли-

вовіших виконавців). Без такої підтримки ВІС фактично приречена

на невдачу.

• Розробники ВІС мають уникати своїх припущень щодо ін-

формаційних потреб виконавців, уважаючи, що вони самі добре

розуміють ці потреби і тому не хочуть турбувати високопостав-

лених, надзвичайно зайнятих керівників своїми запитаннями. Ре-

алізація засобами ВІС реальних інформаційних потреб має важливе

значення, і ці потреби частіше враховуються тоді, коли розробники

і ОПР добре спілкуються з самого початку процесу розроблення

СППР.

• ВІС має бути легкою у використанні. «Дружність» СППР

щодо користувачів має розширитися до її інтуїтивного розуміння,

більш того, система має бути навіть привабливою для виконавчих

користувачів. Розробникам необхідно стандартизувати екранні

форми і надати зручні меню, як шлюзи для реалізації

586

будь-якої із функцій системи. У системі мають

використовуватися стандартні визначення термінів, щоб

користувачеві не доводилося довго згадувати, що означає той

чи інший термін.

• ВІС має містити поточну як внутрішню, так і зовнішню

по відношенню до організації інформацію.

• Час очікування відповіді ВІС має не перевищувати п'яти

секунд. Швидкодіючі системи краще використовуються,

оскільки високопоставлені керівники нетерплячі щодо

очікування відповідей. Ще важливіше, щоб система була

розрахована на більше навантаження без погіршення

тривалості очікування відповіді. Використання виконавчої

інформаційної системи часто зростає з часом, іноді

експонентно, і система мусить бути так розроблена, щоб була

здатною забезпечувати приблизно таку саму тривалість

відгуку як і початкову, визначену у разі наростання її наванта-

ження.

• ВІС має оброблювати інформацію з безлічі носіїв, які

легкі у використанні і швидко надають зміст інформації.

Графічний показ важливий для швидкого подання інформації.

Крім того, гі-пертекст і гіперносії дають змогу користувачеві

переміщуватися по тексту швидше. Однак, навіть якщо ВІС

має найсучасніші можливості, вона буде бездіяти у разі

повільного темпу відгуку, тому що користувач буде уникати її

використовувати.

• Екранні форми треба розробляти ретельно. Вони мають

відображати тільки корисні повідомлення, бути легкими для

використання і не містити інформацію, що асоціюється із

впливом розробника на проектування форм (усе це має бути

«поза кадром»).

• Система має бути економічно ефективною. Але не можна

судити про економічну віддачу від ВІС, використовуючи такі

самі показники, що і для системи оброблення транзакцій, тому

що у даному разі переваги дуже рідко можуть бути

безпосередньо від-стежені у фінансових заощадженнях для

підприємства. Скоріше, головною вигодою є швидке і надійне

забезпечення релевантною інформацією.

Процес упровадження ВІС має також керуватися. Багато

адміністраторів мають групу працівників, яка аналізує

проблеми, виокремлюючи важливі показники і у разі

необхідності звертає увагу ОПР на деякі з них. Крім того, ці

працівники проводять за вказівкою ОПР додатковий аналіз.

Іноді перехід від такої технології до оперативно доступної

(on-line) ВІС дуже складний для вищих виконавців. У такому

разі розробники отримують кращі результати, якщо вони

розділяють навчання на дві окремі части-

587

ни: навчання щодо користування комп'ютером і навчання,

зосереджене на інформаційному аналізі. Наприклад, дехто

навчає користувачів, передусім, пояснюючи стадію «запиту»,

тобто даючи спершу звикнути до можливостей

інтерактивного доступу. Інші спочатку навчають користувачів

складовим пакета ВІС, де ставляться запитання і генеруються

звіти, використовуючи «довідники користувача».

Звичайно, не всі попередні турботи стосуються лише

аспекту користувачів. Перед упровадженням ВІС розробник

має зрозуміти процес управління. Оскільки ВІС призначені

для вищого рівня управління і для розгляду стратегічних

альтернатив, то система мусить бути адаптованішою до

процесу управління, ніж загальні СППР. Окрім того,

розробники мають використовувати творчий підхід до

розвитку ініціатив для заохочення використання системи

вищим керівництвом.

12.3.5. Доступне програмне забезпечення ВІС

Перші пакети програм, спеціально розроблені як

виконавські інформаційні системи, базувалися на мейнфрейм-

ком-п'ютерах. Ці пакети коштували $100 000 та більше і,

головно, розміщувалися та використовувалися на вищих

рівнях управління. Навіть незважаючи на те, що методологія

ВІС є доволі новою, на ринку програмних продуктів є

достатня кількість програмного забезпечення ВІС, причому

світовий ринок продажу ВІС щороку зростає. Наприклад, за

адресою http :// www . dwinfocenter . org / eis . html наводиться

список 97 розроблених різними фірмами світу ВІС, причому,

як відзначають автори повідомлення, деякі продавці уникають

використовувати термін EIS через невдачі багатьох аварійно

завершених проектів ВІС у 80-х роках.

Інтегрований пакет програмного забезпечення ВІС

комбінує властивість організовувати та подавати дані

способом, що надає інформаційну підтримку аналітичним,

комунікаційним потребам та потребам планування

виконавців-користувачів. Численні універсальні додатки

об'єднуються в одну програму для підтримки електронної

пошти, внутрішніх повідомлень компанії та зовнішніх новин,

оброблення текстів, електронних календарів, списків адрес та

графічних зображень. Розглядаючи нині доступні виконавські

інформаційні продукти, їх можна згрупувати за кількома

ознаками.

По-перше, вироби ВІС можуть бути поділені за функціями

розроблення на три різні групи: вироби, що включають

повний

588

перелік додатків, розроблених тією самою компанією; вироби,

що розроблені як подальше нарощування можливостей

продуктів підтримки прийняття рішення, які були попередньо

розроблені продавцем; вироби, що служать для поєднання

будь-якої кількості виробів, які у даний час належать клієнту в

об'єднаній ВІС. Достатньо повний перелік і короткі

характеристики додатків ВІС. що входять у ці групи, можна

знайти на сторінці Інтернету

http :// www . cs . ui . ac . id / staf / sjarif / eis 2. htm .

По-друге, розроблені додаткові вироби, що можуть бути

висунуті на продаж як продукти виконавчих інформаційних

систем (додатки ВІС), проте, фактично вони є програмними

інструментальними засобами для підтримки рішень ВІС (ВІС-

технології). Зазвичай, їх називають просунутими ВІС чи

виробами застосування. Проте ВІС-додаток — це продукт,

який виконавці організацій використовують для доступу до

інформації та інструментів підтримки. ВІС-технологія — це

програмне забезпечення, що використовується для побудови

та реалізації ВІС-додатків.

Мета розроблення інформаційної системи та потреби

користувачів мають бути чітко ідентифікованими перед

намаганням обрати будь-який програмний продукт. Вибір

доступного комерційного продукту на противагу власній

розробці буде залежати від інформаційних ресурсів компанії

та специфічних системних вимог, що порівнянні з ціною

проекту та окресленими проблемами. У табл. 12.9 подана

низка критеріїв для вибору і адаптації виконавчої інформа-

ційної системи до конкретних умов її використання.

Таблиця 12.9

КРИТЕРІЇ АДАПТИВНОСТ1 ВІС

Назва критерію Специфікація критерію

Легкість вико-

ристання

— за розроблення: додатки мають бути розроблені

швид

ко і легко; легке і просте залучення нових користувачів

до системи; придатність до швидкого макетування;

швид

кий показ альтернативних форматів виведення;

— у навчанні: тривалість вивчення для розробників;

три

валість вивчення для користувачів; доступність

відповід

ної документації і підручників;

— кінцевими користувачами:

система меню; настройка

меню для кожного користувача; можливість обходити

589

Продовження табл. 12.9

Назва критерію Специфікація критерію

модифікації екранних форм, звітів і діаграм;

доступність стандартних шаблонів; можливість

копіювання наявних екранних форм, звітів, графіків

тощо; здатність моніторингу за відображення

використання системи; додання нових користувачів;

можливість вносити внутрікорпора-тивні зміни в

Можливість

створення звітів

(рапортів, пові-

домлень)

Підготовка звітів у вигляді як діаграм, так і таблиць.

Можливість показу діаграм, таблиць і тексту на

окремому екрані. Можливість переключатися від

табличного до графічного виведення даних. Наявність

програмного коду для виділення певним кольором

особливих ситуацій на поточному екрані. Можливість

подання в роздрукованому ви

гляді підсумкових екранів

усіх особливих ситуацій. Підтримка аналізів бюджету,

зіставлення фактичних і прогнозованих чисел.

Ефективне відображення числових рядів. Здатність

висвітлювати відхилення. Інтерактивна підтримка

визначених користувачем різних критеріїв. Пошук,

підтримка і вилучення через визначений користувачем

період необхідних фактичних даних. Аналіз фактичних

даних та ідентифікація трендів. Вбудовані обмеження з

метою захисту фактичних даних. Легкість персоні-

Графічна

презентація

Якість графіки. Швидкість подання. Ефективне викорис-

тання кодування кольором за замовчуванням.

Можливість висвітлення зони, що розглядається.

Можливість використання індивідуальних гам кольорів.

Можливість включення пояснювальних коментарів до

кожної діаграми. Можливість генерування кількох

діаграм (кругової, стовпчиковоі', об'ємної стовпчиковоі'

чи лінійної діаграм). Автоматична побудова простих

діаграм за замовчуваними форматами, які можуть бути

настроєні. Легкість генерування діаграм, визначених

користувачем. Автоматичне масштабування.

Загальна функ-

ціональність

Здатність до уточнень. Вбудовані статистичні

можливості. Локалізована можливість переривати

процес з метою використання інших засобів.

Горизонтальне і вертикальне «прокручування» екрана.

Кілька завдань, які виконуються і відображаються

одночасно (вікна, розподілені екрани). Доступ до

засобів типу «записна книжка». Інтеграція з СППР.

Імпорт даних з електронних таблиць/текстових

590