Шишкоедова Н.Н. Бухучет для начинающих. Как научиться составлять проводки
Подождите немного. Документ загружается.
тов на бумажных носителях для других участников хозяйственных
операций, а также по требованию органов, осуществляющих кон
троль в соответствии с законодательством Российской Федерации, су
да и прокуратуры.
6. Текст документа должен быть конкретным, четким, не допускающим
возможности двойного чтения. Документы необходимо оформлять акку
ратно, текст и цифры писать четко и разборчиво, итоговые данные следует
указывать цифрами и прописью (с заглавной буквы).
7. Если в документе была допущена ошибка, ее исправляют коррек
турным способом – неправильно записанные текст или цифры за
черкивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать написан
ное, и надписывают сверху правильный текст или сумму, затем пра
вильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют
подписью лица, оформляющего документ, то есть указывают, что и на
сколько было исправлено цифрами и прописью.
8. В кассовых и банковских документах исправления делать вообще
на разрешается. В случае, если такой документ испорчен, его перечер
кивают крестнакрест, прилагают к вновь выписанному документу и
хранят как неиспорченный документ, чтобы можно было доказать
обоснованно пропущенный номер документа; так например, испорчен
ный чек перечеркивают крестнакрест и оставляют в чековой книжке, а
затем выписывают новый (следующий) чек.
9. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных доку
ментов, утверждает руководитель организации по согласованию с глав
ным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные
операции с денежными средствами, подписываются руководителем ор
ганизации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то
лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на
то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные
обязательства считаются недействительными и не должны принимать
ся к исполнению (за исключением документов, подписываемых руково
дителем федерального органа исполнительной власти, особенности
оформления которых определяются отдельными указаниями Минис
терства финансов Российской Федерации).
10. Своевременное и качественное оформление первичных учетных до
кументов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтер
ском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечи
вают лица, составившие и подписавшие эти документы.
171
www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru
3.4.3. Как бухгалтер обрабатывает документы
и организует документооборот
Поступающие в бухгалтерию документы проходят определенную обра
ботку в следующей последовательности.
1. Формальная обработка
– проверка документа по форме, в ходе ко
торой устанавливают необходимое количество заполненных реквизи
тов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость за
полнения документа.
2. Проверка по существу
– определение законности и целесообразнос
ти совершения операции.
3. Фактическая проверка
– арифметическая проверка, при которой про
веряют правильность подсчетов.
4. Бухгалтерская обработка
– собственно бухгалтерская обработка со
стоит из трех последовательных этапов:
4.1. группировка – сортировка документов по определенным призна
кам (подбор однородных документов в пачки, чтобы делать записи общи
ми итогами и составлять сводные документы);
4.2. расценка (таксировка) – проставление денежных измерителей и
подсчет денежной оценки указанных в документе материальных ценностей;
4.3. контировка (разметка) – определение и запись корреспон
дирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в
документах.
Данные сгруппированных документов после разметки заносят в специ
альные ведомости учета (учетные регистры).
Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку,
исключающую возможность их повторного использования (дату записи в
учетный регистр). В частности, кассовые ордера, операции по которым уже
выполнены, должны иметь отметку «Получено» или «Оплачено».
Использованные первичные документы поступают в текущий бухгал
терский архив, в котором они хранятся один год, по истечении которого
документы передаются в постоянный архив.
Прохождение (движение) документов от момента составления или
получения от другого предприятия до сдачи на хранение в архив назы
вается документооборотом. Четкая организация документооборота
обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой ин
формации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает точ
ность бухгалтерского контроля.
172
www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru
Документооборот регламентируется графиком документооборота,
который является одним из элементов учетной политики предприятия. Гра
фик документооборота разрабатывается главным бухгалтером, утверждает
ся и вводится в действие приказом руководителя. В соответствии с Положе
нием по ведению бухгалтерского учета и отчетности требования главного
бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и
представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязатель
ны для всех работников организации. Каждый исполнитель должен полу
чить выписку из графика документооборота.
В графике документооборота указываются наименования документов,
перечень исполнителей, сроки поступления документов в бухгалтерию от
оперативных работников, сроки обработки документов и т.д. При составле
нии графика соблюдаются следующие принципы:
– в график не включается прохождение документа по инстанции, где до
кумент только визируется;
– время продвижения документа от одного исполнителя к другому
должно быть равномерным;
– объем обработки документов каждому исполнителю должен даваться
в соответствии с его способностями и знаниями;
– необходимо планировать обработку документа в один рабочий при
ем, так как многократное возвращение к одному и тому же документу при
водит к ошибкам.
Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой доку
ментооборот, продолжительность которого зависит от организации
учета, специфики работы, величины предприятия, степени компьюте
ризации учетных работ и т.д., однако для всех документов существуют
общие этапы движения:
1) составление документа в момент совершения хозяйственной опе
рации в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению
документов;
2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевремен
ность и полноту их сдачи;
3) проверка принятых документов (по форме, по содержанию, арифме
тическая);
4) обработка документов (группировка, контировка, запись сумм в учет
ные регистры);
5) сдача документов в архив на хранение после составления учетных ре
гистров и форм отчетности.
173
www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru
3.4.4. Как хранить и уничтожать документы
До передачи документов в архив предприятия первичные документы,
бухгалтерские отчеты и балансы хранятся в бухгалтерии в специальных по
мещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполно
моченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны хра
ниться в металлических шкафах или сейфах, позволяющих обеспечить их
сохранность. Обработанные вручную документы текущего месяца, относя
щиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологиче
ском порядке и переплетаются.
При сдаче в архив однородные первичные документы формируют в де
ла, содержащие до 250 листов при толщине не более 4 см. При формирова
нии дел необходимо соблюдать ряд требований:
1) документы постоянного и временного хранения следует группиро
вать раздельно;
2) подлинники должны быть отделены от копий;
3) в дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого документа;
4) документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями
ГОСТов и нормативных актов;
5) в дела группируются документы одного периода (кроме переходя
щих, как, например, личные дела), при наличии в деле документов за не
сколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца;
6) приложения к документам присоединяются к документам, к которым
они относятся, независимо от даты их утверждения;
7) плановые и отчетные документы хранят в делах того года, к которо
му они относятся по содержанию (например, отчет за 2002 год составлен в
2003 году, но хранится с документами 2002 года);
8) документы располагаются в определенной последовательности (от
чет о финансовой деятельности – объяснительная записка, баланс, прило
жения; лицевые счета сотрудников– в алфавитном порядке; протоколы за
седаний и собрания акционеров – по хронологии и порядку номеров, а до
кументы, подготовленные к ним, помещают после протоколов в
последовательности рассмотрения; переписку группируют за календарный
год и систематизируют в хронологической последовательности, документ
ответ размещают за документомзапросом);
9) папки с документами переплетают, на титульном листе указывают на
именование организации, название и порядковый номер в деле с начала го
да, отчетный период, номер ведомости, общее количество листов в деле,
срок хранения дела.
174
www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru
Сроки хранения первичных документов, ведомостей, отчетов и дру
гих материалов определяются Перечнем типовых управленческих до
кументов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сро
ков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.), а также иных норма
тивных документов – например, акционерные общества должны
руководствоваться также Постановлением ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 г.
№ 0333/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения
документов акционерных обществ».
В частности, годовые бухгалтерские отчеты должны храниться постоян
но, квартальные – пять лет, первичные учетные документы и бухгалтерские
регистры – 5 лет, лицевые счета работников – целых 75 лет.
Кроме того, в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтер
ском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетно
сти организации обязаны хранить первичные учетные документы, ре
гистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение
сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации го
сударственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план
счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, про
цедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с ука
занием сроков их использования) должны храниться организацией не
менее пяти лет после года, в котором они использовались для составле
ния бухгалтерской отчетности в последний раз.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регис
тров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель
организации. Выдача первичных документов и учетных регистров из бух
галтерии и из архива работникам других структурных подразделений, как
правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться толь
ко по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие первичных документов разрешается только органам дозна
ния, предварительного следствия и прокуратуры, судам, налоговым ин
спекциям и налоговой полиции на основе их постановлений в соответ
ствии с действующим законодательством РФ. В этом случае изъятие до
кументов оформляется протоколом, копия которого вручается под
расписку руководителю организации или главному бухгалтеру. Причем с
разрешения и в присутствии органов, производящий изъятие докумен
тов, главных бухгалтер или иное должностное лицо может снять копии с
изъятых документов с указанием основания и даты изъятия. А если изы
маются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронуме
175
www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru
рованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей орга
нов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица орга
низации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать ли
сты, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель ор
ганизации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или
гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утвержда
ется руководителем предприятия.
3.5. Все имеет свою цену…
3.5.1. Универсальный измеритель – деньги
Одним из требований к ведению бухгалтерского учета является ведение
учета в валюте РФ – в рублях.
Особенностью бухгалтерского учета является преимущественное ис
пользование денежной оценки объектов учета. Поэтому в Федеральном
законе «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что оценка имущества и
обязательств производится организацией для их отражения в бухгалтер
ском учете и бухгалтерской отчетности в денежном выражении.
Оценка – это способ выражения в денежном измерении имущества
предприятия и его источников на основе реальных затрат при соблюдении
установленных положений и правил. Иными словами, оценка – это пере
вод натуральных показателей в денежные.
Именно оценка позволяет бухгалтеру складывать автомобили с суммой
задолженности покупателей, станки с бензином, офисные здания с ценны
ми бумагами, патенты с кирпичами, песком и щебнем.
3.5.2. Как оценивать различные объекты учета
Казалось бы, оценка – это просто: взял количество какогото вида иму
щества, умножил на его цену – и готово. Но, к сожалению, в реальном мире
все значительно сложнее…
Пример 30
Представьте себе, что вы – директор оптовой фирмы.
Предположим, что в течение июня текущего года были осуществ
лены следующие операции:
1 июня – приобретено 300 телевизоров по 6000 руб./шт.;
176
www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru
14 июня – продано 160 телевизоров по 9500 руб./шт.;
19 июня – приобретено 100 телевизоров по 6500 руб./шт.;
26 июня – продано 200 телевизоров по 9500 руб./шт.
Какова же прибыль вашей фирмы?
Очевидно, что ваша суммарная выручка (сумма денег, получен
ных от покупателей) составляет 3 420 000 руб. (360 телевизоров
х
х
9500 руб./шт.).
Прибыль от первой сделки очевидна: было продано 160 телеви
зоров, закупленных по 6 000 руб., то есть получается довольно про
стой расчет:
160 шт. × 9500 руб. – 160 шт. × 6000 руб. = 1 520 000 – 960 000 =
= 560 000 руб.
После этого на складе осталось еще 140 телевизоров, куплен
ных по 6000 руб., и было закуплено дополнительно 100 телевизо
ров по 6500 руб.
Во второй сделке было продано 200 телевизоров, и выручка от
второй операции составила 1 900 000 руб. Но какова же покупная
стоимость (себестоимость) проданных телевизоров? Однозначного
ответа здесь не будет, ведь:
1) Если были проданы 140 телевизоров из первой закупки и 60 из
второй, себестоимость составит:
140 шт. × 6000 руб. + 60 шт. × 6500 руб. =
= 840 000 + 390 000 = 1 230 000 руб.;
в этом случае прибыль от сделки составит:
1 900 000 – 1 230 000 = 670 000 руб.
2) Если же были проданы все 100 телевизоров, закупленные
19 июня, и 100 телевизоров, оставшиеся от первой партии, в этом
случае покупная стоимость реализованных товаров составит:
100 шт. × 6500 руб. + 100 шт. × 6 000 руб. = 650 000 +
+ 600 000 = 1 250 000 руб.
(т.е. на 20 000 руб. больше, чем в предыдущем случае),
при этом прибыль от сделки составит:
1 900 000 – 1 250 000 = 650 000 руб.
(соответственно, на 20 000 руб. меньше, чем в предыдущем
случае).
Очевидно, что разница в 20 000 руб. весьма существенна: дейст
вительно, что лучше – платить налог на прибыль с 670 000 руб. или с
650 000 руб.?
Кроме того, стоимость остатка товара на складе (которая отража
ется в составе активов в балансе) также различна:
177
www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru
в первом случае она составит 40 шт. × 6500 руб. = 260 000 руб.,
а во втором случае – 40 шт. × 6000 руб. = 240 000 руб.
И опять разница в оценке составляет все те же 20 000 руб.
Этот пример позволяет нам сделать один очень важный вывод: одну и ту
же операцию можно представить поразному, получив при этом совершен
но разные результаты в денежном выражении. При этом оба варианта,
представленные в примере 30, вполне закономерны и правильны, ведь
смысл хозяйственной операции не искажается – меняется лишь ее оценка.
Следует отметить, что правила оценки объектов учета в России в послед
ние годы существенно изменились и стали больше соответствовать между
народным. Решающее влияние на происходящие изменения оказало внед
рение Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ).
В настоящее время нормативные акты по бухгалтерскому учету предус
матривают следующие принципы оценки:
1. Имущество, обязательства и хозяйственные операции для отражения
в бухгалтерском учете подлежат оценке в денежном выражении.
2. Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем
суммирования фактически произведенных затрат на его покупку. В состав
фактически произведенных затрат включаются, в частности, затраты на
приобретение самого объекта имущества, уплачиваемые проценты по пре
доставленному при приобретении коммерческому кредиту, наценки (над
бавки), комиссионные вознаграждения (стоимость услуг), уплачиваемые
снабженческим, внешнеэкономическим и иным организациям, таможен
ные пошлины и иные платежи, затраты на транспортировку, хранение и до
ставку, осуществляемые силами сторонних организаций.
3. Оценка имущества, внесенного в счет вклада в уставный капи"
тал организации, осуществляется исходя из его денежной оценки, со
гласованной учредителями организации, если иное не предусмотрено
законодательством РФ.
4. Оценка имущества, полученного безвозмездно, осуществляется
по рыночной стоимости на дату оприходования. Формирование теку
щей рыночной стоимости производится на основе цены на данный или
аналогичный вид имущества, действующей на дату оприходования без
возмездно полученного имущества (она должна быть подтверждена до
кументально или экспертным путем).
5. Оценка имущества, произведенного в самой организации, произ
водится по стоимости его изготовления (фактические затраты, связан
178
www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru
ные с производством объекта имущества). Под стоимостью изготовле
ния признаются фактически произведенные затраты, связанные с ис
пользованием в процессе изготовления имущества основных средств,
сырья, материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов и других за
трат на изготовление объекта имущества.
6. Оценка имущества, полученного по договорам, предусматриваю"
щим исполнение обязательств неденежными средствами (обмен), произ
водится на основе стоимости ценностей, переданных или подлежащих пе
редаче в обмен на получаемое имущество, исходя из цены, по которой ор
ганизация в сравнимых обстоятельствах обычно определяет стоимость
аналогичных товаров (ценностей).
7. Начисление амортизации основных средств и нематериальных акти
вов производится независимо от результатов хозяйственной деятельности
организации в отчетном периоде.
8. Применение других методов оценки, в т.ч. путем резервирования,
допускается в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а так
же нормативными актами Министерства финансов РФ и органов, кото
рым федеральными законами предоставлено право регулирования бух
галтерского учета.
9. Оценка осуществляется в валюте, действующей на территории РФ, то
есть в рублях.
10. Записи в бухгалтерском учете по валютным счетам и по опера
циям в иностранной валюте производятся в рублях в суммах, определя
емых путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действую
щему на дату совершения операции, одновременно записи производят
ся в валюте расчетов и платежей.
11. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных опера
ций допускается вести в суммах, округленных до целых рублей. Возникаю
щие при этом суммовые разницы относятся на финансовые результаты у
коммерческой организации или увеличение доходов (уменьшение расхо
дов) у некоммерческой организации.
К оценке как к одному из элементов метода бухгалтерского учета предъ
являются два основных требования:
– реальность оценки – объективное соответствие денежного выраже
ния объектов учета их фактической величине, что требует точного исчис
ления фактической себестоимости всех объектов учета;
– единство оценки – ее единообразие и неизменность, т.е. одинаковые
объекты учета должны оцениваться одинаково на всех предприятиях, что
179
www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru
достигается установлением обязательных положений и правил учета и
калькулирования.
Общим правилом (главным требованием) оценки средств, обязательств
и расчетов является отражение фактической себестоимости. Тем не
менее, в связи с тем, что фактическая себестоимость отдельных видов иму
щества в течение месяца не может быть подсчитана точно, в текущем учете
может применяться условная оценка (учетная цена), но при этом в конце
месяца в обязательном порядке определяется фактическая себестоимость
объектов, по которой они отражаются в отчетности.
Правила оценки отдельных видов активов в текущем учете и в отчет
ности изложены в соответствующих Положениях по бухгалтерскому
учету (ПБУ). В целом можно сказать, что в настоящее время средства,
обязательства и расчеты оцениваются различными способами в зави
симости от их видов.
Методы оценки основных средств и нематериальных активов
При оценке данных видов активов предприятие сталкивается с двумя яв
лениями, оказывающими противоположное влияние на их стоимость.
Пример 31
Представьте себе: 20 лет назад ваши родители приобрели автомо
биль. Можно ли сказать, что сегодня он стоит столько же, сколько сто
ил тогда? Очевидно, что нет, причем по двум причинам:
с одной стороны, ваши родители, а, может, уже и вы сами эксплу
атировали этот автомобиль, он несколько поизносился, вполне веро
ятно, что сейчас он требует частого ремонта (поэтому ваш папа по
стоянно пропадает в гараже…). Все это снижает его стоимость. Имен
но поэтому вещи, бывшие в употреблении, как правило, стоят
дешевле аналогичных новых вещей;
с другой стороны, за это время в результате инфляции цены на
многие товары многократно возросли, поэтому цена этого автомоби
ля (если вы захотите его продать) увеличилась против той, по которой
его в свое время покупали, в несколько десятков раз. Хотя, скорее
всего, он все равно будет дешевле аналогичных автомобилей более
позднего года выпуска.
Таким образом, взаимодействие этих двух факторов – износа и
инфляции – приводит к необходимости применения особых проце
дур оценки основных средств и нематериальных активов для адек
ватного отражения их стоимости в учете и отчетности.
180
www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru www.rosbuh.ru